Рабочее время в месяц как свести норму и фактические часы

Рабочее время в месяц сводят в два шага: сначала считают норму по производственному календарю, затем сравнивают её с часами из табеля учёта рабочего времени. При 40-часовой неделе норма равна 8 часам, умноженным на число рабочих дней месяца, минус 1 час за каждый предпраздничный день: в сентябре 2026 года это 176 часов, за год — 1972 часа. Индивидуальную норму работника уменьшают дни отпуска и больничного, а время простоя из неё не исключается. При поденном учёте часы сверх нормы дня сразу становятся сверхурочными, при суммированном учёте месячный баланс промежуточный: переработку определяют по итогам учётного периода по статье 104 ТК РФ.

Материал даёт готовую таблицу норм на все месяцы 2026 года для 40-, 36- и 24-часовой недели, сценарную таблицу отсутствий, которые уменьшают или не уменьшают норму, и пошаговую сверку табеля с расчётом баланса. Отдельно разобраны лимиты сверхурочной работы в год после 144-ФЗ: 120 часов по общему правилу и 240 часов при коллективном договоре или отраслевом соглашении, с новым порядком оплаты с 1 сентября 2026 года. Оплата недоработки и простоя, штрафы по статье 5.27 КоАП, образцы табелей и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Как считается норма рабочего времени в месяц по производственному календарю

Порядок расчёта установлен приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н. Недельную норму делят на 5, умножают на количество рабочих дней месяца по календарю пятидневной недели с выходными в субботу и воскресенье и вычитают по 1 часу за каждый предпраздничный день (статья 95 ТК РФ). Фактический режим компании на результат не влияет: для шестидневки, сменного графика или графика «2 через 2» норму считают по тому же календарю пятидневки.

Пример для июня 2026 года: 21 рабочий день, 11 июня сокращено на 1 час. При 40-часовой неделе норма равна 40 / 5 × 21 — 1 = 167 часов, при 36-часовой — 7,2 × 21 — 1 = 150,2 часа. Сокращённые предпраздничные дни в 2026 году — 30 апреля, 8 мая, 11 июня и 3 ноября. Переносы выходных закреплены в постановлении Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466 «О переносе выходных дней в 2026 году»: выходной с субботы 3 января перенесён на пятницу 9 января, с воскресенья 4 января — на четверг 31 декабря. Поэтому 31 декабря 2026 года в табеле — выходной день, а не рабочий.

Нормы рабочего времени на каждый месяц 2026 года для трёх самых частых вариантов недельной нормы:

Разброс между месяцами — от 120 часов в январе до 184 часов в июле. При окладе стоимость часа в январе выше, чем в июле: оклад делится на 120 часов вместо 184, и это сразу видно при расчёте оплаты сверхурочных и недоработки. Для суммированного учёта с квартальным периодом нормы при 40-часовой неделе складываются так: I квартал — 440 часов, II — 493, III — 528, IV — 511.

Сокращённая и неполная норма: как меняется расчёт

Сокращённое рабочее время устанавливает закон, и считается оно по той же формуле с другой недельной нормой. По статье 92 ТК РФ 24 часа в неделю положено работникам до 16 лет, 35 часов — работникам от 16 до 18 лет и инвалидам I и II группы, 36 часов — работникам с вредными условиями труда 3 или 4 степени и опасными условиями. Оплата при сокращённом времени идёт как за полную норму.

Неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ устанавливают соглашением сторон: неполный день, неполная неделя или их сочетание. Индивидуальная норма в этом случае равна часам по графику из трудового договора, а оплата начисляется пропорционально отработанному времени. В табеле такой работник не должен показывать недоработку относительно календарной нормы 40-часовой недели: сравнивают факт с согласованным графиком.

Внимание: с 1 сентября 2026 года у работодателя есть 5 рабочих дней с даты заявления работника о неполном рабочем времени, чтобы заключить дополнительное соглашение и издать приказ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Проверить себя просто: откройте трудовой договор и дополнительные соглашения, найдите недельную норму и режим, пересчитайте месяц по формуле 588н и сравните с нормой, которую ставит учётная программа.

Индивидуальная норма работника: какие отсутствия её уменьшают

Календарная норма из таблицы — это норма для работника, который весь месяц был на месте. Для сверки берут индивидуальную норму: календарную за вычетом часов по графику, которые работник не отработал по уважительной причине. Порядок вычета тот же, что в приказе 588н: недельную норму делят на 5 и умножают на число рабочих дней отпуска или болезни по календарю пятидневки.

