Уведомление о переводе на другую должность закон требует не во всех случаях. Постоянный или временный перевод по статье 72.1 ТК РФ оформляется письменным согласием работника и дополнительным соглашением, и минимального срока предупреждения у него нет: дату перевода стороны согласуют сами. Срок 2 месяца действует, когда работодатель сам меняет условия трудового договора по статье 74 ТК РФ и не трогает трудовую функцию. О досрочной отмене совмещения предупреждают за 3 рабочих дня по статье 60.2. Форма во всех случаях письменная: бумага под подпись или электронный документ в КЭДО. Меняется должность — нужно согласие работника, а срок стороны согласуют. Меняются оклад, режим или другие условия на прежней должности — работник получает уведомление за 2 месяца и вправе отказаться.
По таблице видно, какой срок и какой документ нужен для каждого вида перемещения работника. Дальше разберём, как вручить уведомление, если работник отказывается его подписывать, и когда закон допускает перевод без согласия. Отдельно разобраны совмещение должностей и доплата за него, в том числе в ДОУ. Порядок оформления с приказом и сроками подачи сведений в СФР, образцы документов, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
За сколько дней уведомлять о переводе: сроки по видам перемещений работника
Срок уведомления в ТК РФ привязан к основанию изменения, а не к слову «перевод» в названии документа. Перевод на другую должность по соглашению сторон срока предупреждения не имеет, потому что без согласия работника его не будет. Двухмесячный срок из статьи 74 защищает работника в другой ситуации: когда работодатель меняет условия договора без его согласия.
Виды перемещений работника по основаниям, срокам и документам:
| Ситуация | Норма ТК РФ | Срок уведомления | Согласие работника | Документы |
|---|---|---|---|---|
| Постоянный перевод на другую должность у того же работодателя | ст. 72.1 | Законом не установлен, дата согласуется сторонами | Письменное, обязательно | Предложение о переводе, дополнительное соглашение, приказ |
| Временный перевод по соглашению сторон | ч. 1 ст. 72.2 | Законом не установлен | Письменное, обязательно | Дополнительное соглашение со сроком перевода до 1 года или до выхода отсутствующего работника, приказ |
| Временный перевод при катастрофе, аварии, простое, угрозе порчи имущества | ч. 2 и 3 ст. 72.2 | Не установлен, перевод на срок до 1 месяца | Не требуется, кроме перевода на работу более низкой квалификации | Приказ с ознакомлением под подпись |
| Изменение оклада, режима работы, системы оплаты без смены трудовой функции по инициативе работодателя | ст. 74 | Не позднее чем за 2 месяца, письменно | Не требуется, но при отказе работнику предлагают вакансии | Уведомление, при согласии — дополнительное соглашение |
| Перемещение на другое рабочее место или в другое подразделение в той же местности | ч. 3 ст. 72.1 | Не установлен | Не требуется, если условия договора не меняются | Приказ о перемещении с ознакомлением |
| Досрочная отмена поручения о совмещении должностей | ч. 4 ст. 60.2 | Не позднее чем за 3 рабочих дня, письменно | Не требуется для отмены | Уведомление об отмене, приказ |
| Перевод к другому работодателю | ч. 2 ст. 72.1, п. 5 ч. 1 ст. 77 | Законом не установлен | Письменная просьба или письменное согласие | Приглашение нового работодателя, приказ об увольнении в порядке перевода |
Два срока в таблице установлены прямо: 2 месяца по статье 74 и 3 рабочих дня по статье 60.2. Во всех остальных случаях дата определяется соглашением или приказом. Если работодатель называет «уведомлением за 2 месяца» предложение о новой должности, он смешивает две процедуры: работник не обязан ждать этот срок, чтобы согласиться, а работодатель не получает права перевести его без согласия, даже если выждал 2 месяца.
Статья 74 не распространяется на трудовую функцию. Сменить должность работника в одностороннем порядке через уведомление за 2 месяца нельзя: уведомлением меняют условия на прежней должности, а новую должность дают только по соглашению сторон.
