Что указывают в штатном расписании: обязательные реквизиты и графы

Штатное расписание — это перечень структурных подразделений, должностей, количества штатных единиц и размеров оплаты труда, утверждённый приказом работодателя. Единого закрытого перечня обязательных реквизитов именно для этого документа в законодательстве нет: обязательный минимум складывается из унифицированной формы Т-3 (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1) и тех сведений, которые по статьям 15 и 57 ТК РФ обязаны дословно совпасть с трудовым договором — наименование должности, размер оклада, структурное подразделение. Различие, от которого зависит объём работы: организация утверждает штатное расписание приказом руководителя и хранит его постоянно, а индивидуальный предприниматель без наёмных работников не составляет документ вовсе.

Разберём шапку документа и графы 1-10 формы Т-3 по отдельности: что писать в графе 3, как показать 0,5 ставки, почему вилка окладов в графе 5 приводит к спору и где в документе отражается совмещение. Покажем, какие наименования должностей придётся переписывать из-за нового классификатора ОК 016-2025. Порядок утверждения и изменения, сценарная таблица «что меняется — каким документом оформляют — какой срок», работа со штатным расписанием в 1С:ЗУП 8.3, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие реквизиты штатного расписания закон считает обязательными

Отдельной статьи, которая перечисляла бы реквизиты штатного расписания, в Трудовом кодексе нет. С 1 января 2013 года унифицированные формы первичной учётной документации перестали быть обязательными для коммерческих организаций, и форму Т-3 можно менять: убирать лишние графы, добавлять свои, переводить документ в собственный шаблон. Обязательность держится на другом: по статье 15 и части 2 статьи 57 ТК РФ трудовая функция работника определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Если документа нет, трудовые договоры ссылаются на несуществующий источник.

Поэтому обязательный минимум определяется не бланком, а сверкой. Каждый реквизит, который дублируется в трудовом договоре, приказе о приёме или расчётном листке, обязан совпадать дословно. Остальное работодатель настраивает под себя.

Третья колонка и есть рабочий критерий: реквизит обязателен ровно настолько, насколько он воспроизводится в других кадровых документах. Всё, что нигде больше не встречается, работодатель вправе оформлять свободно.

Шапка и гриф утверждения: реквизиты, которые чаще всего заполняют неправильно

Верхняя часть формы Т-3 занимает меньше места, чем таблица, но ошибки здесь заметны сразу. В шапке размещаются наименование организации, код по ОКПО, номер документа, дата составления, код формы по ОКУД 0301017 и реквизит «на период с», в котором указывают дату ввода документа в действие.

Гриф утверждения стоит справа и содержит три элемента: отсылку к приказу, его дату и номер, а также формулировку «Штат в количестве ___ единиц». Число единиц в грифе должно сходиться с суммой графы 4, а месячный фонд заработной платы — с итогом графы 9. Расхождение между грифом и таблицей встречается в каждом втором документе, который мы видим при переносе кадрового архива в электронный вид: штатное расписание правили по одной строке, а шапку забыли пересчитать.

Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а утверждает документ руководитель организации отдельным приказом. Печать форма Т-3 не предусматривает. Если главного бухгалтера в компании нет, строку оставляют незаполненной либо убирают из шаблона: подписывать её директором «за бухгалтера» не нужно.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если документ идёт на нескольких листах, мы просим подписывать каждую страницу. В норме такого требования нет, это практика, но она снимает возможность подмены листа. При споре о содержании подписанная каждая страница закрывает вопрос сразу, а сшивка с печатью не всегда доживает до разбирательства. Проверьте, на скольких листах у вас действующая редакция и есть ли подписи на всех.»

