Оплата труда и штатное расписание связаны через графы 5-9 формы Т-3: в графе 5 указывается месячная зарплата по окладу или тарифной ставке, в графах 6-8 — компенсационные и стимулирующие выплаты, закреплённые за должностью, в графе 9 — итог по позиции с учётом количества штатных единиц. Включать в штатное расписание нельзя выплаты, размер которых заранее неизвестен и зависит от отработанных часов, события или решения руководителя: разовые премии, материальную помощь, отпускные, пособия по нетрудоспособности, оплату сверхурочной работы и работы в выходные, доплату за совмещение. Выплата, привязанная к должности, идёт в графы 6-8, а выплата, привязанная к конкретному работнику или месяцу, — в трудовой договор, приказ или положение об оплате труда.
Ниже по каждой спорной выплате показано, в какую графу она идёт или в каком документе её закрепить, как Роструд оценивает вилку окладов и почему оклад в трудовом договоре должен совпадать со штатным расписанием. Отдельно разобраны совмещение должностей, доли ставок, штатное расписание ИП и настройка в 1С:ЗУП 3.1. Порядок изменения штатного расписания с пошаговой инструкцией, штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, образцы документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что вписывать в графы 5-9 штатного расписания по форме Т-3
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными, и работодатель вправе утвердить собственную форму штатного расписания. На практике большинство компаний и кадровых программ сохраняют структуру граф Т-3, поэтому разбор ниже подходит и для самостоятельно разработанных форм.
Граница между графой 5 и графами 6-8 задана статьёй 129 ТК РФ. Оклад там определён как фиксированный размер оплаты труда за исполнение трудовых обязанностей определённой сложности за календарный месяц без учёта компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Всё, что сверх оклада, в графу 5 не попадает, даже если выплачивается каждый месяц.
Состав граф и типичные ошибки заполнения сведены в таблицу по указаниям к форме Т-3.
| Графа Т-3 | Что указывается | Что туда не попадает |
|---|---|---|
| 3. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | Наименование должности или профессии, разряд, категория | ФИО работников: штатное расписание описывает должности, а не людей |
| 4. Количество штатных единиц | Целое число или доли для неполных единиц: 0,25; 0,5; 2,75 | Фактическая численность на дату, совмещения |
| 5. Тарифная ставка (оклад) и пр., руб. | Месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу) в рублях по применяемой системе оплаты труда | Надбавки, доплаты и премии, даже постоянные |
| 6-8. Надбавки, руб. | Стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные законодательством (например, северные надбавки, надбавки за учёную степень) или введённые организацией (например, связанные с режимом или условиями труда) | Выплаты, размер которых зависит от отработанных часов, события или решения руководителя в конкретном месяце |
| 9. Всего, руб. | (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) × гр. 4 — месячный фонд оплаты по позиции | Годовой фонд, средний заработок |
| 10. Примечание | Пояснения к позиции, которые не укладываются в графы 3-9 | Суммы, которые должны стоять в графах 5-8 |
Премии в графах 6-8 указания к форме прямо называют, но включить можно только премию, размер которой закреплён за должностью заранее, например ежемесячную премию в процентах от оклада по положению о премировании. Премия, сумма которой определяется приказом по итогам месяца или проекта, в штатное расписание не вписывается: её размер на дату утверждения документа неизвестен.
Сумма граф 5-8 по должности с полной ставкой — ориентир для сверки с минимальным размером оплаты труда. Сравнивать нужно зарплату работника, полностью отработавшего норму, а не один оклад: статья 133 ТК РФ говорит о месячной заработной плате.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Федеральный МРОТ с 1 января 2026 года составляет 27 093 рубля, это рост на 20,7% к 22 440 рублям 2025 года. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше: в Москве на 2026 год это 32 916 рублей. Поэтому зарплату по должности на полную ставку сверяйте с региональным значением, а не с федеральным, и пересматривайте штатное расписание при каждом повышении МРОТ.»
