Должность бухгалтера в штатном расписании как назвать и сколько ставок выделить

Должность бухгалтера в штатном расписании называют по фактической трудовой функции. Точного совпадения со справочником или профстандартом статья 57 ТК РФ требует, только если федеральный закон связывает эту работу с компенсациями, льготами или ограничениями. Универсального норматива числа ставок нет: в графе 4 формы Т-3 допустимы доли 0,25 или 0,5, а при 40-часовой неделе 0,5 ставки составляет 20 часов. Позицию вводят приказом руководителя. Если условия действующих трудовых договоров не меняются, уведомлять работников по статье 74 ТК РФ не нужно. Порядок определяет исполнитель учёта: новому работнику нужны штатная единица и трудовой договор, работающему сотруднику — соглашение о совмещении или отдельный договор о внутреннем совместительстве. Договор бухгалтерских услуг штатной единицы не создаёт.

Материал помогает выбрать наименование по классификатору ОК 016-2025, который действует с 01.01.2026. Он же позволяет проверить, распространяются ли на организацию особые требования 402-ФЗ к главному бухгалтеру, и рассчитать долю ставки по трудоёмкости операций. Отдельно разобраны изменения позиции работающего бухгалтера со сроками: 2 месяца предупреждения по статье 74 ТК РФ, 14 календарных дней у ИП, подача ЕФС-1 до 25-го числа следующего месяца при переводе. Пошаговый порядок, настройка 1С:ЗУП 3.1, образцы документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Как назвать должность бухгалтера: когда наименование выбирает работодатель

Абзац 3 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ требует называть должность по квалификационному справочнику или профессиональному стандарту в одном случае: федеральный закон связывает работу на этой должности с компенсациями, льготами или ограничениями. Общей обязанности называть так каждую должность закон не содержит. Наименование и квалификационные требования при этом соотносят с фактической трудовой функцией, чтобы строка в расписании, трудовой договор и приказ о приёме описывали одну и ту же работу.

С 01.01.2026 вместо ОК 016-94 действует классификатор ОК 016-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. Бухгалтер в нём представлен двумя позициями с разными кодами, главный бухгалтер — отдельной позицией с кодом начальной группы занятий ОКЗ 1211. Код и точное написание наименования можно сверить по карточке ОК 016-2025 на сайте Росстандарта, где указана и дата введения классификатора.

Бухгалтерские наименования в ОК 016-2025 и их применение:

Коды классификатора — классификационные сведения. Наличие позиции в ОК 016-2025 само по себе не делает её наименование обязательным: обязательность возникает только при условиях статьи 57 ТК РФ.

Профстандарт «Бухгалтер» и наименование «ведущий бухгалтер»

Профессиональный стандарт «Бухгалтер» утверждён приказом Минтруда России от 21.02.2019 № 103н. По статье 195.3 ТК РФ обязательна та часть квалификационных требований, которую установили ТК РФ, другие федеральные законы или иные нормативные правовые акты РФ. Целиком для каждого работодателя профстандарт автоматически обязательным не становится. «Ведущий бухгалтер» — квалификационная категория и наименование, автоматически из стажа они не возникают. Универсального правила, по которому коммерческая организация обязана выбрать ровно одну формулировку из трёх («бухгалтер», «ведущий бухгалтер», «главный бухгалтер»), нет. Когда в бухгалтерии работают специалисты разного уровня, позиции разделяют по фактическим обязанностям и применимым требованиям к квалификации.

Главный бухгалтер: организации со специальными требованиями 402-ФЗ

Часть 4 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» устанавливает специальные требования к главному бухгалтеру или иному должностному лицу, ответственному за учёт, для перечисленных в ней организаций. В перечень входят, в частности:

• публичные акционерные общества, кроме кредитных организаций;
• страховые организации;
• негосударственные пенсионные фонды;
• акционерные инвестиционные фонды и управляющие компании паевых инвестиционных фондов;
• эмитенты ценных бумаг, допущенных к организованным торгам, с исключениями, которые предусматривает закон;
• отдельные организации бюджетной сферы.