Факт: с 01.09.2026 по Федеральному закону от 25.05.2026 № 144-ФЗ работодатель заключает дополнительное соглашение и издаёт приказ о неполном рабочем времени в течение 5 рабочих дней с даты заявления работника. Это изменение условий по инициативе работника, двухмесячный срок из статьи 74 к нему не применяется.
Чтобы определить свой срок, найдите строку, где совпадают основание и инициатор изменения, и сверьте с ней формулировку, которую собираетесь поставить в заголовок документа.
Образцы уведомления, соглашения и акта для оформления перевода
Комплект покрывает оба сценария: при переводе по соглашению начните с дополнительного соглашения, при изменении условий по статье 74 — с уведомления.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе (образец) | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
| Акт об отказе работника от подписания документа | Скачать |
В какой форме вручить уведомление о переводе: бумага, КЭДО, почта
Статья 74 ТК РФ требует письменной формы уведомления, статья 72.1 — письменного согласия на перевод, статья 72 — письменного соглашения об изменении условий. Устное сообщение на планёрке, письмо в мессенджере или скан по электронной почте ни одно из этих требований не выполняют: отсчёт двухмесячного срока начинается с даты, когда работник получил письменный документ, и работодатель должен эту дату доказать.
Уведомление на бумаге под подпись
Уведомление составляют в двух экземплярах. Работник расписывается на экземпляре работодателя и собственноручно ставит дату ознакомления, второй экземпляр остаётся у него. Для перевода по соглашению в том же документе удобно оставить графу «С переводом согласен / не согласен», тогда предложение и письменное согласие оформляются одним листом. Для уведомления по статье 74 в тексте указывают, какие условия меняются, с какой даты, причину (изменение организационных или технологических условий труда) и то, что при несогласии работнику будут предложены вакансии.
Если работник в отпуске или на больничном, уведомление отправляют заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Срок по статье 74 тогда отсчитывают от даты вручения письма, поэтому дату изменения условий ставят с запасом на пересылку.
Электронное уведомление в КЭДО
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, разрешают оформлять уведомления, согласия, дополнительные соглашения и приказы о переводе в электронном виде. Условие одно: работник переведён на электронное взаимодействие. Для работников, принятых до 31.12.2021, это возможно только с их письменного согласия. Работодатель подписывает электронный документ УКЭП, работник — тем видом подписи, который предусмотрен статьёй 22.2 ТК РФ и закреплён в положении о КЭДО для этого вида документа. Для двустороннего документа, такого как дополнительное соглашение о переводе, в нашей практике работник ставит УНЭП.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Регулярно слышу довод: микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит, и кадровые документы можно подписывать так же. Суды действительно признают такие подписи по займам и лизингу, опираясь на часть 2 статьи 5 63-ФЗ, но к трудовым отношениям эта практика не относится. Там действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи. Прежде чем отправлять работнику уведомление или соглашение о переводе, проверьте, какой вид подписи для этого документа закреплён в вашем положении о КЭДО.»
В сервисе Добыто уведомление приходит работнику в личный кабинет, работник читает и подписывает его с телефона, а система фиксирует дату и время подписания. По этой отметке считают два месяца по статье 74, акт о вручении не нужен. Работодатель подписывает дополнительное соглашение УКЭП серверным способом, работник получает уведомление в Госключе и ставит УНЭП с меткой времени. Документ получает статус «подписан обеими сторонами» и уходит в электронный архив.
Внимание: законопроект Минтруда о КЭДО через мессенджер MAX и о заключении дополнительных соглашений с дистанционными работниками неквалифицированной подписью на сентябрь 2026 года не принят. До его принятия вид подписи для кадровых документов определяют действующие статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ.
Что делать, если работник отказался подписать уведомление
Отказ расписаться в получении уведомления по статье 74 не останавливает процедуру. Уведомление зачитывают работнику вслух, в тот же день составляют акт об отказе от подписания, который подписывают не менее двух свидетелей: руководитель подразделения, специалист по кадрам, коллега. В акте указывают дату, время, место, реквизиты уведомления и то, что текст доведён до работника. Двухмесячный срок отсчитывают от даты акта. Норма ТК РФ такой акт прямо не называет, это сложившаяся практика доказывания, и в суде акт работает вместе со свидетельскими показаниями.
