Запись в трудовой книжке о работе по совместительству вносит работодатель по основному месту работы и только по желанию работника: так сформулированы часть 5 статьи 66 ТК РФ и пункт 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Оснований нужно два: просьба работника и документ, подтверждающий совместительство, — справка второго работодателя, копия приказа о приёме или копия трудового договора. Работодатель, у которого человек трудится по совместительству, книжку не ведёт и записей в неё не делает: по части 3 статьи 66 книжка ведётся только там, где работа основная. В бумажную книжку запись попадает по просьбе работника, а в сведения о трудовой деятельности — автоматически: второй работодатель сдаёт подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа.
Ниже — формулировка заявления и требования к документу-основанию, текст записи по графам, срок внесения и порядок исправления, если должность или дата указаны неверно. Отдельно разобрано, за что записи не бывает вовсе: совмещение профессий по статье 60.2 ТК РФ в книжку не вносится. Сценарная таблица по шести ситуациям, влияние записи на страховой стаж, размеры штрафов за отказ и тарифы на перевод кадровых документов в электронный вид — во второй половине статьи.
Кто вносит запись о совместительстве и по чьей просьбе
Субъектов в этой процедуре три, и их полномочия разные. Работник — инициатор: без его желания записи не появляется, норма не даёт работодателю права внести её самостоятельно. Работодатель по основному месту работы — исполнитель: он единственный, кто физически ведёт бумажную книжку и делает в ней записи. Работодатель по совместительству — источник документа: он выдаёт справку или заверенную копию приказа, но в книжку не пишет ничего.
Логика распределения ролей вытекает из части 3 статьи 66 ТК РФ: книжку ведут на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней, если работа является основной. У внешнего совместителя вторая работа основной не является, поэтому второй работодатель книжку не запрашивает, не хранит и не заполняет. По той же причине при трудоустройстве по совместительству книжка не входит в комплект документов: статья 283 ТК РФ требует от совместителя паспорт, диплом при работе, требующей специальных знаний, и справку о характере и условиях труда по основному месту, если работа тяжёлая, вредная или опасная.
Внутреннее совместительство отличается только техникой. Работодатель тот же, документ-основание у него собственный — приказ о приёме по совместительству, отдельный от приказа по основной должности, потому что совместительство оформляется вторым трудовым договором по статье 60.1 ТК РФ. Запись в книжку по-прежнему делается по желанию работника, а не автоматически при издании приказа. Право работника на внесение таких сведений и обязанность основного работодателя их внести описаны в памятке Роструда о трудовых книжках: сведения вносятся работодателем по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу.
Кто именно ставит подпись под записью, определяет работодатель. По пункту 36 Порядка записи заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью при её наличии. В практике Добыто мы просим сначала проверить, есть ли действующий приказ о назначении ответственного за трудовые книжки: если ответственный в приказе не назван или приказ подписан на уволившегося сотрудника, любая запись становится спорной.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В приказе о возложении обязанностей нужен конкретный перечень полномочий, а не общая формулировка. Приказ, где написано только «возложить обязанности», порождает ровно тот спор, который им пытались предотвратить: был ли этот человек вправе подписывать именно этот документ. Откройте свой приказ об ответственном за трудовые книжки и проверьте, названо ли в нём внесение и заверение записей.»
Заявление работника и документ-основание: что должно быть на руках у кадровика
Форма просьбы законом не установлена, поэтому работает письменное заявление: оно фиксирует и волю работника, и дату, с которой у кадровой службы появилась обязанность. Рабочая формулировка короткая: «Прошу внести в мою трудовую книжку сведения о работе по совместительству в ООО «Название» в должности экономиста с 12 января 2026 года. Справку от работодателя прилагаю». Заявление хранится вместе с документом-основанием: при проверке инспектор смотрит не только запись, но и то, на чём она основана.
