Приказ о переводе работника на работу в новом подразделении и его подписание

Приказ о переводе работника на работу в новом подразделении издаётся, когда меняется трудовая функция или структурное подразделение, указанное в трудовом договоре. Сначала стороны подписывают дополнительное соглашение, которое фиксирует письменное согласие работника по статье 72.1 ТК РФ, затем работодатель издаёт приказ и знакомит с ним работника. Постоянный перевод попадает в сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 не позднее 25-го числа следующего месяца, в бумажную трудовую книжку — не позднее 5 рабочих дней. Если подразделение в договоре не названо, находится в той же местности, а функция и оплата не меняются, это перемещение: согласие и допсоглашение не нужны, достаточно распоряжения работодателя.

Ниже — как отличить перевод от перемещения, совмещения и совместительства, какие реквизиты включить в приказ и в каком порядке подписывать документы на бумаге и в КЭДО. Отдельно разобраны доплата за совмещение, временный перевод и вид электронной подписи: для допсоглашения работодателю нужна только УКЭП, а для ознакомления работника с приказом допустима и ПЭП. Пошаговая инструкция, цена ошибок, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Соберите приказ о переводе в конструкторе: укажите прежнюю и новую должность, оклад и вид перевода и получите файл .docx, готовый к подписанию.

Перевод или перемещение в новое подразделение: что решает трудовой договор

Статья 72.1 ТК РФ называет переводом постоянное или временное изменение трудовой функции и (или) структурного подразделения, если подразделение было указано в трудовом договоре, при продолжении работы у того же работодателя. Переводом считается и переезд на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод допускается только с письменного согласия работника. Перемещение — это другое рабочее место, другое подразделение в той же местности или работа на другом механизме и агрегате. Согласия оно не требует, если не меняет условия трудового договора, определённые сторонами.

Поэтому первое действие кадровой службы — открыть трудовой договор работника и найти раздел о месте работы. От того, что там написано, зависит весь комплект документов.

Перемещение в подразделение, не упомянутое в договоре, законно только пока оплата, режим и функция остаются прежними: любое изменение этих условий возвращает ситуацию к письменному соглашению. Для всех строк таблицы действует общий запрет части 4 статьи 72.1: нельзя ни переводить, ни перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Роструд собрал официальные разъяснения по этой границе в памятке Онлайнинспекции о переводе на другую работу и перемещении: там перечислены случаи, когда допсоглашение и запись в трудовую книжку не нужны. Сверьте с ней свою ситуацию, если договор составлен давно и формулировка места работы в нём размыта.

Виды перемещений работника по ТК РФ: перевод, временный перевод, совмещение, совместительство

Работника переводят на другую должность, перемещают, поручают дополнительную работу или берут по совместительству. Это пять разных режимов со своими статьями ТК РФ, согласием и отчётностью, и приказ о переводе нужен только в трёх из них.

Временный перевод и совмещение не попадают ни в ЕФС-1, ни в трудовую книжку, поэтому ошибка в выборе режима обнаруживается не сразу, а на проверке ГИТ или в споре. Если работник продолжает выполнять прежние обязанности и параллельно берёт чужой участок в рабочее время, это совмещение, а не перевод.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Совмещение должностей в ДОУ и доплата за совмещение

Статья 60.2 ТК РФ разрешает поручить дополнительную работу по другой или той же профессии только в пределах установленной продолжительности рабочего дня и с письменного согласия работника. В поручении указывают срок, содержание и объём дополнительной работы. Работник вправе досрочно отказаться от неё, а работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Размер доплаты статья 151 ТК РФ оставляет на соглашение сторон с учётом содержания и (или) объёма дополнительной работы. Минимального процента закон не устанавливает. Для дошкольных образовательных учреждений отдельного порядка совмещения ТК РФ не содержит: в ДОУ действуют те же статьи 60.2 и 151, а если размер доплат закреплён в положении об оплате труда или коллективном договоре, конкретная сумма или процент всё равно фиксируются в соглашении с работником. Работа за пределами рабочего дня по другому трудовому договору — это уже совместительство, и приказ о совмещении для неё не годится.

