Трудовой договор — единственный документ, который создаёт трудовые отношения между организацией и человеком: приказ о приёме их только фиксирует, и с 22 ноября 2021 года издавать его вообще не обязательно. Форма письменная, два экземпляра, оба подписывают стороны, один остаётся у работника. Если человека допустили к работе без договора, отношения всё равно считаются возникшими, и на письменное оформление у работодателя есть три рабочих дня со дня фактического допуска. Главное различие, от которого зависит весь комплект документов: договор на неопределённый срок заключается по умолчанию, срочный — только при основании из закрытого перечня статьи 59 ТК РФ, и тогда в тексте обязательны и срок, и причина срочности.
Разберём обязательные условия статьи 57 и формулировки, которые инспектор читает как нарушение: оклад «согласно штатному расписанию», должность вне штатки, дата начала работы «с момента подписания». Покажем закрытый перечень документов при приёме и три источника, которые вправе его расширить. Отдельно — испытание, изменение условий через дополнительное соглашение и основания прекращения по статье 77. Во второй половине статьи: таблица оснований для срочного договора, пошаговое оформление приёма, порядок перевода договоров в электронный вид, штрафы по статье 5.27 КоАП и тарифы на 2026 год.
Соберите проект трудового договора прямо здесь: конструктор подставит реквизиты сторон и разделы про испытание, оплату, рабочее время и отпуск, и отдаст готовый файл .docx.
Что создаёт трудовые отношения: договор, допуск и приказ
Отношения возникают из трудового договора, а при фактическом допуске к работе с ведома или по поручению работодателя — из самого допуска. Статья 67 ТК РФ формулирует это прямо: договор, не оформленный письменно, считается заключённым, если работник приступил к работе. Отсюда практическое следствие, неприятное для компаний, которые «сначала посмотрят на человека, а через неделю оформят»: обязанность уже возникла, срок пошёл, и оформить письменный договор нужно не позднее трёх рабочих дней со дня допуска.
Приказ о приёме с 22 ноября 2021 года перестал быть обязательным. Статья 68 ТК РФ в действующей редакции говорит, что приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издать вправе. Большинство организаций приказ сохраняет, потому что на него завязаны учётные системы, воинский учёт и нумерация кадровых документов, но отсутствие приказа само по себе нарушением не является. Нарушением является отсутствие договора.
Сведения о приёме подаются в Социальный фонд России по форме ЕФС-1, подраздел 1.1, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме либо заключения трудового договора. Это единственный срок в процедуре, который считается в рабочих днях от документа, а не от даты выхода человека на работу.
Важный нюанс из практики: дата начала работы и дата заключения договора совпадают не всегда. Договор можно подписать раньше, а работать человек начнёт с указанной в нём даты. Если работник не приступил в день начала работы, работодатель вправе аннулировать договор, и аннулированный договор считается незаключённым.
Образцы кадровых документов для оформления и изменения трудового договора
Комплект закрывает полный цикл от приёма до изменения условий; начните с формы трудового договора по основному месту работы, остальное подстраивается под неё.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 | Скачать |
Форма трудового договора: бумага, электронный документ и электронный образ
Письменная форма и два экземпляра — требование статьи 67 ТК РФ. Получение своего экземпляра работник подтверждает подписью на экземпляре работодателя. Подписи на каждой странице закон не требует, но практика разумная: она снимает возможность подмены листа, а сшивка с печатью сохраняется не всегда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: если бумажный договор на нескольких листах, собирайте подписи сторон на каждой странице. При споре о содержании договора подписанная каждая страница закрывает вопрос сразу, без экспертизы сшивки.
Электронный документ и электронный образ — разные вещи с разными требованиями к подписи. Пленум Верховного Суда РФ разграничил эти понятия в постановлении от 26.12.2017 № 57: электронный образ — это копия того, что изготовлено на бумаге, электронный документ — то, что изначально создано в электронной форме. Скан подписанного от руки договора и файл с криптографической подписью живут по разным правилам.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в любом споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Посмотрите на свой файл: если внутри есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ, и требования к подписи у него другие. Распечатка электронного договора тоже остаётся копией, а не оригиналом: чтобы она что-то значила, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией с отметкой о верности копии.»
Вид подписи для трудового договора закон задаёт жёстко. По статье 22.3 ТК РФ при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений работодатель использует усиленную квалифицированную подпись, а работник — усиленную квалифицированную либо усиленную неквалифицированную. Простая электронная подпись для трудового договора не подходит, хотя для заявлений и ознакомления с ЛНА она допустима. Логика «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и мы можем» в кадровых документах не работает: там действует 63-ФЗ и гражданское законодательство, здесь — статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов.