Отказ подписать предложение о переводе по статье 72.1 работает иначе: это отказ от перевода. Акт в этом случае фиксирует, что предложение сделано, но перевести работника без письменного согласия нельзя, он остаётся на прежней должности на прежних условиях.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда возникает спор о подписи, я первым делом выясняю, в каком режиме создан документ. Скан уведомления, на котором работник расписался ручкой, — это электронный образ бумажного документа. Файл, подписанный криптографически, — электронный документ, и требования к подписи у них разные. Откройте свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, это образ, и подтверждать вручение придётся бумажным экземпляром.»
Перед вручением проверьте три вещи: подписана ли форма уполномоченным лицом, указаны ли в тексте дата изменения и конкретные новые условия, есть ли у вас способ доказать дату получения (подпись с датой, отметка системы КЭДО, почтовое уведомление или акт).
Порядок оформления перевода на другую должность: от предложения до сведений в СФР
Перевод работника закрывается четырьмя документами: предложением с отметкой о согласии, дополнительным соглашением к трудовому договору, приказом и записью о переводе. Если какого-то документа нет, при проверке ГИТ или в суде работодателю трудно доказать, что перевод состоялся по соглашению сторон.
Как оформить перевод на другую должность: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте основание. Меняется трудовая функция или подразделение, указанное в договоре, — это перевод по статье 72.1, нужно согласие. Меняются только условия на той же должности по причинам организационного или технологического характера — это статья 74, нужно уведомление за 2 месяца. Проверьте, нет ли медицинских противопоказаний к новой работе.
- Шаг 2. Вручите работнику письменное предложение о переводе: новая должность, подразделение, оклад, режим работы, дата перевода, для временного перевода — срок или событие, до которого он действует. Работник ставит отметку о согласии, дату и подпись.
- Шаг 3. Подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору в двух экземплярах или в КЭДО. В нём меняют пункты о трудовой функции, месте работы, оплате и других условиях, которые затрагивает перевод.
- Шаг 4. Издайте приказ о переводе. Унифицированная форма Т-5 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 с 2013 года не обязательна, работодатель вправе утвердить свою форму. С приказом работника знакомят под подпись.
- Шаг 5. Ознакомьте работника с новой должностной инструкцией и локальными нормативными актами, которые связаны с новой работой, если они отличаются от прежних.
- Шаг 6. Внесите запись о постоянном переводе в бумажную трудовую книжку, если работник её сохранил, не позднее 5 рабочих дней с даты приказа по порядку, утверждённому приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
- Шаг 7. Сдайте в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 о переводе на другую постоянную работу не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Временный перевод в ЕФС-1 и трудовой книжке не отражается.
Сформируйте приказ о переводе работника по своим данным
Конструктор собирает приказ с прежней и новой должностью, окладом и видом перевода. Понадобятся реквизиты дополнительного соглашения и дата перевода.
В практике Добыто приказ и дополнительное соглашение о переводе не нужно переносить из учётной системы вручную: готовый модуль для 1С:ЗУП ставится и настраивается за один день, после этого документы синхронизируются автоматически. Данные о новой должности и окладе попадают в соглашение, приказ и сведения для СФР из одного источника, и расхождений между ними нет.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы всегда предупреждаем клиентов: переход на электронные документы не значит, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он может подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначает экспертизу. Посмотрите, какие документы о переводах у вас существуют только в электронном виде, и заранее определите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Перемещение, совмещение и перевод: когда уведомление о переводе не нужно
Перемещение на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности или поручение работы на другом механизме или агрегате не требует согласия работника по части 3 статьи 72.1 ТК РФ. Условие одно: не должны меняться определённые сторонами условия трудового договора. Если структурное подразделение прямо названо в трудовом договоре, переход в другое подразделение уже считается переводом, и нужны согласие и дополнительное соглашение. Перечень документов при переводе и перемещении Роструд приводит в памятке о переводе на другую работу и перемещении на портале Онлайнинспекция.рф, по ней удобно сверить собственный комплект.
