Ссылку на штатное расписание в кадровых документах оформляют через точное совпадение данных: подразделение, должность, квалификация и оклад в трудовом договоре, приказе по форме Т-1 и дополнительном соглашении повторяют позицию штатного расписания слово в слово. Формулировка «работа по должности в соответствии со штатным расписанием» взята из статьи 57 ТК РФ и в договоре допустима. Оклад при этом пишут цифрой: запись «оклад согласно штатному расписанию» Роструд считает нарушением. Реквизиты приказа об утверждении штатного расписания в договор вписывать не обязательно. В уведомлении о сокращении они нужны: без них не видно, каким приказом исключена позиция. С работником по трудовому договору ссылка на штатную единицу обязательна, а в договоре ГПХ её быть не должно.
Ниже разобраны готовые формулировки для трудового договора, Т-1, должностной инструкции и приказов о переводе, совмещении и сокращении. Отдельно показано, какие документы переоформлять после изменения штатного расписания, в том числе при переходе на классификатор ОК 016-2025, и как связать позиции штатного расписания с кадровыми документами в 1С:ЗУП. Во второй половине статьи — сценарная таблица, штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, пошаговая сверка документов и стоимость КЭДО с интеграцией 1С.
Что закон связывает со штатным расписанием и кому оно нужно
Статья 15 ТК РФ и абзац 3 части 2 статьи 57 ТК РФ описывают трудовую функцию одинаково: «работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы». Это условие обязательно для любого трудового договора. Отдельной статьи с прямой обязанностью утвердить штатное расписание в кодексе нет, поэтому обязательность выводят из этой формулировки: раз должность в договоре указывается по штатному расписанию, у работодателя с работниками оно должно быть.
Роструд в 2014 году квалифицировал документ по-разному. В письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 штатное расписание названо локальным нормативным актом, а в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 — документом, который не связан непосредственно с трудовой деятельностью работника. Норма сформулирована так, что её читают по-разному. Для кадровых документов это различие почти ничего не меняет: связь с ними всё равно идёт через трудовую функцию и оплату труда.
Унифицированная форма № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Работодатель вправе использовать её или собственную форму, утверждённую в организации. Но набор данных, на который потом ссылаются кадровые документы, в обоих вариантах одинаковый:
- наименование и код структурного подразделения;
- должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации;
- количество штатных единиц, в том числе дробное, например 0,5;
- тарифная ставка (оклад) и надбавки в рублях;
- общая сумма по позиции и примечание;
- реквизиты приказа об утверждении и общая численность штата.
Каждая из этих граф потом появляется хотя бы в одном кадровом документе. Поэтому первое, что стоит проверить, — утверждено ли штатное расписание приказом и совпадает ли его действующая редакция с тем, что записано в договорах.
Штатное расписание ИП и микропредприятия
Индивидуальный предприниматель без работников штатное расписание не составляет: ссылаться на него некому. Как только ИП нанимает первого работника по трудовому договору, документ нужен. Роструд прямо ответил на этот вопрос в консультации для индивидуальных предпринимателей на портале Онлайнинспекция.РФ: штатное расписание утверждается, если у предпринимателя есть работники, со ссылкой на абзац 3 части 2 статьи 57 ТК РФ.
Микропредприятие по статье 309.2 ТК РФ вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов и перенести их условия в трудовые договоры на основе типовой формы. Работодатели часто считают, что вместе с ЛНА можно отказаться и от штатного расписания. На Онлайнинспекции Роструд отвечает иначе: микропредприятия обязаны утверждать штатное расписание, даже если должности, оплата и вид работы уже прописаны в договорах. Если вы микропредприятие и работаете по типовому договору, проверьте, есть ли в делах приказ об утверждении штатного расписания с датой не позже даты приёма первого работника.
