Что такое 1 штатная единица и как ее распределить между сотрудниками

1 штатная единица — это одна полная ставка по должности в штатном расписании, то есть позиция с полной нормой рабочего времени: по общему правилу 40 часов в неделю по статье 91 ТК РФ. Распределить её между сотрудниками можно четырьмя законными способами: принять двух работников на 0,5 ставки с неполным рабочим временем по статье 93 ТК РФ, оформить совместителя, поручить работу по вакантной ставке действующим работникам через совмещение по статье 60.2 ТК РФ или разделить обязанности временно отсутствующего. Доли ставки указывают в графе 4 формы Т-3: 0,25, 0,5, 0,75. При неполном времени и совместительстве ставка занята и на неё заключается трудовой договор, а при совмещении она остаётся вакантной, и работник получает доплату по дополнительному соглашению.

Покажем, как выбрать способ под вашу ситуацию, какими документами оформить каждый и где работодатели чаще всего нарушают порядок: полторы ставки одному работнику, оклад ниже МРОТ, уменьшение ставки без уведомления. Отдельно разберём изменение штатного расписания, в том числе у ИП, и отражение долей ставки в 1С:ЗУП. Сравнительная таблица способов, сценарии выбора, пошаговая инструкция, образцы документов и тарифы на электронное оформление на 2026 год — во второй половине статьи.

Что такое штатная единица и как она связана с должностью и трудовым договором

Слова «ставка» в Трудовом кодексе РФ нет: в кадровой практике так называют штатную единицу. В штатном расписании по форме Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, каждая строка — это должность в структурном подразделении, а в графе 4 стоит количество штатных единиц по ней. Одна единица означает работу одного человека в течение полной нормы рабочего времени. Если работа по должности нужна в меньшем объёме, количество единиц указывают долей: 0,25 соответствует 10 часам в неделю при 40-часовой норме, 0,5 — 20 часам, 0,75 — 30 часам.

Штатное расписание фиксирует ставки, а не людей. Фамилий в форме Т-3 нет: кто конкретно занимает единицу или её часть, показывает штатная расстановка. Это внутренний документ без утверждённой формы, но без него при делении ставок между несколькими работниками теряется контроль: по штатному расписанию видно, что должность занята на 1,0, а по штатной расстановке — что это два человека по 0,5.

Связь штатного расписания и трудового договора задана статьёй 57 ТК РФ: трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Поэтому наименование должности в трудовом договоре, приказе о приёме и штатном расписании должно совпадать буквально. Через код ОКЗ наименование должности попадает и в отчётность: код трудовой функции указывается в ЕФС-1. С 01.01.2026 действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Новый классификатор ОК 016-2025 затрагивает сразу четыре группы документов: штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и ЛНА. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо его утверждение в новой редакции, а с работниками — дополнительные соглашения. Прежде чем делить ставку или вводить новую долю, сверьте наименование должности с классификатором, чтобы не переоформлять документы дважды.»

Проверить себя можно по трём точкам: наименование должности одинаково в Т-3, трудовом договоре и приказе; сумма долей по штатной расстановке не превышает количества единиц в графе 4; оклад в штатном расписании указан за полную единицу, а не за долю.

Нужно ли штатное расписание ИП

Индивидуальный предприниматель, заключивший трудовые договоры, становится работодателем по статье 20 ТК РФ и подчиняется тем же правилам, что и организация. Прямой нормы, обязывающей утвердить штатное расписание, в ТК РФ нет ни для ИП, ни для юрлица. Но статья 57 ТК РФ описывает трудовую функцию через штатное расписание, и при проверке ГИТ запрашивает его как документ, на который ссылаются трудовые договоры. Форма Т-3 с 2013 года не обязательна: ИП вправе утвердить собственную форму, если в ней есть структурное подразделение, должность, количество штатных единиц и оклад. Для предпринимателя с одним-двумя работниками штатное расписание — это одна страница, которая закрывает вопрос о том, на какую долю ставки принят каждый.

Четыре способа распределить одну штатную единицу между сотрудниками

Способы различаются тем, что происходит со ставкой в штатном расписании, каким документом оформляется работа и в какое время она выполняется: в пределах основного рабочего дня или за его пределами.

