Документы работнику при увольнении выдаются в последний день работы: трудовая книжка с записью об увольнении или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, окончательный расчёт по статье 140 ТК РФ с расчётным листком и сведения персонифицированного учёта. Заверенную копию приказа об увольнении, справку о доходах и копии других документов, связанных с работой, работодатель выдаёт по заявлению работника: копии по статье 62 ТК РФ — не позднее 3 рабочих дней. Если работник пришёл, выдачу подтверждает его подпись. Если его нет или он отказался, работодатель в тот же день направляет уведомление явиться за трудовой книжкой или согласиться на отправку по почте, а сведения о трудовой деятельности — заказным письмом с уведомлением.
Ниже — сводная таблица документов с нормой, сроком и способом подтверждения, разбор ситуаций, когда работник не пришёл, отказался расписаться или работает удалённо, и границы электронной выдачи: приказ об увольнении и бумажная трудовая книжка в КЭДО не переводятся. Отдельно показано, чем отличается комплект при увольнении по собственному желанию, соглашению сторон и сокращению штата. Ответственность по статье 234 ТК РФ и статье 5.27 КоАП, образцы расписки и уведомления, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Полный список документов при увольнении: что обязательно, а что по заявлению
Часть 4 статьи 84.1 ТК РФ называет две обязанности работодателя в день прекращения трудового договора: выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности и произвести расчёт по статье 140 ТК РФ. Всё остальное работник получает по своему заявлению или требованию, и срок по каждому документу свой.
| Документ | Основание | Когда выдаётся | Чем подтвердить выдачу |
|---|---|---|---|
| Трудовая книжка с записью об увольнении (если ведётся бумажная) | ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 порядка по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н | В день увольнения без заявления | Подпись работника в книге учёта движения трудовых книжек или расписка |
| Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (если бумажная книжка не ведётся) | ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ; форма — приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н | В день увольнения; бумага или электронный документ с УКЭП работодателя — по выбору работника | Подпись на втором экземпляре; при отправке по почте — квитанция и уведомление о вручении |
| Окончательный расчёт и расчётный листок | ст. 140, ч. 1 ст. 136 ТК РФ | В день увольнения; если работник в этот день не работал — не позднее следующего дня после его требования | Платёжные документы банка, подпись в получении листка |
| Заверенная копия приказа об увольнении | ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ | По требованию работника | Отметка о получении на заявлении или расписка |
| Заверенные копии документов, связанных с работой | ч. 4 ст. 84.1, ст. 62 ТК РФ | По письменному заявлению: в день увольнения, в остальных случаях — не позднее 3 рабочих дней | Подпись в получении на копии заявления или сопроводительном письме |
| Сведения персонифицированного учёта: выписка из ЕФС-1 о стаже и раздел 3 РСВ по работнику | ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; письмо СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754 | При увольнении; по обращению застрахованного лица — не позднее 3 календарных дней (п. 12 ст. 11) | Подпись работника на экземпляре работодателя |
| Справка о доходах и суммах налога физического лица | п. 3 ст. 230 НК РФ | По заявлению работника | Подпись в получении |
| Справка о заработке по форме 182н | Форма отменена с 01.01.2023 | Не выдаётся: данные о заработке для пособий Социальный фонд России получает сам | — |
Из восьми строк без заявления в день увольнения работник получает три позиции: трудовую книжку или СТД-Р, расчёт с расчётным листком и сведения для СФР. По каждой из них подпись работника нужна работодателю как доказательство, а не как формальность: при споре о задержке именно она показывает дату выдачи. Справку по старой форме 182н в 2026 году просить бессмысленно, а если новый работодатель её всё же требует, бывший выдаёт сведения о заработке в свободной форме как документ, связанный с работой.
Трудовая книжка или СТД-Р: как выдать и чем подтвердить получение
Днём прекращения трудового договора во всех случаях считается последний день работы, за исключением ситуаций, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ). В этот день бумажная трудовая книжка уходит работнику с записью об увольнении, сделанной в точной формулировке ТК РФ со ссылкой на статью, часть и пункт.
Если бумажная книжка на работника не ведётся, он получает сведения о трудовой деятельности у данного работодателя по форме СТД-Р. Способ работник выбирает сам в заявлении: на бумаге, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, при её наличии (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). Сведения об увольнении в Социальный фонд России работодатель передаёт по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, поэтому бывший работник может сверить запись в электронной трудовой книжке через Госуслуги.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда уволенный просит прислать сведения о трудовой деятельности на почту, первое, что мы выясняем, — в каком режиме создан файл. Скан подписанной от руки СТД-Р — это электронный образ, а файл с криптографической подписью — электронный документ, и требования к подписи у них разные. Откройте файл перед отправкой: если в нём изображение собственноручной подписи, перед вами образ, а не документ, который закон приравнивает к бумаге.»
