Прием кадров на работу как выстроить единый кадровый конвейер

Прием на работу в РФ оформляется трудовым договором по статье 68 Трудового кодекса РФ. Приказ после изменений 377-ФЗ работодатель издает по своему решению. До подписания договора работника знакомят под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), локальными нормативными актами (ЛНА), связанными с его работой, и коллективным договором. Вводный инструктаж по охране труда проводят до начала работы. Подраздел 1.1 ЕФС-1 сдают в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днем приказа, а если приказа нет, то за днем договора. Бумажный договор оформляют в двух экземплярах с подписью работника о получении. Электронный договор в системе работодателя работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, ПЭП для него не подходит.

Ниже прием собран в конвейер, где у каждого этапа есть документ на выходе, срок и норма. Поэтому шаг не теряется при передаче между рекрутером, кадровой службой и охраной труда. Покажем, какие документы сверх статьи 65 ТК РФ требовать нельзя, как поправки 2026 года по испытанию и инструктажам меняют маршрут и чем подкрепить итоги испытания. Сценарная таблица по категориям работников, образцы документов, пошаговая инструкция, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Этапы конвейера приема на работу: документ, срок и норма для каждого шага

Каждый этап приема закрывается документом, и без него следующий этап не стартует. Маршрут рассчитан на работника по трудовому договору. На исполнителя по договору ГПХ и на самозанятого он не переносится. Выбор между трудовым договором и ГПХ определяется существом отношений, удобство оформления на него не влияет.

Таблица показывает полный маршрут в порядке прохождения этапов.

Сроки в таблице привязаны к трем разным событиям. Медосмотр и вводный инструктаж зависят от допуска к работе, ознакомление с ЛНА — от подписания договора, ЕФС-1 — от даты приказа или договора. Дату первого рабочего дня согласуют после того, как закрыты все три точки.

Отдельный риск конвейера — фактический допуск. Если человек приступил к работе до подписания договора, договор вступает в силу со дня допуска (статьи 61 и 67 ТК РФ), а письменно его оформляют не позднее 3 рабочих дней. Допуск считается состоявшимся, если он произошел с ведома или по поручению работодателя либо его уполномоченного представителя. Проверьте, кто в компании наделен таким полномочием, и сообщите этим людям, что новичка без договора к работе не допускают.

Проверка кандидата стоит в начале маршрута, до оффера. Сначала принимают анкету, затем фиксируют правовое основание обработки персональных данных, проверяют сведения по базам, сопоставляют их, получают заключение службы безопасности и принимают решение о найме. Заключение аутсорсинговой службы безопасности носит характер рекомендации, решение о найме принимает работодатель.

Изменения 2026 года, которые нужно встроить в маршрут приема

С 01.09.2026 Федеральный закон от 09.04.2026 №91-ФЗ запретил устанавливать испытание женщинам с детьми до 3 лет. До этой даты запрет касался женщин с детьми до 1,5 лет. Официальный текст изменения и его толкование приведены в разъяснении прокуратуры о новых ограничениях испытательного срока. В анкету кандидата и в маршрут согласования договора стоит добавить проверку этого основания до того, как в договор попадет условие об испытании.

Постановление Правительства РФ от 30.06.2026 №805 изменило Правила обучения по охране труда, утвержденные постановлением от 24.12.2021 №2464, и продлило их действие до 01.09.2032. Изменения действуют с 31.08.2026. Пункт 7 в новой редакции касается перевода и внутреннего совместительства. От повторного вводного инструктажа, обучения и проверки знаний такого работника освобождают при четырех условиях: сохраняются условия труда, источники опасности, ранее выявленные уровни профессиональных рисков и характер работы. Если меняется хотя бы одно из них, освобождение не применяется. Поэтому внутренний переход проходит ту же развилку по охране труда, что и внешний прием.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Форма ЕФС-1 в 2026 году утверждена приказом СФР от 17.11.2025 №1462 (зарегистрирован Минюстом 18.12.2025 №84665, вступил в силу 30.12.2025). С 01.07.2026 действует новый электронный формат по приказу СФР от 15.04.2026 №389. Если учетная система не обновлялась после этой даты, проверьте, в каком формате уходит отчет о приеме.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В обучающих роликах 2024 года о приеме до сих пор называют форму СЗВ-ТД, хотя с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1. Если в материале устарела одна деталь, проверять приходится все остальные. Сроки, названия форм и реквизиты мы берем только из действующих редакций нормативных актов, а из таких материалов — логику процесса и перечни, которые меняются реже.»

