Самозанятый можно ли работать с ним если он был вашим сотрудником

Самозанятый, который был вашим сотрудником, может работать с вами по договору подряда или оказания услуг, но 2 года с даты расторжения трудового договора платить с ваших выплат налог на профессиональный доход он не вправе: это пункт 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ. В этот период вы удерживаете НДФЛ 13% и начисляете страховые взносы, как по любому договору ГПХ с физлицом, а чек из «Мой налог» этого не меняет. Действующему работнику, включая совместителя, платить как самозанятому нельзя вовсе. Если бывший сотрудник зарегистрирован как ИП на НПД, налог с дохода от вас он платит сам по общему режиму, а вы налоговым агентом не становитесь.

Материал показывает, как за 6 шагов проверить историю исполнителя по своим кадровым данным, сервису ФНС и открытым источникам, по каким признакам договор с самозанятым переквалифицируют в трудовой и после двух лет и что закрыть в день увольнения, если человек остаётся вашим исполнителем. Сценарная таблица по типам исполнителей и расчёт доначислений для выплат 100 000 рублей в месяц — в первых разделах, образцы документов, тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Правило двух лет: что запрещает 422-ФЗ и на кого распространяется

Пункт 8 части 2 статьи 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ о налоге на профессиональный доход исключает из объекта НПД доходы от работ и услуг по гражданско-правовым договорам, если заказчик — работодатель исполнителя или был им менее двух лет назад. Сам договор с бывшим сотрудником закон не запрещает. Меняется налоговый режим выплат: в пределах двух лет они облагаются как доход физлица, и для исполнителя без статуса ИП обязанности налогового агента переходят к заказчику.

Срок считается с даты расторжения трудового договора, указанной в приказе об увольнении и в сведениях о трудовой деятельности. Норма говорит о работодателе, то есть о трудовых отношениях: если человек выполнял для вас работы только по договору ГПХ, по буквальному тексту закона двухлетний запрет к нему не применяется. Запрет касается работ и услуг, поэтому продажа вам товаров собственного производства под него не подпадает. Действует он только в режиме НПД: у ИП на упрощённой системе налогообложения такого ограничения нет, хотя риск переквалификации в трудовые отношения по Трудовому кодексу РФ остаётся.

Для самого исполнителя правило означает, что 2 года после увольнения формировать в «Мой налог» чек на доход от бывшего работодателя нельзя. Если НПД с такого дохода уже уплачен, после переквалификации налоговая возвращает или зачитывает его, а доход облагается НДФЛ.

Кто и какие налоги платит, зависит от того, кем исполнитель был для вас и в каком статусе работает сейчас.

Для заказчика решающая дата одна — день расторжения трудового договора, и она есть в ваших собственных кадровых документах. Налоговая получает ваш ИНН из каждого чека исполнителя, а его данные — из вашей отчётности по сотрудникам, и сопоставляет их автоматически. Дату увольнения поэтому сверяют до подписания договора: после первого чека исправлять придётся уже отчётность.

Как проверить историю исполнителя до подписания договора

История исполнителя складывается из трёх слоёв: был ли он вашим работником и когда уволился, стоит ли он на учёте как плательщик НПД на дату договора и что о нём известно из открытых государственных реестров. Первые два слоя вы проверяете сами по своим данным и сервису ФНС, третий требует письменного согласия исполнителя на обработку персональных данных по 152-ФЗ. Если кадровый учёт ведётся в КЭДО, трудовой договор и заявление об увольнении бывшего сотрудника находятся в электронном архиве; в Добыто архив входит в тариф «Бизнес». Приказ об увольнении по статье 22.2 ТК РФ оформляется на бумаге и при КЭДО, поэтому дату по нему сверяют в бумажном архиве.

