Самозанятый передаёт компании для договора и акта ограниченный набор данных: фамилию, имя и отчество, дату рождения, реквизиты паспорта с кодом подразделения, адрес регистрации, ИНН, контакты и банковские реквизиты для выплаты. Статус плательщика налога на профессиональный доход подтверждается справкой по форме КНД 1122035 из приложения «Мой налог», а расчёт закрывает чек с ИНН заказчика, сформированный там же. Главное различие проходит по цели обработки: данные, без которых договор нельзя заключить и исполнить, компания обрабатывает по пункту 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ без отдельного согласия, а всё, что собирается для проверки исполнителя, требует письменного согласия. Без него юридическому лицу грозит штраф от 300 000 до 700 000 рублей по части 2 статьи 13.11 КоАП РФ.
Разберём перечень реквизитов построчно, покажем, какие документы запрашивать у исполнителя и как проверить статус НПД на дату каждой выплаты. Отдельно смотрим данные и формулировки, из-за которых договор переквалифицируют в трудовой, и пороги, после которых сведения о работе с самозанятыми уходят в межведомственную комиссию. Стоимость электронного подписания договоров и актов, шаблоны соглашения об электронной подписи и регламента обмена, разбор ошибок с чеками и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие данные самозанятого нужны для договора: перечень по строкам
Договор с плательщиком НПД — это гражданско-правовой договор подряда или возмездного оказания услуг. Стороной выступает физическое лицо, поэтому в разделе реквизитов указываются данные гражданина, а не работника: ни табельного номера, ни должности, ни подразделения там быть не должно. Объём данных подчиняется статье 5 152-ФЗ: собирается ровно то, что нужно для заключения, исполнения и оплаты договора.
| Реквизит | Для чего нужен компании | Откуда исполнитель его берёт |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество полностью | Идентификация стороны договора и получателя платежа | Паспорт |
| Дата рождения | Различение однофамильцев при сверке данных и в платёжных документах | Паспорт |
| Серия и номер паспорта, кем и когда выдан, код подразделения | Подтверждение личности подписанта, реквизиты в преамбуле договора | Паспорт |
| Адрес регистрации по месту жительства | Направление претензий и юридически значимых сообщений по статье 165.1 ГК РФ | Паспорт |
| ИНН | Проверка статуса плательщика НПД и сверка с чеком | Справка КНД 1122035, приложение «Мой налог» |
| Номер счёта, БИК, наименование банка, корреспондентский счёт | Выплата вознаграждения по договору | Реквизиты счёта в банковском приложении или справка банка |
| Номер телефона и адрес электронной почты | Обмен документами, уведомления, идентификация при электронном подписании | Со слов исполнителя, фиксируются в договоре |
Из таблицы следует практический вывод про паспорт. Для исполнения договора достаточно реквизитов документа, перенесённых в преамбулу, а хранение скан-копии паспорта — отдельная цель обработки, которую нужно самостоятельно обосновать и ограничить сроком. Копии, лежащие в общей папке без цели и срока, — это тот самый избыточный объём, который Роскомнадзор оценивает по статье 5 152-ФЗ.
СНИЛС в этот перечень не входит. Налог на профессиональный доход не порождает у заказчика обязанности начислять страховые взносы и сдавать за исполнителя отчётность, поэтому страхового номера для договора и акта не требуется.
Какие документы запросить у исполнителя и как проверить статус НПД
Слов исполнителя о том, что он самозанятый, для бухгалтерии недостаточно: статус подтверждается документами из системы ФНС, и оба формируются бесплатно за несколько секунд.
- Справка по форме КНД 1122035 — о постановке на учёт физического лица в качестве налогоплательщика НПД. Показывает дату постановки на учёт, формируется в приложении «Мой налог» или в веб-кабинете и подписывается усиленной квалифицированной подписью ФНС России.
- Справка по форме КНД 1122036 — о состоянии расчётов и доходах по НПД за период. Нужна, когда компания оценивает, насколько исполнитель близок к годовому лимиту 2,4 млн рублей, после которого право на спецрежим утрачивается.