Статья 66 ТК РФ называет основанием документ, подтверждающий работу по совместительству, но не перечисляет его виды. На практике подходят четыре варианта: справка с места работы по совместительству, заверенная копия приказа о приёме, заверенная копия трудового договора, выписка из кадровых документов второго работодателя. Требования к любому из них одинаковые: полное наименование организации, должность в той же формулировке, что в приказе, дата приёма, подпись уполномоченного лица и печать при наличии.
Чего требовать нельзя — копии трудового договора со всеми условиями оплаты, справок о доходах, характеристик. Работнику достаточно подтвердить факт и дату работы, остальное к записи отношения не имеет. Если совместительство уже закончилось, документ-основание должен подтверждать и приём, и увольнение: пункт 11 Порядка допускает внесение сведений блоком, то есть одновременно двумя строками.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: справка с основного места работы нужна не только для записи. При приёме внешнего совместителя на вредное производство или опасные виды работ работодатель обязан выяснить, чем человек занят на основной работе: работать во вредных условиях и там, и по совместительству нельзя. Не спросили, взяли, человек отработал два года в двойной вредности — это ответственность работодателя, а не работника.
Шаблоны кадровых документов, которые понадобятся при внесении записи
Комплект собран под одну задачу: первым смотрите приказ об ответственном за трудовые книжки, без него остальное не работает.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
Бумажная книжка и электронные сведения: где совместительство фиксируется обязательно
Просьба работника нужна только для бумажной книжки. В сведениях о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ работа по совместительству отражается независимо от его желания: второй работодатель подаёт подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при приёме и при увольнении не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Сроки и состав разделов отчёта собраны в базе знаний СФР по форме ЕФС-1. Опоздание стоит 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ.
Работнику, который просит запись ради подтверждения опыта, при электронной книжке просить нечего: сведения о совместительстве уже сформированы. Получить их можно двумя способами: выпиской из сведений о трудовой деятельности через личный кабинет на портале госуслуг и справкой по форме СТД-Р от работодателя, которую он выдаёт по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней по статье 62 ТК РФ.
Отдельная категория — те, кто устроился на работу впервые после 31 декабря 2020 года. Бумажная книжка им не оформляется, и записи о совместительстве вносить некуда: единственная форма учёта у них электронная. Работодатели, у которых такой сотрудник просит «поставить запись», регулярно тратят время на поиск бланка вместо того, чтобы выдать выписку.
Факт: бумажная трудовая книжка — один из четырёх кадровых документов, которые закон не разрешает переводить в электронный вид. Остальные три — приказ об увольнении, журнал инструктажей по охране труда и акт о несчастном случае.
Две формы учёта распределяют обязанности между работодателями по-разному.
| Параметр | Бумажная трудовая книжка | Сведения о трудовой деятельности |
|---|---|---|
| Кто отражает совместительство | Работодатель по основному месту работы | Работодатель по совместительству |
| Основание | Желание работника плюс подтверждающий документ (ст. 66 ТК РФ) | Приказ о приёме или увольнении, без участия работника |
| Обязательность | Только по просьбе, по умолчанию записи нет | Обязательно для всех работников, включая совместителей |
| Срок | Ориентир — 5 рабочих дней, как для записей о приёме (п. 9 Порядка) | Не позднее следующего рабочего дня после приказа |
| Где посмотреть результат | Раздел «Сведения о работе» бумажного бланка | Портал госуслуг, личный кабинет СФР, справка СТД-Р |
| Цена нарушения | До 50 000 рублей на юрлицо по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ | 500 рублей за каждое застрахованное лицо по ст. 17 закона № 27-ФЗ |
Обязанности не дублируют друг друга: отчитавшись в СФР, второй работодатель свою часть закрыл, а запись в бумажной книжке остаётся задачей основного работодателя. Мы в Добыто заводим для справок о совместительстве и заявлений работников отдельный тип документа с собственным маршрутом подписания, чтобы основание записи не искали по почте через год.
