График суммированного рабочего времени как составить на квартал

График суммированного рабочего времени на квартал составляют от нормы часов по производственному календарю: при 40-часовой неделе это 511 часов за IV квартал 2026 года и 447 часов за I квартал 2027 года. Смены расставляют так, чтобы за квартал выйти ровно на норму с учётом отпусков каждого работника, а помесячные отклонения допустимы. График доводят до работников не позднее чем за месяц до введения, для I квартала 2027 года — до 1 декабря 2026 года. Переработку считают только по итогам квартала. Для работ с вредными или опасными условиями труда квартал — предельный учётный период, для остальных работников его можно растянуть до года.

С 1 сентября 2026 года действует новая редакция статей 99 и 152 ТК РФ: сверхурочные при суммированном учёте оплачивают по каждой смене, а годовой лимит можно поднять до 240 часов. Покажем расчёт квартального графика на 12-часовых сменах, проверку на ограничения ТК РФ и порядок электронного ознакомления, который выдержит проверку ГИТ. Нормы по месяцам и кварталам — в первом разделе, а цена ошибки, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Норма часов на квартал: 2026 год и I квартал 2027 года

Норму учётного периода считают по Порядку, утверждённому приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н, исходя из установленной работнику недельной продолжительности рабочего времени. Расчёт идёт по графику пятидневной рабочей недели с выходными в субботу и воскресенье, даже если сам работник трудится сменами 2/2 или сутки через трое: недельную норму делят на 5, умножают на число рабочих дней периода и вычитают часы сокращения в предпраздничные дни.

Нормы IV квартала 2026 года и I квартала 2027 года при 40-часовой неделе сведены в таблицу вместе с квартальными итогами 2026 года, которые нужны для сверки годового баланса.

I квартал 2027 года длиннее аналогичного квартала 2026 года на 7 часов: 447 против 440. Если в положении об оплате труда часовая ставка рассчитывается от квартальной нормы, ставку на 2027 год придётся пересчитать, а не переносить из прошлогоднего приказа. При 36-часовой неделе квартальные нормы 2026 года составляют 396, 443,4, 475,2 и 459,8 часа.

Индивидуальная норма при отпуске и больничном

Квартальная норма из календаря — общая, а график составляют под индивидуальную норму каждого работника. Порядок 588н уменьшает норму на часы отсутствия: ежегодного отпуска, временной нетрудоспособности, исполнения государственных обязанностей. Минздравсоцразвития в письме от 13.10.2011 № 22-2/377333-782 разъяснил, что часы отпуска и больничного вычитают по графику самого работника. Работник не должен отрабатывать позже смены, которые выпали на отпуск.

Пример: работник со сменами по 12 часов уходит в отпуск в марте 2027 года, и на период отпуска по графику приходилось 5 смен. Его норма за I квартал — 447 — 60 = 387 часов. Отпуска, известные заранее по графику отпусков, закладывают в квартальный график сразу. Больничный, открытый после утверждения графика, вычитают из нормы по тем сменам, которые на него пришлись, без переноса часов на другие дни.

Перед составлением графика выпишите для каждого работника три значения: недельную продолжительность по трудовому договору, плановые отпуска в квартале и итоговую индивидуальную норму в часах.

Какие ограничения ТК РФ проверить в графике сменности

Суммированный учёт по статье 104 ТК РФ вводят, когда по условиям производства нельзя соблюсти ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, а порядок учёта закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Сам график сменности при этом проверяется по нескольким нормам сразу, и нарушение любой из них инспектор увидит в табеле.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Часы сверх нормы учётного периода по части 1 статьи 99 ТК РФ и есть сверхурочная работа. График, где сумма смен за квартал больше нормы, заранее закладывает сверхурочные со всеми условиями: письменным согласием работника, лимитами и повышенной оплатой. В старых ПВТР и шаблонах встречается лимит «4 часа в течение двух дней подряд» — это формулировка прежней редакции статьи 99, после 1 сентября 2026 года действует предел 4 часа в день.

Прогоните готовый проект графика по строкам таблицы до согласования: исправить смену в черновике проще, чем после ознакомления работников.

Как составить график на квартал: расчёт на примере I квартала 2027 года

Квартальный график начинается не с сетки смен, а с документов, которые эту сетку разрешают. Если в ПВТР нет порядка суммированного учёта, а учётный период в приказе не совпадает с периодом в графике, правильно расставленные смены не спасут расчёт сверхурочных при проверке.