Наименования должностей: когда нужен справочник или профстандарт
По общему правилу работодатель сам называет должности в штатном расписании. Исключение установлено частью 2 статьи 57 ТК РФ. Если с работой по должности связаны компенсации, льготы или ограничения, её наименование и квалификационные требования должны совпадать с квалификационными справочниками или профессиональными стандартами. Это касается, например, работы с вредными условиями труда, досрочной пенсии и педагогических должностей. Ошибка в названии здесь переходит из штатного расписания во все документы работника, и спор о льготе потом решается уже по трудовой книжке и договору.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: с 01.01.2026 действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он связан с ОКЗ, по которому указывают код трудовой функции в ЕФС-1.
Перед правкой штатного расписания выпишите должности, по которым у вас есть льготы, компенсации или ограничения, и сверьте их с наименованиями в профстандарте или справочнике. Остальные позиции можно называть по внутренней логике компании. Главное, чтобы одно и то же название использовалось во всех документах.
Как ссылаться на штатное расписание в трудовом договоре, Т-1 и других документах
Каждый кадровый документ берёт из штатного расписания свой набор граф, и в разных документах ссылка оформляется по-разному. В таблице собраны документы, где связь со штатным расписанием проверяет инспектор или суд.
| Документ | Что переносится из штатного расписания | Как оформить ссылку | Норма |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор | Подразделение, должность, квалификация, оклад, надбавки | «Работа по должности … в соответствии со штатным расписанием», оклад цифрой | ст. 57, ч. 1 ст. 135 ТК РФ |
| Приказ о приёме (Т-1) | Подразделение, должность, разряд или категория, оклад, надбавка | Поля формы заполняются теми же словами, что в договоре | ч. 1 ст. 68 ТК РФ |
| Должностная инструкция | Наименование должности и подразделения | Название инструкции совпадает с позицией штатного расписания | ст. 57 ТК РФ (трудовая функция) |
| Допсоглашение о переводе или изменении условий | Новая позиция и новый оклад | Прежняя и новая должность, подразделение, оклад, дата | ст. 72, 72.1 ТК РФ |
| Приказ о совмещении | Свободная или временно незанятая позиция | Должность по штатному расписанию, объём, срок, доплата | ст. 60.2, 151 ТК РФ |
| Уведомление о сокращении | Исключаемая позиция и вакансии | Реквизиты приказа об изменении штатного расписания, дата исключения, перечень вакансий | п. 2 ч. 1 ст. 81, ст. 180 ТК РФ |
Реквизиты приказа нужны только там, где документ фиксирует изменение штата: в уведомлении о сокращении и в приказе об изменении позиции. В договоре, Т-1 и должностной инструкции связь держится на совпадении наименований и сумм.
Трудовой договор: формулировка должности и оклада
Рабочая формулировка для раздела о трудовой функции: «Работник принимается на работу в отдел продаж на должность менеджера по продажам в соответствии со штатным расписанием». Наименование подразделения и должности копируется из штатного расписания без сокращений и перестановок. «Менеджер отдела продаж» и «менеджер по продажам» для инспектора — две разные должности.
Номер и дату приказа об утверждении штатного расписания в договор мы не вписываем. После утверждения новой редакции такая ссылка формально ведёт на документ, который больше не действует, хотя позиция работника не менялась. Формулировка статьи 57 без реквизитов остаётся верной при любой редакции штатного расписания.
С оплатой наоборот: отсылка к штатному расписанию вместо суммы не работает. Абзац 5 части 2 статьи 57 ТК РФ относит размер тарифной ставки или оклада, доплаты и надбавки к обязательным условиям договора. Роструд в разъяснении на портале Онлайнинспекция.РФ о соответствии оклада штатному расписанию указывает: если в штатном расписании оклады установлены по каждой должности, в трудовом договоре должен стоять тот же оклад, а за несоответствие отвечают и организация, и должностное лицо. Корректная запись: «Должностной оклад — 65 000 рублей в месяц».
Полезно знать: с 01.01.2026 федеральный МРОТ — 27 093 рубля, в Москве региональный МРОТ на 2026 год — 32 916 рублей. Зарплату по позиции штатного расписания сверяют с региональным значением, а не с федеральным.