Графы 1-10 формы Т-3: что указывают в каждой

Табличная часть унифицированной формы состоит из десяти граф. Разберём их по порядку, с оговорками, которые обычно и создают проблемы.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

1. Графа 1 «Наименование структурного подразделения». Департамент, управление, отдел, цех, участок. Если в трудовом договоре подразделение названо, оно становится обязательным условием договора и меняется только допсоглашением.
2. Графа 2 «Код». Цифровое или буквенно-цифровое обозначение подразделения, которое работодатель присваивает сам. Код удобен при выгрузках и интеграциях: по нему связываются подразделения в учётной системе и в сервисе КЭДО.
3. Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Самая чувствительная графа, о ней отдельный раздел ниже.
4. Графа 4 «Количество штатных единиц». Допускаются доли: 0,5 и 0,25 ставки пишутся именно так. Вакантные единицы включаются наравне с занятыми.
5. Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». Оклад, тарифная ставка или расценка. Вилка окладов по одной и той же должности здесь недопустима.
6. Графы 6, 7, 8 «Надбавки, руб.». Постоянные доплаты и надбавки, которые начисляются по должности, а не по конкретному человеку: за вредность, за квалификационную категорию, районный коэффициент.
7. Графа 9 «Всего в месяц, руб.». Произведение количества единиц на сумму граф 5-8. Итог по графе 9 формирует месячный фонд заработной платы.
8. Графа 10 «Примечание». Отсылки к положению об оплате труда, пометки о сдельной системе, об особенностях режима работы, о том, что единица введена временно.

По графе 5 действует правило равной оплаты за труд равной ценности из статьи 22 ТК РФ. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 указал, что по одноимённым должностям оклады устанавливаются одинаковые, а различия в квалификации, сложности и качестве труда отражаются надбавками и доплатами. Если менеджерам нужны разные деньги, вводите разные должности — менеджер и старший менеджер — либо разводите суммы через стимулирующие выплаты, описанные в положении об оплате труда.

Количество единиц в графе 4 работодатель определяет сам. Межотраслевые нормативы численности Минтруда носят рекомендательный характер и применяются коммерческими компаниями добровольно, поэтому «один кадровик на сто человек» — это ориентир, а не норма.

Наименование должности в графе 3 и новый классификатор ОК 016-2025

Свободное наименование должности допускается не всегда. Абзац 3 части 2 статьи 57 ТК РФ требует: если с работой по должности связаны компенсации, льготы или ограничения, наименование указывается строго так, как оно записано в квалификационных справочниках или профессиональных стандартах. Это касается вредных и опасных условий труда, досрочной пенсии, педагогических и медицинских должностей, работы на транспорте. Придуманный «специалист по клиентскому счастью» на такой позиции обернётся отказом Социального фонда России засчитать период в льготный стаж, и разбираться с этим будет уже работник, через суд.

С 1 января 2026 года действует новый общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. У каждой позиции появился цифровой идентификатор, совместимый с системами электронного документооборота, а сам классификатор связан с ОКЗ, по которому заполняется код трудовой функции в ЕФС-1.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переименование должностей по новому классификатору выглядит как правка одной ячейки, а на деле тянет за собой допсоглашение с каждым работником этой должности и правку должностной инструкции. Мы советуем начинать с выборки: сначала выгрузите из учётной системы список должностей, по которым наименование расходится с ОК 016-2025, и только потом решайте, править всё разом одной новой редакцией или точечными приказами. На тысяче сотрудников разница в трудозатратах измеряется неделями.»

Образцы документов для работы со штатным расписанием

Комплект собран под задачу утверждения и изменения документа: начните с бланка формы Т-3, затем сверьте его с заполненным образцом.

Штатное расписание ИП и микропредприятий: когда документ можно сократить

Прямой нормы, обязывающей индивидуального предпринимателя вести штатное расписание, в законодательстве нет. У ИП без наёмных работников документа не возникает вообще: трудовых функций, которые нужно описывать, не существует. Как только предприниматель нанимает первого работника и заключает трудовой договор, ссылка на штатное расписание из статьи 57 ТК РФ начинает работать так же, как у организаций, и документ становится нужен.