Отдельно про равнозначность. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, ничего дополнительно оформлять не нужно. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при соглашении между участниками обмена. Это теряют чаще всего: компания выдала работникам неквалифицированные подписи, подписала ими документы и не заключила соглашение об их использовании. В практике Добыто именно соглашение об использовании ПЭП и УНЭП оказывается самым частым пробелом в комплекте при первичном аудите.
Требования к содержанию договора и порядок его оформления удобно сверять по разъяснениям государственной инспекции труда о трудовом договоре: там перечислены реквизиты, которые инспектор проверяет в первую очередь, включая место и дату заключения.
Обязательные условия статьи 57 и места, где их теряют
Статья 57 ТК РФ делит содержание на две части: сведения о сторонах и условия договора. Сведения — это ФИО работника, наименование работодателя, данные документа, удостоверяющего личность, ИНН работодателя, сведения о представителе работодателя и основании его полномочий, место и дата заключения. Условия — то, о чём стороны договариваются.
| Обязательное условие | Что должно быть в тексте | Где теряется |
|---|---|---|
| Место работы | Наименование организации и населённый пункт; для обособленного подразделения в другой местности — его наименование и местность | Формулировка без указания населённого пункта |
| Трудовая функция | Должность по штатному расписанию, профессия, специальность с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работы | Должность, которой нет в штатном расписании, или наименование по отменённому классификатору |
| Дата начала работы | Конкретная календарная дата; для срочного договора дополнительно срок действия и основание срочности | Формулировка «с момента подписания» вместо даты |
| Условия оплаты труда | Размер тарифной ставки или оклада цифрой, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты | Отсылка «оклад согласно штатному расписанию» без суммы |
| Режим рабочего времени и времени отдыха | Указывается, если для этого работника режим отличается от общих правил работодателя | Пропуск условия при неполном рабочем времени, сменном или гибком графике |
| Условия труда на рабочем месте | Класс и подкласс по результатам специальной оценки условий труда | Пустая строка на местах, где спецоценка ещё не проведена |
| Гарантии и компенсации за работу во вредных или опасных условиях | Конкретные гарантии с характеристикой условий труда на рабочем месте | Общая ссылка на ЛНА без перечисления гарантий |
| Характер работы | Подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы | Не указывается у водителей, монтажников и торговых представителей |
Пропуск обязательного условия не делает договор незаключённым: часть 3 статьи 57 ТК РФ прямо запрещает такое толкование. Недостающие сведения вносятся прямо в текст договора, недостающие условия оформляются приложением или отдельным соглашением сторон. Инспектора это от штрафа не спасает, но спасает от признания отношений неоформленными.
Два условия требуют сверки с внешними данными. Размер оплаты сверяется не с федеральным МРОТ, а с региональным: с 1 января 2026 года федеральный минимальный размер оплаты труда составляет 27 093 рубля в месяц, в Москве на 2026 год — 32 916 рублей. Наименование должности с 1 января 2026 года сверяется с новым классификатором ОК 016-2025, введённым приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Если наименование или код должности изменились, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, а затем дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровой программы.
Срок трудового договора: когда срочный договор законен
По статье 58 ТК РФ договор заключается на неопределённый срок либо на срок не более пяти лет. Если срок в тексте не оговорён, договор считается заключённым на неопределённый срок. Если срок истёк, но ни одна сторона не потребовала расторжения и работник продолжает работать, условие о срочном характере утрачивает силу, и договор становится бессрочным.
Перечень оснований в статье 59 закрытый, и заключение срочного договора без достаточных к тому оснований запрещено законом. При споре суд смотрит не на формулировку в договоре, а на характер работы: если работа постоянная, срочность признают незаконной, а договор — заключённым на неопределённый срок. Минимальный срок законом не установлен.
Факт: с 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ поднял предельную численность, при которой субъект малого предпринимательства вправе заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон, с 35 до 70 человек.