На работодателя вне этого перечня специальные требования части 4 статьи 7 не распространяются, переносить их на всех работодателей нельзя. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение учёта на главного бухгалтера. Прежде чем вписывать в расписание позицию «Главный бухгалтер», сверьте вид организации с перечнем: от результата зависит, какие требования к кандидату попадут в трудовой договор.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Когда штатная единица бухгалтера не нужна: руководитель, аутсорсинг, ИП

Части 2 и 3 статьи 7 закона № 402-ФЗ дают руководителю три варианта организации учёта. Он может возложить учёт на главного бухгалтера или иное должностное лицо, заключить договор оказания бухгалтерских услуг либо вести учёт лично. Позиция бухгалтера в штатном расписании появляется только в первом варианте, причём и там учёт может быть поручен другому должностному лицу.

Без штатного бухгалтера работодатель обходится в следующих ситуациях:

• Учёт ведёт руководитель. Такое право есть у субъекта, который вправе применять упрощённые способы бухгалтерского учёта, и у субъекта среднего предпринимательства. Исключение составляют организации из части 5 статьи 6 закона № 402-ФЗ: организации с обязательным аудитом (кроме предусмотренного законом исключения для политических партий), жилищные и жилищно-строительные кооперативы, кредитные потребительские кооперативы, микрофинансовые организации, организации бюджетной сферы, коллегии адвокатов, адвокатские бюро, юридические консультации, адвокатские палаты, нотариальные палаты, организации — иностранные агенты.
• Учёт передан по договору оказания бухгалтерских услуг. Статья 7 закона № 402-ФЗ такой договор допускает. Исполнитель не принимается в штат заказчика, штатная единица бухгалтера у заказчика не возникает.
• ИП не ведёт бухгалтерский учёт. По пункту 1 части 2 статьи 6 закона № 402-ФЗ предприниматель вправе его не вести, если по налоговому законодательству учитывает доходы, доходы и расходы, иные объекты налогообложения или физические показатели. Нанять бухгалтера это не мешает. ИП, который ведёт бухгалтерский учёт по закону, организует его сам.

Нужно ли штатное расписание ИП и микропредприятию

Прямой нормы, которая обязывала бы каждого работодателя, включая ИП, утверждать штатное расписание, в ТК РФ нет. Унифицированная форма Т-3 не обязательна с 01.01.2013. Роструд в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 указывал на необязательность унифицированной формы, поэтому работодатель вправе утвердить собственную. Статья 57 ТК РФ при этом описывает трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Если бухгалтера принимают на должность, расписание привязывает трудовой договор к конкретной позиции. У ИП без работников вопрос о штатном расписании как документе о персонале не возникает.

Микропредприятие по статье 309.2 ТК РФ вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов. Их условия в этом случае включают в трудовые договоры на основе типовой формы. Штатное расписание в статье 309.2 поимённо не названо, отдельного исключения для него нет. Опереться на эту статью как на прямое основание обходиться без расписания при найме бухгалтера на должность не получится.

Если учёт остаётся за руководителем или передан по договору услуг, расчёт ставки из следующего раздела не нужен. Для остальных вариантов позицию вводят в расписание.

Сколько ставок бухгалтера выделить: расчёт по трудоёмкости операций

На дату публикации универсального федерального норматива «один бухгалтер на N работников или операций» для всех коммерческих организаций нет. Постановление Минтруда РФ от 26.09.1995 № 56 утвердило межотраслевые укрупнённые нормативы времени по бухгалтерскому учёту и финансовой деятельности, но они предназначены для бюджетных организаций и сфера их применения ограничена. Межотраслевые нормативы по труду Минтруд публикует в перечне нормативных материалов по нормированию труда. Прежде чем опираться на конкретный документ из перечня, проверьте, на какие организации он распространяется.