Отдельный режим есть у микропредприятий. По статье 309.2 ТК РФ микропредприятие вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов — правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, графиков сменности, — перенеся их условия в типовую форму трудового договора, утверждённую Правительством. Этот режим экономит десятки страниц документов, но применяется только теми, кто действительно относится к микропредприятиям.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Ошибка в одной цифре здесь стоит дорого. Компания на 80 человек, услышав про освобождение от локальных актов, решает, что оно распространяется и на неё, и получает нарушение по каждому непринятому документу. Поэтому у нас правило: категорию субъекта проверяем по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти и не по видео с конференции.»

Совмещение, совместительство и вакансии в штатном расписании

Три конструкции, которые постоянно смешивают, отражаются в документе по-разному.

Совмещение по статье 60.2 ТК РФ новой штатной единицы не создаёт. Работник выполняет дополнительную работу по другой должности в течение своего рабочего дня, без освобождения от основных обязанностей. В штатном расписании должность остаётся вакантной или занятой другим человеком, а доплата за совмещение устанавливается соглашением сторон по статье 151 ТК РФ и оформляется дополнительным соглашением и приказом. В графу 5 эта доплата не попадает: она относится к конкретному работнику, а не к должности.

Внутреннее совместительство по статьям 60.1 и 282 ТК РФ — это второй трудовой договор и отдельная работа за пределами основного рабочего времени. Здесь штатная единица нужна, чаще всего доля: 0,5 или 0,25 ставки в графе 4. Без свободной единицы оформить совместителя нельзя.

Вакантная должность остаётся в штатном расписании со своим количеством единиц, пока работодатель не решит её исключить. Это не формальность: при сокращении численности или штата работодатель обязан предлагать работнику другую имеющуюся работу, а перечень вакансий берётся именно из действующего штатного расписания. Государственная инспекция труда разбирает, кого нельзя увольнять при сокращении штата и как применяется преимущественное право по статье 179 ТК РФ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

С 1 сентября 2026 года круг обладателей преимущественного права расширен: Федеральный закон от 25.04.2026 № 108-ФЗ дополнил часть 1 статьи 179 ТК РФ работниками, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Право действует при равной производительности труда и квалификации, то есть на общих основаниях статьи 179, а не сверх них.

Как утвердить штатное расписание и внести в него изменения

Утверждение и изменение идут через приказ по основной деятельности. Само штатное расписание никто не «подписывает» в смысле согласия: работники стороной этого документа не являются.

Что проверить до утверждения

1. Совпадают ли наименования должностей в проекте с трудовыми договорами действующих работников. Расхождение придётся закрывать допсоглашениями.
2. Есть ли среди должностей те, где наименование обязано соответствовать квалификационным справочникам или профстандартам по статье 57 ТК РФ.
3. Нет ли одинаковых должностей с разными окладами в графе 5.
4. Хватает ли штатных единиц под фактическую численность, включая внутренних совместителей и работников на долях ставки.
5. Сходятся ли число единиц в грифе утверждения с суммой графы 4, а фонд оплаты труда — с итогом графы 9.
6. Кто подписывает документ и есть ли у этого человека действующие полномочия: приказ, доверенность или машиночитаемая доверенность.

Как утвердить штатное расписание: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Соберите структуру: подразделения, коды, перечень должностей, количество единиц, оклады и постоянные надбавки.
2. Шаг 2. Заполните форму Т-3 или свой шаблон, проставьте номер документа, дату составления и дату, с которой документ вводится в действие.
3. Шаг 3. Получите подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера.
4. Шаг 4. Издайте приказ об утверждении штатного расписания, зарегистрируйте его в журнале приказов по основной деятельности и внесите его дату и номер в гриф утверждения.
5. Шаг 5. Внесите позиции в учётную систему и сверьте карточки работников: каждая занятая должность должна опираться на существующую единицу.
6. Шаг 6. Уберите предыдущую редакцию из оборота, но не уничтожайте её: штатные расписания относятся к документам постоянного хранения по приказу Росархива от 20.12.2019 № 236.

