Запись о работнике в трудовой книжке какие сведения обязательны

Запись о работнике в трудовой книжке состоит из двух частей: титульного листа с фамилией, именем, отчеством, датой рождения, образованием и профессией и записей раздела «Сведения о работе», где каждое кадровое событие занимает 4 графы — номер, дата, суть события, реквизиты приказа. Порядок задаёт приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н: приём, перевод, квалификацию и награждение записывают не позднее 5 рабочих дней после приказа, увольнение — в день увольнения, причину — формулировкой ТК РФ со ссылкой на статью, часть и пункт. Взыскания, кроме увольнения, в книжку не вносят. Бумажную книжку ведут тем, кто работал до 2021 года и не выбрал электронный формат; на человека, впервые устроившегося после 31.12.2020, её не оформляют, и сведения о его работе уходят только в СФР в составе ЕФС-1.

Ниже разобраны поля титульного листа и документы-основания для них, формулировки для приёма, перевода, совместительства и увольнения, порядок признания ошибочной записи недействительной и случаи, когда вместо исправления оформляют дубликат. Отдельно показано, какие сроки ЕФС-1 идут параллельно с записью и почему исправление на бумаге не заменяет корректировку в СФР. Во второй половине статьи — штрафы по статье 5.27 КоАП, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Кому работодатель ведёт бумажную трудовую книжку в 2026 году

Статья 66 ТК РФ обязывает вести трудовую книжку, когда одновременно выполнены условия: работодатель — организация или индивидуальный предприниматель, сотрудник проработал у него свыше 5 дней, и эта работа для него основная. Работодатель — физическое лицо без статуса ИП записи в трудовые книжки не вносит. Для неосновной работы исключение одно: запись о совместительстве вправе внести работодатель-совместитель, если сотрудник в этот момент нигде не работает (пункт 11 Порядка 320н).

Второй фильтр — выбор, который сотрудник сделал по закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ. До 31.12.2020 включительно каждый работник подавал заявление о продолжении ведения бумажной книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Кто не подал ни одного заявления, сохраняет бумажную книжку, и это право переходит с ним к следующим работодателям: перевести такого сотрудника на электронный формат без его заявления нельзя. Обратного пути нет: работник, который выбрал электронные сведения, вернуться к бумажной книжке не может (часть 3 статьи 2 закона 439-ФЗ).

На лиц, впервые поступивших на работу после 31.12.2020, трудовые книжки не оформляются (часть 8 статьи 2 закона 439-ФЗ). Роструд повторяет эту норму в разъяснении на портале Онлайнинспекция.рф: сведения о трудовой деятельности таких работников формируются только в электронном виде.

Что работодатель ведёт по каждой категории сотрудников и исполнителей:

Выбор сотрудника включается в сведения о трудовой деятельности, поэтому его видно в выписке СТД-Р с прошлого места работы и в выписке СТД-СФР. Сверьте эти данные с предъявленной книжкой до первой записи: если в сведениях отражено заявление по статье 66.1 ТК РФ, бумажную книжку на этого человека не ведут.

При заключении трудового договора кандидат предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Отказать в приёме из-за того, что книжки нет, нельзя: если она утрачена или повреждена, работодатель по письменному заявлению кандидата с указанием причины оформляет новую (часть 5 статьи 65 ТК РФ), кроме случаев, когда книжка на этого человека не ведётся.

Полезно знать: трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности при приёме не предъявляет тот, кто устраивается на работу впервые или оформляется по совместительству.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, HR-эксперт, более 13 лет в найме персонала: «Требовать при приёме можно только документы, которые предусмотрены законом, указом Президента или постановлением Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании в этот список не входят. Когда служба безопасности просит у кандидата справку о доходах с прошлого места или характеристику, законного основания для этого нет, и отказать в приёме из-за отказа кандидата их принести нельзя. Сверьте свой перечень документов для приёма с этими тремя источниками.»

