Штатное расписание фиксирует условия на уровне организации: структурные подразделения, наименования должностей, количество штатных единиц с долями ставки, тарифные ставки или оклады и надбавки. Трудовой договор фиксирует условия конкретного работника: место работы, должность по штатному расписанию, дату начала работы, конкретный размер оклада, режим и условия труда. Штатное расписание утверждает руководитель приказом, работник его не подписывает, а договор и изменения к нему подписывают обе стороны. Если правка штатки касается вакантной позиции, достаточно приказа. Если она меняет оклад или наименование занятой должности, нужно дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ либо процедура статьи 74 с письменным уведомлением работника не позднее чем за 2 месяца.
Материал даёт таблицу, где по каждому условию видно, в каком документе оно записано и каким документом меняется, сценарии изменения штатного расписания с комплектом документов, разбор совмещения, совместительства и долей ставки 0,5 и 0,25. Отдельно разобраны вилка окладов, штатное расписание у ИП, ведение в 1С:ЗУП 8.3 и сокращение с учётом поправок в статью 179 ТК РФ с 1 сентября 2026 года. Штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, образцы документов, чек-лист сверки, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что фиксирует штатное расписание: структура, должности, ставки и оклады
Унифицированная форма Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 задаёт набор сведений, которым работодатели пользуются до сих пор: структурное подразделение, должность (специальность, профессия), количество штатных единиц, тарифная ставка или оклад, надбавки, итог в месяц и примечание. С 1 января 2013 года форма Т-3 не обязательна: после вступления в силу 402-ФЗ Минфин в информации № ПЗ-10/2012 указал, что формы из альбомов унифицированной первичной документации не обязательны к применению. Работодатель вправе утвердить собственный бланк, но документ с этим составом данных остаётся.
Количество штатных единиц указывают с долями: в указаниях к форме Т-3 приведены примеры 0,25, 0,5 и 2,75. Так в штатке отражают позиции на неполную ставку, в том числе под совместителей. Утверждается расписание приказом или распоряжением руководителя организации либо уполномоченного им лица. Подписи работника в форме нет, и знакомить работников со штатным расписанием и приказом о его утверждении или изменении не требуется — так Роструд ответил в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1.
Нужно ли штатное расписание ИП
Индивидуальному предпринимателю без работников штатное расписание не нужно. С появлением первого работника по трудовому договору документ становится нужен: Роструд в ответе на портале Онлайнинспекция.рф от 11.12.2024 обосновал это абзацем 3 части 2 статьи 57 ТК РФ, где трудовая функция определяется через должность в соответствии со штатным расписанием. Требование касается работников по трудовому договору; на исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых оно не распространяется.
Наименования должностей сверяют с классификатором. С 1 января 2026 года вместо ОК 016-94 действует Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. Перед утверждением новой редакции штатки проверьте, как в нём названы ваши профессии рабочих и должности служащих.
Что остаётся в трудовом договоре и где документы пересекаются
Связь двух документов задаёт статья 57 ТК РФ: трудовая функция в договоре описывается как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, а условия оплаты труда, включая размер оклада, относятся к обязательным условиям договора. Из штатки в договор попадают два поля — должность и оклад. Место работы, дата начала, режим и условия труда в штатном расписании не отражаются вовсе.
По каждому условию в таблице указано, в каком документе оно записано и чем его меняют.
