Внесение новой строки в штатное расписание оформляется приказом руководителя: в приказе указывают дату, с которой строка действует, наименование должности, количество штатных единиц, оклад или тарифную ставку и надбавки. Служебная записка руководителя подразделения законом не требуется, но именно она в практике проверок подтверждает деловую цель новой единицы. Согласие работников на появление строки получать не нужно: вакантная единица ничьих условий труда не меняет. Порядок действий определяет одно различие. Строка вводится под вакансию — хватает приказа и обновленной редакции расписания. Строка вводится под уже работающего человека — к приказу добавляются дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ и приказ о переводе, а при отказе работника включается процедура статьи 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца.
Разберем, чем приказ о внесении изменений отличается от утверждения расписания в новой редакции, как назвать должность после перехода на классификатор ОК 016-2025 и какой оклад поставить, чтобы строка не спорила с региональным МРОТ. Покажем, какие документы идут следом за приказом: дополнительные соглашения, ЕФС-1, сведения о вакансии, оформление совмещения. Сценарная таблица по типам компаний, работа со строкой в 1С:ЗУП, разбор ошибок с суммами штрафов по статье 5.27 КоАП и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Когда строка в штатном расписании действительно нужна
Трудовой кодекс не содержит отдельной статьи о штатном расписании и не обязывает его вести. Документ появляется в тексте кодекса косвенно: статья 15 определяет трудовые отношения через выполнение работы по должности в соответствии со штатным расписанием, а часть 2 статьи 57 требует указывать в трудовом договоре трудовую функцию — работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Из этой связки следует практический вывод: если у работника в договоре названа должность, эта должность должна существовать в расписании. Принять человека на должность, которой в расписании нет, формально нельзя.
Новая строка нужна в четырех ситуациях: появляется должность, которой в компании раньше не было; по существующей должности требуется вторая и последующая штатная единица; должность переименовывают под новые требования; вводится дробная ставка, например 0,5 единицы под неполное рабочее время. Во всех остальных случаях задача решается другими документами.
Работодатели с численностью, подпадающей под статью 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ о занятости населения, после появления вакантной строки отдельно размещают сведения о вакансии в государственной информационной системе: подача идет через личный кабинет работодателя на портале «Работа России», где же публикуются требования к квалификации и условия оплаты. Приказ по расписанию эту обязанность не закрывает: это два разных действия.
Когда новую строку вводить не нужно
Разовое расширение обязанностей внутри той же должности строки не требует: объем работы меняется в должностной инструкции, а не в расписании. Проектная задача на два-три месяца закрывается срочным трудовым договором по существующей строке или договором ГПХ, если работа имеет разовый результат и не предполагает подчинения режиму. Исполнители по ГПХ и самозанятые в штатное расписание не вносятся вообще: расписание отражает только трудовые отношения.
Замещение временно отсутствующего работника тоже обходится без новой строки: на его единицу принимают человека по срочному договору на период отсутствия основного работника. Отдельная единица под замещение создает двойное занятие одной должности и мешает расчету фонда оплаты труда.
Факт: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введенный приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94, который применялся с 1994 года. Смена наименования или кода должности требует приказа о внесении изменений в штатное расписание либо утверждения расписания в новой редакции.
Что подготовить до приказа: основание, расчет и проверка наименования
До подписания приказа собирается основание. Формально достаточно решения руководителя, но при проверке обоснованность новой единицы подтверждают расчетом: объем задач, который не закрывается существующим штатом, и источник финансирования оклада. В компаниях с бюджетированием основание оформляют служебной запиской руководителя подразделения с расчетом нагрузки, в небольших организациях — протоколом или резолюцией на записке.
Второй элемент подготовки — наименование. Часть 2 статьи 57 ТК РФ обязывает называть должность строго по квалификационным справочникам или профессиональным стандартам, если с этой работой закон связывает право на компенсации и льготы либо устанавливает ограничения. Для должностей с досрочной пенсией, вредными условиями, с запретом на работу для отдельных категорий лиц произвольное название недопустимо: расхождение с ЕТКС или профстандартом по статье 195.3 ТК РФ выявляется при проверке периодов стажа. Для офисных должностей без льгот работодатель называет должность как считает нужным.