Обе справки описывают прошлое, а статус может измениться в любой день: исполнитель снимается с учёта сам или теряет право на НПД при превышении лимита. Поэтому сверка проводится не один раз при заключении договора, а перед каждой выплатой. Быстрее всего это делается через сервис ФНС России для проверки статуса налогоплательщика НПД: он бесплатный, запрашивает ИНН и дату, на которую нужен ответ, и доступен в автоматическом режиме через API для интеграции с учётной системой.
Как собрать и проверить данные самозанятого перед подписанием договора: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Запросите у исполнителя реквизиты паспорта, ИНН, адрес регистрации, банковские реквизиты и контакты. Передавайте свой ИНН и полное наименование организации встречно: без них исполнитель не сможет корректно сформировать чек.
- Шаг 2. Получите справку КНД 1122035 и сверьте ИНН и ФИО в ней с тем, что исполнитель указал в анкете.
- Шаг 3. Проверьте статус НПД на дату заключения договора в сервисе ФНС и сохраните результат проверки в дело.
- Шаг 4. Проверьте по своей кадровой базе, не был ли исполнитель работником компании в предыдущие два года: доходы от бывшего работодателя в течение двух лет после увольнения под НПД не подпадают.
- Шаг 5. Определите вид электронной подписи для договора и акта и подпишите соглашение об электронном взаимодействии до первого документа, а не после.
- Шаг 6. Повторяйте проверку статуса перед каждой выплатой и прикладывайте её результат к платёжному поручению и чеку.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что документ сформирован от имени исполнителя, для спора мало. Отдельно оценивается, был ли у компании понятный порядок идентификации и зафиксирован ли он в документах. Если порядок идентификации у вас нигде не описан, технически исправная подпись сама по себе вопрос не закроет — проверьте, есть ли этот пункт в вашем регламенте обмена.»
Лайфхак: квалифицированная подпись выдаётся только очно в удостоверяющем центре, стоит около 3000 рублей за выпуск и продлевается ежегодно. Усиленная неквалифицированная подпись в мобильном приложении выпускается по паспорту и смартфону за пару минут, ехать никуда не нужно.
Что компания вправе собирать без согласия, а что только с письменного согласия
Данные, перечисленные выше, компания обрабатывает без отдельного согласия: пункт 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ разрешает обработку, необходимую для заключения и исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных. Эта норма закрывает реквизиты в договоре, акте, платёжном поручении и переписке по исполнению.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Она не закрывает ничего сверх этого. Как только цель меняется с исполнения договора на проверку человека, основание исчезает и требуется письменное согласие. Под согласие попадают проверка по банку данных исполнительных производств ФССП, реестру сведений о банкротстве, реестру дисквалифицированных лиц, запрос кредитной истории, фотография для пропуска на объект, передача данных площадке-посреднику или конечному заказчику, публикация имени исполнителя на сайте.
Цена смешения этих зон измерима. Часть 2 статьи 13.11 КоАП РФ за обработку персональных данных без согласия в письменной форме, когда оно требуется, предусматривает для юридических лиц штраф от 300 000 до 700 000 рублей, при повторном нарушении — от 1 000 000 до 1 500 000 рублей. Ужесточение действует с 30 мая 2025 года по Федеральному закону от 30.11.2024 № 420-ФЗ.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Без подписанного согласия проверка персональных данных человека неправомерна, и это относится не только к кандидатам на работу, но и к исполнителям по договору. Разделите в своём процессе две вещи: реквизиты, которые вы берёте для договора, и сведения, которые вы собираете, чтобы решить, работать с этим человеком или нет. Для второго нужен отдельный подписанный документ с целями и сроком.»
Соберите согласие исполнителя на обработку данных под свои цели
Данные для акта и чека: что нужно, чтобы расход приняли
Акт сдачи-приёмки повторяет реквизиты сторон из договора и добавляет предмет, период, объём и сумму. Отдельных персональных данных для акта собирать не нужно: если реквизиты собраны на этапе договора, акт формируется из них.
