Аренда у самозанятого проходит по налогу на профессиональный доход не для любого имущества: по пункту 3 части 2 статьи 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ под НПД попадает только аренда (наём) жилых помещений, а из остального — движимое имущество: автомобили, спецтехника, оборудование. Сделку компания закрывает тремя документами: договором, актом приёма-передачи и чеком из приложения «Мой налог». Без чека расход по аренде в налоговом учёте не принимается, это часть 8 статьи 15 422-ФЗ. При переводе денег на счёт арендодатель обязан передать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта. Главное различие проходит по объекту: квартиру для проживания сотрудников самозанятый сдаёт как плательщик НПД и платит 6% сам, а офис, склад, апартаменты или машино-место под НПД не подпадают — там компания становится налоговым агентом и удерживает НДФЛ.
Разберём, какие объекты проходят по 422-ФЗ, а какие выбивают арендодателя из спецрежима. Покажем чек-лист проверки до подписания, формулировки договора про чек и про утрату статуса, порядок электронного подписания и реквизиты, по которым бухгалтерия принимает чек. Расчёт доначислений при аренде без чека, сценарную таблицу по типам объектов, тарифы на электронный документооборот и ответы на частые вопросы вынесли во вторую половину статьи.
Что самозанятый вправе сдавать в аренду компании
Часть 2 статьи 6 422-ФЗ перечисляет доходы, которые объектом налогообложения НПД не признаются. Пункт 3 выводит из-под спецрежима доходы от передачи имущественных прав на недвижимое имущество и делает одно исключение — аренду (наём) жилых помещений. Недвижимость, которая жильём не является, под НПД не проходит, и статус арендодателя здесь ничего не меняет: он остаётся самозанятым по другим своим доходам, но конкретно арендная плата за склад — это доход обычного физического лица.
Движимого имущества запрет не касается вовсе. Автомобиль, прицеп, станок, строительные леса, ноутбуки, кофемашина — всё это сдаётся в аренду на НПД, и налог платит сам арендодатель: 6% при расчётах с организациями и индивидуальными предпринимателями, 4% при расчётах с физическими лицами (статья 10 422-ФЗ).
| Объект аренды | НПД у арендодателя | Что делает компания |
|---|---|---|
| Квартира, жилой дом, комната для проживания сотрудников | Применяется | Получает чек, НДФЛ не удерживает |
| Апартаменты | Не применяется | Удерживает НДФЛ как налоговый агент |
| Офис, склад, торговое помещение, производственное здание | Не применяется | Удерживает НДФЛ как налоговый агент |
| Машино-место, гараж, земельный участок | Не применяется | Удерживает НДФЛ как налоговый агент |
| Автомобиль, спецтехника, прицеп | Применяется | Получает чек, НДФЛ не удерживает |
| Оборудование, инструмент, мебель, техника | Применяется | Получает чек, НДФЛ не удерживает |
Строки с недвижимостью означают для бухгалтерии разный набор действий по одной и той же сумме платежа: в одном случае в комплект идёт чек, в другом — удержание НДФЛ, отражение выплаты в расчёте 6-НДФЛ и справке о доходах физического лица. Прежде чем согласовывать ставку аренды, посмотрите назначение объекта в выписке из ЕГРН: апартаменты и лофты в документах проходят как нежилые помещения, даже если внутри стоит кухня и живут люди.
Факт: УКЭП признаётся равнозначной собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при соглашении между участниками обмена, и именно это соглашение теряют чаще всего.
Отдельная категория арендодателей — государственные и муниципальные служащие. Пункт 4 части 2 статьи 6 422-ФЗ разрешает им применять НПД только к доходам от сдачи в аренду (наём) жилых помещений. Для компании это означает, что от служащего нельзя принять чек за аренду автомобиля или оборудования, хотя от обычного гражданина такой чек законен.
Что проверить у арендодателя до подписания договора
Статус плательщика НПД не постоянный: человек снимается с учёта в приложении в два касания, а при превышении дохода 2,4 млн рублей за календарный год теряет право на спецрежим по закону. Для аренды этот порог достигается быстрее, чем кажется: платёж 200 000 рублей в месяц выбирает лимит ровно за 12 месяцев, и если у арендодателя есть другие доходы на НПД, лимит закончится раньше срока договора.