Если работник не пришёл или отказался получать
Отсутствие работника в последний день или его отказ взять книжку не продлевают срок. Работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку её по почте, а сведения о трудовой деятельности — направить заказным письмом с уведомлением на бумаге, заверенные надлежащим образом (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 порядка 320н). Со дня направления уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку.
Отправлять саму книжку почтой без письменного согласия работника нельзя: согласие — условие отправки. Если бывший работник пришёл позже и подал письменное обращение, книжку выдают не позднее 3 рабочих дней со дня обращения (ч. 7 ст. 84.1 ТК РФ). Официальная памятка Роструда о трудовых книжках на портале Онлайнинспекция.РФ описывает тот же порядок и отдельно — выдачу книжки родственнику умершего работника.
Для проверки себя после увольнения работнику достаточно двух действий: сверить запись в книжке или СТД-Р с формулировкой из приказа и заказать выписку о трудовой деятельности на Госуслугах. Расхождение в формулировке основания — повод для письменного заявления об исправлении записи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Новый приказ об увольнении: ознакомление, копия и отказ расписаться
Прекращение трудового договора оформляется приказом работодателя, и с ним работник знакомится под роспись (ч. 1 и 2 ст. 84.1 ТК РФ). Чаще всего используют унифицированную форму Т-8, но организация вправе утвердить свою форму, если в ней есть основание увольнения со ссылкой на статью ТК РФ и документ-основание: заявление, соглашение сторон, уведомление о сокращении.
По требованию работника работодатель выдаёт надлежащим образом заверенную копию приказа. Если довести приказ до сведения работника невозможно или он отказывается ознакомиться под роспись, на самом приказе делают соответствующую запись. Акт об отказе от подписания ТК РФ для этой ситуации не требует, но в практике его составляют дополнительно с подписями двух-трёх сотрудников: запись на приказе плюс акт закрывают вопрос о дате и обстоятельствах отказа.
Внимание: приказ об увольнении входит в 4 исключения КЭДО вместе с бумажной трудовой книжкой, актом о несчастном случае и журналом инструктажей по охране труда. Даже если все остальные кадровые документы компании электронные, приказ об увольнении оформляют и подписывают на бумаге.
Исключение прямо закреплено в статье 22.1 ТК РФ: электронный документооборот не распространяется на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Заявление об увольнении, уведомления и соглашение сторон при этом можно подписывать электронно, если работник дал согласие на КЭДО.
Составьте приказ об увольнении по форме Т-8
Проверьте в готовом приказе три реквизита: дату прекращения договора (последний рабочий день), формулировку основания со ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ и документ-основание с датой и номером. Именно эти данные переносятся в трудовую книжку, СТД-Р и ЕФС-1, и ошибка в приказе повторяется во всех трёх документах.
Справки и сведения для СФР и налоговой: что выдаётся сразу, а что по заявлению
Сведения персонифицированного учёта нужны работнику для контроля стажа и взносов, а новому работодателю они не обязательны. По статье 11 27-ФЗ работнику передают две выписки: сведения о страховом стаже из ЕФС-1 и сведения о заработке и начисленных страховых взносах из раздела 3 РСВ, только по этому работнику. Письмо СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754 относит их к документам, которые выдаются при увольнении, а по обращению застрахованного лица за указанные им периоды срок — не позднее 3 календарных дней (п. 12 ст. 11 27-ФЗ).
Статья 11 27-ФЗ за последние годы редактировалась несколько раз, последняя редакция вступает в силу с 01.09.2026. На практике выписки отдают вместе с трудовой книжкой в последний день: это закрывает риск независимо от того, как инспектор прочитает норму о моменте выдачи. Выписки из ЕФС-1 и раздела 3 РСВ работнику передают на бумаге с подписью уполномоченного лица и печатью при её наличии.
Справку о доходах и суммах налога физического лица (раньше — 2-НДФЛ) налоговый агент выдаёт по заявлению работника (п. 3 ст. 230 НК РФ). Она нужна новому работодателю для стандартных вычетов на детей и самому работнику для имущественного или социального вычета. Справку о заработке по форме 182н с 2023 года не выдают: пособие по временной нетрудоспособности на новом месте работы СФР рассчитывает по сведениям, которые у него уже есть.