Какие сведения обязательны: титульный лист и раздел «Сведения о работе»

Перечень того, что попадает в книжку, закрытый: сведения о работнике, выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении с основанием прекращения трудового договора и награждении за успехи в работе (пункт 4 Порядка 320н). Сведения о работнике стоят на титульном листе, остальное — в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Титульный лист: поля и документы-основания

Форма из приложения 1 к приказу 320н содержит на титульном листе фамилию, имя, отчество (при наличии), дату рождения, образование, профессию и специальность, дату заполнения, подпись владельца книжки, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и место для печати (при наличии). Правила заполнения этих полей Порядок даёт в пункте 28, в главе о дубликате. Отдельных правил для титульного листа новой книжки в документе нет, а вкладыш по пункту 32 оформляется в том же порядке, что и сама книжка:

• фамилия, имя и отчество (при наличии) пишутся полностью, без сокращений и без замены имени и отчества инициалами;
• дата рождения — полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• образование (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее) — только по документам об образовании: аттестату, удостоверению, диплому;
• профессия и (или) специальность — по документам об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний либо по другим надлежаще оформленным документам;
• после даты заполнения работник своей подписью заверяет правильность сведений, затем титульный лист подписывает ответственное лицо и ставится печать организации или кадровой службы, если печать есть.

В 2026 году титульный лист заполняют в трёх ситуациях: при выдаче дубликата, при оформлении новой книжки взамен утраченной или повреждённой у сотрудника, который сохранил бумажный формат, и при оформлении вкладыша, когда в книжке заполнены все страницы одного из разделов. О вкладыше на титульном листе книжки ставят штамп «Выдан вкладыш» с его серией и номером; если места нет, запись делают на титульном листе первого вкладыша (пункт 33). Вкладыш без книжки недействителен.

Смену фамилии, имени, отчества или даты рождения оформляют на титульном листе: прежние данные зачёркивают одной чертой и записывают новые. Основание — паспорт, свидетельство о браке, о расторжении брака, о перемене имени или другой документ; ссылку на его номер, дату и выдавший орган делают на внутренней стороне обложки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью, если она есть (пункт 7). Новое образование, профессию или специальность дописывают без зачёркивания прежних записей (пункт 8).

Раздел «Сведения о работе»: как устроена запись

Каждая запись о работе занимает 4 графы. В графе 3 заголовком пишут полное наименование организации и сокращённое, если оно есть. Под заголовком в графе 1 ставят порядковый номер, в графе 2 — дату, в графе 3 — суть события, в графе 4 — наименование, дату и номер приказа или иного решения работодателя. Даты во всех разделах пишут арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным (пункт 3).

В записи о приёме указывают структурное подразделение, если условие о работе в нём включено в трудовой договор, а также должность (работу), специальность, профессию с квалификацией (пункт 10). Порядок рекомендует писать аккуратно, свето- и водостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений, а сокращения «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» и «пер.» вместо «переведён» прямо не допускает. Записи можно сделать полностью или частично техническими средствами или оттиском штампа.

Срок — не позднее 5 рабочих дней после приказа, об увольнении — в день увольнения, и текст записи должен точно соответствовать приказу (пункт 9). В сервисе Добыто приказ о приёме подписывается в КЭДО электронной подписью, а в графу 4 бумажной книжки кадровик переносит его дату и номер: Порядок требует реквизиты документа-основания и форму приказа не ограничивает.

Что пишут в графах 3 и 4 по каждому кадровому событию и в какой срок:

В каждой строке графа 4 ссылается на документ работодателя, и без приказа или иного решения запись не делается. Перед записью сверьте формулировку графы 3 с текстом приказа: пункт 9 требует точного соответствия, а в разделе «Сведения о работе» неточную запись потом нельзя зачеркнуть, только признать недействительной.

Совместительство и дистанционная работа

Запись о совместительстве вносит работодатель по основному месту работы, только по желанию сотрудника и на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Её делают и тогда, когда совместительство было до трудоустройства на основное место (пункт 11). Основанием могут служить и сведения о трудовой деятельности: статья 66.1 ТК РФ прямо допускает их использование для внесения записей в книжку. Дистанционному работнику записи вносят по его желанию, если он передал книжку работодателю, в том числе заказным письмом с уведомлением (пункт 2).