Третий элемент — оклад. Он проверяется по двум основаниям: соответствие региональному минимальному размеру оплаты труда по статье 133.1 ТК РФ и соответствие принципу равной оплаты за труд равной ценности. Две одинаковые должности в одном подразделении с разными окладами — типичное основание для спора и для предписания инспекции труда. Разницу закрывают надбавками и вилкой внутри грейда, а не разными окладами в строках расписания. В практике Добыто на согласовании новой строки чаще всего останавливается не кадровая служба, а финансовая: проверка источника финансирования оклада занимает больше времени, чем подготовка самого приказа.
Чек-лист проверки перед изданием приказа
- Основание. Есть служебная записка, протокол или иное решение, из которого видно, зачем вводится единица.
- Наименование. Проверено по ОК 016-2025, по квалификационному справочнику или профстандарту, если должность связана с льготами или ограничениями.
- Количество единиц. Определено целое или дробное значение: 1,0 или 0,5 для неполного рабочего времени.
- Оклад. Сверен с региональным МРОТ и с окладами по аналогичным должностям в той же компании.
- Надбавки. Перечислены все составляющие: районный коэффициент, процентная надбавка, доплаты за условия труда.
- Дата ввода. Выбрана дата, с которой строка действует, и она не раньше даты приказа.
- Подразделение и код. Строка отнесена к конкретному структурному подразделению, код подразделения совпадает с кодом в учетной системе.
Внимание: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц по Федеральному закону от 28.11.2025 № 429-ФЗ. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше: в Москве на 2026 год — 32 916 рублей. Оклад в новой строке сверяется с региональным значением.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание: реквизиты и порядок
Приказ издается в свободной форме. Унифицированная форма Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, с 1 января 2013 года применяется по решению работодателя: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ отменил обязательность форм из альбомов унифицированных форм. Форму документа утверждает руководитель, и большинство компаний оставляет Т-3 как привычный шаблон, добавляя в него нужные колонки.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
У приказа два варианта содержания. Первый — приказ о внесении изменений: в нем перечисляются конкретные изменения, а действующее расписание продолжает работать с учетом приказа. Второй — приказ об утверждении расписания в новой редакции: старое расписание с указанной даты не применяется, а новая редакция прикладывается полностью. Выбор зависит от количества правок: одна-две строки за год оформляются приказами о внесении изменений, ежегодный пересмотр окладов — новой редакцией.
Как внести новую строку в штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите основание: служебную записку с расчетом нагрузки или решение руководителя о введении единицы.
- Шаг 2. Определите параметры строки: подразделение, наименование должности, количество единиц, оклад, надбавки, месячный фонд по строке.
- Шаг 3. Подготовьте проект приказа с формулировкой «ввести в штатное расписание с такого-то числа следующую должность» и указанием всех параметров строки.
- Шаг 4. Согласуйте проект с теми, кто отвечает за бюджет и расчет зарплаты: главным бухгалтером или руководителем финансовой службы.
- Шаг 5. Подпишите приказ у руководителя или у лица, которому право подписи кадровых документов делегировано приказом и доверенностью.
- Шаг 6. Внесите строку в расписание и в учетную систему датой, указанной в приказе, и проверьте, что подразделение и код совпадают с первичным справочником.
- Шаг 7. Передайте сведения о вакансии в государственную информационную систему, если ваша компания подпадает под эту обязанность, и запустите подбор.
Даты приказа и ввода строки могут не совпадать: приказ издается заранее, а строка начинает действовать с первого числа следующего месяца, чтобы не ломать расчетный период. Обратная ситуация недопустима: вводить строку задним числом, чтобы закрыть уже состоявшийся прием, означает подписывать документ с недостоверной датой.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на классификатор ОК 016-2025 многие компании прошли формально, обновив только справочник в программе. Если меняется наименование или код должности, одного приказа по расписанию мало: с работниками, чьи должности переименованы, подписываются дополнительные соглашения к трудовым договорам, а справочники в кадровой программе обновляются до расчета ближайшей зарплаты. Проверьте по своему расписанию, какие строки называются по старому классификатору, и закройте расхождение одним приказом, а не десятью.»
