Увольнение работников и трудовая книжка что делает кадровик в последний день

Увольнение работников и трудовая книжка сходятся в одном дне: в последний день работы кадровик выдаёт книжку с записью об увольнении или сведения о трудовой деятельности и проводит окончательный расчёт, это часть 4 статьи 84.1 ТК РФ. До выдачи работника знакомят с приказом под подпись, запись вносят в точной формулировке ТК РФ со ссылкой на статью, часть и пункт и заверяют подписью ответственного лица и печатью при её наличии. Не позднее следующего рабочего дня после приказа в СФР уходит подраздел 1.1 ЕФС-1. Порядок зависит от формы учёта: владелец бумажной книжки получает её на руки, а тот, кто ведёт электронную трудовую книжку, получает форму СТД-Р на бумаге или электронным документом с УКЭП.

Разберём последний день в том порядке, в каком его проходит кадровая служба: проверка даты увольнения, запись и её заверение, справки для работника, отзыв электронной подписи и доверенности уходящего сотрудника. Покажем, что делать, если работник не пришёл за книжкой, и какие документы при КЭДО остаются на бумаге. Пошаговая инструкция последнего дня и образцы уведомления, расписки и СТД-Р — в середине материала, таблица штрафов, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине.

Что кадровик обязан сделать в последний день работы: действия, сроки, нормы

Днём прекращения трудового договора во всех случаях считается последний день работы, кроме ситуаций, когда работник фактически не работал, но место за ним сохранялось по закону (часть 3 статьи 84.1 ТК РФ). На эту дату одновременно приходятся обязанности из ТК РФ, Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, а также из 255-ФЗ и 27-ФЗ. Порядок № 320н действует с 1 сентября 2021 года до 1 сентября 2027 года.

В день увольнения кадровая служба и бухгалтерия закрывают девять обязанностей, у каждой свой срок и своя норма.

Перенос на следующий рабочий день допускает только ЕФС-1, копии документов по заявлению можно выдать в течение 3 рабочих дней, всё остальное закрывается в день увольнения. Роструд собрал эти требования в памятке для работодателя об оформлении прекращения трудового договора на портале Онлайнинспекция.РФ: там же перечислено, что входит в окончательный расчёт и как оформить приказ, если суд изменил основание или дату увольнения.

Проверка даты увольнения утром последнего дня

Если трудовой договор расторгается по инициативе работодателя, дату сверяют ещё раз в последний рабочий день. Часть 6 статьи 81 ТК РФ запрещает такое увольнение в период временной нетрудоспособности и в период отпуска, кроме ликвидации организации и прекращения деятельности ИП. Норма не делит отпуска на виды: запрет распространяется на ежегодный оплачиваемый, учебный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон и по истечении срока трудового договора в период отпуска оформляется в обычном порядке, но соглашение сторон, подписанное под давлением вместо невозможного увольнения, суд проверяет на добровольность.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Запрет из части 6 статьи 81 ТК РФ привязан к дате увольнения, основание здесь роли не играет. Правильно проведённое сокращение становится незаконным из-за одного дня учебного отпуска, и вместе с восстановлением работнику оплачивают вынужденный прогул. Поэтому дату увольнения по инициативе работодателя проверяйте дважды: в день издания приказа и в последний рабочий день. Справка-вызов и больничный появляются как раз между этими двумя датами.»

Важный нюанс из практики: в практике Добыто спор о дате увольнения чаще всего вырастает из разрыва между кадровой службой и бухгалтерией. Работник приносит справку-вызов руководителю подразделения, приказ о предоставлении учебного отпуска не издаётся, и увольнение оформляется по плану. Перед подписанием приказа уточните у руководителя подразделения, не передавал ли работник больничный или справку-вызов на дату увольнения.

Бумажная трудовая книжка или СТД-Р: что выдать работнику при увольнении

По статье 66.1 ТК РФ, введённой 439-ФЗ от 16.12.2019, работодатель формирует сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронном виде и передаёт их в СФР, где они хранятся в информационных ресурсах фонда. Это и есть электронная трудовая книжка. Бумажную книжку ведут только тем, кто сохранил её и не подавал заявление о переходе на электронные сведения; тем, кто впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется. От этого выбора зависит, какой документ работник получит в последний день.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Бумажная книжка уходит из организации без работника только почтой и только с его согласия (пункт 37 Порядка № 320н). Для СТД-Р часть 6 статьи 84.1 такого согласия не требует: работодатель вправе сразу отправить сведения заказным письмом с уведомлением.