Приказ Т-1 и карточка работника
По части 1 статьи 68 ТК РФ приказ о приёме издаётся на основании заключённого трудового договора, и его содержание должно соответствовать условиям договора. Отдельной графы «ссылка на штатное расписание» в форме Т-1 нет. Связь задают поля «структурное подразделение», «должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» и «с тарифной ставкой (окладом)». Если в договоре оклад 65 000 рублей, а в штатном расписании по этой позиции 60 000 рублей, приказ повторяет расхождение, и его видно при первой же сверке. Объявить приказ работнику под подпись нужно в течение 3 рабочих дней со дня фактического начала работы.
После приёма те же данные попадают в карточку работника в учётной системе. В сервисе Добыто в профиле сотрудника видны должность, отдел и дата устройства, то есть та часть штатной позиции, по которой работника находят в документах и маршрутах согласования.
Должностная инструкция и образцы из интернета
Должностная инструкция в ТК РФ не названа обязательной, но именно по ней в споре раскрывают трудовую функцию. Её название совпадает с должностью в штатном расписании. Инструкция «специалиста по кадрам» при должности «специалист по кадровому делопроизводству» в штатном расписании даёт работнику повод оспорить поручение, которого нет в тексте. При переименовании должности инструкцию переутверждают вместе с допсоглашением.
Мария Ж, автор более 1000 статей о трудовом праве и КЭДО: «Образцы штатного расписания и кадровых приказов из интернета я советую брать только как структуру. Если в образце устарела одна деталь, например вместо ЕФС-1 указана старая форма отчётности, проверять приходится всё. Сроки, названия форм и реквизиты сверяйте с действующей редакцией ТК РФ и поправками 2026 года, а из образца берите логику и перечень граф.»
Образцы штатного расписания, приказа о приёме и допсоглашения
Комплект начинается со штатного расписания по форме Т-3: остальные документы заполняются по его позициям.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (.xlsx) | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
Совмещение должностей и перевод: как сослаться на позицию штатного расписания
Приказ о совмещении ссылается не на должность работника, а на чужую позицию штатного расписания: вакантную или временно незанятую. По статье 60.2 ТК РФ совмещение — это дополнительная работа по другой или такой же профессии (должности) в пределах установленной продолжительности рабочего дня, наряду с работой по трудовому договору и за дополнительную оплату. Срок, содержание и объём такой работы работодатель устанавливает с письменного согласия работника.
Статья 60.2 ТК РФ различает 3 формы поручения, и формулировка ссылки у каждой своя:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- совмещение профессий (должностей) — работа по другой должности. В приказе указывают должность и подразделение по штатному расписанию, например «ведущий бухгалтер отдела расчётов, 1 штатная единица»;
- расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ — работа по такой же должности. Указывают, чей объём или какой участок добавляется;
- исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы. Указывают позицию отсутствующего работника и основание отсутствия, например отпуск по уходу за ребёнком.
Если должности в штатном расписании нет, сослаться в приказе не на что. В такой ситуации мы сначала вносим позицию приказом об изменении штатного расписания и только потом оформляем совмещение. Доплату по статье 151 ТК РФ устанавливают соглашением сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы и пишут в приказе суммой или процентом. Отсылка к штатному расписанию здесь не работает: у совмещаемой позиции свой оклад, а доплата совместителю от него не зависит. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение, письменно предупредив другую сторону не позднее чем за 3 рабочих дня.
Совмещение путают с совместительством по статье 60.1 ТК РФ. Совместитель работает по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время и занимает отдельную штатную единицу, часто дробную, например 0,5 ставки. Поэтому ссылка на штатное расписание у совместителя идёт через его собственный договор и приказ о приёме, как у любого нового работника.
Важный нюанс из практики: при приёме внешнего совместителя на работу во вредных условиях или на опасные виды работ работодатель обязан запросить справку с основного места работы. Нельзя работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству. Если справку не запросили и человек два года работал с двойной вредностью, ответственность несёт работодатель, а не работник.
Сформируйте приказ о совмещении со сроком и доплатой
В приказ переносят должность и подразделение совмещаемой позиции из действующей редакции штатного расписания, а блок письменного согласия работник подписывает до начала дополнительной работы.