Важный нюанс из практики: при приёме внешнего совместителя на вредные или опасные работы работодатель запрашивает справку с основного места работы. Работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя, и выяснять условия на основном месте обязан тот, кто принимает совместителя. Если человек без такой справки отработал два года в двойной вредности, отвечает за это работодатель, а не работник.

Что в трудовую книжку не вносят

• Дисциплинарные взыскания — замечание и выговор. Исключение — увольнение как дисциплинарное взыскание (пункт 5).
• Временный перевод: в книжку попадает только перевод на другую постоянную работу, а временный отражают, когда его признали постоянным.
• Работу по договору ГПХ и услуги самозанятого: трудовых отношений нет, книжка на исполнителя не ведётся.
• Работу, которая длилась 5 дней и меньше, и неосновную работу без желания сотрудника.
• Любые записи работодателя — физического лица без статуса ИП.

Как внести запись о приёме в трудовую книжку: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, что книжка на сотрудника ведётся: работа для него основная, в сведениях о трудовой деятельности нет заявления по статье 66.1 ТК РФ, а на работу он впервые поступил до 2021 года.
2. Шаг 2. Издайте приказ о приёме: запись делается только на его основании и повторяет его текст.
3. Шаг 3. Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, подайте в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием «Приём».
4. Шаг 4. В графе 3 раздела «Сведения о работе» напишите заголовком полное и сокращённое наименование организации.
5. Шаг 5. В графе 1 поставьте следующий порядковый номер, в графе 2 — дату приёма: число и месяц двузначными, год четырёхзначным.
6. Шаг 6. В графе 3 запишите подразделение (если оно указано в трудовом договоре), должность, специальность или профессию с квалификацией, без сокращений.
7. Шаг 7. В графе 4 укажите наименование, дату и номер приказа о приёме.
8. Шаг 8. Уложитесь в 5 рабочих дней с даты приказа и отразите принятую книжку в книге учёта движения трудовых книжек.

Запись об увольнении и выдача трудовой книжки

Причину увольнения записывают в точном соответствии с формулировкой ТК РФ или иного федерального закона: в графе 1 — номер, в графе 2 — дата увольнения, в графе 3 — причина, в графе 4 — приказ с датой и номером (пункт 15). Датой увольнения считается последний день работы, если федеральный закон, трудовой договор или соглашение сторон не устанавливают иное (пункт 16). Ссылка на норму зависит от основания:

• по основаниям части первой статьи 77 ТК РФ, кроме пунктов 4 и 10, — на соответствующий пункт части первой статьи 77;
• по инициативе работника, когда с основанием связаны льготы и преимущества, — с указанием этих оснований;
• по инициативе работодателя — на подпункт или пункт части первой статьи 81 ТК РФ либо на иное основание, предусмотренное законодательством;
• по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, — на пункт части первой статьи 83 ТК РФ;
• по другим основаниям — на статью, часть и пункт ТК РФ или иного федерального закона.

При переводе к другому работодателю в графе 3 указывают, по просьбе работника или с его согласия идёт перевод, и наименование организации или ИП, куда он переводится; новый работодатель пишет, что работник принят в порядке перевода (пункт 21). При переходе на выборную работу запись звучит так: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (пункт 22).

В день увольнения записи, внесённые за время работы у этого работодателя, заверяют подписью работодателя или ответственного лица и печатью (при наличии), и книжку с записью об увольнении выдают работнику (пункт 36). Если работника нет или он отказывается получить книжку, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за ней или дать согласие на отправку почтой; отправить книжку почтой без согласия нельзя. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи (пункт 37 Порядка, часть 6 статьи 84.1 ТК РФ). Расписка работника о получении книжки подтверждает дату выдачи, если вопрос о задержке дойдёт до ГИТ или суда.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кейс из практики: работник уволился по заявлению, поданному через систему КЭДО, а затем оспорил увольнение. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 ему отказал: у работодателя были Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок создания личного кабинета. Апелляция жалобу отклонила, но Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) судебные акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодателю следовало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система самого работодателя.

Когда увольнение признают незаконным и работника восстанавливают, запись об увольнении в книжке признаётся недействительной, а по письменному заявлению работник получает дубликат без неё (пункты 12 и 30 Порядка 320н).