Проверить статус на конкретную дату можно в сервисе ФНС «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход»: в форму вводятся ИНН и дата, на которую нужны сведения, а для массовых проверок ФНС публикует описание API. Проверка делается не один раз при заключении договора, а на дату каждого платежа: именно дата расчёта определяет, был ли человек самозанятым в этот момент. В практике Добыто такую проверку ставят условием согласования платежа в реестре, а не отдельной задачей юриста.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Чек-лист проверки перед заключением договора аренды
- Статус НПД на дату договора и на дату первого платежа — скриншот или выгрузка из сервиса ФНС в дело.
- Право собственности на объект — выписка из ЕГРН, актуальная на дату сделки.
- Назначение помещения — жилое или нежилое по данным ЕГРН, а не по описанию в объявлении.
- Остаток лимита 2,4 млн рублей — справка о доходах из приложения «Мой налог» за текущий год.
- Справка о постановке на учёт в качестве плательщика НПД — формируется в «Мой налог» и подписывается электронной подписью налогового органа.
- Согласие супруга — нотариальное, если договор подлежит государственной регистрации (пункт 3 статьи 35 Семейного кодекса РФ).
- Реквизиты для выплаты — счёт или карта физического лица, ИНН, паспортные данные для договора.
Важный нюанс из практики: справка о постановке на учёт подтверждает статус на дату её формирования, а не на весь срок договора. Если между справкой и первым платежом прошло два месяца, к платёжному комплекту нужна свежая проверка по сервису ФНС, иначе документ подтверждает не то обстоятельство, ради которого его запрашивали.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перед сделкой с физическим лицом мы отдельно проверяем, какое обстоятельство подтверждает каждый документ. Справка из «Мой налог» говорит о статусе на дату формирования, выписка из ЕГРН — о собственнике и назначении объекта, чек — о факте расчёта. Разложите свой комплект по этим трём вопросам, и станет видно, какого документа в нём не хватает.»
Договор аренды с самозанятым: форма, срок и обязательные условия
Договор аренды с участием юридического лица заключается в письменной форме независимо от срока (пункт 1 статьи 609 ГК РФ). Если срок составляет год и более, договор регистрируется в Росреестре, поэтому на рынке распространён срок 11 месяцев с условием о пролонгации. Помещение передаётся по акту приёма-передачи: для зданий и сооружений это прямое требование статьи 655 ГК РФ, и для помещений акт решает ту же задачу — фиксирует дату начала пользования и состояние объекта.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан договора, подписанного от руки, и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Жилое помещение юридическое лицо вправе использовать только для проживания граждан (пункт 2 статьи 671 ГК РФ). Квартира, снятая у самозанятого под офис отдела продаж, ломает конструкцию с двух сторон сразу: нарушается назначение помещения, а сам доход арендодателя перестаёт укладываться в логику исключения по жилью.
Как оформить аренду у самозанятого: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте назначение объекта по выписке из ЕГРН и статус арендодателя по сервису ФНС на дату сделки.
- Шаг 2. Составьте договор аренды одним документом: предмет с кадастровым номером и площадью, срок, размер и состав арендной платы, порядок расчётов, обязанность передать чек.
- Шаг 3. Включите в договор соглашение о виде электронной подписи, если стороны подписывают документы ПЭП или УНЭП, и укажите адреса электронной почты для обмена.
- Шаг 4. Подпишите договор и акт приёма-передачи с двух сторон, сохраните файлы подписи вместе с документами.
- Шаг 5. Перечислите арендную плату на счёт арендодателя и получите чек: при безналичном переводе — не позднее 9-го числа следующего месяца, при наличных и оплате картой — в момент расчёта.
- Шаг 6. Проверьте реквизиты чека, сверьте сумму с платёжным поручением и подшейте чек к комплекту по договору.
Четыре условия договора закрывают основные риски компании. Первое: обязанность арендодателя передать чек по каждому платежу с указанием срока. Второе: обязанность письменно уведомить арендатора об утрате статуса плательщика НПД в течение трёх рабочих дней. Третье: право компании удержать сумму налоговых потерь при непередаче чека — без этого условия убытки взыскиваются только через суд. Четвёртое: порядок расчётов по коммунальным платежам, потому что компенсация коммунальных расходов отдельной строкой создаёт у арендодателя доход, который тоже придётся проводить через чек. Проще включить коммунальные платежи в переменную часть арендной платы и получать один чек на общую сумму.