20 июля 2026 года Роструд в Онлайнинспекции разъяснил границу, на которой ошибаются чаще всего: ежегодный отпуск и болезнь из нормы исключаются, а время простоя — нет, причём ни простой по вине работодателя, ни простой по причинам, не зависящим от сторон. Часы простоя остаются в норме и оплачиваются по статье 157 ТК РФ, а не пропадают из баланса.

Как разные ситуации отражаются в норме и табеле:

Простой и прогул дают одинаковую недоработку в часах, но разную оплату, поэтому код в табеле определяет сумму в расчётном листке. Код НН в закрытом месяце — признак несведённого табеля: пока причина неявки не выяснена, баланс работника считать нельзя.

Пример на сентябрь 2026 года: 40-часовая неделя, работник 5 рабочих дней был в ежегодном отпуске. Индивидуальная норма — 176 — 40 / 5 × 5 = 136 часов. Если табель показывает 136 часов явок, баланс нулевой, и никакой недоработки в расчёте зарплаты быть не должно.

Табель учёта рабочего времени: какие отметки нужны для сверки

По части 4 статьи 91 ТК РФ работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Документ этого учёта — табель. Унифицированные формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года, после вступления в силу 402-ФЗ, они необязательны: компания вправе утвердить свою форму. Т-12 рассчитана на ручное заполнение, Т-13 — на автоматизированный учёт.

Для сверки нормы и факта форма вторична. Табель должен показывать часы по каждому дню и код каждой неявки, иначе индивидуальную норму не посчитать. Табель, где у всех стоит 8 часов в каждый рабочий день, а отпуска и больничные отражены только в приказах, не позволяет доказать ни фактическое время, ни сверхурочные.

Коды, которые участвуют в балансе часов чаще остальных:

• Я (01) — продолжительность работы в дневное время.
• Н (02) — работа в ночное время: эти часы входят в отработанное время, отдельная отметка нужна для доплаты по статье 154 ТК РФ.
• РВ (03) — работа в выходные и нерабочие праздничные дни, оплачивается по статье 153 ТК РФ.
• С (04) — сверхурочная работа, ставится только при наличии распоряжения о привлечении.
• К (06) — служебная командировка.
• В (26) — выходные и нерабочие праздничные дни по графику.

Табель ведут двумя способами: сплошной регистрацией явок и неявок или регистрацией только отклонений. Второй способ короче, но для сверки часов при сменном графике и суммированном учёте удобнее сплошная регистрация: каждая смена видна отдельно, и переработку не приходится восстанавливать по косвенным документам.

Соберите табель Т-13 на месяц с кодами явок и неявок

Конструктор на dobyto.ru собирает табель по форме Т-13 на 31 день в файл .docx с условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Для небольшого штата этого хватает, чтобы закрыть месяц и сразу увидеть пустые дни, по которым нет отметки.

Образцы табелей учёта рабочего времени для сверки часов

Для ручной сверки удобнее начать с образца в Excel, а форму Т-12 взять, если в компании табель заполняют вручную.

Как свести норму и фактические часы за месяц

Баланс рабочего времени за месяц — это разница между фактически отработанными часами по табелю и индивидуальной нормой работника. Плюс означает переработку, минус — недоработку, ноль — норма выполнена. Дальше всё зависит от вида учёта: при поденном учёте каждый час сверх нормы дня должен быть оформлен как сверхурочный, при суммированном учёте месячный плюс или минус переносится в учётный период.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как свести норму и факт за месяц: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте для каждого работника недельную норму и вид учёта: трудовой договор, дополнительные соглашения, правила внутреннего трудового распорядка, график сменности. Для работника на неполном времени нормой служит согласованный график.
2. Шаг 2. Рассчитайте календарную норму месяца по приказу 588н: недельная норма / 5 × рабочие дни пятидневки минус 1 час за каждый предпраздничный день.
3. Шаг 3. Вычтите часы уважительных отсутствий по календарю пятидневки: ежегодный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, больничный, государственные обязанности. Простой из нормы не вычитается.
4. Шаг 4. Закройте все отметки НН: получите листок нетрудоспособности, справку или объяснительную и замените код на окончательный.
5. Шаг 5. Сложите фактические часы: дневные и ночные часы работы, работу в выходные и праздничные дни по графику, сверхурочные с кодом С.
6. Шаг 6. Вычтите из факта индивидуальную норму. При поденном учёте каждый час плюса сверьте с распоряжением о сверхурочной работе и письменным согласием, если оно требуется. При минусе найдите код причины: простой, прогул или ошибка в отметке.
7. Шаг 7. Передайте сведённый табель в расчёт заработной платы вместе с приказами о сверхурочной работе, работе в выходные и простое за месяц.

