Штатное расписание персонала как оно превращается в справочник должностей

Штатное расписание — документ, в котором работодатель закрепляет структурные подразделения, должности, количество штатных единиц, оклады и надбавки. По статьям 15 и 57 ТК РФ трудовая функция в трудовом договоре указывается как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, поэтому штатка нужна и организации, и ИП с работниками. Утверждается она приказом руководителя, а меняется приказом о внесении изменений или новой редакцией, в том числе при смене наименования или кода должности по классификатору ОК 016-2025, действующему с 1 января 2026 года. При бумажном учёте должность из штатки попадает только в приказ и договор. В КЭДО от позиции штатного расписания зависит маршрут документа: кто согласует, кто подписывает от работодателя и каким видом подписи.

Покажем, какие поля формы Т-3 переносить в справочник должностей и что к ним добавить, как отличить совмещение от совместительства в штатке и какие изменения требуют дополнительного соглашения с работником. Отдельно разберём ведение штатного расписания в 1С 8.3 и передачу данных в систему КЭДО. Сценарная таблица изменений, пошаговая инструкция, образцы документов, штрафы по статье 5.27 КоАП и стоимость подключения — во второй половине статьи.

Кто обязан вести штатное расписание и что в нём должно быть

Прямой нормы «каждый работодатель обязан утвердить штатное расписание» в ТК РФ нет. Обязанность выводится из статей 15 и 57: трудовой договор описывает работу по должности в соответствии со штатным расписанием, значит, должность сначала появляется в штатке и только потом в договоре. Роструд отвечает на этот вопрос однозначно: трудовой договор на должность, которой нет в штатном расписании, неправомерен. Официальный ответ ведомства с правовым обоснованием опубликован на портале Онлайнинспекция.рф в разделе вопросов о штатном расписании.

Для разных работодателей вывод выглядит так:

• Организация любой формы, включая ООО с одним работником, ведёт штатное расписание.
• Индивидуальный предприниматель, который принимает людей по трудовым договорам, ведёт штатное расписание по тем же правилам: статья 57 ТК РФ не делает для ИП исключения.
• Микропредприятие, отказавшееся от локальных нормативных актов по статье 309.2 ТК РФ, штатное расписание всё равно утверждает: без него не на что сослаться в трудовом договоре.
• Физическое лицо без статуса ИП, нанимающее, например, домашнего работника, штатное расписание не ведёт.

Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые в штатное расписание не включаются: они не занимают штатные единицы, и требования статьи 57 ТК РФ на них не распространяются.

Форма Т-3 и собственная форма

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными, и работодатель вправе утвердить собственную форму. На практике большинство компаний остаётся на Т-3, потому что под неё настроены кадровые программы. Графы формы:

• структурное подразделение: наименование и код;
• должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации;
• количество штатных единиц, в том числе дробное: 0,5 или 0,25 ставки;
• тарифная ставка (оклад);
• надбавки в рублях, три графы;
• всего в месяц;
• примечание.

В шапке указываются номер и дата документа, период действия, реквизиты приказа об утверждении и общее количество штатных единиц. Подписывают штатное расписание руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации приказом. Работник штатное расписание не подписывает, поэтому в электронном виде его подписывают только со стороны работодателя.

Проверить собственную штатку можно за несколько минут: у каждой должности из действующих трудовых договоров должна быть позиция с тем же наименованием и в том же подразделении, а число занятых ставок не должно превышать число штатных единиц.

Образцы кадровых документов, которые опираются на штатное расписание

Начните с формы Т-3: остальные документы комплекта берут из неё наименование должности, подразделение и оклад.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Какие данные штатного расписания нужны справочнику должностей

В бумажном документообороте штатное расписание отвечает на 2 вопроса: сколько ставок и какой оклад. В КЭДО к каждой позиции добавляются вопросы маршрута: кто согласует заявление работника на этой должности, кто подписывает приказ от имени работодателя, какой вид электронной подписи нужен для документа, с какими ЛНА и какой должностной инструкцией знакомить нового сотрудника. Если ответы хранятся в голове кадровика, каждый документ собирается вручную. Если они закреплены за позицией штатки, маршрут строится автоматически при приёме, переводе и увольнении.

Ниже — соответствие граф штатного расписания и полей справочника должностей, которые использует система КЭДО.