Что об этом думает ГИТ: на портале Роструда отдельно зафиксировано, что переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, запрещено. Этот запрет действует и при перемещении, для которого согласие работника не нужно, поэтому перед приказом проверяют медицинское заключение по новому рабочему месту.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: с 01.01.2026 действует классификатор ОК 016-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. Если меняется наименование или код должности, нужны приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Трудовая функция при этом не меняется, и это не перевод.
Совмещение должностей и доплата за совмещение
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — это дополнительная работа по другой или такой же должности в течение установленной продолжительности рабочего дня, наряду с основной. Кроме совмещения должностей, закон называет расширение зон обслуживания, увеличение объёма работ и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей работы. Все они требуют письменного согласия работника. В документе указывают содержание и объём дополнительной работы, срок и размер доплаты. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.
Доплату за совмещение по статье 151 ТК РФ стороны устанавливают по соглашению, с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Минимального или максимального размера в ТК РФ нет, но без доплаты совмещение не оформляют. Если работник выполняет вторую работу за пределами своего рабочего времени, это уже совместительство по статье 60.1 и главе 44 ТК РФ, для него нужен отдельный трудовой договор.
В ДОУ совмещение должностей оформляют по той же статье 60.2. Например, воспитателю в пределах его смены поручают часть обязанностей помощника воспитателя. Согласие, объём работы и размер доплаты фиксируют в дополнительном соглашении, издают приказ. В бюджетном учреждении размер доплаты ограничивает положение об оплате труда, поэтому его сверяют с этим положением до того, как предложить работнику сумму.
Проверить, какое основание у вашей ситуации, помогает один вопрос: меняется ли трудовая функция или условие, прямо записанное в договоре. Если нет и работник остаётся в той же местности, это перемещение. Если да, нужен перевод с согласием. Если работник выполняет дополнительную работу, не освобождаясь от основной, оформляют совмещение с доплатой.
Отказ работника от перевода и цена ошибки работодателя
Отказ от перевода по статье 72.1 сам по себе не даёт основания для увольнения или взыскания: работник продолжает работу на прежних условиях, и отказ нарушением трудовой дисциплины не считается. Другие последствия отказа наступают только в двух ситуациях, и у каждой свой порядок.
Отказ от работы в новых условиях по статье 74
Если работник не согласен работать в изменённых условиях, работодатель обязан письменно предложить ему другую имеющуюся работу: вакантную должность, соответствующую его квалификации, или нижестоящую либо нижеоплачиваемую, которую он может выполнять по состоянию здоровья. Предлагают все такие вакансии в данной местности, другие местности — только если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями или трудовым договором. Если вакансий нет или работник от них отказался, трудовой договор прекращают по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка по статье 178. Вакансии, которые освобождаются в течение двух месяцев, в практике предлагают повторно: суды проверяют, все ли вакансии получил работник до даты увольнения.
Уведомление, предложение вакансий и отказ от них оформляют в КЭДО, а приказ об увольнении по пункту 7 части 1 статьи 77 оформляют на бумаге: он входит в перечень документов, которые не переводятся в электронный вид. В сервисе Добыто подписанные уведомления и предложения вакансий хранятся в электронном архиве до 50 лет, поэтому каждое предложение с датой и отметкой о подписании можно выгрузить, если увольнение оспорят.
Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд в 2022 году работнику отказал: у работодателя было положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции решение отменил, потому что в деле не было сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя. Для процедур по статье 74, которые могут закончиться увольнением, правило то же: суд оценивает, как выдана подпись и кто фактически подписывал.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Если подпись выдана в тот же день, что и заявление об увольнении, суд читает это совпадение не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают, и что в локальном акте описан порядок идентификации работника при подписании.»
