Ввод штатного расписания в действие происходит с даты, которую работодатель сам указывает в приказе об утверждении. Закон не устанавливает ни срок утверждения, ни обязательную дату начала действия. Дата ввода может совпадать с датой приказа или наступать позже, а при помесячном начислении зарплаты документ удобнее вводить с 1-го числа месяца. Вводить расписание раньше даты его утверждения Роструд считает недопустимым. От повода изменений зависит, какую дату можно поставить. Новую штатку или новую должность вводят с даты приказа. При сокращении или ухудшении условий труда новое расписание начинает действовать не раньше чем через 2 месяца после уведомления работников.
В статье есть таблица трёх дат документа и сценарии ввода: первая штатка ИП, годовое обновление, сокращение, изменение окладов, совмещение должностей. Разобраны порядок оформления приказа и формы Т-3 с учётом нового классификатора ОК 016-2025. Отдельно показываем, какие поля в 1С:ЗУП 3.1 задают дату начала действия и как подписать и хранить штатное расписание в КЭДО. Чек-лист перед подписанием приказа, образец Т-3, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Три даты штатного расписания: составление, утверждение, ввод в действие
У одного и того же штатного расписания обычно три даты, и они не обязаны совпадать. Составить документ можно заранее, утвердить позже, а ввести в действие с ещё более поздней даты. Ограничение по порядку дат одно: ввод не может предшествовать утверждению, потому что до подписания приказа у работодателя нет утверждённого документа, на который можно сослаться в трудовом договоре или кадровом приказе.
Ниже показано, где каждая дата фиксируется и на что она влияет.
| Дата | Где указывается | Что определяет |
|---|---|---|
| Дата составления | Поле «Дата составления» в шапке формы Т-3 или собственной формы | Момент подготовки проекта. Юридических последствий сама по себе не создаёт |
| Дата утверждения | Дата приказа (распоряжения) руководителя; реквизиты приказа переносятся в гриф «Утверждено приказом организации от … № …» | С этой даты документ существует как утверждённый. Раньше неё ввод невозможен |
| Дата ввода в действие | Текст приказа («ввести в действие с …») и графа периода действия в форме Т-3 | С неё действуют новые должности, численность и оклады. Равна дате утверждения или позже |
| Дата в 1С:ЗУП 3.1 | «Дата» и «Месяц» в документе «Утверждение штатного расписания»; «Дата изменений» в документе «Изменение штатного расписания» | «Месяц» и «Дата изменений» определяют, с какого момента позиции действуют в программе. «Дата» — это дата приказа, на учёт она не влияет |
Из таблицы видно, что юридическую и учётную дату начала действия задаёт одна формулировка приказа, а форма Т-3 и программа её только отражают. Если в приказе написано «ввести в действие с 01.01.2027», а в 1С стоит месяц «декабрь 2026», расхождение всплывёт в первом же кадровом приказе по новой должности.
Нормы о периодичности обновления штатного расписания нет: его меняют по мере необходимости, а не ежегодно по обязанности. Годовой пересмотр с 1 января — это договорённость внутри компании, удобная для бюджета фонда оплаты труда.
Внимание: если штатное расписание и приказ к нему ведутся без бумажного дубликата, файл должен быть в формате PDF/A-1 по приказу Минтруда № 578н. Документы в Word или Excel в КЭДО придётся дополнительно дублировать на бумаге.
