Прием на работу или перевод сотрудника чем отличается оформление

Приём на работу оформляется новым трудовым договором, а перевод у того же работодателя — письменным соглашением об изменении действующего договора с согласия работника по статьям 72 и 72.1 ТК РФ. При внутреннем переводе нового испытания не возникает, стаж у работодателя и отпускной рабочий год сохраняются. Сведения ЕФС-1 о постоянном переводе подаются не позднее 25-го числа следующего месяца, о приёме — не позднее следующего рабочего дня. Развилка проходит по работодателю. Внутри одного юридического лица оформляется перевод. При переходе в другую компанию, в том числе в компанию того же холдинга, прежний договор прекращается по пункту 5 части первой статьи 77 ТК РФ, и с работником заключается новый.

Материал помогает выбрать вид оформления под конкретную ситуацию. Он показывает, как не потерять отпуск работника при переходе через увольнение и как не установить испытание там, где статья 70 ТК РФ его запрещает. Отдельно разобрано, от каких инструктажей освобождает при переводе пункт 7 Правил № 2464 в редакции, действующей с 31 августа 2026 года, и какой электронной подписью подписывается соглашение о переводе в КЭДО. Порядок оформления перевода, образцы документов, ошибки с размерами штрафов, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы приведены во второй половине статьи.

Чем приём отличается от перевода: договор, согласие работника и работодатель

Перевод по статье 72.1 ТК РФ — постоянное или временное изменение трудовой функции работника либо структурного подразделения, если оно указано в трудовом договоре. Работник при этом продолжает работать у того же работодателя. Для перевода нужны письменное согласие работника и письменное соглашение об изменении договора по статье 72 ТК РФ. Договор продолжает действовать, меняются только его условия.

При приёме стороны заключают трудовой договор в письменной форме по статье 67 ТК РФ. В нём фиксируются обязательные сведения и условия статьи 57: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты. Работник предъявляет документы по перечню статьи 65. Приказ о приёме по статье 68 работодатель вправе издать, но закон его к этому не обязывает. Если приказ не издан, срок подачи ЕФС-1 отсчитывается от иного документа или решения, которым оформлены трудовые отношения.

Три варианта оформления расходятся по семи параметрам.

Если меняется только юридическое лицо, а должность и обязанности остаются прежними, работник всё равно проходит у нового работодателя процедуру приёма. От обычного найма её отличают две гарантии, и обе действуют только при письменном приглашении. Испытание не устанавливается. Отказать в договоре нельзя в течение месяца после увольнения.

Перевод, перемещение и изменение условий по статье 74 ТК РФ

Перемещение на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности или на другой механизм не требует согласия работника. Условие одно: согласованные условия трудового договора не меняются. Если подразделение прописано в договоре, переход в другое подразделение оформляется переводом. Если не прописано и остальные условия сохраняются, оформляется перемещение. Переводить или перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, запрещено в обоих случаях.

Статья 74 ТК РФ перевод не заменяет. Она не разрешает работодателю в одностороннем порядке менять трудовую функцию даже по организационным или технологическим причинам. Прочие согласованные условия по этой статье меняются только при установленных причинах и с письменным уведомлением работника за 2 месяца. Перед оформлением сверьте в действующем трудовом договоре формулировки трудовой функции и подразделения: изменение любой из них оформляется переводом.

Приём или перевод: как выбрать оформление в типовых ситуациях

Вид оформления определяют четыре вопроса. Остаётся ли работодатель тем же юридическим лицом? Меняется ли трудовая функция или подразделение из договора? Изменение постоянное или временное? Сохраняет ли работник основную работу?

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Строки 1-4 и 7 оформляются внутри действующего договора. Строки 5, 6 и 8 требуют отдельного трудового договора. При внутреннем совместительстве основной договор не меняется, поэтому перевода в этой ситуации нет.