Стаж по трудовой книжке и электронные записи работник может получить не только у работодателя. Статья 66.1 ТК РФ называет ещё три канала: МФЦ выдаёт сведения на бумаге, СФР — на бумаге или электронным документом с УКЭП, портал Госуслуг — электронным документом с УКЭП. Если работник нашёл в сведениях неверную или неполную запись, работодатель по его письменному заявлению обязан исправить её и повторно передать в СФР.

Сведения об увольнении попадают в электронную трудовую книжку через подраздел 1.1 ЕФС-1: его сдают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, поэтому приказ, подписанный в пятницу, означает отправку не позднее понедельника. Форма обновлена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и применяется с 30.12.2025, а сроки по каждому разделу фонд публикует в базе знаний страхователя о предоставлении ЕФС-1. Электронная отчётность подписывается УКЭП руководителя или уполномоченного представителя, так что проверьте срок действия этой подписи до дня увольнения.

Запись об увольнении в трудовой книжке: формулировка, основание, заверение

Запись об увольнении вносится в день увольнения и должна точно совпадать с текстом приказа (пункт 9 Порядка № 320н). Основание и причину берут из ТК РФ или иного федерального закона дословно, со ссылкой на статью, часть и пункт (часть 5 статьи 84.1 ТК РФ), и та же формулировка уходит в сведения о трудовой деятельности для СФР. Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением сторон (пункт 16 Порядка).

Запись занимает одну строку раздела «Сведения о работе» (пункт 15 Порядка):

• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — дата увольнения: число и месяц двузначными арабскими цифрами, год четырёхзначным;
• графа 3 — причина увольнения в формулировке закона;
• графа 4 — наименование документа-основания, его дата и номер.

Сокращения запрещены: нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение». Запись можно сделать от руки, техническими средствами или оттиском штампа, чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета (пункт 3 Порядка). Пример заполнения при увольнении по собственному желанию, номер записи и реквизиты приказа условные:

Под последней записью ставят подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать работодателя или кадровой службы, если печать есть; если книжка велась ещё и на государственном языке республики, заверяют оба текста (пункт 36). Для других оснований меняется ссылка: при инициативе работодателя — подпункт и пункт части первой статьи 81 ТК РФ, при обстоятельствах, не зависящих от воли сторон, — пункт части первой статьи 83. При переводе к другому работодателю в графе 3 указывают, по просьбе работника или с его согласия идёт перевод, и наименование новой организации (пункт 21).

Сформируйте приказ Т-8, из которого переносится запись в трудовую книжку

Формулировку основания из готового приказа переносите в графу 3 без правок, а его дату и номер — в графу 4: расхождение между приказом и записью нарушает пункт 9 Порядка.

Как исправить ошибочную запись об увольнении

Зачёркивать неточные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» нельзя (пункт 12 Порядка № 320н). Ошибочную запись признают недействительной: следующей строкой пишут «Запись № … недействительна», затем вносят правильную запись, а в графе 4 указывают тот же приказ. Для титульного листа порядок другой: прежние данные зачёркивают одной чертой, вписывают новые, а ссылку на документ-основание делают на внутренней стороне обложки и заверяют подписью и печатью при наличии (пункт 7).

Исправление в бумажной книжке не заменяет корректировку в СФР: по электронным сведениям подают ЕФС-1 с отменой ошибочного мероприятия и новой записью. Если запись об увольнении признана недействительной, работник по письменному заявлению получает дубликат книжки без неё по месту работы, где внесена неверная запись (пункт 30 Порядка). Проверьте запись и её соответствие приказу до того, как книжка уйдёт работнику: после выдачи исправить её можно только тогда, когда работник вернёт книжку.