Совместительство и совмещение: за какую работу записи не бывает
Совмещение профессий в трудовую книжку не вносится вообще. Роструд на прямой вопрос врача, которому отказались записать 0,5 ставки по второй специальности в той же поликлинике, ответил, что отказ правомерен: информация о выполнении дополнительной работы в виде совмещения профессий в трудовую книжку не вносится. Внести в книжку можно только работу по совместительству, которая выполняется в свободное от основной работы время, и только по желанию работника.
| Признак | Совместительство | Совмещение |
|---|---|---|
| Норма ТК РФ | Статьи 60.1 и 282 | Статья 60.2 |
| Оформление | Отдельный трудовой договор | Письменное согласие и приказ, договор не заключается |
| Когда выполняется работа | В свободное от основной работы время, не более 4 часов в день (ст. 284) | В течение рабочего дня наряду с основной работой |
| Оплата | Пропорционально отработанному времени (ст. 285) | Доплата по соглашению сторон (ст. 151) |
| Запись в трудовой книжке | По желанию работника, вносит основной работодатель | Не вносится ни по чьей просьбе |
| Отражение в ЕФС-1 | Отражается как отдельное кадровое мероприятие | Не отражается, кадрового мероприятия нет |
Прежде чем спорить с кадровой службой, посмотрите, какой документ вы подписывали. Второй трудовой договор означает совместительство и право на запись, приказ с доплатой без договора — совмещение, и запрос записи здесь бесперспективен.
Как внести запись о совместительстве
Ошибка в этой записи обходится дороже самой записи, потому что зачёркивать в книжке нельзя, а недействительную запись приходится закрывать отдельной строкой. Поэтому до заполнения бланка кадровик проверяет пять условий.
Внимание: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения к трудовым договорам, иначе должность в записи разойдётся со штатным расписанием.
Что проверить до внесения записи
- Ведётся ли бумажная книжка. Если работник трудоустроился впервые после 31 декабря 2020 года или ранее отказался от бумажного бланка, вносить запись некуда.
- Есть ли письменное заявление работника. Инициатива работодателя основанием не является.
- Комплектен ли документ-основание. Наименование организации, должность, дата приёма, подпись, печать при наличии.
- Совпадает ли наименование должности в справке, приказе второго работодателя и заявлении. Расхождение в одном слове даст спор при подтверждении стажа.
- Кто подписывает запись. Действующий приказ об ответственном за трудовые книжки с прямо названным полномочием.
Как внести запись о совместительстве: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите и зарегистрируйте заявление работника, приложите к нему документ-основание от работодателя по совместительству.
- Шаг 2. Сверьте данные заявления и справки: работодатель, должность, дата приёма, а при закончившемся совместительстве — и дата увольнения.
- Шаг 3. Откройте раздел «Сведения о работе» и продолжите сквозную нумерацию: запись о совместительстве идёт отдельной строкой, свой номер у неё обязателен.
- Шаг 4. В графе 1 укажите номер записи, в графе 2 — дату приёма на работу по совместительству, а не дату внесения записи.
- Шаг 5. В графе 3 напишите текст с наименованием второго работодателя: «Принят в ООО «Название» на должность экономиста по совместительству». Без наименования организации запись не читается: непонятно, где выполнялась работа.
- Шаг 6. В графе 4 укажите реквизиты документа-основания — приказ работодателя по совместительству с его номером и датой либо справку с её реквизитами.
- Шаг 7. Заверьте запись подписью ответственного лица и печатью при её наличии, покажите результат работнику и верните книжку в место хранения. Если книжка выдавалась работнику на руки, оформите расписку.
Прямого срока для этой записи Порядок не устанавливает. Ориентир — пять рабочих дней, как для остальных записей о приёме по пункту 9 Порядка, и считать их разумно от даты заявления, а не от даты приказа второго работодателя: приказ мог быть издан два года назад.