Расход подтверждает не акт, а чек. Чек формируется в приложении «Мой налог», и его обязательные реквизиты установлены частью 6 статьи 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ: наименование документа «Чек», дата и время расчёта, фамилия, имя, отчество и ИНН плательщика НПД, указание на применение спецрежима, наименование работ или услуг, сумма расчёта, ИНН организации или индивидуального предпринимателя — покупателя, а также QR-код для проверки чека. Если заказчик — физическое лицо, реквизит с ИНН покупателя не формируется.
Практическое следствие для компании обратное привычному: данные нужны не только от исполнителя, но и исполнителю от вас. Пока самозанятый не знает ИНН заказчика, он физически не может сформировать правильный чек, а бухгалтерия получает документ, по которому расход не подтверждается.
Сроки передачи чека тоже зависят от способа расчёта. При наличных, переводе с карты на карту и расчётах электронными средствами чек передаётся в момент расчёта. При безналичном переводе вознаграждения на расчётный счёт чек передаётся не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты. Эту дату стоит прописать в договоре как обязанность исполнителя, иначе контроль за чеками превращается в ручные напоминания.
Внимание: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатанный акт или договор что-то значил, его заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в семи городах и сетью из 12 000 перевозчиков ежемесячно выполняла около 5000 рейсов, и по новым требованиям рынка полный пакет — договор, заявку и закрывающий акт — нужно было подписывать день в день, до выхода в рейс. Заявка приходила в шесть вечера, договор требовался к восьми утра, при удалённости исполнителя от ближайшего филиала до 1200 километров. Выдача квалифицированной подписи занимала минимум день и требовала личного визита, поэтому компания перешла на подписание со смартфона: выпуск подписи и подписание договора заняли 5-10 минут на перевозчика.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Курьерская доставка пакета документов исполнителю в другой город обходится примерно в 2000 рублей в одну сторону, и платить приходится дважды: второй экземпляр нужно получить обратно. Почтовая отправка в дальний регион идёт около четырёх дней в каждую сторону, и к работе стороны приступают через неделю после того, как обо всём договорились. Посчитайте эти два числа по своему объёму договоров с исполнителями — это и есть цена бумажного обмена.»
Данные и формулировки, из-за которых договор переквалифицируют в трудовой
Часть сведений в договоре с самозанятым опасна не тем, что их сложно собрать, а тем, что они выдают трудовые отношения. Статья 15 ТК РФ запрещает заключать гражданско-правовые договоры, фактически регулирующие трудовые отношения, а статья 19.1 ТК РФ описывает порядок их признания трудовыми. Санкция за такое оформление установлена частью 4 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридических лиц от 50 000 до 100 000 рублей, при повторном нарушении — от 100 000 до 200 000 рублей.
Признаки, по которым договор читается как трудовой, обычно попадают в текст через данные исполнителя: должность вместо предмета работ, указание подразделения и непосредственного руководителя, график работы и место на территории заказчика, ежемесячное вознаграждение одинаковой суммой в дни выплаты зарплаты, ссылки на правила внутреннего трудового распорядка и дисциплинарную ответственность. Ни одного из этих элементов в договоре с плательщиком НПД быть не должно, и ни одного из соответствующих данных запрашивать не нужно.
Отдельное ограничение работает по бывшим работникам. Пункт 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ выводит из-под НПД доходы от услуг заказчикам, которые были работодателями исполнителя менее двух лет назад. Проверка по собственной кадровой базе занимает минуту и снимает риск, который через полгода вскрывается при сверке ИНН.
Внимание контролирующих органов тоже наступает не случайно, а по измеримым порогам. Приказ Минтруда России от 02.02.2024 № 40н определил перечень сведений, которые налоговые органы передают в межведомственные комиссии субъектов по противодействию нелегальной занятости и в территориальные органы Роструда. По самозанятым в выборку попадают организации, которые привлекали не менее 11 плательщиков НПД, при среднемесячном доходе такого исполнителя свыше 20 000 рублей и средней продолжительности сотрудничества более трёх месяцев. Приказ действует с 1 марта 2024 года, комиссии заседают не реже одного раза в квартал.