С какой даты вводить штатное расписание в разных ситуациях
Срок ввода зависит от того, что именно меняется и затрагивает ли изменение условия трудовых договоров действующих работников. Если в документе только добавляется вакансия, ограничений почти нет. Если должность исключается или снижается оклад, дату ввода определяют сроки уведомления по Трудовому кодексу РФ.
| Ситуация | С какой даты вводить | Что сделать до ввода |
|---|---|---|
| Первое штатное расписание: новая компания, ИП нанимает первого работника | С даты приказа или позже, но до подписания первого трудового договора | Сверить наименования должностей, которые пойдут в трудовые договоры по статье 57 ТК РФ |
| Плановое обновление на год | Как правило, с 1-го числа месяца, чаще с 1 января | Проверить, не затронуты ли оклады и должности работающих сотрудников |
| Новая должность или дополнительная штатная единица | С даты приказа об изменении или позже | Ввести изменение до приёма работника на эту должность |
| Сокращение численности или штата | Не ранее чем через 2 месяца после утверждения, то есть после увольнения сокращаемых работников | Утвердить расписание до начала мероприятий, персонально предупредить работников по статье 180 ТК РФ |
| Снижение оклада, изменение условий по инициативе работодателя | Не ранее чем через 2 месяца после уведомления работника | Уведомить письменно по статье 74 ТК РФ с указанием причин |
| Повышение окладов | С даты, согласованной в дополнительных соглашениях, обычно с 1-го числа месяца | Подписать дополнительные соглашения к трудовым договорам |
| Совмещение должностей | Штатное расписание не меняется | Письменное согласие работника и соглашение о доплате по статьям 60.2 и 151 ТК РФ |
Из всех сценариев свободу выбора даты ограничивают только два: исключение должностей и ухудшение условий оплаты. В остальных случаях работодатель ставит любую дату, равную дате приказа или позже неё.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ввод нового расписания при сокращении штата
Порядок и сроки утверждения штатного расписания при сокращении закон не устанавливает, поэтому практика опирается на разъяснения Роструда. На вопрос работодателя, который уведомил работников 12 июля о сокращении с 16 сентября, Роструд в ответе на портале Онлайнинспекция.рф о сроках ввода штатного расписания при сокращении указал: расписание утверждается до начала мероприятий по сокращению, а вступает в силу не менее чем через 2 месяца после утверждения, то есть после увольнения работников. Разъяснения портала носят рекомендательный характер, но инспекторы ГИТ ориентируются именно на них.
Логика простая. Пока работник не уволен, его должность должна существовать в действующем штатном расписании. Если исключить её приказом с немедленным вводом, работник на 2 месяца предупреждения окажется на должности, которой нет в штатке. Для проверки откройте приказ: дата ввода нового расписания должна быть не раньше дня, следующего за датой увольнения последнего сокращаемого работника.
Совмещение должностей и штатные единицы
Совмещение не требует новой штатной единицы и изменения штатного расписания. По статье 60.2 ТК РФ работнику с его письменного согласия поручают дополнительную работу по другой или такой же должности, в том числе по вакантной ставке или за временно отсутствующего сотрудника. Срок, объём работы и доплата по статье 151 ТК РФ фиксируются соглашением сторон или приказом. Штатное расписание при этом остаётся прежним: в нём отражена сама должность и её количество единиц, а не то, кто и на каком основании её фактически занимает.
Совмещение нередко путают с неполными ставками. Неполная штатная единица указывается в штатном расписании долями: 0,25; 0,5; 2,75. Если по одной должности есть несколько неполных ставок, в графе указывается их суммарное количество.
Штатное расписание у ИП и микропредприятия: когда можно обойтись без него
Роструд в ответе на вопрос об обязательности штатного расписания для ИП от 11.12.2024 указал, что оно нужно, если у предпринимателя есть работники. Обоснование — абзац 3 части 2 статьи 57 ТК РФ: трудовая функция в трудовом договоре описывается как работа по должности в соответствии со штатным расписанием.
Прямой нормы, которая обязывает составлять штатное расписание, в ТК РФ нет. У микропредприятий (среднесписочная численность до 15 человек, доход до 120 млн рублей в год) есть статья 309.2 ТК РФ: они вправе полностью или частично отказаться от ЛНА и включить все условия в типовой трудовой договор по постановлению Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Роструд в письмах от 22.03.2012 № 428-6-1 и от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1 называл штатное расписание ЛНА, поэтому часть экспертов считает, что микропредприятие может обойтись без него.