Внимание: срок доверенности контрагента обычно никто не отслеживает: доверенность пришла, её убрали в папку, а потом выясняется, что человек подписал документ, когда полномочий уже не имел. При машиночитаемой доверенности программа проверяет срок сама и просроченной подписать не даст.
Подпишите договор аренды и акт с арендодателем онлайн
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
В сервисе Добыто договор уходит на подпись из браузера: арендодатель получает ссылку, подписывает документ со смартфона и возвращает файл с подписью в тот же день. Обеспечительный платёж стоит развести с арендной платой в отдельный пункт: чек по нему формируется не в момент внесения, а на дату, когда платёж зачтён в счёт аренды.
Какой электронной подписью подписывают договор аренды
Арендодатель-физическое лицо редко имеет квалифицированную подпись: её выпускают очно, за выпуск платят около 3000 рублей, и действует сертификат год, после чего его продлевают за ту же сумму. Ради одного договора аренды человек на это не пойдёт. Рабочих вариантов два: усиленная неквалифицированная подпись, которую выпускают через мобильное приложение по паспорту, и простая электронная подпись по соглашению сторон.
Разница между ними не в надёжности файла, а в том, чем подтверждается равнозначность собственноручной подписи. Квалифицированная подпись равнозначна в силу закона. Для простой и неквалифицированной подписи равнозначность возникает из соглашения сторон, и это соглашение должно существовать до подписания договора, а не появиться задним числом в момент спора. Мы закладываем такое соглашение отдельным разделом договора аренды: вид подписи, адреса электронной почты сторон, порядок подтверждения получения документа.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «По документам, подписанным простой электронной подписью через код из SMS, накоплена практика по займам, лизингу и договорам оказания услуг: суды опираются на часть 2 статьи 5 63-ФЗ, по которой простой подписью считается подпись из кодов и паролей, подтверждающих факт формирования подписи определённым лицом. Довод «этот номер телефона не мой» разбивается тем, что человек сам указал номер в анкете. Проверьте, есть ли в вашем договоре аренды раздел о виде подписи и указан ли в нём номер или адрес, с которого приходит подтверждение.»
Отдельно разводите два состояния файла. Скан подписанного от руки договора — это электронный образ бумажного документа. Файл, подписанный криптографически, — электронный документ. Требования к подписи и порядок представления у них разные, и путаница здесь стоит дороже, чем выбор вида подписи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: распечатка электронного договора остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка что-то значила, её заверяет оператор ЭДО, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.
Кейс из практики: страховая группа с агентской сетью около 5500 человек переводила физических лиц на квалифицированные подписи и упиралась в стоимость и географию: выпуск обходился примерно в 3000 рублей на человека в год, а в части городов удостоверяющих центров просто не было. После перехода на мобильную неквалифицированную подпись выпуск занимал у агента около 5 минут и требовал только смартфона и паспорта. Та же схема работает с арендодателем из другого региона.
Шаблоны для электронного обмена документами с арендодателем
Комплект закрывает подписание и приёмку файлов от контрагента-физического лица, начните с регламента двустороннего обмена.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
Чек от самозанятого арендодателя: сроки, реквизиты и проверка
Чек формируется в приложении «Мой налог» или через уполномоченного оператора либо банк и передаётся заказчику в электронном виде: ссылкой, файлом или на бумаге. Часть 3 статьи 14 422-ФЗ разводит два срока. При расчёте наличными и с использованием электронных средств платежа чек передаётся в момент расчёта. При иных формах безналичных расчётов, то есть при обычном переводе на счёт, — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором прошёл расчёт. Аренда почти всегда идёт по второму сценарию, поэтому чек за сентябрьский платёж компания вправе требовать до 9 октября, а не в день перевода.
Реквизиты чека перечислены в части 6 статьи 14 422-ФЗ. Бухгалтерии важны шесть позиций: фамилия, имя, отчество и ИНН арендодателя, указание на применение спецрежима НПД, наименование услуги, сумма расчёта, ИНН компании-заказчика и уникальный идентификационный номер чека. ИНН покупателя в чеке появляется только потому, что компания его сообщила: обязанность сообщить ИНН закон возлагает на заказчика. Чек без ИНН компании расход не подтверждает, и переделывать его придётся арендодателю.