Пример поденного учёта за октябрь 2026 года. Норма при 40-часовой неделе — 176 часов, работник болел 1 рабочий день, индивидуальная норма — 168 часов. По табелю отработано 170 часов, из них 2 часа 14 октября сверх 8-часового дня по распоряжению о привлечении к сверхурочной работе. Баланс +2 часа, оба часа отмечены кодом С и оплачиваются не менее чем в полуторном размере как первые два часа.

Если те же 2 часа есть в табеле, но распоряжения нет, это не сверхурочная работа в смысле статьи 99 ТК РФ, а расхождение, которое нужно объяснить до закрытия месяца: либо оформить привлечение и оплатить, либо исправить отметку. Время, отработанное сверх нормы без оформления, работник вправе взыскать через ГИТ или суд, если докажет его другими документами.

Когда табель формируется в 1С:ЗУП, сверка упирается в то, что первичные документы — приказы, заявления на отпуск, согласия — часто живут отдельно от учётной программы. В Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день, и документы синхронизируются автоматически: подписанный в КЭДО приказ попадает в учёт без повторного ввода.

Сверхурочная работа в год и за два дня: лимиты и оплата с 1 сентября 2026 года

Сверхурочной по статье 99 ТК РФ считается работа по инициативе работодателя сверх установленной продолжительности рабочего дня или смены, а при суммированном учёте — сверх нормального числа часов за учётный период. Лимит на двое суток не изменился: не более 4 часов в течение двух дней подряд. Годовой лимит с 1 сентября 2026 года зависит от документов работодателя. Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ о поправках в Трудовой кодекс сохранил общий лимит 120 часов в год и разрешил поднять его до 240 часов, если это предусмотрено коллективным договором или отраслевым (межотраслевым) соглашением, которое распространяется на работодателя.

Привлечение сверх 120 часов в год допускается только с письменного согласия работника. Для работников с вредными условиями труда подклассов 3.3 и 3.4 лимит остаётся 120 часов. Беременных женщин и работников до 18 лет к сверхурочной работе не привлекают. Инвалидов и женщин с детьми до 3 лет привлекают только с письменного согласия, если это не запрещено по состоянию здоровья, и с письменным ознакомлением с правом отказаться; 144-ФЗ распространил такой порядок на пенсионеров, работников предпенсионного возраста и работников с вредными условиями подклассов 3.1 и 3.2, кроме работ при чрезвычайных обстоятельствах.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Лимит 240 часов не включается приказом работодателя: основанием служит только коллективный договор или отраслевое соглашение, которое на вас распространяется. Без такого документа потолок по-прежнему 120 часов в год. И даже при наличии соглашения каждый час сверх 120-го требует письменного согласия работника, поэтому перед планированием переработок на осень проверьте, есть ли у вас это основание и собраны ли согласия.»

Минимальная оплата сверхурочных после 1 сентября 2026 года:

Конкретные размеры выше минимальных закрепляют коллективным договором, соглашением, ЛНА или трудовым договором. Для сверки месяца отсюда следует практическое правило: вести накопительный счётчик сверхурочных с 1 января, потому что со 121-го часа меняются и ставка оплаты, и требования к документам. По части 7 статьи 99 ТК РФ точный учёт сверхурочной работы каждого работника — обязанность работодателя.

Работа в выходной или нерабочий праздничный день по статье 113 ТК РФ сверхурочной не считается и оформляется отдельным приказом. По статье 153 ТК РФ её оплачивают не менее чем в двойном размере либо, по желанию работника, в одинарном размере с предоставлением другого дня отдыха. В табеле такие часы идут с кодом РВ, а не С, и в счётчик 120 часов не попадают.

В практике Добыто распоряжение о привлечении к сверхурочной работе и письменное согласие работника подписывают в КЭДО до начала работы: электронная подпись фиксирует момент подписания, и при сверке месяца каждый час с кодом С сразу сопоставляется с документом-основанием.

Суммированный учёт рабочего времени: почему месячный баланс не окончательный

Суммированный учёт по статье 104 ТК РФ вводят, когда по условиям производства нельзя соблюсти ежедневную или еженедельную продолжительность работы. Учётный период — не более 1 года, для работников с вредными или опасными условиями труда — не более 3 месяцев. Нормальное число часов за период считают по недельной норме, порядок суммированного учёта закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка, а графики сменности по статье 103 ТК РФ доводят до работников не позднее чем за 1 месяц до введения в действие.