Статьи 159 и 160 ТК РФ регулируют нормирование труда, в том числе нормы времени и нормы численности, и позволяют работодателю обосновать численность своим расчётом. Порядок такой:

1. Составьте перечень бухгалтерских операций, которые нужны организации.
2. Определите периодичность каждой операции.
3. Установите трудоёмкость каждой операции — измеренную или нормативную.
4. Сложите часы за репрезентативный период.
5. Сопоставьте сумму с нормой рабочего времени работника за тот же период.

Такой расчёт — внутренний способ обоснования, универсальным нормативным алгоритмом он не является. Если трудоёмкость укладывается в половину нормы времени работника, в графу 4 ставят 0,5 единицы.

Доли ставки и часы работы бухгалтера

Указания к форме Т-3, утверждённые постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, допускают в графе 4 доли единицы, например 0,25, 0,5 или 2,75. Нормальная продолжительность рабочего времени по части 2 статьи 91 ТК РФ не превышает 40 часов в неделю. При такой норме 0,5 ставки соответствует 20 часам в неделю, 0,25 ставки — 10 часам. Для категорий с сокращённой нормой долю считают от их сокращённой нормы.

Число штатных единиц отражает плановую численность. Графа 4 не показывает, сколько бухгалтеров принято и занято ли каждое место. Неполное рабочее время устанавливают соглашением сторон при приёме или впоследствии (части 1 и 3 статьи 93 ТК РФ). Оплата при этом идёт пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объёма работ. Фактический режим бухгалтера и его оплату фиксирует трудовой договор, а расписание показывает долю единицы.

Как заполнить строку бухгалтера в форме Т-3

В графе 5 указывают оклад за полную штатную единицу, в графе 4 — долю, а месячный фонд в графе 9 считают по формуле (графа 5 + графы 6, 7, 8) × графа 4. Так выглядит строка для позиции на 0,5 ставки с полным окладом 60 000 руб. без надбавок:

Сумма 60 000 руб. иллюстрирует формулу и рекомендацией по зарплате бухгалтера не является. Графы для ФИО в форме Т-3 нет: форма содержит перечень единиц и оплаты по должностям, поимённого списка занятых в ней нет.

Оклад в графе 5 проверяют по части 3 статьи 133 ТК РФ: месячная зарплата работника, который полностью отработал норму времени и выполнил нормы труда, не может быть ниже МРОТ. С 01.01.2026 федеральный МРОТ составляет 27 093 руб. Для бухгалтера на 0,5 ставки границу считают пропорционально установленному времени, она составляет 13 546,50 руб. Порядок проверки при неполном времени Минтруд поясняет в разъяснениях о минимальном размере оплаты труда. Если на работодателя распространяется региональное соглашение о минимальной заработной плате, сверяться нужно с региональным минимумом.

Совмещение, совместительство или доля ставки: варианты для бухгалтерии

Совмещение по статье 60.2 ТК РФ выполняется в течение установленного рабочего дня наряду с основной работой. Внутреннее совместительство по статьям 60.1 и 282 ТК РФ — отдельная регулярная оплачиваемая работа у того же работодателя в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. Комплект документов у этих двух вариантов разный, как и предельная нагрузка.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Типовые ситуации при вводе бухгалтерской позиции и документы к ним:

Соглашение о совмещении фиксирует срок, содержание и объём дополнительной работы, размер доплаты стороны согласуют по статье 151 ТК РФ. Каждая сторона вправе досрочно отказаться от поручения, письменно предупредив другую не позднее чем за 3 рабочих дня. На практике это значит, что исполнитель учёта может смениться через 3 рабочих дня после такого предупреждения.

Внутреннему совместителю статья 284 ТК РФ разрешает работать не более 4 часов в день и не более половины месячной нормы рабочего времени или нормы иного учётного периода. Если по расчёту трудоёмкости бухгалтерская работа превышает половину нормы, внутреннее совместительство её не вместит, и под этот объём нужна отдельная штатная единица.

