Специальное рабочее время для отдельных профессий устанавливают двумя путями: сокращённую норму часов работодатель применяет по закону, а особый режим (сменный график, суммированный учёт, ненормированный день) вводит сам через ПВТР, коллективный договор и трудовой договор. По статье 92 ТК РФ сокращённая неделя составляет не более 24 часов для работников младше 16 лет, 35 часов для работников 16-18 лет и инвалидов I или II группы, 36 часов при вредных условиях 3-й и 4-й степени или опасных условиях. Для медиков предел 39 часов, для педагогов 36 часов. Новому работнику режим вписывают в трудовой договор, действующему оформляют дополнительное соглашение или письменно уведомляют за 2 месяца по статье 74 ТК РФ.
Материал помогает выбрать основание для режима, собрать комплект документов и не ошибиться в норме часов на 2026 год: 1 972 часа при 40-часовой неделе и 1 774,4 часа при 36-часовой. Отдельно разобраны изменения с 1 сентября 2026 года: лимит сверхурочной работы до 240 часов в год по 144-ФЗ и новые правила для водителей по приказу Минтранса № 160. Таблица лимитов сверхурочных по категориям работников, типичные ошибки при переводе на особый режим, стоимость ведения графиков и табелей в КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Сокращённое рабочее время и особый режим: кому что положено
Сокращённое рабочее время уменьшает саму норму часов в неделю, и его основание всегда в законе или подзаконном акте: работодатель не выбирает, давать ли его работнику из перечня. Режим рабочего времени по статье 100 ТК РФ отвечает на другой вопрос — как распределить норму. Он фиксирует продолжительность и тип рабочей недели, длительность смены, время начала и окончания работы, перерывы, число смен в сутки и чередование рабочих и нерабочих дней. Если у конкретного работника режим отличается от общего, его указывают в трудовом договоре.
Нормы сокращённого времени для категорий, с которыми чаще всего работают кадровые службы, сведены в таблицу.
| Категория работников | Норма в неделю | Основание |
|---|---|---|
| Работники младше 16 лет | не более 24 часов | ст. 92 ТК РФ |
| Работники от 16 до 18 лет | не более 35 часов | ст. 92 ТК РФ |
| Инвалиды I или II группы | не более 35 часов | ст. 92 ТК РФ |
| Работники с вредными условиями 3-й или 4-й степени (подклассы 3.3, 3.4) или опасными условиями | не более 36 часов; до 40 часов только по отраслевому соглашению, коллективному договору и дополнительному соглашению с работником, с отдельной денежной компенсацией | ч. 1 и 3 ст. 92 ТК РФ |
| Медицинские работники | не более 39 часов; для отдельных должностей 36, 33, 30 или 24 часа | ТК РФ; постановление Правительства РФ от 14.02.2003 № 101 |
| Педагогические работники | не более 36 часов; нормы учебной нагрузки по должностям — отдельным приказом | ТК РФ; приказ Минпросвещения России от 04.04.2025 № 269 |
| Водители автомобилей | норма общая, но с особенностями режима и учётного периода | приказ Минтранса России от 14.04.2026 № 160 |
Для первых четырёх строк достаточно Трудового кодекса и подтверждения статуса работника: возраст, справка об инвалидности, подкласс условий труда. Для медиков, педагогов и водителей кадровику нужен профильный акт, потому что норма зависит от конкретной должности и учреждения.
Медики: какая норма у какой должности
Постановление № 101 распределяет медработников по четырём уровням. 36 часов в неделю установлены для медперсонала, который непосредственно оказывает помощь больным в организациях из перечня. 33 часа — для врачей, ведущих исключительно амбулаторный приём. 30 часов — для работников туберкулёзных организаций, указанных в перечне, и для тех, кто работает с трупами и трупным материалом. 24 часа — для тех, кто непосредственно проводит гамма-терапию и экспериментальное гамма-облучение гамма-препаратами. Должность в штатном расписании и в трудовом договоре сверяют с формулировкой перечня дословно: норма привязана к должности и к типу учреждения одновременно.