Окончательный расчёт и справки, которые выдают вместе с трудовой книжкой

Все суммы, причитающиеся работнику, выплачиваются в день увольнения (статья 140 ТК РФ). В окончательный расчёт входят заработная плата по день увольнения включительно, компенсация за все неиспользованные отпуска, выходное пособие, если его выплата предусмотрена законом, коллективным или трудовым договором либо ЛНА, и прочие выплаты по тем же основаниям. Если работник в день увольнения не работал, суммы перечисляют не позднее следующего дня после его требования о расчёте. При споре о размере в день увольнения выплачивается не оспариваемая работодателем сумма.

Вместе с книжкой или СТД-Р работник получает документы, часть из которых выдаётся без заявления:

• справка о сумме заработка за 2 календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий год — в день прекращения работы, форма утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н; по ней следующий работодатель рассчитывает пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
• выписки из сведений персонифицированного учёта, которые работодатель сдаёт в СФР по форме ЕФС-1, и из раздела 3 расчёта по страховым взносам по этому работнику — в день увольнения (пункт 4 статьи 11 27-ФЗ);
• заверенная копия приказа об увольнении — по требованию работника (часть 2 статьи 84.1 ТК РФ);
• заверенные копии документов, связанных с работой: приказов о приёме и переводах, справки о периоде работы, справки о начисленных и уплаченных страховых взносах — по письменному заявлению, безвозмездно, в день увольнения или не позднее 3 рабочих дней со дня заявления.

Выписки по ЕФС-1 и разделу 3 расчёта по страховым взносам формирует бухгалтерия, поэтому их запрашивают накануне, вместе с запиской-расчётом.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как провести последний день увольнения: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Утром сверьте дату: при увольнении по инициативе работодателя убедитесь, что у работника нет открытого больничного, отпуска любого вида или справки-вызова на эту дату.
2. Шаг 2. Ознакомьте работника с приказом о прекращении трудового договора под подпись. Если он отказывается или отсутствует, сделайте на приказе соответствующую запись; по требованию работника выдайте заверенную копию приказа.
3. Шаг 3. Внесите запись об увольнении в трудовую книжку дословно по тексту приказа и заверьте записи за период работы подписью ответственного лица и печатью, если она есть. Работнику без бумажной книжки подготовьте СТД-Р.
4. Шаг 4. Передайте в бухгалтерию записку-расчёт и убедитесь, что окончательный расчёт перечислен в этот же день.
5. Шаг 5. Выдайте трудовую книжку или СТД-Р, справку о сумме заработка и выписки персонифицированного учёта, возьмите у работника расписку о получении и зафиксируйте выдачу в книге учёта движения трудовых книжек.
6. Шаг 6. Примите носитель электронной подписи под роспись, подайте заявление на отзыв сертификата и закройте доступы к информационным системам; машиночитаемые доверенности отзовите раньше, в день решения об увольнении.
7. Шаг 7. Если работник не пришёл, в этот же день направьте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте.
8. Шаг 8. Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа отправьте в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «Увольнение».

Работник не пришёл за трудовой книжкой: уведомление, почта, хранение

Когда выдать книжку в день увольнения невозможно, потому что работника нет на месте или он отказывается её получать, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ, пункт 37 Порядка № 320н). Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Отправить саму книжку почтой по адресу работника можно только с его согласия. Уведомление отправляйте способом, который подтверждает дату направления, например заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если бывший работник письменно обратился за книжкой позже, её выдают не позднее 3 рабочих дней со дня обращения. Невостребованные трудовые книжки и дубликаты хранятся у работодателя до востребования по правилам главы IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (пункт 43 Порядка). Так же, до востребования, хранятся книжки, которые после смерти работника не забрали его ближайшие родственники.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива, посмотрите, какие кадровые документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Движение книжек фиксируют в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Её форму работодатель разрабатывает сам: в книге отражают книжки, принятые от работников при поступлении на работу, и книжки и вкладыши, выданные вновь, с серией и номером. Книгу нумеруют, прошнуровывают и заверяют подписью руководителя и печатью при наличии (пункт 40 Порядка). Ведёт, хранит и выдаёт книжки уполномоченное лицо, назначенное приказом работодателя (пункт 42).

Образцы документов для выдачи трудовой книжки при увольнении

Комплект закрывает выдачу, отправку, учёт и исправление книжки; если работник не пришёл в последний день, начните с уведомления о необходимости явиться.