Как ввести должность бухгалтера в штатное расписание: приказ и договор

Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя или уполномоченного лица. Указания к форме Т-3 допускают два варианта: приказ об изменении действующего расписания или утверждение новой редакции. Единой формы приказа нет. Введение вакантной позиции бухгалтера, при котором условия действующих трудовых договоров не меняются, не требует уведомления работников по статье 74 ТК РФ. Сокращением добавление позиции тоже не является.

До подписи руководителя приказ согласуют внутри компании. В Добыто приказ об изменении штатного расписания уходит по заданному маршруту согласования. У документа видны участники цепочки, срок и статус: согласован, отклонён или подписан. Однотипные документы можно согласовать и подписать массово.

Что проверить до подписания приказа о вводе позиции

• Наименование соответствует фактической трудовой функции. Проверено, связывает ли федеральный закон эту работу с компенсациями, льготами или ограничениями.
• Для позиции главного бухгалтера вид организации сверен с перечнем части 4 статьи 7 закона № 402-ФЗ.
• Выбран способ организации учёта: штатная единица, совмещение, внутреннее совместительство, договор бухгалтерских услуг или учёт руководителем.
• Доля ставки рассчитана от нормы времени, которая применяется к работнику.
• Оклад за полную единицу и пропорциональный минимум проверены по МРОТ и региональному соглашению.
• Условия действующих трудовых договоров не меняются. Если меняются, запланированы соглашения сторон или предупреждения по статье 74 ТК РФ.

Как добавить бухгалтера в штатное расписание: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите подразделение и наименование позиции по фактической функции, с учётом статьи 57 ТК РФ и классификатора ОК 016-2025.
2. Шаг 2. Рассчитайте долю ставки по трудоёмкости операций и запишите её в графу 4: 1, 0,5, 0,25 или другую долю.
3. Шаг 3. Укажите оклад за полную единицу в графе 5 и посчитайте фонд в графе 9 по формуле (графа 5 + графы 6, 7, 8) × графа 4.
4. Шаг 4. Подготовьте приказ об изменении штатного расписания или новую редакцию расписания с датой, с которой действует позиция, и передайте документ на подпись руководителю или уполномоченному лицу.
5. Шаг 5. Если расписание ведётся в 1С:ЗУП с историей изменений, зарегистрируйте изменение документом «Изменение штатного расписания» с той же датой действия.
6. Шаг 6. Оформите исполнителя. С новым бухгалтером заключают трудовой договор и издают приказ о приёме, а при неполном времени включают в договор условие о режиме по статье 93 ТК РФ. С работающим сотрудником заключают соглашение о совмещении или договор о внутреннем совместительстве.

Штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1: где добавить позицию бухгалтера

В 1С:ЗУП 3.1 на платформе «1С:Предприятие 8» ведение штатного расписания сначала включают в настройках кадрового учёта, затем утверждают начальное расписание. Позицию бухгалтера добавляют с подразделением, долей ставки и оплатой. При ведении истории изменения регистрируют документом «Изменение штатного расписания» с датой действия. «Приём на работу» и «Кадровый перевод» оформляют отдельными кадровыми документами.

08.05.2026 в версии 1С:ЗУП 3.1.37.72 появился перенос выбранных позиций из отчёта «Анализ штатного расписания» в документ «Изменение штатного расписания». Позиции можно отбирать в том числе по нескольким организациям, это пригодится группе компаний, которая вводит бухгалтерские позиции в разных юрлицах.

Запись в программе не заменяет приказ работодателя и письменное изменение трудового договора. В Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль: его устанавливают и настраивают за один день, документы синхронизируются автоматически. Документ из учётной системы уходит на подпись в КЭДО и возвращается подписанным, со статусом.

Образцы штатного расписания, трудового договора и приказа для приёма бухгалтера

Начните с формы Т-3: в неё вносят позицию и долю ставки, а остальные документы оформляют приём или изменение условий работника.