Подпишите приказ об изменении штатного расписания электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Штатное расписание и приказы по основной деятельности относятся к документам, которые закон разрешает вести полностью в электронном виде. Со стороны работодателя такой приказ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью, и бумажный экземпляр не требуется. Ограничения касаются другого перечня: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда и бумажная трудовая книжка остаются вне кадрового электронного документооборота.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны работодателя кадровые документы подписываются усиленной квалифицированной подписью, со стороны работника — усиленной неквалифицированной, которая выпускается в личном кабинете и работает только внутри системы. Штамп подписи на печатной форме доказательством не является: его можно скопировать графическим редактором в любой файл. Для проверки открывайте карточку документа и смотрите результат проверки сертификата, а в контролирующие органы выгружайте архив с файлом документа и файлами подписи, а не картинку со штампом.»
Что именно писать в строке: должность, единицы, оклад и надбавки
Строка состоит из семи элементов, и ошибка в любом из них всплывает при расчете зарплаты или при проверке. Наименование структурного подразделения и его код связывают строку с оргструктурой. Наименование должности, профессии или специальности с указанием квалификации определяет трудовую функцию. Количество штатных единиц показывает, сколько человек может занимать эту должность одновременно. Тарифная ставка или оклад задает базу расчета. Надбавки перечисляются отдельными колонками. Итоговая сумма по строке считается умножением оклада с надбавками на количество единиц. Примечание фиксирует особенности: сезонность, источник финансирования, статус вакансии.
Дробные единицы записываются десятичной дробью: 0,5 или 0,25. Половина ставки не означает половину оклада в строке: в расписании указывается полный месячный оклад по должности, а фактическая выплата рассчитывается пропорционально отработанному времени. Обратная запись, когда в строке стоит уже уменьшенный оклад, приводит к тому, что при переводе работника на полную ставку оклад оказывается ниже рынка и ниже МРОТ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Вилка окладов в штатном расписании прямо не запрещена, но порождает риск: при одинаковых должностях с разными фактическими окладами работодателю приходится доказывать, что различие связано с квалификацией, а не с личностью работника. Практичнее ставить в строке единый оклад, а разницу выводить в надбавки за квалификационную категорию, стаж или совмещение.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оклад новой строки мы сверяем не с федеральным МРОТ, а с региональным: в 2026 году это 27 093 рубля по стране и 32 916 рублей в Москве. Сравнивать надо всю сумму выплат без учета районного коэффициента и северных надбавок, иначе строка формально проходит, а по факту работник получает ниже минимума. Если оклад упирается в границу, закладывайте запас: региональные соглашения о минимальной зарплате пересматриваются чаще федерального закона.»
Сценарии внесения строки: какие документы идут комплектом
Комплект документов зависит не от самой строки, а от того, что происходит с людьми. Таблица показывает, какие ситуации требуют подписи работника и с какого момента изменения вступают в силу.
| Ситуация | Чем оформляется | Что подписывает работник | С какого момента |
|---|---|---|---|
| Новая должность под вакансию | Приказ о внесении изменений в штатное расписание | Ничего | С даты, указанной в приказе |
| Вторая единица по существующей должности | Приказ о внесении изменений | Ничего | С даты, указанной в приказе |
| Строка под перевод уже работающего сотрудника | Приказ по расписанию, дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ, приказ о переводе | Дополнительное соглашение | С даты, согласованной сторонами |
| Переименование должности без изменения функции | Приказ по расписанию и дополнительное соглашение; при отказе работника — процедура статьи 74 ТК РФ | Дополнительное соглашение или уведомление | По соглашению или через 2 месяца после уведомления |
| Новая строка взамен сокращаемой | Приказ по расписанию, уведомление о сокращении, предложение вакансий | Уведомление под подпись | Не ранее чем через 2 месяца после уведомления |
| Вакантная строка закрывается совмещением | Письменное согласие, дополнительное соглашение о доплате по статье 151 ТК РФ, приказ о совмещении | Согласие и дополнительное соглашение | С даты соглашения, отказ — с предупреждением за 3 рабочих дня |
Из таблицы следует правило отбора: подпись работника появляется там, где меняются условия его трудового договора. Новая вакантная строка подписи не требует ни в каком виде, и требование ознакомить коллектив со штатным расписанием под подпись из закона не вытекает.