Если вспомогательная работа ложится в основной рабочий день — это совмещение и доплата, если работник остаётся после окончания смены или приходит в выходной — это совместительство и отдельный трудовой договор. Одна и та же ставка может быть распределена комбинированно: 0,5 занимает работник на неполном времени, а обязанности по оставшейся вакантной половине по соглашению выполняет его коллега через совмещение.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Две половины ставки: неполное рабочее время

При неполном рабочем времени работа по доле ставки для сотрудника основная. Условие о неполном дне или неполной неделе включают в трудовой договор при приёме либо вводят дополнительным соглашением позже. Зарплату платят пропорционально отработанному времени, но на продолжительность ежегодного отпуска, расчёт стажа и другие трудовые права неполное время не влияет: работник на 0,5 ставки получает те же 28 календарных дней основного отпуска.

Для отдельных категорий работодатель обязан установить неполное время по просьбе работника: беременной, одному из родителей ребёнка до 14 лет или ребёнка-инвалида до 18 лет, работнику, ухаживающему за больным членом семьи по медицинскому заключению. Отказать им со ссылкой на то, что в штатном расписании нет доли ставки, нельзя: штатное расписание меняют под установленный режим.

Совместительство: внешнее и внутреннее

Совместитель занимает долю ставки по отдельному трудовому договору и работает в свободное от основной работы время. Лимиты статьи 284 ТК РФ: не более 4 часов в день; в дни, когда работник свободен от основной работы, — полный рабочий день; за месяц или другой учётный период — не более половины месячной нормы для соответствующей категории работников. На практике это означает, что совместитель закрывает максимум 0,5 ставки. Вторую половину единицы берёт другой совместитель, работник на неполном времени или коллега через совмещение.

Совместительство запрещено лицам до 18 лет, а на тяжёлых работах и работах с вредными или опасными условиями — если основная работа связана с такими же условиями. Руководитель организации может работать по совместительству у другого работодателя только с разрешения уполномоченного органа юрлица или собственника имущества (статья 276 ТК РФ). Эти ограничения проверяют до подписания договора, а не после.

Совмещение и расширение зон обслуживания

Совмещение — единственный из способов, при котором вакантную ставку никто не занимает. Работник в течение своего рабочего дня выполняет дополнительную работу: по другой должности — это совмещение профессий (должностей), по такой же должности — расширение зон обслуживания или увеличение объёма работы. Одну вакантную единицу можно распределить между несколькими работниками, каждому — со своим объёмом и своей доплатой.

Статья 60.2 ТК РФ требует письменного согласия работника, а в документе фиксируют срок, содержание и объём дополнительной работы. Размер доплаты стороны устанавливают по соглашению с учётом содержания и объёма работы. Минимума в процентах от оклада вакантной ставки закон не устанавливает. Разъяснение Роструда о доплате за работу по вакантной ставке и досрочном отказе от неё опубликовано на портале Онлайнинспекция.рф в ответе о размере доплаты за совмещение: там же указано, что доплата не положена, если эта работа уже входит в обязанности по трудовому договору.

Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за 3 рабочих дня. Для работодателя, который ищет человека на вакантную ставку, это рабочий механизм: при выходе нового сотрудника совмещение снимается приказом без увольнений и переводов.

Можно ли оформить одному работнику полторы ставки

Записать в трудовой договор оклад за 1,5 ставки по одной должности при обычной 40-часовой неделе нельзя: норма рабочего времени у работника одна, и работа сверх неё по той же должности становится сверхурочной. С 01.09.2026 общий лимит сверхурочной работы — 120 часов в год, до 240 часов — только при коллективном договоре или отраслевом соглашении и с письменного согласия работника. Для постоянной дополнительной нагрузки это не выход.

Законных конструкций две. Если дополнительная работа выполняется в пределах рабочего дня — это увеличение объёма работы с доплатой по статье 151 ТК РФ, а вторая ставка в штатном расписании остаётся вакантной на 0,5. Если работник остаётся после окончания основной смены — это внутреннее совместительство на 0,5 ставки по отдельному трудовому договору с учётом этого времени в табеле отдельно.

