Запись в трудовой книжке становится недействительной не из-за стиля, а из-за четырёх вещей: расхождения с приказом, отсутствия ссылки на норму при увольнении, сокращений и нарушения срока внесения. Правило формулировки одно: текст записи точно повторяет текст приказа, а при увольнении дополнительно содержит основание и причину в формулировках Трудового кодекса со ссылкой на статью, часть статьи и пункт (часть 5 статьи 84.1 ТК РФ). Записи о приёме, переводе, квалификации и награждении вносятся не позднее 5 рабочих дней после издания приказа, запись об увольнении — в день увольнения. Главное различие, от которого зависит порядок действий: техническую ошибку кадровика исправляют новой записью в той же книжке, а запись, признанную недействительной после отмены увольнения или перевода, работник вправе убрать через дубликат.
Дальше — что писать в каждой из четырёх граф, готовые формулировки по видам кадровых мероприятий и порядок исправления без зачёркивания, включая чужие ошибки и ликвидированного работодателя. Покажем три конструкции в записи об увольнении, которые инспектор читает как нарушение, и во сколько обходится неверная формулировка по статьям 234 и 394 ТК РФ. Отдельно разберём электронную трудовую книжку: там ошибка правится не пером, а отменяющим мероприятием в ЕФС-1. Образцы кадровых документов, сценарная таблица по источникам ошибки, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда запись признают недействительной, а когда это просто ошибка
Термин «недействительная запись» в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утверждённом приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, применяется к двум ситуациям, и их путают. Первая: запись внесена неточно или неправильно — перепутана дата, должность не совпадает с приказом, пропущена ссылка на норму. Вторая: запись об увольнении или переводе на другую постоянную работу признана недействительной, потому что сам работодатель, контрольно-надзорный орган, орган по рассмотрению трудовых споров или суд признали увольнение либо перевод незаконными и работник восстановлен или формулировка изменена.
Разница практическая. В первом случае достаточно внести исправляющую запись. Во втором у работника появляется дополнительное право: по письменному заявлению ему выдают дубликат трудовой книжки без недействительной записи. Эту логику подробно разбирает разъяснение государственной инспекции труда о признании записи об увольнении недействительной, где перечислены и основания, и состав исправляющей записи.
Приказ № 320н действует с 1 сентября 2021 года и ограничен сроком до 1 сентября 2027 года. До него применялись Правила, утверждённые постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, и часть образцов в интернете написана ещё по ним. Практическое следствие: шаблон записи, найденный без указания даты публикации, надо сверять с действующим Порядком, а не переносить в бланк.
Полезно знать: оформление приёма не заканчивается записью. После приказа запись вносится в трудовую книжку или её электронный аналог, регистрируется в книге учёта движения трудовых книжек, сведения о приёме уходят в Социальный фонд России, а данные о военнообязанных — в военкомат.
Четыре графы записи и что в них пишут
Раздел «Сведения о работе» состоит из четырёх граф, и недействительной запись делают ошибки в любой из них. Графа 1 — порядковый номер записи, сквозной по разделу. Графа 2 — дата события: приёма, перевода, увольнения, а не дата, когда кадровик дошёл до книжки. Графа 3 — текст записи. Графа 4 — наименование документа-основания, его дата и номер.
Порядок № 320н задаёт технические требования, которые инспектор проверяет первыми. Записи вносятся арабскими цифрами, чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета, без каких-либо сокращений: писать «пр.» вместо «приказ» нельзя. Содержание записи должно точно соответствовать тексту приказа. Наименование должности берётся из штатного расписания, а не из описания вакансии: расхождение «менеджер по работе с клиентами» в приказе и «клиентский менеджер» в книжке — это уже неточная запись.
Что сверить до внесения записи
- Приказ. Он издан, подписан, у него есть дата и номер, а формулировка в нём окончательная.
- Должность. Наименование в приказе совпадает со штатным расписанием посимвольно.
- Наименование организации. В заголовке блока записей стоит полное наименование, сокращённое — при его наличии.
- Дата события. Для увольнения это последний день работы, если иное не установлено законом или договором.
- Норма. Для увольнения выписаны статья, часть статьи и пункт статьи в действующей редакции.