Водители и другие работники с особым характером работы
С 1 сентября 2025 года часть 2 статьи 100 ТК РФ изменена: особенности режима труда и отдыха работников транспорта и других работников с особым характером работы утверждают федеральные органы исполнительной власти по согласованию с ведомствами, отвечающими за труд и здравоохранение, и с учётом мнения Российской трёхсторонней комиссии. Первый крупный акт по новой схеме — приказ Минтранса России от 14.04.2026 № 160. С 1 сентября 2026 года он заменил приказ № 424 и действует до 1 сентября 2032 года. Работодатель обязан учитывать его правила при разработке ПВТР и составлении графиков работы или сменности водителей. Учётный период для водителей по приказу № 160 составляет 1 месяц, работодатель может увеличить его до 3 месяцев с учётом мнения представительного органа работников.
Перечни категорий с сокращённым временем Роструд собрал в официальной памятке о сокращённом рабочем времени по статье 92 ТК РФ: её удобно приложить к ответу работнику, который спрашивает, положена ли ему сокращённая неделя.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Большая часть материалов о поправках 2026 года в открытом доступе написана до 1 сентября и описывает нормы в будущем времени. Кадровик копирует такую формулировку в ЛНА, и документ выглядит так, будто правило ещё не действует. Прежде чем переносить норму в ПВТР или приказ, сверяйте её с действующей редакцией ТК РФ и переводите формулировку в настоящее время.»
Полезно знать: с 1 сентября 2026 года работников, занятых на работах с вредными условиями труда, запрещено отзывать из отпуска. Исключение — катастрофы, аварии и стихийные бедствия, если такая возможность закреплена в локальном нормативном акте, с оплатой не менее чем в двойном размере.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как установить специальный режим рабочего времени: документы и порядок
Место, где закрепляют режим, зависит от того, на кого он распространяется. Общий для компании или подразделения режим записывают в ПВТР или коллективный договор. Индивидуальный режим, отличающийся от общих правил, указывают в трудовом договоре конкретного работника. Для суммированного учёта, ненормированного дня и сменной работы ТК РФ добавляет собственные требования.
- Суммированный учёт (ст. 104 ТК РФ). Вводят, когда по условиям производства нельзя соблюсти ежедневную или еженедельную норму. Учётный период не превышает года, для работников с вредными или опасными условиями — 3 месяцев. До года для них период увеличивают по сезонным или технологическим причинам, если это предусмотрено отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором. Порядок учёта закрепляют в ПВТР.
- Ненормированный рабочий день (ст. 101 ТК РФ). Перечень должностей устанавливают коллективным договором, соглашением или ЛНА, принятым с учётом мнения представительного органа работников.
- Сменная работа (ст. 103 ТК РФ). График сменности составляют с учётом мнения представительного органа работников в порядке статьи 372 ТК РФ и доводят до работников не позднее чем за месяц до введения.
Что проверить до того, как вводить особый режим
- Основание режима: норма закона (статья 92 ТК РФ, постановление № 101, приказ Минпросвещения № 269, приказ Минтранса № 160) или решение работодателя по статьям 100-104 ТК РФ.
- Подкласс условий труда на рабочих местах: от него зависят 36-часовая неделя, предельный учётный период и лимит сверхурочных.
- Наличие коллективного договора и отраслевого соглашения, которое распространяется на работодателя: без них нельзя увеличить неделю вредникам до 40 часов, учётный период до года и лимит сверхурочных до 240 часов.
- Наличие представительного органа работников: при его наличии ЛНА о режиме и график сменности принимают с учётом его мнения.
- Кого затрагивает режим: новых работников или действующих. Для действующих режим меняют дополнительным соглашением или в порядке статьи 74 ТК РФ.
- Норму часов на учётный период по производственному календарю 2026 года для каждой продолжительности недели.
- Включены ли графики, табели и ЛНА о режиме в перечень документов КЭДО, если компания ведёт кадровый документооборот электронно.
Как установить специальное рабочее время: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите категорию работника и основание нормы: возраст, группа инвалидности, подкласс условий труда, должность по перечню профильного акта. Для водителей автомобилей проверьте, что ПВТР и графики составлены по приказу Минтранса № 160, а не по утратившему силу приказу № 424.
- Шаг 2. Закрепите общий режим в ПВТР или коллективном договоре: тип рабочей недели, начало и окончание работы, перерывы, число смен, учётный период и порядок суммированного учёта, перечень должностей с ненормированным днём. Если есть представительный орган работников, направьте ему проект и учтите мнение по статье 372 ТК РФ.
- Шаг 3. Новому работнику пропишите в трудовом договоре норму часов и индивидуальный режим, если он отличается от общего. Действующему работнику оформите дополнительное соглашение по соглашению сторон или запустите процедуру статьи 74 ТК РФ.