Ошибки в записи и цена отказа её внести
Типичных дефектов четыре: дата внесения записи вместо даты приёма в графе 2, отсутствие наименования второго работодателя в графе 3, ссылка в графе 4 на приказ основного работодателя вместо приказа организации-совместителя и запись, внесённая без заявления работника. Последняя формально не имеет основания: внести сведения о совместительстве без просьбы работника норма не позволяет. В практике Добыто мы разводим во времени оформление документов-оснований и внесение записи: сначала в системе появляются заявление и справка со своими датами, потом кадровик берёт бланк книжки.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как исправить неверную запись о совместительстве
Зачёркивание в разделе «Сведения о работе» не применяется. Неверная строка закрывается записью о том, что предыдущая запись за соответствующим номером недействительна, после чего вносится правильная. Исправление делает тот работодатель, который допустил ошибку, а если организация ликвидирована — работодатель по новому месту работы на основании документов прежнего. Когда исправлять уже нечего, потому что записей накопилось слишком много или бланк испорчен, работник получает дубликат: по заявлению его оформляют не позднее 15 дней.
Отказ внести запись при поданном заявлении и приложенном документе — нарушение трудового законодательства. Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ даёт предупреждение либо штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и индивидуального предпринимателя и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Повторное нарушение по части 2 той же статьи обходится юридическому лицу в 50 000 — 70 000 рублей, а должностному лицу грозит дисквалификацией на срок от одного года до трёх лет. Работник обращается в государственную инспекцию труда, в том числе через сервис электронных обращений Роструда.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в материале про кадровое оформление ещё упоминается форма СЗВ-ТД, проверять надо весь текст: сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1 с 2023 года. Мы не берём из таких источников ни сроки, ни названия форм, ни реквизиты — только логику и перечни, которые меняются реже. Сверьте по своему регламенту, какой формой вы отчитываетесь о приёме совместителя.»
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл четыре инстанции. Районный суд отказал работнику, апелляция отказ подтвердила, кассационный суд акты отменил, потому что в материалах не было сведений о порядке идентификации работника, а при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесило то, что электронную подпись выдали в день подписания заявления и фактически подписывал другой человек. Для записей о совместительстве вывод тот же: документ, подтверждающий волю работника, должен существовать отдельно от самой записи.
Когда запись о совместительстве не нужна
Страхового стажа дополнительная запись не добавляет. Периоды основной работы и совместительства совпадают по времени, а при совпадении нескольких периодов по части 1 статьи 13 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ учитывается один из них. Пенсионные права формируются взносами, которые оба работодателя платят с каждой выплаты, и СФР видит эти взносы независимо от того, стоит ли запись в бумажной книжке.
Просьба о записи теряет смысл в четырёх случаях: книжка ведётся только в электронном виде, речь идёт о совмещении по статье 60.2 ТК РФ, работа выполнялась по договору гражданско-правового характера или самозанятым, а также когда работнику нужно подтвердить не факт работы, а квалификацию — для этого служат диплом и удостоверения о повышении квалификации.
Запись остаётся полезной там, где документ читает человек, а не система: подтверждение профильного стажа для лицензируемых видов деятельности, участие в конкурсах и аттестациях с требованием стажа по специальности, приём на должности, где работодатель проверяет непрерывность опыта по книжке. Если вы работодатель и ведёте учёт книжек вручную, для этого не нужен отдельный сотрудник: в Добыто заявления работников, справки от других работодателей и приказы лежат в электронном архиве с маршрутом подписания и поиском по типу документа, а бумажный бланк остаётся только носителем итоговой записи.
Полезно знать: минимальный размер оплаты труда с 1 января 2026 года — 27 093 рубля, в Москве — 32 916 рублей. Совместителю МРОТ считается пропорционально отработанному времени, поэтому сверять зарплату по второму договору нужно с региональным значением, а не с федеральным.