Месяц при таком учёте — промежуточная точка. Работник на графике «2 через 2» по 12 часов может отработать в одном месяце больше нормы, а в следующем меньше, и это не переработка и не недоработка, если за учётный период часы сходятся. Сверхурочные определяют по окончании периода: факт за период минус норма за период с учётом отпусков и больничных. Например, при квартальном учёте норма III квартала 2026 года — 528 часов при 40-часовой неделе; если работник без отсутствий отработал за квартал 540 часов, сверхурочными будут 12 часов, и учитываются они в годовом лимите.

Месячную сверку всё равно делают. Она показывает, выходит ли фактический график за пределы утверждённого и укладывается ли работник в лимит 4 часов за два дня подряд. Если к середине периода плюс уже близок к допустимому, график на оставшиеся месяцы корректируют, соблюдая срок ознакомления.

Для проверки квартального баланса на dobyto.ru есть калькулятор суммированного учёта: в него вводят учётный период, недельную норму, отработанные часы и часовую ставку, а на выходе получают норму за период, баланс, сверхурочные и доплату за переработку.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «144-ФЗ отдельно урегулировал оплату сверхурочных при суммированном учёте, и эти особенности действуют с 1 сентября 2026 года. Значительная часть разборов в открытых источниках написана до этой даты и описывает поправки в будущем времени. Прежде чем пересчитывать переработку за квартал, сверьте порядок со статьёй 152 ТК РФ в действующей редакции.»

Недоработка за месяц: как оплачивать часы в зависимости от причины

Отрицательный баланс сам по себе ничего не говорит о зарплате: оплату определяет причина, записанная кодом в табеле. По статье 157 ТК РФ простой по вине работодателя оплачивают не менее двух третей средней заработной платы, простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника, — не менее двух третей тарифной ставки или оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя. Простой по вине работника не оплачивается. О начале простоя работник обязан сообщить руководителю, поэтому основанием для кодов РП и П служат приказ и уведомление, а не только отметка в табеле.

При невыполнении норм труда по статье 155 ТК РФ действует та же логика вины: по вине работодателя оплата не ниже средней заработной платы за фактически проработанное время, по независящим причинам — не менее двух третей оклада пропорционально этому времени, по вине работника — в соответствии с объёмом выполненной работы. Прогул и неоплачиваемое отсутствие дают недоработку без оплаты этих часов.

Отдельная проверка нужна по минимальной оплате. По статье 133 ТК РФ месячная зарплата работника, полностью отработавшего норму и выполнившего нормы труда, не может быть ниже МРОТ. Если норма отработана не полностью, сравнивают с МРОТ, пропорциональным отработанному времени.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц. Но региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше: в Москве на 2026 год это 32 916 рублей. При закрытии месяца сравнивайте начисление за полностью отработанную норму с региональным значением, а не с федеральным.»

Ошибки при сверке рабочего времени и во что они обходятся

Большинство расхождений между нормой и фактом возникает не в расчёте, а в первичных отметках. Ошибки ниже повторяются в разных компаниях независимо от численности:

• Табель заполняют по графику, а не по факту. Так быстрее, но переработки и опоздания в учёт не попадают. Если работник докажет фактическую сверхурочную работу пропусками, перепиской или журналами, работодатель оплачивает её задним числом и отвечает за нарушение обязанности по статье 91 ТК РФ.
• Простой вычитают из нормы. Баланс выглядит нулевым, а работник теряет оплату не менее двух третей средней заработной платы или оклада за часы простоя. Это неполная выплата заработной платы.
• Сверхурочные идут без распоряжения и согласия. Часы есть в табеле, основания нет, и при проверке ГИТ такие часы квалифицируют как нарушение порядка привлечения по статье 99 ТК РФ.
• Нет накопительного счётчика с 1 января. После 120-го часа работнику продолжают платить по схеме «первые 2 часа в полуторном размере», хотя со 121-го часа положен минимум двойной размер за каждый час.
• График сменности доводят до работников позже чем за 1 месяц. Нарушается статья 103 ТК РФ, а смены, внесённые в график задним числом, трудно отличить от сверхурочной работы.

Цена этих ошибок складывается из доплаты работнику, денежной компенсации за задержку выплат по статье 236 ТК РФ и штрафа. По части 1 статьи 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства стоит должностному лицу от 1 000 до 5 000 рублей, организации — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей для должностного лица или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, для организации — от 50 000 до 70 000 рублей. Неполная выплата заработной платы по части 6 той же статьи — от 10 000 до 20 000 рублей для должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей для организации.

