Примерное штатное расписание для компании из 20 человек — это таблица по форме Т-3 или по собственной форме организации, где штатные единицы распределены по подразделениям с окладами, надбавками и месячным фондом оплаты труда. Утверждает его приказ руководителя, а трудовой договор на него опирается: по статьям 15 и 57 ТК РФ трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Для ООО документ обязателен. Упрощения микропредприятий по статье 309.2 ТК РФ на компанию из 20 человек не распространяются: микропредприятие — это до 15 работников. Для новой должности или нового оклада в штатном расписании достаточно приказа, а работающему сотруднику изменить условия можно только дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ или через уведомление за 2 месяца по статье 74.
Ниже — пример на 3 отдела и 19,5 штатной единицы с расчётом фонда оплаты труда, бланки для скачивания, разбор граф Т-3 и проверка окладов по МРОТ 2026 года. Покажем, как вписать совмещение и дробные ставки, чтобы штатное расписание не расходилось с трудовыми договорами, и что меняет классификатор ОК 016-2025. Порядок изменения и сокращения должностей, настройка в 1С:ЗУП, подписание допсоглашений в КЭДО, стоимость электронного документооборота для 20 сотрудников и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Пример штатного расписания на 20 человек по форме Т-3
За основу взята небольшая торгово-сервисная компания: администрация, отдел продаж и склад с доставкой. Работают 20 человек, штатных единиц 19,5, потому что системный администратор занимает половину ставки. Оклады условные: подставьте свои, но не ниже МРОТ вашего региона. Шапка формы Т-3 заполняется так: наименование организации, код ОКПО, номер документа и дата составления, строка «Утверждено приказом организации от … № …», период действия и итоговая строка «Штат в количестве 19,5 единицы с месячным фондом оплаты труда 1 340 000 руб.».
| Подразделение (код) | Должность | Штатных единиц | Оклад, руб. | Надбавки, руб. | Всего в месяц, руб. |
|---|---|---|---|---|---|
| Администрация (01) | Генеральный директор | 1 | 150 000 | — | 150 000 |
| Администрация (01) | Главный бухгалтер | 1 | 100 000 | — | 100 000 |
| Администрация (01) | Бухгалтер | 1 | 65 000 | — | 65 000 |
| Администрация (01) | Специалист по кадрам | 1 | 60 000 | — | 60 000 |
| Администрация (01) | Офис-менеджер | 1 | 50 000 | — | 50 000 |
| Администрация (01) | Системный администратор | 0,5 | 80 000 | — | 40 000 |
| Отдел продаж (02) | Руководитель отдела продаж | 1 | 110 000 | — | 110 000 |
| Отдел продаж (02) | Менеджер по продажам | 6 | 60 000 | — | 360 000 |
| Отдел продаж (02) | Маркетолог | 1 | 75 000 | — | 75 000 |
| Склад и доставка (03) | Заведующий складом | 1 | 70 000 | — | 70 000 |
| Склад и доставка (03) | Кладовщик | 3 | 50 000 | — | 150 000 |
| Склад и доставка (03) | Водитель-экспедитор | 2 | 55 000 | — | 110 000 |
| Итого | 19,5 | 1 340 000 |
Графа «Всего» считается как оклад плюс надбавки, умноженные на количество штатных единиц: 6 менеджеров по 60 000 руб. дают 360 000 руб., половина ставки системного администратора — 40 000 руб. Премии по положению о премировании в штатное расписание не пишутся, потому что их размер заранее не известен; в графу надбавок попадают только постоянные доплаты, например районный коэффициент или надбавка за разъездной характер работы, если они установлены.
Фамилий в штатном расписании нет. Кто занимает каждую единицу, показывает штатная расстановка — необязательный документ, который удобно вести рядом. В нашем примере половину ставки системного администратора может занимать внешний совместитель, и это отдельная строка штатной расстановки, а не отдельная должность.
Факт: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ). Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального: в Москве на 2026 год это 32 916 рублей, поэтому оклады сверяют с региональным значением.