Категорию субъекта малого предпринимательства проверяйте по единому реестру субъектов МСП на сайте налоговой службы, а не по памяти: от неё зависит и право на срочный договор по соглашению сторон, и возможность работать по типовой форме без части локальных актов. Микропредприятие — до 15 работников, малое предприятие — до 100, и путаница между этими порогами приводит к тому, что компания на 80 человек решает работать без локальных актов и получает нарушение по каждому из них. В таблице ниже собраны типовые ситуации, с которых начинается выбор формы договора.
| Ситуация в компании | Вид договора | Что критично в тексте |
|---|---|---|
| Постоянная должность из штатного расписания | На неопределённый срок | Срок не указывается вообще |
| Замещение работника, за которым сохраняется место работы | Срочный | Срок определяется выходом основного работника, а не календарной датой |
| Заведомо временная работа до двух месяцев | Срочный | Испытание не устанавливается вообще |
| Сезонные работы | Срочный | При сроке от двух до шести месяцев испытание не больше двух недель |
| Малое предприятие с численностью не более 70 работников | Срочный по соглашению сторон | Численность подтверждается выпиской из реестра МСП на дату заключения |
| Работа, выходящая за рамки обычной деятельности, или временное расширение производства | Срочный | Описание конкретной работы и срок не более пяти лет |
Из таблицы видно правило, которое экономит переоформление: в срочном договоре указываются и срок, и обстоятельство из статьи 59, ставшее основанием. Основание без срока и срок без основания одинаково уязвимы при проверке.
Испытание при приёме: сроки и запреты
Условие об испытании относится к дополнительным: его нет по умолчанию, оно появляется только по соглашению сторон и записывается в договор. Общий срок — до трёх месяцев, для руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера и его заместителей, руководителей филиалов и представительств — до шести месяцев. При договоре сроком от двух до шести месяцев испытание не превышает двух недель. Если человек фактически допущен к работе без договора, условие об испытании может быть оформлено только отдельным соглашением, подписанным до начала работы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: с 1 сентября 2026 года запрет на установление испытания расширен: он охватывает женщин с детьми в возрасте до трёх лет, тогда как раньше действовал для женщин с детьми до полутора лет.
Документы при приёме: закрытый перечень статьи 65
Обязательных для всех документов шесть: паспорт с отметкой о регистрации по месту пребывания, а при её отсутствии справка из МВД; трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности; СНИЛС; документы воинского учёта для военнообязанных и подлежащих призыву; документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний; медицинская книжка для работников образования, торговли, медицины и общественного питания. Трудовая книжка не требуется, если человек устраивается впервые или оформляется по совместительству.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Расширить перечень статьи 65 могут только три источника: федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Ни приказ министерства, ни письмо ведомства, ни внутренний регламент компании этого не делают. Типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя.»
Отдельный слой — документы для конкретных категорий. Справка об отсутствии судимости запрашивается там, где закон не допускает к работе лиц с непогашенной судимостью или подвергавшихся уголовному преследованию, в первую очередь в образовании. Для несовершеннолетних нужны согласие родителя или представителя и разрешение органа опеки. Для иностранного работника — патент или разрешение на работу, для постоянно проживающего — вид на жительство. Для высококвалифицированных специалистов, временно находящихся в России, — договор добровольного медицинского страхования.
Важный нюанс из практики: при приёме внешнего совместителя на вредное производство или опасные виды работ запрашивается справка с основного места работы. Смысл нормы в том, что нельзя работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству. Не спросили, взяли, человек отработал два года в двойной вредности — это ответственность работодателя, а не работника.
ИНН и свидетельства о рождении детей в перечень не входят. Требовать их нельзя: отсутствие ИНН не мешает подаче отчётности. Работник приносит эти документы по своей инициативе, и их место в бухгалтерии для налогового вычета, а не в личном деле.
Как оформить приём работника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите форму отношений: постоянная работа, совместительство или конкретная разовая задача. Выбор между трудовым договором и договором ГПХ определяется существом отношений, а не удобством оформления.
- Шаг 2. Проверьте соответствие кандидата требованиям должности: ограничения по здоровью, возрасту, квалификации и стажу, наличие должности в штатном расписании и её наименование по классификатору ОК 016-2025.
- Шаг 3. Соберите документы по статье 65 с учётом исключений по трудовой книжке и дополнительных требований для отдельных категорий.
- Шаг 4. Ознакомьте работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами, связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора. Ознакомление после подписания — уже нарушение статьи 68.
- Шаг 5. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах и получите подпись работника о получении своего экземпляра на экземпляре работодателя.
- Шаг 6. Издайте приказ о приёме, если он используется в вашем документообороте, и внесите сведения в трудовую книжку либо в электронные сведения о трудовой деятельности.
- Шаг 7. Подайте ЕФС-1 в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня и передайте сведения о военнообязанном в военкомат.
Изменение условий и прекращение договора по статье 77
Изменить условия договора можно только соглашением сторон в письменной форме — это статья 72 ТК РФ. Инструмент один: дополнительное соглашение. Приказ, служебная записка и устная договорённость условия договора не меняют.