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Доказать, что заявление об увольнении сформировано в системе от имени работника, для спора недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте такой порядок не описан, спор проигрывается и при технически исправной подписи, поэтому проверьте этот раздел Положения о КЭДО до того, как через систему пойдут заявления об увольнении.»

Мы в Добыто разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней: совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно.

Как исправить ошибку в трудовой книжке и когда нужен дубликат

Способ исправления зависит от раздела. На титульном листе прежние данные зачёркивают одной чертой (пункт 7), а в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивать неточные, неправильные или признанные недействительными записи запрещено (пункт 12). Ошибочную запись признают недействительной и следующей по порядку строкой вносят верную.

Признание записи недействительной: образец

В графе 1 ставят новый порядковый номер: номер ошибочной записи не повторяют. В графе 2 указывают дату внесения исправления, в графе 3 пишут «Запись № … недействительна» и следом верную формулировку, в графе 4 повторяют реквизиты того же приказа — новый приказ для исправления не издают. По тому же правилу признают недействительной запись об увольнении или переводе, если их незаконность установил сам работодатель, контрольно-надзорный орган, орган по рассмотрению трудовых споров или суд (пункт 12).

Кто исправляет запись и когда оформляют дубликат

Исправляет работодатель, который внёс неправильную запись; при его реорганизации — правопреемник. Чужую ошибку новый работодатель исправляет, только если организация, допустившая её, ликвидирована или ИП прекратил деятельность: тогда исправление вносит работодатель по новому месту работы или по месту последней записи на основании соответствующего документа (пункт 30).

Дубликат выдают в трёх случаях. Первый — запись об увольнении или переводе признана недействительной: по письменному заявлению работника в дубликат переносят все записи, кроме недействительной. Второй — книжка утрачена: работник немедленно сообщает об этом работодателю по месту, где внесена последняя запись, и получает дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления (пункт 27). Третий — книжка пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана (пункт 31). В правом верхнем углу первой страницы дубликата пишут «Дубликат», на титульном листе прежней книжки — «Взамен выдан дубликат» с серией и номером.

Верные данные в СФР тоже не освобождают от исправления бумажной книжки: она остаётся самостоятельным документом, и ошибку в ней исправляют по пункту 12 независимо от того, как сведения отражены на лицевом счёте работника.

Образцы кадровых документов для записей в трудовой книжке и их учёта

Первым откройте образец исправления записи, остальные документы закрывают приём, учёт и выдачу книжки и выписку сведений о трудовой деятельности.

Сведения о трудовой деятельности в СФР: что подать параллельно с записью

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель по статье 66.1 ТК РФ формирует на каждого работника и передаёт на хранение в информационные ресурсы Социального фонда России. В них входят данные о работнике, месте работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, увольнении с основанием и причиной прекращения трудового договора. Их подают и за тех, чья бумажная книжка продолжает вестись: одно не заменяет другое.

Сроки подраздела 1.1 ЕФС-1 короче, чем 5 рабочих дней на бумажную запись:

• приём и увольнение — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа;
• перевод — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа;
• заключение и прекращение договора ГПХ — не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора.

Спорные ситуации — продление срочного договора, изменение наименования должности, перевод с дистанционной работы на стационарное место, выбор между кодами «ДИСТ» и «НЕПН» — СФР разбирает в ответах по подразделу 1.1 формы ЕФС-1. Там же видна разница с бумажной книжкой: включать в электронные сведения периоды учёбы и службы в Вооружённых Силах законодательство не предусматривает, а смена наименования должности или подразделения подаётся как мероприятие «Перевод».

Работник, на которого бумажная книжка не ведётся, получает у работодателя сведения за период работы у него по форме СТД-Р: по заявлению — не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора, на бумаге или электронным документом с УКЭП, если она есть у работодателя. Полную выписку СТД-СФР выдают МФЦ, СФР и портал Госуслуг. Если в сведениях неверная или неполная информация, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить их и снова передать в СФР (статья 66.1 ТК РФ).