- Шаг 4. Издайте приказ о введении режима, ознакомьте работников с ПВТР и приказом. График сменности доведите до работников не позднее чем за месяц до его введения.
- Шаг 5. Настройте учёт: норму часов на учётный период по производственному календарю, табель учёта рабочего времени, отдельный учёт сверхурочной работы каждого работника.
- Шаг 6. Если вредникам увеличиваете неделю до 40 часов, проверьте три условия: отраслевое (межотраслевое) соглашение, коллективный договор и письменное согласие работника в дополнительном соглашении к трудовому договору с размером отдельной денежной компенсации.
Перевод действующих работников: соглашение или статья 74 ТК РФ
Режим и норма часов, записанные в трудовом договоре, — согласованные условия. Проще всего изменить их дополнительным соглашением: работник подписывает его добровольно, срок вступления в силу стороны выбирают сами. Если работник не согласен, а прежний режим сохранить нельзя из-за организационных или технологических изменений условий труда, работодатель действует по статье 74 ТК РФ. Он письменно уведомляет работника не позднее чем за 2 месяца, а при отказе работать в новых условиях письменно предлагает ему другую имеющуюся работу, которая подходит по квалификации и состоянию здоровья. Трудовая функция при этом не меняется. Уведомление и предложение вакансий кадровик фиксирует датой, потому что двухмесячный срок отсчитывают от вручения.
Важный нюанс из практики: неполное рабочее время по заявлению работника — отдельная процедура, и с 1 сентября 2026 года у неё есть жёсткий срок. Работодатель заключает дополнительное соглашение и издаёт приказ в течение 5 рабочих дней с даты заявления. Регистрируйте дату поступления заявления в тот же день: от неё считают срок.
В практике Добыто дополнительные соглашения об изменении режима и приказы о введении графиков подписывают в электронном виде: работник получает документ в личный кабинет и подписывает его ПЭП или УНЭП, которые на всех тарифах выпускаются сотрудникам бесплатно.
Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025 вместо ОК 016-94. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание или его новая редакция и дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Образцы трудового договора, допсоглашения и табеля для особого режима
Комплект закрывает оформление режима для нового и действующего работника; начните с трудового договора, где фиксируют норму часов и индивидуальный режим.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору (образец) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
Учёт рабочего времени при особом режиме: норма часов на 2026 год и табель
При пятидневной рабочей неделе в 2026 году 247 рабочих дней и 118 выходных и праздничных дней. Годовая норма составляет 1 972 часа при 40-часовой неделе, 1 774,4 часа при 36-часовой и 1 181,6 часа при 24-часовой. Эти цифры — база для календаря рабочего времени, графика сменности и проверки баланса часов у работника с сокращённой неделей.
Календарь 2026 года сдвинут переносами: по постановлению Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466 о переносе выходных дней в 2026 году выходной с субботы 3 января перенесён на пятницу 9 января, а с воскресенья 4 января — на четверг 31 декабря. Графики сменности на январь и декабрь составляют с учётом этих дат, иначе норма месяца в графике не совпадёт с производственным календарём.
При суммированном учёте норму считают не за неделю, а за весь учётный период. Сверхурочной работой считается время сверх нормы часов за учётный период, поэтому длинная смена в отдельный день сама по себе переработкой не является. Статья 99 ТК РФ обязывает работодателя точно учитывать сверхурочную работу каждого работника. На практике это сводится к балансу рабочего времени: норма периода по производственному календарю с учётом сокращённой недели минус часы отсутствия, сопоставленная с часами по табелю.
Внимание: с 1 сентября 2026 года действует единый порядок оплаты сверхурочной работы: первые 2 часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа в году — не менее чем в двойном размере за каждый час. Особенности при суммированном учёте урегулированы отдельно.
Табель учёта рабочего времени ведут по формам Т-12 или Т-13. Для работника с сокращённой неделей или сменным графиком в табеле отражают фактически отработанные часы по каждому дню, а не только явки: без почасовых данных нельзя ни посчитать сверхурочные за учётный период, ни показать инспектору, что сокращённая норма соблюдена.