Копии документов, связанных с работой, — приказов о приёме, переводах, поощрениях, справки о периоде работы и заработной плате, выписки из штатного расписания — работодатель выдаёт по письменному заявлению безвозмездно и заверенными надлежащим образом (ст. 62 ТК РФ). В заявлении работник перечисляет документы поимённо; копии документов, которые не названы в заявлении, работодатель готовить не обязан.
В сервисе Добыто готовый модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически, поэтому приказ, записка-расчёт и заявления работника лежат в одной карточке сотрудника и не собираются из разных папок в последний день.
Образцы расписки, уведомления и заявления для выдачи документов при увольнении
Первым откройте уведомление явиться за трудовой книжкой: его отправляют в день увольнения, если работника нет на месте, и именно с даты отправки работодатель освобождается от ответственности за задержку.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Акт об отказе работника от подписания документа | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
Подтверждение выдачи документов: какой способ подходит для вашей ситуации
Спор о задержке трудовой книжки или расчёта решается датами: когда документ передан, когда направлено уведомление, когда работник обратился. Поэтому способ подтверждения выбирают по ситуации в последний день, а не по привычке отдела кадров.
| Ситуация | Что делает работодатель | Что подтверждает выдачу |
|---|---|---|
| Работник пришёл в последний день | Знакомит с приказом, выдаёт книжку или СТД-Р, выписки для СФР, расчётный листок | Подпись на приказе, в книге учёта движения трудовых книжек или расписке, на экземплярах выписок |
| Работник не вышел в последний день | Делает запись на приказе о невозможности ознакомить, в тот же день направляет уведомление явиться за книжкой или согласиться на отправку почтой | Почтовая квитанция и опись вложения с датой дня увольнения |
| Работник пришёл, но отказался получать или расписываться | Делает запись на приказе, составляет акт об отказе, направляет уведомление | Запись на приказе, акт с подписями сотрудников, квитанция об отправке |
| Работник дал письменное согласие на отправку книжки почтой | Отправляет книжку заказным письмом с уведомлением о вручении | Согласие работника, квитанция, уведомление о вручении |
| Бумажная книжка не ведётся, работник выбрал электронную форму СТД-Р | Направляет СТД-Р электронным документом с УКЭП работодателя | Заявление работника о способе получения, протокол отправки в системе |
| Дистанционный работник в другом городе | Направляет экземпляр приказа и документы заказным письмом с уведомлением в день увольнения | Квитанция, опись вложения, уведомление о вручении |
Для работника, которого нет на месте, критична дата отправки, а не дата получения письма: ответственность за задержку снимается со дня направления уведомления. Для работника, который на месте, критична подпись на каждом экземпляре, а устные договорённости «заберу потом» в споре не подтверждаются ничем.
Как выдать документы при увольнении и зафиксировать выдачу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. За 1-2 рабочих дня до даты увольнения сверьте основание, дату и документ-основание в приказе, подготовьте запись в трудовой книжке или форму СТД-Р, записку-расчёт и выписки из ЕФС-1 и раздела 3 РСВ.
- Шаг 2. В последний рабочий день ознакомьте работника с приказом под роспись; при отказе сделайте запись на приказе и составьте акт.
- Шаг 3. Выдайте трудовую книжку или СТД-Р способом, выбранным работником, и получите подпись в книге учёта движения трудовых книжек или расписке.
- Шаг 4. Перечислите окончательный расчёт и выдайте расчётный листок с компенсацией за неиспользованный отпуск и другими выплатами.
- Шаг 5. Передайте выписки для СФР и по письменному заявлению — копию приказа, справку о доходах и копии других документов, получив подпись на экземпляре работодателя.
- Шаг 6. Если работника нет или он отказался, в тот же день отправьте уведомление явиться за книжкой либо СТД-Р заказным письмом с уведомлением и сохраните квитанцию с описью.
- Шаг 7. Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, отправьте в СФР ЕФС-1 с кадровым мероприятием «увольнение».
Полезно знать: распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка имела значение, её заверяют оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Перед тем как отказываться от бумажных расписок в получении, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Если вы работодатель и выдаёте документы уволенным сотрудникам в нескольких филиалах, отдельный кадровик на каждой площадке для этого не нужен: в сервисе Добыто заявления, уведомления и расписки в получении подписываются электронной подписью работника, а ПЭП и УНЭП выпускаются сотрудникам бесплатно на всех тарифах. Бумажными остаются только приказ об увольнении и трудовая книжка.