Оклады в примере выше московского МРОТ и для полной ставки, и для половины: за 0,5 ставки системный администратор получает 40 000 руб. при минимальной планке 16 458 руб. Если в вашем расписании есть единица ниже МРОТ, проверьте, закрывают ли разницу постоянные надбавки из той же строки.
Образцы штатного расписания и связанных кадровых документов
Начните с бланка Т-3: в нём уже размечены все графы, которые разобраны в этой статье, а остальные документы понадобятся, когда штатное расписание начнёт меняться.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (бланк .xlsx) | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания (.xls) | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП в кадровом документообороте | Скачать |
Кому штатное расписание обязательно: ООО, ИП и небольшие компании
Роструд отвечает на этот вопрос через статьи 15 и 57 ТК РФ. Если трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, то без штатного расписания должность в трудовом договоре не на что опереть. Для коммерческих организаций ведомство считает документ обязательным, а трудовой договор на должность, которой в штатном расписании нет, — неправомерным.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Для микропредприятий есть частный вопрос: статья 309.2 ТК РФ разрешает им не принимать часть локальных нормативных актов, если нужные условия прописаны в типовом трудовом договоре. В этот перечень входят правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании, графики сменности, но не штатное расписание. Такой ответ опубликован на портале Онлайнинспекция.рф в разъяснении Роструда для микропредприятия из 10 сотрудников. Компания из 20 человек микропредприятием не является вовсе, поэтому послаблений статьи 309.2 у неё нет: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и положение об оплате труда нужны в полном объёме.
Индивидуальный предприниматель с наёмными работниками — такой же работодатель, и логика статей 15 и 57 ТК РФ действует для него без изъятий. Прямой нормы «ИП обязан утвердить штатное расписание» в законе нет, но на практике при проверке ГИТ его запрашивают так же, как у ООО. Штатное расписание не нужно только работодателю — физическому лицу без статуса ИП, например тому, кто нанял домработницу или водителя для личных нужд. Самого предпринимателя в штатное расписание не включают: трудового договора с собой у него нет.
Отсутствие штатного расписания проверяющие квалифицируют как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для ИП и должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб., для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб. Проверьте, что у вас есть приказ об утверждении действующей редакции и что его дата не позже дат трудовых договоров, заключённых на должности из расписания.
Когда типовой образец не подойдёт без переделки
Пример выше рассчитан на компанию с одним адресом, пятидневкой и без вредных условий труда. Его придётся перерабатывать в четырёх ситуациях:
- Есть обособленное подразделение. Его штатные единицы выделяются отдельным подразделением с собственным кодом, а с 1 марта 2026 года по 445-ФЗ квотирование рабочих мест для инвалидов распространено и на обособленные подразделения.
- С должностью связаны льготы или ограничения. Если по закону с работой связаны компенсации, наименование должности должно совпадать с квалификационными справочниками или профессиональными стандартами (часть 2 статьи 57 ТК РФ). Произвольные названия вроде «менеджер по счастью» здесь не подходят.
- Оклады рассчитаны на Москву, а работники в регионе. Сверка с региональным МРОТ меняет нижнюю планку, а районные коэффициенты попадают в графу надбавок.
- Часть людей работает по договорам ГПХ или как самозанятые. Исполнители в штатное расписание не входят: штатная единица существует только для работы по трудовому договору.
Если хотя бы один пункт про вас, скачайте бланк Т-3 и соберите расписание с нуля по своей оргструктуре, используя пример только как ориентир по графам и расчётам.