Важный нюанс из практики: при бумажном архиве поиск оригинала приказа об изменении расписания трехлетней давности превращается в отдельную задачу: у части компаний архив вынесен в помещения в нескольких километрах от офиса, и на выезд уходит рабочий день. В электронном архиве тот же оригинал с отметкой о подписи находится за пару минут, а приказ по расписанию хранится постоянно, то есть искать его придется не один раз.
Образцы документов для работы со штатным расписанием
Комплект закрывает весь цикл от бланка расписания до уведомления работника; начните с формы Т-3, если расписания в компании пока нет.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, форма Т-3 (бланк) | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (статья 74 ТК РФ) | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
Совмещение должностей: как вакантная строка превращается в доплату
Совмещение должностей возможно только по должности, которая уже есть в штатном расписании. Пока строки нет, поручить работнику дополнительную работу по другой должности юридически не из чего: статья 60.2 ТК РФ говорит о дополнительной работе по другой профессии или должности, а значит эта должность должна существовать. Отсюда обратный порядок: сначала приказ о введении строки, потом согласие работника и оформление совмещения.
Комплект по совмещению состоит из трех документов: письменное согласие работника с указанием содержания и объема дополнительной работы, дополнительное соглашение к трудовому договору с размером доплаты по статье 151 ТК РФ и приказ о поручении дополнительной работы. Срок совмещения указывается прямо; бессрочное совмещение допустимо, но любая из сторон может отказаться от него, письменно предупредив другую за три рабочих дня.
Доплата за совмещение не связана с окладом по совмещаемой должности и определяется соглашением сторон: это может быть процент от оклада по основной должности, процент от оклада по совмещаемой строке или фиксированная сумма. Единица при этом остается вакантной: человек, выполняющий работу по совмещению, занимает только свою основную строку. В отчетности по вакансиям такая единица тоже остается открытой, пока на нее не принят отдельный работник.
Полезно знать: штатные расписания и локальные нормативные акты относятся к документам постоянного хранения, а приказы по личному составу — к документам со сроком 50 или 75 лет. Перевод кадрового документооборота в электронный вид сроки не сокращает: они остаются теми же.
Штатное расписание в 1С и в системе КЭДО: где живет строка
В 1С:ЗУП 8.3 штатное расписание ведется отдельным справочником с историей изменений, поэтому новая строка вносится не правкой старой записи, а документом «Изменение штатного расписания» с датой начала действия. Это ключевое отличие от работы в таблице: в учетной системе строка имеет период действия, и кадровые документы после этой даты подтягивают именно новую позицию. Если строку внести правкой существующей записи, старые приказы начнут печататься с новым наименованием должности, а расчетные документы прошлых периодов разойдутся с приказами.
Связь штатного расписания с остальными документами в учетной системе выстроена так: строка определяет доступные для выбора позиции в приеме на работу, переводе и кадровом перемещении, а оклад из строки подставляется в плановые начисления. Контроль соответствия можно включить принудительно — тогда программа не проведет прием на должность, которой нет в расписании на дату приема, или на единицу, которая уже занята.
В сервисе Добыто приказ по расписанию и все документы, которые идут за ним, проходят по одному маршруту согласования: подготовка в учетной системе, согласование финансовой службой, подписание руководителем, автоматическая отправка дополнительных соглашений тем работникам, кого изменения касаются. Мы закладываем пилотную группу из одного подразделения перед раскаткой на всю компанию: на ней видно, где маршрут согласования расходится с реальной практикой.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Готовый коннектор к 1С ставится примерно за час и не требует вашей команды разработки. Интеграция через API — это уже от двух дней до двух месяцев, срок зависит от квалификации разработчиков на стороне клиента. Прежде чем планировать перевод кадровых приказов в электронный вид, уточните у вендора, есть ли готовый коннектор именно под вашу конфигурацию: этот ответ сдвигает сроки проекта сильнее, чем любые другие настройки.»
Важный нюанс из практики: документы, которые не формируются учетной системой и загружаются файлом, должны быть в формате PDF/A-1A — это требование приказа Минтруда № 578н к форматам электронных кадровых документов. Файл в обычном PDF, Word или Excel система КЭДО примет, но такой документ придется дублировать на бумаге, и смысл электронного оформления теряется.
Ошибки при внесении строки и во что они обходятся
Первая ошибка — строка вводится после того, как человек уже работает. Мотив понятный: подбор закрылся быстрее, чем прошло согласование бюджета. Результат тот же, что и при любом оформлении задним числом: приказ с недостоверной датой и трудовой договор, где указана должность, которой на дату подписания в расписании не было. Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства предусматривает предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию, при повторном нарушении по части 2 — от 50 000 до 70 000 рублей на организацию и дисквалификацию руководителя на срок от одного года до трех лет.
Вторая ошибка — наименование должности не совпадает с трудовым договором. Расхождение вида «менеджер по продажам» в договоре и «специалист отдела продаж» в расписании ломает не только кадровый учет: код трудовой функции по Общероссийскому классификатору занятий указывается в подразделе 1.1 формы ЕФС-1, и данные в Социальный фонд уходят по той должности, которая внесена в учетную систему. Исправление требует корректирующей формы.
Третья ошибка — строка вводится, но оклад в ней не согласован с расчетом зарплаты. Строка есть, а плановое начисление не заведено: работник получает выплату по прошлому окладу, и компания попадает на компенсацию по статье 236 ТК РФ за задержку части заработной платы. Цена ошибки складывается не из штрафа, а из процентов за задержку, перерасчета и корректировки отчетности.
Четвертая ошибка — приказ подписан лицом без полномочий. Кадровые документы от имени организации подписывает руководитель или сотрудник, которому право подписи передано приказом и доверенностью, а в электронном виде — машиночитаемой доверенностью. Приказ, подписанный кадровиком без такого основания, оспаривается работником вместе со всеми документами, которые на него опираются.
Что критично в разных сценариях: сравнение по типам компаний
Требования к оформлению строки одинаковы для всех, но риски распределяются неравномерно. Таблица показывает, на чем стоит сосредоточиться и что в конкретной ситуации второстепенно.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| ИП или микропредприятие с несколькими работниками | Совпадение наименования должности с трудовым договором, оклад не ниже регионального МРОТ | Строгое следование форме Т-3, отдельная служебная записка как основание |
| Компания 50-500 человек с 1С:ЗУП | Дата начала действия строки и внесение ее в учетную систему до расчета ближайшей зарплаты | Формат приказа: изменение или новая редакция расписания |
| Должность с льготами, досрочной пенсией или ограничениями | Наименование строго по квалификационному справочнику или профстандарту, часть 2 статьи 57 и статья 195.3 ТК РФ | Размер вилки и структура надбавок |
| Строка вводится под перевод действующего работника | Дополнительное соглашение подписано до даты перевода, приказ о переводе издан на его основании | Момент утверждения новой редакции расписания |
| Новая строка вводится на фоне сокращения других | Два месяца уведомления и письменное предложение вакансий, включая новую строку | Порядок нумерации приказов и оформление примечаний в строке |
Для компаний из третьей строки таблицы цена неточного наименования проявляется через годы: несоответствие названия должности справочнику всплывает при назначении досрочной пенсии, и подтверждать стаж приходится уже бывшему работнику через суд.
Лайфхак: готовый коннектор к 1С устанавливается примерно за час и не требует привлечения вашей команды разработки, тогда как интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев. Уточняйте наличие коннектора под вашу конфигурацию на этапе выбора сервиса, а не после подписания договора.
Стоимость КЭДО для работы с кадровыми приказами: тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности подключенных сотрудников и от набора функций: интеграция с 1С и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес». Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск в сервисе |
| УКЭП через партнеров-удостоверяющие центры | по запросу | по регламенту центра |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма считается от числа подключенных сотрудников, а не от количества документов, поэтому приказы по штатному расписанию и дополнительные соглашения к трудовым договорам не увеличивают счет. Действующие условия и состав функций по каждому пакету опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; тариф можно повысить или понизить в любое время, разница при повышении пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Новая строка появляется в расписании приказом руководителя, и объем сопутствующих документов определяется не самой строкой, а тем, меняются ли условия труда конкретных людей. Вакантная единица оформляется одним приказом. Строка под перевод, переименование или сокращение тянет за собой дополнительные соглашения, уведомления и сроки, которые нельзя сократить по договоренности. Наименование должности проверяется по классификатору ОК 016-2025, а для должностей с льготами и ограничениями — по квалификационному справочнику или профстандарту; оклад сверяется с региональным МРОТ.
В практике Добыто приказ по штатному расписанию идет тем же маршрутом, что и остальные кадровые документы: согласование финансовой службой, подписание усиленной квалифицированной подписью работодателя, автоматическая рассылка дополнительных соглашений тем, кого касаются изменения, и хранение в электронном архиве с сохранением постоянного срока. Кадровой службе остается решение по содержанию строки, а не сбор подписей по этажам.
Частые вопросы
Обязан ли индивидуальный предприниматель вести штатное расписание
Прямой обязанности в Трудовом кодексе нет ни для организаций, ни для ИП. При этом часть 2 статьи 57 ТК РФ требует указывать в трудовом договоре трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, поэтому у ИП с наемными работниками документ обычно ведут. Микропредприятия по статье 309.2 ТК РФ вправе отказаться от части локальных актов и работать по типовой форме трудового договора, но тогда условия оплаты и режим прописываются в самом договоре полностью, а не отсылкой к расписанию.
Можно ли ввести строку задним числом, если работник уже вышел
Нет. Приказ, датированный прошедшим числом, содержит недостоверные сведения, а трудовой договор при этом ссылается на должность, которой на дату подписания в расписании не было. Рабочий вариант — издать приказ текущей датой с введением строки с сегодняшнего дня и оформить прием или перевод с этой же даты, а фактически отработанные дни оплатить по существующему основанию.
Нужно ли учитывать мнение профсоюза при введении новой должности
Введение вакантной единицы мнения профсоюзного органа не требует: это не локальный нормативный акт, устанавливающий нормы труда, а организационное решение работодателя. Согласование понадобится, если изменение расписания связано с сокращением численности или штата: о таком решении профсоюз уведомляется не позднее чем за два месяца, а при массовом увольнении — за три месяца.
Как записать в строке неполную ставку и совместителя
Неполная ставка записывается количеством штатных единиц: 0,5 или 0,25, при этом оклад в строке указывается полный, месячный, а выплата считается пропорционально отработанному времени. Внешнее совместительство отдельной строки не требует: совместитель занимает обычную штатную единицу, а его режим и доля ставки фиксируются в трудовом договоре. Внутренний совместитель занимает две разные единицы одновременно, и обе должны быть в расписании.
Что делать, если должность в трудовом договоре не совпадает со строкой расписания
Расхождение устраняется через дополнительное соглашение, если работник согласен, и через процедуру статьи 74 ТК РФ с письменным уведомлением за два месяца, если согласия нет и изменение вызвано организационными или технологическими условиями труда. До устранения расхождения проверяйте отчетность: код трудовой функции в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 берется из учетной системы, и после исправления наименования потребуется корректирующая форма.
Можно ли вести штатное расписание и приказы к нему полностью в электронном виде
Да. Штатное расписание и приказы по основной деятельности не входят в перечень документов, которые закон оставляет на бумаге: там только приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда и бумажная трудовая книжка. Со стороны работодателя приказ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью, работник со своей стороны подписывает дополнительные соглашения усиленной неквалифицированной подписью. Сроки хранения при этом не меняются: расписание хранится постоянно.