Сколько стоит незаконный перевод
Перевод без письменного согласия или «уведомление за 2 месяца» вместо соглашения о новой должности суд или ГИТ признают незаконными. По статье 394 ТК РФ работника восстанавливают на прежней работе, выплачивают разницу в заработке за всё время выполнения нижеоплачиваемой работы, а за время вынужденного прогула — средний заработок. Суд может взыскать и компенсацию морального вреда. Кроме того, по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ ГИТ выносит предупреждение или штраф: от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей на юрлицо. За повторное нарушение юрлицу грозит от 50 000 до 70 000 рублей по части 2.
Если вы работник и получили приказ о переводе без соглашения, вы можете продолжать работу по прежней должности и одновременно обратиться в ГИТ или в суд. Ваши доказательства — трудовой договор, приказ и отсутствие вашей подписи под дополнительным соглашением.
Стоимость КЭДО для оформления переводов и уведомлений в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП. Цены приведены на сентябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | на всех тарифах |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от числа сотрудников, которых вы переводите на электронное взаимодействие, и от того, нужна ли своя форма уведомления о переводе или хватит базовых шаблонов. Условия каждого пакета и разницу между ними удобно сверить на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разницу пересчитывают пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Срок уведомления определяется основанием изменения. Новую должность дают только с письменного согласия работника и в дату, о которой договорились стороны. Два месяца по статье 74 отводятся на изменение условий на прежней должности, 3 рабочих дня по статье 60.2 — на досрочную отмену совмещения. Форма всегда письменная, электронный документ в КЭДО её требованиям соответствует, если дату получения можно доказать, а вид подписи выбран по статьям 22.1-22.3 ТК РФ.
Добыто ведёт кадровый документооборот так, что предложение о переводе, согласие, дополнительное соглашение и приказ подписываются в одном маршруте с отметками времени и хранятся в архиве, из которого их можно выгрузить для проверки ГИТ или суда.
Частые вопросы о переводе на другую должность
Сколько может длиться временный перевод и когда он становится постоянным?
По соглашению сторон временный перевод оформляют на срок до 1 года, а при замещении временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, — до его выхода на работу. Если срок истёк, прежнюю работу работнику не предоставили, а он её не потребовал и продолжает работать, условие о временном характере перевода утрачивает силу по части 1 статьи 72.2 ТК РФ, и перевод считается постоянным. Тогда нужны запись в трудовой книжке и сведения ЕФС-1.
Как перевести работника по медицинскому заключению и что будет при отказе?
По статье 73 ТК РФ работодатель обязан с письменного согласия работника перевести его на другую имеющуюся работу, не противопоказанную по здоровью. Если временный перевод нужен на срок до 4 месяцев, а работник отказывается или подходящей работы нет, его отстраняют с сохранением места работы, заработная плата за это время не начисляется. Если перевод нужен на срок более 4 месяцев или постоянно, трудовой договор прекращают по пункту 8 части 1 статьи 77 с выходным пособием в размере двухнедельного среднего заработка.
Может ли новый работодатель отказать в приёме, если работника перевели к нему?
Нет. По части 4 статьи 64 ТК РФ нельзя отказать в заключении трудового договора работнику, которого письменно пригласили на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение 1 месяца со дня увольнения с прежнего места работы. Поэтому письменное приглашение нового работодателя стоит получить до подписания заявления об увольнении в порядке перевода.
В какой срок работник может оспорить незаконный перевод?
По статье 392 ТК РФ в суд обращаются в течение 3 месяцев со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права, например со дня ознакомления с приказом о переводе. Если после отказа от новых условий работника уволили, срок на спор об увольнении — 1 месяц со дня вручения копии приказа об увольнении. Жалобу в ГИТ можно подать параллельно с иском, но течение судебного срока она не приостанавливает.
Как переводят беременную работницу на более лёгкую работу?
По статье 254 ТК РФ по медицинскому заключению и заявлению работницы ей снижают нормы выработки или переводят на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе. Пока вопрос о такой работе не решён, работницу освобождают от работы с сохранением среднего заработка за пропущенные дни за счёт работодателя. Перевод оформляют дополнительным соглашением и приказом.