Электронная подпись и доверенность уходящего сотрудника: что отозвать

Сертификат электронной подписи сотрудник получает как физическое лицо, а право подписывать документы от имени компании подтверждает машиночитаемая доверенность (МЧД). Поэтому при увольнении снимают два объекта, которые отзываются по разным процедурам и с разной скоростью. Доверенность работодатель отзывает сам через личный кабинет, круглосуточно и без обращения к третьим лицам. Сертификат отзывает удостоверяющий центр по заявлению: по статье 14 63-ФЗ у него до 12 часов на внесение записи в реестр, и действие сертификата прекращается с момента внесения.

Порядок отзыва удобно разложить на три момента:

• в день решения об увольнении, до последнего рабочего дня — отозвать МЧД, выданные работнику, и проверить, не выданы ли на их основе доверенности следующего уровня;
• в последний рабочий день — принять носитель под роспись, зафиксировать передачу актом или записью в журнале учёта носителей, подать заявление на отзыв сертификата, пока работник на месте, и закрыть доступы в информационные системы;
• в течение суток после увольнения — проверить статус сертификата и доверенностей по серийному номеру сертификата или на портале Госуслуг.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним, а полномочия принадлежат компании, и снимать их — задача работодателя. Отзыва одного сертификата мало: уволенный вправе получить новую подпись на себя и подписывать документы по доверенности, которая продолжает действовать. Доверенность отзывается первой, сертификат вторым, а порядок отзыва сертификата уволенного и то, хватит ли для этого приказа об увольнении, выясните в своём удостоверяющем центре заранее, а не в день увольнения.»

Важный нюанс из практики: типовые чек-листы увольнения содержат пункт про отзыв сертификата и не содержат пункта про доверенность, поскольку ни один нормативный акт прямо не обязывает работодателя отзывать МЧД при увольнении. Внесите в процедуру увольнения отдельные строки: отзыв доверенностей до пункта про сертификат, сдача носителя с фиксацией и проверка чужих ключей. В трудовом договоре или ЛНА закрепите обязанность сдать носитель при увольнении и уведомить работодателя и удостоверяющий центр о нарушении конфиденциальности ключа не позднее 1 рабочего дня, как требует статья 10 63-ФЗ.

Увольнение через КЭДО: что подписывается электронно, а что остаётся на бумаге

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ не применяются к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, к акту о несчастном случае на производстве, к приказу об увольнении работника и к документам о прохождении инструктажей по охране труда. Приказ об увольнении поэтому оформляется на бумаге и подписывается собственноручно даже в компании, которая перевела на КЭДО остальные кадровые документы. Заявление об увольнении, уведомления и согласия в перечень исключений не входят и подписываются в системе. СТД-Р при этом можно выдать электронным документом с УКЭП работодателя: её регулирует статья 66.1 ТК РФ, а не правила КЭДО.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд и апелляция поддержали работодателя: у него были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции акты отменил: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации, а при поступлении электронного заявления работодателю надлежало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел и за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система самого работодателя.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней мы разводим во времени. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по журналу своей системы, что у работников эти даты не совпадают.»

Перед электронным увольнением проверьте три вещи: описан ли в ЛНА порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении. Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, подпись в журнале ознакомления её не подтверждает. Перед развёртыванием КЭДО на всю компанию мы закладываем пилотную группу: на ней видно, подписывают ли работники документы сами.

Как отследить документы уходящего сотрудника в системе

В Добыто кадровые документы собраны в разделе «Документы» со статусами согласования, подписания и отказа, по каждому видна цепочка маршрута согласования и срок, а подписанные документы переносятся в архив. Перед последним днём отфильтруйте документы уходящего работника на вкладке «Требуют действия»: всё, что он должен подписать электронно, закрывается до выдачи трудовой книжки.

Во что обходятся ошибки последнего дня: штрафы и выплаты работнику

Ошибка в последний день даёт расходы по двум независимым линиям: штраф по КоАП РФ или санкция СФР и выплаты самому работнику. Уплаченный штраф не освобождает от выплат по статьям 234 и 236 ТК РФ.

Самая затратная ошибка в этом ряду не попадает в таблицу штрафов: увольнение по инициативе работодателя в день отпуска или больничного почти всегда заканчивается восстановлением работника с оплатой вынужденного прогула. Задержку книжки, когда работник не пришёл, снимает только уведомление, отправленное в день увольнения, поэтому шаблон уведомления держат готовым заранее.

