Прием на работу в России что обязательно для любой компании

Приём на работу в России оформляется письменным трудовым договором в 2 экземплярах. Для любой компании обязательны 3 вещи: условия из части 2 статьи 57 ТК РФ в договоре, ознакомление работника под подпись с ПВТР и ЛНА, связанными с его работой, до подписания договора, и подача сведений в СФР по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания документа об оформлении. Приказ о приёме работодатель издаёт по своему решению. Требовать от кандидата документы сверх статьи 65 ТК РФ нельзя. Для взрослого работника на общих условиях хватает базового комплекта. Для подростка, педагога, иностранца или совместителя на вредные работы добавляются согласия, справки, медосмотр и уведомление МВД в течение 3 рабочих дней.

Материал показывает, какие документы кандидат обязан принести и какие вправе не давать, какие условия договора проверяют первыми и кому испытательный срок устанавливать нельзя, включая изменение с 01.09.2026 для женщин с детьми до 3 лет. Отдельно разобраны инструктажи по охране труда и подписание договора в КЭДО. Таблица сроков уведомлений СФР, военкомата и МВД, пределы штрафов по КоАП, стоимость электронного оформления, образцы документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие документы работодатель вправе требовать при приёме по статье 65 ТК РФ

Перечень статьи 65 ТК РФ закрытый. Дополнительные документы допустимы только в случаях, которые предусмотрены ТК РФ, федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства. Часть позиций перечня нужна от каждого работника, часть — только для отдельных видов работ и категорий людей.

Из таблицы видно, что для офисного специалиста без специальных требований к должности комплект сводится к 3 документам, а при первом трудоустройстве — к 2. Регистрация по месту жительства или пребывания и медицинская книжка в общий перечень для каждого работника не входят.

Общий перечень и запрет требовать документы, не предусмотренные законом, Минтруд публикует на государственной странице о заключении трудового договора. Её удобно приложить к внутренней памятке для рекрутеров и службы безопасности.

ИНН к документам для приёма не относится. Свидетельства о рождении детей работник передаёт в бухгалтерию по своей инициативе, если хочет получить налоговый вычет или дополнительные гарантии: их место в бухгалтерии, а не в комплекте для заключения договора.

Важный нюанс из практики: налоговая не может отказать работодателю в приёме отчётов, если в сведениях о физическом лице — получателе дохода нет ИНН. Отсутствие ИНН отчётности не мешает, поэтому требовать его у кандидата нет оснований. Если работник принёс ИНН сам, данные просто вносятся в учётную систему.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Расширить перечень статьи 65 могут федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании такого права не дают. Когда служба безопасности просит у кандидата справку о доходах с прошлого места работы или характеристику, законного основания нет: кандидат вправе отказаться, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Сверьте анкету кандидата с перечнем статьи 65 до публикации вакансии.»

Для проверки своего комплекта достаточно пройти по таблице: у каждой позиции, которую компания запрашивает сверх неё, должна быть названа норма закона, указа Президента или постановления Правительства.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Трудовой договор при приёме: обязательные сведения и условия статьи 57

Статья 57 ТК РФ разделяет содержание договора на 2 группы. Часть 1 перечисляет сведения о сторонах, часть 2 — обязательные условия. Отсутствие условия из части 2 при проверке квалифицируется как ненадлежащее оформление договора.

Сведения по части 1 статьи 57:

• ФИО работника и наименование работодателя либо ФИО работодателя — физического лица;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• ИНН работодателя, кроме работодателей — физических лиц, которые не зарегистрированы как ИП;
• сведения о представителе работодателя, подписавшем договор, и основание его полномочий;
• место и дата заключения договора.

Обязательные условия по части 2 статьи 57:

• место работы, а для обособленного подразделения в другой местности — также подразделение и его местонахождение;
• трудовая функция;
• дата начала работы;
• для срочного договора — срок действия и обстоятельства или причины, послужившие основанием для срочности;
• условия оплаты труда;
• режим рабочего времени и времени отдыха, если он отличается от общих правил у работодателя;
• гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда с характеристиками условий на рабочем месте, если работа ведётся в таких условиях;
• условия, определяющие характер работы (подвижной, разъездной, в пути и другой) в необходимых случаях;
• условия труда на рабочем месте;
• условие об обязательном социальном страховании;
• иные условия, обязательные по трудовому законодательству.

Договор составляется в 2 экземплярах, один передаётся работнику. Если работника фактически допустили к работе без договора, письменно оформить его нужно не позднее 3 рабочих дней со дня допуска. Это предельный срок для исправления ситуации, а не период ожидания после выхода сотрудника.

Статья 133 ТК РФ требует, чтобы месячная зарплата работника, полностью отработавшего норму времени и выполнившего нормы труда, была не ниже МРОТ. Сравнивается вся месячная зарплата за полную норму, а не только оклад. Если в регионе установлен свой минимум по статье 133.1, сверять условия оплаты нужно с ним.

Наименование должности тоже проверяют при приёме. С 01.01.2026 действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст вместо ОК 016-94. Общего предписания переименовать все должности он не содержит. Требование статьи 57 о соответствии наименования квалификационным справочникам или профстандартам касается работ, с которыми закон связывает льготы, компенсации или ограничения.

Соберите трудовой договор с обязательными разделами онлайн

Конструктор Добыто формирует файл .docx с разделами предмета договора, испытания, оплаты, рабочего времени и отпуска и подставляет реквизиты сторон в текст. Перед подписанием сверьте готовый файл со списком условий части 2 статьи 57 выше.

Ознакомление, приказ и охрана труда до первого рабочего дня

По статье 68 ТК РФ до подписания трудового договора работника знакомят под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором. Ознакомление после подписания нарушает порядок, даже если подписи собраны в тот же день.

Основание приёма — трудовой договор. Приказ о приёме работодатель вправе издать, но такой обязанности в ТК РФ нет. Заявление о приёме тоже не обязательная стадия: компании, которые его собирают, делают это по внутреннему порядку.

Охрана труда начинается до допуска к работе. Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 в редакции постановления от 30.06.2026 № 805 действует до 01.09.2032. Вводный инструктаж проводится до начала выполнения трудовых функций (пункт 10), первичный — до начала самостоятельной работы (пункт 13).

От первичного инструктажа офисных работников можно освободить только при одновременном соблюдении условий: опасности на рабочем месте создаёт исключительно офисная и бытовая техника из перечня Правил, других опасностей нет, а условия труда по результатам СОУТ оптимальные или допустимые. Вводный инструктаж это освобождение не отменяет.

Предварительный медосмотр обязателен не для всех. Его проходят категории работников и виды работ, названные в статье 220 ТК РФ и приказе Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, который действует до 01.04.2027. Работники до 18 лет проходят предварительный и ежегодный медосмотр за счёт работодателя по статьям 69 и 266 ТК РФ.

Полезно знать: в небольшой офисной организации на 10-15 человек работник получил тяжёлые травмы в неисправном лифте бизнес-центра, когда шёл между этажами по рабочим делам. Компания не отвечала ни за лифт, ни за здание, но случай расследовался как несчастный случай на производстве, и проверяли инструктажи и обучение именно этого работодателя.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Порядок действий удобно выстроить по этапам: подготовка до выхода, оформление и доступы в первый день, обучение и регламенты в первую неделю, итоги испытательного периода через 1-3 месяца.

Как оформить приём работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите форму отношений и категорию работника. Выбор между трудовым договором и договором ГПХ зависит от существа отношений. Для подростка, педагога, иностранца и совместителя на вредные работы сразу проверьте дополнительные требования по таблице в разделе об особых категориях.
2. Шаг 2. Запросите документы по статье 65 ТК РФ с учётом исключений: трудовая книжка не нужна при первом трудоустройстве, документ об образовании — только для работы, требующей специальной подготовки.
3. Шаг 3. Направьте на предварительный медосмотр, если работа относится к категориям статьи 220 ТК РФ и приказа № 29н или работнику нет 18 лет. Медосмотр проходит до допуска к работе.
4. Шаг 4. Ознакомьте кандидата под подпись с ПВТР, ЛНА по его работе и коллективным договором до подписания трудового договора.
5. Шаг 5. Подпишите трудовой договор в 2 экземплярах на бумаге либо в КЭДО квалифицированной подписью работодателя и УКЭП или УНЭП работника. Условие об испытании включите в договор, если стороны его согласовали. Приказ о приёме издайте, если он предусмотрен порядком компании.
6. Шаг 6. Проведите вводный инструктаж до начала работы и первичный — до самостоятельной работы, если работник от него не освобождён по условиям Правил № 2464.
7. Шаг 7. Подайте сведения: ЕФС-1 в СФР, уведомление в военкомат для работника, подлежащего воинскому учёту, уведомление в МВД при приёме иностранного гражданина.

Образцы договора, приказа и согласий для оформления приёма

Первым смотрите шаблон трудового договора по основному месту работы, остальные документы нужны по ситуации: приказ — если компания его издаёт, согласия — если обработка данных идёт на основании согласия и если вводится КЭДО.

Испытательный срок при приёме: пределы и кому его устанавливать нельзя

Испытание устанавливается только по соглашению сторон и включается в трудовой договор. Условие, которое есть лишь в приказе или в отдельном листе ознакомления, испытанием по статье 70 ТК РФ не считается.

Предельные сроки по статье 70:

• общий предел — 3 месяца;
• 6 месяцев — для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных подразделений, если федеральным законом не установлено иное;
• не более 2 недель — при трудовом договоре на срок от 2 до 6 месяцев.

Испытание не устанавливается лицам до 18 лет, беременным женщинам, женщинам с детьми до 3 лет, работникам, приглашённым в порядке перевода от другого работодателя, и при договоре на срок до 2 месяцев. Порог для женщин с детьми поднят с полутора до 3 лет Федеральным законом от 09.04.2026 № 91-ФЗ, норма действует с 01.09.2026. Для выпускников запрет работает только при соблюдении условий статьи 70 о впервые поступающих на работу по полученной квалификации, на любого выпускника он не распространяется.

Кейс из практики: работника восстановили в прежней должности по решению суда и подписали с ним дополнительное соглашение, где среди прочего было условие об испытании на 3 месяца. Девятый кассационный суд общей юрисдикции признал этот пункт незаконным и взыскал компенсацию морального вреда: восстановление возвращает работника в прежние отношения, новый трудовой договор не заключался, проверять соответствие работе, которую человек выполнял с 2014 года, нет оснований.

Второй кассационный суд рассмотрел дело, где комиссия оценивала результаты испытания по должностной инструкции, с которой работницу при трудоустройстве не ознакомили, а обязанности не были прописаны ни в договоре, ни в других ЛНА. Увольнение признали незаконным.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Испытание проверяет соответствие поручаемой работе, а поручаемую работу определяют трудовая функция и должностная инструкция. Если инструкцию работнику под подпись не давали, а в договоре обязанности не описаны, предмета проверки нет. Перед установлением испытания проверьте 4 вещи: обязанности зафиксированы в договоре или инструкции, работник ознакомлен с ними до начала работы, задачи на период испытания доведены, доступ к рабочим инструментам и системам открыт.»

Обязанность доказать неудовлетворительный результат испытания лежит на работодателе. Дисциплинарные проступки и итог испытания суды не смешивают: отсутствие взысканий не доказывает успешного прохождения, а опоздания сами по себе не говорят о непрофессионализме.

Подростки, педагоги, иностранцы и совместители: что добавляется к общему порядку

Общий порядок одинаков для всех, но категория работника добавляет к нему документы, согласия и ограничения. Сценарная таблица показывает, что критично для каждой категории.

Самый большой набор ограничений у работников до 18 лет: к ним добавляются сокращённое время, запрет испытания и особый порядок увольнения. Статья 331 при этом не превращает любую судимость в пожизненный запрет на работу в школе: перечень оснований и случаи допуска комиссией определены в самой статье.

Увольнение несовершеннолетнего по инициативе работодателя по статье 269 ТК РФ требует согласия ГИТ и комиссии по делам несовершеннолетних, поэтому условия расставания продумывают до приёма.

Мария Ж, HR-эксперт, более 13 лет в найме персонала: «Согласие подростка на полную рабочую неделю не делает такое условие законным: от гарантии сокращённого рабочего времени работник отказаться не может. Сорокачасовая неделя в договоре с 17-летним фиксирует нарушение письменно, и инспектор видит его, сверив дату рождения и продолжительность недели в одном документе. Для сезонной работы с подростками я рекомендую срочный трудовой договор: основание срочности в нём настоящее, и расставание решается истечением срока.»

Если у вас уже работают люди до 18 лет, сверьте в их договорах продолжительность недели с возрастом и отсутствие условия об испытании.

Сроки уведомлений после приёма: СФР, военкомат, МВД

После подписания договора отсчёт сроков идёт от разных событий: для СФР — от издания документа об оформлении, для МВД — от заключения договора. Сроки собраны в таблицу.

Срок военкомату установлен в днях без уточнения «рабочих», поэтому выходные в него не выпадают в пользу работодателя. Срок для СФР самый короткий из трёх и требует, чтобы дата приказа или договора сразу попадала к тому, кто готовит отчётность.

Порядок заполнения и актуальную форму СФР публикует в базе знаний для страхователей в разделе по единой форме сведений ЕФС-1. Там же стоит сверять изменения формы перед подачей.

Форма СЗВ-ТД, которую до сих пор называют в обучающих видео, заменена ЕФС-1. В практике Добыто мы не берём из таких материалов сроки, названия форм и реквизиты без сверки с действующей редакцией: если в источнике устарела одна деталь, проверяются все.

Приём в КЭДО: какая подпись нужна для трудового договора и чьё согласие

Статья 22.1 ТК РФ позволяет создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без бумажного дубликата. КЭДО вводится ЛНА, где указаны информационные системы, перечень документов, категории работников и дата перехода.

На бумаге остаются трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Для приёма это значит, что договор можно подписать электронно, а журнал вводного инструктажа — нет.

Согласие работника на КЭДО по статье 22.2 и согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ — разные документы. Часть 1 статьи 6 152-ФЗ разрешает обрабатывать без согласия данные, необходимые для заключения и исполнения трудового договора. Если основанием обработки служит согласие, с 01.09.2025 оно оформляется отдельно от других документов, которые подписывает работник (статья 5 Федерального закона от 24.06.2025 № 156-ФЗ). В Добыто согласие на КЭДО и согласие на обработку персональных данных подписываются как отдельные документы.

Подпись работника под трудовым договором

При заключении договора через информационную систему работодателя по статье 22.3 ТК РФ работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. УНЭП работника проверяется по соглашению сторон либо через инфраструктуру электронного правительства. ПЭП для подписания трудового договора работником по этой схеме не подходит, для иных кадровых документов она допустима при соглашении об идентификации и конфиденциальности ключа.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в составе тарифа, УКЭП работник получает через партнёров — удостоверяющих центров.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Законопроект Минтруда о документообороте через мессенджер MAX и о подписании договоров с дистанционными работниками неквалифицированной подписью на дату публикации остаётся проектом. Вид подписи для каждого кадрового документа до принятия закона определяют действующие статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. Материалы, где поправки описаны как вступившие, сверяйте с действующей редакцией до того, как менять маршруты подписания.»

Когда электронное оформление приёма не подходит

КЭДО не применяется к работнику, который не дал письменного согласия, если на него не распространяется исключение части 7 статьи 22.2: согласие не нужно только от лиц, принимаемых после 31.12.2021, у которых на 31.12.2021 не было трудового стажа. Нужны оба условия одновременно. Отказ от КЭДО не служит основанием для отказа в приёме, с таким работником взаимодействие идёт на бумаге.

Если у работника нет УНЭП или УКЭП, трудовой договор подписывается на бумаге, даже когда остальные документы компании переведены в электронный вид. Для дистанционных работников действуют особенности статей 312.2-312.3, и работодатель вправе распространить на них КЭДО.

Ошибки при приёме и их цена по КоАП и статье 394 ТК РФ

Штрафы ниже — пределы конкретных составов КоАП. За каждое отклонение в любом кадровом документе они автоматически не назначаются, состав определяет инспектор по фактическому нарушению.

• Допуск без договора или договор без обязательных условий. Работника выводят до оформления, чтобы не терять день, или подписывают шаблон без условий части 2 статьи 57. Часть 4 статьи 5.27 КоАП: должностному лицу от 10 000 до 20 000 руб., ИП от 5 000 до 10 000 руб., юрлицу от 50 000 до 100 000 руб.
• Допуск без инструктажа, обучения или обязательного медосмотра. Инструктаж переносят на конец первой недели. Часть 3 статьи 5.27.1 КоАП: должностному лицу и ИП от 15 000 до 25 000 руб., юрлицу от 110 000 до 130 000 руб.
• Испытание тому, кому оно запрещено, или увольнение по итогам испытания без доказательств. Условие об испытании копируют из типового шаблона без проверки категории работника. Если суд признает увольнение незаконным, по статье 394 ТК РФ работника восстанавливают, взыскивают средний заработок за всё время вынужденного прогула и по его требованию компенсацию морального вреда. Решение о восстановлении исполняется немедленно.

Если работник продолжает работать после окончания испытательного срока, он считается выдержавшим испытание, и расторгнуть договор по статье 71 уже нельзя. Поставьте дату окончания испытания каждого нового работника в календарь руководителя в день подписания договора.

Стоимость КЭДО для оформления приёма: тарифы на дату публикации

Стоимость зависит от численности сотрудников и нужных видов подписи: тариф считается за сотрудника в месяц.

Для компании до 25 человек достаточно тарифа «Старт» с ПЭП и УНЭП, для подписания трудовых договоров работниками с УКЭП и синхронизации с 1С:ЗУП нужен тариф «Бизнес». Повысить или понизить тариф можно в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, полные условия опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

Обязательный минимум при приёме одинаков для компании любого размера: договор с условиями части 2 статьи 57, ознакомление с ЛНА до подписи, вводный инструктаж до начала работы и ЕФС-1 на следующий рабочий день. Всё, что сверх этого, определяет категория работника: возраст, педагогическая деятельность, гражданство, вредные условия на основном месте. Испытание и документы от кандидата ограничены законом жёстче, чем принято думать, и проверять их стоит по категории каждого нового сотрудника.

Добыто переводит в электронный вид ту часть приёма, которую закон разрешает: договор, согласия и ЛНА подписываются работником с выпущенной в сервисе УНЭП, а бумажными остаются только документы, которые ТК РФ из КЭДО исключает.

Частые вопросы о приёме на работу

Что такое НОБД при приёме педагога и нужен ли он в России?

НОБД — национальная образовательная база данных Казахстана, портал hr.nobd.edu.kz входит в перечень электронных ресурсов Министерства просвещения Республики Казахстан. К приёму педагога в России эта система не применяется. Российская школа или детский сад оформляет педагога по ТК РФ и дополнительно проверяет справку о наличии (отсутствии) судимости с учётом ограничений статьи 331.

Чьё согласие на обработку персональных данных прикладывают к уведомлению МВД об иностранце?

С 01.09.2026 к уведомлению прикладывается согласие самого иностранного гражданина, чьи данные указаны в уведомлении. Рекомендуемый образец приведён в приложении 2 к порядку по приказу МВД России от 12.05.2026 № 290, согласие адресовано работодателю или заказчику, МВД и Минцифры. Согласие организации-работодателя этим порядком не требуется.

Можно ли снова установить испытание, если с работником заключают новый договор на ту же должность?

Верховный Суд поддержал вывод о злоупотреблении правом, когда с работником неоднократно заключали договоры на одну и ту же должность и каждый раз устанавливали новое испытание. Каждый договор формально укладывался в 3 месяца, но схему признали обходом гарантии части 5 статьи 70 ТК РФ, а увольнение по части 1 статьи 71 — незаконным. Повторное испытание допустимо при приёме на другую должность после реального перерыва.

Нужен ли инструктаж по охране труда дистанционному работнику?

Статья 312.7 ТК РФ сохраняет для дистанционных работников обязанности, прямо названные из статьи 214, и ознакомление с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, которые работодатель предоставил или рекомендовал. Остальные общие обязанности на период дистанционной работы не распространяются, если иное не предусмотрено коллективным договором, ЛНА, трудовым договором или дополнительным соглашением.

Когда региональный минимум оплаты труда обязателен для компании?

Региональное соглашение о минимальной зарплате по статье 133.1 ТК РФ распространяется на работодателя, если в течение 30 календарных дней после официального опубликования предложения о присоединении он не направил мотивированный письменный отказ. Региональный минимум не применяется к организациям, финансируемым из федерального бюджета, и может быть выше федерального МРОТ в 27 093 руб.

Как уволить работника, не прошедшего испытание?

По статье 71 ТК РФ договор расторгается до окончания срока испытания с письменным предупреждением не позднее чем за 3 дня с указанием причин, по которым работник признан не выдержавшим испытание. Если срок истёк, а работник продолжает работать, испытание считается пройденным, и дальнейшее расторжение идёт только по общим основаниям.