Что проверить до составления графика

1. ПВТР. В правилах внутреннего трудового распорядка закреплены суммированный учёт, учётный период и порядок его применения (ст. 104 ТК РФ).
2. Приказ о введении суммированного учёта. В нём названы должности или подразделения, учётный период и дата начала; работники ознакомлены с приказом.
3. Уведомление по статье 74 ТК РФ. Если режим меняют работающим сотрудникам, изменение условий трудового договора оформляют с уведомлением не позднее чем за 2 месяца и затем дополнительным соглашением.
4. Результаты специальной оценки условий труда. При вредных или опасных условиях учётный период ограничен 3 месяцами, а для подклассов 3.3 и 3.4 годовой лимит сверхурочных остаётся 120 часов.
5. График отпусков. Отпуска, которые приходятся на квартал, вычитают из индивидуальной нормы до расстановки смен.
6. Коллективный договор или отраслевое соглашение. Только при них годовой лимит сверхурочных поднимается выше 120 часов.
7. Положение об оплате труда. Порядок оплаты сверхурочных, ночных и праздничных часов приведён к редакции статей 152-154 ТК РФ, действующей с 1 сентября 2026 года.
8. ЛНА о КЭДО. Если график доводят до работников в электронном виде, порядок электронного ознакомления закреплён локальным актом по статьям 22.1-22.3 ТК РФ.
9. Представительный орган работников. Если он есть, на согласование его мнения закладывают время до срока ознакомления.

Пример: график 12-часовых смен на I квартал 2027 года

Условия: работник на 40-часовой неделе, отпусков в квартале нет, смена — 12 часов рабочего времени. Перерыв для отдыха и питания в рабочее время не включается (ст. 108 ТК РФ), поэтому при смене с 08:00 до 21:00 и часовом перерыве в график идут 12 часов. Норма квартала — 447 часов. Делится она на 12 без остатка не может: 37 полных смен дают 444 часа. Оставшиеся часы закрывают укороченными сменами, иначе работник недорабатывает норму по вине работодателя.

Минус 7 часов в феврале не считается недоработкой, а плюс 7 часов в марте не считается сверхурочной работой: при квартальном учётном периоде баланс подводят по итогам квартала, и он здесь нулевой. Смены, которые выпадают на 1-8 января, 23 февраля и 8 марта, входят в 447 часов, но оплачиваются по статье 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере. Если смена захватывает время с 22:00 до 06:00, работник не принят специально для ночной работы и его рабочее время не сокращено по другим основаниям, смену сокращают на 1 час по статье 96 ТК РФ. Этот час не отрабатывают в других сменах, а расчёт квартала пересобирают уже с учётом укороченных ночных смен.

В практике Добыто проект графика обычно собирают в 1С:ЗУП, а в КЭДО он уходит уже готовым документом на согласование и ознакомление: модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы между системами автоматически. Работник видит свои смены и учёт рабочего времени в личном кабинете, там же согласует отсутствия.

Как составить график суммированного учёта на квартал: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Возьмите норму квартала по производственному календарю для недельной продолжительности работника: при 40-часовой неделе это 511 часов за IV квартал 2026 года и 447 часов за I квартал 2027 года.
2. Шаг 2. Вычтите из нормы часы отпусков по графику отпусков и других известных заранее отсутствий, посчитав их по сменам работника.
3. Шаг 3. Выберите длительность смен и порядок чередования, проверьте каждую неделю на 42 часа непрерывного отдыха и отсутствие двух смен подряд.
4. Шаг 4. Расставьте смены по месяцам так, чтобы сумма за квартал совпала с индивидуальной нормой; недостающие часы закройте укороченными сменами, а не сверхурочными.
5. Шаг 5. Отметьте в графике ночные часы и смены в нерабочие праздничные дни, чтобы бухгалтерия начислила повышенную оплату по статьям 153 и 154 ТК РФ.
6. Шаг 6. Получите мнение представительного органа работников, если он есть, и утвердите график приказом или подписью уполномоченного лица.
7. Шаг 7. Ознакомьте каждого работника с графиком не позднее чем за месяц до начала квартала; для I квартала 2027 года — не позднее 1 декабря 2026 года.
8. Шаг 8. Ведите табель по фактическим часам каждой смены и по окончании квартала сравните итог с индивидуальной нормой.