Перевод на другую должность: допсоглашение и приказ
Перевод по статье 72.1 ТК РФ меняет трудовую функцию или структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре. Ссылка на штатное расписание при этом меняется целиком: работник уходит с одной позиции и занимает другую. Для перевода нужно письменное согласие работника, а изменения условий договора по статье 72 ТК РФ оформляют письменным дополнительным соглашением. Перемещение к другому рабочему месту или в другое подразделение в той же местности согласия не требует, если трудовая функция и условия договора не меняются.
В допсоглашении указывают дату перевода, новую должность и подразделение по штатному расписанию и новый оклад цифрой: «С 1 октября 2026 года работник переводится на должность руководителя группы продаж отдела продаж в соответствии со штатным расписанием. Должностной оклад — 90 000 рублей в месяц». Приказ о переводе повторяет эти данные и показывает прежнюю и новую позицию. Если новой позиции в действующей редакции штатного расписания нет, сначала издаётся приказ о его изменении, иначе допсоглашению не на что опираться.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Кадровики часто спрашивают, можно ли подписать допсоглашение о переводе, пока работник на больничном. Формально можно: практика прямо допускает перевод, если работник во время нетрудоспособности подписал дополнительное соглашение. Но в споре работник скажет, что подписывал с температурой и не понимал текст, а опровергать это придётся вам. Если перевод может подождать неделю, дождитесь выхода. Если не может, зафиксируйте, как документ передан, сколько было времени на ознакомление и что работник сам подтвердил готовность подписать.»
В Добыто допсоглашение о переводе и приказ подписывают электронно: со стороны работодателя — УКЭП, со стороны работника — УНЭП, которую сервис на всех тарифах выпускает сотрудникам бесплатно. Перед отправкой на подпись сверьте три поля: наименование новой должности, подразделение и оклад. Они должны совпадать с позицией в действующей редакции штатного расписания.
Ошибки в ссылках на штатное расписание и во что они обходятся
Большая часть претензий при проверке касается не самого штатного расписания, а расхождений между ним и документами работника. Ниже типовые ошибки, причина, по которой их допускают, и последствия.
- «Оклад согласно штатному расписанию» вместо суммы. Так пишут, чтобы после индексации не переоформлять договоры. В договоре при этом нет обязательного условия из абзаца 5 части 2 статьи 57 ТК РФ. Инспекция вправе квалифицировать это как ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф для должностного лица от 10 000 до 20 000 рублей, для ИП от 5 000 до 10 000 рублей, для организации от 50 000 до 100 000 рублей.
- Штатное расписание проиндексировали, договоры не изменили. В штатном расписании оклад 70 000 рублей, в договоре 65 000. Работник получает 70 000, но основания для этой суммы в договоре нет. Роструд прямо указывает, что оклад в договоре должен соответствовать штатному расписанию. Повышение оклада оформляют допсоглашением в дату изменения штатного расписания.
- Разные названия одной должности. В штатном расписании «специалист по кадровому делопроизводству», в договоре «кадровик», в инструкции «специалист по кадрам». Причина — документы заполняют по разным шаблонам. По общим нарушениям трудового законодательства часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для организации. Для льготных должностей добавляется риск отказа в льготе или досрочной пенсии.
- Совмещение без позиции, срока и суммы доплаты. Приказ «поручить дополнительную работу» без должности по штатному расписанию и без доплаты не показывает, какую работу оплачивают и сколько. В споре о доплате суд опирается на объём, который работник докажет сам.
- Уведомление о сокращении раньше приказа об изменении штатного расписания. Если позиция, указанная в уведомлении, не исключена приказом или в уведомлении стоит другое наименование, суд восстанавливает работника и взыскивает оплату вынужденного прогула по статье 394 ТК РФ.
Повторное нарушение по статье 5.27 КоАП РФ наказывается строже, для должностного лица вплоть до дисквалификации.