Какие выплаты нельзя включать в штатное расписание
Выплата попадает в графы 6-8 только при двух условиях одновременно: она закреплена за должностью, а не за конкретным человеком, и её размер известен на дату утверждения штатного расписания в рублях или процентах. Если хотя бы одно условие не выполняется, выплату закрепляют в другом документе. Ниже — выплаты, которые кадровые службы чаще всего ошибочно переносят в штатное расписание, и место, где им положено быть.
| Выплата | Почему не в штатном расписании | Где закрепить |
|---|---|---|
| Разовая премия (за проект, к юбилею, к празднику) | Размер и сам факт выплаты определяет руководитель по событию | Положение о премировании, приказ о поощрении по статье 191 ТК РФ |
| Материальная помощь | Социальная выплата по заявлению работника, не вознаграждение за труд | Коллективный договор или ЛНА, приказ по заявлению |
| Отпускные | Рассчитываются из среднего заработка по статье 139 ТК РФ за 12 месяцев, у каждого работника своя сумма | Расчёт по статьям 114 и 139 ТК РФ, приказ о предоставлении отпуска |
| Пособие по временной нетрудоспособности | Выплата по обязательному социальному страхованию: первые 3 дня за счёт работодателя, остальные — за счёт Социального фонда России | Федеральный закон № 255-ФЗ, электронный листок нетрудоспособности |
| Оплата сверхурочной работы | Зависит от числа сверхурочных часов, которое заранее неизвестно | Коллективный договор, отраслевое соглашение, ЛНА или трудовой договор; приказ о привлечении |
| Работа в выходные и нерабочие праздничные дни | Оплачивается не менее чем в двойном размере по статье 153 ТК РФ за фактически отработанные дни | ЛНА или коллективный договор, приказ о привлечении с согласия работника |
| Доплата за совмещение, расширение зон обслуживания, исполнение обязанностей отсутствующего | Размер устанавливается по соглашению сторон с конкретным работником по статье 151 ТК РФ, на время | Дополнительное соглашение и приказ о совмещении |
| Персональная надбавка конкретному работнику | Привязана к человеку, а штатное расписание описывает должность | Трудовой договор или дополнительное соглашение |
| Компенсация за использование личного имущества работника | Возмещение расходов по статье 188 ТК РФ, не оплата труда | Письменное соглашение с работником |
Все выплаты из таблицы продолжают быть обязательными для работодателя. Отсутствие строки в штатном расписании не снимает обязанность их начислить, если основание закреплено в законе, коллективном договоре, ЛНА или трудовом договоре.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельно о сверхурочной работе: с 1 сентября 2026 года действует Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ, который изменил лимиты и порядок оплаты. Общий лимит остался 120 часов в год, но при коллективном договоре или отраслевом соглашении, распространяющемся на работодателя, он поднимается до 240 часов, причём работа сверх 120 часов допускается только с письменного согласия работника.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «После 144-ФЗ порядок оплаты сверхурочных единый: первые два часа не менее чем в полуторном размере, последующие не менее чем в двойном, а начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном за каждый час. Сумма зависит от фактически отработанных часов, поэтому в штатное расписание её не вписать. Конкретные коэффициенты закрепляйте в коллективном договоре, ЛНА или трудовом договоре и учитывайте, что по желанию работника повышенная оплата заменяется дополнительным временем отдыха.»
Пограничные выплаты: когда в графы 6-8 можно, а когда нет
Часть выплат относится к должности при одних условиях и к работнику или событию — при других. Решение зависит от того, установлен ли размер для должности заранее и распространяется ли он на всех, кто её занимает.
| Выплата | Включать в графы 6-8 | Не включать |
|---|---|---|
| Ежемесячная премия | Положение о премировании закрепляет за должностью фиксированный процент от оклада | Размер определяется приказом по итогам месяца или зависит от выполнения показателей |
| Доплата за работу во вредных условиях (статья 147 ТК РФ, не менее 4% оклада) | По результатам СОУТ рабочему месту присвоен вредный класс условий труда | СОУТ установила оптимальные или допустимые условия труда |
| Районный коэффициент и процентная надбавка (статьи 148, 316, 317 ТК РФ) | Районный коэффициент — для всех должностей в местности с особыми климатическими условиями | Процентная надбавка зависит от стажа конкретного работника в районе, поэтому её размер по одной должности различается; размер отражают в трудовом договоре |
| Доплата за работу в ночное время (статья 154 ТК РФ) | Ночные смены входят в режим работы должности, процент доплаты установлен ЛНА | Работника привлекают к ночной работе эпизодически |
Для доплат, которые зависят от режима или условий труда, в графах 6-8 обычно указывают процент или расчётную сумму на полную норму, а в графе 10 — основание: номер пункта ЛНА или карты СОУТ. Итог в графе 9 в этом случае показывает плановый фонд, а фактическое начисление по табелю может отличаться.
Факт: ночным временем считается период с 22:00 до 06:00, минимальная доплата за каждый ночной час — 20% часовой ставки. Для расчёта нужны число ночных часов за месяц, оклад и норма часов в месяце.