Отказ от штатки создаёт две проблемы. При проверке ГИТ придётся давать пояснения и показывать трудовые договоры, из которых инспектор соберёт те же сведения. При сокращении ИП не сможет документально подтвердить отсутствие вакансий, которые по статье 180 ТК РФ нужно предложить работнику. Штатное расписание не нужно, только если работников по трудовому договору нет: исполнители по договорам ГПХ и самозанятые в штатное расписание не включаются.
Приказ об утверждении и форма Т-3: что указать, чтобы дата ввода работала
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), который подписывает руководитель организации, уполномоченное им лицо или сам ИП. Реквизиты приказа проставляются в грифе утверждения. Унифицированная форма № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 1 января 2013 года её применение не обязательно: работодатель вправе утвердить собственную форму. Печать на штатном расписании законом не требуется, этот вопрос работодатель решает сам.
Дату ввода в действие в приказе формулируют отдельным пунктом, не смешивая её с датой подписания. Рабочая формулировка: «1. Утвердить штатное расписание в количестве 24 штатных единиц с месячным фондом оплаты труда … рублей. 2. Ввести штатное расписание в действие с 01.01.2027. 3. Признать утратившим силу штатное расписание, утверждённое приказом от … № …, с 01.01.2027». Третий пункт закрывает частую ошибку: два расписания, которые формально действуют одновременно.
В форме Т-3 указывают данные штатного расписания: наименование и код структурного подразделения, должность (специальность, профессию) с разрядом, классом или категорией квалификации, количество штатных единиц, тарифную ставку (оклад), надбавки и итог в месяц. Фамилии работников в штатное расписание не вносятся: для этого существует штатная расстановка, она формой Т-3 не предусмотрена и ведётся по решению работодателя.
Должности в штатном расписании и ОК 016-2025
С 1 января 2026 года вместо ОК 016-94 действует Общероссийский классификатор профессий, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. Переименовывать все должности из-за нового классификатора не нужно. Статья 57 ТК РФ требует точного соответствия наименованиям из квалификационных справочников или профессиональных стандартов только для должностей, с которыми связаны льготы, компенсации или ограничения: досрочная пенсия, вредные условия, сокращённое рабочее время.
Для федеральных госорганов ситуация другая. 25.09.2026 Минтруд сообщил, что с 01.01.2027 изменятся структура должностей и система оплаты труда обеспечивающего и вспомогательного персонала федеральных государственных органов, а устаревшие наименования в их штатных расписаниях планируется заменить унифицированными аналогами без сокращения численности. На коммерческих работодателей это решение не распространяется.
Как ввести штатное расписание в действие: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите повод: первичное утверждение, плановое обновление, новая должность, сокращение, изменение окладов. От повода зависит минимальная дата ввода (см. таблицу сценариев выше).
- Шаг 2. Составьте проект штатного расписания по форме Т-3 или по собственной утверждённой форме. Проверьте наименования должностей, связанных с льготами и ограничениями, по профстандартам и справочникам.
- Шаг 3. Если изменения затрагивают работающих сотрудников, до подписания приказа направьте уведомления: о сокращении по статье 180 ТК РФ или об изменении условий по статье 74 ТК РФ не менее чем за 2 месяца.
- Шаг 4. Подготовьте приказ с тремя отдельными пунктами: утверждение, дата ввода в действие, признание утратившим силу прежнего расписания с той же даты.
- Шаг 5. Подпишите приказ у руководителя или уполномоченного лица. Дата приказа должна быть не позже даты ввода в действие.
- Шаг 6. Перенесите реквизиты приказа в гриф утверждения штатного расписания и отразите те же даты в кадровой программе.
- Шаг 7. К дате ввода подпишите дополнительные соглашения с работниками, у которых меняются должность или оклад, и оформите кадровые приказы по новым позициям.
Приказ об утверждении и само штатное расписание в КЭДО проходят маршрут согласования: кадровик готовит проект, затем его видят бухгалтерия и руководитель. Последовательный маршрут удобен, когда бухгалтерия должна сверить фонд оплаты труда до подписи руководителя.