Как заполнить данные штатного расписания: должности, ставки, надбавки
С 2013 года форма Т-3 необязательна: организация вправе утвердить собственную форму. Большинство всё равно работает с Т-3, потому что её выгружает 1С и её узнаёт любой проверяющий. Графы формы и правила их заполнения удобнее держать перед глазами одной таблицей.
| Графа формы Т-3 | Что указывать | С каким документом сверять |
|---|---|---|
| Структурное подразделение и код | Отделы в порядке подчинённости, код присваивается внутри организации | Приказ об утверждении оргструктуры, трудовой договор (место работы) |
| Должность (специальность, профессия), разряд, класс | Наименование в единственном числе, без сокращений | Трудовой договор, должностная инструкция, ЕФС-1 (код по ОКЗ) |
| Количество штатных единиц | Целое или дробное число: 1; 0,5; 0,25 | Трудовой договор (режим неполного рабочего времени), штатная расстановка |
| Тарифная ставка (оклад) | Фиксированная сумма в рублях за полную ставку | Трудовой договор, положение об оплате труда, региональный МРОТ |
| Надбавки | Постоянные доплаты в рублях или процентах, премии по результатам не указываются | Положение об оплате труда, трудовой договор |
| Всего, примечание | Месячный фонд по строке; в примечании — режим работы, сезонность, вакансия под декретного работника | Табель учёта рабочего времени, расчёт фонда оплаты труда |
Правая колонка и отвечает на вопрос о связи штатного расписания с остальными кадровыми документами: расхождение с любым из них ГИТ видит при первом же запросе. Чаще всего расходятся наименование должности в трудовом договоре и в штатном расписании, поэтому название копируют слово в слово, а не пересказывают.
Внимание: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025 (приказ Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст) вместо ОК 016-94. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо его новая редакция, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровой программы, включая 1С:ЗУП.
Дробные ставки заводят в двух случаях: работа действительно нужна на неполный день, как у системного администратора в примере, или должность занимает совместитель. Одна единица может быть разделена между двумя людьми по 0,5 ставки, но тогда оба договора фиксируют неполное рабочее время. По 144-ФЗ, действующему с 1 сентября 2026 года, на заключение дополнительного соглашения о неполном рабочем времени и издание приказа у работодателя есть 5 рабочих дней с даты заявления работника.
Вакансии в штатном расписании не помечают: свободна единица или нет, видно по штатной расстановке. Единица, которая годами пустует, — повод пересмотреть расписание, потому что при сокращении все вакансии придётся предлагать работникам.
Как составить и утвердить штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите оргструктуру: перечень подразделений и подчинённость. Для 20 человек обычно хватает 3-4 подразделений.
- Шаг 2. Составьте перечень должностей и сверьте наименования с ОК 016-2025, а для должностей с льготами — с профстандартами и квалификационными справочниками.
- Шаг 3. Определите количество штатных единиц по каждой должности, включая дробные, и заполните оклады и постоянные надбавки из положения об оплате труда.
- Шаг 4. Проверьте каждую строку по МРОТ вашего региона с учётом доли ставки и пересчитайте графу «Всего» и итоговый фонд оплаты труда.
- Шаг 5. Подпишите форму у руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, если эти подписи предусмотрены вашей формой.
- Шаг 6. Издайте приказ об утверждении штатного расписания с датой введения в действие и присвойте документу номер и дату составления.
- Шаг 7. Сверьте трудовые договоры и должностные инструкции с утверждённой редакцией и подготовьте дополнительные соглашения там, где есть расхождения.
Отдельной обязанности знакомить со штатным расписанием весь коллектив ТК РФ не устанавливает. Утверждённый экземпляр и приказ хранятся у работодателя: штатные расписания по перечню Росархива относятся к документам постоянного хранения.
Совмещение должностей и совместительство в штатном расписании
В компании из 20 человек офис-менеджер часто ведёт кадры, а главный бухгалтер замещает директора. Штатное расписание реагирует на это по-разному в зависимости от того, как оформлена дополнительная работа.