| Условие | Штатное расписание | Трудовой договор | Чем меняется для работника |
|---|---|---|---|
| Наименование должности | Да, по каждой позиции | Да, должность в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ) | Только соглашением сторон (ст. 72); по ст. 74 трудовую функцию менять нельзя |
| Оклад, тарифная ставка | Да, по должности | Да, фиксированная сумма (письмо Минтруда от 25.10.2017 № 14-1/В-953) | Повышение — допсоглашение; снижение — допсоглашение или ст. 74 с уведомлением за 2 месяца |
| Надбавки | Да, отдельные графы | Да, если надбавка входит в условия оплаты работника | Тем же порядком, что и оклад |
| Структурное подразделение | Да, первая графа | Если подразделение указано в договоре как часть места работы | Соглашением сторон |
| Количество штатных единиц, доля ставки | Да, в том числе 0,25 и 0,5 | Нет; при работе на долю ставки в договоре фиксируют режим рабочего времени | Численность меняется приказом; режим работника — соглашением сторон |
| Место работы, дата начала работы | Нет | Да, обязательные условия ст. 57 | Соглашением сторон |
| Режим рабочего времени, условия труда на рабочем месте | Нет | Да, обязательные условия ст. 57 (режим — если отличается от общих правил работодателя) | Соглашением сторон или по ст. 74 |
| Кто подписывает | Руководитель или уполномоченное лицо, утверждается приказом | Работодатель и работник | — |
| Ознакомление работника | Не требуется (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1) | Работник подписывает договор и получает свой экземпляр | — |
Правку штатки по занятой позиции проверяют по двум верхним строкам таблицы. Если она задевает должность или оклад, без документа за подписью работника или без процедуры статьи 74 изменение для этого работника не наступает, сколько бы приказов по штатному расписанию ни было издано.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Вилка окладов в штатном расписании и конкретная сумма в договоре
Минтруд в письме от 25.10.2017 № 14-1/В-953 указал, что в трудовом договоре предусматривается фиксированный размер оклада, поэтому вилка или отсылка к штатке без суммы в договоре это требование не выполняет. Для самого штатного расписания Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 придерживался позиции, что оклады по одноимённым должностям должны быть одинаковыми, а разницу в оплате дают надбавки и стимулирующие выплаты с учётом квалификации, сложности, количества и качества труда. Основание — статьи 22 и 132 ТК РФ о равной оплате за труд равной ценности.
Позиция Роструда вопрос не закрывает окончательно: суды разбирают споры о фактической сложности труда, и решения о допустимости разных окладов по одноимённым должностям опубликованы. Если обязанности по должности у работников реально различаются, это различие фиксируют в наименовании должности или её категории и в должностной инструкции. Тогда разные оклады в штатке получают документальное обоснование, а в договоре каждого работника стоит своя конкретная сумма.
Изменение штатного расписания: когда хватает приказа, а когда нужно допсоглашение
Приказ об изменении штатного расписания меняет документ работодателя, трудовые договоры он не меняет. В решении от 18.01.2026 по делу № 2-1036/2025 суд указал, что изменение штатного расписания с уменьшением оклада само по себе не доказывает изменения организационных условий труда; в иске работнику отказали, учитывая также пропуск срока обращения. Для работодателя это означает, что ссылка на новую редакцию штатки не заменяет обоснования по статье 74 ТК РФ: нужно показать, какие организационные или технологические изменения произошли и почему прежние условия нельзя сохранить.
Комплект документов определяют два вопроса: что именно меняется и занята ли позиция.
| Изменение в штатке | Что с договором | Документы | Срок |
|---|---|---|---|
| Новая вакантная штатная единица | Договоры работающих не затрагиваются | Приказ об изменении штатного расписания | С даты в приказе |
| Повышение оклада по занятой должности | Меняется условие об оплате | Приказ по штатке и допсоглашение (ст. 72) | С даты в допсоглашении |
| Снижение оклада с согласия работника | Меняется условие об оплате | Приказ по штатке и допсоглашение (ст. 72) | С даты в допсоглашении |
| Снижение оклада без согласия работника | Меняется только при организационных или технологических изменениях | Письменное уведомление по ст. 74, приказ | Не ранее чем через 2 месяца после уведомления |
| Переименование занятой должности | Меняется трудовая функция в части наименования | Приказ по штатке и допсоглашение (ст. 72); ст. 74 неприменима | С даты в допсоглашении |
| Перевод работника на другую позицию штатки | Меняется трудовая функция и, как правило, оклад | Письменное согласие, допсоглашение, приказ о переводе | С даты перевода |
| Исключение занятой должности | Сокращение по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ | Уведомление работника, предложение вакансий, уведомление службы занятости, новое штатное расписание | Не менее 2 месяцев |
Без согласия работника работодатель действует только в двух строках — снижение оклада по статье 74 и сокращение, и обе требуют предупреждения не менее чем за 2 месяца. Остальные изменения по занятым должностям оформляются письменным соглашением сторон, повышение оклада в том числе.