Подпишите приказ об утверждении штатного расписания электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Образцы для утверждения и изменения штатного расписания
Начните с формы Т-3 в Excel, а приказ об утверждении ЛНА используйте как основу для приказа о вводе штатного расписания в действие.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (Excel) | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ) | Скачать |
Изменение штатного расписания: приказ, уведомления и цена ошибки в дате
Изменения в штатное расписание вносятся приказом, как и первичное утверждение. Заголовок приказа выбирают по объёму правок: «О внесении изменений в штатное расписание», «О частичном изменении штатного расписания». Если меняется больше половины позиций, практичнее утвердить новую редакцию целиком и признать прежнюю утратившей силу. Дата ввода изменений подчиняется тем же правилам, что и дата ввода нового документа: не раньше приказа и не раньше истечения сроков уведомления, если изменения касаются работающих сотрудников.
Изменение должности или оклада конкретного работника не вступает в силу одним приказом по штатному расписанию. Нужен второй документ — дополнительное соглашение к трудовому договору по статье 72 ТК РФ. Если работник его не подписал, а работодатель меняет условия в одностороннем порядке из-за организационных или технологических изменений, действует процедура статьи 74 ТК РФ с письменным уведомлением не позднее чем за 2 месяца. Работника, чью должность только переименовали без изменения трудовой функции, тоже уведомляют: наименование должности указано в трудовом договоре.
Важный нюанс из практики: в апелляционном определении от 15.02.2026 по делу № 33-1530/2026 суд подтвердил, что увольнение по сокращению незаконно. Должность исключили из штатного расписания уже после увольнения работника, а работодатель не доказал реальность сокращения и не предложил все имеющиеся вакансии. Формальный приказ об изменении штатки без документов, подтверждающих само сокращение, суд не принял.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «В трудовых спорах работодатели проигрывают не из-за формы документа, а из-за дефектов процедуры. Суд смотрит, в каком порядке документ создавался и кто и когда его подписывал. Поэтому перед сокращением проверьте хронологию: дата приказа об утверждении нового штатного расписания, даты уведомлений, дата ввода в действие и даты увольнений должны выстраиваться в одну непротиворечивую последовательность.»
Во что обходится ошибка в дате ввода
Ошибка с датой при сокращении стоит дороже остальных. Если суд признаёт увольнение незаконным, по статье 394 ТК РФ работника восстанавливают на работе и взыскивают средний заработок за всё время вынужденного прогула. Спор при этом может длиться месяцами. К этой сумме добавляются судебные расходы и повторная процедура сокращения, которую придётся начинать заново с уведомлений за 2 месяца.
Отдельный риск — отсутствие штатного расписания или расхождение должностей в штатке и трудовых договорах при проверке ГИТ. Инспекторы квалифицируют это как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для ИП — штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1: какие даты ставить в документах
В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 на платформе 1С:Предприятие 8.3 штатное расписание включается в разделе «Настройка — Кадровый учёт — Настройка штатного расписания» флажком «Ведётся штатное расписание». Второй флажок — «Ведётся история изменений штатного расписания». Если он установлен, справочник «Штатное расписание» заполняется и меняется только документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», а расписание можно получить на любую дату.
В документе «Утверждение штатного расписания» два поля даты: «Дата» — дата утверждения, то есть приказа, и «Месяц» — месяц, с которого изменения начнут действовать в программе. В документе «Изменение штатного расписания» поле «Дата изменений» задаёт момент начала действия, а поле «Дата» обычно заполняют датой подписи приказа, и на учёт оно не влияет.
Важный нюанс из практики: в документе «Утверждение штатного расписания» дата ввода выбирается месяцем, поэтому новая редакция в программе начинает действовать с 1-го числа. Если в приказе дата ввода приходится на середину месяца, используйте документ «Изменение штатного расписания» с полем «Дата изменений» либо переносите дату ввода в приказе на 1-е число. Иначе программа и бумажный приказ покажут разные даты начала действия.