Когда приказ о переводе не нужен

Приказ о переводе не издают в четырёх ситуациях, и в каждой из них он создаёт лишнюю запись или неверный документ:

• перемещение в подразделение, не указанное в трудовом договоре, без изменения функции, оплаты и местности — оформляется распоряжением о перемещении;
• совмещение и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника — отдельный приказ по статье 60.2;
• внутреннее совместительство — новый трудовой договор и приказ о приёме;
• переход к другому работодателю — это увольнение по пункту 5 части 1 статьи 77 ТК РФ и приём у нового работодателя, а не внутренний перевод.

Образец приказа о переводе на другую должность: реквизиты и порядок документов

Основание для приказа — подписанное дополнительное соглашение к трудовому договору, поэтому порядок всегда один: заявление или предложение о переводе, согласие работника, допсоглашение, затем приказ со ссылкой на допсоглашение. Приказ, изданный раньше соглашения, фиксирует перевод без согласия работника.

Унифицированные формы Т-5 (перевод одного работника) и Т-5а (групповой перевод) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года они не обязательны: работодатель вправе утвердить собственную форму, если в ней есть обязательные реквизиты первичного документа. На практике компании оставляют структуру Т-5, потому что её реквизиты совпадают с тем, что нужно для ЕФС-1 и записи в трудовую книжку.

В приказе о переводе в новое подразделение указывают:

1. номер и дату приказа, наименование работодателя;
2. ФИО и табельный номер работника;
3. вид перевода: постоянный или временный, для временного — дату окончания или событие, до которого он действует;
4. прежнее структурное подразделение и должность;
5. новое структурное подразделение и должность (профессию, специальность, квалификацию) в точном соответствии со штатным расписанием;
6. дату, с которой работник приступает к работе на новом месте;
7. новый оклад или тарифную ставку и надбавки;
8. основание — реквизиты дополнительного соглашения к трудовому договору;
9. подпись руководителя или уполномоченного лица;
10. отметку об ознакомлении работника с приказом.

Наименование должности в приказе должно совпадать со штатным расписанием слово в слово: из приказа запись переносится в трудовую книжку и в ЕФС-1, и расхождение воспроизводится во всех трёх документах.

Дополнительное соглашение о переводе содержит новое место работы, трудовую функцию, дату начала, условия оплаты, для временного перевода — срок, и подписывается обеими сторонами. Одно соглашение может менять несколько условий сразу, например подразделение, должность и оклад. Выдайте работнику его экземпляр и сохраните отметку о получении: для электронного документа эту роль выполняет протокол подписания в системе.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первым делом я выясняю, в каком режиме создан документ. Скан приказа о переводе, подписанного от руки, и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте свой файл: если в нём видно изображение собственноручной подписи, это электронный образ, а не электронный документ.»

Как подписать приказ о переводе в КЭДО: какая электронная подпись нужна

Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы. При заключении трудового договора и внесении в него изменений работодатель использует только УКЭП, и дополнительное соглашение о переводе попадает именно сюда. Работник подписывает такие документы УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства. Приказ о переводе относится к иным документам: для него работодатель вправе применить УКЭП или УНЭП, а работнику для ознакомления допустима ПЭП, если соглашением сторон установлены правила определения лица, которое подписывает документ.

Если в компании весь пакет перевода подписывается одним видом подписи, ориентируйтесь на самый строгий документ, то есть на допсоглашение: УКЭП со стороны работодателя и усиленная подпись со стороны работника закрывают все строки, кроме инструктажа. Проверьте, какой вид подписи у каждого работника выпущен в вашей системе, до того как отправлять ему соглашение.

Работник, который перешёл в КЭДО, не даёт нового согласия при каждом переводе: он подписывает документы тем видом подписи, который ему выпущен. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП работник получает через партнёров — удостоверяющие центры. Если работник согласие на КЭДО не давал, перевод оформляется на бумаге: исключение сделано для принятых после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату не было трудового стажа, — их согласие не требуется.

Важный нюанс из практики: суды признают договоры займа и услуг, подписанные кодом из SMS, опираясь на часть 2 статьи 5 63-ФЗ. К кадровым документам эта практика не переносится: в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своими требованиями к виду подписи. Довод «микрофинансовые организации подписывают кодом из SMS, значит, и допсоглашение о переводе можно так» неверен и обычно означает, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Порядок перевода работника в новое подразделение: от согласия до ЕФС-1

Для постоянного перевода цепочка занимает от одного дня до нескольких: всё упирается в скорость получения согласия и подписи работника, а отчётные сроки начинают течь с даты приказа.