Разбор шести ситуаций: что критично, а что вторично
Порядок действий меняется в зависимости от того, какая книжка у работника и кто из работодателей ещё существует.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Внешний совместитель, бумажная книжка у основного работодателя | Заявление и справка от второго работодателя | Формат справки, она составляется свободно |
| Внутреннее совместительство в той же организации | Наличие второго трудового договора и приказа | Запрос справки, документы уже у работодателя |
| Совместительство закончилось несколько лет назад | Документ, подтверждающий и приём, и увольнение: запись вносится блоком | Хронологический порядок относительно соседних записей |
| Книжка ведётся только в электронном виде | Выписка через госуслуги или справка СТД-Р | Заявление о внесении записи, вносить некуда |
| Организация-совместитель ликвидирована | Любой сохранившийся документ о работе: приказ, договор, архивная справка | Печать организации, получить её больше не у кого |
| Основной работодатель отказывается вносить запись | Письменное заявление с отметкой о приёме — доказательство обращения | Устные переговоры с кадровой службой |
Критичный элемент везде один: документ, из которого видно, что работа была и что работник попросил её зафиксировать.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде, и чем вы подтвердите их подлинность, если понадобится оригинал.»
Стоимость перевода кадровых документов в КЭДО: тарифы Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по условиям УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | при подключении |
Итоговая сумма складывается из численности, набора подписей и потребности в кастомных шаблонах и интеграции: условия по каждому тарифу и состав функций перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Записью о совместительстве управляет работник: без его заявления основной работодатель её не вносит, а с заявлением и подтверждающим документом отказать не вправе. Второй работодатель в бумажную книжку не пишет, зато обязан отразить приём и увольнение совместителя в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 на следующий рабочий день после приказа. Совмещение профессий в книжку не попадает ни в каком случае, а на страховой стаж дополнительная строка не влияет: совпадающие по времени периоды учитываются один раз.
Кадровые службы спотыкаются не на самой записи, а на её основаниях: заявление потерялось, справка от второго работодателя лежит в чужой папке, приказ об ответственном подписан на уволившегося сотрудника. Добыто закрывает эту часть работы: заявления, справки и приказы создаются по шаблонам, идут по заданному маршруту подписания и хранятся в электронном архиве, а кадровик держит в руках только бумажный бланк книжки, который закон оставил на бумаге.
Частые вопросы
Можно ли внести запись, если работа по совместительству уже закончилась
Можно. Пункт 11 Порядка допускает внесение сведений о совместительстве как в хронологическом порядке, так и блоком — одновременно записью о приёме и записью об увольнении. Понадобится документ, подтверждающий оба факта: справка второго работодателя с датами приёма и увольнения либо заверенные копии двух приказов. Срок давности для такой просьбы законом не установлен.
Обязательно ли заявление в письменном виде
Статья 66 ТК РФ говорит о желании работника, не описывая его форму, поэтому формально достаточно и устной просьбы. Письменное заявление нужно работодателю как доказательство основания записи при проверке и работнику как доказательство обращения, если запись не появилась. Ставьте на своём экземпляре отметку о приёме с датой.
Влияет ли запись о совместительстве на пенсию и размер выплат
Не влияет. Пенсионные права считаются по страховым взносам, которые перечисляют оба работодателя, а при совпадении периодов по части 1 статьи 13 закона № 400-ФЗ учитывается один период. Запись работает как подтверждение опыта для нового работодателя, лицензирования или аттестации, но не как источник дополнительного стажа.
Что делать, если основной работодатель отказался внести запись
Подайте заявление повторно письменно, с отметкой о приёме или по почте с описью. При отказе обращайтесь в государственную инспекцию труда: нарушение трудового законодательства влечёт предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, при повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 рублей.
Как подтвердить совместительство, если записи в книжке нет
Тремя документами. Справка по форме СТД-Р от работодателя по совместительству выдаётся по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней, а при увольнении — в день прекращения договора. Выписку из сведений о трудовой деятельности работник получает сам через личный кабинет на портале госуслуг. Третий вариант — заверенная копия трудового договора и приказа о приёме.
Вносится ли в книжку работа по договору ГПХ или в статусе самозанятого
Нет. Трудовая книжка отражает работу по трудовому договору, а исполнитель по гражданско-правовому договору и самозанятый в трудовых отношениях не состоят. Договоры ГПХ попадают в подраздел 1.1 формы ЕФС-1 отдельным видом сведений, но в разделе «Сведения о работе» бумажной книжки им места нет.