Допсоглашение к трудовому договору подписывается и в КЭДО: работодатель подписывает его УКЭП, работник — одним из видов подписи, допустимых статьёй 22.3 ТК РФ. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому массовое повышение окладов по новой редакции штатки не упирается в выдачу подписей и курьерскую доставку бумажных экземпляров.
Как изменить оклад в штатном расписании и в трудовом договоре: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите основание. Если работник согласен, изменение идёт по статье 72 ТК РФ. Если согласия нет и оклад снижается, нужна статья 74: зафиксируйте, какие организационные или технологические изменения произошли и почему прежние условия нельзя сохранить.
- Шаг 2. Подготовьте приказ: либо об изменении штатного расписания, либо о введении нового штатного расписания с датой начала его действия и отменой предыдущего.
- Шаг 3. При согласии работника подготовьте дополнительное соглашение с новым окладом, доплатами и датой вступления изменений в силу и подпишите его с обеих сторон до этой даты.
- Шаг 4. При изменении по статье 74 вручите работнику письменное уведомление не позднее чем за 2 месяца до изменения. Если работник не согласен работать в новых условиях, письменно предложите ему другую имеющуюся работу.
- Шаг 5. Внесите изменение в учётную систему с той же даты, что указана в допсоглашении или уведомлении, чтобы начисление по новому окладу шло с согласованной даты.
- Шаг 6. Сохраните комплект: приказ по штатному расписанию, подписанное допсоглашение или уведомление с отметкой о вручении.
Сформируйте приказ о переводе с прежней и новой должностью и окладом
Конструктор Добыто формирует .docx приказа о переводе с таблицей прежней и новой должности, оклада и вида перевода: позиция из штатки и условие договора попадают в один документ.
Образцы штатного расписания, трудового договора и документов на изменение условий
Комплект закрывает обе стороны темы: начните со штатного расписания по форме Т-3, затем сверьте с ним должность и оклад в трудовом договоре.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
Совмещение должностей, совместительство и доли ставки в штатном расписании
При совмещении работник выполняет дополнительную работу внутри своего рабочего дня и новой позиции в штатке не занимает. Статья 60.2 ТК РФ допускает поручить дополнительную работу по другой или такой же профессии (должности) с письменного согласия работника, статья 151 ТК РФ требует за неё доплаты. Поручить работу можно и по вакантной должности, но эта должность должна быть предусмотрена штатным расписанием. Совместительство устроено иначе: это другая регулярная оплачиваемая работа в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору (статьи 60.1 и 282 ТК РФ), и под неё в штатке отражается отдельная позиция.
| Параметр | Совмещение | Совместительство |
|---|---|---|
| Норма ТК РФ | Ст. 60.2, 151 | Ст. 60.1, 282-288 |
| Время работы | В пределах установленной продолжительности рабочего дня | В свободное от основной работы время |
| Документ | Письменное согласие работника, отдельный трудовой договор не заключается | Отдельный трудовой договор |
| Штатное расписание | Новая единица не создаётся; совмещаемая должность должна быть в штатке | Отдельная позиция, часто долей ставки 0,5 или 0,25 |
| Оплата | Доплата к окладу по основной должности | Самостоятельный оклад по договору совместительства |
Совместитель занимает позицию в штатке, совмещающий её не занимает. Если в штатке стоит доля ставки, а работник выполняет эту работу без отдельного договора, оформление расходится с фактической схемой, и его выравнивают до ближайшей проверки.
Исключение должности из штатного расписания: процедура сокращения и сроки
Удалить занятую должность из штатки приказом можно, но для работника это сокращение численности или штата по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ со своей процедурой. Работника предупреждают персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца (часть 2 статьи 180), предлагают имеющиеся вакансии (часть 3 статьи 81), а увольнение допустимо, только если перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся работу невозможно — пункт 29 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2. Службу занятости организация уведомляет не позднее чем за 2 месяца, при возможном массовом увольнении — не позднее чем за 3 месяца (статья 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).
Преимущественное право остаться на работе по статье 179 ТК РФ сначала определяется производительностью и квалификацией, а при их равенстве — категориями из закона. С 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 25.04.2026 № 108-ФЗ добавил в этот перечень работников, чей приостановленный трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы. Сравнительную таблицу преимущественного права, составленную до сентября, стоит пересобрать с учётом этой категории.