Изменения оформляются двумя способами: приказом о внесении изменений, если правок немного, или утверждением новой редакции целиком. Выбор зависит от объёма правок и от того, какие последствия они создают для работников. В проектах Добыто мы сначала переводим в электронный вид именно допсоглашения: приказ подписывает один человек, а соглашений может быть несколько сотен, и на бумаге сбор подписей растягивается на недели.

Строка про снижение оклада — единственная, где нарушение срока само по себе делает изменение незаконным. В остальных случаях риск создаёт не срок, а расхождение между документами.

Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 и связь с кадровым учётом

В 1С:ЗУП 8.3 ведение штатного расписания включается настройкой в разделе кадрового учёта. Отдельно включается флажок ведения истории изменений. После этого справочник штатного расписания перестаёт редактироваться напрямую: позиции добавляются и правятся только документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». В шапке документа утверждения указывают организацию, подразделение и месяц, с которого редакция вступает в силу.

Позиция штатного расписания в программе собирается из организации, подразделения и должности. Если в базе включена проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию, программа не даст оформить приём или перевод на должность, для которой нет свободной единицы. Этот механизм ловит ровно ту ошибку, из-за которой инспектор потом находит работника без штатной позиции.

Отдельный вопрос — подписание. Штатное расписание не относится к документам, связанным с работой конкретного работника, поэтому правила КЭДО из статей 22.1-22.3 ТК РФ к нему не применяются: работники его не подписывают и знакомиться с ним под подпись не обязаны. Приказ об утверждении подписывает руководитель, и в электронном виде это делается усиленной квалифицированной электронной подписью. В сервисе Добыто такой приказ уходит в электронный архив вместе с приложением, а карточки работников подтягиваются из учётной системы.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Штамп электронной подписи на PDF ничего не доказывает. Картинку со штампом можно скопировать из одного документа в другой любым редактором, и внешне файл будет выглядеть подписанным. Проверка подписи выполняется криптографически, программными средствами, а в архив для контролирующих органов кладут связку из файла документа и файлов подписи. Откройте свой архив и посмотрите, лежат ли рядом с PDF файлы подписи.»

Сколько стоит ошибка в штатном расписании

Прямой штраф за отсутствие документа выписывают по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц и предпринимателей это предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций — предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении суммы вырастают, а руководителя могут дисквалифицировать.

Дороже обходятся не штрафы, а расхождения. Должность в договоре называется одним образом, в штатном расписании другим — и работодатель теряет опору в споре о трудовой функции. Оклады по одинаковым должностям различаются — и возникает риск признания дискриминации по статье 3 ТК РФ с взысканием разницы. Наименование вредной должности не совпадает со справочником — и период не попадает в льготный стаж, а исправлять это придётся уже через суд с участием Социального фонда России. Ни одна из этих ситуаций не закрывается доплатой штрафа: документы переоформляются задним числом, что само по себе создаёт новый риск.

Кейс из практики: производственная компания на 340 сотрудников перед плановой проверкой обнаружила 26 работников, занимающих должности, которых в действующей редакции штатного расписания не было: подразделения переименовывали дважды, а документ не переутверждали. Мы собрали сверку карточек с позициями, утвердили штатное расписание в новой редакции одним приказом и закрыли расхождения дополнительными соглашениями. Работа заняла 9 рабочих дней, из них 6 ушло на сбор подписей по допсоглашениям.

В практике Добыто эта связка ломается чаще всего в компаниях с филиалами: подразделения открываются быстрее, чем обновляется штатное расписание, и к моменту проверки расхождение уже накопилось.