| Вариант | Когда выполняется работа | Нужна ли штатная единица | Документы |
|---|---|---|---|
| Совмещение должностей (статья 60.2 ТК РФ) | В пределах своего рабочего дня | Совмещаемая должность есть в расписании: вакантная или временно отсутствующего работника | Письменное согласие, соглашение о доплате по статье 151 ТК РФ, приказ |
| Расширение зоны обслуживания, увеличение объёма работ | В пределах своего рабочего дня, по своей же должности | Нет | Письменное согласие, соглашение о доплате, приказ |
| Внутреннее совместительство (статьи 60.1, 282, 284 ТК РФ) | В свободное от основной работы время, как правило не более 4 часов в день | Да, целая или дробная | Отдельный трудовой договор, приказ о приёме |
| Внешний совместитель | В свободное от основной работы у другого работодателя время | Да, чаще дробная | Трудовой договор о работе по совместительству, приказ о приёме |
Совмещение не требует менять штатное расписание, если совмещаемая единица в нём уже есть. Совместительство всегда занимает штатную единицу, и без неё трудовой договор с совместителем повторяет ту же ошибку, что и договор на несуществующую должность. Работник вправе досрочно отказаться от совмещения, а работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.
Часто совмещение путают с исполнением обязанностей руководителя на время его отпуска или болезни. Приказ о возложении обязанностей работает только тогда, когда в нём перечислены конкретные полномочия.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Руководитель вправе назначить уполномоченное лицо для подписания документов на время своего отсутствия, но в приказе, как и в доверенности, нужен конкретный перечень полномочий. Формулировка «возложить исполнение обязанностей директора» без перечня порождает ровно тот спор, который приказ должен был предотвратить: был ли заместитель вправе подписывать именно этот документ. Перечитайте свои приказы о возложении обязанностей и допишите перечень там, где его нет.»
Проверьте по своему расписанию: за каждым совместителем числится штатная единица или её доля, а у каждого совмещения есть подписанное соглашение о размере доплаты.
Изменение штатного расписания: приказ, допсоглашения, сокращение
Изменения вносят двумя способами: приказом о внесении изменений в действующую редакцию или утверждением новой редакции целиком. При 1-2 правках удобнее приказ, при перестройке нескольких подразделений — новая редакция. Сам приказ меняет только штатное расписание, а условия трудового договора конкретного работника остаются прежними, пока с ним не подписано соглашение.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Приказ — распорядительный документ: он организует процесс, а взаимных обязательств сторон не устанавливает. Их создаёт соглашение с работником или условие трудового договора. Когда приказ меняет положение конкретного человека, проверьте, что за ним стоит подписанное этим человеком соглашение.»
Дальше порядок зависит от того, что именно меняется для работника:
- Повышение оклада или новая надбавка. Приказ об изменении штатного расписания и дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ. Работник обычно подписывает без возражений, но без его подписи новый оклад в трудовом договоре не появится.
- Переименование должности без изменения трудовой функции, в том числе под ОК 016-2025. Приказ и дополнительное соглашение, запись в трудовую книжку и сведения ЕФС-1 о переименовании.
- Перевод на другую должность. Письменное согласие работника и дополнительное соглашение о переводе, затем приказ.
- Изменение условий по инициативе работодателя из-за организационных или технологических изменений (статья 74 ТК РФ). Трудовая функция сохраняется, работника уведомляют письменно не позднее чем за 2 месяца. При отказе работать в новых условиях ему предлагают другую работу, а если её нет — договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ.
- Сокращение численности или штата. Приказ о сокращении, персональное уведомление под подпись не менее чем за 2 месяца (статья 180 ТК РФ), уведомление органов службы занятости, предложение всех подходящих вакансий, увольнение по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. Новую редакцию штатного расписания без сокращаемых единиц вводят не раньше даты увольнения.
Важный нюанс из практики: в одном трудовом споре работник оспаривал увольнение после отказа работать в новых условиях и утверждал, что уведомлять его электронно было нельзя. Суд учёл, что при приёме на работу он заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об ЭДО, по которому документы ему направлялись в электронном виде. В другом деле городской суд признал уведомление о переводе, направленное по электронной почте, соответствующим закону. Уведомление по статье 74 работает в электронном виде тогда, когда порядок электронного обмена оформлен с работником заранее.