Новое штатное расписание без сокращаемой должности обычно вводят после организационно-штатных мероприятий и не ранее дня увольнения сокращаемого работника. Оно подтверждает исключение должности, но вступать в силу до увольнения не обязано. Дату его действия сверяют с датой последнего увольнения по сокращению.
Во что обходится ошибка в оформлении условий
Нарушение трудового законодательства, в том числе изменение условий договора без соглашения сторон и без процедуры статьи 74, подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юрлица. Ненадлежащее оформление трудового договора, например без обязательного условия об оплате, квалифицируется по части 4: от 10 000 до 20 000 рублей для должностного лица, от 5 000 до 10 000 рублей для ИП, от 50 000 до 100 000 рублей для юрлица. Повторное нарушение влечёт отдельную ответственность по части 5.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Штраф обычно не самая крупная статья расходов. Если сокращение признают незаконным, работника восстанавливают и выплачивают средний заработок за время вынужденного прогула, а процедуру приходится проводить заново с новым двухмесячным предупреждением.
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 и подписание документов в КЭДО
Как штатное расписание связано с кадровыми документами в 1С
В 1С:ЗУП штатное расписание ведётся через позиции: первоначальная редакция вводится документом утверждения, последующие правки — документами изменения. Официальная документация описывает вариант ведения с сохранением истории изменений, а в описании программы указано, что она позволяет анализировать плановый и фактический фонд оплаты труда и укомплектованность штата. Набор функций зависит от редакции и включённых настроек, поэтому до первой правки проверьте в настройках кадрового учёта, включено ли ведение истории штатного расписания.
Изменение позиции в 1С не меняет оклад работника автоматически по закону: начисление должно идти с даты, указанной в подписанном допсоглашении или в уведомлении по статье 74. Сверьте дату документа изменения штатки, дату кадрового документа на изменение оплаты и дату из допсоглашения — расхождение между ними даёт начисление по окладу, который работник ещё не согласовал. Добыто подключается к 1С:ЗУП готовым модулем, который устанавливается и настраивается за один день, а документы синхронизируются автоматически.
Что подписывается электронно и кем
По статьям 22.1-22.3 ТК РФ работодатель, который ввёл электронный документооборот в установленном порядке, может оформлять в электронном виде и штатное расписание, и допсоглашения. Для допсоглашений к трудовому договору работодатель использует УКЭП, работник — один из видов подписи, предусмотренных законом. Для прочих электронных документов работодатель вправе использовать УКЭП или допустимую законом УНЭП, единого способа подписи именно для штатного расписания закон не задаёт. Работник штатное расписание не подписывает ни на бумаге, ни в электронном виде.
Трудовой договор, допсоглашения, приказы, уведомления и согласия переводятся в КЭДО, а трудовые книжки и акты о несчастном случае остаются на бумаге. Перед запуском электронного подписания допсоглашений проверьте, что работники дали согласие на КЭДО и у каждого есть подпись нужного вида.
Ошибки при сверке штатного расписания с трудовыми договорами
Расхождения между штаткой и договорами чаще всего возникают из желания сэкономить на переоформлении документов при индексации или реорганизации.
- Оклад в договоре задан вилкой или отсылкой к штатному расписанию без суммы. Так делают, чтобы не подписывать допсоглашения при каждом повышении. Минтруд требует фиксированного размера оклада в договоре, а договор без конкретного условия об оплате — это ненадлежащее оформление с риском штрафа по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ.
- Новый оклад внесли в штатку и начисляют, а допсоглашение не подписали. Приказ по штатному расписанию воспринимают как изменение для всех работников. Условие об оплате в договоре при этом прежнее, и при проверке ГИТ расхождение квалифицируют как нарушение статьи 72 ТК РФ.
- Оклад снижают по статье 74 со ссылкой только на новую редакцию штатки. Кажется, что приказа достаточно для обоснования. Суд в 2026 году указал, что изменение штатного расписания само по себе организационных изменений не доказывает.