- Предыдущая запись. Номер новой записи продолжает нумерацию, пропусков и дублей нет.
Ниже — опорные формулировки по видам кадровых мероприятий. Текст в графе 3 приводится в родовой форме, в книжке он согласуется по полу работника.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Кадровое мероприятие | Графа 3: текст записи | Графа 4: основание | Срок внесения |
|---|---|---|---|
| Приём на работу | Принят в [подразделение] на должность [наименование по штатному расписанию] | Приказ от ДД.ММ.ГГГГ № __ | не позднее 5 рабочих дней |
| Перевод на другую постоянную работу | Переведён в [подразделение] на должность [наименование] | Приказ от ДД.ММ.ГГГГ № __ | не позднее 5 рабочих дней |
| Присвоение квалификации | Присвоен [разряд, класс, категория, звание] | Приказ от ДД.ММ.ГГГГ № __ | не позднее 5 рабочих дней |
| Награждение | Награждён [полное наименование награды] | Приказ (решение) от ДД.ММ.ГГГГ № __ | не позднее 5 рабочих дней |
| Переименование организации | Организация [полное прежнее наименование] переименована в [полное новое наименование] | Приказ (решение) от ДД.ММ.ГГГГ № __ | отдельный срок не установлен |
| Работа по совместительству | Принят на работу по совместительству в [организация] на должность [наименование] | Документ, подтверждающий работу по совместительству | по желанию работника |
| Увольнение | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от ДД.ММ.ГГГГ № __ | в день увольнения |
Из таблицы видно распределение рисков: у шести мероприятий срок общий и запас в 5 рабочих дней есть, у увольнения запаса нет вовсе, и именно там формулировка жёстко привязана к норме закона.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Самая недооценённая причина неточных записей — это штатное расписание, а не невнимательность кадровика. С 1 января 2026 года действует новый классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Если наименование или код должности меняются, это не косметика: нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровой программы. Сверьте своё штатное расписание с классификатором до того, как внесёте очередную запись о приёме.»
Факт: новый классификатор профессий ОК 016-2025 действует с 1 января 2026 года и затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и ЛНА. Он связан с ОКЗ, который используется для кода трудовой функции в ЕФС-1.
Запись об увольнении: где её чаще всего ломают
Часть 5 статьи 84.1 ТК РФ требует, чтобы запись об основании и причине прекращения трудового договора производилась в точном соответствии с формулировками кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи. Порядок № 320н это требование повторяет и добавляет срок: запись вносится в день увольнения. Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено законом или трудовым договором.
Три конструкции, которые регулярно превращают верное по существу увольнение в спорную запись.
- Ссылка на статью 80 вместо пункта 3 части первой статьи 77 ТК РФ. Статья 80 описывает процедуру расторжения договора по инициативе работника, а основанием прекращения выступает пункт 3 части первой статьи 77. Ссылка не на ту норму — это несоответствие формулировке кодекса.
- Запись без части и пункта. «Уволен по статье 77 ТК РФ» не идентифицирует основание: в статье их одиннадцать, и часть из них влияет на выплаты и на дальнейшее трудоустройство.
- Перенос текста приказа «по-своему». Приказ говорит «трудовой договор прекращён в связи с истечением срока», книжка — «уволен в связи с окончанием контракта». Слово «контракт» в кодексе отсутствует, а расхождение с приказом прямо противоречит Порядку № 320н.
Важный нюанс из практики: перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый, и трудовая книжка в нём есть — с двумя исключениями, когда человек устраивается впервые либо идёт на работу по совместительству. Компании регулярно требуют сверх перечня характеристики или справки о доходах с прошлого места, а потом обнаруживают, что законного основания для такого требования нет. Требовать документы, не предусмотренные законом, указом Президента и постановлениями Правительства, нельзя, и отказ кандидата принести лишнюю бумагу не может быть причиной отказа в приёме.
Сколько стоит неправильная формулировка
Считать надо не стоимость переоформления бланка. Часть 8 статьи 394 ТК РФ обязывает суд изменить неправильную формулировку и указать основание в точном соответствии с кодексом. Если неправильная формулировка в трудовой книжке или в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате среднего заработка за всё время вынужденного прогула. Параллельно работает статья 234 ТК РФ: работодатель возмещает не полученный заработок во всех случаях незаконного лишения работника возможности трудиться.