Табель учёта рабочего времени — второй документ квартального учёта: график показывает план, табель фиксирует факт. Унифицированные формы Т-12 и Т-13 с 01.01.2013 в общем случае необязательны, работодатель вправе утвердить свою форму табеля. Какой бы ни была форма, после 1 сентября 2026 года в ней нужны фактические часы по каждой смене, а не только итог за месяц: от смены, в которой возникла переработка, теперь зависит её оплата.

Сформируйте табель Т-13 для сверки смен с графиком

Сверхурочная работа и недоработка по итогам квартала: правила с 1 сентября 2026 года

Переработку при суммированном учёте определяют один раз, по окончании учётного периода: из фактически отработанных за квартал часов вычитают индивидуальную норму. Из полученной разницы исключают часы работы в выходные и нерабочие праздничные дни, которые уже оплачены в повышенном размере или компенсированы другим днём отдыха по статье 153 ТК РФ. Остаток — сверхурочная работа, которую оплачивают по статье 152 ТК РФ.

Как теперь оплачивают сверхурочные при суммированном учёте

Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ изменил статью 152 ТК РФ. При суммированном учёте первые два сверхурочных часа считают отдельно для каждой смены и оплачивают не менее чем в полуторном размере, следующие часы той же смены — не менее чем в двойном. Начиная со 121-го сверхурочного часа за год каждый час оплачивается не менее чем в двойном размере независимо от смены. По желанию работника повышенную оплату заменяют дополнительным временем отдыха.

Прежняя схема, при которой полуторная оплата полагалась только за первые два часа всей квартальной переработки, к часам после 1 сентября 2026 года не применяется. Для кадровой службы это означает две новые задачи: табель должен показывать, в какой именно смене работник вышел за плановые часы, а положение об оплате труда — описывать, как квартальная переработка распределяется по сменам. Конкретные размеры оплаты можно закрепить в коллективном договоре, отраслевом соглашении, ЛНА или трудовом договоре, но не ниже минимума статьи 152.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Поправки 144-ФЗ действуют с 1 сентября 2026 года, а большая часть публикаций о них написана раньше и говорит о новых правилах в будущем времени. Из-за этого в положения об оплате труда попадают устаревшие формулы, хотя единый порядок уже установлен: первые два часа не менее чем в полуторном размере, последующие не менее чем в двойном, со 121-го часа каждый час не менее чем в двойном. Откройте свой ЛНА об оплате труда и сверьте формулу сверхурочных с действующей редакцией статьи 152 до закрытия текущего квартала.»

Лимиты сверхурочных для разных категорий работников

Общий годовой лимит после 144-ФЗ остался 120 часов, но для части работников его можно поднять до 240 часов, а для части нельзя ни при каких условиях. От категории работника зависит, сколько переработки допустимо накопить за квартал без нарушения статьи 99 ТК РФ.

Для вредных подклассов 3.3 и 3.4 квартальный график фактически не оставляет запаса: квартал — предельный учётный период, а 120 часов в год делятся на четыре квартала без права перераспределения сверх лимита. Работодателю без коллективного договора или отраслевого соглашения, которое на него распространяется, лимит 240 часов недоступен, даже если работник согласен.

Полезно знать: работники, которых привлекают к сверхурочной работе более 120 часов в год, получают право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка. Дни диспансеризации стоит заранее вычесть из нормы следующего квартального графика.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Недоработка нормы за квартал

Если по итогам квартала часов меньше нормы, оплата зависит от того, кто допустил недоработку. По статье 155 ТК РФ при вине работодателя оплата не ниже средней заработной платы работника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени. При вине работника нормируемая часть оплаты определяется объёмом выполненной работы. Недоработка по графику, где смен изначально меньше нормы, — это вина работодателя.

Что об этом думает ГИТ: в ответе на портале Онлайнинспекция.рф по вопросу недоработки при суммированном учёте инспектор указывает, что работодатель обязан дать работнику возможность отработать норму учётного периода, а при недоработке по его вине выплатить доплату до среднего заработка. Уменьшать оклад только из-за того, что график дал меньше часов, нельзя.

Закрывая квартал, сравните фактические часы каждого работника с индивидуальной нормой и зафиксируйте причину каждого отклонения: от неё зависит, по какой статье его оплачивают.