Как выбрать способ распределения ставки под свою ситуацию

Выбор определяется тремя вопросами: нужна работа по должности постоянно или на время, в какое время её будут выполнять, есть ли у исполнителя другая основная работа. Сценарии ниже закрывают типичные запросы работодателей и работников.

Совмещение подходит для временной нагрузки и не требует менять штатное расписание, а неполное время и совместительство закрепляют долю ставки за конкретным человеком надолго. Если нагрузка временная, а ставку делят приёмом двух работников на 0,5, при выходе нового сотрудника на полную ставку придётся проходить процедуру изменения условий или сокращения.

Когда делить ставку не нужно

• Дополнительная работа уже записана в трудовом договоре или должностной инструкции работника. Это не совмещение: доплата по статье 151 ТК РФ не положена, а отдельный документ не нужен.
• Ставка занята работником на полное время, и её хотят уменьшить до 0,5, чтобы взять второго. Это не распределение, а изменение условий трудового договора: нужно согласие работника или процедура статьи 74 ТК РФ с уведомлением не позднее чем за 2 месяца.
• Работу фактически выполняет исполнитель по договору ГПХ или самозанятый. На него не распространяются нормы о ставках, совмещении и совместительстве, а штатная единица под него не выделяется. Если такой исполнитель работает по графику на должности из штатного расписания, это признак трудовых отношений.
• Кандидат на совместительство моложе 18 лет или основная и дополнительная работа связаны с вредными условиями. Вариант с совместительством закрыт, остаются неполное рабочее время как основная работа или совмещение у своего работника.

Как оформить распределение штатной единицы

До оформления проверьте пять условий, от которых зависит выбор документа:

1. Ставка вакантна или занята: на вакантную оформляют приём или совмещение, на занятую временно отсутствующим — только исполнение его обязанностей или срочный договор.
2. Доля ставки уже есть в штатном расписании или её нужно ввести приказом.
3. Дополнительная работа не входит в должностную инструкцию исполнителя.
4. Исполнитель не попадает под запреты совместительства по статьям 276 и 282 ТК РФ.
5. Оклад полной ставки в штатном расписании не ниже МРОТ, действующего в вашем регионе.

Как распределить штатную единицу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте штатное расписание и штатную расстановку: сколько единиц по должности, какие доли заняты и кем. Если нужной доли нет, издайте приказ об изменении штатного расписания до приёма работника, а не после.
2. Шаг 2. Определите способ по времени работы: в пределах основного рабочего дня — совмещение или исполнение обязанностей отсутствующего, за его пределами — совместительство, постоянная работа в половину дня как основная — неполное рабочее время.
3. Шаг 3. Получите письменное заявление или согласие работника. Для совмещения согласие обязательно по статье 60.2 ТК РФ, для неполного времени по просьбе работника основанием служит его заявление.
4. Шаг 4. Подготовьте трудовой договор или дополнительное соглашение. В нём указывают долю ставки, режим работы, оклад пропорционально доле или размер доплаты, а для совмещения — срок, содержание и объём дополнительной работы.
5. Шаг 5. Издайте приказ: о приёме на работу с указанием доли ставки и условий работы, о совмещении или о возложении обязанностей временно отсутствующего, об установлении неполного рабочего времени. Работника знакомят с приказом под подпись.
6. Шаг 6. Отразите изменения в учёте: доли ставки — в штатной расстановке, отработанное время — в табеле по форме Т-12 раздельно по каждому договору, условия — в кадровой программе.

Все документы из этой цепочки, кроме приказа об утверждении штатного расписания, подписывают двое: работодатель и работник. Если распределение ставки меняется часто, например в сезон, бумажный оборот дополнительных соглашений растягивается на недели из-за сбора подписей.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В сервисе Добыто дополнительное соглашение о совмещении или неполном времени создаётся по шаблону, данные сотрудника подставляются автоматически, а документ уходит по маршруту: согласование руководителем, подпись работодателя, подпись работника. Статус каждого участника виден в карточке документа, подписанный файл сохраняется в электронном архиве.