Что проверить до издания приказа

• Указано ли структурное подразделение в трудовом договоре и меняются ли вместе с ним функция, оплата, режим или местность.
• Есть ли в штатном расписании нового подразделения вакантная единица и совпадает ли наименование должности с классификатором ОК 016-2025.
• Нет ли у работника медицинских противопоказаний к новой работе: часть 4 статьи 72.1 запрещает такой перевод.
• Участвует ли работник в КЭДО и какой вид подписи ему выпущен: без усиленной подписи электронное допсоглашение он не подпишет.
• Ведёт ли работник бумажную трудовую книжку или выбрал электронную.
• Будет ли перевод постоянным или временным и какая дата окончания пойдёт в соглашение.

Приказ и дополнительное соглашение о переводе ТК РФ разрешает вести в электронном виде, а бумага остаётся обязательной только для узкого перечня документов из статьи 22.1.

Как оформить и подписать приказ о переводе в новое подразделение: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте трудовой договор и штатное расписание, определите вид перевода по статьям 72.1 и 72.2 ТК РФ.
2. Шаг 2. Получите письменное согласие: заявление работника о переводе либо предложение работодателя с отметкой работника о согласии.
3. Шаг 3. Подготовьте дополнительное соглашение с новым подразделением, должностью, датой начала, оплатой и сроком для временного перевода. Работодатель подписывает его УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП; на бумаге — в двух экземплярах.
4. Шаг 4. Издайте приказ о переводе со ссылкой на реквизиты допсоглашения и подпишите его УКЭП или УНЭП руководителя либо уполномоченного лица.
5. Шаг 5. Ознакомьте работника с приказом и с локальными нормативными актами нового подразделения, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.
6. Шаг 6. Проведите первичный инструктаж по охране труда на новом рабочем месте до начала самостоятельной работы и оформите его на бумаге.
7. Шаг 7. При постоянном переводе внесите запись в бумажную трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней по приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н и подайте ЕФС-1 в Социальный фонд России не позднее 25-го числа следующего месяца.
8. Шаг 8. Обновите личную карточку работника и штатную расстановку.

Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, приказ о переводе формируется там, а подписание уходит в КЭДО: модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически. Проверить результат можно по карточке работника в 1С: после подписания в ней появляется подписанный приказ, а не только проект.

Подписание работником и доказательства ознакомления

Электронная подпись работника под допсоглашением доказывает его согласие ровно настолько, насколько работодатель может показать, кто и как её поставил. В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник действительно способен пользоваться системой. Удалённый работник может выпустить УНЭП или УКЭП в приложении Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг и подписать соглашение с телефона.

Важный нюанс из практики: спор работника, подавшего заявление об увольнении через КЭДО, прошёл 4 инстанции. Районный суд работнику отказал: у работодателя было Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) решения отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении (решение от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023) работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, подписывал за него другой человек, и это зафиксировала система самого работодателя. Спор касался увольнения, но вопрос идентификации подписанта суд задаёт по любому электронному кадровому документу.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическую способность работать в системе. Если документы за работника подписывает коллега, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: проверьте, что каждый работник, которому вы отправляете допсоглашение, хотя бы раз подписал документ сам.»

Ошибки при переводе работника и во что они обходятся

Незаконный перевод оспаривается в суде в течение 3 месяцев со дня, когда работник узнал о нарушении (часть 1 статьи 392 ТК РФ). Если суд признает перевод незаконным, работника восстанавливают на прежней работе по статье 394 ТК РФ, а инспекция может оштрафовать работодателя по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: должностное лицо — предупреждение или от 1 000 до 5 000 рублей, ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.

• Приказ без допсоглашения. Так делают, чтобы не ждать ответа работника. Итог — перевод без письменного согласия, восстановление на прежней должности и штраф по статье 5.27 КоАП РФ.
• Допсоглашение подписано ПЭП. Работнику так проще, но статья 22.3 ТК РФ требует для изменения трудового договора усиленную подпись. Согласие оказывается неподтверждённым, и документ приходится переподписывать задним числом, которого в электронной системе не бывает.
• Временный перевод без контроля срока. Если по окончании срока прежняя работа не предоставлена, работник её не потребовал и продолжает работать, условие о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод считается постоянным (часть 1 статьи 72.2).
• Перемещение с новым окладом. Перемещение не требует согласия, пока условия договора не меняются. Изменённая оплата без соглашения — нарушение статьи 72 ТК РФ.
• Пропуск срока ЕФС-1. За несвоевременную подачу сведений о трудовой деятельности Социальный фонд России штрафует на 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
• Скан вместо электронного документа. Отсканированный приказ с собственноручными подписями — электронный образ бумажного документа. Подписать скан УКЭП работодателя не значит оформить перевод в КЭДО.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Доказать, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте о КЭДО порядок идентификации не описан, спор можно проиграть при технически исправной подписи, поэтому откройте Положение о КЭДО и найдите в нём этот раздел до ближайшего перевода.»