Административная часть считается отдельно. Нарушение порядка ведения трудовых книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит юридическому лицу от 50 000 до 70 000 рублей, а должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трёх лет. Штраф считается по каждому эпизоду, а не один на проверку, поэтому системная ошибка в шаблоне записи умножается на численность.
Как исправить запись, не испортив трудовую книжку
Пункт 12 Порядка № 320н запрещает зачёркивание ранее внесённых неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Корректор, заклейка, замазывание и вырывание листа находятся за пределами допустимого тем более. Изменение записи производится единственным способом: прежняя признаётся недействительной, следом вносится правильная.
Как признать запись недействительной и внести правильную: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Подготовьте документ-основание. Для собственной ошибки это приказ или иной документ, из которого видно верное содержание; для отмены увольнения — приказ об отмене, решение суда или предписание надзорного органа.
- Шаг 2. В графе 1 поставьте следующий порядковый номер, не трогая нумерацию прежних записей.
- Шаг 3. В графе 2 укажите дату внесения исправления арабскими цифрами.
- Шаг 4. В графе 3 напишите: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна».
- Шаг 5. Следом в той же графе внесите правильную запись — полностью, без сокращений и со всеми реквизитами, которые требовались исходной записи.
- Шаг 6. В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесено исправление.
Кто исправляет чужую ошибку
Исправление вносит либо тот работодатель, который ошибся, либо работодатель по текущему месту работы, но только на основании официального документа организации, допустившей ошибку. На практике это заверенные копии приказов о приёме и об увольнении либо справка. Если организация ликвидирована, основанием служат архивные документы: копии приказов из архива и архивные справки.
Титульный лист живёт по другим правилам. Изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения или сведений об образовании вносится зачёркиванием прежних данных одной чертой и записью новых, а ссылка на подтверждающие документы делается на внутренней стороне обложки. Запрет на зачёркивание относится к разделам «Сведения о работе» и «Сведения о награждении», и его ошибочно распространяют на весь бланк.
Мы в Добыто держим реквизиты приказа единым источником для записи, приказа и сведений в Социальный фонд России: при исправлении это снимает ручную сверку трёх документов между собой.
Кто именно исправляет и чем подтверждает — зависит от того, где обнаружилась ошибка.
| Сценарий | Кто вносит исправление | Чем подтверждается |
|---|---|---|
| Ошибку допустил и нашёл текущий работодатель | Он сам | Собственный приказ или иной документ с верным содержанием |
| Ошибка прежнего работодателя, организация действует | Прежний работодатель либо текущий по документу прежнего | Заверенные копии приказов, справка организации |
| Прежний работодатель ликвидирован | Работодатель по текущему месту работы | Архивные справки и копии приказов из архива |
| Увольнение или перевод признаны незаконными | Работодатель, внёсший запись | Приказ об отмене, решение суда, предписание надзорного органа |
| Ошибка только в электронных сведениях | Работодатель, подавший сведения | Отменяющее мероприятие и корректная запись в ЕФС-1 |
| Ошибка на титульном листе | Работодатель по текущему месту работы | Паспорт, свидетельство о браке, документ об образовании |
Когда исправлять запись не нужно
Часть обращений закрывается отказом, и это честный ответ. Временный перевод в трудовую книжку не вносится вовсе, поэтому его отсутствие не ошибка и исправлять нечего. Изменение оклада, графика работы, места работы внутри той же должности в книжке тоже не отражается: эти условия живут в трудовом договоре и дополнительных соглашениях. Запись, которая работнику просто не нравится по формулировке, но соответствует приказу и норме закона, основанием для исправления не является — спор о самой формулировке решается по статье 394 ТК РФ, а не пером кадровика.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Проверяйте дату у любого шаблона записи, который взяли из открытых источников. Показательный пример — форма СЗВ-ТД: её называют в статьях и в обучающих роликах до сих пор, хотя с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1. Если в материале устарела одна деталь, проверять надо все: мы из таких источников не берём ни сроки, ни названия форм, ни реквизиты, только логику и перечни, которые меняются реже.»