Важный нюанс из практики: дополнительное соглашение к трудовому договору входит в перечень документов, которые работник не подписывает простой электронной подписью. Когда в компании рассуждают, что раз договоры займа подписывают кодом из SMS, то и кадровые документы можно, это первый признак, что перечень документов и виды подписи не разведены. Для допсоглашений о доле ставки работнику нужна УНЭП или УКЭП.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Когда с совместителем или работником на неполной ставке документы подписывают электронно, проверьте по своей системе, что подпись выдана не в день первого кадрового действия и работник действительно умеет ею пользоваться.»

Образцы кадровых документов для оформления ставки и её долей

Начните со штатного расписания Т-3: доля ставки сначала появляется в нём, а уже потом в договоре и приказе.

Изменение штатного расписания: деление ставки, сокращение и новая редакция

Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя: либо приказом о внесении изменений в действующее расписание, либо утверждением новой редакции. Частоту изменений ТК РФ не ограничивает. Деление вакантной единицы на две доли по 0,5 работников не касается и оформляется одним приказом без уведомлений.

Иначе обстоит дело, когда меняется занятая ставка. Уменьшить её с 1 до 0,5 можно по соглашению сторон (статья 72 ТК РФ) либо в порядке статьи 74 ТК РФ, если меняются организационные или технологические условия труда: работника уведомляют письменно не позднее чем за 2 месяца, при несогласии предлагают другую работу, а при её отсутствии увольняют по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ. Если ставку исключают из штатного расписания полностью, это сокращение: предупреждение не менее чем за 2 месяца под подпись по статье 180 ТК РФ, предложение вакансий, сообщение в службу занятости, выходное пособие.

Штатное расписание хранится постоянно, в отличие от табелей и графиков отпусков со сроком хранения 5 лет. Каждая редакция и каждый приказ об изменении остаются в архиве: по ним в споре о сокращении проверяют, существовала ли ставка на дату приёма работника и когда её исключили.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Если штатное расписание и приказы о его изменении у вас существуют только в электронном виде, заранее определите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Ошибки при распределении ставки и во что они обходятся

Нарушения при делении ставки ГИТ квалифицирует по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф для организации от 30 000 до 50 000 рублей, для должностного лица и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 обходится организации в 50 000-100 000 рублей, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет. К штрафу добавляются доплаты работнику за прошлые периоды.

• Совмещение без письменного согласия и без объёма работы. Приказ о возложении обязанностей без подписи работника и без размера доплаты не соответствует статье 60.2 ТК РФ. В споре работник взыскивает доплату, а размер определяет суд.
• Работник принят на 0,5 ставки, а работает полный день. Время сверх установленного режима — сверхурочная работа, оплачиваемая по статье 152 ТК РФ: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие — не менее чем в двойном.
• Приём на долю, которой нет в штатном расписании. Когда на одну единицу оформлены три человека по 0,5, это видно при сверке штатного расписания и приказов о приёме.
• Оклад полной ставки ниже МРОТ. Работник на 0,5 ставки может получать половину МРОТ, но только если оклад полной единицы не ниже минимума.

В сервисе Добыто рабочее время отслеживается и согласуется в профиле работника, а отсутствия отдела видны в общем графике: расхождение между долей ставки по договору и фактическими часами проще заметить до того, как оно превратится в сверхурочную работу.

Штатное расписание в 1С 8.3: как отразить доли ставки в 1С:ЗУП

Без двух настроек доли ставки в 1С:ЗУП 3.1 недоступны. В разделе «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания» ставят флажок «Ведется штатное расписание», а для долей — флажок «Используется работа по неполной ставке». Только после этого в позиции штатного расписания можно указать 0,5 или 0,25 единицы, составить график неполного рабочего времени и выбрать количество ставок в документе о приёме.

Дальше выбирают режим истории. Если историю не вести, программа хранит только срез штатного расписания на текущую дату. Если вести историю всех изменений, позиции вводятся документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», и по ним можно восстановить расписание на любую дату, что пригодится в споре о сокращении. Флажок «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию» заставляет программу сверять каждый приём и перевод со свободными долями: оформить второго работника на 0,5 при уже занятой единице без изменения расписания не получится.

Важный нюанс из практики: переход на классификатор ОК 016-2025 требует обновить не только документы, но и кадровые программы, включая 1С:ЗУП. Классификатор связан с ОКЗ, по которому указывается код трудовой функции в ЕФС-1: если наименование должности в штатном расписании изменили приказом, а справочник должностей в программе остался прежним, в отчётность уйдут старые данные.