Как работнику проверить свои часы за месяц

Работник сверяет те же три числа, что и кадровая служба: календарную норму месяца из таблицы выше, свою индивидуальную норму с учётом отпуска и больничного и часы в расчётном листке, который работодатель выдаёт при выплате зарплаты по статье 136 ТК РФ. Если часы или сверхурочные не совпадают с фактом, по статье 62 ТК РФ можно письменно запросить копию табеля и приказов о сверхурочной работе: работодатель выдаёт их не позднее 3 рабочих дней со дня обращения. С копиями на руках расхождение обсуждают с работодателем, а при отказе обращаются в ГИТ.

Если вы работодатель и сверяете часы по табелям, приказам и согласиям, которые хранятся в разных папках, эту работу можно перенести в КЭДО: в Добыто график сменности, распоряжение о сверхурочной работе и согласие работника подписываются электронно, а табель собирается из тех же документов, которые потом покажут инспектору.

Стоимость КЭДО для электронных табелей и графиков: тарифы Добыто на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.

Итоговый платёж считается от числа сотрудников в системе: тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав тарифов опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; цены указаны на дату публикации статьи. УКЭП для сотрудников выпускают удостоверяющие центры — партнёры сервиса.

Выводы

Месячную сверку начинают с нормы по производственному календарю, уменьшенной на часы отпуска, больничного и других уважительных отсутствий, и сравнивают её с табелем, в котором у каждой неявки есть свой код. Простой в норме остаётся и оплачивается по статье 157 ТК РФ. При поденном учёте плюс в балансе должен быть подтверждён распоряжением о сверхурочной работе, при суммированном — окончательный итог появляется только по завершении учётного периода. С 1 сентября 2026 года годовой счётчик сверхурочных важен вдвойне: после 120-го часа меняются ставка оплаты и требования к согласию работника.

Добыто переводит в электронный вид документы, на которых держится эта сверка, — графики, распоряжения, согласия и табели, и связывает их с 1С:ЗУП, чтобы закрытие месяца опиралось на подписанные основания, а не на восстановленные по памяти отметки.

Частые вопросы о норме и учёте рабочего времени

Считается ли работа при ненормированном рабочем дне сверхурочной?

Нет. По статье 101 ТК РФ работника с ненормированным днём эпизодически привлекают к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени, и эти часы сверхурочными не считаются. Компенсация — ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск не менее 3 календарных дней по статье 119 ТК РФ. Работа такого сотрудника в выходной или праздничный день оформляется и оплачивается по статьям 113 и 153 ТК РФ.

Какая месячная норма у внешнего совместителя?

По статье 284 ТК РФ совместитель работает не более 4 часов в день, а в дни, когда он свободен от основной работы, — полный день. За месяц или другой учётный период продолжительность работы по совместительству не может превышать половины месячной нормы для соответствующей категории работников. При 40-часовой неделе в сентябре 2026 года это не более 88 часов из 176.

Как посчитать норму, если работник принят или уволен в середине месяца?

Норму считают только по рабочим дням календаря пятидневки, которые приходятся на период работы. Если сотрудник принят 16 сентября 2026 года на 40-часовую неделю, в его периоде 11 рабочих дней с 16 по 30 сентября, и индивидуальная норма составит 88 часов. Отпуска и больничные внутри этого периода вычитаются так же, как у остальных работников.

Как посчитать сверхурочные, если работник увольняется до окончания учётного периода?

При суммированном учёте норму считают за отработанную часть учётного периода — с его начала до дня увольнения — с вычетом отпусков и больничных. Часы сверх этой нормы признают сверхурочными и оплачивают в окончательном расчёте по статье 152 ТК РФ, не дожидаясь конца периода.

Можно ли вместо оплаты сверхурочных дать отгул в следующем месяце?

Только по желанию работника: статья 152 ТК РФ допускает замену повышенной оплаты дополнительным временем отдыха, и инициатива должна исходить от сотрудника, лучше письменным заявлением. Сами часы при этом отражаются в табеле кодом С и учитываются в годовом лимите 120 или 240 часов. Отгул, предоставленный без заявления работника, не снимает обязанности оплатить сверхурочную работу в повышенном размере.

Сколько хранить табели учёта рабочего времени?

По перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, табели и графики учёта рабочего времени хранят 5 лет, а при тяжёлых, вредных и опасных условиях труда — 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства. Электронный табель, подписанный в КЭДО, хранится в те же сроки, что и бумажный.