Штатное расписание фиксирует структуру, должностной состав и численность работников с окладами и надбавками, а кадровик заполняет в нём десять граф унифицированной формы Т-3: подразделение и его код, должность с разрядом или категорией квалификации, количество штатных единиц, оклад или тарифную ставку, три графы надбавок, сумму в месяц и примечание. Отдельно заполняется шапка: номер и дата документа, период действия, реквизиты приказа об утверждении и строка «Штат в количестве ___ единиц». Главное различие в работе — какую форму выбрала организация: унифицированная Т-3 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 заполняется строго по колонкам, а собственная форма должна нести обязательные реквизиты первичного учётного документа по 402-ФЗ.
Разберём каждую графу отдельно: что писать в графе 3, если должность даёт право на льготы, как показать 0,5 ставки, совмещение и вакансию, из чего складывается сумма в графе 9. Покажем, чем приказ о внесении изменений отличается от утверждения новой редакции и в каком случае нужно уведомление работника. Порядок действий при смене наименования должности по классификатору ОК 016-2025, разбор ошибок с ценой по статье 5.27 КоАП, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто ведёт штатное расписание и по какой форме в 2026 году
Прямой нормы «работодатель обязан утвердить штатное расписание» в Трудовом кодексе нет. Документ упоминается косвенно: статья 15 определяет трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, статья 57 требует указать эту должность в трудовом договоре. Из связки двух статей и вырастает практика: если в договоре написано «менеджер по продажам», должность должна существовать в штатном расписании, иначе трудовая функция не определена.
Форма Т-3 и код по ОКУД 0301017 введены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года, после вступления в силу закона о бухгалтерском учёте 402-ФЗ, применение унифицированных форм перестало быть обязательным для коммерческих организаций. Разработать свою форму можно, но она должна содержать обязательные реквизиты первичного учётного документа и утверждаться руководителем. На практике почти все остаются на Т-3: она уже зашита в 1С, её ждёт проверяющий, и её структуру понимает бухгалтерия.
Индивидуальный предприниматель ведёт штатное расписание на общих основаниях, как только у него появляется хотя бы один работник по трудовому договору. Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые в штатное расписание не вносятся вообще: у них нет должности и трудовой функции, а есть предмет договора. Смешение этих двух категорий в одной таблице — готовое доказательство подмены трудовых отношений.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Категорию субъекта малого и среднего предпринимательства мы проверяем по единому реестру на сайте налоговой службы, а не по памяти и не по видеороликам. Микропредприятие — это до 15 работников, малое предприятие — до 100, и путаница в одной цифре стоит дорого: компания на 80 человек решает, что вправе работать без локальных актов, и получает нарушение по каждому из них. Откройте реестр и посмотрите свою категорию до того, как решать, какие документы вам не нужны.»
Бланк штатного расписания и сопутствующие кадровые документы
Комплект собран под одну задачу: заполнить и утвердить штатное расписание, а затем корректно провести его изменения. Начинайте с пустого бланка Т-3, образец рядом показывает, как выглядят заполненные графы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, бланк формы Т-3 | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
Десять граф формы Т-3: что кадровик вносит в каждую колонку
Таблица ниже разбирает колонки по порядку: содержание графы, источник данных внутри компании и ошибка, которая по этой графе встречается чаще других.
| Графа | Что вносится | Источник данных | Типовая ошибка |
|---|---|---|---|
| 1 | Наименование структурного подразделения | Утверждённая оргструктура компании | Название в штатке не совпадает с названием в трудовом договоре работника |
| 2 | Код структурного подразделения | Внутренняя система кодов, которую организация задаёт сама | Коды переприсваиваются при каждой новой редакции, из-за чего рушится аналитика в учётной системе |
| 3 | Должность, специальность, профессия, разряд, класс или категория квалификации | Квалификационные справочники, профессиональные стандарты, классификатор ОК 016-2025 | Произвольное название должности там, где работа даёт право на компенсации и досрочную пенсию |
| 4 | Количество штатных единиц, в том числе неполных: 0,5 и 0,25 | Решение работодателя о численности, расчёт нагрузки по подразделению | Вакантные единицы не показывают, и при сокращении нечем подтвердить отсутствие подходящих вакансий |
| 5 | Тарифная ставка или оклад в рублях за полную штатную единицу | Положение об оплате труда, трудовые договоры | Вилка окладов по одной должности вместо одного значения |
| 6, 7, 8 | Надбавки в рублях: до трёх видов постоянных выплат по должности | Положение об оплате труда, положение о премировании, нормы о районных коэффициентах | В графы надбавок вносят разовые премии, которые к должности не привязаны |
| 9 | Всего в месяц: сумма граф с 5 по 8, умноженная на количество штатных единиц | Расчёт по самой таблице | Сумму считают по полной ставке, забыв умножить на 0,5 или 0,25 |
| 10 | Примечание | Кадровые решения, которые не помещаются в остальные графы | Графу оставляют пустой, хотя именно она объясняет проверяющему логику строки |
Из таблицы видно, что расчётной является только графа 9, остальные девять кадровик заполняет по внешним источникам. Поэтому сверку штатного расписания всегда начинают не с арифметики, а с оргструктуры и положения об оплате труда.