Полезно знать: с 1 сентября 2026 года по 108-ФЗ статья 179 ТК РФ дополнена: преимущественное право на оставление на работе при сокращении получили работники, чей трудовой договор возобновлён после военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Право действует при равной производительности труда и квалификации, на общих основаниях статьи 179.
Сроки сокращения часто сдвигает больничный. Увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности запрещено статьёй 81 ТК РФ, а вот подписать дополнительное соглашение в это время формально можно.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Изменение условий трудового договора с работником на больничном формально законно: практика допускает даже перевод, если человек сможет подписать дополнительное соглашение. Но в споре он скажет, что лежал с температурой и не понимал, что подписывает, а опровергать это придётся работодателю. Если ждать нельзя, зафиксируйте, как документ передан, что у работника было время ознакомиться и что он сам подтвердил готовность подписать.»
Во что обходится изменение без допсоглашения
Самая частая ошибка — поменять оклад или наименование должности приказом и не оформить дополнительное соглашение, чтобы не собирать подписи 20 человек. Для ГИТ это расхождение штатного расписания и трудового договора, то есть нарушение по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: до 50 000 руб. для юридического лица. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит юрлицу от 50 000 до 70 000 руб., а должностному лицу грозит штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет. При сокращении цена выше: увольнение с нарушением порядка суд признаёт незаконным, работника восстанавливают и оплачивают ему время вынужденного прогула.
Штатное расписание в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии 8.3 штатного расписания как документа с историей изменений нет: там есть справочник должностей для расчёта зарплаты. Полноценное штатное расписание ведут в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 или в 1С:Зарплата и кадры. В ЗУП его включают в настройках кадрового учёта флажком «Ведётся штатное расписание». Рядом стоят ещё две настройки: «Хранить историю изменений штатного расписания» и автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию. Если проверка включена, программа не даст провести приём на должность или оклад, которых в штатном расписании нет. Для компании из 20 человек это страховка от расхождений, которые потом всплывают при проверке ГИТ.
Штатное расписание в 1С:ЗУП вводится документом «Утверждение штатного расписания», правки — документом «Изменение штатного расписания» с датой, с которой они действуют. Печатная форма Т-3 и штатная расстановка формируются отчётами. После перехода на ОК 016-2025 наименования и коды должностей в справочнике нужно обновить, иначе в ЕФС-1 уйдёт код трудовой функции по старому классификатору.
Для сервиса Добыто есть готовый модуль для 1С:ЗУП: он устанавливается и настраивается за один день, а документы между программой и КЭДО синхронизируются автоматически. Кадровик продолжает вести штатное расписание в 1С, а дополнительные соглашения к нему сотрудники подписывают со смартфона.
Как подписывать допсоглашения и приказы по штатному расписанию в КЭДО
Утверждение штатного расписания подписи работников не требует, его подписывает работодатель. Подписи сотрудников нужны на документах, которые из него вытекают: дополнительных соглашениях об окладе и переименовании, согласии на совмещение, уведомлениях по статье 74 ТК РФ. Именно для этих документов вид электронной подписи важен.
Важный нюанс из практики: простая электронная подпись работника не применяется для трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, согласия на перевод, заявления об увольнении и его отзыва, уведомлений об изменении условий трудового договора. Для этих документов нужна УНЭП или УКЭП. ПЭП подходит для ознакомления с приказами и локальными нормативными актами, заявлений на отпуск и других документов вне этого перечня.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, ничего дополнительно не нужно. Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности нет, и это теряют чаще всего. Прежде чем отправлять сотрудникам допсоглашения к новому штатному расписанию, проверьте, что у каждого подписано соглашение об использовании электронной подписи.»
В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющих центров. Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней: совпадение даты выдачи подписи с датой подписания значимого документа суд оценивает не в пользу работодателя.
Маршрут допсоглашения после изменения штатного расписания
Когда приказ об изменении штатного расписания подписан, кадровик формирует допсоглашения по каждому затронутому работнику. Система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, работник читает документ и подписывает его электронной подписью с телефона, подписанный документ уходит в электронный архив. Работникам в отпуске или в разъездах, как водителям-экспедиторам из примера, не нужно приезжать в офис за бумажным экземпляром.