Как проверить бывшего сотрудника перед договором: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Найдите исполнителя в кадровых данных за последние 2 года по ИНН и СНИЛС. Поиск по ФИО пропускает тех, кто сменил фамилию, и выдаёт однофамильцев.
2. Шаг 2. Установите дату расторжения трудового договора по приказу об увольнении и сведениям о трудовой деятельности, которые вы подавали в Социальный фонд России в составе ЕФС-1. Прибавьте 2 года: до этой даты выплаты исполнителю не могут идти как доход на НПД.
3. Шаг 3. Проверьте статус плательщика НПД по ИНН на дату заключения договора в сервисе ФНС и сохраните результат с датой проверки.
4. Шаг 4. Включите в договор заверение исполнителя об обстоятельствах по статье 431.2 ГК РФ: он состоит на учёте как плательщик НПД и сообщит о снятии с учёта до очередной выплаты.
5. Шаг 5. Перед каждой выплатой повторите проверку статуса и получите чек, в котором указан ваш ИНН. Подлинность чека проверяют по QR-коду или ссылке из самого чека.
6. Шаг 6. Если нужна проверка по открытым источникам, до её начала получите письменное согласие исполнителя на обработку персональных данных.

Статус проверяется в сервисе ФНС для проверки статуса самозанятого: вводится ИНН исполнителя и дата, на которую нужен ответ. Сервис бесплатный, для массовой проверки у него есть API, что пригодится, если исполнителей десятки. Сохранённый результат с датой подтверждает, что на момент выплаты исполнитель стоял на учёте как плательщик НПД.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Проверка по открытым источникам: где смотреть и что законно

Исполнителю, которому вы доверяете деньги, имущество или данные клиентов, одной сверки с кадровыми записями бывает мало. Открытые государственные базы показывают исполнительные производства в банке данных ФССП, сведения о банкротстве в ЕФРСБ, судебные дела в картотеке, записи в реестре дисквалифицированных лиц и действительность паспорта по списку недействительных. Проверка по ним допустима только после письменного согласия исполнителя; шаблон согласия есть среди образцов документов в этой статье.

Важный нюанс из практики: автоматизированные отчёты по физлицу дают совпадения по полным тёзкам и ошибки из-за одной буквы в фамилии. В одном из разборов человек получил в отчёте штрафы на 100 000 рублей, которые принадлежали его полным тёзкам по всей России; расхождение выяснилось по фотографии чужой машины. Каждое найденное совпадение сверяют по дате рождения и ИНН, прежде чем делать вывод об исполнителе.

Проверьте исполнителя перед заключением договора

Во что обходится выплата бывшему сотруднику как самозанятому раньше срока

В каждом чеке исполнитель указывает ИНН заказчика, а сведения о работниках налоговая получает из отчётности работодателя, поэтому выплаты бывшему сотруднику в пределах двух лет она сопоставляет автоматически. Выявленные выплаты пересчитывают как доход физлица по договору ГПХ. Для заказчика это доначисление НДФЛ 13% и штраф 20% по статье 123 НК РФ, страховые взносы по общему тарифу 30% в пределах единой предельной базы и 15,1% сверх неё, штраф 20% по статье 122 НК РФ, а при доказанном умысле 40%, и пени за каждый день просрочки.

Расчёт для бывшего сотрудника, который 12 месяцев получал как самозанятый по 100 000 рублей, при общем тарифе взносов:

При доказанном умысле штраф по взносам удваивается до 144 000 рублей. НПД с той же суммы по ставке 6% составил бы 72 000 рублей, и уплаченный налог возвращают или зачитывают самому исполнителю. Если компания вправе применять пониженные тарифы взносов, строку со взносами пересчитывают по ним.

Если отношения признают трудовыми

Отдельный риск возникает, когда договор с самозанятым признают трудовым по предписанию ГИТ или решением суда. По статье 19.1 ТК РФ трудовые отношения в этом случае считаются возникшими со дня фактического допущения человека к работе по договору, и права работника, включая ежегодный оплачиваемый отпуск, распространяются на весь этот период. Часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ за гражданско-правовой договор, фактически регулирующий трудовые отношения, предусматривает штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на ИП от 5 000 до 10 000 рублей, на юрлиц от 50 000 до 100 000 рублей. За повторное нарушение по части 5 юрлицо платит от 100 000 до 200 000 рублей, а должностное лицо дисквалифицируют на срок от 1 года до 3 лет.

Если выплаты бывшему сотруднику как самозанятому уже были, сверьте их даты с днём увольнения и определите период, за который нужен пересчёт. Порядок действий с уже выставленными чеками — в ответах на частые вопросы.