Для работодателей, которые ведут штатное расписание в 1С:ЗУП, в Добыто есть готовый модуль интеграции: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически. Приказ о совмещении или допсоглашение о неполном времени формируется в 1С и подписывается сторонами в КЭДО.

Стоимость КЭДО для оформления допсоглашений и приказов по долям ставки

Цена электронного оформления зависит от числа сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С.

Для компании до 25 человек, где ставки делят между несколькими работниками, хватает ПЭП и УНЭП из тарифа «Старт». Если штатное расписание ведётся в 1С:ЗУП и нужен электронный архив, итог определяется численностью по тарифу «Бизнес». Актуальные условия и порядок перехода между тарифами — на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Штатная единица — это полная норма рабочего времени по должности, и распределить её можно только теми конструкциями, которые дал ТК РФ: неполное рабочее время, совместительство, совмещение и исполнение обязанностей отсутствующего. Выбор определяется тем, нужна работа постоянно или временно и укладывается ли она в основной рабочий день. Доля ставки сначала появляется в штатном расписании, затем в договоре, приказе и табеле, а уменьшение занятой ставки требует согласия работника или уведомления за 2 месяца.

Штатные расписания, допсоглашения о совмещении и неполном времени, приказы по долям ставки в Добыто подписываются электронно по заданному маршруту, а при работе с 1С:ЗУП данные подтягиваются из кадровой программы. Это сокращает путь от решения разделить ставку до подписанного комплекта документов.

Частые вопросы о штатной единице и её распределении

Сохраняется ли полный отпуск у работника на 0,5 ставки?

Да. По статье 93 ТК РФ неполное рабочее время не ограничивает продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска и исчисление стажа: работник на 0,5 ставки получает 28 календарных дней, оплата считается по его среднему заработку. Совместителю отпуск по статье 286 ТК РФ предоставляется одновременно с отпуском по основной работе, а если он не отработал на совместительстве 6 месяцев, отпуск дают авансом.

Можно ли указать в штатном расписании 0,3 или 0,1 ставки?

ТК РФ размер доли не ограничивает, а указания по заполнению формы Т-3 приводят доли 0,25 и 0,5 как примеры. Доля должна совпадать с режимом в трудовом договоре: при 40-часовой неделе 0,1 ставки — это 4 часа в неделю, 0,3 ставки — 12 часов. Если режим в договоре и доля в штатном расписании расходятся, при проверке это читается как ошибка в оплате.

Нужно ли менять штатное расписание при приёме совместителя?

Нет, если свободная доля по должности уже есть: штатное расписание не содержит фамилий, и новый работник просто занимает свободные 0,5. Приказ об изменении нужен, когда единица занята полностью или должность отсутствует. При замене одного совместителя другим на той же доле меняется только штатная расстановка.

Как совместители и работники на неполной ставке учитываются в среднесписочной численности?

Внешние совместители в среднесписочную численность не включаются, их учитывают отдельно как среднюю численность внешних совместителей. Работники на неполном рабочем времени по трудовому договору учитываются пропорционально отработанному времени. Деление ставки между двумя работниками на 0,5 поэтому не увеличивает среднесписочную численность, а приём двух человек на полные ставки увеличивает на две единицы.

Нужно ли уведомлять профсоюз и службу занятости при изменении штатного расписания?

Введение новой доли или новой должности уведомлений не требует. Обязанность возникает при сокращении: службу занятости уведомляют не позднее чем за 2 месяца до увольнения, при массовом сокращении — за 3 месяца, а выборный орган первичной профсоюзной организации — письменно в те же сроки по статье 82 ТК РФ.

Что делать, если работник на 0,5 ставки просит перевести его на полную?

Если вторая половина единицы вакантна, работника переводят на полную ставку дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ и приказом, штатное расписание не меняется. Если вторую половину занимает другой работник, увеличить долю можно только после её освобождения или после ввода дополнительной доли приказом об изменении штатного расписания. Совмещение, оформленное на эту половину, работодатель отменяет с предупреждением не позднее чем за 3 рабочих дня.