Цена ошибки при переквалификации
Штраф по статье 5.27 КоАП РФ — меньшая часть расходов. При признании отношений трудовыми компании доначисляют НДФЛ и страховые взносы за весь период сотрудничества, добавляют пени и налоговый штраф, а чеки самозанятого перестают подтверждать расход, потому что режим применялся неправомерно. Параллельно работник получает право на отпускные, оплату больничных и восстановление стажа за тот же период. Если исполнителей было несколько десятков, сумма считается не по одному договору, а по всей группе сразу.
Когда самозанятый не подходит и собирать данные бессмысленно
Есть ситуации, в которых договор с плательщиком НПД не спасёт даже безупречно собранный комплект реквизитов:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- исполнитель был вашим работником менее двух лет назад;
- доход исполнителя за календарный год превысил 2,4 млн рублей, и право на спецрежим утрачено;
- предмет договора — перепродажа чужих товаров, реализация подакцизных товаров и товаров, подлежащих обязательной маркировке, добыча полезных ископаемых;
- исполнитель работает по договору поручения, комиссии или агентскому договору в интересах третьих лиц;
- задача требует постоянного присутствия в графике компании, подчинения руководителю и рабочего места — это трудовой договор, и оформлять его нужно как трудовой.
Как подписать договор и акт с самозанятым электронно
Нормы о кадровом электронном документообороте на исполнителей по договору ГПХ не распространяются. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют взаимодействие работодателя с работником, а самозанятый работником не является. Электронный обмен с ним строится на статье 160 ГК РФ и 63-ФЗ, и правила здесь другие.
Усиленная квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, и ничего дополнительно оформлять не нужно. У самозанятого физического лица такой подписи обычно нет: её выпускают очно и продлевают ежегодно за плату. Усиленную неквалифицированную подпись физическое лицо получает бесплатно в мобильном приложении «Госключ» через подтверждённую учётную запись на Госуслугах, порядок создания и использования такого сертификата утверждён постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Для простой и неквалифицированной подписи нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности собственноручной подписи нет. Это теряют чаще всего: документы подписывают месяцами, а соглашения об электронном взаимодействии в деле не оказывается. Подпишите его до первого документа и зафиксируйте там вид подписи, порядок идентификации и адреса обмена.»
Со стороны компании подписантом выступает либо руководитель своей подписью, либо сотрудник, действующий по машиночитаемой доверенности. Второй вариант снимает распространённую и незаконную практику, когда бухгалтер хранит подпись директора и подписывает ею документы. В практике Добыто мы разводим по времени выдачу подписи и первые действия с ней: совпадение даты выдачи ключа и даты подписания спорного документа суд читает не в пользу компании.
Полезно знать: организация обычно не отслеживает срок доверенностей своих контрагентов: доверенность пришла, её убрали в папку, срок неясен. С машиночитаемой доверенностью просроченная подпись просто не сработает — программа обнаружит истёкший срок и не даст подписать документ.
Кейс из практики: страховая группа с агентской сетью около 5500 человек — физических лиц, индивидуальных предпринимателей и организаций — не могла расширять сеть, потому что агент получал вознаграждение только после подписания акта выполненных работ, а акт подписывался квалифицированной подписью. Выпуск такой подписи стоил около 3000 рублей на человека, требовал личного визита в удостоверяющий центр и в ряде регионов был недоступен физически. После перехода на мобильную неквалифицированную подпись агент выпускает её по паспорту за пять минут, не выходя из дома.
Мы закладываем пилотную группу исполнителей перед раскаткой обмена на всю сеть: на 10-15 человек видно, где ломается идентификация и какие поля в анкете люди заполняют неверно. В сервисе Добыто маршрут подписания настраивается так, что документ уходит второй стороне только после проверки комплекта реквизитов.
Шаблоны соглашений и регламентов для обмена документами с исполнителем
Комплект закрывает этап до первого подписанного документа, начинать стоит с регламента двустороннего обмена.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
| Акт об отказе от подписания и уведомление второй стороне | Скачать |
Стоимость подключения электронного подписания договоров и актов
Итоговая сумма зависит от численности подключаемых людей, набора видов подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП | входит в тариф | входит в подключение |
| Получение УКЭП | через партнёров — удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Цены в таблице приведены за человека в месяц, поэтому итоговая сумма меняется вместе с численностью подключённых и выбранным набором подписей. Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, данные приведены на дату публикации.