Первые 5 строк переносятся из штатного расписания без изменений. Последние 3 штатка не содержит, и именно их кадровая служба дописывает, когда превращает расписание в справочник. Ошибка в любой из этих строк не видна в Т-3, но проявляется на первом же документе, который ушёл не тому согласующему или подписан не тем видом подписи.

Справочник собирается от процессов, а не от интерфейса программы. Сначала выписываются кадровые процессы компании, и только потом для каждой должности указывается, в каких из них она участвует.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «До выбора системы и настройки справочника выпишите все кадровые процессы и по каждому определите: какие документы в нём возникают, сколько их в год, кто подписывает и какой вид подписи нужен. Отметьте процессы, где работнику достаточно простой подписи, и начинайте с них. Порядок опишите в локальном акте под свои процессы: если взять шаблон вендора, работать по чужому порядку придётся годами.»

Связь штатного расписания с трудовым договором, должностной инструкцией и ЕФС-1

Наименование должности в трудовом договоре, приказе о приёме, личной карточке Т-2 и сведениях ЕФС-1 должно совпадать со штатным расписанием буква в букву. Расхождение «менеджер по продажам» в штатке и «менеджер отдела продаж» в договоре формально означает, что работник принят на должность, которой в компании нет. При проверке ГИТ это читается как нарушение статьи 57 ТК РФ, а при сокращении создаёт спор о том, какую именно позицию сокращают.

Для части должностей наименование нельзя выбрать произвольно. Часть 2 статьи 57 ТК РФ требует: если с работой по должности связаны компенсации, льготы или ограничения, наименование должности и требования к квалификации должны соответствовать квалификационным справочникам или положениям профессиональных стандартов. Это касается, например, должностей с досрочной пенсией, работ во вредных условиях, педагогических должностей. Для остальных позиций наименование формулирует работодатель, но в справочнике удобнее сразу держать его в том виде, в каком оно указано в профстандарте.

Классификатор ОК 016-2025 и код трудовой функции

С 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94, который применялся с 1994 года. Классификатор связан с ОКЗ, а код по ОКЗ указывается как код трудовой функции в ЕФС-1. Поэтому справочник должностей в КЭДО хранит код рядом с наименованием: при приёме, переводе и увольнении он уходит в сведения для Социального фонда России без ручного поиска.

Должностная инструкция как часть позиции

Должностная инструкция не входит в число обязательных документов по ТК РФ, но если она утверждена, работник знакомится с ней под подпись. В справочнике КЭДО инструкцию удобно закрепить за позицией штатного расписания: при приёме или переводе она автоматически попадает в пакет ознакомления вместе с правилами внутреннего трудового распорядка и положением об оплате труда. Ознакомление с ЛНА и должностной инструкцией относится к документам, где работнику достаточно простой электронной подписи. При изменении инструкции система видит всех, кто занимает позицию, и рассылает новую редакцию без выборки вручную.

Проверка связи: откройте 3 случайных трудовых договора и сравните наименование должности, подразделение и оклад с действующей редакцией штатного расписания. Если хоть в одном расхождение, прежде чем переносить данные в КЭДО, выровняйте документы допсоглашением или изменением штатки.

Совмещение должностей и совместительство в штатном расписании

Совмещение и совместительство отражаются в штатном расписании по-разному, и в справочнике КЭДО это 2 разных типа записи. При совмещении работник остаётся на своей позиции и дополнительно выполняет работу по другой или такой же должности в пределах своего рабочего дня. При совместительстве с ним заключается отдельный трудовой договор, и он занимает отдельную штатную единицу.

Для справочника отсюда следует практическое правило: совмещение привязывается к датам. Когда поручение закончилось или отменено, роль согласующего или исполнителя по совмещаемой должности должна сниматься в тот же день, иначе документы продолжат уходить человеку, у которого больше нет этих полномочий. Совместитель в кабинете сотрудника видит 2 комплекта документов: если он работает в 2 организациях группы, у него 2 расчётных листка, по каждой отдельно.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «При приёме внешнего совместителя на вредные или опасные работы работодатель обязан запросить справку с основного места работы о характере и условиях труда. Смысл нормы в том, что нельзя работать во вредных условиях одновременно и на основной работе, и по совместительству. Если этого не выяснили и человек отработал так 2 года, ответственность лежит на работодателе, а не на работнике. Сделайте справку обязательным полем карточки совместителя на таких позициях.»