Где закрепить выплаты, которых нет в штатном расписании
Статья 57 ТК РФ относит условия оплаты труда к обязательным условиям трудового договора: размер тарифной ставки или оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты. Статья 135 ТК РФ устанавливает, что зарплата определяется трудовым договором в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда, а сами системы закрепляются коллективными договорами, соглашениями и ЛНА. Штатное расписание в этой связке — документ о структуре и штатной численности с окладами по должностям, а не основание для начисления каждой выплаты.
Распределение выплат по документам:
- Штатное расписание — оклад по должности и надбавки, закреплённые за должностью.
- Трудовой договор — оклад конкретного работника, его доплаты и надбавки, в том числе персональные, со ссылкой на ЛНА для переменных выплат.
- Положение об оплате труда — система оплаты, сроки выплаты зарплаты, виды надбавок и доплат, порядок оплаты сверхурочной, ночной работы, работы в выходные, удержания.
- Положение о премировании — виды премий, показатели, порядок выплаты и основания для лишения премии.
- Приказы — разовые премии, привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные, совмещение, материальная помощь.
Оклад в трудовом договоре и оклад по должности в штатном расписании обязаны совпадать. На портале Роструда эту позицию подтверждают в ответе на вопрос о соответствии оклада в трудовом договоре штатному расписанию: оклад устанавливается в соответствии с занимаемой должностью по штатному расписанию, а за несоответствие предусмотрена административная ответственность юридического и должностного лица.
Что об этом думает ГИТ: правовое обоснование в ответе Роструда строится на трёх нормах — абзаце 5 части 2 статьи 57 ТК РФ об обязательных условиях оплаты, части 1 статьи 135 ТК РФ о системах оплаты и статье 419 ТК РФ об ответственности. Если в штатном расписании указан оклад по конкретной должности, в трудовом договоре должен стоять именно он, без округлений и без собственного значения для отдельного работника.
Соберите положение об оплате труда под свою систему выплат
В Добыто конструктор формирует положение об оплате труда в .docx: система оплаты, сроки выплаты, надбавки и удержания. Переменные выплаты, которые не вошли в штатное расписание, получают в нём основание, на которое можно сослаться в трудовом договоре.
Совмещение должностей и доли ставок в штатном расписании
При совмещении по статье 60.2 ТК РФ работник выполняет дополнительную работу по другой или такой же должности в течение рабочего дня наряду с основной, с письменного согласия и за дополнительную оплату. Вторую штатную единицу он не занимает: вакансия по совмещаемой должности остаётся вакансией, а в графе 4 штатного расписания ничего не меняется. Доплату за совмещение устанавливают по соглашению сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы (статья 151 ТК РФ), поэтому её размер указывают в приказе и дополнительном соглашении, а не в графах 6-8.
Работник вправе досрочно отказаться от совмещения, а работодатель — отменить поручение, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. В Добыто есть шаблон приказа о совмещении с указанием срока и доплаты и с блоком согласия работника: срок и размер фиксируются в одном документе, который подписывают обе стороны.
Внутреннее совместительство устроено иначе. С работником заключают отдельный трудовой договор по статье 60.1 ТК РФ, и он занимает штатную единицу или её часть. Поэтому доли ставок указываются в графе 4 штатного расписания: указания к форме Т-3 прямо предусматривают неполные единицы с учётом особенностей работы по совместительству, например 0,25; 0,5; 2,75. Оклад в графе 5 при этом пишется за полную ставку, а итог в графе 9 уменьшается пропорционально доле.
Полезно знать: с 1 сентября 2026 года по заявлению работника о неполном рабочем времени у работодателя есть 5 рабочих дней, чтобы заключить дополнительное соглашение и издать приказ. Если перевод на неполное время затрагивает долю ставки по должности, изменение штатного расписания готовят в тот же срок.
Вилка окладов в штатном расписании: позиция Роструда
Роструд исходит из того, что по одноимённым должностям в штатном расписании устанавливаются одинаковые оклады, а диапазон значений противоречит обязанности работодателя обеспечивать равную оплату за труд равной ценности по статье 22 ТК РФ. Инспекции труда расценивают вилку по одной должности как нарушение и применяют статью 5.27 КоАП РФ. Часть юристов ссылается на статью 132 ТК РФ, по которой зарплата зависит от квалификации, сложности работы, количества и качества труда. Норма сформулирована так, что инспекторы и суды читают её по-разному, поэтому вилка остаётся зоной риска.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Разные оклады для работников одной профессии без вилки оформляют через разные должности или категории: «бухгалтер», «бухгалтер II категории», «ведущий бухгалтер». Каждой позиции соответствует свой фиксированный оклад, а различия в требованиях к квалификации закрепляются в должностных инструкциях. Грейдовая система решает ту же задачу на уровне всей компании: грейды задают коридоры оплаты, а в штатное расписание идёт конкретный оклад каждой должности.
