Где в 1С Бухгалтерия штатное расписание и как его включить

Штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8, редакция 3.0, отдельной настройкой включить нельзя: в типовой конфигурации нет полноценного учета штатных позиций. Для просмотра работающих сотрудников откройте «Зарплата и кадры» — «Отчеты по кадрам» — «Штатные сотрудники». Кадровые документы включаются через «Настройки зарплаты» и режим «Полный», но эта настройка не добавляет штатное расписание. Для формы Т-3 данные переносят в отдельный шаблон и дополняют утвержденными штатными единицами, включая вакансии. В 1С:Зарплате и управлении персоналом (ЗУП) 3.1 предусмотрено ведение расписания: там нужный флажок находится в разделе «Настройка» — «Кадровый учет» — «Настройка штатного расписания».

Инструкция относится к российской типовой Бухгалтерии предприятия 3.0; обозначение 8.3 само по себе указывает на платформу, а не на набор кадровых функций. Вы сможете проверить свою конфигурацию, открыть кадровые настройки и получить исходные сведения для расписания без поиска отсутствующего документа. Отдельно разобрано поле «Тарифная ставка»: переносить его в графу оклада без проверки начислений нельзя. Образцы кадровых документов находятся в разделе о подготовке Т-3. Во второй половине материала приведены порядок оформления изменений, условия подключения КЭДО и ответы для ИП, совместителей и пользователей, переходящих на полный учет.

Почему штатное расписание не находится в 1С:Бухгалтерии

Название «1С:Предприятие 8.3» не определяет, какие документы доступны в вашей базе. Бухгалтерия предприятия и «Зарплата и управление персоналом» работают на одной платформе, но решают разные задачи. Для начала откройте «О программе» через меню справки и проверьте название конфигурации, редакцию и номер релиза. Инструкция для ЗУП не становится инструкцией для Бухгалтерии только потому, что обе программы имеют версию платформы 8.3.

В Бухгалтерии есть сведения о сотрудниках, их должностях и начислениях. Штатное расписание описывает утвержденную структуру работодателя, в том числе места, на которые никого не приняли. Список людей и план штатных единиц дают разные результаты при проверке вакансий. Добавленная в справочник должность сама по себе также не подтверждает, что руководитель утвердил соответствующую позицию.

Способ работы выбирают по тому, какие сведения нужны на выходе.

Для разовой подготовки Т-3 переход в другую программу не обязателен. Если нужна связь позиции с кадровыми документами и сохранение редакций в учетной базе, используется функциональность ЗУП. В Добыто готовый модуль интеграции с 1С предназначен для ЗУП; подключение КЭДО не добавляет в Бухгалтерию отсутствующую подсистему штатного расписания.

Как включить полный кадровый учет в Бухгалтерии 3.0

Переключатель «Полный» делает доступными кадровые документы. При упрощенном учете сведения хранятся в карточках сотрудников, из которых формируются печатные формы. Изменение режима нужно, когда вы хотите регистрировать кадровые события документами, а не только смотреть сведения в справочнике.

Перед переключением проверьте, где фактически рассчитывается зарплата. Если организация ведет кадры в ЗУП и передает результаты в Бухгалтерию, менять способ учета ради поиска штатного расписания не требуется. Иначе получится другой порядок работы с зарплатными данными, а искомый документ по-прежнему не появится. Изменения действующей учетной базы сначала проверяют на резервной копии.

Как открыть кадровые документы: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. В полном интерфейсе откройте «Зарплата и кадры» — «Справочники и настройки» — «Настройки зарплаты». Другой путь к этой форме: «Администрирование» — «Параметры учета» — «Настройки зарплаты».
2. Шаг 2. В общих настройках проверьте вариант ведения зарплаты и кадров. «В этой программе» выбирают, если учет действительно ведется в Бухгалтерии. Для учета в ЗУП сохраняют предусмотренную схему работы во внешней программе.
3. Шаг 3. Если кадры ведутся в Бухгалтерии, раскройте группу «Кадровый учет» и установите переключатель «Полный». Флажка «Ведется штатное расписание» в этой настройке Бухгалтерии искать не нужно.
4. Шаг 4. Закройте настройки и вернитесь в «Зарплата и кадры» — «Кадры» — «Кадровый учет». Проверьте доступность документов «Прием на работу», «Кадровый перевод» и «Увольнение».
5. Шаг 5. Откройте существующего сотрудника и сопоставьте его должность, подразделение и оплату с кадровыми документами. На этом проверка переключения завершается; повторный прием на работу ради появления должности не оформляется.