Перед оформлением совмещения проверьте 2 вещи: есть ли совмещаемая должность в действующей редакции штатного расписания и зафиксировано ли письменное согласие работника с объёмом, сроком и доплатой. Без согласия поручение дополнительной работы по статье 60.2 ТК РФ незаконно.

Роли, маршруты и подписанты: что добавить к штатке для КЭДО

Маршрут согласования в КЭДО строится по должностям и подразделениям, а не по фамилиям. Когда заявление на отпуск подаёт специалист отдела продаж, система ищет в справочнике руководителя этого подразделения, затем, если так настроено, руководителя направления, затем сотрудника кадровой службы. Если маршрут записан на конкретного человека, он ломается при каждом отпуске, переводе и увольнении согласующего.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Маршруты бывают 2 типов. Последовательный: документ идёт по очереди, например кадровик, руководитель, бухгалтерия, сотрудник. Параллельный: документ одновременно уходит юристу, в бухгалтерию и руководителю. Для каждого участника указывается свой вид подписи, а число участников не ограничивается.

Важный нюанс из практики: в типовых решениях на базе 1С заявление на отпуск по умолчанию согласует руководитель подразделения, но цепочку можно удлинить: руководитель подразделения, затем вышестоящий руководитель, затем отдел кадров. Если согласовывать должен не руководитель, а другое ответственное лицо, ему отдельно выдаются права, и заявления попадают к нему во вкладку согласования. В системах документооборота задачу можно адресовать роли, например «кадры» или «делопроизводство»: задача приходит всем сотрудникам роли, а когда один её взял в работу, у остальных она исчезает.

Подписант от работодателя и вид подписи

Кадровые документы от имени работодателя подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Если подписывает не руководитель, а уполномоченный работник, УКЭП выпускается на него как на физическое лицо и используется вместе с машиночитаемой доверенностью, которая входит в комплект хранения документа. Со стороны работника для заявлений на отпуск и командировку и для ознакомления с ЛНА достаточно ПЭП, а для трудового договора и дополнительных соглашений нужна УНЭП или УКЭП. В справочнике это означает, что у позиции подписанта хранятся 2 признака: право подписи и реквизиты доверенности.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В одном и том же документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов, и это законно. Работодатель подписывает как организация, и здесь закон строже: трудовой договор со стороны работодателя неквалифицированной подписью не подписать. Работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему хватает простой подписи. Прежде чем настраивать маршруты, сверьте перечень документов с видами подписи по каждой стороне.»

Замещение и доступ к документам

На время отпуска, командировки или болезни руководителя его подписи и согласования передаются заместителю. Приказ о возложении обязанностей становится источником временной записи в справочнике: кто замещает, с какой по какую дату и какие именно документы вправе подписывать.

Доступ к кадровым документам в справочнике тоже задаётся ролью. Кадровик филиала видит документы своего подразделения, руководитель видит контакты и заявления своих подчинённых, рядовые сотрудники не видят контактов коллег из других отделов, если так решила компания.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Кадровые документы содержат персональные данные, в том числе сведения о семье, здоровье и доходах. Разграничьте доступ по ролям до загрузки документов в систему и проверьте, что система ведёт журнал обращений.»

В практике Добыто справочник сначала обкатывают на одном процессе: мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и это снимает основную часть ошибок настройки маршрутов. Чаще всего первым процессом становятся отпуска: документов по ним больше всего, а работнику достаточно простой подписи.

Как превратить штатное расписание в справочник должностей: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте действующую редакцию штатного расписания с трудовыми договорами: наименования должностей, подразделения, оклады и число занятых ставок. Расхождения устраните приказом об изменении штатки или допсоглашениями.
2. Шаг 2. Проверьте наименования по ОК 016-2025 и профстандартам для должностей с компенсациями, льготами и ограничениями. При смене наименования или кода оформите приказ о внесении изменений и допсоглашения.
3. Шаг 3. Выпишите кадровые процессы компании и по каждому определите документы, подписантов и вид подписи с обеих сторон.
4. Шаг 4. Для каждой позиции штатки укажите роль: согласующий, подписант от работодателя, исполнитель заявок, контролёр. Закрепите за руководителями подразделений согласование заявлений их сотрудников.
5. Шаг 5. Для подписантов от работодателя проверьте наличие УКЭП и машиночитаемой доверенности, зарегистрированной в реестре.
6. Шаг 6. Закрепите за позициями пакеты ознакомления: должностную инструкцию и перечень ЛНА.
7. Шаг 7. Настройте права доступа по ролям и порядок замещения на время отсутствия.
8. Шаг 8. Запустите справочник на пилотной группе по одному процессу, проверьте маршруты на реальных документах и только после этого разверните на всю компанию.