В 1С:ЗУП 3.1 вилку окладов и надбавок можно включить в настройках штатного расписания, и программа позволит указать минимум и максимум по позиции. Техническая возможность не меняет позиции Роструда: перед включением настройки оцените, как вилка будет выглядеть в печатной форме Т-3 при проверке.
Во что обходится ошибка в выплатах и штатном расписании
Несоответствие оклада в трудовом договоре штатному расписанию и вилка по одной должности квалифицируются по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Повторное нарушение по части 2 — от 50 000 до 70 000 рублей для юридического лица, от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет для должностного лица.
Если из-за ошибки работник получал меньше, чем положено по штатному расписанию, это уже неполная выплата зарплаты по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 1 000 до 5 000 рублей на ИП, от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Разницу придётся доплатить с денежной компенсацией по статье 236 ТК РФ за каждый день задержки. Ненадлежащее оформление трудового договора, в том числе без обязательных условий об оплате, наказывается по части 4: от 50 000 до 100 000 рублей для юридического лица.
Изменение штатного расписания при изменении оплаты труда
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица: так предусматривают указания к форме Т-3. Вариантов два — приказ о внесении изменений в действующее штатное расписание или утверждение штатного расписания в новой редакции. Второй вариант удобнее при массовом пересмотре окладов, например при индексации или переходе на новую систему оплаты.
Порядок для работников зависит от направления изменения. Повышение оклада оформляют дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ: условие об оплате обязательное, и менять его без письменного соглашения сторон нельзя. Снижение оклада или отмена надбавки по инициативе работодателя возможны только по статье 74 ТК РФ, при изменении организационных или технологических условий труда, с письменным уведомлением работника не позднее чем за 2 месяца.
Как изменить оклад в штатном расписании: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите основание: соглашение сторон по статье 72 ТК РФ при повышении или изменение организационных либо технологических условий труда по статье 74 ТК РФ при снижении. Во втором случае вручите работникам письменные уведомления не позднее чем за 2 месяца до изменения.
- Шаг 2. Сверьте новый размер оклада и надбавок по должности с региональным МРОТ и с положением об оплате труда: если меняется система выплат, сначала обновите положение.
- Шаг 3. Издайте приказ о внесении изменений в штатное расписание или об утверждении новой редакции с датой, с которой действует новый оклад.
- Шаг 4. Подпишите с каждым работником на изменяемой должности дополнительное соглашение к трудовому договору с новым размером оклада и датой вступления в силу. При переводе на другую должность оформите приказ о переводе.
- Шаг 5. Внесите изменения в кадровую программу: в 1С:ЗУП 3.1 документом «Изменение штатного расписания» и кадровым документом по работнику с той же датой.
- Шаг 6. Проверьте первый расчётный лист после изменения: оклад в начислениях должен совпасть с окладом в штатном расписании и дополнительном соглашении.
Дата в приказе о штатном расписании и дата в дополнительных соглашениях должны совпадать. Если штатное расписание уже изменено, а соглашения подписаны позже, в промежутке оклад работников формально расходится со штатным расписанием, и это расхождение видно при проверке.
Дополнительные соглашения к трудовым договорам можно подписать в КЭДО без очной явки и курьера: в Добыто электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Вид подписи для каждого документа определяется действующей редакцией статей 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «С 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, он заменил ОК 016-94, который применялся с 1994 года. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление 1С:ЗУП. Классификатор связан с ОКЗ, по которому указывается код трудовой функции в ЕФС-1, поэтому наименования в штатном расписании сверяйте с кодами, которые уходят в отчётность.»
Внимание: если изменение штатного расписания ведёт к сокращению численности или штата, с 1 сентября 2026 года действует Федеральный закон № 108-ФЗ. Преимущественное право на оставление на работе получили работники, чей трудовой договор был возобновлён после военной службы по статье 351.7 ТК РФ, при равной производительности труда и квалификации.
Образцы штатного расписания и трудового договора с условиями оплаты
Начните с формы Т-3, чтобы разнести оклад и надбавки по графам 5-8, затем сверьте с ней раздел об оплате в трудовом договоре.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (.xlsx) | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы (.docx) | Скачать |
Штатное расписание ИП и ведение в 1С 8.3
Трудовой кодекс не содержит отдельной нормы, которая обязывала бы составлять штатное расписание, но статья 57 ТК РФ требует указывать в трудовом договоре трудовую функцию по должности в соответствии со штатным расписанием. Поэтому ИП, который нанимает работников по трудовым договорам, составляет штатное расписание по тем же правилам, что и организация. Сам предприниматель в штатное расписание не включается: он не работник, а работодатель. Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые штатных единиц тоже не занимают, и их вознаграждение в графах 5-9 не отражается.