Одностороннее изменение возможно по статье 74, когда прежние условия нельзя сохранить по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда. Трудовая функция при этом не меняется никогда. Работника нужно уведомить письменно не позднее чем за два месяца, а причины изложить в самом уведомлении. Если работник не согласен, работодатель обязан письменно предложить другую имеющуюся работу, и только при отсутствии такой работы или отказе от неё договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77.
Статья 77 — общий перечень оснований прекращения, и её пункты ставятся в приказе и в сведениях о трудовой деятельности. Основных оснований одиннадцать, и в повседневной работе встречаются пять: соглашение сторон, истечение срока договора, инициатива работника, инициатива работодателя, отказ от продолжения работы при изменении условий по статье 74. Формулировка основания и пункт статьи в приказе должны совпадать с тем, что попадёт в ЕФС-1 и в трудовую книжку: расхождение — самостоятельное нарушение, даже если увольнение по существу законно.
Копию трудового договора работник вправе получить в любой момент. По статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт копии документов, связанных с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня письменного заявления, бесплатно и заверенными надлежащим образом. Когда договор требуют в банке, консульстве или по месту второй работы, работнику достаточно подать заявление в кадровую службу.
Электронный трудовой договор: что проверяют суд и инспекция
Электронные кадровые документы признаются доказательствами, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. В споре доказываются четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли электронную подпись, получил ли электронный документ. Сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно: заявление работник подаёт электронно, приказ и ознакомление уходят на бумагу.
Перевод работника на КЭДО без его письменного согласия статья 22.2 ТК РФ не допускает. Согласие не требуется только от тех, кто принимается на работу после 31 декабря 2021 года и не имеет трудового стажа по состоянию на эту дату. Для всех остальных отсутствие согласия означает, что использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии именно с этим работником нельзя, а ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд в 2022 году работнику отказал: у работодателя было положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания. Апелляция жалобу отклонила. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл: подпись выдали ему в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек. Всё это зафиксировала собственная информационная система работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают, и отдельно посмотрите, описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании.»
Как работник подписывает трудовой договор с телефона
Сценарий подписания выглядит одинаково во всех системах, работающих через мобильное приложение: работник получает ссылку на пакет документов, открывает карточку трудового договора, подтверждает личность биометрией, подписывает и видит статус по всему пакету. Кадровику приходит уведомление о подписании, а в системе остаётся журнал действий с отметкой времени.
Журнал действий работает в обе стороны. Та же система, которая подтверждает отправку и доставку документа, покажет дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. На проектах Добыто мы сверяем журнал подписания до проверки и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт, а не после того, как спор начался.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическую способность человека работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: первые дни работы человека в системе — зона повышенного риска, и значимые действия в этот период стоит подтверждать вне системы.»
Когда электронная форма трудового договора не нужна
КЭДО не решает задачу в трёх случаях. Первый: в компании работают несколько человек, все в одном кабинете, и договоры подписываются раз в год. Трудозатраты на положение о КЭДО, согласия, выпуск подписей и обучение превысят выигрыш. Второй: кадровый учёт не приведён в порядок на бумаге. Электронная форма не исправляет договоры без обязательных условий и не создаёт штатное расписание, она переносит существующие дефекты в новый формат и делает их лучше документированными. Третий: значительная часть работников отказалась от перехода. Запретить отказ нельзя, а параллельный бумажный и электронный контур на одну и ту же группу документов увеличивает работу кадровой службы, а не сокращает её.
Цена ошибки в оформлении трудового договора
Уклонение от оформления трудового договора, его ненадлежащее оформление и подмена трудового договора гражданско-правовым — это часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ: должностным лицам от 10 000 до 20 000 рублей, индивидуальным предпринимателям от 5 000 до 10 000 рублей, организациям от 50 000 до 100 000 рублей. Повторное нарушение по части 5 той же статьи даёт дисквалификацию должностного лица на срок от одного года до трёх лет и штраф организации от 100 000 до 200 000 рублей. Прочие нарушения трудового законодательства идут по части 1 статьи 5.27: организации от 30 000 до 50 000 рублей либо предупреждение.
Считать нужно не только штраф. Штраф назначается за каждый эпизод, а не за проверку: тридцать договоров с одной и той же дефектной формулировкой об оплате труда — это тридцать оснований, а не одно. Дальше добавляются перерасчёты выплат, предписание с фиксированным сроком исполнения и повторная проверка исполнения предписания. В практике Добыто предписания по трудовым договорам чаще всего касаются не экзотики, а трёх позиций: отсылочной формулировки об оплате труда, отсутствия условий труда на рабочем месте и режима рабочего времени, не совпадающего с фактическим.