Утверждение графика и ознакомление работников через КЭДО

Срок в статье 103 ТК РФ привязан к доведению графика до работников, а не к дате его утверждения: не позднее чем за месяц до введения в действие. Для IV квартала 2026 года этот срок прошёл 1 сентября, для I квартала 2027 года он истекает 1 декабря 2026 года. Если в организации есть представительный орган работников, его мнение учитывают до утверждения, поэтому проект графика готовят с запасом в несколько недель.

Согласование графика внутри компании

Проект графика обычно проходит руководителя подразделения, кадровую службу и бухгалтерию: бухгалтерия проверяет, что ночные и праздничные часы попадут в начисление. В Добыто маршрут согласования настраивают последовательным, когда каждый следующий участник видит правки предыдущего, или параллельным, когда документ уходит всем согласующим одновременно.

Электронное ознакомление с графиком сменности

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ допускают ознакомление с кадровыми документами в электронном виде, если работодатель ввёл КЭДО локальным актом. График сменности не входит в перечень документов, которые статья 22.1 оставляет только на бумаге. Если работник не дал согласия на взаимодействие в электронном виде, с графиком его знакомят на бумаге. Вид подписи и порядок ознакомления сверяют с положением о КЭДО работодателя.

Дата ознакомления с графиком в КЭДО фиксируется автоматически, и для проверки срока по статье 103 это удобнее подписи на листе ознакомления без даты. Но электронная дата защищает работодателя только тогда, когда подтверждено, кто именно подписал документ.

Важный нюанс из практики: в споре об увольнении по электронному заявлению Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) отменил решения в пользу работодателя, хотя у него было положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. В материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, сам он системой пользоваться не умел, и за него подписывал другой человек.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для спора недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он, поэтому при технически исправной подписи и неописанной идентификации спор проигрывается. Проверьте, есть ли в вашем локальном акте о КЭДО порядок идентификации работника при подписании и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.»

Перед рассылкой квартального графика проверьте по списку сотрудников, у кого действует согласие на КЭДО и выпущена подпись, а кому график нужно вручить на бумаге.

Образцы документов для суммированного учёта и электронного ознакомления

Комплект закрывает фиксацию отработанных часов, изменение режима работы и электронное ознакомление; начните с табеля Т-12, если в компании ещё нет своей формы табеля.

Изменение графика внутри квартала и цена ошибки

Роструд в письме от 28.10.2020 № ПГ/49630-6-1 разъяснил, что утверждённый график обязателен для обеих сторон. Перевод работника на иной график требует уведомления за месяц. Если работника без такого уведомления ставят в смену вне графика, эти часы оформляют как сверхурочную работу либо как работу в выходной день, со всеми условиями статей 99 и 153 ТК РФ: согласием, лимитом и повышенной оплатой. Отраслевые исключения из этого правила проверяют отдельно по специальным нормам.

На практике замена смены по просьбе самого работника и перекройка графика по решению руководителя оформляются по-разному. Первую фиксируют заявлением работника и изменением графика, вторую нельзя провести задним числом даже при согласии работника, если месячный срок уведомления не соблюдён.

Во что обходится ошибка в графике

Нарушение трудового законодательства, в том числе порядка учёта рабочего времени и лимитов сверхурочной работы, квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридического лица штраф от 30 000 до 50 000 рублей, для должностного лица — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей. Повторное аналогичное нарушение по части 2 той же статьи стоит юридическому лицу от 50 000 до 70 000 рублей, должностному лицу — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет.

Штраф — не единственная статья расходов. График с недобором часов оборачивается доплатой до среднего заработка по статье 155 ТК РФ, смены вне графика — повышенной оплатой, а ознакомление позже месячного срока лишает работодателя возможности требовать выхода по этому графику. В Добыто подписанный график хранится в электронном архиве вместе с датой подписи каждого работника, поэтому соблюдение срока по статье 103 подтверждается одной выгрузкой.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При проверке оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе. Если за работника документы подписывает другой человек, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. До рассылки квартального графика убедитесь, что сменные работники подписывают документы сами, со своего устройства.»