Полный интерфейс программы и полный кадровый учет включаются независимо. В простом интерфейсе расположение команд отличается: в версии 3.0.196 обновлен раздел «Сотрудники», а при учете зарплаты во внешней программе используется раздел «Зарплата». Если подписи пунктов не совпадают с инструкцией, сначала сопоставьте интерфейс и релиз, затем права доступа пользователя. Отсутствие подсистемы в типовой конфигурации проверкой прав не устраняется.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Где открыть отчет «Штатные сотрудники» и проверить данные

В полном интерфейсе путь к отчету проходит через «Зарплата и кадры» — «Кадры» — «Отчеты по кадрам» — «Штатные сотрудники». Укажите организацию и дату, на которую нужны сведения, затем сформируйте результат. Дата отчета должна соответствовать дате подготавливаемого расписания: текущий список работников не подтверждает состав подразделения за другой период.

Если нужны только названия должностей, справочник открывается через «Зарплата и кадры» — «Справочники и настройки» — «Должности». Подразделение и назначенная оплата проверяются в сведениях сотрудника и документах его приема или перевода. Создание новой должности в справочнике не меняет автоматически трудовой договор уже принятого работника.

Какие поля оставить для сверки с расписанием

В расширенных настройках отчета, на вкладке «Поля и сортировки», для исходной выгрузки используются следующие поля:

• Подразделение.
• Сотрудник.
• Должность.
• Тарифная ставка.
• Дата приема.
• Дата увольнения.

Поле «Тарифная ставка» может содержать сумму ежемесячных начислений, назначенных кадровыми документами. Оно не дает раздельного перечня оклада и каждой надбавки для заполнения Т-3. Перед переносом суммы сверьте состав оплаты: иначе надбавка попадет в оклад, а при отдельном заполнении надбавок будет учтена повторно. ФИО нужны для внутреннего сопоставления, но в штатное расписание по форме Т-3 их не переносят.

Сохраненный в Excel результат остается исходной выгрузкой. Дополните его плановыми единицами и вакантными позициями из утвержденной структуры работодателя. Число строк с сотрудниками не используется как автоматический итог штатных единиц.

Что проверить, если отчет пустой или сведения расходятся

Сначала проверьте организацию, дату и отборы: пользовательская настройка может исключать нужное подразделение или работника. Затем откройте кадровые сведения отсутствующего сотрудника и сопоставьте даты приема, перевода и увольнения. Исправляется исходное событие или отбор, после чего отчет формируется заново. Ручная правка только выгруженного файла оставляет расхождение в учетной базе.

При расчете зарплаты во внешней программе полноту кадровых данных проверяют там, где они ведутся. Бухгалтерский результат обмена не подтверждает, что в Бухгалтерии появилась история штатных позиций. Если отчет показывает сотрудника дважды, до удаления строк установите причину: разные трудовые отношения и ошибочный дубль карточки требуют разных действий.

Как составить штатное расписание по данным Бухгалтерии

Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 об унифицированных формах учета труда и его оплаты. Коммерческий работодатель вправе применять собственную утвержденную форму. Выбор программы для заполнения не заменяет утверждение документа руководителем: табличный файл с данными и действующее расписание имеют разные стадии подготовки.

При составлении документа отдельно определяются подразделения, должности, количество штатных единиц, оклады и надбавки. Эти сведения сверяют с утвержденной структурой и системой оплаты труда. Приемы сотрудников помогают проверить занятые позиции, но не задают весь план численности. Для вакантной должности требуется решение работодателя о позиции и оплате; ее отсутствие в отчете о сотрудниках не означает отсутствие в расписании.