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в методичке или записи вебинара по кадрам сведения о приёме отправляют по форме СЗВ-ТД, это индикатор: материал устарел как минимум в одной детали, и проверять в нём надо всё. Мы не берём из таких источников сроки, названия форм и реквизиты, только логику и перечни, которые меняются реже. Сроки подачи и формы сверяйте с действующей редакцией норм.»

Где хранится трудовая книжка и как по ней подтверждают стаж

Пока сотрудник работает, книжка хранится у работодателя. Ведение, хранение, учёт и выдачу поручают уполномоченному лицу, которого назначают приказом (пункт 42). Работодатель ведёт книгу учёта бланков трудовой книжки и вкладыша и книгу учёта движения трудовых книжек; их формы он разрабатывает сам, а книги нумерует, прошнуровывает и заверяет подписью руководителя и печатью, если она есть (пункт 40). Бланки хранятся как документы строгой отчётности и выдаются ответственному лицу по его заявке (пункт 41).

На руки книжку выдают по письменному заявлению для обязательного социального страхования — не позднее 3 рабочих дней (пункт 34), при заявлении о переходе на сведения по статье 66.1 ТК РФ — в тот же срок и с записью о поданном заявлении (пункт 35) и в день увольнения. Книжку, полученную для социального страхования, работник возвращает не позднее 3 рабочих дней после того, как получил её обратно в органе, осуществляющем страхование (статья 62 ТК РФ).

Для тех, кто её сохранил, бумажная книжка остаётся основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже (статья 66 ТК РФ). Электронные сведения формируются с 2020 года и в общем случае содержат данные начиная с 1 января 2020 года, поэтому более ранние периоды подтверждает бумажная книжка, и после перехода на электронный формат её сохраняют для подтверждения стажа и оформления пенсии. Когда книжку восстанавливают дубликатом, общий стаж до поступления к работодателю записывают суммарно — количеством лет, месяцев и дней, а затем по отдельным периодам на основании подтверждающих документов (пункт 29). Какие периоды уже учтены в электронных сведениях, работник проверяет по выписке СТД-СФР на Госуслугах.

КЭДО и бумажная трудовая книжка: что остаётся на бумаге

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ об электронном документообороте не применяются к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказу об увольнении и документам об инструктажах по охране труда. Бумажная книжка в КЭДО не переходит: записи в неё вносят вручную, техническими средствами или штампом по Порядку 320н, а сведения о трудовой деятельности уходят в СФР отдельным каналом, в составе ЕФС-1.

В электронный вид переводят трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия. В Добыто электронный маршрут настраивается в границах статей 22.1-22.3 ТК РФ: приказы о приёме и переводе, на основании которых делают записи, подписываются электронно, а трудовая книжка и приказ об увольнении в маршрут не входят. Перед развёртыванием на всю компанию мы закладываем пилотную группу: суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не его подпись в журнале ознакомления.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Переход на электронные документы не значит, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, когда только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Ответственность работодателя за нарушения при ведении трудовых книжек

Нарушения порядка ведения и выдачи книжки, в том числе невыдачу в день увольнения, квалифицируют по части 1 статьи 5.27 КоАП: предупреждение либо штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для организации. Сверх штрафа по статье 234 ТК РФ работодатель возмещает неполученный заработок за всё время, пока работник не мог трудоустроиться из-за задержки выдачи книжки или сведений о трудовой деятельности либо из-за неправильной формулировки причины увольнения.

За опоздание с подразделом 1.1 ЕФС-1 СФР штрафует страхователя на 500 рублей за каждого работника, по которому сведения не поданы в срок (статья 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ): при 70 работниках это 35 000 рублей. Если оплатить штраф в течение 10 календарных дней со дня получения требования СФР, платится половина суммы.

Лишняя запись тоже нарушение. По позиции Роструда запись о приёме и увольнении сотрудника, который проработал 1 день, нарушает трудовое законодательство и может повлечь административную ответственность. Чтобы не пропустить ни один срок, ставьте в календарь кадровой службы по каждому приказу о приёме и увольнении две даты: следующий рабочий день для ЕФС-1 и 5 рабочих дней для записи о приёме, а запись об увольнении делайте в день увольнения.