Документы при приеме на работу: что требовать по закону и что нельзя

Общий перечень статьи 65 ТК РФ включает пять позиций:

• документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случаев, предусмотренных законом, в том числе для тех, кто заключает трудовой договор впервые;
• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учета, в том числе в электронном виде;
• документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;
• документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний.

Если у кандидата нет индивидуального лицевого счета, сведения для регистрации подает работодатель. Дополнительные документы допускаются, только если их требуют ТК РФ, федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства. Из общего перечня не следуют ни справка МВД о регистрации для гражданина РФ, ни диплом для любой должности, ни медицинская книжка для всех работников.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень статьи 65 могут расширить указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании такого права не дают. Если служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику, законного основания для этого нет: кандидат вправе отказаться, и отказать ему в приеме по этой причине нельзя. Сверьте анкету и памятку кандидату с этим правилом до запуска вакансии.»

В Добыто трудовой договор, приказ и согласия собираются из шаблонов кадровых документов. HR-специалист выбирает сотрудника, переменные подставляются автоматически, документ уходит по заданному маршруту подписантов и после подписания хранится в сервисе.

Сверьте сведения о кандидате до оффера

Для проверки кандидата нужно правовое основание обработки персональных данных. По пунктам 2 и 5 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ отдельное согласие не требуется, если обработка нужна для исполнения обязанностей работодателя по закону или для заключения договора по инициативе самого кандидата. Если цель или объем проверки выходят за эти основания, нужно согласие. Текст закона опубликован на официальном сайте Минтруда в разделе о 152-ФЗ.

С 01.09.2025 согласие, когда оно нужно, оформляется отдельно от анкеты, договора и других документов, которые подписывает кандидат: так требует часть 1 статьи 9 152-ФЗ в редакции Федерального закона от 24.06.2025 №156-ФЗ. Наличие согласия или иного законного основания доказывает оператор, поэтому основание обработки фиксируют в карточке кандидата до начала проверки.

Образцы документов для приема сотрудника и запуска электронного маршрута

Комплект покрывает оформление приема и запуск электронного подписания; начните с трудового договора и сверьте его условия со статьей 57 ТК РФ.

Трудовой договор и ознакомление с ЛНА: бумажный и электронный маршрут подписи

Статья 57 ТК РФ задает обязательные сведения и условия договора. Среди них место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты, режим работы, если он отличается от общих правил, условия труда на рабочем месте, гарантии и компенсации за вредные или опасные условия. Перечень приведен не полностью, при сверке шаблона откройте полный текст статьи. Испытание относится к дополнительным условиям и действует, только если записано в договоре.

На бумаге договор составляют в двух экземплярах, подписанных сторонами. Один экземпляр передают работнику, и он расписывается в получении на экземпляре работодателя (часть 1 статьи 67). ПВТР, ЛНА, непосредственно связанные с работой, и коллективный договор доводят под роспись до подписания договора. При законно введенном КЭДО поступающий на работу знакомится с ними электронно по статье 22.2.

Вид подписи в электронном маршруте определяет канал, по которому подписывают документ. Таблица сводит требования статьи 22.3 ТК РФ.

ПЭП в перечне подписей работника для трудового договора в собственной системе работодателя нет. Договор, подписанный таким способом, требованиям статьи 22.3 не соответствует, и его переоформляют подходящей подписью.