Штатное расписание в 1С 8.3 и передача данных в КЭДО

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 штатное расписание включается в настройках кадрового учёта флажком «Ведётся штатное расписание». Там же включаются история изменений штатного расписания и автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатке. Позиции утверждаются документом «Утверждение штатного расписания», а меняются документом «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу, поэтому в базе видна редакция на любую дату. При включённой проверке приказ о приёме или переводе на позицию без свободной ставки программа не проведёт.

Для КЭДО из 1С передаются не только документы, но и кадровые данные: сотрудники, подразделения, должности, штатка. Система КЭДО строит по ним маршруты, отправляет документы на подпись и возвращает в 1С подписанный документ со статусом. Кадровая служба продолжает работать в привычной программе, а руководитель согласует и подписывает документы в одном окне, без входа в кадровую базу.

Срок подключения зависит от способа интеграции. Готовый коннектор к 1С устанавливается как файл расширения, в среднем за час и без собственной команды разработки. Интеграция самописной учётной системы через API занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации разработчиков. В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически.

Если в компании несколько организаций в одной базе, справочник ведётся по каждой отдельно: у каждой своё штатное расписание, свои подписанты и свои доверенности. Перед запуском обмена откройте в 1С отчёт по штатному расписанию на текущую дату и сверьте число позиций с тем, что загрузилось в КЭДО.

Изменение штатного расписания: какие документы нужны и что обновить в справочнике

Изменение штатного расписания оформляется приказом о внесении изменений либо утверждением новой редакции. Приказ меняет только документ работодателя. Если изменение затрагивает условия трудового договора конкретного работника, дополнительно нужно его согласие или процедура уведомления, а в справочнике КЭДО — обновление маршрутов и ролей. Сценарии ниже показывают, что критично в каждом случае.

В 2 сценариях из 7 штатка вообще не меняется, но справочник меняется всегда. При сокращении с 1 сентября 2026 года действует дополнение к статье 179 ТК РФ по 108-ФЗ: преимущественное право на оставление на работе при равной производительности и квалификации получили работники, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7.

Ошибки при ведении штатного расписания и цена каждой

Трудовой договор на должность, которой нет в штатном расписании, или расхождение наименований квалифицируются как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для должностного лица и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, для организации — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 обходится организации в 50 000-70 000 рублей, а должностному лицу — в 10 000-20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет. Штраф — меньшая часть расходов: несовпадение позиции и договора всплывает при сокращении, когда нужно доказать, что сокращается именно та штатная единица, которую занимает работник.

• Маршрут записан на фамилию, а не на должность. Так делают, потому что при запуске быстрее выбрать человека из списка. При первом отпуске согласующего документы его отдела стоят, а после увольнения уходят человеку, у которого нет полномочий.
• Совмещение без дат окончания. Роль по совмещаемой должности остаётся за работником после отмены поручения, и он продолжает согласовывать документы чужого подразделения.
• Штатка в 1С и справочник в КЭДО ведутся раздельно. Изменения вносятся в одно место и забываются во втором; через квартал новые сотрудники получают приказы без маршрута.
• Подпись выдаётся в день первого кадрового документа. Это экономит время кадровика, но создаёт риск в споре.

Кейс из практики: работник уволился по заявлению, поданному через систему КЭДО, и оспорил увольнение. У работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя, но Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 отменил акты: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система самого работодателя.

Мы в Добыто разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что сотрудник способен работать в системе сам. В справочнике это отражается полем с датой выдачи подписи: по нему видно, если заявление подписано в тот же день.

Важный нюанс из практики: при поэтапном переходе часть подразделений работает с отпусками в электронном виде, часть на бумаге, а трудовые договоры у всех бумажные. Если система не отмечает, кто по каким процессам переведён, кадровая служба отслеживает это вручную и живёт в двух режимах одновременно. Отметку «процесс переведён в КЭДО» стоит хранить на уровне подразделения в том же справочнике и заранее определить, сколько продлится переходный период.