Выдача документов через КЭДО: что можно электронно, а что закон оставляет на бумаге
Электронный кадровый документ при увольнении применим к заявлению, соглашению сторон, уведомлениям, копиям документов по статье 62 ТК РФ и СТД-Р, если работник выбрал электронную форму. Условие одно для всех — работник участвует в КЭДО и дал на это согласие; без согласия документы оформляются на бумаге.
Практика по КЭДО пока складывается на уровне районных и кассационных судов общей юрисдикции, разъяснений Верховного Суда по трудовым спорам с электронной подписью нет. Самый показательный спор касается именно увольнения.
Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО и оспорил увольнение. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 ему отказал: у работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) решение отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодатель при поступлении электронного заявления не выяснил причины увольнения. При новом рассмотрении, решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023, работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек, а система работодателя всё это зафиксировала.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Оценивается не подпись в журнале ознакомления, а фактическая способность работника работать в системе. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Лайфхак: проверьте у себя три вещи до первого электронного увольнения: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.
Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: так проверяется, что сотрудники действительно умеют подписывать документы сами.
Когда электронная выдача документов при увольнении не подходит
- На работника ведётся бумажная трудовая книжка: её выдают только на руки или почтой с согласия работника.
- Работник не давал согласия на КЭДО: заявление, уведомления и копии оформляются на бумаге.
- Подпись выпущена в день увольнения или работник фактически не умеет пользоваться системой: такой электронный документ в споре работает против работодателя.
- Работник хочет получить СТД-Р на бумаге: способ выбирает он, а не работодатель.
- У работодателя нет УКЭП: СТД-Р в электронной форме направить нельзя, только на бумаге.
Удалённому работнику документы на подпись удобно направлять через Госключ: он входит по подтверждённой учётной записи Госуслуг, выпускает УНЭП или УКЭП, получает документ из системы КЭДО и подтверждает подпись в приложении.
Увольнение по собственному желанию, соглашению сторон и сокращению штата: что отличается в документах
Комплект, который работник получает в последний день, от основания увольнения не зависит: трудовая книжка или СТД-Р, расчёт, выписки для СФР. Меняются документ-основание в приказе, срок, с которого можно оформлять увольнение, и выплаты сверх окончательного расчёта.
| Основание | Документ-основание в приказе | Срок | Выплаты сверх зарплаты и компенсации за отпуск |
|---|---|---|---|
| Собственное желание, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ | Заявление работника | Предупреждение не позднее чем за 2 недели (ст. 80), раньше — по договорённости | Не предусмотрены |
| Соглашение сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ | Соглашение о расторжении трудового договора (ст. 78) | Дата, согласованная сторонами | Выходное пособие — только если оно указано в соглашении, трудовом или коллективном договоре |
| Сокращение штата, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ | Уведомление о сокращении с подписью работника, приказ о сокращении | Предупреждение под роспись не менее чем за 2 месяца (ч. 2 ст. 180) | Выходное пособие в размере среднего месячного заработка и сохранение заработка на период трудоустройства, не свыше 2 месяцев со дня увольнения с зачётом пособия (ч. 1 ст. 178) |
При сокращении выплаты за второй месяц работник получает позже, после увольнения, поэтому в последний день ему нужны расчётный листок и заверенная копия приказа: по ним он потом подтверждает право на сохранённый заработок. При соглашении сторон работник получает свой экземпляр подписанного соглашения, и отдельной выдачи этот документ не требует.
Заявление об увольнении по собственному желанию работник вправе отозвать до истечения срока предупреждения, если на его место письменно не приглашён другой работник, которому нельзя отказать в заключении договора (ч. 4 ст. 80 ТК РФ). Если срок истёк, а работник продолжает работать и не настаивает на увольнении, договор продолжается, и выданные заранее документы теряют смысл.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Установить, что электронное заявление об увольнении сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор можно проиграть при технически исправной подписи, поэтому при поступлении электронного заявления уточните у работника причину увольнения и сохраните ответ.»
Важный нюанс из практики: практика по займам и договорам услуг, где суды признают документы, подписанные кодом из SMS, к кадровым документам не относится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи, и простая электронная подпись допустима не для всего.