Отдельная статья расходов — хранение. Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет по более ранним документам. В КЭДО сроки те же самые: перевод в электронный вид их не сокращает, он меняет только носитель и стоимость поиска документа.
Стоимость перевода трудовых договоров в электронный вид
Стоимость определяется численностью сотрудников и набором функций: интеграция с 1С, электронный архив и кастомные шаблоны входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: всё из «Бизнеса», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Переход на другой тариф | пересчёт пропорционально оставшемуся периоду | в любое время |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес», а по тарифу «Старт» подключается до 25 сотрудников. Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а УКЭП для руководителя выпускается через удостоверяющие центры-партнёры.
Выводы
Отношения закрепляются договором, а не приказом: письменная форма, два экземпляра, обязательные условия статьи 57 и три рабочих дня на оформление, если человек уже допущен к работе. Срочность требует основания из закрытого перечня и указания срока в тексте, а изменение любого условия проходит через дополнительное соглашение либо через процедуру статьи 74 с уведомлением за два месяца. Электронная форма ничего из этого не отменяет: суд смотрит не на формат файла, а на процедуру, в которой он появился, и проигрывают на моменте выдачи подписи и на идентификации работника.
Мы в Добыто занимаемся именно этой частью работы: приводим комплект локальных актов и согласий в состояние, при котором электронный трудовой договор выдерживает проверку, и разводим по времени выдачу подписей и первые кадровые действия с ними. Перевод договоров в электронный вид имеет смысл тогда, когда бумажный учёт уже в порядке, а не вместо наведения порядка.
Частые вопросы
Работник приступил к работе, а договор подписать в три дня не успели. Что делать?
Оформлять письменный договор всё равно, как можно скорее. Отношения уже возникли по статье 67 ТК РФ с даты фактического допуска, и эту дату указывают в договоре как дату начала работы. Задним числом договор не датируют: дата заключения ставится фактическая, а расхождение между ней и датой начала работы объясняется самой конструкцией статьи 67. Просрочка остаётся нарушением по части 4 статьи 5.27 КоАП, но неоформленные отношения обходятся дороже: к штрафу добавляется спор о периоде работы и о размере оплаты.
Работник потерял свой экземпляр трудового договора. Выдавать дубликат?
Дубликат трудового договора закон не предусматривает. Работнику выдаётся заверенная копия по статье 62 ТК РФ: письменное заявление, три рабочих дня, бесплатно. Копия снимается с экземпляра работодателя и заверяется отметкой о верности копии. При электронном договоре работник выгружает файл вместе с подписью из личного кабинета самостоятельно.
Можно ли заключить срочный трудовой договор на один месяц?
Минимальный срок закон не устанавливает, поэтому договор на месяц возможен. Ограничение в другом: нужно основание из статьи 59 и запись этого основания в тексте. Договор сроком до двух месяцев имеет свою особенность — испытание при нём не устанавливается вообще, а не сокращается.
Нужно ли переподписывать трудовые договоры из-за классификатора ОК 016-2025?
Переподписывать весь договор не нужно, достаточно дополнительного соглашения, и только по тем должностям, у которых изменилось наименование или код. Порядок такой: сначала приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, затем дополнительные соглашения, затем обновление справочников в кадровой программе. Классификатор связан с ОКЗ, который используется для кода трудовой функции в ЕФС-1, поэтому расхождение вылезет при первой же подаче сведений.
Работник отказался переходить на КЭДО. Можно ли отказать ему в приёме или уволить?
Нет. Согласие на взаимодействие через КЭДО добровольное по статье 22.2 ТК РФ, отказ не является дисциплинарным проступком и не относится к основаниям статьи 77. С таким работником кадровые документы оформляются на бумаге, включая трудовой договор и дополнительные соглашения. Согласие не требуется только от принятых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату не было трудового стажа.
Договор подписали электронной подписью. Примет ли его суд как доказательство?
Электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ. Отказывают не из-за формата, а из-за дефектов процедуры: неверный вид подписи для конкретного документа, отсутствие соглашения об использовании ПЭП или УНЭП, неописанный порядок идентификации. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи.
Чем трудовой договор отличается от договора ГПХ по последствиям для организации?
Заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, прямо названо в части 4 статьи 5.27 КоАП: для организации это от 50 000 до 100 000 рублей. Дальше отношения переквалифицируются в трудовые со всеми последствиями — отпуск, больничные, гарантии при увольнении, доначисление взносов. Выбор между формами определяется существом отношений: подчинение правилам внутреннего распорядка, работа по должности, а не по результату, регулярная оплата за процесс.