Изменение позиции работающего бухгалтера: перевод, ставка, сокращение и ЕФС-1

По общему правилу статьи 72 ТК РФ согласованные условия трудового договора меняют только письменным соглашением сторон. Перевод по части 1 статьи 72.1 ТК РФ — это изменение трудовой функции или указанного в договоре подразделения. На него нужно письменное согласие работника, кроме случаев статьи 72.2 ТК РФ.

Повышение бухгалтера до главного бухгалтера с новыми обязанностями меняет трудовую функцию. Одной правкой штатного расписания его не оформить: нужны согласие работника и дополнительное соглашение к трудовому договору. Если функция остаётся прежней и меняется только наименование, квалификация случая зависит от фактических условий и документов.

Ставку и оплату работающего бухгалтера меняют одним из двух способов. Первый — соглашение сторон: статья 93 ТК РФ позволяет установить неполное время и после приёма. Второй — одностороннее изменение по статье 74 ТК РФ. Оно возможно только при организационных или технологических причинах, из-за которых прежние условия нельзя сохранить, и требует письменного предупреждения не позднее чем за 2 месяца, если ТК РФ не установил иной срок. При несогласии работника ему предлагают подходящие вакансии. Трудовую функцию по статье 74 менять запрещено. Работодатель — ИП предупреждает работника не менее чем за 14 календарных дней по части 1 статьи 306 ТК РФ, и общий двухмесячный срок этот специальный срок не заменяет.

Если из расписания исключают позицию, которую занимает бухгалтер, применяется отдельная процедура сокращения по статье 180 ТК РФ. Работника персонально предупреждают о предстоящем увольнении не менее чем за 2 месяца, предлагают вакансии и соблюдают гарантии статей 81, 82, 179 и 180 ТК РФ.

Форма ЕФС-1 по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462 применяется с 30.12.2025. При кадровом мероприятии «Перевод» подраздел 1.1 подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа или иного документа (статья 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Изменение одного лишь штатного расписания без перевода мероприятием «Перевод» не является.

Во что обходится ошибка при изменении позиции бухгалтера

Допустим, работодатель решил уменьшить ставку бухгалтера с 1 до 0,5, а работник не согласился. Новая доля по статье 74 ТК РФ начнёт действовать не раньше чем через 2 месяца после письменного предупреждения, у ИП — через 14 календарных дней, и только при организационных или технологических причинах. Если за это время позицию в расписании уже уменьшили, расписание и трудовой договор расходятся. Переименование «Бухгалтер» в «Главный бухгалтер» с новыми обязанностями, проведённое одной правкой расписания, переводом не становится: без согласия работника и дополнительного соглашения новая функция не согласована. После оформленного перевода у работодателя остаётся срок до 25-го числа следующего месяца на подачу подраздела 1.1 ЕФС-1.

Чем подписать дополнительное соглашение о переводе бухгалтера в КЭДО

Для заключения и изменения трудового договора в информационной системе работодателя статья 22.3 ТК РФ (части 1, 2, 4) задаёт специальный перечень подписей. Работодатель использует УКЭП. Работник подписывает УКЭП, УНЭП, порядок проверки которой определён соглашением сторон трудового договора, либо УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. ПЭП работника в этот перечень не входит, а правила подписи других кадровых документов на дополнительное соглашение не переносятся.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющих центров. Дополнительное соглашение работник может подписать УНЭП, если порядок её проверки закреплён соглашением сторон трудового договора. Работодатель подписывает соглашение УКЭП.

Стоимость КЭДО для оформления приёма и переводов по штатному расписанию

Стоимость электронного оформления приказов, трудовых договоров и дополнительных соглашений зависит от тарифа и числа сотрудников. Цены в таблице относятся к сервису КЭДО и не включают зарплату бухгалтера или стоимость бухгалтерских услуг.