Чек в приложении можно аннулировать — например, при возврате платежа или ошибке в сумме. Аннулированный чек расход больше не подтверждает, а компания об аннулировании узнаёт, только если проверит его сама. Проверка идёт по QR-коду или ссылке из чека, а массовая сверка — через реестр платежей, где каждому переводу сопоставлен номер чека. В практике Добыто к каждому платежу в деле лежит три файла: платёжное поручение, чек и результат проверки статуса арендодателя на дату расчёта.
Лайфхак: выпуск неквалифицированной подписи в мобильном приложении занимает у человека одну-две минуты, а первый документ подписывается примерно через 5 минут после установки. Арендодателю из другого города достаточно смартфона и паспорта, ехать в удостоверяющий центр не нужно.
За непередачу чека отвечает арендодатель: статья 129.13 НК РФ предусматривает штраф 20% от суммы расчёта, а при повторном нарушении в течение шести месяцев — в размере полной суммы расчёта. Компанию это не защищает: её потери считаются отдельно и через налоговую базу. Поэтому обязанность передать чек и ответственность за её нарушение прописываются в договоре, а не остаются на уровне договорённости.
Когда аренда у самозанятого не подходит
Спецрежим арендодателя — не универсальное решение, и в четырёх ситуациях лучше сразу планировать другую схему. Первая: компании нужен офис, склад или производственная площадка. Доход от такой аренды под НПД не подпадает, чека не будет, и вся конструкция сводится к обычной аренде у физического лица с удержанием НДФЛ. Вторая: арендная плата высокая, а срок длинный. При платеже 200 000 рублей в месяц лимит 2,4 млн рублей выбирается за 12 месяцев, и последние месяцы договора компания уже будет закрывать как налоговый агент.
Третья ситуация: объект нужен на срок год и более с регистрацией в Росреестре. Здесь добавляются нотариальное согласие супруга арендодателя и требование к виду подписи, если документы подаются в электронном виде. Четвёртая: арендодатель отказывается принимать обязанность передавать чек и уведомлять об утрате статуса. Отказ на этом этапе дешевле, чем разбирательство с расходами через год.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Квартира для командированных сотрудников, 11 месяцев | Назначение помещения по ЕГРН, чек до 9-го числа, использование только для проживания | Регистрация в Росреестре при сроке менее года не требуется |
| Квартира на срок год и более | Регистрация договора, нотариальное согласие супруга, вид подписи для электронной подачи | Способ передачи чека: ссылка или файл равнозначны |
| Автомобиль или спецтехника без экипажа | Остаток лимита 2,4 млн рублей, чек по каждому платежу, акт приёма-передачи | Назначение объекта: запрет по недвижимости на движимое имущество не распространяется |
| Офис, склад, апартаменты | Удержание НДФЛ, отражение в 6-НДФЛ, срок перечисления налога | Статус арендодателя как самозанятого на сделку не влияет |
| Арендодатель — государственный или муниципальный служащий | Только жилое помещение: по иным объектам НПД не применяется | Порядок расчётов и периодичность платежей |
Сценарии различаются не суммой, а тем, какой документ разваливает сделку при проверке. Сопоставьте свою ситуацию со строкой таблицы и проверьте, закрыт ли у вас столбец «что критично», прежде чем подписывать договор.
Цена ошибки: что доначислят при аренде без чека
Ошибка в аренде у самозанятого стоит не переоформления документа. Возьмём договор на 150 000 рублей в месяц, то есть 1,8 млн рублей за год. Если чеков нет, расход по аренде исключается из налоговой базы: при ставке налога на прибыль 25% это 450 000 рублей налога плюс пени за период с момента, когда налог следовало уплатить.
Вторая часть счёта появляется, когда под НПД завели объект, который туда не проходит. Аренда апартаментов или склада у физического лица делает компанию налоговым агентом: с 1,8 млн рублей следовало удержать НДФЛ, при ставке 13% это 234 000 рублей. За неудержание и неперечисление налога статья 123 НК РФ предусматривает штраф 20% от суммы, подлежащей удержанию, то есть ещё 46 800 рублей, плюс пени и уточнённые расчёты 6-НДФЛ за все периоды.