Перед запуском проверьте три вещи: утверждено ли положение о КЭДО с перечнем документов, есть ли согласия работников на электронный документооборот и соглашения об использовании подписи, назначен ли ответственный за выдачу подписей.
Стоимость кадрового электронного документооборота для компании из 20 сотрудников
Стоимость зависит от тарифа, числа сотрудников и того, нужны ли УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
Компания из 20 человек укладывается в тариф «Старт»: 20 сотрудников по цене от 30 ₽ дают от 600 ₽ в месяц. Если нужны УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив, подходит «Бизнес» с минимальной оплатой 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; при переходе на другой тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Для компании из 20 человек штатное расписание — обязательный документ без упрощений микропредприятий. Сила готового образца — в сверке: наименования по ОК 016-2025, оклады не ниже регионального МРОТ с учётом доли ставки, отдельная единица под каждого совместителя. Любая правка расписания, которая касается конкретного работника, доходит до него только через подписанное дополнительное соглашение или уведомление в сроки статьи 74 ТК РФ, а сокращение идёт по отдельной процедуре с двухмесячными сроками.
Мы в Добыто подключаем КЭДО к 1С:ЗУП так, чтобы штатное расписание оставалось в учётной программе, допсоглашения к нему уходили сотрудникам на подпись по маршруту, а подписанные документы хранились в электронном архиве вместе с приказами.
Частые вопросы о штатном расписании
Как отразить в штатном расписании работника, которого берут на время декретного отпуска?
Новую штатную единицу не вводят: сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком сохраняет свою должность, и единица остаётся за ней. С временным работником заключают срочный трудовой договор по статье 59 ТК РФ на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, а в штатной расстановке и, при желании, в графе «Примечание» отмечают, что единица занята временно.
Нужно ли переутверждать штатное расписание каждый год?
Нет. ТК РФ не устанавливает периодичности утверждения, а период действия, указанный в шапке формы Т-3, организация задаёт сама. Новую редакцию утверждают, когда меняется оргструктура, перечень должностей или оклады; если изменений не было, действующая редакция продолжает работать. Если в приказе стоит конкретный период «на 2026 год», после его окончания нужен новый приказ.
Сколько срочных трудовых договоров может заключить малое предприятие на должности из штатного расписания?
С 1 сентября 2026 года по 144-ФЗ субъект малого предпринимательства может заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон, если численность его работников не превышает 70 человек: раньше порог составлял 35. Компания из 20 человек под это условие попадает, но должность всё равно должна быть в штатном расписании, а срок — указан в договоре.
Можно ли установить в штатном расписании «вилку» окладов?
Форма Т-3 рассчитана на конкретную сумму оклада по строке, и трудовой договор должен содержать конкретный размер оплаты. Разные оклады на одной должности без объяснимых различий спорны с точки зрения статьи 22 ТК РФ о равной оплате за труд равной ценности. На практике вводят отдельные должности или категории (менеджер по продажам, старший менеджер по продажам) либо указывают разницу постоянными надбавками по положению об оплате труда. В 1С:ЗУП режим «вилки» включается отдельной настройкой, но в печатной форме и в договоре всё равно нужна точная цифра.
Нужны ли на штатном расписании печать и подписи всех руководителей?
Форма Т-3 предусматривает подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, а утверждение оформляется приказом руководителя организации. Печать форма не требует, а ООО с 2015 года не обязаны иметь печать вовсе. Если в компании нет отдельной кадровой службы, форму подписывает лицо, ведущее кадровый учёт, или руководитель, утверждающий документ.
Включать ли дистанционных работников в штатное расписание?
Да. Дистанционный работник работает по трудовому договору по статье 312.1 ТК РФ и занимает такую же штатную единицу, как офисный. Отдельное подразделение для удалённых сотрудников не требуется; дистанционный характер работы фиксируют в трудовом договоре, а в штатном расписании при необходимости — в графе «Примечание».