Что проверить до перевода приема в электронный вид

1. Издан приказ о введении КЭДО и назначен ответственный с правом подписи.
2. Собраны согласия на КЭДО у работников, от которых их требует статья 22.2.
3. Документы из перечня части 3 статьи 22.1 выведены из электронного маршрута и оформляются отдельно.
4. Определено, какие виды подписи выданы руководителю и работникам и подходят ли они для трудового договора по статье 22.3.
5. Расходы на получение и использование электронной подписи работником заложены за работодателем. Работник вправе подписывать своей УКЭП, если получил ее сам.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП работник получает через партнеров-удостоверяющие центры. Набор подписей стоит сверить с таблицей до первого электронного договора.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Охрана труда при приеме: инструктажи, обучение и медосмотр до допуска

Вводный инструктаж проводят до начала выполнения трудовых функций, первичный инструктаж на рабочем месте — до самостоятельной работы (пункты 10 и 13 Правил №2464). Освобождение от первичного инструктажа возможно только в случаях, которые прямо предусмотрены Правилами. Офисный характер работы сам по себе такого освобождения не дает. Позиция ведомства изложена в ответе Роструда о вводном и первичном инструктаже.

Обучение требованиям охраны труда новых работников проводят в срок, который установил работодатель, но не позднее 60 календарных дней после заключения договора (пункт 62 Правил №2464). Этот срок относится к программе обучения. Перенести на него вводный и первичный инструктажи нельзя, пункты 10 и 13 продолжают действовать.

Предварительный медосмотр проходят до допуска работники, занятые на соответствующих работах и должностях, и все лица младше 18 лет при заключении договора (статьи 69 и 220 ТК РФ). Психиатрическое освидетельствование привязано к перечню видов деятельности по приказу Минздрава от 20.05.2022 №342н. Наименование должности само по себе его не требует.

Для дистанционного работника статья 312.7 ТК РФ ограничивает обязанности работодателя перечнем, указанным в статье. В него входит ознакомление с требованиями охраны труда при работе с оборудованием, которое работодатель рекомендовал или предоставил. Остальные обязанности не применяются, если коллективный договор, ЛНА или трудовой договор не предусматривают иное.

Важный нюанс из практики: в небольшой офисной компании на 10-15 человек в бизнес-центре работник получил тяжелые травмы в сломанном лифте здания, когда шел между этажами по рабочим делам. Компания не отвечала ни за лифт, ни за здание, но случай расследовали как несчастный случай на производстве, и проверке подлежали инструктажи и обучение работника.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству нельзя. Поэтому, принимая внешнего совместителя на вредное производство или опасные работы, работодатель обязан выяснить, в каких условиях человек трудится на основном месте. Если этого не сделать и совместитель два года отработает в двойной вредности, ответственность ляжет на работодателя. Запросите справку с основного места работы до подписания договора.»

Во что обходится пропуск этапа: штрафы по КоАП

Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц составляет 10 000-20 000 рублей, для ИП 5 000-10 000 рублей, для юрлиц 50 000-100 000 рублей.

Допуск к работе без обязательного обучения, инструктажа, проверки знаний, медосмотра или психиатрического освидетельствования — отдельный состав, часть 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц и ИП составляет 15 000-25 000 рублей, для юрлиц 110 000-130 000 рублей. Разграничение составов дано в пунктах 21-22 постановления Пленума ВС РФ от 23.12.2021 №45. Если в маршруте нет контрольной точки «инструктаж проведен» перед первым рабочим днем, цена пропуска для юрлица начинается со 110 000 рублей.

ЕФС-1 о приеме: от какой даты считать срок и как убедиться в приеме отчета

Подраздел 1.1 ЕФС-1 о приеме подают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа либо иного документа или решения, которым оформлены трудовые отношения (пункт 5 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ, приказ СФР №1462). Если приказа нет, срок считают от заключения договора, если именно он оформляет отношения. Фактический выход на работу точкой отсчета не служит.

Отправка отчета еще не означает, что СФР его принял. Подтверждением служат квитанция о приеме и протокол контроля, подписанный электронной подписью. Ошибки из протокола исправляют и подают сведения повторно. Порядок и актуальная форма описаны в базе знаний Социального фонда по форме ЕФС-1.

Если сведения ЕФС-1 формируются в 1С:ЗУП, в Добыто для нее есть готовый модуль. Он устанавливается и настраивается за один день, кадровые документы синхронизируются автоматически. Отправку отчета, квитанцию и протокол контроля работодатель проверяет в своей учетной системе.