- Одноимённые должности с разными окладами без различий в обязанностях. Причина — желание удержать отдельного специалиста. Роструд считает правильным выравнивать оклады и дифференцировать оплату надбавками, а работник с меньшим окладом получает основание ссылаться на статьи 22 и 132 ТК РФ.
- Совмещение поручено по должности, которой нет в штатке. Доплату по статье 151 ТК РФ начисляют за работу, которая в документах работодателя не существует, и обосновать её размер нечем.
Чек-лист сверки штатного расписания с трудовыми договорами
- Наименование должности в каждом договоре совпадает с наименованием позиции в действующей редакции штатки.
- В каждом договоре указан конкретный размер оклада или тарифной ставки, без вилки.
- Оклад в договоре совпадает с окладом позиции в штатке на ту же дату, а разница в оплате объяснена надбавками.
- На каждое изменение оклада или должности после прошлой редакции штатки есть подписанное допсоглашение или уведомление по статье 74 с отметкой о вручении.
- Совместители занимают позиции в штатке с долей ставки, совмещающие работают с письменным согласием и доплатой по статье 151 ТК РФ.
- Разные оклады по одноимённым должностям подтверждены различием в обязанностях или категории.
- Наименования профессий рабочих и должностей служащих сверены с ОК 016-2025.
- Даты изменений в 1С совпадают с датами допсоглашений и уведомлений.
Стоимость КЭДО для подписания допсоглашений и кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма определяется численностью: для компании до 25 человек подходит «Старт», при большем штате и необходимости подписывать документы со стороны работодателя УКЭП — «Бизнес». Условия по каждому тарифу и порядок перехода между ними описаны на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Штатка описывает организацию в целом и меняется приказом руководителя, договор описывает условия конкретного человека и меняется только с его подписью или по процедуре статьи 74. Пересекаются документы в двух точках — должности и окладе, поэтому любая правка штатного расписания по занятой позиции требует второго документа на стороне работника. Без согласия работника допустимы лишь снижение условий при организационных изменениях и сокращение, и в обоих случаях действует двухмесячное предупреждение.
В Добыто приказы по штатному расписанию, допсоглашения и уведомления проходят единый электронный маршрут с синхронизацией с 1С:ЗУП, и подписи сотрудникам для этого выпускаются в рамках тарифа.
Частые вопросы о штатном расписании и условиях трудового договора
Сколько хранить штатное расписание и документы по его изменению?
По статье 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно по месту утверждения, в иных организациях — 3 года. Организации, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, хранят их до ликвидации. Проекты, справки, предложения, заключения и переписка по разработке и изменению штатки хранятся до минования надобности (статья 41 Перечня).
Что оформлять при правке: приказ об изменении или новое штатное расписание?
Допустимы оба варианта. Отдельные правки оформляют приказом о внесении изменений в действующее штатное расписание. Новую редакцию вводят приказом о введении нового штатного расписания с датой начала его действия и отменой предыдущего. В 1С:ЗУП этим вариантам соответствуют документы утверждения и изменения штатного расписания.
Нужно ли допсоглашение с каждым работником при индексации окладов по всей штатке?
Да. Размер оклада — обязательное условие трудового договора по статье 57 ТК РФ, и изменение этого условия, в том числе повышение, оформляется письменным соглашением сторон по статье 72. Приказ по штатному расписанию устанавливает новый оклад для позиции, а для каждого работника на этой позиции нужно своё дополнительное соглашение с суммой и датой вступления в силу.
Что делать, если в действующем трудовом договоре нет размера оклада?
Статья 57 ТК РФ позволяет дополнить договор недостающими условиями: их вносят письменным соглашением сторон или отдельным приложением к договору, которое становится его неотъемлемой частью. В соглашении указывают конкретную сумму оклада, совпадающую с окладом по позиции в штатном расписании, и дату, с которой условие действует.
В какой срок ИП уведомляет службу занятости о сокращении?
Индивидуальный предприниматель уведомляет службу занятости не позднее чем за 2 недели до увольнения по сокращению, тогда как организация — не позднее чем за 2 месяца, а при возможном массовом увольнении — за 3 месяца (статья 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ). Срок персонального предупреждения работника по статье 180 ТК РФ для ИП при этом не сокращается, если в трудовом договоре не предусмотрено иное основание увольнения.