Признаки трудовых отношений: когда договор с самозанятым переквалифицируют и после двух лет

Истечение двух лет снимает налоговый запрет 422-ФЗ, но от переквалификации договора оно не защищает. Статья 15 ТК РФ запрещает заключать гражданско-правовые договоры, которые фактически регулируют трудовые отношения, а часть 3 статьи 19.1 ТК РФ требует толковать неустранимые сомнения в пользу трудовых отношений. ФНС в письме от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@ описала признаки подмены трудовых отношений через организационную, инфраструктурную и финансовую зависимость исполнителя от заказчика, а суды оценивают отношения по пункту 17 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 № 15.

Бывшему сотруднику проще всего сохранить прежний режим, рабочее место и руководителя, поэтому его договор сверяют с каждым признаком отдельно.

Бывший сотрудник, который продолжает прежнюю работу на том же месте за фиксированную ежемесячную сумму, совпадает с признаками трудовых отношений по большинству строк таблицы, сколько бы времени ни прошло с увольнения. Сверьте проект договора и фактический порядок работы со второй колонкой до подписания: каждое совпадение исправляют и в тексте, и на практике.

Если сотрудник увольняется и остаётся исполнителем: что закрыть в день увольнения

После увольнения у бывшего работника могут остаться машиночитаемые доверенности, носитель ключа и доступы в информационные системы компании. Если он остаётся вашим исполнителем, закрыть полномочия сотрудника и выдать то, что нужно для работы по договору, — две отдельные задачи. Порядок закрытия выглядит так:

• В день решения об увольнении: отозвать машиночитаемые доверенности, выданные работнику, и проверить, не выдал ли он на их основании доверенности следующего уровня.
• В последний рабочий день: принять носитель ключа под роспись и зафиксировать передачу актом или записью в журнале учёта носителей, подать заявление на отзыв сертификата, пока работник на месте и подпишет его, закрыть доступы в информационные системы.
• В течение суток после увольнения: проверить статус сертификата и доверенностей, выяснить, пользовался ли уволенный чужими ключами и знал ли чужие пин-коды, и при положительном ответе отозвать и эти ключи.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним, а полномочия принадлежат компании, и снимать их — работа работодателя. Доверенность отзывается через личный кабинет самостоятельно и сразу, сертификат — через удостоверяющий центр, у которого по закону есть до 12 часов на запись в реестре. Порядок отзыва сертификата уволенного сотрудника по инициативе работодателя выясните в своём удостоверяющем центре заранее: если регламент требует личной явки владельца, после конфликтного увольнения отозвать подпись не получится.»

Мы в Добыто рекомендуем ставить отзыв доверенностей в процедуру увольнения отдельной строкой, до пункта о сертификате. Доступы для работы по договору исполнителю выдают заново, под конкретную работу, и закрывают после приёмки результата.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Договор с самозанятым: предмет, акты, чеки и электронная подпись

Договор подряда или оказания услуг: что включить и что убрать

С самозанятым заключают гражданско-правовой договор: подряда по главе 37 ГК РФ, если нужен материальный результат, или возмездного оказания услуг по главе 39 ГК РФ. В договор включают:

• предмет: конкретную работу или услугу и измеримый результат;
• сроки сдачи результата или этапов;
• порядок приёмки по акту и срок для замечаний;
• цену за результат или этап и срок оплаты после подписания акта;
• заверение исполнителя о статусе плательщика НПД, обязанность передавать чек по каждой выплате и сообщать о снятии с учёта;
• для ИП на НПД — реквизиты предпринимателя, включая ОГРНИП.

Из текста убирают формулировки трудового договора: должность, оклад, режим рабочего времени, подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, отпуск, оплату командировок. Для бывшего сотрудника отдельно проверьте, не перенесены ли в предмет договора пункты его прежней должностной инструкции.

Акты и чеки: что хранить по каждой выплате

По 422-ФЗ исполнитель формирует чек в момент расчёта, а при безналичной оплате — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты. В чеке для организации или ИП указывается ИНН покупателя. Каждую выплату подтверждают договор, подписанный акт о приёмке результата и чек: акт показывает, за какой результат заплачено, чек — в каком налоговом режиме исполнитель получил деньги.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Распечатанный акт, подписанный электронно, остаётся копией электронного документа, оригиналом он не становится. Чтобы распечатка что-то значила, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела. Храните акты с исполнителями вместе с файлами подписи и заранее определите, чем подтвердите подлинность документов, которые существуют только в электронном виде.»