Когда перевод оформить нельзя и нужен новый трудовой договор

Самостоятельное юридическое лицо — отдельный работодатель, даже если у компаний общий собственник. Перевести работника из одной компании группы в другую дополнительным соглашением нельзя: прежний договор прекращается, с новым работодателем заключается новый. Один ли это работодатель, проверяется по выписке из ЕГРЮЛ: у разных юридических лиц разные ИНН и ОГРН.

Дополнительная работа у того же работодателя в свободное от основной работы время оформляется внутренним совместительством, то есть отдельным трудовым договором. Основная работа при этом сохраняется, и переводом такая работа не оформляется.

Что проверить до выбора между приёмом и переводом

Эти вопросы закрываются до подготовки документов, потому что от ответа зависит комплект.

1. Работодатель по старому и новому месту работы — одно юридическое лицо или разные. Проверка — сверка ИНН и ОГРН по ЕГРЮЛ.
2. Что записано в трудовом договоре о трудовой функции и структурном подразделении.
3. Изменение постоянное или временное, и на какой срок.
4. Сохраняются ли условия труда, источники опасности, уровни профессиональных рисков и характер работы. Этот вопрос решается вместе со службой охраны труда.
5. Требует ли новая работа обязательного медицинского осмотра или психиатрического освидетельствования.
6. Связана ли новая работа с педагогической функцией (статьи 331 и 351.1 ТК РФ).
7. При переходе от другого работодателя — есть ли письменное приглашение.
8. При оформлении в КЭДО — какой подписью располагает работник. Для соглашения о переводе и согласия на перевод ПЭП не подходит.

Испытательный срок при приёме, внутреннем переводе и переходе от другого работодателя

Испытание относится к приёму и устанавливается по соглашению сторон: условие о нём включается в трудовой договор. Предельный срок по статье 70 ТК РФ — 3 месяца. Для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных подразделений срок составляет 6 месяцев, если иное не установлено федеральным законом. При трудовом договоре на срок от 2 до 6 месяцев испытание не может превышать 2 недель.

При внутреннем переводе работник продолжает работу по тому же договору, и нового испытания не возникает. Лицам, приглашённым в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями, испытание не устанавливается, хотя формально у нового работодателя это приём.

Отдельный случай — восстановление работника после незаконного увольнения. Формально он снова приступает к работе, но трудовые отношения при этом продолжаются.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Восстановление после незаконного увольнения возвращает человека в прежние трудовые отношения, нового приёма в этой ситуации нет. Девятый кассационный суд признал незаконным пункт дополнительного соглашения, которым восстановленному работнику установили испытание на 3 месяца, и взыскал компенсацию морального вреда. Проверять соответствие работе, которую человек выполнял годами, оснований нет. Если сотрудник восстановлен, издайте приказ о допуске к прежней должности и не включайте условие об испытании в документы о его возвращении.»

Охрана труда при приёме и при переводе: инструктажи, обучение, медосмотр

Вновь принятый работник проходит вводный инструктаж до начала выполнения трудовых функций. Это пункт 10 Правил обучения по охране труда, утверждённых постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. До самостоятельной работы он проходит первичный инструктаж на рабочем месте по пункту 13. От первичного инструктажа освобождают только работников, у которых одновременно выполнены три условия:

• деятельность связана исключительно с опасностью от персонального компьютера и офисной техники;
• условия труда оптимальные или допустимые по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ);
• работник включён в утверждённый работодателем список.

Слово «исключительно» в пункте 13 появилось с 31 августа 2026 года. Любая дополнительная опасность, выявленная на рабочем месте, выводит работника из освобождённой категории.

При переводе действует пункт 7 Правил № 2464 в редакции постановления Правительства РФ от 30.06.2026 № 805. Он охватывает перевод на другую работу или должность, изменение наименования рабочего места или подразделения и оформление договора на внутреннее совместительство. Во всех этих ситуациях не требуются вводный инструктаж, повторное обучение по охране труда и проверка знания требований охраны труда. Для этого работник должен уже пройти необходимое обучение, и одновременно должны сохраниться четыре параметра: условия труда, источники опасности, ранее идентифицированные уровни профессиональных рисков и характер выполняемой работы. До 31 августа 2026 года хватало первых двух параметров, а вводный инструктаж в перечень освобождений не входил.

Первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктажи на рабочем месте пункт 7 не называет и сам по себе от них не освобождает. Если хотя бы один из четырёх параметров изменился, освобождение по пункту 7 не применяется, и инструктажи и обучение проводятся по общим правилам.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В перечень того, что при переводе не требуется, впервые попал вводный инструктаж. Одновременно условий для освобождения стало четыре вместо двух, и два добавленных — уровни профессиональных рисков и характер работы — кадровая служба сама не оценивает. Решение о том, нужны ли переведённому сотруднику вводный инструктаж и повторное обучение, теперь готовьте вместе со службой охраны труда.»

Требования о медицинском осмотре зависят от новой работы и факторов на ней, название кадрового события на них не влияет. Допуск к работе, требующей обязательного медосмотра или психиатрического освидетельствования, без этих процедур невозможен и при приёме, и при переводе (статья 220 ТК РФ). Приём и перевод — событийные точки годового плана обучения: после каждой из них проверяется потребность в инструктажах, обучении и осмотре.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: в практике Добыто перечень должностей, подлежащих обучению первой помощи, чаще всего расходится со штатным расписанием через год после утверждения. Должности вводятся и переименовываются, а перечень остаётся в той редакции, под которую его согласовали. Сверку перечня со штатным расписанием имеет смысл ставить в тот же цикл, что и график отпусков.

Документы при приёме и переводе: договор, приказ, трудовая книжка, ЕФС-1

Перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый. Работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные законом, указами Президента и постановлениями Правительства.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень статьи 65 расширяют только указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании такого права не дают. Типовая ситуация — служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места работы или характеристику. Законного основания для этого нет: кандидат вправе отказаться, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.»

Обязательность приказа и обязательность бланка — разные вопросы. Унифицированные формы Т-1 (приказ о приёме) и Т-5 (приказ о переводе) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применять их не обязательно: работодатель вправе утвердить собственную форму с обязательными реквизитами. Если в трудовом договоре пропущено обязательное сведение или условие из статьи 57, по части 3 этой статьи пропуск восполняется. Договор при этом не считается незаключённым и не расторгается.

Постоянный перевод отражается в бумажной трудовой книжке, если она ведётся, и в сведениях о трудовой деятельности. Временный перевод в сведения не включается: статья 66.1 ТК РФ охватывает только перевод на другую постоянную работу. Форму ЕФС-1 и порядок её заполнения утвердил приказ СФР от 17.11.2025 № 1462. Электронный формат утвердил приказ СФР от 17.11.2025 № 1463, изменённый приказом от 15.04.2026 № 389. Оба приказа действуют с 30 декабря 2025 года.

Действующие сроки и порядок заполнения Социальный фонд публикует в базе знаний для страхователей о форме ЕФС-1, и сверять заполнение стоит по ней. В материалах прошлых лет встречается форма СЗВ-ТД, хотя с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1.

Приём и перевод педагога: дополнительные проверки

При приёме или переводе на педагогическую функцию работодатель проверяет специальные ограничения статей 331 и 351.1 ТК РФ, связанные с судимостью и уголовным преследованием. Для отдельных категорий, предусмотренных законом, возможен допуск по решению комиссии по делам несовершеннолетних. Кандидат предъявляет справку об отсутствии судимости в электронном или бумажном виде с подписью представителя МВД. Для работников образования в перечень документов при приёме входит и медицинская книжка. Эти ограничения применяются только к соответствующему виду работы, на остальных работников они не распространяются.