Расчёт под смешанный контур, где кроме штатных сотрудников подключаются внешние исполнители по договорам ГПХ, делается индивидуально: конкретной позиции для такого сценария в опубликованном прайсе нет.
Выводы
Для договора и акта с плательщиком НПД компании нужен компактный набор реквизитов: ФИО, дата рождения, паспортные данные, адрес регистрации, ИНН, банковские реквизиты и контакты. Всё это обрабатывается по пункту 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ без отдельного согласия, а любая проверка исполнителя сверх исполнения договора требует письменного согласия под угрозой штрафа до 700 000 рублей. Статус НПД подтверждается справкой КНД 1122035 и сверяется в сервисе ФНС перед каждой выплатой, расход закрывает чек с ИНН заказчика, а формулировки о должности, графике и подчинении в договоре ведут к переквалификации по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ.
Сервис Добыто закрывает техническую часть этой схемы: выпуск подписей для второй стороны, маршруты двустороннего подписания договоров и актов, журнал действий и хранение подписанных файлов. Мы помогаем развести кадровый контур и контур внешних исполнителей так, чтобы требования ТК РФ не переносились на договоры ГПХ, а комплект документов собирался до первого подписания.
Частые вопросы
Можно ли перечислять вознаграждение по номеру телефона вместо реквизитов счёта
Платёж по номеру телефона через систему быстрых платежей возможен, но реквизиты счёта в договоре всё равно нужны: они идентифицируют получателя при споре и при налоговой проверке. Номер телефона привязку к счёту может поменять в любой момент без уведомления заказчика, а вот номер счёта, БИК и наименование банка в разделе реквизитов фиксируют, кому именно предназначалась выплата.
Что делать, если самозанятый аннулировал чек после получения оплаты
Аннулирование чека снимает документальное подтверждение расхода, поэтому в договор заранее включается обязанность исполнителя не аннулировать чек без согласования и предоставить новый в случае корректировки. Факт аннулирования виден при повторной сверке чека, поэтому сохраняйте не только сам чек, но и результат его проверки на дату принятия к учёту. При отказе исполнителя выдать корректный чек расход придётся снимать и восстанавливать через претензию по договору.
Обязателен ли акт, если чек уже получен
Чек подтверждает расчёт и факт применения спецрежима, но не подтверждает, какие именно работы приняты и в каком объёме. Акт закрывает эту сторону: он фиксирует предмет, период и объём, и именно на него ссылаются при споре о качестве или объёме выполненного. Практика такая: чек нужен для налогового учёта расхода, акт — для гражданско-правовой стороны отношений.
Как быть, если исполнитель превысил лимит 2,4 млн рублей в середине года
С даты превышения право на НПД утрачивается, и дальнейшие выплаты этому человеку уже не закрываются чеком из «Мой налог». Дальше возможны два сценария: исполнитель регистрируется как индивидуальный предприниматель на другом режиме, и вы перезаключаете договор с новыми реквизитами, либо выплаты идут физическому лицу, и заказчик становится налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов. Именно для раннего обнаружения этой точки и запрашивается справка КНД 1122036.
Нужно ли уведомлять Роскомнадзор об обработке данных исполнителей
Уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных подаётся в Роскомнадзор до начала обработки, и перечень исключений после изменений 2025 года практически не оставляет оснований его не подавать. Работа с исполнителями по договорам ГПХ такую обработку создаёт наравне с кадровой. За неподачу уведомления в статье 13.11 КоАП РФ предусмотрен самостоятельный состав, отдельный от нарушения правил обработки.
Меняется ли перечень данных, если самозанятый зарегистрирован как индивидуальный предприниматель
Индивидуальный предприниматель вправе применять НПД, и в этом случае в договоре указываются ОГРНИП, ИНН и реквизиты расчётного счёта предпринимателя, а стороной выступает ИП, а не гражданин. Чек при этом всё равно формируется в приложении «Мой налог», потому что режим налогообложения остаётся прежним. Проверять статус по ИНН нужно так же, на дату каждой выплаты: право на спецрежим предприниматель теряет по тем же основаниям.