Наименования должностей сопоставляются с трудовыми договорами. Статья 57 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ связывает трудовую функцию по должности со штатным расписанием. Если с работой связаны предусмотренные законом компенсации, льготы или ограничения, дополнительно проверяют требования к наименованию и квалификации. Переименование справочника без проверки договора не оформляет изменение трудовой функции.

Порядок утверждения изменений штатного расписания разобран в официальном ответе Роструда: новые единицы допустимо вводить приложением к действующему документу либо новой редакцией. В обоих случаях фиксируются решение уполномоченного лица и дата действия изменений.

Как отличить подготовленный файл от подписанного документа

Распечатанную форму оформляют с необходимыми подписями и приказом об утверждении. Для электронных кадровых документов порядок подписания определяется правилами кадрового электронного документооборота (КЭДО) и видом документа. Базовые шаблоны в Добыто помогают готовить кадровые документы, но утвержденные штатные единицы и размеры оплаты в них должен проверить работодатель.

Важный нюанс из практики: визуальный штамп электронной подписи в PDF не подтверждает подписание сам по себе. Проверяется электронная подпись средствами программного обеспечения; изображение штампа можно скопировать в другой файл. Перед использованием документа проверяют его подпись и комплект сохраняемых файлов.

Образцы для подготовки расписания и кадровых изменений

Для начала заполните форму Т-3; остальные образцы применяются, если утвержденная структура влияет на условия конкретного трудового договора.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Уведомление по статье 74 ТК РФ используется только при наличии предусмотренных этой нормой оснований. Оно не заменяет соглашение сторон при обычном согласованном изменении условий и не требуется для любого исправления строки расписания. Перед применением образца определяется юридическое основание изменения.

Где включается штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП откройте «Настройка» — «Кадровый учет» — «Настройка штатного расписания» и установите флажок «Ведется штатное расписание». После включения используется раздел «Кадры» — «Штатное расписание». Этот путь относится к конфигурации «Зарплата и управление персоналом», а не к Бухгалтерии предприятия. Проверка названия базы предшествует изменению настроек.

Позиция расписания связывает должность с подразделением, количеством штатных единиц и условиями оплаты. Справочник «Должности» содержит наименования, которые используются при описании позиций и назначении работников. Поэтому наличие должности в справочнике и наличие действующей позиции расписания проверяются раздельно. Для работы с вакансиями нужны сведения о позициях и занятых единицах, а не только перечень названий.

Как выбрать ведение с историей изменений

При включенной настройке «Ведется история изменений штатного расписания» используются документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Первый задает утверждаемую структуру, второй отражает изменения позиций. Без истории сведения редактируются непосредственно в позициях расписания. Выбор зависит от того, требуется ли в базе восстанавливать условия позиции на определенную дату.

До первого утверждения сверяются организация, подразделения и должности, количество единиц, начисления по позициям и дата начала действия. Документ в учетной базе должен соответствовать решению работодателя о структуре. Изменять дату ради устранения расхождения в текущем отчете без проверки приказа нельзя: приемы и переводы проверяются относительно структуры, действовавшей в момент кадрового события.

В настройках предусмотрен контроль кадровых документов на соответствие штатному расписанию. Он проверяет наличие свободных единиц и соответствие назначаемой тарифной ставки сведениям позиции. Включать такую проверку до сверки позиций с действующими кадровыми данными нецелесообразно. Само наличие контроля не заменяет юридическую проверку договора, а конкретные предупреждения оцениваются при проверке документа в вашем релизе.

Что означает связь ЗУП с Бухгалтерией

Когда кадровый и зарплатный учет ведется в ЗУП, в Бухгалтерии настраивается работа с внешней программой. Обмен передает предусмотренные правилами синхронизации сведения и результаты учета. Он не превращает Бухгалтерию в дополнительное рабочее место для ведения штатных позиций. Утвержденное расписание и его кадровые связи проверяются в исходной зарплатной базе.

При поиске документа после обмена установите, где он создан и какой объект должен передаваться. Возможность загрузить бухгалтерские сведения о зарплате не равна возможности открыть документ «Изменение штатного расписания» в принимающей базе. Состав обмена определяется используемой настройкой и конфигурациями. Проверка завершается сопоставлением результатов обмена с исходным документом, а не поиском одноименного пункта в двух программах.