Сформируйте табель учёта рабочего времени по форме Т-13
Сверхурочная работа в год: лимиты после 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года статья 99 ТК РФ в редакции Федерального закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ ограничивает сверхурочную работу 4 часами в день. Общий годовой лимит остался 120 часов, но его можно поднять до 240 часов, если это предусмотрено коллективным договором или отраслевым (межотраслевым) соглашением, которое распространяется на работодателя. Привлечение сверх 120 часов допускается только с письменного согласия работника. Для работников со специальным рабочим временем ограничения разнятся по категориям.
| Категория работников | Лимит в год | Условия работы сверх 120 часов |
|---|---|---|
| Работники организации без коллективного договора и без отраслевого соглашения, предусматривающих увеличенный лимит | 120 часов | не допускается |
| Работники, на которых распространяется коллективный договор или отраслевое соглашение с увеличенным лимитом | до 240 часов | письменное согласие работника |
| Пенсионеры, предпенсионеры, работники с вредными условиями подклассов 3.1 и 3.2 | до 240 часов при тех же основаниях | письменное согласие, отсутствие медицинского запрета, письменное информирование о праве отказаться |
| Работники с вредными условиями подклассов 3.3 и 3.4 | 120 часов | увеличение не допускается |
| Работники государственных и муниципальных учреждений с внутренним совместительством свыше четверти нормы | 120 часов | увеличение не допускается |
Для работника с 36-часовой неделей из-за подкласса 3.3 или 3.4 действуют сразу оба ограничения: сокращённая норма и годовой предел 120 часов независимо от коллективного договора. Перед тем как запрашивать согласие на работу сверх 120 часов, кадровик сверяет подкласс условий труда и статус работника по возрасту, иначе согласие окажется недостаточным основанием.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Лимит в 240 часов не включается сам по себе с 1 сентября 2026 года. Без коллективного договора или отраслевого соглашения, которое распространяется на работодателя, общий предел остаётся 120 часов, а работа сверх 120 часов возможна только с письменного согласия работника. До планирования графиков с переработкой проверьте, есть ли такое условие в вашем коллективном договоре или отраслевом соглашении.»
Важный нюанс из практики: работники, которых привлекают к сверхурочной работе более 120 часов в год, получают право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка. Эти дни закладывают в график заранее: в табеле они отражаются как освобождение от работы с сохранением заработка, а не как прогул или отпуск.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Графики, табели и ЛНА о режиме в КЭДО
ЛНА о режиме, графики сменности, табели, приказы и дополнительные соглашения переводят в электронный вид, если они включены в порядок КЭДО. По статье 22.2 ТК РФ этот порядок содержит перечень электронных документов и категорий работников и может устанавливать сроки подписания и ознакомления с документами. Утверждают его с учётом мнения выборного профсоюзного органа. Срок ознакомления с графиком сменности, записанный в порядке КЭДО, не может быть короче месяца, который требует статья 103 ТК РФ.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Законопроект о мессенджере MAX для документооборота между работником и работодателем и о подписании допсоглашений с дистанционными работниками неквалифицированной подписью на дату публикации остаётся проектом. Какой вид подписи допустим для дополнительного соглашения об изменении режима, определяют действующие статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. В ЛНА и порядке КЭДО ссылайтесь только на них.»
Как работник видит свой график и учёт часов
В сервисе Добыто у сотрудника есть личный кабинет с блоком учёта рабочего времени, кнопкой согласования графика и счётчиками дней отпуска и отгулов. Для компаний на 1С:ЗУП мы предоставляем готовый модуль: его устанавливают и настраивают за один день, документы синхронизируются автоматически, поэтому табель и график не приходится переносить вручную.
Ошибки при установлении специального рабочего времени и их цена
Ошибки в этой теме почти всегда связаны с устаревшей нормой или пропущенным основанием. Цена каждой измеряется не только риском при проверке ГИТ: неправильная норма в графике превращает обычные часы в сверхурочные с повышенной оплатой.
- Ссылка на приказ Минобрнауки № 1601 для педагогов. Он утратил силу с 1 сентября 2025 года. Нормы учебной нагрузки сейчас устанавливает приказ Минпросвещения России от 04.04.2025 № 269. ЛНА и трудовые договоры со ссылкой на прежний приказ опираются на недействующий акт.
- Графики водителей по приказу № 424. С 1 сентября 2026 года действует приказ Минтранса № 160. Учётный период для водителей — 1 месяц, увеличить его можно до 3 месяцев, но не до года.