Третья статья потерь не денежная, но самая неприятная: удержать НДФЛ задним числом не из чего, если договор с арендодателем уже закончился и выплат больше не будет. Компания сообщает о невозможности удержания, а налог взыскивается с физического лица, которое об этом не договаривалось. Дальше начинается переписка, а иногда и спор с бывшим арендодателем.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. По договору аренды посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде, и заранее решите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость электронного документооборота: тарифы Добыто
Стоимость зависит от числа подключённых людей, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по числу сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата на тарифе «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск электронных подписей ПЭП и УНЭП | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| Получение УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Итоговая сумма складывается из тарифа, числа подключённых людей и набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Состав каждого тарифа и текущие условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Спецрежим арендодателя закрывает только два класса объектов: жильё и движимое имущество. Всё остальное — нежилые помещения, апартаменты, машино-места, участки — переводит компанию в роль налогового агента, сколько бы справок о статусе арендодатель ни присылал. Документальная часть сделки держится на трёх опорах: договор одним документом с условием о чеке, акт приёма-передачи и чек с ИНН заказчика, полученный в срок. Проверка статуса делается на дату каждого платежа, а не однократно при подписании.
В Добыто договоры и акты с внешними исполнителями и арендодателями подписывают в том же контуре, что и кадровые документы: контрагент получает ссылку, подписывает со смартфона, а компания хранит файл вместе с подписью и результатом проверки. Это снимает основную часть потерь, которые возникают не из-за налогов, а из-за того, что документ пришёл позже, чем закрылся отчётный период.
Частые вопросы
Может ли самозанятый сдать компании апартаменты?
Нет. Апартаменты в ЕГРН значатся нежилым помещением, а исключение в пункте 3 части 2 статьи 6 422-ФЗ сделано только для жилых помещений. Доход от такой аренды под НПД не подпадает, чек арендодатель сформировать не вправе, и компания удерживает НДФЛ как налоговый агент. Проверяйте назначение по выписке из ЕГРН: в объявлениях апартаменты почти всегда описаны как квартира.
Нужен ли акт, если арендодатель прислал чек?
Чек подтверждает факт расчёта, акт приёма-передачи — факт передачи объекта и его состояние. Это разные обстоятельства, и один документ другой не заменяет. Для зданий и сооружений передача по акту прямо предусмотрена статьёй 655 ГК РФ. Ежемесячные акты об оказании услуг по аренде закон не требует, но многие компании составляют их для сверки сумм.
Можно ли арендовать квартиру у собственного бывшего работника?
Ограничение пункта 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ сформулировано через услуги и работы по гражданско-правовым договорам, заказчиком которых выступает нынешний или бывший работодатель, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Аренда — это передача имущества в пользование, а не услуга и не работа. При этом сделка между компанией и её бывшим работником привлекает внимание при проверке, поэтому рыночный уровень арендной платы стоит подтвердить заранее.
Что делать, если арендодатель превысил лимит 2,4 млн рублей в середине года?
С даты утраты права на спецрежим доход перестаёт быть доходом от НПД, и по всем последующим выплатам компания удерживает НДФЛ. Чеки, выданные до этой даты, остаются действительными и расход подтверждают. Поэтому в договор включают обязанность уведомить арендатора об утрате статуса, а проверку по сервису ФНС ставят на дату каждого платежа.
Начисляются ли страховые взносы на арендную плату и нужно ли подавать ЕФС-1?
Выплаты по договорам, связанным с передачей имущества в пользование, не признаются объектом обложения страховыми взносами по пункту 4 статьи 420 НК РФ. Это правило работает и тогда, когда арендодатель обычное физическое лицо без статуса НПД. Сведения о трудовой деятельности по такому договору в СФР не подаются: форма ЕФС-1 заполняется по договорам на выполнение работ и оказание услуг.
Можно ли платить аренду наличными из кассы?
Можно, но срок передачи чека меняется: при расчётах наличными и электронными средствами платежа чек формируется и передаётся в момент расчёта, а не до 9-го числа следующего месяца. На практике безналичный перевод удобнее: в деле остаётся платёжное поручение с датой, к которой привязывается срок появления чека.
Кто платит коммунальные платежи и попадают ли они в чек?
Зависит от конструкции договора. Если коммунальные платежи входят в переменную часть арендной платы, они формируют доход арендодателя и включаются в чек на общую сумму. Если компания компенсирует их отдельно, по каждому такому платежу возникает вопрос о его налоговой квалификации, а комплект документов усложняется счетами и показаниями приборов учёта. Единая арендная плата с переменной частью закрывает вопрос одним чеком в месяц.