Приказ о возложении обязанностей без перечня полномочий
Отдельная ошибка связана с временным замещением руководителя. Приказ «возложить исполнение обязанностей директора на заместителя» ссылается на позицию штатного расписания, но не говорит, какие документы заместитель вправе подписывать в период отпуска, командировки или болезни руководителя.
Мария Ж, руководитель HR-отдела и юрист со стажем более 20 лет: «В приказе о возложении обязанностей, как и в доверенности, указывайте конкретный перечень полномочий. Формулировка без перечня порождает ровно тот спор, который приказом пытались предотвратить: был ли заместитель вправе подписать именно этот документ. У такого приказа есть и вторая функция: при разборе дисциплинарных ситуаций он показывает, чьи обязанности не были исполнены, пока работник отсутствовал.»
Когда ссылка на штатное расписание не нужна
Исполнитель по договору ГПХ и самозанятый штатную единицу не занимают. В договоре подряда или оказания услуг не указывают должность, подразделение, оклад и отсылку к штатному расписанию: по статье 15 ТК РФ работа по должности в соответствии со штатным расписанием — признак трудовых отношений, и такой договор могут переквалифицировать в трудовой. ИП без работников штатное расписание не составляет. Требования к работникам по трудовому договору на исполнителей не переносятся.
Сценарии: что критично, а что вторично
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| ИП нанимает первого работника | Утвердить штатное расписание до даты приёма, должность и оклад в договоре взять из него | Форма Т-3 или собственная форма |
| Микропредприятие на типовом договоре | Штатное расписание утверждается, несмотря на отказ от ЛНА по ст. 309.2 ТК РФ | Реквизиты приказа в самом договоре |
| Индексация окладов | Допсоглашения с новым окладом в дату изменения штатного расписания | Новая редакция или приказ об изменениях |
| Переименование должностей по ОК 016-2025 | Приказ об изменении штатного расписания, допсоглашения, должностные инструкции, справочник в 1С:ЗУП, код в ЕФС-1 | Способ оформления: изменения или новая редакция |
| Совмещение | Позиция по штатному расписанию, письменное согласие, срок, доплата | Новая штатная единица не вводится |
| Сокращение | Приказ об изменении штатного расписания до уведомлений, срок 2 месяца, перечень вакансий | Форма уведомления |
В каждом сценарии критичны совпадение наименования и суммы и последовательность документов: сначала штатное расписание, потом документы работника.
Изменение штатного расписания: какие документы переоформить
Изменения вносят двумя способами: приказом о внесении изменений в штатное расписание или утверждением штатного расписания в новой редакции. Для ссылок в кадровых документах способ не важен. Важна дата, с которой действует новая позиция: с неё начинают действовать допсоглашения и приказы по работникам.
Переименование должности и изменение оклада
Переименование без изменения трудовой функции меняет наименование должности в трудовом договоре, а это условие договора. При согласии работника подписывают дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ. Если работник не согласен, а переименование вызвано изменением организационных или технологических условий труда, работодатель применяет статью 74 ТК РФ: письменно уведомляет работника не позднее чем за 2 месяца, трудовая функция при этом не меняется. Повышение оклада оформляют допсоглашением. Снижение возможно только по соглашению сторон или в порядке статьи 74.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на классификатор ОК 016-2025 затрагивает сразу штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и ЛНА. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание или его новая редакция, а к трудовым договорам — дополнительные соглашения. Отдельной задачей обновите кадровую программу, включая 1С:ЗУП: классификатор связан с ОКЗ, по которому указывают код трудовой функции в ЕФС-1.»
Сокращение: порядок документов
При сокращении ссылка на штатное расписание переходит в уведомление, и последовательность документов определяет исход спора. Сначала издают приказ об изменении штатного расписания с датой, с которой исключаются позиции. Затем каждого работника персонально и под подпись предупреждают не менее чем за 2 месяца до увольнения по части 2 статьи 180 ТК РФ. В уведомлении указывают реквизиты этого приказа, исключаемую должность и подразделение в той же формулировке, что в штатном расписании. По части 3 статьи 81 ТК РФ работнику предлагают все имеющиеся вакансии, которые он может занимать с учётом квалификации и здоровья, и делают это в течение всего срока предупреждения. Перечень вакансий берут из действующей редакции штатного расписания на дату предложения. Профсоюзную организацию, если она есть, уведомляют письменно не позднее чем за 2 месяца, при массовом сокращении — не позднее чем за 3 месяца по статье 82 ТК РФ.