Стоимость подключения КЭДО и тарифы Добыто в 2026 году

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: на «Старте» действует ограничение в 25 сотрудников и набор из ПЭП и УНЭП, на «Бизнесе» численность не ограничена, добавляются УКЭП, кастомные шаблоны и интеграция с 1С. Действующие условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф меняется в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать можно с минимального пакета и расширяться по мере роста штата.

Выводы

Закрытого перечня реквизитов штатного расписания законодательство не задаёт: обязательный минимум определяется тем, что дублируется в трудовом договоре, приказе о приёме и расчётном листке. Форма Т-3 остаётся удобным каркасом — шапка с грифом утверждения и десять граф, где самые чувствительные позиции это наименование должности в графе 3 и оклад в графе 5. Совмещение штатной единицы не создаёт, внутреннее совместительство требует доли ставки, а вакансии остаются в документе и становятся обязательным предложением при сокращении.

Мы в Добыто сталкиваемся со штатным расписанием на каждом проекте внедрения: перед запуском КЭДО кадровый архив сверяется с действующей редакцией, и именно на этом шаге обычно всплывают должности без штатных позиций и расхождения в наименованиях. Дальше документы живут в электронном виде, подписываются электронной подписью и хранятся в архиве с соблюдением тех же сроков, что и на бумаге.

Частые вопросы о штатном расписании

Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием под подпись?

По общему правилу нет. Роструд в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 относит штатное расписание к локальным нормативным актам, но отмечает, что документ не связан непосредственно с трудовой деятельностью конкретного работника, поэтому обязательное ознакомление по статье 68 ТК РФ на него не распространяется. Обязанность знакомить работников может быть установлена коллективным договором, соглашением или локальным актом самой компании — тогда она возникает из этого документа, а не из кодекса.

Чем штатная расстановка отличается от штатного расписания и обязательна ли она?

Штатное расписание описывает должности и единицы без привязки к людям, штатная расстановка показывает, кто конкретно занимает каждую единицу и какие единицы свободны. Унифицированной формы для расстановки постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 не содержит, обязанности её вести в Трудовом кодексе нет. Компании ведут расстановку добровольно, чаще всего выгрузкой из учётной системы, потому что она нужна при планировании подбора и при подготовке к сокращению.

Как отразить в штатном расписании дистанционного работника?

Так же, как любого другого: подразделение, должность, количество единиц, оклад. Отдельной «дистанционной» должности не создают, потому что дистанционный характер работы — это условие трудового договора по главе 49.1 ТК РФ, а не характеристика штатной позиции. Условие о дистанционной работе фиксируется в трудовом договоре или дополнительном соглашении, а в графу 10 «Примечание» при желании вносят служебную пометку для внутреннего учёта.

Можно ли утвердить штатное расписание без указания срока действия?

Да. Форма Т-3 содержит реквизит «на период с», то есть дату ввода в действие, но не требует указывать дату окончания. Документ, утверждённый без конечной даты, действует до тех пор, пока не будет утверждена новая редакция или внесены изменения приказом. Практика утверждать штатное расписание ежегодно нормой не установлена и является внутренним решением работодателя.

Что писать в графе 5, если у работников сдельная оплата труда?

Графа 5 называется «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» и допускает не только оклад. При сдельной системе в неё вносят сдельную расценку или часовую тарифную ставку, а в графе 10 «Примечание» делают отсылку к положению об оплате труда, где описан порядок расчёта. Если единую величину указать невозможно, в графе 5 ставят прочерк, а в примечании дают ссылку на локальный акт — при этом сама система оплаты труда обязана быть закреплена по статье 135 ТК РФ.

Нужна ли новая редакция штатного расписания при переименовании организации?

Да, но объём работы минимальный: меняется реквизит шапки, а табличная часть переносится без изменений. Новая редакция утверждается приказом руководителя, старая уходит на постоянное хранение. Трудовые договоры при переименовании работодателя не перезаключаются — изменение реквизитов оформляется дополнительным соглашением, а сведения о смене наименования подаются в Социальный фонд России в составе ЕФС-1.