Шапка документа: реквизиты, которые ломаются чаще граф
Верхняя часть Т-3 содержит наименование организации, код по ОКПО, номер и дату документа, а также строку «на период ___ с «__» ______ 20__ г.». Здесь же гриф утверждения со ссылкой на приказ и строка «Штат в количестве ___ единиц», которую заполняют по итогу графы 4. Если в шапке период указан с 1 января, а приказ датирован мартом, документ формально начал действовать раньше, чем был утверждён.
Нумерация штатных расписаний сквозная и не обнуляется ежегодно. Нижние строки «Итого» суммируют графу 4 по штатным единицам и графу 9 по месячному фонду. Подписывают документ руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а утверждает руководитель организации приказом. Без приказа таблица остаётся проектом.
Факт: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий и должностей ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94, который применялся с 1994 года. Он затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и локальные нормативные акты.
Доли ставки, совмещение и вакансии: графа 4 и графа 10
Количество штатных единиц работодатель определяет сам. Статьи 160 и 161 ТК РФ говорят о нормах труда и типовых нормах, а рекомендации Минтруда по численности кадровых служб коммерческие работодатели вправе применять добровольно. Нормативно предписанного числа кадровиков на сто человек персонала не существует: есть ориентиры, которые компания подстраивает под текучесть, отрасль, уровень автоматизации и наличие филиалов.
Доля ставки пишется в графе 4 десятичной дробью: 0,5 или 0,25. В графе 5 при этом остаётся полный оклад по должности, а не половина: уменьшенную сумму даёт графа 9, где оклад умножается на количество единиц. Это правило ломают чаще всего, и расхождение вылезает при сверке фонда оплаты труда с расчётным листком.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сценарии, которые кадровики путают между собой, разведены в таблице ниже.
| Ситуация | Графа 4 | Графа 5 | Графа 10 |
|---|---|---|---|
| Работник на полной ставке | 1,0 | Полный оклад | Не заполняется |
| Неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ | 0,5 | Полный оклад по должности | Отметка о неполном рабочем времени |
| Одна ставка поделена между двумя работниками | 1,0 одной строкой | Полный оклад | Пояснение, что единица занята двумя работниками по 0,5 |
| Внутреннее совместительство по статье 60.1 ТК РФ | Отдельная доля единицы по второй должности | Оклад по второй должности | Отметка о совместительстве |
| Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ | Единица остаётся в штатке и числится вакантной | Оклад по совмещаемой должности | Доплата оформляется приказом и в штатное расписание не вносится |
| Должность никем не занята | Указывается наравне с занятыми | Оклад указывается | Отметка «вакансия» помогает при сокращении и при спорах о переводе |
Ключевое различие в последних двух строках: при совместительстве работник занимает вторую штатную единицу и получает по ней отдельный оклад, при совмещении единица остаётся свободной, а работнику идёт доплата за дополнительную работу в течение его же рабочего дня. Штатное расписание в первом случае меняется, во втором остаётся прежним.
Оформите приказ о совмещении должностей под свою ситуацию
Полезно знать: с 1 сентября 2026 года предельная численность работников, с которыми субъект малого предпринимательства вправе заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон, выросла с 35 до 70 человек. Норма введена Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ и влияет на то, какие позиции вы держите в штатном расписании постоянными, а какие срочными.
Графы 5-9: оклад, надбавки и месячный фонд оплаты труда
В графе 5 указывается одно значение оклада или тарифной ставки на штатную единицу. Вилка «от 60 000 до 80 000 рублей» в штатном расписании недопустима: статья 22 ТК РФ требует равной оплаты за труд равной ценности, и две разные суммы по одинаковой должности нарушают это правило напрямую. Разницу в оплате между сильным и слабым сотрудником закрывают надбавкой, персональной доплатой или разведением должностей по категориям: специалист, ведущий специалист, главный специалист. Каждая категория получает свою строку и свой оклад.
