Данные самозанятого компания хранит в составе комплекта по каждой сделке: договор, акты сдачи-приёмки, чек из «Мой налог», платёжный документ и подтверждение статуса плательщика НПД на дату выплаты. Договоры гражданско-правового характера с физическими лицами и акты к ним по статье 301 Перечня Росархива № 236 хранятся 50/75 лет, чеки и платёжные документы — 5 лет по НК РФ и 402-ФЗ, согласие на обработку персональных данных, если его брали, — 3 года после отзыва или окончания срока действия. Для самозанятого без статуса ИП статья 301 применяется прямо, а договор с ИП на НПД часто относят к общей статье 11 Перечня со сроком 5 лет ЭПК.
Материал помогает собрать минимально достаточный набор данных исполнителя без лишних копий документов, выстроить электронный архив так, чтобы подпись на договоре проверялась и через десять лет, и вовремя уничтожать персональные данные по 152-ФЗ. Отдельно разобраны ситуации, когда полный комплект бумаг не защищает компанию: утрата статуса НПД, бывший работник в роли исполнителя, признаки трудовых отношений. Таблица сроков хранения стоит в начале статьи, а порядок уничтожения данных, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине.
Какие данные самозанятого нужны компании, а какие лишние
Для договора и расчётов с плательщиком налога на профессиональный доход (НПД) по 422-ФЗ от 27.11.2018 компании достаточно пяти групп сведений: ФИО, ИНН, паспортные данные для идентификации стороны договора, банковские реквизиты и контакт для обмена документами (телефон или электронная почта, если договор подписывают электронно). Эти данные компания обрабатывает без отдельного согласия: пункт 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ разрешает обработку, необходимую для исполнения договора, стороной которого является сам субъект персональных данных.
Скан паспорта целиком, СНИЛС, сведения о семье, фотография и копия диплома в этот набор не входят. Часть 5 статьи 5 152-ФЗ требует, чтобы объём обрабатываемых данных соответствовал заявленным целям, а для расчётов с самозанятым достаточно реквизитов паспорта в тексте договора. Если услуга требует допуска на объект или квалификации, дополнительные сведения собирают под эту конкретную цель и фиксируют её в договоре.
Отдельная группа данных относится не к личности исполнителя, а к его налоговому статусу. Компания не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы с выплаты самозанятому только при двух условиях: исполнитель зарегистрирован как плательщик НПД на дату расчёта и передал чек, сформированный по статье 14 422-ФЗ. Часть 1 статьи 15 того же закона прямо связывает освобождение от взносов с наличием чека, а часть 8 — признание расходов.
Статус проверяют бесплатно через сервис ФНС для проверки статуса налогоплательщика НПД: вводится ИНН исполнителя и дата, на которую нужен результат. Сохраните ответ сервиса в виде файла или распечатки в деле по выплате. Справка о постановке на учёт по форме КНД 1122035 из «Мой налог» подтверждает регистрацию на дату её формирования, а не на дату каждой будущей выплаты.
Как собрать комплект по выплате самозанятому: пошаговая инструкция
- Шаг 1. До подписания договора проверьте статус НПД по ИНН исполнителя и сверьте по кадровым данным, не был ли он вашим работником в последние 2 года.
- Шаг 2. Заключите договор на выполнение работ или оказание услуг с реквизитами паспорта, ИНН и банковскими реквизитами. При электронном подписании простой или неквалифицированной подписью сначала подпишите соглашение об использовании электронной подписи.
- Шаг 3. После сдачи результата подпишите акт сдачи-приёмки выполненных работ или оказанных услуг.
- Шаг 4. В день оплаты повторно проверьте статус НПД на дату платежа и сохраните результат проверки.
- Шаг 5. Получите чек: при безналичной оплате исполнитель формирует и передаёт его не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта. Сверьте ИНН компании, сумму и наименование услуги в чеке.
- Шаг 6. Сложите договор, акт, чек, платёжное поручение и результат проверки статуса в одно дело и присвойте ему срок хранения по самому длинному документу комплекта.
Сколько лет компания хранит документы по самозанятому
Сроки задают три независимых источника: Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ (5 лет для документов, необходимых для исчисления налогов) и статья 29 402-ФЗ о бухгалтерском учёте (не менее 5 лет после отчётного года для первичных документов). Когда один документ подпадает под несколько норм, применяется наибольший срок.