Внимание: с 01.09.2026 действует Федеральный закон от 25.04.2026 № 108-ФЗ. Преимущественное право на оставление на работе по части 1 статьи 179 ТК РФ получили работники, чей трудовой договор возобновлён после военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Право действует на общих основаниях: при равной производительности труда и квалификации.
Перед рассылкой уведомлений сверьте наименование каждой исключаемой позиции в приказе, в уведомлении и в трудовом договоре работника. Если наименования расходятся, работодателю придётся доказывать, что сокращена именно та должность, которую занимал работник.
Штатное расписание в 1С:ЗУП и КЭДО: как сохранить связь позиций с документами
В 1С:ЗУП 3.1 связь кадровых документов со штатным расписанием работает, только если она включена в настройках. Без этого должность в приёме выбирается из линейного справочника «Должности», и программа не проверяет, есть ли такая позиция в штате и совпадает ли оклад.
Настройка штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП
Ведение штатного расписания включают в разделе «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Настройка штатного расписания» флажком «Ведется штатное расписание». Флажок «Ведется история изменений штатного расписания» переводит работу на документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», и каждая редакция сохраняется со своей датой. Флажок автоматической проверки кадровых документов на соответствие штатному расписанию запускает сверку при проведении приёма, перевода и других кадровых документов.
Позиция штатного расписания в 1С:ЗУП объединяет организацию, подразделение, должность, график работы, количество ставок, условия оплаты труда, трудовую функцию и данные об отпусках. При приёме должность выбирается из справочника «Штатное расписание», и в приказ Т-1 и трудовой договор подтягиваются данные позиции. Печатная форма Т-3 формируется в разделе «Кадры» — «Кадровые отчёты» — «Штатное расписание (Т-3)».
Передача документов из 1С на подпись в КЭДО
При подключённом КЭДО документ формируется в учётной системе по позиции штатного расписания, уходит на подпись и возвращается со статусом подписания. Со стороны работодателя документы подписывают УКЭП, со стороны работника — УНЭП. Для Добыто есть готовый модуль для 1С:ЗУП: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически. Должность и оклад в допсоглашении берутся из учётной системы, а не набираются вручную, и расхождение с позицией штатного расписания не возникает на этапе подготовки документа.
Важный нюанс из практики: произвольный документ, отправленный в КЭДО не в формате PDF/A-1, придётся дополнительно дублировать на бумаге. Если приказ об изменении штатного расписания или допсоглашение готовили вне учётной системы, перед отправкой проверьте формат файла.
Полезно знать: трудовой договор, допсоглашения, приказы и уведомления можно вести в КЭДО, но приказ об увольнении, трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве и документы об инструктажах по охране труда остаются на бумаге. При сокращении уведомление можно подписать электронно, а приказ об увольнении — только на бумаге.
Как сверить кадровые документы со штатным расписанием: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Найдите действующую редакцию штатного расписания и приказ о её утверждении или последнем изменении, запишите дату вступления в силу.
- Шаг 2. Выгрузите список работников с подразделением, должностью и окладом из трудовых договоров с учётом всех допсоглашений.
- Шаг 3. Сравните наименования подразделений и должностей с позициями штатного расписания дословно, включая дефисы, сокращения и порядок слов.
- Шаг 4. Сравните оклады и надбавки в договорах с суммами по позициям. Для каждого расхождения определите, что верно, и подготовьте допсоглашение или приказ об изменении штатного расписания.
- Шаг 5. Проверьте количество штатных единиц: число занятых ставок по каждой позиции не должно превышать утверждённое, включая совместителей на дробных ставках.
- Шаг 6. По льготным должностям сверьте наименования с профстандартом или справочником и с кодом по ОК 016-2025.