Связь штатного расписания с кадровыми документами в ЗУП прямая. График работы, трудовая функция и сведения об отпусках из позиции штатного расписания подставляются в документы «Приём на работу» и «Кадровый перевод». Трудовая функция нужна для кода ОКЗ в сведениях о трудовой деятельности. Печатную форму Т-3 на произвольную дату формирует отчёт «Штатное расписание (Т-3)» в разделе «Кадры — Кадровые отчёты». Из справочника по кнопке «Печать» форма выводится только на текущую дату.
Если штатное расписание ведётся в 1С, а подписывается в КЭДО, документы передаются между системами. В тарифе «Бизнес» Добыто есть интеграция с 1С. Готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически, а подписанный приказ возвращается в учётную систему со статусом.
Полезно знать: при КЭДО в связке с 1С документы от имени организации подписываются в базе 1С, где ведётся кадровый учёт, а не в личном кабинете сотрудника. Руководителю либо заводят пользователя с ограниченными правами, либо право подписи делегируют кадровику по машиночитаемой доверенности.
Штатное расписание в КЭДО: подпись, ознакомление и хранение
Штатное расписание можно вести и утверждать в электронном виде: статья 22.1 ТК РФ допускает электронную форму для кадровых документов, кроме короткого перечня исключений. В этот перечень входят трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, документы об инструктажах по охране труда и приказы об увольнении. Штатного расписания и приказа об его утверждении в перечне нет.
Приказ об утверждении подписывает работодатель, то есть руководитель или уполномоченное лицо, усиленной квалифицированной электронной подписью. Подписи работников на штатном расписании не нужны. Роструд в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 указал, что штатное расписание не связано непосредственно с трудовой деятельностью работника, поэтому знакомить с ним под подпись не требуется. С изменениями, которые касаются конкретного работника, знакомят через уведомления и дополнительные соглашения. Для них УНЭП работника допустима, если с ним заключено соглашение о её использовании.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что стоит выяснить про электронное штатное расписание, — в каком режиме оно создано. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографической подписью, — это разные вещи с разными требованиями к подписи. Откройте свой файл: если в нём только изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Сроки хранения штатного расписания
По пункту 40 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно по месту утверждения. Для организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, срок другой — до ликвидации организации. Электронная форма срок не сокращает: электронное штатное расписание хранится столько же, сколько бумажное.
В Добыто подписанный приказ и штатное расписание уходят в электронный архив вместе с файлами подписи, а в разделе «Документы» видны статусы согласования и подписания: кто и когда подписал каждую редакцию. Для проверки ГИТ выгружается комплект из самого документа и файлов электронной подписи к нему.
Факт: распечатанное электронное штатное расписание — это копия электронного документа, а не оригинал. Чтобы распечатка имела силу, её заверяют: оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не значит, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он может подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива штатных расписаний, составьте список документов, которые существуют у вас только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Чек-лист перед подписанием приказа о вводе штатного расписания
Большинство претензий к штатному расписанию при проверках и в судах связаны не с формой документа, а с порядком дат и связанных документов. Перед подписанием приказа пройдите по списку:
- Дата ввода в действие равна дате приказа или позже неё.
- В приказе отдельным пунктом признано утратившим силу прежнее штатное расписание с той же даты.
- При исключении должностей дата ввода наступает не раньше дня, следующего за увольнением сокращаемых работников, а уведомления по статье 180 ТК РФ вручены не менее чем за 2 месяца.
- При снижении окладов или изменении условий по инициативе работодателя уведомления по статье 74 ТК РФ вручены не менее чем за 2 месяца.
- Наименования должностей, связанных с льготами, компенсациями и ограничениями, совпадают с профстандартами или квалификационными справочниками.
- Должности и оклады в штатном расписании совпадают с трудовыми договорами и дополнительными соглашениями на дату ввода.