Стоимость КЭДО на 2026 год: тарифы для кадровой службы

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С.

Итоговая сумма складывается из ставки за сотрудника в месяц и численности, а на тарифе «Бизнес» не опускается ниже минимальной оплаты. Состав каждого тарифа и переход между ними с пропорциональным пересчётом разницы за оставшийся период описаны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Состав записи о работнике задан закрытым перечнем: данные о самом работнике на титульном листе по паспорту и документам об образовании, приём, постоянные переводы, квалификация, награждения и увольнение с точной формулировкой закона, и у каждой записи есть приказ-основание. Бумажную книжку ведут только тем, кто её сохранил, а электронные сведения в СФР подают на всех работников и в более короткие сроки. Ошибку в разделе о работе не зачёркивают, а признают недействительной, и бумажное исправление не отменяет корректировку ЕФС-1.

Приказы, заявления и договоры, на которых держатся записи в книжке, Добыто переводит в электронный вид в границах статей 22.1-22.3 ТК РФ, с подписями сотрудников в составе тарифа и синхронизацией с 1С:ЗУП, а бумажная книжка остаётся у кадровой службы по Порядку 320н.

Частые вопросы о записях в трудовой книжке

Нужно ли знакомить работника с каждой записью под роспись?

Нет. Порядок, действующий с 1 сентября 2021 года, не требует знакомить сотрудника под роспись в личной карточке с каждой записью и заверять подписью увольняемого все записи за время работы. При увольнении записи заверяет работодатель или ответственное лицо своей подписью и печатью, если она есть (пункт 36 Порядка 320н). Подпись самого работника в книжке предусмотрена на титульном листе: ею он подтверждает правильность сведений о себе.

Можно ли передать копию трудовой книжки банку или контрагенту?

Только с письменного согласия работника. Сведения из трудовой книжки — персональные данные, и передавать их третьей стороне без согласия нельзя, кроме случаев угрозы жизни и здоровью работника и других случаев, прямо предусмотренных законом (письмо Роструда от 01.08.2024 № ПГ/14294-6-1). Сам работник получает заверенные копии документов, связанных с работой, и выписку из трудовой книжки по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ).

Отменят ли бумажные трудовые книжки с 1 сентября 2027 года?

Изменений в ТК РФ об отмене бумажных книжек не вносилось. 1 сентября 2027 года заканчивается срок действия приказа Минтруда № 320н, то есть порядка ведения и хранения, а не самих книжек: этот срок могут продлить или утвердить новый порядок. Сотрудники, сохранившие бумажный формат, продолжают его использовать, пока сами не подадут заявление по статье 66.1 ТК РФ.

Что делать с трудовой книжкой, которую уволенный работник не забрал?

Книжки и дубликаты, не полученные при увольнении, работодатель хранит до востребования по главе IV закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (пункт 43 Порядка 320н). Если бывший работник письменно обратится за книжкой, её выдают не позднее 3 рабочих дней со дня обращения (статья 84.1 ТК РФ).

Кому выдать трудовую книжку умершего работника?

После записи о прекращении трудового договора книжку выдают члену семьи, предъявившему свидетельство о смерти, под расписку, либо отправляют почтой по письменному заявлению одного из родственников (пункт 38 Порядка 320н). Если ближайшие родственники книжку не получили, она хранится у работодателя до востребования так же, как книжка уволенного работника (пункт 43).

На каком языке ведут трудовую книжку в республиках?

Книжки ведут на государственном языке Российской Федерации. В республике, установившей свой государственный язык, книжку можно оформлять наряду с ним и на языке республики (пункт 6 Порядка 320н). При увольнении в такой книжке заверяют подписью и печатью оба текста (пункт 36).

Кто платит за испорченный бланк трудовой книжки?

Если бланк книжки или вкладыша заполнен неправильно или испорчен не по вине работника, его стоимость оплачивает работодатель (пункт 45 Порядка 320н). Испорченный при заполнении бланк уничтожают с составлением акта, а ответственный за ведение книжек по окончании каждого месяца отчитывается перед бухгалтерией о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные книжки и вкладыши (пункт 41).