Маршрут, который закрывает большую часть этих ошибок, выглядит одинаково для любого кадрового документа: кадровая служба создаёт документ, система строит маршрут согласования и уведомляет сотрудника, сотрудник подписывает с телефона, документ уходит в электронный архив вместе с протоколом подписания.

Стоимость КЭДО для подписания приказов о переводе: тарифы Добыто на 2026 год

Цена зависит от численности работников, которые подписывают документы электронно, и от того, нужны ли УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив.

Для перевода с электронным допсоглашением значим вид подписи: УКЭП в тарифе «Старт» не заявлена, поэтому компаниям, где работодатель подписывает изменения трудовых договоров электронно, подходит тариф от «Бизнес». Актуальные условия и пересчёт при смене тарифа описаны на странице тарифов КЭДО Добыто; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Перевод в другое подразделение требует письменного согласия и допсоглашения, только если подразделение закреплено в трудовом договоре или вместе с ним меняются функция, оплата, режим либо местность; в остальных случаях достаточно распоряжения о перемещении. Документы идут в строгом порядке: согласие, допсоглашение, приказ со ссылкой на него, ознакомление, инструктаж, затем трудовая книжка и ЕФС-1 для постоянного перевода. В КЭДО допсоглашение требует усиленной подписи с обеих сторон, а доказательность подписи держится на порядке идентификации и на том, что работник сам умеет работать в системе.

Добыто ведёт этот маршрут целиком: подписи сотрудникам выпускаются внутри сервиса, приказ из 1С:ЗУП уходит на подпись без ручной пересылки, а протокол подписания хранится рядом с документом в электронном архиве.

Частые вопросы о переводе работника

Отражается ли временный перевод в ЕФС-1 и трудовой книжке?

Нет. В сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 и в трудовую книжку попадает только перевод на другую постоянную работу. Временный перевод по статье 72.2 ТК РФ оформляется допсоглашением и приказом без отчёта в Социальный фонд России. Если временный перевод стал постоянным, потому что по окончании срока работник продолжил работать на новом месте, сведения подаются как о постоянном переводе.

Нужно ли работнику заново давать согласие на КЭДО после перевода в другое подразделение?

Нет. Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота по статье 22.2 ТК РФ даётся работодателю, а не подразделению, и действует после перевода. Новый маршрут согласования в системе настраивает кадровая служба. Согласие на перевод при этом нужно отдельно, в форме допсоглашения.

Как перевести дистанционного работника на работу в офисное подразделение?

Переход с дистанционной работы на работу в офисе меняет условия трудового договора, поэтому оформляется дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ и приказом. Исключение — временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя по статье 312.9 ТК РФ: по окончании его срока работник возвращается к прежним условиям без нового соглашения.

Облагается ли доплата за совмещение НДФЛ и страховыми взносами?

Да. Доплата по статье 151 ТК РФ входит в оплату труда, с неё удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы в общем порядке. Её учитывают и при расчёте среднего заработка для отпускных, так как это выплата, предусмотренная системой оплаты труда.

Кто подписывает приказ о переводе в КЭДО, если руководитель отсутствует?

Приказ вправе подписать работник, которому руководитель передал полномочия. В электронном документообороте такое лицо подписывает своей УКЭП физического лица, а полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность. Проверьте, что в доверенности прямо указано право подписывать кадровые документы и дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Можно ли перевести работника в новое подразделение, если в штатном расписании его ещё нет?

Нет. Сначала работодатель издаёт приказ о внесении изменений в штатное расписание и вводит подразделение и должность, затем оформляет допсоглашение и приказ о переводе. Наименование нового подразделения и должности в приказе должно совпадать с новой редакцией штатного расписания.