Ключевая для темы норма — статья 301 Перечня: «Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приёмки выполненных работ, оказанных услуг» со сроком 50/75 лет. Статья стоит в разделе 4.2 «Учёт оплаты труда», поэтому договор с самозанятым хранится столько же, сколько лицевые счета работников. Текст статьи и примечания можно сверить по официальной публикации приказа Росархива № 236 на портале правовой информации.
Ниже сроки по каждому документу комплекта с основанием и моментом начала отсчёта.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Срок хранения | Основание | С какого момента |
|---|---|---|---|
| Договор ГПХ с самозанятым без статуса ИП, акты сдачи-приёмки | 50/75 лет | Статья 301 Перечня № 236 | С 1 января года, следующего за годом завершения дела |
| Договор с ИП, применяющим НПД, документы к нему | 5 лет ЭПК | Статья 11 Перечня № 236 (договоры, не указанные в отдельных статьях) | С 1 января года, следующего за годом завершения дела |
| Чеки НПД, платёжные поручения, выписки банка | 5 лет | Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, ст. 29 402-ФЗ | После отчётного года, в котором учтён расход |
| Результат проверки статуса НПД на дату выплаты | 5 лет | Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ как документ для исчисления налогов | Вместе с чеком по той же выплате |
| Соглашение об электронном взаимодействии или об использовании ЭП с исполнителем | 5 лет | Статья 188 Перечня № 236 | После истечения срока действия соглашения |
| Согласие на обработку персональных данных (если бралось) | 3 года | Статья 441 Перечня № 236 | После истечения срока действия согласия или его отзыва |
| Акт об уничтожении персональных данных и выгрузка из журнала | 3 года | Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 | С даты уничтожения |
Отметка 50/75 означает 50 лет для документов, делопроизводство по которым закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних: так разграничивает сроки статья 22.1 125-ФЗ об архивном деле. Для договоров с самозанятыми, появившимися в 2019 году, действует 50 лет. Пометка ЭПК у статьи 11 означает, что по истечении 5 лет экспертно-проверочная комиссия архива может отобрать часть договоров на более длительное хранение.
Статья 301 говорит о физических лицах. Индивидуальный предприниматель гражданским правом тоже признаётся физическим лицом, поэтому отнесение договора с ИП на НПД к статье 11 остаётся трактовкой, и в номенклатуре дел её стоит закрепить явно. Если разводить два режима хранения в архиве неудобно, договоры с ИП хранят по сроку статьи 301: избыточное хранение нарушением архивных правил не является.
Разрыв между пятью годами налогового хранения и 50 годами архивного срока нередко приводит к тому, что бухгалтерия уничтожает чеки, а договоры остаются в архиве. Архивным правилам это не противоречит, если чек и договор лежат в разных делах с разными сроками. Когда весь комплект сшит в одно дело, срок дела определяется договором, и уничтожать чек из середины дела нельзя. Решите этот вопрос в номенклатуре дел до первой выплаты, а не при подготовке к экспертизе ценности документов.
Как хранить договоры и чеки самозанятых в электронном виде
Чек из «Мой налог» существует только в электронной форме, и хранить его можно в электронном виде без распечатки. С договором и актом сложнее: в архиве компании встречаются два разных объекта, которые Пленум Верховного Суда РФ разграничил в постановлении от 26.12.2017 № 57. Электронный образ — это скан документа, подписанного на бумаге. Электронный документ изначально создан в электронной форме и подписан электронной подписью.
Если договор подписан от руки и отсканирован, в архиве лежит копия, а оригиналом остаётся бумага. Выбрасывать бумажный экземпляр в этом случае нельзя: часть 8 статьи 75 АПК РФ разрешает суду потребовать подлинник письменного доказательства, представленного копией, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Договор, подписанный электронной подписью, — это оригинал, и распечатывать его для архива не нужно.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «В любом споре о подписи мы сначала выясняем, в каком режиме создавался документ. Скан договора с собственноручной подписью и файл с криптографической подписью подчиняются разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте папку с договорами исполнителей: если в файле видно изображение подписи от руки, перед вами электронный образ, и бумажный подлинник нужно сохранить на весь срок хранения.»
Для электронного документа хранят не одну картинку, а комплект: сам файл, отдельный файл подписи и машиночитаемую доверенность, если со стороны компании подписывал уполномоченный сотрудник. Без файла подписи через несколько лет невозможно показать, кто и когда подписал договор. Сертификат ключа подписи действует ограниченное время, поэтому для долгого хранения к подписи добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх исходной.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобится не изображение договора на экране, а файлы: документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписывали по ней. Поэтому вопрос к системе хранения звучит так: выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате. Проверьте это на одном договоре до того, как загружать в систему весь архив.»