Какая электронная подпись подходит для договора с исполнителем

Договор с самозанятым — гражданско-правовой, и его можно подписать любым видом электронной подписи по 63-ФЗ. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при соглашении между участниками обмена, поэтому соглашение об использовании ПЭП и НЭП подписывают до первого документа. Договоры оказания услуг, подписанные кодом из SMS, суды признают по части 2 статьи 5 63-ФЗ, а довод о чужом номере телефона отклоняют, если человек сам указал номер в заявлении о присоединении или анкете.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «По документам, подписанным кодом из SMS, накоплена практика по займам, лизингу и договорам оказания услуг, и договор с исполнителем относится к той же гражданско-правовой сфере. К кадровым документам эта практика не относится: в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи. Довод «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и кадровые документы можно так же» неверен. Если он звучит в вашей компании, проверьте, разведены ли у вас перечень кадровых документов и виды подписи.»

Как организовать подписание договоров и актов с исполнителями

Договор и акты с исполнителем можно подписать в плагине подписи Добыто: он работает бесплатно, подписывает почти любые файлы, в том числе несколько документов за раз, формирует прикреплённую или откреплённую подпись и даёт скачать подпись или весь архив с файлами.

Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в 7 городах работает с 12 000 перевозчиков, и по каждому рейсу ей нужен пакет из договора, заявки и акта до того, как перевозчик заберёт груз. Заявка приходит вечером, договор нужен к 8:00 следующего утра, а до перевозчика бывает до 1 200 км. Выпуск квалифицированной подписи занимал не меньше дня и требовал поездки в удостоверяющий центр, от которой перевозчики отказывались. После перехода на неквалифицированную подпись, которая выпускается в смартфоне, выпуск подписи и подписание документов занимают в среднем 5-10 минут.

Образцы документов для проверки и оформления исполнителя

Первыми откройте сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р: в них видна дата увольнения, от которой считаются 2 года.

Когда оформлять бывшего сотрудника самозанятым не стоит

Самозанятость бывшего работника не подходит, если с вашей ситуацией совпадает хотя бы одно из условий ниже. У каждого есть законная альтернатива.

• С увольнения не прошло 2 года. Выплаты всё равно облагаются НДФЛ и взносами. Прямой вариант — договор ГПХ с физлицом, по которому вы удерживаете НДФЛ, или возврат человека в штат.
• Человек продолжает прежнюю трудовую функцию в прежнем режиме. Это набор признаков трудовых отношений. Гибкий режим даёт и трудовой договор: дистанционная работа по статье 312.1 ТК РФ или неполное рабочее время, по которому с 01.09.2026 по 144-ФЗ у работодателя есть 5 рабочих дней с даты заявления работника на дополнительное соглашение и приказ.
• Ваши выплаты — единственный или основной доход исполнителя, одна и та же сумма каждый месяц. Это финансовая зависимость из письма ФНС. Оплата за результат по акту убирает фиксированный оклад, но при единственном заказчике признак зависимости сохраняется.
• Работа невозможна без прежнего пропуска, корпоративной почты и места в структуре подразделения. Это интеграция в организационную структуру, по сути работа по трудовому договору.

Если вы работник и работодатель предлагает уволиться и продолжать ту же работу как самозанятый, учтите: 2 года доход от него под НПД не подпадает, а по договору ГПХ нет оплачиваемого отпуска и других гарантий трудового договора. Если отношения фактически остались трудовыми, по статье 19.1 ТК РФ их признаёт трудовыми сам работодатель по вашему письменному заявлению или по предписанию ГИТ, либо суд.

Стоимость КЭДО Добыто на 2026 год: тарифы для кадровых документов

Стоимость зависит от численности сотрудников и нужных функций: видов подписи, интеграции с 1С и электронного архива. Цены указаны на сентябрь 2026 года.