Оклад по полной ставке не может быть ниже минимального размера оплаты труда за полностью отработанный месяц. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ федеральный не занижает и обычно превышает: в Москве на 2026 год он равен 32 916 рублям. Сверять графу 5 нужно с региональным значением. Формально сравнивают не оклад, а всю начисленную за месяц зарплату, но контроль проще вести по строке оклада: тогда при любом составе надбавок нижняя граница соблюдается.
Внимание: МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 рубля в месяц, он установлен Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ. Рост к значению 2025 года в 22 440 рублей составил 20,7%, и оклады по нижним строкам штатного расписания пересматриваются вслед за ним.
Графы 6, 7 и 8 предназначены для постоянных надбавок, привязанных к должности: за вредные условия труда, за квалификационную категорию, районный коэффициент, процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера. Разовая премия по итогам квартала в эти графы не попадает, потому что она не является характеристикой штатной единицы. Если постоянных надбавок по должности больше трёх, в форму добавляют дополнительные колонки, и такое изменение формы утверждается тем же приказом, что и само штатное расписание.
Графа 9 считается по формуле: сумма граф с 5 по 8 умножается на количество штатных единиц из графы 4. Итоговая строка по графе 9 даёт месячный фонд оплаты труда по штатному расписанию. Это не плановый бюджет расходов на персонал: премии, отпускные и страховые взносы в него не входят.
Важный нюанс из практики: расхождение между итогом графы 9 и фактическим фондом почти всегда объясняется вакансиями. Строка в штатке есть, оклад учтён, человека нет. Поэтому при сверке с бухгалтерией мы сначала выделяем вакантные единицы отдельным списком, а уже потом ищем реальные ошибки в расчёте.
Как утвердить и изменить штатное расписание
Утверждение идёт приказом руководителя, реквизиты которого переносятся в гриф в шапке формы. Дальше документ живёт до первого изменения: ввели новую должность, убрали подразделение, подняли оклады, переименовали позицию под новый классификатор. Изменения оформляются одним из двух способов, и выбор зависит от их объёма.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Приказ о внесении изменений подходит для точечных правок: добавить одну единицу, переименовать должность, изменить оклад по конкретной строке. Новая редакция штатного расписания нужна, когда меняется структура целиком или правок больше пяти-шести: читать документ с десятком приказов-надстроек невозможно ни кадровику, ни инспектору. При переходе на новую редакцию присваивается новый номер, а прежнее расписание уходит в архив.
В практике Добыто чаще ломается не сам приказ, а сопровождение: изменения в таблицу внесены, а допсоглашения с работниками подписаны выборочно. Мы поэтому связываем приказ по штатному расписанию и пакет допсоглашений одним маршрутом согласования, чтобы незакрытые подписи были видны списком.
Как изменить штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, затрагивают ли правки условия действующих трудовых договоров. Новая вакантная должность их не затрагивает, изменение оклада или наименования занятой должности — затрагивает.
- Шаг 2. Если условия договора меняются по соглашению сторон, подготовьте дополнительное соглашение. Если изменение идёт по инициативе работодателя из-за организационных или технологических причин, применяется статья 74 ТК РФ и работника уведомляют письменно не позднее чем за два месяца.
- Шаг 3. Издайте приказ: о внесении изменений в действующее штатное расписание либо об утверждении его новой редакции. В приказе указывается дата, с которой изменения вступают в силу, и она не может быть раньше окончания срока уведомления.
- Шаг 4. Внесите правки в таблицу и пересчитайте итоги по графам 4 и 9, а также строку «Штат в количестве ___ единиц» в шапке.
- Шаг 5. Оформите дополнительные соглашения к трудовым договорам тех работников, чьи должность, подразделение или оклад изменились. Без допсоглашения новая строка в штатке работнику не противопоставляется.
- Шаг 6. Обновите связанные документы: должностные инструкции, положение об оплате труда, справочники должностей в учётной системе, коды трудовой функции для отчёта ЕФС-1.