Внимание: распечатанный электронный договор остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка имела значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
В Добыто электронный архив подключается на тарифе «Бизнес» вместе с поддержкой ПЭП, УНЭП и УКЭП, а готовый модуль для 1С:ЗУП настраивается за один день и синхронизирует документы автоматически. Для договоров с самозанятыми это означает, что договор, акт и файлы подписей лежат в одной системе с кадровыми документами, а не в почте менеджера проекта.
Проверьте подпись на договоре с исполнителем онлайн
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Для проверки понадобится файл договора и файл подписи к нему, если подпись отсоединённая. Проверку имеет смысл провести при загрузке документа в архив, а не через несколько лет, когда сертификат уже истёк.
Какой подписью подписывать договор с самозанятым, чтобы он выдержал хранение
Для договора с самозанятым закон не требует квалифицированной подписи: 63-ФЗ допускает простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную подписи для гражданско-правовых договоров. Различаются они основанием равнозначности собственноручной подписи. УКЭП равнозначна собственноручной в силу закона. ПЭП и УНЭП признаются равнозначными, только если это предусмотрено соглашением между участниками электронного взаимодействия (часть 2 статьи 6 63-ФЗ).
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Виды подписи различаются не степенью защиты, а основанием равнозначности. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной по закону, для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена, и без него равнозначности нет. Выбирая простую подпись для договоров с исполнителями, вы берёте на себя обязанность иметь такое соглашение: проверьте, что оно подписано с каждым исполнителем раньше первого договора.»
В одном документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов: компания подписывает договор УКЭП руководителя, а самозанятый — ПЭП или УНЭП. Для хранения это означает два файла подписи разного формата в одном комплекте, и система архива должна проверять оба.
Важный нюанс из практики: по договорам оказания услуг, займам и лизингу, подписанным простой подписью через код из SMS, накоплена судебная практика в пользу признания таких документов. Суды опираются на часть 2 статьи 5 63-ФЗ, а довод «этот номер телефона не мой» отклоняют, если лицо само указало номер в заявлении о присоединении или анкете. Для архива это значит, что заявление о присоединении с номером телефона исполнителя хранится вместе с договором: без него доказательственная конструкция ПЭП распадается.
Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в 7 городах работала с 12 000 перевозчиков и выполняла 5 000 рейсов в месяц, причём по каждому рейсу нужен был договор и закрывающий акт до начала перевозки. Сначала компания выдавала перевозчикам квалифицированную подпись в собственном удостоверяющем центре: на выпуск уходил минимум день и поездка, и перевозчики отказывались ехать. После перехода на мобильную неквалифицированную подпись, которая выпускается по паспорту на смартфоне, путь от выпуска подписи до подписанного договора занимал в среднем 5-10 минут, а комплект документов появлялся до выполнения заказа, даже если исполнителя нашли накануне.
Кейс из практики: страховая группа с агентской сетью около 5 500 агентов, среди которых физические лица, ИП и юрлица, платила агентам только после подписания акта выполненных работ. Выпуск квалифицированной подписи стоил агенту около 3 000 рублей в год и требовал визита в удостоверяющий центр, которого в ряде городов не было. Компания подключила вторую систему ЭДО с мобильной неквалифицированной подписью, и агенты стали подписывать акты без поездок.
Как самозанятому подписать договор без выдачи ключа
Лайфхак: неквалифицированную подпись в государственном сервисе подписей может получить любой, у кого есть учётная запись на Госуслугах. Даже без интеграции вашей системы с сервисом исполнитель отправляет себе документ на подпись через портал и возвращает подписанный файл, без выдачи ключей и носителей.
Ограничения у этого способа тоже есть: приложение мобильное, поэтому исполнителю нужен смартфон, а квалифицированная подпись в сервисе требует биометрического загранпаспорта. В Добыто ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры. Перед выбором вида подписи для исполнителей решите, какое соглашение и какие журналы выдачи подписи вы будете хранить: это часть того же дела, что и договор.
Шаблоны соглашений и согласий для работы с исполнителями
Комплект собран из шаблонов для электронного документооборота; начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП и адаптируйте его под договор ГПХ, а согласие на обработку персональных данных берите только для целей сверх исполнения договора.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Шаблон соглашения об электронном документообороте | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Персональные данные исполнителя: где хранить, кто получает доступ и когда уничтожать
Часть 7 статьи 5 152-ФЗ разрешает хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели обработки, если срок не установлен федеральным законом или договором. Архивный срок по статье 301 Перечня установлен в развитие 125-ФЗ, поэтому ФИО, ИНН и паспортные реквизиты внутри договора хранятся вместе с договором все 50 лет. Уничтожение этих данных вырезанием из договора не предусмотрено.