Итог по тарифу «Бизнес» зависит от числа сотрудников, но не опускается ниже минимальной оплаты за 50 человек. При переходе на более дорогой тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и действующие условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Наименование бухгалтерской позиции работодатель выбирает по фактической функции. Справочник или профстандарт становится обязательным, только когда закон связывает работу с льготами, компенсациями или ограничениями, а особые требования к главному бухгалтеру действуют лишь для организаций из части 4 статьи 7 закона № 402-ФЗ. Долю ставки обосновывают трудоёмкостью операций и нормой времени работника, графа 4 формы Т-3 принимает дробные значения. Вакантную позицию вводят одним приказом, изменение позиции работающего бухгалтера требует его согласия или соблюдения сроков предупреждения, а при переводе — подачи ЕФС-1.

В Добыто приказ о вводе позиции, трудовой договор и дополнительное соглашение согласуют и подписывают в связке с 1С:ЗУП, а подписи для сотрудников уже входят в тариф.

Частые вопросы о должности бухгалтера в штатном расписании

Может ли главный бухгалтер совмещать другую должность или работать по внутреннему совместительству?

Общего запрета ТК РФ и закон № 402-ФЗ не содержат. Действуют общие пределы рабочего времени: совмещение идёт в течение рабочего дня с письменного согласия и за доплату по статье 60.2 ТК РФ, а внутреннее совместительство ограничено 4 часами в день и половиной нормы за учётный период по статье 284 ТК РФ. Разрешение уполномоченного органа, которое статья 276 ТК РФ требует для руководителя организации, на главного бухгалтера не распространяется. Для организаций из части 4 статьи 7 закона № 402-ФЗ сохраняются специальные требования к главному бухгалтеру.

Может ли директор ООО работать бухгалтером по совместительству в другой компании?

Может, но только с разрешения уполномоченного органа юридического лица, собственника имущества организации или уполномоченного собственником лица или органа. Это требование статьи 276 ТК РФ. На такую работу распространяются и общие пределы совместительства: не более 4 часов в день и не более половины месячной нормы рабочего времени.

Сколько может работать бухгалтер-совместитель в день, свободный от основной работы?

Части 1 и 2 статьи 284 ТК РФ разрешают в такой день работать полный рабочий день или полную смену. Предел за месяц или иной учётный период при этом сохраняется: не более половины нормы рабочего времени, кроме исключений, которые установлены законом. Длинные дни в выходные от основной работы компенсируют более короткими днями в остальное время учётного периода.

Какой минимум зарплаты проверять для бухгалтера на 0,5 ставки, если в регионе действует соглашение о минимальной зарплате?

По статье 133.1 ТК РФ региональный минимум применяется к работодателю, на которого распространяется региональное соглашение. Исключения — организации, финансируемые из федерального бюджета, и работодатели, которые в установленный срок направили мотивированный отказ от присоединения к соглашению. При неполном рабочем времени минимум считают пропорционально установленному времени. Размер минимума берут из соглашения своего субъекта РФ.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если должность бухгалтера переименовали без изменения обязанностей?

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подают при кадровом мероприятии «Перевод», не позднее 25-го числа месяца, следующего за изданием приказа. Изменение только штатного расписания без перевода таким мероприятием не является. Если трудовая функция и подразделение не меняются, квалификация переименования зависит от фактических условий и документов по статье 72.1 ТК РФ. Если работодатель оформляет его как перевод с дополнительным соглашением и приказом, срок до 25-го числа применяется.

Нужно ли уменьшать ставку в расписании, если бухгалтер перешёл на неполное время?

Графа 4 формы Т-3 показывает плановую численность по должности, фактическую занятость она не отражает. Неполное рабочее время устанавливают соглашением сторон по статье 93 ТК РФ, и оплата идёт пропорционально отработанному времени или объёму работ. Режим и оплату работника фиксирует трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, поэтому позиция в расписании может сохранить прежнее число единиц.