Прием на работу 4 сотрудников сразу как не утонуть в бумагах

Приём на работу 4 сотрудников сразу юридически остаётся четырьмя отдельными приёмами. На каждого составляется свой трудовой договор, каждого до подписания договора знакомят под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими ЛНА, связанными с работой, по каждому подают подраздел 1.1 ЕФС-1 в Социальный фонд не позднее следующего рабочего дня. Приказ о приёме с 2021 года работодатель вправе не издавать, а при фактическом допуске без договора на письменное оформление остаётся 3 рабочих дня. Состав комплекта зависит от категории новичка: педагогу нужны справка об отсутствии судимости и предварительный медосмотр, внешнему совместителю на вредных работах — справка с основного места работы, иностранцу — патент или разрешение на работу и уведомление МВД в течение 3 рабочих дней.

Статья раскладывает четыре оформления в один поток: что собрать с каждого кандидата до первого дня, что подписывается в КЭДО через Госключ или «Работу в России», а что по закону остаётся на бумаге. Отдельно разобраны испытательный срок с учётом поправки от 1 сентября 2026 года, инструктажи по охране труда и вопрос про НОБД при приёме педагога. Сценарная таблица для новичков с разным статусом стоит в первой трети статьи, а штрафы за типовые ошибки, стоимость перевода приёма в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине.

Что оформить на каждого новичка и в какие сроки

Сроки при приёме считаются по каждому работнику отдельно, и самые короткие из них истекают в день выхода или на следующий рабочий день. Когда четыре человека выходят в одну дату, кадровая служба за сутки проходит четыре одинаковые цепочки действий. Сводка обязательных действий по ТК РФ и смежным актам на дату публикации:

Ознакомление с ЛНА и подача ЕФС-1 жёстко привязаны к дате каждого конкретного договора. Если четыре человека выходят в разные дни одной недели, кадровик четыре раза подряд попадает в окно «сегодня или завтра», поэтому общая дата выхода для группы снимает часть нагрузки. Военкомат и МВД касаются только тех новичков, у кого есть соответствующий статус.

С 1 января 2026 года сведения подаются по новой форме ЕФС-1, утверждённой приказом СФР от 17.11.2025 № 1462; базовый срок для подраздела о приёме при этом не изменился. Действующую форму и порядок заполнения Социальный фонд публикует на странице о персонифицированном учёте и форме ЕФС-1: перед первой отправкой по новым сотрудникам стоит сверить с ней шаблон в учётной системе.

Время на приём одного сотрудника определяется уровнем автоматизации. При ручном учёте каждый из четырёх комплектов проходит через печать, личную встречу, подписание от руки и сканирование. В КЭДО с электронной подписью договор, согласия и листы ознакомления уходят кандидатам одновременно, и никому не нужно приезжать в офис ради подписи.

Какие документы запросить у четырёх кандидатов и что требовать нельзя

Перечень документов в статье 65 ТК РФ закрытый: требовать сверх него можно только то, что прямо предусмотрено ТК РФ, федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства. У каждого из четырёх кандидатов запрашивают базовый комплект:

• паспорт с отметкой о регистрации, а при отсутствии регистрации по месту пребывания — справку из МВД;
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, кроме случаев, когда человек устраивается впервые или идёт работать по совместительству;
• документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учёта (СНИЛС);
• документы воинского учёта для военнообязанных и призывников: военный билет или удостоверение призывника;
• документы об образовании и квалификации, если работа требует специальных знаний;
• медицинскую книжку — для работников образования, торговли, медицины и общественного питания.