Образцы документов для работы с трудовыми книжками
Комплект закрывает весь цикл от назначения ответственного до выдачи книжки на руки; начинать имеет смысл с образца исправления записи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
Когда исправляющей записи мало и нужен дубликат
Если в трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной, работнику по его письменному заявлению выдаётся дубликат. Выдаёт его то место работы, где была внесена неправильная или неточная запись. В дубликат переносятся все произведённые в книжке записи, за исключением признанной недействительной.
Заявление обязательно письменное: обязанности выдать дубликат по устной просьбе нет, как нет и права работодателя заменить книжку по собственной инициативе. Дубликат при утрате трудовой книжки оформляется в течение 15 рабочих дней со дня подачи заявления. Общий стаж в дубликате указывается суммарно на основании документов, подтверждающих работу, а без таких документов запись просто не появится — поэтому копии приказов и справки от прежних работодателей собирают заранее, а не в момент подачи заявления.
Практическое следствие для работника: дубликат убирает недействительную запись из документа, но не отменяет сведения, уже переданные в Социальный фонд России. Электронную часть исправляют отдельно.
Электронная трудовая книжка: ошибка живёт в ЕФС-1
Статья 66.1 ТК РФ ввела сведения о трудовой деятельности, которые работодатель формирует в электронном виде и передаёт в Социальный фонд России. Работникам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка не оформляется вовсе: у них есть только электронные сведения. Тем, кто выбрал электронный вариант и получил книжку на руки, работодатель её больше не ведёт и за хранение не отвечает.
Практический вывод: для значительной части персонала вопрос «что написать в трудовой книжке» превращается в вопрос «что уйдёт в подраздел 1.1 формы ЕФС-1». Эта форма утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и применяется с 2026 года. Сроки жёсткие: о приёме и увольнении сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, о переводе и о заявлении по выбору формы — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем мероприятия. В день прекращения трудового договора работнику выдаются сведения по форме СТД-Р.
Исправление здесь другое по технике. Ошибочное мероприятие не переписывают: его отменяют. В подразделе 1.1 повторяется исходная запись в том виде, в котором она была принята фондом, с проставленным признаком отмены в графе 11, а затем подаётся корректная запись. Если отчёт фондом не принят и это видно из протокола, отменять нечего: данные в базу не попали, достаточно исправить и отправить повторно.
Внимание: форма СЗВ-ТД в кадровых инструкциях и шаблонах больше не применяется — с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1. Регламент, в котором осталась СЗВ-ТД, требует сплошной проверки, а не точечной правки.
В практике Добыто расхождение бумажной записи и электронных сведений чаще всего возникает не из-за незнания нормы, а из-за разрыва в процессе: приказ издан в одной системе, книжка заполняется вручную, а ЕФС-1 формируется третьим человеком по выгрузке недельной давности. Мы поэтому сводим кадровое мероприятие в один маршрут: приказ, подписание, запись и выгрузка сведений опираются на один и тот же реквизитный состав.
Трудовая книжка и КЭДО: что нельзя перевести в электронный вид
Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ покрывает почти весь кадровый контур, но трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством сведения о трудовой деятельности в него не входят. Это прямое исключение, и оно не отменяется ни положением о КЭДО, ни согласием работника. Бумажная книжка остаётся бумажной, а электронные сведения идут своим каналом в Социальный фонд России.
Что об этом думает суд: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 отказал работнику: у работодателя были положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета. Апелляция жалобу отклонила. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек, а всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом: чтобы она что-то значила в споре, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии. Прежде чем отказываться от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Отсюда прикладной вывод для кадрового процесса: даже при полностью электронном оформлении приёма запись в бумажную книжку того, кто её сохранил, делается вручную и в те же сроки. Мы в Добыто закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно для того, чтобы такие ручные операции нашлись до массового запуска, а не после первой проверки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Проигрывают не из-за формата документа, а из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. С записями в трудовой книжке ровно та же механика: недействительной её делает не почерк, а расхождение с приказом и нарушение порядка. Проверьте у себя, описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании и фиксирует ли система дату выдачи подписи.»