Когда справочник должностей в КЭДО избыточен

• ИП или микропредприятие с 2-3 работниками, где все документы согласует и подписывает сам руководитель: маршрут один, и штатного расписания в форме Т-3 достаточно.
• Работодатель — физическое лицо без статуса ИП: штатное расписание не ведётся, строить справочник не из чего.
• Компания работает в основном с исполнителями по ГПХ и самозанятыми: они не входят в штатку, и документы с ними идут по соглашению об электронном документообороте, а не по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ.
• Штатное расписание не совпадает с договорами: переносить его в систему в таком виде нельзя, сначала нужно выровнять документы.

Стоимость КЭДО с интеграцией штатного расписания из 1С

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив. Цены указаны на дату публикации.

Для переноса штатного расписания и маршрутов из 1С:ЗУП нужен тариф с интеграцией, а УКЭП для работников при необходимости получают через партнёров — удостоверяющие центры. Актуальные условия и пересчёт при смене тарифа — на странице тарифов Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Штатка становится рабочим справочником, когда к графам формы Т-3 добавлены роли в маршрутах, вид подписи, подписанты с доверенностями и пакеты ознакомления, а наименования должностей совпадают с трудовыми договорами и классификатором ОК 016-2025. Совмещение ведётся как временная роль с датами, совместительство — как отдельная кадровая запись, а любое изменение штатки или приказ о замещении сразу отражается в маршрутах. Начинать стоит с одного процесса и пилотной группы, а не со всей компании.

Добыто берёт штатное расписание и кадровые данные из 1С:ЗУП, строит по ним маршруты согласования и подписания и возвращает подписанные документы в учётную систему, поэтому справочник должностей поддерживается в одном месте, а не в двух.

Частые вопросы о штатном расписании

Можно ли указать в штатном расписании оклад ниже МРОТ, если должность на 0,5 ставки?

Оклад в штатном расписании указывается за полную ставку, а работнику на 0,5 ставки начисляется половина. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц, а региональный по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального: в Москве на 2026 год это 32 916 рублей. С МРОТ сравнивается заработная плата за полностью отработанную месячную норму вместе с надбавками, поэтому сверять позицию штатки нужно с региональным значением, а не с федеральным.

Нужна ли отдельная штатная единица для внутреннего совместителя?

Да. Внутреннее совместительство оформляется отдельным трудовым договором, а статья 57 ТК РФ требует указать в нём должность по штатному расписанию. Совместитель занимает свободную ставку или её долю, чаще 0,5, при этом работает не более 4 часов в день и не более половины месячной нормы. Если свободной позиции нет, сначала вносится изменение в штатное расписание приказом, затем заключается договор.

Нужно ли переоформлять штатное расписание из-за ОК 016-2025, если названия должностей не менялись?

Классификатор ОК 016-2025 действует с 1 января 2026 года вместо ОК 016-94. Изменения в штатное расписание, допсоглашения к трудовым договорам и обновление 1С:ЗУП требуются, когда меняется наименование или код должности. Если наименования и коды остались прежними, новая редакция штатки не обязательна, но коды по ОКЗ для ЕФС-1 стоит сверить с новым классификатором.

Можно ли утверждать и хранить штатное расписание только в электронном виде?

Штатное расписание подписывается и утверждается только со стороны работодателя, работник его не подписывает. Поэтому его можно утвердить приказом, подписанным УКЭП руководителя, и хранить в электронном архиве. Если приказ подписывает уполномоченный работник, в комплект хранения входит машиночитаемая доверенность, опубликованная в реестре.

Что делать с маршрутами, если руководитель подразделения ушёл на больничный?

Полномочия руководителя на время болезни не прекращаются: подписанные им документы действительны. Если документы не могут ждать, издаётся приказ о возложении обязанностей на заместителя с конкретным перечнем полномочий и датами, и на этот срок в маршрутах подставляется заместитель. Работника на больничном в этот период нельзя уволить по инициативе работодателя, в том числе по итогам испытания.

Можно ли совмещать должность, которой нет в штатном расписании?

Нет. Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — это дополнительная работа по другой или такой же должности, и для другой должности она должна быть предусмотрена штатным расписанием. Если функция в штатке отсутствует, сначала вводится позиция приказом о внесении изменений, затем с письменного согласия работника оформляется поручение с объёмом, сроком и доплатой по статье 151 ТК РФ.