- Шаг 7. Сверьте названия должностных инструкций и действующих приказов о совмещении с позициями штатного расписания.
- Шаг 8. В 1С:ЗУП включите автоматическую проверку кадровых документов на соответствие штатному расписанию, чтобы новые расхождения не появлялись при проведении документов.
Стоимость КЭДО Добыто с интеграцией 1С:ЗУП
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | расчёт за месяц |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | расчёт за месяц, минимальная оплата — за год |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
Для компании, которая ведёт штатное расписание в 1С:ЗУП и хочет подписывать допсоглашения и приказы по нему электронно, подходит тариф с интеграцией с 1С. Итоговая сумма зависит от численности: условия тарифов КЭДО Добыто приведены на странице стоимости. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Связь кадровых документов со штатным расписанием держится на дословном совпадении подразделения, должности и оклада, а не на отсылке к нему. В трудовом договоре хватает формулировки статьи 57 ТК РФ без реквизитов приказа, но оклад указывается суммой. Реквизиты приказа об изменении штатного расписания нужны там, где документ фиксирует изменение штата: при сокращении, переводе на новую позицию и совмещении. Любое изменение позиции, от индексации до перехода на ОК 016-2025, сначала оформляют в штатном расписании, а затем допсоглашениями и приказами по каждому работнику.
В Добыто допсоглашения, приказы о переводе и совмещении формируются по данным из 1С:ЗУП и подписываются электронно, поэтому должность и оклад в документе работника совпадают с позицией штатного расписания.
Частые вопросы о штатном расписании в кадровых документах
Нужно ли знакомить работника со штатным расписанием под подпись?
Часть 2 статьи 22 ТК РФ обязывает знакомить работников под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Роструд в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 отнёс штатное расписание к документам, которые не связаны непосредственно с трудовой деятельностью работника, поэтому обязательного ознакомления под подпись нет. Свою должность, подразделение и оклад работник видит в трудовом договоре и приказе о приёме.
Как отразить приём на 0,5 ставки?
В штатном расписании у позиции указывается количество штатных единиц, в том числе дробное, например 0,5. В трудовом договоре пишут режим неполного рабочего времени по статье 93 ТК РФ и оплату, которая по этой статье начисляется пропорционально отработанному времени. Если работник сам просит перевести его на неполное время в случаях, когда работодатель обязан это сделать, с 01.09.2026 на допсоглашение и приказ отведено 5 рабочих дней с даты заявления.
На какую позицию принимают временного работника на время отпуска по уходу за ребёнком?
За работницей в отпуске по уходу за ребёнком сохраняется место работы по статье 256 ТК РФ, и её позиция остаётся занятой. Временного работника принимают на эту же позицию по срочному трудовому договору по статье 59 ТК РФ, новая штатная единица не вводится. В договоре указывают должность по штатному расписанию и основание срочности: исполнение обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы.
Кто подписывает и утверждает штатное расписание?
Форму Т-3 подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а утверждает её руководитель организации или уполномоченное им лицо приказом. Номер и дата этого приказа вносятся в шапку формы вместе с общей численностью штата. У ИП штатное расписание утверждает сам предприниматель.
Можно ли вести штатное расписание в Excel, а кадровый учёт в 1С без него?
Можно: закон не требует вести штатное расписание в конкретной программе, достаточно утвердить его приказом. Но если в 1С:ЗУП не включён флажок «Ведется штатное расписание», должность при приёме выбирается из справочника «Должности» и программа не сверяет её с утверждёнными позициями и окладами. Расхождения между Excel-файлом и договорами в этом случае ищут вручную при каждой проверке.
Нужно ли допсоглашение, если переименовали только подразделение?
Зависит от текста трудового договора. Если структурное подразделение указано в договоре, его новое наименование меняет условие договора: оформляют допсоглашение по статье 72 ТК РФ, а без согласия работника — уведомление по статье 74 ТК РФ не позднее чем за 2 месяца. Если в договоре указана только организация без подразделения, достаточно приказа об изменении штатного расписания.