Другое дело — рабочие копии, которые накапливаются вокруг договора: таблица подрядчиков у менеджера проекта, сканы паспорта в почте, карточка в CRM, переписка в мессенджере с фотографией документа. Цель их обработки исчерпывается с окончанием расчётов, и по статье 21 152-ФЗ после достижения цели оператор прекращает обработку и уничтожает данные в срок не более 30 дней. Если исполнитель давал отдельное согласие, например на публикацию его имени в портфолио проекта, при отзыве согласия действует тот же 30-дневный срок.
Уничтожение подтверждают документально по приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179: при обработке без средств автоматизации составляют акт об уничтожении, при автоматизированной обработке — акт и выгрузку из журнала регистрации событий в информационной системе. Акт и выгрузка хранятся 3 года с даты уничтожения. На практике удобно раз в квартал формировать один акт по всем исполнителям, у которых закончились расчёты, и прикладывать к нему выгрузку.
Если архив договоров лежит у облачного провайдера, персональные данные исполнителей получает третье лицо, и компания отвечает за то, кому именно они переданы.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Как только документы уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна иметь основание. Поэтому я советую задавать вендору прямой вопрос: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Не общую фразу о защищённом хранении, а список лиц: обычно там не одна компания, а три — сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»
Полезно знать: доступ ко всему массиву документов у всей службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Разграничение доступа по ролям и журнал обращений к документам проверяют так же, как для кадрового архива.
Платформа Добыто работает по требованиям 152-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 377-ФЗ. Тот же вопрос о перечне лиц с доступом стоит задать любому провайдеру, включая нас, до загрузки архива исполнителей, и зафиксировать ответ в договоре с провайдером.
Когда полный комплект документов не защищает компанию
Договор, акт и чек подтверждают расход и освобождают компанию от обязанностей налогового агента, пока исполнитель остаётся плательщиком НПД и его доход вообще подпадает под этот режим. Выездная проверка по пункту 4 статьи 89 НК РФ охватывает 3 календарных года, предшествующих году решения о проверке, поэтому пятилетний срок хранения чеков закрывает весь проверяемый период с запасом. Но в четырёх ситуациях документы есть, а риск остаётся.
| Сценарий | Что происходит с выплатой | Что проверить и сохранить |
|---|---|---|
| Исполнитель утратил статус НПД, например превысил лимит дохода 2,4 млн рублей в год | Выплата облагается НДФЛ и страховыми взносами, компания подаёт ЕФС-1 на исполнителя (письмо СФР от 05.08.2024 № 19-20/35785) | Результат проверки статуса на дату каждой выплаты |
| Исполнитель был вашим работником менее 2 лет назад | Доход не признаётся объектом НПД по пункту 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ, компания удерживает НДФЛ и начисляет взносы | Сверка ИНН исполнителя с кадровым учётом за 2 года до договора |
| Самозанятый аннулировал чек, не вернув деньги | Расход сохраняется при наличии чека, сформированного в «Мой налог»; ФНС может провести налоговый контроль в отношении исполнителя | Файл чека, сохранённый в день получения, и платёжное поручение |
| Отношения по существу трудовые | Риск переквалификации договора в трудовой с доначислением НДФЛ и взносов | Договор с результатом работ, акты по каждому этапу, отсутствие подчинения правилам внутреннего трудового распорядка |
Из четырёх сценариев только первые два закрываются проверкой до выплаты. Аннулирование чека зависит от исполнителя, и ФНС советует сообщать о таких случаях в инспекцию, приложив чек и документы об оплате. Переквалификация зависит от того, как устроена работа, а не от полноты архива.
Цена ошибки считается от суммы выплат. Если выплату признают доходом, по которому компания обязана была удержать НДФЛ, к доначислению добавляются пени и штраф по статье 123 НК РФ в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию, а также страховые взносы с той же суммы. Для исполнителя, работающего с компанией несколько лет, база доначисления складывается за весь проверяемый период.