- 40-часовая неделя для вредников без полного набора оснований. Нужны отраслевое соглашение, коллективный договор и дополнительное соглашение с письменным согласием работника и компенсацией. Если чего-то нет, норма остаётся 36 часов, а каждый час сверх неё учитывается как сверхурочный и оплачивается не менее чем в полуторном и двойном размере.
- Смена режима действующим работникам одним приказом. Без дополнительного соглашения или уведомления за 2 месяца по статье 74 ТК РФ новый режим для работника не вступает в силу законно.
- Норма учётного периода без поправки на сокращённую неделю. Если работнику с 36-часовой неделей считают норму по 40-часовой, часть сверхурочной работы выпадает из учёта, а годовой лимит 120 часов незаметно превышается.
Когда суммированный учёт и ненормированный день не подходят
Суммированный учёт вводят только тогда, когда ежедневную или еженедельную норму нельзя соблюсти по условиям производства. Если смены укладываются в обычную неделю, суммированный учёт лишь усложняет табель и расчёт сверхурочных. Для работников с вредными или опасными условиями учётный период длиннее 3 месяцев без отраслевого соглашения и коллективного договора не устанавливают, а для водителей приказ № 160 вообще не допускает период в год. Ненормированный день не применяют к должностям, которых нет в перечне коллективного договора, соглашения или ЛНА: запись о нём только в трудовом договоре без перечня не работает.
Стоимость КЭДО для графиков, табелей и ЛНА о режиме работы
Стоимость электронного документооборота по рабочему времени зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес (минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год) | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников, которые подписывают графики и ЛНА, и выбранного набора функций; тариф можно повысить или понизить в любое время, разница при повышении пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав каждого пакета приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. УКЭП сотрудники получают через партнёров-удостоверяющие центры.
Выводы
Специальное рабочее время складывается из двух слоёв: сокращённой нормы часов, которую задают ТК РФ и профильные акты для несовершеннолетних, инвалидов, вредников, медиков, педагогов и водителей, и режима, который работодатель раскладывает по сменам, учётным периодам и графикам через ПВТР, коллективный договор и трудовой договор. С сентября 2026 года к этому добавились новые правила для водителей и пересобранные лимиты сверхурочной работы, поэтому графики и табели стоит сверить с действующими редакциями до начала следующего учётного периода.
Добыто ведёт эти документы в электронном виде: ЛНА о режиме, графики сменности, табели и дополнительные соглашения подписываются в личных кабинетах сотрудников, а данные синхронизируются с 1С:ЗУП.
Частые вопросы о специальном рабочем времени
Можно ли увеличить смену работнику с вредными условиями до 12 часов?
Да, но с ограничениями. По статье 94 ТК РФ смена при вредных или опасных условиях длится не более 8 часов при 36-часовой неделе и не более 6 часов при неделе 30 часов и менее. Увеличить её можно до 12 и до 8 часов соответственно, если работник дал письменное согласие, оформлено отдельное соглашение к трудовому договору и соблюдена предельная недельная норма.
Сколько может длиться смена работника младше 18 лет?
По статье 94 ТК РФ работник 15-16 лет работает не более 5 часов в день, 16-18 лет — не более 7 часов. Для учащихся, совмещающих учёбу с работой в течение учебного года, предел ниже: 2,5 часа в 14-16 лет и 4 часа в 16-18 лет. Продолжительность смены инвалида определяют по медицинскому заключению.
Будет ли 30 декабря 2026 года сокращённым предпраздничным днём?
Нет. Из-за переноса выходного с 4 января выходным стал четверг 31 декабря 2026 года, поэтому 30 декабря — полный рабочий день. Час на предпраздничный день в графиках и табелях за декабрь 2026 года не сокращают.
Что положено работнику за ненормированный рабочий день?
По статье 119 ТК РФ работнику с ненормированным рабочим днём предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск не менее 3 календарных дней. Конкретную продолжительность закрепляют в коллективном договоре или ПВТР, а должность должна входить в перечень, установленный по статье 101 ТК РФ.
Можно ли вместо повышенной оплаты сверхурочных дать время отдыха?
Да, но только по желанию работника: повышенная оплата заменяется дополнительным временем отдыха. Конкретные размеры оплаты сверх минимальных можно установить коллективным договором, отраслевым соглашением, ЛНА или трудовым договором. Выбор работника оформляют письменным заявлением, чтобы при проверке подтвердить, что отдых предоставлен вместо доплаты.