Отдельная история — смена наименования должности под классификатор ОК 016-2025. Наименования в нём скорректированы и дополнены в соответствии с профессиональными стандартами, каждой позиции присвоен шестизначный код, где первая цифра означает категорию: 1 для рабочих, 2 для служащих. Если название должности у вас изменилось, цепочка получается длинной: приказ о внесении изменений в штатное расписание или новая редакция, дополнительные соглашения к трудовым договорам, обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП. Классификатор связан с Общероссийским классификатором занятий, а тот используется для кода трудовой функции в ЕФС-1, поэтому правку нельзя оставить только в таблице.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Смена наименования должности выглядит косметической правкой, а по факту тянет за собой четыре действия: приказ по штатному расписанию, допсоглашения с работниками, обновление справочников в учётной программе и проверку кода трудовой функции для ЕФС-1. Мы разносим эти шаги по одному чек-листу и закрываем их разом, иначе через месяц обнаруживается, что в 1С должность новая, а в трудовом договоре прежняя. Проверьте у себя обе точки: карточку должности в программе и текст действующего договора.»
Штатное расписание в 1С:ЗУП и в электронном виде
В 1С:ЗУП штатное расписание ведётся как отдельный регистр, а не как печатная форма: позиции штатного расписания связаны с кадровыми документами, и приём, перевод или увольнение подтягивают должность и оклад из справочника. Отсюда типовая проблема при интеграции с КЭДО: если позиция в учётной системе названа иначе, чем в шаблоне приказа, документ уйдёт сотруднику с расхождением, и заметят это только при проверке.
Само штатное расписание можно вести и хранить в электронном виде. Оно не входит в короткий список документов, которые закон оставил на бумаге: там приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним, акт о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда и трудовые книжки. Всё остальное подписывается и хранится в системе кадрового электронного документооборота по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ.
Есть техническое требование, о котором вспоминают поздно: документы, связанные с работой, передаются работнику в формате PDF/A-1A, это установлено приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578. Файл в обычном PDF, Word или Excel придётся дублировать на бумаге, и тогда смысл электронного оборота теряется. В практике Добыто мы проверяем формат выгрузки на этапе настройки шаблонов, до первого массового подписания.
Кейс из практики: при переходе компании на КЭДО в Добыто мы закладываем пилотную группу и только потом раскатываем систему на всю организацию. Основная часть ошибок настройки, включая расхождения справочника должностей и шаблонов документов, всплывает именно на пилоте, где их исправление стоит одного дня работы, а не переподписания сотен документов.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе. Если за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы поэтому закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и разводим во времени выдачу электронной подписи и первые кадровые действия с ней.»
Ошибки при заполнении и цена ошибки
Самая дорогая ошибка в графе 3 — произвольное наименование должности там, где с работой связаны компенсации, льготы или ограничения. Часть 2 статьи 57 ТК РФ в таких случаях требует называть должность так, как она названа в квалификационных справочниках или профессиональных стандартах. Придуманное красивое название вместо нормативного лишает работника подтверждения права на досрочную пенсию или дополнительный отпуск, а спор об этом всплывает через 10-15 лет, когда доказывать характер работы уже нечем.
Вторая частая ошибка — отсутствие вакантных единиц в таблице. Их убирают ради аккуратности, а при сокращении численности выясняется, что работодатель обязан предлагать работнику все подходящие вакансии и подтверждать документом, каких вакансий у него не было. Штатное расписание без вакансий этот вопрос не закрывает.
Третья — расхождение между штатным расписанием и трудовым договором по наименованию подразделения или должности. При проверке инспектор сравнивает документы построчно, и такое расхождение читается как неоформленное изменение условий труда.
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления таблицы. Несоответствие штатного расписания трудовым договорам инспектор квалифицирует по статье 5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении в санкции появляется дисквалификация руководителя. К административному штрафу добавляется гражданский риск: работник, восстановленный судом из-за дефекта процедуры сокращения, получает средний заработок за всё время вынужденного прогула. Если по вашей ситуации остаются сомнения, вопрос можно задать через сервис «Дежурный инспектор» Роструда и получить письменный ответ в течение 3 рабочих дней.
Когда штатное расписание можно вести формально
Микропредприятию с одним-двумя работниками развёрнутая таблица с кодами подразделений не нужна. Отнесение к микропредприятиям даёт право отказаться от части локальных нормативных актов при условии применения типовой формы трудового договора, и в этом сценарии штатное расписание сводится к минимальному перечню должностей с окладами. Категория проверяется по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства: до 15 работников — микропредприятие, до 100 — малое предприятие.