Когда квартальный суммированный учёт не подходит

Суммированный учёт по статье 104 ТК РФ вводят только тогда, когда ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени соблюсти нельзя. Офисному подразделению на пятидневке с фиксированными часами он не нужен: обычный режим и табель закрывают учёт без графика сменности и без квартального баланса.

Квартал не подходит и тогда, когда пик нагрузки длиннее трёх месяцев. Если сезон занимает полгода, переработка пикового квартала не успевает погаситься недоработкой спокойного квартала и превращается в сверхурочные. Для работников без вредных и опасных условий труда в такой ситуации ПВТР допускают учётный период до 1 года. Для вредных и опасных работ квартал остаётся пределом, а удлинение возможно только через отраслевое соглашение и коллективный договор при сезонных или технологических причинах.

Стоимость КЭДО для графиков сменности и табелей

Стоимость электронного ознакомления с графиками зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с 1С:ЗУП.

Итоговая сумма определяется числом сотрудников, которых переводят на электронное ознакомление, и тем, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив. Условия каждого тарифа и порядок перехода между ними описаны на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Квартальный график держится на трёх расчётах: норма квартала по производственному календарю, индивидуальная норма за вычетом отпусков по сменам работника и баланс фактических часов по итогам периода. Помесячные перекосы допустимы, лишние часы квартала — уже сверхурочные, которые после 1 сентября 2026 года оплачиваются по сменам и с учётом годового счётчика. Срок доведения графика до работников для I квартала 2027 года истекает 1 декабря 2026 года, а положение об оплате труда стоит сверить с новой редакцией статьи 152 до закрытия текущего квартала.

В Добыто графики сменности и табели проходят согласование, ознакомление и хранение в одном контуре, а дата подписи каждого работника остаётся в архиве на случай проверки ГИТ. Это снимает с кадровой службы ручной контроль бумажных листов ознакомления по каждому сменному подразделению.

Частые вопросы о квартальном графике суммированного учёта

Можно ли ввести квартальный учётный период только для части работников?

Да. Суммированный учёт вводят для должностей и подразделений, где ежедневную или еженедельную норму соблюсти нельзя, а порядок учёта закрепляют в ПВТР по статье 104 ТК РФ. В приказе о введении перечисляют конкретные должности или подразделения, учётный период и дату начала. Остальные работники продолжают работать в обычном режиме с поденным или понедельным учётом.

Как считать норму для работника, принятого в середине квартала?

Индивидуальную норму считают по производственному календарю за часть квартала с даты приёма до конца учётного периода исходя из недельной продолжительности по трудовому договору. При приёме на работу работника до подписания трудового договора знакомят с ПВТР и другими локальными актами по части 3 статьи 68 ТК РФ, график сменности на текущий квартал вручают ему в день приёма. Если работник принят в последний месяц квартала, его норму и график проще построить отдельно, чем вписывать в общую сетку смен.

Можно ли вместо оплаты сверхурочных дать отгул?

Можно, но только по желанию работника: статья 152 ТК РФ позволяет заменить повышенную оплату дополнительным временем отдыха. Решение работника фиксируют письменным заявлением. Заменить оплату отдыхом по инициативе работодателя нельзя. Часы, за которые предоставлен отдых, по-прежнему учитываются в годовом лимите сверхурочной работы по статье 99.

Как при суммированном учёте сверять зарплату с МРОТ?

С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше: в Москве на 2026 год — 32 916 рублей. Месячная зарплата работника, полностью отработавшего норму, сравнивается с региональным значением. При часовой ставке её проверяют так, чтобы оплата нормы месяца не опускалась ниже МРОТ.

Нужно ли учитывать мнение профсоюза, если его в компании нет?

Статья 103 ТК РФ требует учитывать мнение представительного органа работников при составлении графиков сменности. Если такого органа в организации нет, график утверждает работодатель без этой процедуры. Месячный срок доведения графика до каждого работника при этом сохраняется, и его соблюдение подтверждают подписью работника или датой ознакомления в КЭДО.

Можно ли знакомить работников с графиком через мессенджер MAX?

На дату публикации нет. Минтруд разработал законопроект, допускающий использование мессенджера MAX для электронного документооборота между работником и работодателем с интеграцией с платформой «Работа в России», но закон не принят. Электронное ознакомление с графиком сейчас проводится только в порядке статей 22.1-22.3 ТК РФ, с подписями, которые предусмотрены локальным актом о КЭДО и 63-ФЗ.