Как оформить изменение штатного расписания без расхождений

Новая должность, изменение числа единиц или оплаты требуют оформления решения работодателя о штатной структуре. При этом запись в расписании и изменение условий конкретного работника проверяются отдельно. Свободная позиция не имеет трудового договора; у занятой позиции изменение оклада или трудовой функции затрагивает договорные условия. Одного редактирования строки для этого недостаточно.

При согласованном изменении условий стороны подписывают дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ. Если условия меняются по инициативе работодателя вследствие организационных или технологических изменений, применяется статья 74 ТК РФ: трудовую функцию по этой процедуре менять нельзя. Для работодателя-организации письменное предупреждение направляется не позднее чем за 2 месяца, если Кодекс не предусматривает иной срок. Для ИП статья 306 ТК РФ устанавливает предупреждение не менее чем за 14 календарных дней.

Если работник не согласен с измененными условиями по статье 74 ТК РФ, работодатель письменно предлагает имеющуюся подходящую работу. Отсутствие согласия нельзя заменить новой цифрой в карточке сотрудника. Сначала определяется правовое основание, оформляются необходимые документы и дата действия, затем соответствующие сведения отражаются в учетной программе.

Что проверить перед записью новых кадровых данных

• Для должности и подразделения установлена нужная дата начала действия изменений.
• Утвержденное число штатных единиц учитывает план работодателя, включая незанятые позиции.
• Оклад отделен от надбавок и доплат; состав оплаты соответствует договору и системе оплаты труда.
• Для затронутого работника подготовлено необходимое соглашение или проведена применимая процедура изменения условий.
• В базе выбран документ, соответствующий кадровому событию, и проверены назначенные им условия.
• Выгрузка для Т-3 и кадровый отчет сформированы повторно на одну дату после оформления изменений.

Цена неверной настройки зависит от того, затронула ли она расчет. Если в договоре сохранен прежний размер оплаты, уменьшение суммы в программе не дает права платить меньше. Проверка расхождения проводится по договору, кадровому событию и начислению за соответствующий период. Денежный результат определяется по конкретным начислениям; универсальной суммы потерь для такой ошибки нет.

Что подготовить для электронного оформления изменений

Если дополнительные соглашения и уведомления будут направляться электронно, до их отправки проверяется введение КЭДО у работодателя. Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ о внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации закрепил соответствующий порядок в статьях 22.1-22.3 ТК РФ. Нужны локальный нормативный акт (ЛНА), определенная информационная система и выполненные условия перехода работников на электронный документооборот. Наличие доступа к Бухгалтерии или ЗУП эти условия не подтверждает.

Пилотная проверка электронного процесса проводится после проверки данных расписания и документов, которые направляются работнику. Схему согласования, доступ подписантов и состав сохраняемых файлов проверяют на выбранном процессе до применения к другим кадровым изменениям.

Как связать кадровые данные с подписанием документов

Проведение кадрового документа в 1С отражает учетное событие. Подписание работником дополнительного соглашения и подтверждение получения уведомления проверяются отдельно. При электронном взаимодействии сохраняются документ и сведения о подписании; для бухгалтерского учета используются данные, оформленные на установленном правовом основании.

ПЭП означает простую электронную подпись, УНЭП — усиленную неквалифицированную, УКЭП — усиленную квалифицированную. Эти виды разграничивает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Допустимость подписи для конкретного кадрового документа проверяется по статье 22.3 ТК РФ и используемой системе. Для дистанционных работников отдельно учитывается порядок статьи 312.3 ТК РФ. Поддержка нескольких видов подписи сервисом не означает, что любой из них подходит для дополнительного соглашения.

В Добыто интеграция с 1С:ЗУП, шаблоны и электронный архив предусмотрены тарифом «Бизнес». Это отдельная задача документооборота: наличие интеграции проверяют вместе с составом документов и возможностями конкретной учетной базы. Документ, требующий подписей сторон, не считается оформленным только по признаку его отправки.