Для ИП штрафы по статье 5.27 КоАП РФ установлены отдельно и в большинстве частей ниже, чем для организаций: по части 1 — от 1 000 до 5 000 рублей. Утверждает штатное расписание сам предприниматель приказом за своей подписью.
В 1С:ЗУП 3.1 работа со штатным расписанием включается в настройках кадрового учёта флажком «Ведётся штатное расписание». Второй флажок, «Ведётся история изменений штатного расписания», определяет способ учёта: с историей используются документы «Утверждение штатного расписания» для первичного утверждения и новых редакций и «Изменение штатного расписания» для корректировки отдельных позиций, а отчёт можно сформировать на любую дату. В позиции штатного расписания на вкладке «Оплата труда» указываются плановые начисления и значения постоянных показателей.
Правило разнесения выплат в 1С то же, что и в форме Т-3. Плановыми начислениями позиции делают оклад и надбавки, закреплённые за должностью. Сверхурочные, оплату выходных, разовые премии и совмещение начисляют документами по работнику, а не через позицию штатного расписания: иначе печатная форма Т-3 покажет в графах 6-8 суммы, которых по должности нет.
Если кадровые документы оформляются в КЭДО, штатное расписание и документы по работникам должны совпадать в обеих системах. Для этого в Добыто есть готовый модуль для 1С:ЗУП: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.
Стоимость КЭДО для оформления штатного расписания и документов об оплате труда
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входят в тариф |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и выбранного тарифа; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому тарифу и состав функций указаны на странице тарифов Добыто КЭДО, цены действительны на дату публикации.
Выводы
В штатное расписание попадает только то, что закреплено за должностью и известно заранее: оклад в графе 5 и постоянные компенсационные и стимулирующие выплаты в графах 6-8. Всё, что зависит от часов, события, решения руководителя или личности работника, получает основание в трудовом договоре, положении об оплате труда, положении о премировании или приказе. Оклад в трудовом договоре повторяет оклад по должности без отклонений, а любое изменение оплаты проводится одновременно приказом по штатному расписанию и дополнительными соглашениями с одной датой.
Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде и синхронизирует их с 1С:ЗУП, поэтому штатное расписание, дополнительные соглашения и приказы об оплате труда подписываются в одном контуре и не расходятся между системами.
Частые вопросы об оплате труда и штатном расписании
Может ли оклад в графе 5 быть ниже МРОТ?
Может, если месячная зарплата работника, полностью отработавшего норму, с учётом надбавок не ниже МРОТ (статья 133 ТК РФ). При сравнении не учитываются районный коэффициент и северная надбавка (постановление Конституционного Суда РФ от 07.12.2017 № 38-П), оплата сверхурочной, ночной работы и работы в выходные (от 11.04.2019 № 17-П), доплата за совмещение (от 16.12.2019 № 40-П). Эти выплаты начисляются сверх минимума.
Отражать ли в штатном расписании исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых?
Нет. Штатное расписание описывает должности, которые замещаются по трудовым договорам. Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый штатную единицу не занимает, его вознаграждение платится по договору и в фонд оплаты по графе 9 не входит. Если работа исполнителя по факту совпадает с трудовой функцией штатной должности, это признак трудовых отношений, который проверяет ГИТ.
Как отражать должность работницы в отпуске по уходу за ребёнком?
Штатная единица остаётся за ней: на время отпуска по уходу за ребёнком за работником сохраняется место работы (должность) по статье 256 ТК РФ. На эту же единицу принимают временного работника по срочному трудовому договору на период отсутствия основного работника (статья 59 ТК РФ). Новую штатную единицу вводить не нужно, оклад временного работника равен окладу по должности.
Нужно ли менять штатное расписание при индексации зарплаты?
Да, если индексация увеличивает оклады или надбавки по должностям. Статья 134 ТК РФ обязывает работодателя индексировать зарплату в порядке, установленном коллективным договором, соглашением или ЛНА. После индексации издают приказ о внесении изменений в штатное расписание или утверждают новую редакцию и подписывают дополнительные соглашения с новыми окладами, чтобы договор и штатное расписание совпадали с даты индексации.
Сколько хранить штатное расписание и приказы о его изменении?
Штатные расписания и изменения к ним по Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, хранятся постоянно. Приказы об утверждении и изменении штатного расписания относятся к приказам по основной деятельности, их тоже хранят постоянно. При КЭДО электронные экземпляры хранятся с электронными подписями в архиве, из которого документы выгружаются для проверки.