Когда оформлять исполнителя как самозанятого не стоит
НПД не подходит, если человек выполняет постоянную функцию по должности из штатного расписания, подчиняется графику и правилам внутреннего распорядка, получает фиксированную оплату за период, а не за результат, или уволился из компании менее 2 лет назад. Критерии, по которым налоговые органы оценивают подмену трудовых отношений, ФНС направила в письме от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@. Проверьте по ним договор до подписания: переписать условия проще, чем объяснять их на проверке.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Признаки трудовых отношений не исчезают от того, что человек работает удалённо или находится за пределами страны, и вопрос переквалификации остаётся. Формула «работает не в офисе, значит гражданско-правовой договор» на практике — зона риска. Конструкцию договора выбирайте по существу отношений, а не по месту нахождения исполнителя.»
Стоимость электронного архива и подписания документов в Добыто
Стоимость зависит от тарифа и числа подключённых пользователей, а электронный архив и УКЭП доступны не на всех тарифах. Цены приведены по странице тарифов на дату публикации, сентябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, интеграция с 1С | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | при подключении |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Тарифная сетка считается на сотрудника в месяц, отдельной строки для исполнителей по договорам ГПХ на странице нет, поэтому объём по самозанятым уточняется при подключении. Для хранения договоров с исполнителями нужен электронный архив, а он входит в тариф «Бизнес»; актуальные условия и переход между тарифами описаны на странице тарифов Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Архивный срок для самозанятого определяется формой его регистрации: договор и акты с физическим лицом на НПД хранятся по статье 301 Перечня 50 лет, с ИП на НПД — по общей статье 11 не менее 5 лет, а чеки и платёжные документы — 5 лет по налоговым и бухгалтерским правилам. Персональные данные внутри договора живут столько же, сколько договор, а рабочие копии уничтожаются в течение 30 дней после окончания расчётов с актом по требованиям Роскомнадзора. Проверка статуса НПД на дату каждой выплаты стоит в архиве рядом с чеком, потому что без неё освобождение от НДФЛ и взносов нечем подтвердить.
Добыто хранит договоры, акты и файлы подписей в электронном архиве вместе с кадровыми документами и выпускает ПЭП и УНЭП без отдельной оплаты, так что комплект по исполнителю собирается и проверяется в одной системе на весь срок хранения.
Частые вопросы о хранении данных самозанятых
Можно ли хранить вместо чека только ссылку на него в «Мой налог»?
Ссылка показывает актуальное состояние чека, в том числе отметку об аннулировании, но архивным документом не является: если ссылка перестанет открываться, расход нечем подтвердить. Сохраняйте сам чек в виде файла или печатной формы в день получения и храните его 5 лет вместе с платёжным поручением. Файл, сохранённый до аннулирования, подтверждает, что чек был сформирован в «Мой налог».
Нужно ли подавать ЕФС-1 и 6-НДФЛ по выплатам самозанятому?
В общем случае нет. Доходы плательщика НПД освобождены от НДФЛ по пункту 70 статьи 217 НК РФ, а при наличии чека не облагаются страховыми взносами по части 1 статьи 15 422-ФЗ, поэтому в 6-НДФЛ и РСВ они не попадают. ЕФС-1 на исполнителя подаётся, если выплаты облагаются взносами, например после утраты статуса НПД: так разъяснил СФР в письме от 05.08.2024 № 19-20/35785.
Сколько хранить договор, если его расторгли до сдачи работ?
Статья 301 Перечня не связывает срок с исполнением договора, поэтому расторгнутый договор хранится те же 50 лет, а отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом закрытия дела. Если исполнитель получил аванс, чек формируется в момент получения денег, и этот чек вместе с платёжным поручением хранится 5 лет. Соглашение о расторжении подшивается в то же дело.
Можно ли хранить архив договоров с самозанятыми на зарубежном сервере?
Нет, если в договорах есть персональные данные граждан РФ. Часть 5 статьи 18 152-ФЗ требует, чтобы при сборе таких данных запись, систематизация, накопление и хранение шли с использованием баз данных на территории России. Трансграничная передача копии допустима только после уведомления Роскомнадзора и при соблюдении требований статьи 12 152-ФЗ, а основной архив остаётся в России.
Что ответить самозанятому, который после окончания договора просит удалить его данные?
Ответ направляется в течение 10 рабочих дней с даты обращения; срок можно продлить ещё на 5 рабочих дней, если сообщить исполнителю причину. В ответе укажите, что рабочие копии уничтожены или будут уничтожены, а данные в договоре, актах и чеках хранятся по статье 301 Перечня Росархива и подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Отказ в уничтожении данных, срок хранения которых установлен федеральным законом, требованиям 152-ФЗ не противоречит.