Не нужно вносить в штатное расписание исполнителей по договорам ГПХ, самозанятых и работников подрядных организаций на аутсорсинге: у них нет штатной единицы. Не нужна и отдельная строка на каждого работника: строка описывает должность, а не человека, поэтому пять менеджеров по продажам с одинаковым окладом — это одна строка с цифрой 5 в графе 4.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «С локальными актами работает правило, которое стоит запомнить дословно: ознакомить работника нужно до подписания трудового договора или во время, но не позже. Статья 68 ТК РФ говорит именно о моменте до подписания, и «позже» — это уже нарушение. В электронном виде очерёдность фиксируется меткой времени в системе надёжнее, чем подписью на бумажном листе ознакомления, поэтому проверьте по журналу, что метки идут в правильном порядке.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности работников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны документов и электронный архив входят не во все тарифы. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах и отдельной оплаты не требуют.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период — год |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем, тариф «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых работников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, приоритетная поддержка и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес». Полный состав пакетов и условия минимальной оплаты приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для компаний с сезонной численностью это означает, что платить по пиковому штату круглый год не нужно.
Выводы
Заполнение штатного расписания сводится к трём опорам: наименование должности берётся из справочников и профстандартов, если работа связана с компенсациями и льготами; количество штатных единиц пишется дробью, а оклад в графе 5 остаётся полным; месячная сумма в графе 9 считается умножением на долю ставки. Совмещение штатное расписание не меняет, совместительство меняет. Любая правка занятой позиции тянет за собой дополнительное соглашение с работником, а при инициативе работодателя — письменное уведомление по статье 74 ТК РФ.
Мы в Добыто ежедневно видим, как штатное расписание расходится с трудовыми договорами и справочниками учётной системы, и настраиваем обмен так, чтобы должность и оклад попадали в кадровый документ из одного источника. Связка с 1С:ЗУП и подписание документов электронной подписью убирают ручной перенос данных, из-за которого эти расхождения и возникают.
Частые вопросы о заполнении штатного расписания
Нужно ли штатное расписание индивидуальному предпринимателю
Как только у ИП появляется работник по трудовому договору, должность в этом договоре должна откуда-то браться, и таким источником служит штатное расписание. Прямого запрета обойтись без него нет, но при проверке ГИТ документ запрашивают, а при сокращении без него невозможно подтвердить, какие вакансии у предпринимателя были. ИП с численностью до 15 человек попадает в категорию микропредприятий и вправе применять типовую форму трудового договора, сократив число локальных актов.
Можно ли указать в графе 5 вилку оклада
Нет. Две суммы по одной строке нарушают требование статьи 22 ТК РФ об обеспечении равной оплаты за труд равной ценности. Разницу в оплате закрывают надбавками в графах 6-8 или разведением должности по категориям: специалист, ведущий специалист, главный специалист. Каждая категория получает отдельную строку с собственным окладом.
Как отразить районный коэффициент и северную надбавку
Обе выплаты постоянные и привязаны к месту работы, поэтому им место в графах надбавок, а не в разовых начислениях. Если по должности набирается больше трёх видов постоянных надбавок, в форму Т-3 добавляют дополнительные колонки. Изменение формы утверждается тем же приказом руководителя, которым утверждается само штатное расписание.
Сколько хранится штатное расписание
Штатные расписания относятся к документам постоянного хранения, наравне с локальными нормативными актами. Для сравнения: графики отпусков и табели учёта рабочего времени хранятся 5 лет, а трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания. Перевод в электронный вид сроки не сокращает: они те же самые.
Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием под подпись
Обязанности знакомить весь коллектив со штатным расписанием закон не устанавливает: оно описывает структуру организации, а не права и обязанности конкретного работника. С работником согласуются его должность, подразделение и оклад, и эти условия фиксируются в трудовом договоре и дополнительных соглашениях к нему. Отдельная ситуация — сокращение: там работника знакомят с перечнем вакантных должностей, который формируется как раз из штатного расписания.
Что писать в графе 10 «Примечание»
Графа объясняет проверяющему логику строки, когда остальные колонки этого не показывают: отметки о вакансии, о неполном рабочем времени, о делении одной единицы между двумя работниками, о внутреннем совместительстве, о временном характере позиции. Ссылки на приказ, которым введена строка, тоже уместны. Пустая графа 10 при сложной структуре штата означает, что кадровику придётся объяснять те же обстоятельства устно.
Можно ли утвердить штатное расписание задним числом
Дата приказа об утверждении не может быть позже даты, с которой документ введён в действие. Если в шапке стоит период с 1 января, а приказ датирован мартом, получается, что расписание действовало до утверждения. Корректный выход — утвердить документ текущей датой и указать в нём реальную дату введения в действие, а расхождения за прошедший период закрыть отдельным приказом о внесении изменений.