Как оформить прием по единому маршруту: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите форму отношений и категорию работника: трудовой договор или ГПХ, основное место или совместительство, особые категории из сценарной таблицы ниже.
2. Шаг 2. Примите документы по статье 65 ТК РФ и дополнительные документы, которых закон требует для категории. Согласие на обработку персональных данных, когда оно нужно, оформите отдельным документом.
3. Шаг 3. Направьте работника на предварительный медосмотр, если он положен по виду работ или работнику нет 18 лет.
4. Шаг 4. До подписания договора ознакомьте работника под роспись или электронно при КЭДО с ПВТР, ЛНА по его работе и коллективным договором.
5. Шаг 5. Подпишите трудовой договор в двух бумажных экземплярах или электронно подписями по статье 22.3. Если планируется испытание, впишите условие в договор и доведите задачи на период испытания.
6. Шаг 6. Издайте приказ о приеме, если работодатель его оформляет.
7. Шаг 7. Проведите вводный инструктаж до начала работы и первичный до самостоятельной работы, назначьте обучение по охране труда со сроком не позднее 60 календарных дней.
8. Шаг 8. Подайте подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее рабочего дня после приказа или договора и сохраните квитанцию и протокол контроля.

Испытательный срок в конвейере приема: условие, исключения и доказательства

Испытание устанавливают по соглашению сторон и записывают в трудовой договор (статья 70 ТК РФ). Общий предел составляет 3 месяца. Для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных подразделений срок увеличен до 6 месяцев, если федеральный закон не устанавливает иное. При договоре на срок от 2 до 6 месяцев испытание не превышает 2 недель.

Испытание не устанавливают на 15.10.2026 для следующих категорий:

• лиц, избранных по конкурсу в установленном законом порядке;
• беременных женщин и женщин с детьми до 3 лет;
• лиц младше 18 лет;
• получивших среднее профессиональное или высшее образование по аккредитованным программам и впервые поступающих на работу по специальности в течение года после получения образования соответствующего уровня;
• избранных на оплачиваемую выборную должность;
• приглашенных переводом от другого работодателя по согласованию между работодателями;
• заключающих договор на срок до 2 месяцев;
• иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ, федеральными законами и коллективным договором.

Работнику, восстановленному после незаконного увольнения, испытание не устанавливают. Девятый кассационный суд признал такое условие в дополнительном соглашении незаконным и взыскал компенсацию морального вреда: человек выполнял ту же работу с 2014 года, и проверять его соответствие было не на чем.

Важный нюанс из практики: Верховный Суд включил в обзор практики дело, где с работником несколько раз заключали договоры на одну и ту же должность и каждый раз устанавливали новое испытание. Каждое испытание укладывалось в 3 месяца, но суды квалифицировали схему как злоупотребление правом, а увольнение по части 1 статьи 71 признали незаконным.

Оценка испытания опирается на трудовую функцию. Во Втором кассационном суде работодатель оценил работницу по должностной инструкции, с которой ее не знакомили, а в договоре обязанности не были определены, и увольнение отменили. Обязанность доказать неудовлетворительный результат лежит на работодателе. Перед стартом испытания закрепите обязанности в договоре или инструкции и проведите ознакомление под подпись до начала работы.

Важный нюанс из практики: в деле Девятого кассационного суда работнику не сообщили задачи на период испытания, обязанности в договоре не указали, а доступа к удаленному рабочему столу он не имел. Суды признали, что критерии оценки работодатель не соблюдал, и с увольнением не согласились. Доступ к рабочим системам в первый день стоит включить в маршрут приема как отдельную контрольную точку.

В Добыто ознакомление с должностной инструкцией и задачами на период испытания проходит по маршруту подписантов, подписанные документы хранятся в сервисе вместе с остальным комплектом приема.

Особые категории работников: что меняется в маршруте приема

Базовый маршрут один для всех, но отдельные категории добавляют к нему документы, проверки или запреты.

Для педагога и несовершеннолетнего маршрут удлиняется за счет справок и медосмотра до подписания. Для внутреннего перевода и дистанционного работника меняется блок охраны труда. Категорию работника стоит фиксировать на первом этапе, иначе нужный документ выясняется уже после допуска.

Запрос «нобд прием на работу педагога» ведет к модулю информационной системы НОБД Республики Казахстан. Модуль обслуживает конкурсное трудоустройство в государственные организации образования Казахстана, и на прием педагога в РФ этот процесс не переносится. В России есть Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении, его официальный ресурс — кабинет ФРДО Рособрнадзора. Системой оформления приема реестр не служит.

Стоимость электронного оформления приема: тарифы на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учетной системой. Цены указаны по странице тарифов на 15.10.2026.

Итоговая сумма складывается из численности, тарифа и того, нужна ли сотрудникам УКЭП и интеграция с 1С. Цены внедрения и отдельных интеграций на странице не опубликованы, а условия по каждому тарифу приведены на странице тарифов КЭДО Добыто. Тариф можно сменить в любое время, при повышении разницу пересчитывают пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Конвейер приема работает, когда у каждого этапа есть документ на выходе и срок, привязанный к конкретному событию: допуску, подписанию договора или дате приказа. Поправки 2026 года меняют две точки маршрута, испытание для женщин с детьми до 3 лет и освобождение от инструктажей при внутреннем переходе. Состав документов ограничен статьей 65 и актами не ниже постановления Правительства, а итоги испытания суд оценивает по зафиксированным обязанностям и подтвержденным фактам.

Добыто закрывает электронную часть этого маршрута: шаблоны кадровых документов, маршрут подписантов, выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников и хранение подписанного комплекта приема.

Частые вопросы о приеме на работу

Нужно ли брать с кандидата заявление о приеме на работу?

Для обычного трудоустройства заявление о приеме не входит в обязательные документы. Прием оформляется трудовым договором по статье 68 ТК РФ, приказ работодатель вправе издать по своему решению после изменений Федерального закона от 22.11.2021 №377-ФЗ. Если компания все же собирает заявления, оно не заменяет ни договор, ни ознакомление с ЛНА до подписания.

Обязан ли работодатель объяснять кандидату причину отказа?

Необоснованный и дискриминационный отказ запрещен статьей 64 ТК РФ. Если кандидат письменно потребует объяснений, работодатель сообщает причину отказа письменно не позднее 7 рабочих дней. Отказ из-за того, что кандидат не принес документ сверх перечня статьи 65, не имеет законного основания.

Кто оплачивает предварительный медосмотр нового работника?

Предусмотренные законом медосмотры и психиатрическое освидетельствование оплачивает работодатель (статьи 69 и 220 ТК РФ). Медосмотр обязателен до допуска к работе для соответствующих работ и должностей и для всех лиц младше 18 лет при заключении договора. Допуск без такого осмотра наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ, для юрлиц штраф составляет 110 000-130 000 рублей.

Можно ли отказать в приеме, если кандидат не согласен на КЭДО?

Нет. По статье 22.2 ТК РФ отсутствие согласия на электронный документооборот или на получение электронной подписи не может стать основанием для отказа в приеме. Для лиц, принимаемых после 31.12.2021 и не имевших трудового стажа на эту дату, согласие на КЭДО не требуется, остальные дают согласие. С работником без согласия документы оформляют на бумаге.

Как правильно уволить по итогам неудовлетворительного испытания?

По статье 71 ТК РФ работника предупреждают письменно не позднее чем за 3 дня и указывают причины, по которым он признан не выдержавшим испытание. Доказать неудовлетворительный результат обязан работодатель. Конституционный Суд указал, что отсутствие дисциплинарных взысканий не доказывает успешное испытание, а проступок сам по себе не означает его провал: опоздания при выполненной работе относятся к дисциплине.

Засчитывается ли в испытательный срок время отсутствия работника?

Период фактического отсутствия на работе, в том числе болезни, в срок испытания не включается. Правило защищает работника с уважительной причиной отсутствия. Восьмой кассационный суд поддержал увольнение по части 1 статьи 71 работника, который перестал выходить на работу без уважительных причин, и отклонил довод о незачете этого времени.