Как оформить перевод сотрудника внутри компании: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте действующий трудовой договор. Если меняется трудовая функция или подразделение, указанное в договоре, оформляется перевод. Если условия договора не меняются и работник остаётся в той же местности, оформляется перемещение без согласия.
2. Шаг 2. Определите вид перевода. Временный перевод по соглашению сторон допускается на срок до 1 года, для замещения отсутствующего работника — до его выхода. Срок указывается в соглашении.
3. Шаг 3. Получите письменное согласие работника и подпишите дополнительное соглашение об изменении трудового договора. В соглашении укажите новую трудовую функцию, подразделение и оплату труда, если она меняется. В КЭДО работодатель подписывает соглашение УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП по правилам статьи 22.3 ТК РФ.
4. Шаг 4. Издайте приказ о переводе по форме Т-5 или по форме, утверждённой в компании.
5. Шаг 5. Вместе со службой охраны труда проверьте четыре параметра пункта 7 Правил № 2464 и потребность в медосмотре. Если параметры изменились или новая работа требует медосмотра, проведите инструктажи, обучение и осмотр до допуска к работе.
6. Шаг 6. Внесите запись о постоянном переводе в трудовую книжку, если она ведётся на бумаге. Подайте ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Временный перевод в сведения не включается.
7. Шаг 7. Для временного перевода поставьте контроль даты окончания и оформите возврат работника на прежнюю работу в эту дату.

Образцы приказа о приёме, трудового договора и соглашения о переводе

Комплект закрывает оба сценария: при переводе начните с дополнительного соглашения, при приёме — с трудового договора.

Отпуск и стаж при внутреннем переводе и при переходе к другому работодателю

При внутреннем переводе сохраняются стаж работы у работодателя и отпускной рабочий год. Неиспользованные дни отпуска учитываются при дальнейшем предоставлении отпуска. Сам перевод основанием для денежной компенсации не служит (статьи 121, 122 и 72.1 ТК РФ).

При переходе к другому работодателю прежний договор прекращается, в том числе когда переход оформлен в порядке перевода. По статье 127 ТК РФ работник получает компенсацию за все неиспользованные отпуска. Расчёт по статье 140 производится в день увольнения. Если работник в этот день не работал, расчёт производится не позднее следующего дня после того, как он предъявил требование о расчёте. Отпускной стаж у нового работодателя начинается заново. По общему правилу статьи 122 право на отпуск за первый год возникает после 6 месяцев непрерывной работы, но закон предусматривает случаи, когда отпуск предоставляется раньше.

Работнику, которому предлагают перейти в другую компанию группы, стоит до подписания заявления сверить остаток неиспользованного отпуска и спланировать отдых с учётом шестимесячного порога у нового работодателя. В профиле сотрудника в Добыто видно, сколько дней отпуска доступно, какие отпуска запланированы и какие завершены. Остаток видят и работник, и кадровая служба.

Ошибки при выборе между приёмом и переводом и их цена

Смена должности внутри компании через увольнение и новый приём. Так поступают, чтобы заново установить испытание и обновить условия договора. В результате компенсация за все неиспользованные отпуска выплачивается в день увольнения, отпускной стаж обнуляется. Повторное испытание на ту же должность суды оценивают как злоупотребление правом.

Важный нюанс из практики: Верховный Суд включил в обзор практики дело, где с работником неоднократно заключали трудовые договоры на одну и ту же должность и каждый раз устанавливали новый испытательный срок. По отдельности каждый договор был законен. Апелляция квалифицировала цепочку как злоупотребление правом с целью лишить работника гарантии части 5 статьи 70 ТК РФ и признала увольнение по части 1 статьи 71 незаконным. Судебная коллегия Верховного Суда этот вывод поддержала.

Перевод приказом без дополнительного соглашения и согласия. Так экономят время при срочной замене. Статья 74 ТК РФ не разрешает менять трудовую функцию в одностороннем порядке. Ненадлежащее оформление трудового договора наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: от 10 000 до 20 000 рублей для должностного лица, от 5 000 до 10 000 рублей для ИП, от 50 000 до 100 000 рублей для юридического лица. Повторное аналогичное нарушение квалифицируется по части 5. Конкретная квалификация зависит от состава нарушения. Штраф сам по себе не делает договор недействительным.

Перевод на новую работу без инструктажа, обучения или медосмотра. Мотив — расчёт на то, что работник уже в штате и процедуры пройдены. С 31 августа 2026 года освобождение по пункту 7 Правил № 2464 действует только при сохранении всех четырёх параметров. Допуск без обучения и проверки знания требований охраны труда, без обязательного медосмотра или при медицинских противопоказаниях наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Штраф для должностного лица и ИП — от 15 000 до 25 000 рублей, для юридического лица — от 110 000 до 130 000 рублей. Повторное нарушение квалифицируется по части 5.

Временный перевод без контроля срока. Дату окончания не отслеживают, и работник остаётся на новой должности. Перевод становится постоянным, если срок закончился, прежняя работа не предоставлена, работник её не потребовал и продолжает работать. Вернуть такого сотрудника на прежнее место можно только новым переводом с его согласия.

Приём и перевод в КЭДО: какая подпись нужна и что остаётся на бумаге

Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.2 ТК РФ вводится локальным нормативным актом. При его принятии учитывается мнение выборного органа первичной профсоюзной организации, работников уведомляют. По общему правилу работник даёт письменное согласие на взаимодействие в электронном виде. Вид подписи для каждого документа задаёт статья 22.3 ТК РФ.

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, включая соглашение о временном или постоянном переводе, работодатель подписывает УКЭП. Работник подписывает их одной из трёх подписей:

• УКЭП;
• УНЭП с проверкой по соглашению сторон;
• специальной УНЭП, сертификат которой создан и используется в инфраструктуре предоставления государственных и муниципальных услуг.

Тот же набор подписей часть 4 статьи 22.3 предусматривает для электронного согласия на перевод, и на временный, и на постоянный. ПЭП для этих документов в информационной системе работодателя не названа. Любая корпоративная УНЭП под определение специальной УНЭП не подпадает.

Часть документов из режима КЭДО исключена: трудовые книжки, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Внутренний перевод можно оформить электронно целиком: соглашение, согласие и приказ о переводе. Документы об инструктажах при этом остаются на бумаге. При переходе к другому работодателю прежний работодатель оформляет приказ об увольнении на бумаге. Новый работодатель может заключить трудовой договор в КЭДО по правилам статьи 22.2 ТК РФ.

Как соглашение о переводе проходит маршрут подписания

В Добыто дополнительное соглашение о переводе создаётся по шаблону. После выбора сотрудника поля документа заполняются из его профиля, а маршрут задаёт последовательность согласования и подписания. Участники получают уведомление, статус каждого виден в окне документа. После исполнения документ хранится во вкладке «Архив», подписанный файл можно скачать. Маршрут фиксирует порядок подписантов, а вид подписи для соглашения о переводе определяет статья 22.3 ТК РФ.

Для компаний, которые ведут кадровый учёт в 1С:ЗУП, в Добыто есть готовый модуль интеграции. Документы синхронизируются автоматически, и реквизиты приказа о переводе не приходится вводить в две системы.

Стоимость КЭДО для оформления приёма и перевода: тарифы 2026 года

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с 1С. Оплата считается за сотрудника в месяц.

Цены приведены в том виде, в каком они опубликованы на дату публикации; сроки внедрения на странице не указаны. Итоговая сумма зависит от численности штата и набора функций. Условия каждого тарифа и порядок перехода между ними описаны на странице тарифов КЭДО Добыто.

Для соглашений о переводе работодатель подписывает документ УКЭП. В перечне возможностей тарифа «Старт» указаны ПЭП и УНЭП, тарифа «Бизнес» — ПЭП, УНЭП и УКЭП. УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры.

Выводы

Оформление выбирают по работодателю. Пока сотрудник остаётся в том же юридическом лице, новая функция или подразделение из договора закрепляются соглашением с его согласия. Стаж и отпускной год продолжаются, испытание не возникает. Переход в другую организацию, в том числе внутри группы, идёт через увольнение и новый договор, и письменное приглашение защищает работника от испытания и от отказа в течение месяца. С 31 августа 2026 года освобождение переведённого сотрудника от вводного инструктажа держится на четырёх сохранённых параметрах, и их оценивают до допуска к новой работе.

В Добыто соглашения о переводе, приказы и трудовые договоры проходят маршрут подписания с видимым статусом каждого участника. Подписанные документы хранятся в электронном архиве, откуда их выгружают по запросу проверяющих.

Частые вопросы о приёме на работу и переводе

Что такое НОБД и нужно ли через неё оформлять приём педагога в России?

НОБД — национальная образовательная база Казахстана. Официальный портал государственных органов Казахстана описывает её как систему с отдельным модулем приёма педагогов. Это процедура образовательных организаций Республики Казахстан, к оформлению приёма или перевода по ТК РФ она отношения не имеет. В российской образовательной организации педагога принимают по трудовому договору с проверкой ограничений статей 331 и 351.1 ТК РФ. Сведения о приёме подаются в Социальный фонд России в составе ЕФС-1.

Можно ли перевести работника на другую работу без его согласия?

Постоянный перевод без письменного согласия работника невозможен, как и временный перевод по соглашению сторон. Без согласия ТК РФ допускает только временный перевод в чрезвычайных случаях, перечисленных в Кодексе, и не более чем на 1 месяц.

Нужно ли дополнительное соглашение, если должность переименовали по классификатору ОК 016-2025?

Классификатор ОК 016-2025 действует с 1 января 2026 года вместо ОК 016-94, он введён приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. При изменении наименования или кода должности работодатель издаёт приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждает его в новой редакции. К трудовым договорам заключаются дополнительные соглашения. Классификатор связан с ОКЗ, по которому указывается код трудовой функции в ЕФС-1. Изменение наименования рабочего места прямо названо в пункте 7 Правил № 2464. Если условия труда, источники опасности, уровни профессиональных рисков и характер работы сохраняются, вводный инструктаж и повторное обучение не требуются.

Нужно ли переоформлять трудовые договоры при реорганизации компании?

Реорганизация сама по себе трудовые договоры не прекращает. По части 5 статьи 75 ТК РФ она не может быть основанием для их расторжения, поэтому ни увольнения, ни нового приёма она не требует. Если работник отказывается продолжать работу в связи с реорганизацией, договор прекращается по пункту 6 части первой статьи 77 ТК РФ.

Как в 2026 году оформить временную работу у другого работодателя через службу занятости?

Постановление Правительства РФ от 25.12.2025 № 2131 с 2026 года допускает временную работу у другого работодателя по направлению службы занятости и с письменного согласия работника. Первоначальный трудовой договор на это время приостанавливается. С принимающим работодателем заключается срочный трудовой договор, срок которого ограничен 1 января 2027 года. Общее правило о прекращении договора при постоянном переводе к другому работодателю эта схема не отменяет.

В какой срок переведённого работника обучают первой помощи?

Обязанность касается работников из категорий пункта 33 Правил № 2464. Среди них работники рабочих профессий, работники, к трудовой функции которых отнесено управление автотранспортным средством, специалисты по охране труда и члены комиссий. Такие работники проходят обучение первой помощи в сроки, установленные работодателем, но не позднее 60 календарных дней после перевода. Самостоятельная программа длится не менее 8 часов, практические занятия занимают не менее 50 процентов учебных часов. С 31 августа 2026 года практика проводится только очно, с тренажёрами и медицинскими изделиями. Обучение повторяется не реже 1 раза в 3 года.