Стоимость КЭДО для оформления увольнений и кадровых документов в 2026 году

Стоимость КЭДО в Добыто зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграций; цены указаны на дату публикации.

Итог по тарифу «Бизнес» считается от численности, но не ниже минимальной оплаты за 50 сотрудников, а тариф можно повысить или понизить в любой момент: разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав и действующие условия каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Последний день увольнения укладывается в одну цепочку: приказ с подписью работника, запись по тексту приказа с заверением, выдача книжки или СТД-Р вместе с окончательным расчётом и справками, а на следующий рабочий день — ЕФС-1 в СФР. Если работник не пришёл, ответственность за задержку снимает только уведомление, отправленное в тот же день. Дату увольнения по инициативе работодателя сверяют повторно в последний день, доверенность уходящего сотрудника отзывают раньше сертификата, а приказ об увольнении и бумажная книжка остаются на бумаге даже при КЭДО.

В Добыто заявления, уведомления и остальные электронные кадровые документы уходящего сотрудника проходят со статусами подписания и технической фиксацией даты подачи, поэтому к последнему дню у кадровой службы на бумаге остаётся только то, что закон выводит из КЭДО.

Частые вопросы об увольнении и трудовой книжке

Когда выдавать трудовую книжку, если работник уходит в отпуск с последующим увольнением?

Датой увольнения в этом случае считается последний день отпуска: её указывают в приказе и в записи в трудовой книжке. Книжку, окончательный расчёт и остальные документы по разъяснениям Роструда и Минтруда выдают в последний рабочий день перед отпуском. Отпуск с последующим увольнением предоставляется по письменному заявлению работника и не предоставляется при увольнении за виновные действия (статья 127 ТК РФ).

Кто подписывает запись об увольнении, если руководителя нет на месте?

Пункт 36 Порядка № 320н допускает подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Такое лицо назначается приказом работодателя и ведёт, хранит, учитывает и выдаёт книжки (пункт 42). Если приказ о назначении ответственного издан заранее, присутствие руководителя в последний день не нужно; печать ставят при её наличии, организация без печати заверяет запись подписью.

Что делать с записью, если суд изменил формулировку или дату увольнения?

Работодатель издаёт приказ во исполнение решения суда: отменяет прежний приказ с новой датой или основанием либо вносит в него изменения со ссылкой на решение. С новым приказом работника знакомят под подпись, при отказе составляют акт. В трудовую книжку вносят запись «Запись за номером … недействительна» и правильную формулировку, если книжка у работодателя или работник принёс её для исправления. По письменному заявлению работник вправе получить дубликат без недействительной записи.

Как быть с трудовой книжкой при увольнении за прогул, если работник не выходит на связь?

Часть 6 статьи 84.1 ТК РФ освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи книжки, когда последний день работы не совпадает с днём оформления прекращения трудовых отношений при увольнении за прогул по подпункту «а» пункта 6 части первой статьи 81. То же правило действует при увольнении по пункту 4 части первой статьи 83 и при увольнении женщины, срочный договор с которой продлевался до окончания беременности или отпуска по беременности и родам. Уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на отправку почтой направляют в день издания приказа: без согласия отправить книжку по почте нельзя.

Работник потерял трудовую книжку незадолго до увольнения: что делать?

Он обязан сразу заявить об утрате работодателю, у которого внесена последняя запись, и дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня заявления (пункт 27 Порядка № 320н). В дубликат вносят общий стаж до поступления к этому работодателю суммарно, в годах, месяцах и днях, по подтверждающим документам, затем периоды работы по отдельности и сведения о работе и награждениях по последнему месту. В правом верхнем углу первой страницы делают надпись «Дубликат».

Как внести в трудовую книжку работу по совместительству при увольнении?

По желанию работника запись о совместительстве вносит работодатель по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (пункт 11 Порядка № 320н). Записи о приёме, переводе и увольнении совместителя можно вносить в хронологическом порядке или блоком, одновременно о приёме и увольнении, после увольнения из каждой организации. Если работник уже нигде не работает, за внесением записи он вправе обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству.