Дополнительное штатное расписание когда его вводят и как оформить

Дополнительное штатное расписание — это утверждённое изменение к действующему штатному расписанию. Новые должности, штатные единицы или оклады вводят приложением к утверждённой редакции либо утверждают расписание в новой редакции. Отдельной формы для такого дополнения закон не устанавливает, Роструд допускает оба способа. Изменение утверждают приказом руководителя или уполномоченного лица, а дату введения указывают отдельно от даты утверждения. Для новой вакантной позиции этого достаточно. Если меняются оклад, трудовая функция или подразделение работника, который уже занимает должность, нужно ещё письменное соглашение по статьям 72 или 72.1 ТК РФ либо процедура статьи 74.

Материал помогает выбрать способ по масштабу изменения, собрать данные для приложения и посчитать месячный фонд при дробной ставке без двойного уменьшения. Отдельно разобраны совмещение и совместительство, а также сроки для ИП: при изменении условий по статье 306 ТК РФ работника предупреждают не менее чем за 14 календарных дней, двухмесячный срок организаций на ИП не распространяется. Пошаговый порядок и чек-лист сверки идут сразу после разбора данных. Отражение в 1С:ЗУП 3.1, сроки хранения, стоимость КЭДО для сопутствующих договоров и соглашений и ответы на частные вопросы — во второй половине статьи.

Когда достаточно дополнения к штатному расписанию, а когда нужна новая редакция

Для дополнения штатного расписания нет отдельной унифицированной формы. «Дополнительным» в кадровой практике называют утверждённое изменение к действующему расписанию. Его оформляют либо приложением со списком добавленных или изменённых позиций, либо новой редакцией всего документа. Роструду задали прямой вопрос: нужно ли при добавлении нескольких должностей делать новое штатное расписание. Ведомство ответило, что законодательство требований на этот счёт не устанавливает, и допустило оба варианта. Ответ опубликован как разъяснение Роструда о добавлении должностей на портале Онлайнинспекция.РФ.

Ограничение касается связи документов. В письме от 03.09.2010 № 2691-6-1 Роструд указал, что законодательство не предусматривает нескольких штатных расписаний в одной организации. Приложения это письмо не запрещает. Кроме того, это ведомственное разъяснение, прямого запрета в ТК РФ нет. Но самостоятельное «второе штатное расписание» без ссылки на номер и дату действующей редакции не позволяет однозначно определить, какие должности, единицы и оклады действуют на конкретную дату. Поэтому приложение связывают с основным расписанием реквизитами и прямо называют его частью этого расписания.

Способ выбирают по масштабу изменения. Приложение удобно, когда добавляются одна или несколько позиций, а остальная структура остаётся прежней. Новая редакция удобнее при реорганизации подразделений, массовом пересмотре окладов или переименованиях: с одним сводным документом работать проще, чем собирать действующую картину из цепочки приложений. Это вопрос удобства учёта: обязанности выбирать именно новую редакцию закон не устанавливает.

Таблица сопоставляет шесть частых ситуаций: что меняется в самом расписании и что оформляется сверх него. Состав сценариев отражает типовые задачи кадровой службы и нормативным перечнем не является.

Само расписание во всех строках меняется одинаково: приказом плюс приложение или новая редакция. Различаются документы с работником. Для занятой позиции новое условие применяется к работнику после подписания соглашения или по истечении срока предупреждения, даже если приказ по штатному расписанию уже действует.

Перед выбором способа откройте действующую редакцию. Проверьте, какие приложения к ней уже утверждены и каждое ли из них ссылается на её номер и дату.

Какие данные и должности включить в дополнение к штатному расписанию

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 01.01.2013 работодатели вне бюджетной сферы не обязаны её применять: формы первичных учётных документов утверждает руководитель по части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Для организаций бюджетной сферы порядок определяет бюджетное законодательство. Собственную форму удобно строить на том же наборе данных, что и Т-3: тогда приложение и основное расписание читаются одинаково.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Приложение повторяет структуру основного документа. По каждой добавляемой или изменяемой позиции указывают:

• структурное подразделение: наименование и код;
• должность (специальность, профессию) и квалификацию;
• количество штатных единиц;
• тарифную ставку (оклад);
• надбавки;
• сумму «Всего в месяц»;
• примечание;
• итоговое количество единиц и месячный фонд оплаты труда.

Фамилий работников в Т-3 нет: расписание фиксирует позиции, их количество и оплату. Если приложение добавляет единицы или меняет оклады, укажите в нём новые итоговые значения по всему расписанию. Так данные штатного расписания на дату введения читаются без пересчёта по нескольким документам.

Дробные ставки и расчёт месячного фонда

Т-3 допускает дробное количество единиц, например 0,5. Графу «Всего в месяц» считают так: сумму оклада и денежных надбавок умножают на количество единиц. При сверке исключите двойное уменьшение. Если в графе оклада указать половину ставки и затем ещё раз умножить её на 0,5, фонд по позиции уменьшится вдвое дважды. Поэтому оклад в графе указывают полный, а долю показывает только количество единиц.

Дробная единица в расписании сама по себе не меняет условия трудового договора. При неполном рабочем времени оплата по статье 93 ТК РФ начисляется пропорционально отработанному времени или объёму работы. Изменение согласованного оклада по статье 72 требует письменного соглашения.

С МРОТ сравнивают месячную заработную плату работника, который полностью отработал норму рабочего времени и выполнил нормы труда (статьи 133 и 133.1 ТК РФ). Оклад в расписании — только одна из составляющих этой суммы, поэтому сверку проводят по всей выплате.

Наименования должностей в штатном расписании в 2026 году

Статья 57 ТК РФ требует указать в трудовом договоре трудовую функцию и условия оплаты, включая оклад. Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации. Поэтому наименование в договоре берут из расписания. Если с должностью связаны льготы, компенсации или ограничения, её наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. По статье 195.3 требования профстандарта обязательны только в случаях, установленных законом.

С 01.01.2026 действует классификатор ОК 016-2025, но сам он не обязывает переименовывать все существующие позиции. Если работодатель решает привести наименования к новому классификатору, он оформляет изменение штатного расписания приказом. По занятым должностям дополнительно меняют трудовые договоры. Новые должности, которые вводятся дополнением в 2026 году, удобно сразу называть с учётом ОК 016-2025: тогда их не придётся переименовывать позже.

Перед подписанием сверьте каждое новое наименование с формулировкой трудовой функции в будущем договоре. Проверьте также, связаны ли с должностью льготы или ограничения.

Как утвердить изменение штатного расписания приказом и задать дату введения

Указания по применению формы Т-3 предусматривают, что штатное расписание утверждает приказом руководитель или уполномоченное им лицо. Изменения в него вносят тоже приказом. Обязательного шаблона приказа о дополнении нормативно не установлено. В приказе удобно отразить:

• номер и дату действующего штатного расписания, к которому вносится изменение;
• содержание и объём изменения: какие должности или единицы вводятся, исключаются или меняются и в каких подразделениях;
• указание, что приложение является частью штатного расписания;
• дату введения изменений, отдельную от даты подписания приказа;
• подпись руководителя или лица, уполномоченного утверждать штатное расписание;
• ответственных за внесение изменений в кадровые данные и учётную систему.

Это рекомендуемая конструкция, исчерпывающего перечня реквизитов такого приказа закон не содержит. Отдельная дата введения нужна, когда должность требуется с определённого числа или когда изменение затрагивает работников, которых надо заранее предупредить. Приказ подписывают раньше, а новая часть расписания начинает действовать с указанной даты.

Как ввести дополнительные штатные единицы: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте действующую редакцию штатного расписания: номер, дату утверждения и все утверждённые приложения. Зафиксируйте основание изменения.
2. Шаг 2. Определите сценарий: вводится вакантная позиция или меняется занятая. Для занятой позиции выберите документ с работником: соглашение по статье 72, перевод по статье 72.1, процедуру статьи 74 или согласие на совмещение по статье 60.2 ТК РФ.
3. Шаг 3. Подготовьте приложение или новую редакцию. Укажите подразделение, должность и квалификацию, количество единиц с дробными долями, оклад, надбавки, сумму «Всего в месяц» и новые итоги.
4. Шаг 4. Подпишите приказ об изменении штатного расписания с датой введения у уполномоченного лица.
5. Шаг 5. Если изменение затрагивает работников, оформите соглашения, уведомления или согласие на совмещение до даты, с которой меняются их условия. Организация предупреждает по статье 74 не позднее чем за 2 месяца, ИП по статье 306 — не менее чем за 14 календарных дней.
6. Шаг 6. Внесите изменение в учётную систему с той же датой. Сверьте количество единиц и итоговый фонд оплаты труда с утверждённым документом.

Чек-лист сверки перед подписанием приказа

• Указаны номер и дата действующей редакции, к которой относится изменение.
• Количество единиц и дробные доли совпадают в приложении, итогах и учётной системе.
• Наименования должностей совпадают с формулировками трудовых договоров и проверены на связь с льготами и ограничениями.
• Месячный фонд оплаты труда пересчитан по формуле без двойного уменьшения дробной ставки.
• Определено, по каким позициям нужно согласие или уведомление работника и в какой срок.
• Дата введения в приказе совпадает с датой в 1С и в архиве изменений.
• Приказ подписывает лицо, уполномоченное утверждать штатное расписание.

Образцы штатного расписания и кадровых документов для новых единиц

Комплект собран под процедуру ввода новых позиций: если вы применяете унифицированную форму, начните с бланка Т-3 и сравните его с заполненным образцом.

Когда при изменении штатного расписания нужно менять трудовой договор и что учитывать ИП

Приказ об изменении штатного расписания условия трудовых договоров не меняет. По статье 72 ТК РФ определённые сторонами условия, включая оплату, изменяются письменным соглашением сторон, кроме случаев, предусмотренных ТК РФ. Если в приложении повышен оклад по занятой должности, работнику новый оклад устанавливают дополнительным соглашением.

Изменение трудовой функции работника — это перевод по статье 72.1 ТК РФ. Переводом считается и смена структурного подразделения, если оно указано в трудовом договоре. Перевод по общему правилу допускается с письменного согласия работника. Переименование должности без изменения обязанностей не всегда означает новую трудовую функцию: критерий — меняется ли содержание работы.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Статья 74 ТК РФ применяется, когда определённые сторонами условия нельзя сохранить из-за изменения организационных или технологических условий труда. Работодатель может изменить их по своей инициативе, кроме трудовой функции. Организация письменно предупреждает работника о предстоящих изменениях и их причинах не позднее чем за 2 месяца. Этот срок не относится к введению новых вакансий и к изменениям, которые работник согласовал.

Для работодателя — индивидуального предпринимателя действует специальная статья 306 ТК РФ. При изменении условий по основаниям части 1 статьи 74 ИП предупреждает работника письменно не менее чем за 14 календарных дней. При сокращении организация предупреждает работника персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения и предлагает вакансии (статьи 81 и 180 ТК РФ). У ИП по статье 307 срок предупреждения, выходное пособие и другие компенсации при увольнении определяются трудовым договором. Двухмесячное правило организаций на ИП автоматически не переносится.

Приём на новую единицу оформляют трудовым договором. Приказ о приёме работодатель вправе издать на основании договора по статье 68 ТК РФ, но он не заменяет приказ об изменении штатного расписания. Образец соглашения о переводе подходит именно для перевода. Для изменения оклада без смены функции текст соглашения составляют под конкретное условие.

В Добыто есть базовые и настраиваемые шаблоны кадровых документов, но их содержание определяют меняющиеся условия договора. Шаблон не ответит на вопрос, нужен ли перевод, соглашение об оплате или процедура статьи 74, поэтому сначала определяют основание и только затем выбирают документ.

Совмещение должностей и совместительство в штатном расписании

Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — это дополнительная работа по другой или такой же профессии (должности) в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с основной работой. Его оформляют с письменного согласия работника. В согласии определяют содержание, объём и срок дополнительной работы, а доплату по статье 151 устанавливают соглашением сторон. Если должность для совмещения уже есть в расписании, новая единица не нужна.

Совместительство по статье 282 ТК РФ — это другая регулярная оплачиваемая работа в свободное от основной время. Её оформляют отдельным трудовым договором, в котором указано, что работа является совместительством. Условия совмещения изложены также в памятке по совмещению на портале Онлайнинспекция.РФ.

Введение должности в расписание само не поручает её обязанности ни одному работнику. Вакантная единица также не обязывает работодателя сразу кого-то нанимать. Обязанности по вакантной должности работник выполняет на основании совмещения, перевода или трудового договора. Перед вводом позиции решите, каким из этих документов её будут закрывать.

Как отразить изменение штатного расписания в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом редакции 3.1 на платформе 1С:Предприятие 8.3 штатное расписание ведут документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Программа хранит историю расписания, позволяет планировать штат и фонд оплаты труда, анализировать укомплектованность и вводить или исключать позиции с определённой даты. Дата в документе изменения должна совпадать с датой введения из приказа.

Работа документов зависит от того, ведётся ли в базе история штатного расписания, и от релиза программы. Поэтому путь по меню и состав полей сверяют с документацией своей версии. Описанные возможности относятся к ЗУП 3.1, для других конфигураций на платформе 8.3 их проверяют отдельно.

После проведения документа сверьте с подписанным приложением:

• дату, с которой позиция действует;
• подразделение и наименование должности;
• количество ставок, включая дробные;
• оклад, надбавки и итоговый фонд оплаты труда;
• статус позиции (вакантна или занята) после проведения кадровых документов по работникам.

У Добыто есть модуль интеграции с 1С:ЗУП для обмена кадровыми документами. Договор или соглашение уходит из учётной системы на подписание и возвращается подписанным, со статусом. Само штатное расписание при этом формируют и утверждают в 1С.

Проверьте номер релиза конфигурации, чтобы сверяться с документацией именно вашей версии. Затем сформируйте штатное расписание в 1С на дату введения и сравните его построчно с утверждённой редакцией и приложением: даже расхождение в одной ставке меняет итоговый фонд.

Как хранить дополнения к штатному расписанию и проверить результат

Штатные расписания и изменения к ним хранятся по статье 40 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. По месту утверждения их хранят постоянно, в других организациях — 3 года. Для организаций, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, примечание к статье устанавливает хранение по месту утверждения до ликвидации организации.

Утверждённое приложение входит в штатное расписание, поэтому его хранят вместе с редакцией, к которой оно относится, и с приказом об утверждении. Такой порядок вытекает из статьи 40, отдельной строки для приложений в Перечне нет. Проекты, справки, предложения, заключения и переписку по разработке и изменению штатного расписания хранят по статье 41 до минования надобности. Их держат отдельно от утверждённых документов, чтобы проект не приняли за действующую редакцию.

Приказ об изменении штатного расписания и кадровые приказы о переводе, совмещении или изменении оплаты классифицируют по содержанию раздельно. Приказы по основной деятельности хранятся постоянно по статье 19 Перечня. Приказы по личному составу хранятся по статье 434, и срок там зависит от даты создания документа.

В Добыто подписанные соглашения хранятся в электронном архиве. Сроки хранения для электронных кадровых документов те же, что и для бумажных.

Во что обходится несвязанное дополнение

Цена такой ошибки складывается из исправлений в документах, и заранее посчитать её в рублях нельзя. При проверке ГИТ или в трудовом споре работодатель должен показать, какие должности и оклады действовали на дату приёма, перевода или увольнения. Допустим, приложение не ссылается на действующую редакцию, а в 1С изменение внесено другой датой. Тогда картину приходится восстанавливать по нескольким источникам, а расхождения — устранять переоформлением соглашений, правкой учётной базы и пересчётом фонда.

При сокращении расписание с будущей датой исключения позиций не заменяет персонального предупреждения и предложения вакансий. Увольнение без них проведено с нарушением статьи 180 ТК РФ, даже если приказ по штатному расписанию оформлен правильно.

Когда дополнение к штатному расписанию не решает задачу

Есть четыре ситуации, в которых новое приложение избыточно или недостаточно:

• Вакантная единица по нужной должности уже есть. Ещё одну добавлять не нужно: позицию закрывают приёмом или совмещением.
• Требуется только совмещение существующих должностей. Расписание не меняется, оформляют согласие работника по статье 60.2 ТК РФ.
• Меняется оплата или функция конкретного работника. Приложение фиксирует позицию, а условия работника меняют отдельно: соглашением по статье 72, переводом по статье 72.1 или по процедуре статьи 74.
• Перестраивается структура нескольких подразделений. Формально допустимо и приложение, но консолидированная новая редакция читается проще. Это выбор удобства, юридической обязанности здесь нет.

Итог проверяют одной сверкой: на дату введения приказ, приложение, трудовые договоры и 1С показывают одинаковые должности, единицы и оклады.

Стоимость КЭДО для оформления сопутствующих кадровых документов

Тарифы относятся к КЭДО, то есть к подписанию и хранению трудовых договоров, соглашений и других кадровых документов. Составление и утверждение самого штатного расписания в тарифах не заявлено.

Итоговая сумма зависит от численности сотрудников, которых подключают к КЭДО, и от нужного набора функций: интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес». УКЭП выпускают через партнёров — удостоверяющие центры. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Дополнение к штатному расписанию оформляют приложением или новой редакцией. Оба варианта допустимы, а выбор зависит от того, сколько позиций меняется. Дополнение становится частью расписания благодаря ссылке на номер и дату действующей редакции, приказу уполномоченного лица и отдельно указанной дате введения. Для вакантных позиций этого достаточно, для занятых нужен ещё документ с работником, а у ИП свои сроки предупреждения. Совпадение данных в приказе, приложении, договорах и 1С проверяют до даты, с которой изменение начинает действовать.

Сопутствующие договоры и соглашения о переводе или изменении оплаты в Добыто подписывают в КЭДО и передают в 1С:ЗУП через модуль интеграции. Само штатное расписание при этом остаётся в учётной системе работодателя.

Частые вопросы о дополнительном штатном расписании

Нужно ли ИП штатное расписание, если он нанимает первого работника?

Прямой общей нормы, которая обязывает каждого ИП составлять именно штатное расписание, в ТК РФ нет. При этом исключения статьи 8 ТК РФ для работодателей — физических лиц, не являющихся ИП, на индивидуальных предпринимателей не распространяются. Роструд в письме от 31.10.2007 № 4414-6 исходит из того, что ИП издаёт локальные акты, в том числе приказ об утверждении штатного расписания. Кроме того, статья 57 ТК РФ описывает трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, поэтому без расписания формулировку должности в договоре сложнее обосновать.

Можно ли получить копию всего штатного расписания по заявлению работника?

По статье 62 ТК РФ работодатель по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней бесплатно выдаёт надлежаще заверенные копии документов, связанных с работой. Относится ли к ним штатное расписание целиком, вопрос спорный. Безусловного права на полную расстановку коллег у работника нет, а сведения о других работниках защищены статьями 86 и 88. Выписка в части должности заявителя закрывает запрос и не раскрывает данные о других позициях.

Обязательно ли знакомить всех работников с изменённым штатным расписанием под подпись?

Статья 68 ТК РФ обязывает при приёме знакомить работника под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Автоматической обязанности знакомить весь коллектив со всем штатным расписанием эта норма не устанавливает. Работников, чьи условия меняются, информируют отдельными документами: соглашением, уведомлением по статье 74 или предупреждением о сокращении.

Какой датой записать переименование должности в бумажную трудовую книжку?

В ответе от 22.12.2025 Роструд указал, что запись о переименовании должности вносят с датой из приказа (распоряжения) о переименовании, а не с произвольной датой другого документа. Переименование без изменения обязанностей переводом по статье 72.1 не оформляют. Порядок отражения в ЕФС-1 этим ответом не определяется и проверяется отдельно.

За сколько предупреждают об отмене совмещения, если должность исключают из расписания?

По статье 60.2 ТК РФ работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение. Другую сторону предупреждают письменно не позднее чем за 3 рабочих дня. Исключение позиции приказом по штатному расписанию само совмещение не прекращает, поэтому письменное предупреждение оформляют отдельно.

Можно ли подписать допсоглашение об изменении оклада через мессенджер MAX?

02.10.2026 Минтруд опубликовал проект, по которому MAX используется как дополнительный канал связи с работником с переходом к просмотру и подписанию документа в системе электронного документооборота или на Госуслугах. На 05.10.2026 это проект, действующей нормой он не стал. КЭДО по статье 22.2 ТК РФ вводится локальным нормативным актом. В нём определяют систему, документы и категории работников, затем уведомляют работников и устанавливают дату начала не ранее истечения срока уведомления. Вид подписи выбирают по статье 22.3. Пересылка файла в мессенджере или по почте электронным документооборотом по этим правилам не является.