Стоимость КЭДО и электронных подписей: тарифы 2026 года
Итоговая сумма зависит от численности, выбранного тарифа и необходимости интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | без отдельной покупки |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Электронный архив (тариф «Бизнес») | входит в тариф | включён в подключение |
Разница между тарифами определяется не только численностью: в «Бизнесе» появляются кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив, в «Корпорации» — выделенный сервер и персональный менеджер. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.
Выводы
Недействительной запись делает не форма изложения, а расхождение с приказом, отсутствие точной ссылки на норму при увольнении, сокращения и просрочка внесения. Исправляется она единственным способом: новая запись о недействительности прежней плюс правильная запись с документом-основанием в графе 4; зачёркивание в разделах о работе и награждении запрещено. Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, у работника появляется право на дубликат без этой записи. Для сотрудников с электронной трудовой книжкой та же ошибка исправляется отменяющим мероприятием в подразделе 1.1 формы ЕФС-1, и оба носителя приводятся в соответствие отдельно.
Расхождение бумажной записи, приказа и электронных сведений почти всегда рождается в разрыве процесса, а не в незнании нормы. Добыто собирает кадровое мероприятие в один маршрут, где приказ, подписание и выгрузка сведений опираются на общий набор реквизитов, а ответственный за трудовые книжки видит, что именно ушло в Социальный фонд России.
Частые вопросы
Нужно ли знакомить работника с каждой записью под подпись?
Действующий Порядок, утверждённый приказом Минтруда № 320н, такого требования не содержит: обязанность знакомить работника с каждой вносимой записью под подпись в личной карточке отменена, подпись увольняемого работника в книжке тоже не требуется. Заполнять книжку в присутствии вновь принятого работника больше не нужно. Это не отменяет ознакомление с приказом по статье 68 ТК РФ: приказ о приёме объявляется работнику под подпись.
Что писать в графе 2, если запись вносится позже события?
В графе 2 раздела «Сведения о работе» указывается дата события — приёма, перевода, увольнения, а не дата, когда кадровик добрался до бланка. Подменять её датой фактического внесения нельзя: это расхождение с приказом. Просрочка при этом остаётся самостоятельным нарушением порядка ведения, поэтому запись вносится верной датой события, а факт задержки фиксируется внутренними мерами, а не подгонкой документа. Дата внесения указывается в графе 2 только у исправляющей записи.
Работодатель отказывается исправлять запись. Что делать работнику?
Сначала письменное заявление с описанием ошибки и приложением подтверждающих документов — второй экземпляр с отметкой о принятии понадобится дальше. Затем обращение в государственную инспекцию труда: предписание об устранении нарушения является тем самым документом-основанием для исправляющей записи. Если спор касается формулировки увольнения, идти нужно в суд: по статье 392 ТК РФ на споры об увольнении даётся один месяц со дня вручения копии приказа или трудовой книжки, по остальным индивидуальным трудовым спорам — три месяца.
Нужно ли вносить записи в книжку работника, который отказался от бумажного варианта?
Нет. После подачи заявления о ведении сведений в электронном виде работодатель выдаёт трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. Кадровые мероприятия по такому работнику отражаются только в сведениях о трудовой деятельности и подаются в составе ЕФС-1. Выдача книжки фиксируется записью в книге учёта движения трудовых книжек и распиской работника.
Можно ли выдать дубликат просто потому, что книжка выглядит неаккуратно?
Оснований для этого нет. Дубликат оформляется при утрате или повреждении книжки, при массовой утрате книжек работодателем и при наличии записи об увольнении или переводе, признанной недействительной, — в последнем случае по письменному заявлению работника. Множественные исправляющие записи сами по себе основанием не являются, как и субъективное недовольство внешним видом документа.
Ошибка попала и в бумажную книжку, и в ЕФС-1. Что исправлять первым?
Сначала документ-основание: если ошибка идёт из приказа, исправляют приказ, иначе обе записи будут исправлены неверно. Затем бумажная книжка по правилам Порядка № 320н и параллельно электронные сведения — отменяющим мероприятием с признаком отмены и подачей корректной записи. Сверить результат стоит по сведениям о трудовой деятельности, которые работник может запросить самостоятельно: расхождение между бланком и данными фонда всплывает при назначении пенсии, а не в момент ошибки.