- Неполные ставки указаны долями, по каждой должности указано суммарное количество единиц.
- В 1С:ЗУП «Месяц» или «Дата изменений» совпадает с датой ввода из приказа.
- Если документ электронный: файл в формате PDF/A-1, приказ подписан УКЭП руководителя или уполномоченного лица.
Если хотя бы один пункт не выполнен, перенесите дату ввода в приказе, а не корректируйте документ после подписания: исправление уже введённого расписания оформляется новым приказом об изменении.
Стоимость КЭДО для утверждения штатного расписания и приказов: тарифы Добыто на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для утверждения штатного расписания и приказов по нему работодателю нужна УКЭП, поэтому компаниям, которые подписывают приказы электронно, подходит тариф «Бизнес»: в нём есть УКЭП, интеграция с 1С и архив. Условия и ограничения по численности для каждого варианта приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, разница при повышении пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Дату начала действия штатного расписания задаёт приказ, и она не может предшествовать дню его подписания. Работодатель выбирает её сам, пока изменения не касаются работающих сотрудников. Когда должности исключаются или условия оплаты ухудшаются, новую редакцию вводят только после двухмесячного срока предупреждения, а дата в кадровой программе и дополнительные соглашения должны совпадать с приказом.
Добыто ведёт приказы и штатное расписание в электронном виде с маршрутом согласования, подписанием УКЭП и синхронизацией с 1С:ЗУП. Каждая редакция штатки хранится в архиве с историей подписания.
Частые вопросы о вводе штатного расписания в действие
Можно ли принять работника на должность, которой ещё нет в штатном расписании?
Нет. По абзацу 3 части 2 статьи 57 ТК РФ трудовая функция в трудовом договоре описывается как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Сначала издают приказ о внесении изменений с датой ввода не позже дня приёма, затем подписывают трудовой договор и приказ о приёме. Если работник уже принят, задним числом штатку не утверждают: оформляют изменения текущей датой и приводят документы в соответствие.
Кто может подписать приказ об утверждении штатного расписания, если руководителя нет на месте?
Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо, у ИП — сам предприниматель. Полномочия подтверждаются приказом или доверенностью. В КЭДО уполномоченный сотрудник подписывает приказ своей УКЭП физического лица на основании машиночитаемой доверенности, которую регистрируют заранее, до даты подписания приказа.
Нужно ли сдавать штатное расписание в СФР, налоговую или ГИТ?
Штатное расписание не входит в отчётность и в государственные органы по графику не сдаётся. Его запрашивают при проверке: ГИТ сверяет должности и оклады с трудовыми договорами, суд при споре о сокращении смотрит редакции до и после сокращения и наличие вакансий. Поэтому храните все редакции вместе с приказами об их утверждении, а не только действующую.
Как исправить ошибку в штатном расписании, которое уже введено в действие?
Введённый документ не переделывают и не переподписывают прежней датой. Издают приказ о внесении изменений в штатное расписание с новой датой ввода, а если ошибка затронула оклад или должность работника — подписывают с ним дополнительное соглашение. В 1С:ЗУП с ведением истории изменения вносятся документом «Изменение штатного расписания», чтобы в программе сохранилась прежняя редакция.
Включаются ли в штатное расписание дистанционные работники и совместители?
Да. Дистанционные работники заключают трудовой договор так же, как офисные, и занимают штатные единицы наравне с ними. Внешних совместителей учитывают долями ставки: 0,25; 0,5 и так далее. Исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых в штатное расписание не включают: они не работники, и должности у них нет.
Нужно ли утверждать новое штатное расписание при смене руководителя или переименовании организации?
Прямой обязанности нет: норм о периодичности обновления штатного расписания закон не содержит, а смена руководителя не меняет утверждённый документ. При переименовании организации практичнее внести изменение приказом с даты государственной регистрации нового наименования, чтобы реквизиты в шапке формы Т-3 совпадали с ЕГРЮЛ.