Ответственность работодателя и стоимость ошибки при выдаче документов
Задержка трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности обходится работодателю дороже штрафа. По статье 234 ТК РФ он возмещает работнику неполученный заработок за всё время задержки, а также за период, когда работник не мог устроиться из-за неправильной или не соответствующей закону формулировки причины увольнения. Для работника со средним заработком 80 000 рублей в месяц месяц задержки книжки — это 80 000 рублей компенсации сверх расчёта.
Административная ответственность наступает по статье 5.27 КоАП РФ:
- часть 1 — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц;
- часть 2, повторное нарушение, — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет для должностных лиц, от 10 000 до 20 000 рублей для ИП, от 50 000 до 70 000 рублей для юридических лиц.
За задержку окончательного расчёта работодатель дополнительно платит проценты не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ), причём обязанность не зависит от вины работодателя. От ответственности за задержку книжки освобождает только своевременно отправленное уведомление, поэтому квитанцию об отправке хранят вместе с личным делом.
Стоимость КЭДО для оформления увольнений: тарифы Добыто на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой; электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для оформления увольнений в компании больше 25 человек подходит тариф «Бизнес»: в нём есть УКЭП, без которой работодатель не направит СТД-Р электронным документом, и электронный архив для хранения заявлений и расписок. Условия и актуальные цены по вашей численности указаны на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Без заявления уволенный получает в последний рабочий день трудовую книжку или СТД-Р, окончательный расчёт с расчётным листком и выписки для СФР; копию приказа, справку о доходах и копии других документов — по своему заявлению. Работодателя защищает не сам факт выдачи, а его след: подпись работника, запись на приказе, квитанция об отправке уведомления в день увольнения. Приказ об увольнении и бумажная трудовая книжка остаются на бумаге и при полном переходе на КЭДО.
В практике Добыто электронными становятся заявления, соглашения, уведомления и расписки, а подпись выдаётся сотруднику заранее, а не в день увольнения, — так электронный документ сохраняет доказательную силу, если увольнение потом оспорят.
Частые вопросы о документах при увольнении
Можно ли задержать трудовую книжку, пока работник не вернёт имущество или не подпишет обходной лист?
Нет. Часть 4 статьи 84.1 ТК РФ обязывает выдать книжку или сведения о трудовой деятельности в день прекращения договора без условий, а обходной лист Трудовым кодексом не предусмотрен. Задержка ради возврата ноутбука или пропуска даёт работнику право на неполученный заработок по статье 234 ТК РФ, а работодателю — штраф по статье 5.27 КоАП. Ущерб от невозвращённого имущества взыскивают отдельно, по правилам главы 39 ТК РФ.
Кому выдают трудовую книжку, если работник умер?
Трудовую книжку умершего работника выдают на руки одному из родственников под расписку или направляют по почте по письменному заявлению родственника. Трудовой договор в этом случае прекращается по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ, приказ оформляется в обычном порядке, а невыплаченная зарплата передаётся членам семьи по статье 141 ТК РФ.
Обязан ли работодатель выдать копию приказа бывшему работнику через год после увольнения?
Да. Копии документов, связанных с работой, выдаются по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней, заверенными надлежащим образом и бесплатно (ст. 62 ТК РФ), и практика распространяет это правило на бывших работников. Сведения о стаже и взносах за указанные периоды страхователь передаёт по обращению не позднее 3 календарных дней (п. 12 ст. 11 27-ФЗ).
Можно ли отправить СТД-Р и выписки сканом по электронной почте?
Скан бумажного документа с собственноручной подписью — электронный образ, а не электронный документ. СТД-Р в электронном виде закон допускает только как электронный документ, подписанный УКЭП работодателя, и только если работник выбрал этот способ в заявлении (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). Скан по почте можно отправить для удобства, но подтверждением исполнения обязанности он не станет.
Можно ли уволить по сокращению работника, который на больничном или в отпуске?
Нет. Часть 6 статьи 81 ТК РФ запрещает увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности и отпуска, кроме ликвидации организации или прекращения деятельности ИП. Увольнение по собственному желанию на больничном возможно: день увольнения — дата из заявления, а документы отсутствующему работнику направляют по правилам части 6 статьи 84.1 ТК РФ.
Как дистанционному работнику получить приказ об увольнении, если он живёт в другом городе?
Приказ об увольнении в электронный документооборот не переводится (ст. 22.1 ТК РФ), поэтому экземпляр приказа направляют по почте заказным письмом с уведомлением в день прекращения договора. Заявление, соглашение и расписки дистанционный работник вправе подписать усиленной электронной подписью, а сведения о трудовой деятельности получить электронным документом с УКЭП работодателя, если выбрал этот способ.