Что сохранить после подписания кадрового документа

Важный нюанс из практики: если усиленные электронные подписи сохраняются отдельными файлами, для представления документа сохраняют весь комплект: файл документа и файлы подписей. У документа, подписанного работодателем и работником, проверяются обе подписи. Один PDF с изображениями штампов не заменяет такой комплект.

Итоговая сверка включает дату изменения условий, содержание подписанного документа и соответствующие данные в 1С. Если дата или сумма расходятся, устанавливают исходное решение и исправляют учетное отражение на надлежащем основании. Статус обмена и содержимое документа проверяются раздельно.

Стоимость КЭДО для кадровых документов из 1С

Стоимость сервиса зависит от численности и выбранного тарифа. Тарифные условия приведены на дату публикации 02.10.2026. Это тарифы КЭДО; стоимость лицензий 1С и разработки отдельного штатного расписания в Бухгалтерии в них не определена.

Минимальная оплата «Бизнес» учитывается отдельно от ставки за сотрудника: меньшая численность не отменяет указанное условие. Состав пакетов и переход между ними уточняются на странице тарифов КЭДО. Срок настройки готового модуля для ЗУП нельзя переносить на весь процесс перехода работников или на доработку другой конфигурации.

Выводы

В типовой Бухгалтерии 3.0 поиск штатного расписания завершается выбором способа его подготовки: кадровый отчет дает исходные сведения, а утвержденную структуру оформляют отдельно. Для учета штатных позиций и истории используется ЗУП. До изменения зарплатных настроек определяется исходная кадровая база, после изменения условий сверяются договорные документы и назначенные начисления.

Добыто предоставляет инструменты КЭДО и готовый модуль для 1С:ЗУП. Электронное оформление дополняет работу с кадровыми данными, сохраняя отдельную проверку содержания документов и подписей сторон.

Частые вопросы

Нужно ли штатное расписание ИП без работников?

Если ИП работает самостоятельно и не заключает трудовые договоры, штат работников для оформления расписания отсутствует. При появлении работников расписание подготавливается: эта позиция подтверждена Рострудом в ответе № 212127 и основана на статье 57 ТК РФ. Сам предприниматель не оформляет трудовой договор с собой и не добавляется в кадровый отчет как собственный работник.

Можно ли поручить совмещение должности, которой нет в расписании?

При совмещении профессий или должностей сначала проверяется наличие соответствующей должности в штатном расписании. Дополнительная работа оформляется с письменного согласия работника по статье 60.2 ТК РФ, с согласованными содержанием, объемом, сроком и доплатой по статье 151 ТК РФ. Наличие одного названия в справочнике Бухгалтерии не подтверждает введение такой должности у работодателя.

Совместитель и совмещающий работник учитываются одинаково?

Совместительство представляет собой работу по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время по статьям 60.1 и 282 ТК РФ. Совмещение выполняется в пределах рабочего дня по основному договору, с письменным согласованием дополнительной работы. Поэтому дополнительную доплату за совмещение нельзя автоматически превращать в еще один прием сотрудника или отдельный трудовой договор в базе.

Нужно ли повторно создавать приемы после перехода на полный учет?

Автоматически создавать повторный прием всем работникам не нужно. В Бухгалтерии при переходе с упрощенного кадрового учета на полный кадровые документы могут формироваться автоматически. Перед ручным вводом проверьте список документов, сотрудников и даты: дополнительный прием того же работника без нового трудоустройства не подтвержден кадровым событием.

Обязательно ли знакомить всех работников со всем расписанием?

Общей обязанности знакомить каждого работника со всем штатным расписанием ТК РФ не устанавливает. Дополнительное требование может быть закреплено коллективным договором, соглашением или ЛНА. По статье 68 ТК РФ работника знакомят с актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью; изменение его оплаты отдельно оформляется надлежащим изменением трудового договора.

Почему в базе есть исполнители по ГПХ, но для них не заполняют Т-3?

Учет выплат физическому лицу не означает наличие трудовых отношений. Исполнитель по гражданско-правовому договору не принимается на должность по трудовому договору и сам по себе не занимает штатную единицу. При формировании кадровых сведений разграничиваются работники и исполнители; статья 15 ТК РФ не допускает подмену трудовых отношений гражданско-правовым договором.