Тарифы считаются по числу сотрудников, для которых ведётся КЭДО; отдельной позиции для исполнителей по договорам ГПХ в них нет. Минимальная оплата, состав функций и порядок перехода между тарифами указаны на странице тарифов КЭДО Добыто: тариф можно повысить или понизить в любое время, а при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Бывший сотрудник может стать вашим исполнителем в любой момент, но 2 года после увольнения его доход от вас облагается как доход физлица, и чек из «Мой налог» этого не исправляет. Когда срок истёк, налоговый запрет снимается, а договор по-прежнему оценивают по фактическому порядку работы: результату, приёмке по акту, собственному режиму исполнителя. Проверка истории исполнителя сводится к дате увольнения, статусу НПД на каждую выплату и чеку с вашим ИНН.

В Добыто кадровые документы работников ведутся в КЭДО с ПЭП, УНЭП и УКЭП и электронным архивом, а договоры и акты с исполнителями подписываются в плагине подписи. Так документальная часть работы и с работниками, и с исполнителями остаётся проверяемой.

Частые вопросы о работе с самозанятым бывшим сотрудником

Можно ли взять самозанятого в штат по трудовому договору?

Да. Статус плательщика НПД не препятствует трудоустройству: доходы в рамках трудовых отношений не признаются объектом НПД по пункту 1 части 2 статьи 6 422-ФЗ, поэтому зарплату вы облагаете НДФЛ и взносами как обычно. Сниматься с учёта работник не обязан и может работать на НПД с другими заказчиками. Вам как своему работодателю он не может оказывать услуги в качестве самозанятого всё время работы и 2 года после увольнения.

Как считать 2 года, если человек увольнялся от вас несколько раз?

Отсчёт идёт от даты расторжения последнего трудового договора: при повторном приёме и увольнении срок начинается заново. Пример: работник уволен 15.03.2024, снова принят и уволен 30.06.2025. Выплаты ему как плательщику НПД возможны только после истечения двух лет с 30.06.2025, то есть с 01.07.2027. Дату последнего увольнения сверяют по приказу и сведениям о трудовой деятельности в ЕФС-1.

Что делать, если чек на НПД уже выставлен, а 2 года не прошло?

Исполнитель аннулирует чек в «Мой налог» как сформированный ошибочно, а компания пересчитывает выплату как доход физлица по договору ГПХ: удерживает НДФЛ 13% из ближайшей выплаты, начисляет страховые взносы, подаёт уточнённые 6-НДФЛ и РСВ и уплачивает недоимку с пенями. Если выплат больше не будет и удержать НДФЛ не из чего, налоговый агент сообщает о невозможности удержания налоговой и исполнителю не позднее 25 февраля следующего года по пункту 5 статьи 226 НК РФ. Уплаченный с этой выплаты НПД исполнителю возвращают или зачитывают.

Может ли самозанятый нанять помощника для выполнения вашего заказа?

По трудовому договору нет: лица, у которых есть работники по трудовым договорам, не вправе применять НПД по части 2 статьи 4 422-ФЗ. Привлечь другого исполнителя по гражданско-правовому договору закон не запрещает. По договору подряда подрядчик вправе привлекать субподрядчиков, если закон или договор не требуют личного выполнения (статья 706 ГК РФ), а по договору оказания услуг исполнитель оказывает услуги лично, если договором не предусмотрено иное (статья 780 ГК РФ).

Что будет, если самозанятый превысит лимит 2,4 млн рублей посреди договора?

Лимит — 2 400 000 рублей дохода за календарный год по части 2 статьи 4 422-ФЗ. После превышения исполнитель утрачивает право на НПД, и доход сверх лимита облагается в другом режиме. Для исполнителя без статуса ИП ваши выплаты после утраты статуса становятся доходом физлица по договору ГПХ, и НДФЛ со взносами ложатся на вас. ИП, утративший право на НПД, вправе в течение 20 календарных дней уведомить налоговую о переходе на упрощённую систему налогообложения.

Нужно ли кого-то уведомлять, если самозанятый раньше был госслужащим?

Да, если он замещал должность из перечня, установленного нормативными актами, со дня увольнения со службы прошло меньше 2 лет, а стоимость работ или услуг по договору превышает 100 000 рублей в месяц. В этом случае заказчик в течение 10 дней сообщает о заключении договора представителю нанимателя по последнему месту службы (статья 64.1 ТК РФ, статья 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ). За неисполнение статья 19.29 КоАП РФ предусматривает штраф для юрлиц от 100 000 до 500 000 рублей.