Для отдельных должностей комплект расширяется. Справку об отсутствии судимости запрашивают только там, где закон не допускает к работе лиц с судимостью или подвергавшихся уголовному преследованию, в первую очередь у педагогов. Несовершеннолетнему младше 15 лет нужно согласие родителя или представителя на заключение договора, для трудоустройства лица младше 14 лет — разрешение органа опеки. Внешний совместитель, которого берут на вредное производство или опасные работы, приносит справку с основного места работы. Иностранный работник предъявляет патент или разрешение на работу, постоянно проживающий в России — вид на жительство.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень статьи 65 расширяют только указ Президента и постановление Правительства, а приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании этого сделать не могут. Типовая ситуация при приёме: служба безопасности просит справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания для такого запроса нет, кандидат вправе отказаться, и отказать ему в приёме из-за этого нельзя. Проверьте свою анкету кандидата и уберите из неё всё, что не опирается на одну из этих трёх групп актов.»

Полезно знать: ИНН при приёме требовать нельзя: налоговая не вправе отказать в приёме отчётности, где у получателя дохода нет ИНН. Свидетельства о рождении детей работник приносит сам, если хочет получить налоговый вычет или дополнительные гарантии, и их место в бухгалтерии, а не в личном деле.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Читайте также:  Приём на работу: обучение новичка с первого дня и сроки

Четыре новичка с разным статусом: что критично для каждого

При одновременном приёме кандидаты редко совпадают по статусу, и ошибка обычно возникает там, где на всех готовят одинаковый комплект. Типовые сценарии и то, что к ним добавляется:

Если среди четырёх кандидатов есть хотя бы один иностранец или военнообязанный, после приёма у кадровой службы появляется отдельный срок сверх ЕФС-1. Перед подготовкой договоров отметьте статус каждого новичка по этой таблице и соберите комплект под него.

Образцы документов для оформления приёма нескольких сотрудников

Комплект закрывает подписание, ознакомление и согласия на одного новичка, и начинать стоит с трудового договора: от его условий зависят приказ и лист ознакомления.

Как провести приём четырёх сотрудников через КЭДО

Трудовой договор можно заключить в электронном виде без бумажных экземпляров, если обе стороны подписывают его допустимой по статье 22.3 ТК РФ подписью. В информационной системе работодателя договор со стороны компании подписывается УКЭП, кандидат подписывает его УКЭП или УНЭП, в том числе выпущенной в приложении Госключ. На цифровой платформе «Работа в России» работодатель использует УКЭП либо УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства, а кандидат может подписать договор и простой электронной подписью, ключ которой получен при личной явке.

Согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ берут в письменном виде. Его не нужно получать у тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и на эту дату не имел трудового стажа. Отсутствие согласия или электронной подписи у кандидата не может быть основанием для отказа в приёме: такого новичка оформляют на бумаге, а остальных из группы — электронно.

Что подписывается электронно, а что остаётся на бумаге

Договор, лист ознакомления с ЛНА, согласия и приказ о приёме, если он издаётся, переводятся в электронный вид. Для бумажного договора действует правило двух экземпляров и срок в 3 рабочих дня при фактическом допуске; оба требования Роструд разбирает в памятке «Приём работника на работу», её удобно держать под рукой, если часть группы оформляется на бумаге.

Если же со стороны работника нужна подпись, а приложения у него нет, договор подписывается УКЭП или УНЭП, которую он выпускает сам. Кадровик не создаёт подпись за новичка и не подписывает документы его ключом: в споре это обесценивает весь электронный документ.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В споре суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не подпись в журнале ознакомления. Когда документы за работника подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу. При групповом приёме проверьте, что каждый новичок сам вошёл в систему и сам подписал договор.»

Когда электронное оформление приёма не подходит

КЭДО не закрывает приём целиком в трёх ситуациях. Первая — у новичка нет телефона, через который можно подключить личный кабинет, или нет готовности им пользоваться: для таких работников документы продолжают вести на бумаге. Вторая — кандидат со стажем до 2022 года не дал письменного согласия на КЭДО: принуждать к согласию и отказывать в приёме нельзя. Третья — документы из закрытого перечня, которые остаются бумажными при любой системе. Смешанный вариант для группы из четырёх человек законен: часть договоров электронная, часть бумажная.

Маршрут: четыре договора уходят на подписание одновременно

При последовательном маршруте договор идёт по цепочке: кадровик, руководитель, бухгалтерия, сотрудник. При параллельном документ одновременно уходит всем согласующим. Для группового приёма второй вариант даёт главную экономию: четыре договора не стоят в очереди друг за другом, а каждый проходит согласование независимо от остальных.

Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней: подпись выпускается заранее, а договор новичок подписывает после того, как убедился, что умеет работать в личном кабинете. Если учёт ведётся в 1С:ЗУП, в Добыто для этого есть готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически, и данные четырёх новичков не приходится вносить в две системы.

Кейс из практики: крупный телеком-оператор переводил на электронный формат приём кандидатов, для которого раньше требовались встречи с кадровой службой. Компания запустила личный кабинет кандидата и сотрудника и с августа 2022 года подписывает кадровые документы сертификатами из Госключа. В первом квартале 2026 года 64% кандидатов были трудоустроены с использованием электронной подписи, а 72% сотрудников перешли на КЭДО.

Как оформить приём нескольких сотрудников одним потоком: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите для каждого кандидата форму отношений и статус: основное место или совместительство, первая работа, военнообязанный, иностранец, педагог. По статусу составьте список документов по статье 65 ТК РФ и не запрашивайте ничего сверх него.
2. Шаг 2. Назначьте общую дату выхода и подготовьте четыре трудовых договора. Условие об испытании включайте в договор там, где оно допустимо, обязанности фиксируйте в договоре или должностной инструкции.
3. Шаг 3. Получите согласие на обработку персональных данных, а у кандидатов со стажем до 2022 года — письменное согласие на КЭДО. Выпустите электронные подписи заранее, не в день подписания.
4. Шаг 4. Ознакомьте каждого новичка под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими ЛНА, связанными с работой. Только после этого подписывайте трудовые договоры.
5. Шаг 5. При необходимости издайте приказы о приёме, внесите сведения в трудовые книжки тех, кто ведёт бумажную книжку, и зарегистрируйте их в книге учёта движения трудовых книжек.
6. Шаг 6. До начала работы проведите вводный инструктаж, до самостоятельной работы — первичный инструктаж на рабочем месте, и оформите их на бумаге. Педагогов и других работников из перечня приказа Минздрава № 29н допускайте только после предварительного медосмотра.
7. Шаг 7. Не позднее следующего рабочего дня подайте ЕФС-1 по каждому новичку. В пятидневный срок сообщите в военкомат о военнообязанных и призывниках, не позднее 3 рабочих дней уведомите МВД о договоре с иностранцем.

Сформируйте приказ о приёме по форме Т-1 для каждого новичка

Испытательный срок при одновременном приёме

Условие об испытании включается в трудовой договор по соглашению сторон, поэтому при групповом приёме его проверяют в каждом из четырёх договоров отдельно. Максимальный срок — 3 месяца. Для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных подразделений — 6 месяцев, если федеральный закон не устанавливает иное.

С 1 сентября 2026 года статья 70 ТК РФ запрещает устанавливать испытание женщинам с детьми до 3 лет; до этой даты порог составлял полтора года. Поправку внёс Федеральный закон от 09.04.2026 № 91-ФЗ. Когда условие об испытании стоит в шаблоне договора по умолчанию, при рассылке четырёх договоров оно легко попадает к работнице, на которую распространяется запрет. В Добыто на тарифе «Бизнес» шаблоны документов настраиваются под компанию, и условие об испытании можно включать в договор только после проверки статуса новичка.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: Второй кассационный суд общей юрисдикции признал незаконным увольнение по итогам испытания, потому что работодатель оценивал работницу по должностной инструкции, с которой её не ознакомили при трудоустройстве, а в договоре и других ЛНА её обязанности не были определены. Девятый кассационный суд пришёл к тому же выводу в деле, где сотруднику не сообщили задачи на период испытания, обязанности в договоре не указали и не дали доступа к удалённому рабочему столу.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Испытание проверяет соответствие поручаемой работе, а поручаемая работа определяется трудовой функцией и должностной инструкцией. Если инструкции работник не видел и в договоре обязанности не описаны, предмета проверки нет, и оценивать нечего. При массовом приёме проверьте, что у каждого новичка с испытанием обязанности зафиксированы в договоре или инструкции и он ознакомлен с ними под подпись до начала работы.»

Охрана труда при приёме на работу и медосмотры для группы новичков

Вводный инструктаж проводят до начала выполнения трудовых функций, первичный инструктаж на рабочем месте — до начала самостоятельной работы; это пункт 10 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. С 31 августа 2026 года Правила действуют в редакции постановления Правительства РФ от 30.06.2026 № 805: их срок действия продлён до 1 сентября 2032 года. По пункту 14 Правил в новой редакции новичкам, впервые начавшим трудовую деятельность на работах повышенной опасности, повторный инструктаж в течение первого года проводят не реже раза в 3 месяца.

Если среди четырёх новичков есть человек без стажа, которого берут на работы повышенной опасности, на него заводится отдельный график повторных инструктажей на первый год. Документы о прохождении инструктажей при этом остаются бумажными даже в компании, перешедшей на КЭДО.

Предварительный медосмотр нужен не каждому новичку. Для педагогов он обязателен по пункту 9 части 1 статьи 48 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ, порядок осмотров установлен приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, общие требования к обязательным осмотрам — статьёй 220 ТК РФ. Медицинская книжка требуется работникам образования, торговли, медицины и общественного питания. Для остальных необходимость осмотра определяется категорией работ, и до получения заключения работника к работе не допускают.

Приём педагога на работу и вопрос про НОБД

Статья 331 ТК РФ не допускает к педагогической деятельности лиц с определёнными судимостями и фактами уголовного преследования. Поэтому у каждого педагога по статье 65 ТК РФ запрашивают справку об отсутствии судимости: её принимают в электронном виде или на бумаге с подписью представителя МВД. Если в группе из четырёх новичков один педагог, а трое — административный персонал, справка нужна только от педагога: у остальных её требовать нельзя, если закон не устанавливает ограничений для их должностей.

Запрос «НОБД приём на работу педагога» относится к Казахстану. Модуль «Приём на работу педагогов» в Национальной образовательной базе данных запустило Министерство просвещения Республики Казахстан 1 апреля 2024 года, система приёма педагогов работает на ресурсе hr-nobd.edu.kz. Российские школы и детские сады этой системой не пользуются и оформляют приём педагога по ТК РФ: договор, ознакомление с ЛНА, справка о несудимости, медосмотр, ЕФС-1. Для работодателя, зарегистрированного в Казахстане, действует Трудовой кодекс Республики Казахстан, и порядок из этой статьи на него не переносится.

Ошибки при одновременном приёме и во что они обходятся

Цена ошибки при групповом приёме складывается из штрафа по КоАП и финансовых санкций СФР, а санкции за ЕФС-1 считаются по каждому человеку. Типовые ошибки, которые появляются, когда четыре оформления делают в спешке:

• Допуск к работе без договора дольше 3 рабочих дней. Кадровик откладывает бумаги на потом, пока новички уже работают. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: юридическому лицу — штраф от 50 000 до 100 000 рублей, должностному лицу — от 10 000 до 20 000 рублей.
• Опоздание с ЕФС-1. Сведения откладывают, чтобы отправить одной пачкой после выхода последнего новичка. За непредставление в срок СФР применяет санкцию 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 закона № 27-ФЗ: по группе из четырёх человек это 2 000 рублей.
• Ознакомление с ЛНА после подписания договора и лишние документы в анкете. Так экономят время в день выхода. Это нарушение трудового законодательства, за которое по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ юридическому лицу грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей, должностному лицу — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
• Подписание документов за новичка в системе. Кадровик помогает разобраться с личным кабинетом и подписывает сам. В трудовом споре такой документ не защищает работодателя.

Важный нюанс из практики: спор работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. У работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника, но при новом рассмотрении после кассации в 2023 году суд встал на сторону работника. Решили дело три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а собственная система работодателя зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для спора недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте о КЭДО порядок идентификации не описан, его стоит дописать до того, как через систему пойдёт первая группа новичков.»

Договоры, согласия и листы ознакомления, подписанные в Добыто на тарифе «Бизнес», хранятся в электронном архиве, и при проверке ГИТ комплект по каждому из четырёх новичков выгружается из одного места.

Стоимость электронного оформления приёма в Добыто

Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа: компании до 25 человек подходит «Старт», при большей численности или потребности в УКЭП и интеграции с 1С — «Бизнес».

Итоговая сумма зависит от численности, нужных видов подписи и того, ведётся ли учёт в 1С. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав и условия каждого тарифа на дату публикации собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Четыре новичка, вышедшие в один день, означают четыре самостоятельных оформления с общими сроками: ознакомление с ЛНА до договора, письменный договор не позднее 3 рабочих дней при допуске, ЕФС-1 на следующий рабочий день. Комплект документов определяется статусом каждого человека, поэтому педагог, иностранец, совместитель на вредных работах и военнообязанный получают свои дополнительные шаги. Испытание после 1 сентября 2026 года проверяется по каждому договору с учётом нового запрета, а инструктажи по охране труда остаются на бумаге при любой системе.

Добыто переводит в электронный вид ту часть приёма, которую разрешают статьи 22.1-22.3 ТК РФ: договоры, согласия и листы ознакомления уходят новичкам одновременно и подписываются через выпущенные заранее подписи, а кадровой службе остаются только бумажные документы из закрытого перечня.

Частые вопросы о приёме нескольких сотрудников

Можно ли снова установить испытание, если с работником заключают новый договор на ту же должность?

Верховный Суд РФ включил в обзор практики дело, где работнику на одну и ту же должность неоднократно заключали трудовые договоры и каждый раз устанавливали новое испытание. Суды квалифицировали это как злоупотребление правом с целью обойти ограничение испытания по части 5 статьи 70 ТК РФ и признали увольнение по части 1 статьи 71 незаконным. Повторное испытание допустимо, когда человека принимают на другую должность после реального перерыва в работе.

Нужен ли испытательный срок работнику, восстановленному по решению суда?

Нет. Девятый кассационный суд общей юрисдикции признал незаконным условие об испытании на 3 месяца в дополнительном соглашении с восстановленным работником и взыскал компенсацию морального вреда. Восстановление возвращает человека в прежние трудовые отношения, новый трудовой договор не заключается, и проверять его соответствие работе, которую он уже выполнял, оснований нет.

Можно ли уволить новичка по итогам испытания, если он перестал выходить на работу?

Восьмой кассационный суд общей юрисдикции поддержал увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ сотрудника, который перестал появляться на работе. Правило о том, что время фактического отсутствия не засчитывается в срок испытания, защищает работника, который болел или находился в отпуске. На того, кто не выполнял обязанности без уважительных причин, оно не распространяется.

Защищает ли новичка отсутствие дисциплинарных взысканий за период испытания?

Нет. Конституционный Суд РФ указал, что отсутствие взысканий не доказывает успешное прохождение испытания, а дисциплинарный проступок не означает неудовлетворительный результат. Испытание оценивает соответствие работе, поэтому порядок наложения дисциплинарных взысканий при увольнении по итогам испытания не применяется, а опоздания сами по себе не обосновывают вывод о непрофессионализме. Обязанность доказать неудовлетворительную работу лежит на работодателе.

Является ли распечатка электронного трудового договора оригиналом?

Нет. Распечатанный электронный документ остаётся копией. Чтобы распечатка имела значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи.

Подходит ли простая электронная подпись по коду из SMS для кадровых документов новичка?

Практика признания документов с подписью по SMS-коду сложилась по займам, лизингу и договорам оказания услуг на основе части 2 статьи 5 63-ФЗ и на кадровые документы не переносится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своими требованиями к виду подписи: трудовой договор в системе работодателя кандидат подписывает УКЭП или УНЭП, а простая электронная подпись для него допустима на платформе «Работа в России», если ключ получен при личной явке.