Что меняется в кадровых документах в связи с переводом на другую должность

Перевод на другую должность у того же работодателя оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом. После этого кадровая служба вносит запись в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней, подаёт сведения в Социальный фонд России по форме ЕФС-1 не позднее 25-го числа следующего месяца и обновляет личную карточку Т-2. Без письменного согласия работника перевод законен только в чрезвычайных случаях из статьи 72.2 ТК РФ и не дольше 1 месяца. Главное различие — срок перевода: постоянный перевод отражается в трудовой книжке и ЕФС-1, а временный перевод и совмещение должностей в эти документы не попадают, для них достаточно допсоглашения и приказа.

Материал закрывает три задачи кадровика: определить вид изменения по сводной таблице, собрать полный комплект документов после постоянного перевода и не пропустить сроки отчётности. Работнику он показывает, какие документы он вправе не подписывать и что проверить в сведениях о трудовой деятельности на Госуслугах. Порядок доплаты за совмещение, перевод по медицинскому заключению, оформление в КЭДО, штрафы, типичные ошибки, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Виды перемещений работника: перевод, перемещение и совмещение

Статья 72.1 ТК РФ называет переводом постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, если подразделение указано в трудовом договоре, а также переезд в другую местность вместе с работодателем. Трудовая функция — это должность по штатному расписанию, профессия, специальность с указанием квалификации или конкретный вид работы (часть 2 статьи 57 ТК РФ). Если в договоре подразделение не названо и новое подразделение находится в той же местности, смена подразделения переводом не считается: это перемещение.

Набор документов зависит от того, к какому виду относится изменение. Сводка по всем вариантам, которые встречаются у одного работодателя:

Для определения вида достаточно открыть трудовой договор работника. Если меняется то, что в нём записано как трудовая функция или место работы, — это перевод, и без подписи работника под допсоглашением он не состоится. Если меняется только рабочее место, кабинет или агрегат в той же местности, а договор этого не фиксирует, — это перемещение, и согласие не нужно. Переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, запрещено в обоих случаях.

Письменное согласие нужно даже тогда, когда работник уже фактически работает на новой должности. Роструд в разъяснениях по статье 72.1 на портале «Онлайнинспекция.РФ» о том, что считается переводом на другую работу перечисляет исчерпывающие случаи, когда работодатель вправе обойтись без согласия, и указывает, что при их несоблюдении работник может обратиться в ГИТ или в суд. Проверить свой случай по этому перечню можно до подготовки приказа.

Что обновить после постоянного перевода на другую должность

Постоянный перевод затрагивает не только допсоглашение и приказ. Изменение трудовой функции тянет за собой учётные документы, ЛНА, охрану труда и отчётность в Социальный фонд России. Полный перечень для перевода у того же работодателя:

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору. Фиксирует новую трудовую функцию, структурное подразделение, если оно указано в договоре, оклад, дату перевода и новый режим работы, если он меняется. Подписывается обеими сторонами до начала работы на новой должности: изменение условий договора допускается только по соглашению сторон в письменной форме (статья 72 ТК РФ).
2. Приказ о переводе. Издаётся на основании допсоглашения по унифицированной форме Т-5 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или по собственной форме, утверждённой в компании. С приказом работника знакомят под подпись.
3. Запись в трудовой книжке. Вносится, если работник сохранил бумажную трудовую книжку, со ссылкой на приказ, не позднее 5 рабочих дней по Порядку ведения трудовых книжек (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).
4. Сведения о трудовой деятельности в ЕФС-1. Подраздел 1.1 с мероприятием «Перевод» подаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода. Сведения подаются по всем работникам, в том числе по тем, кто выбрал электронную трудовую книжку.
5. Личная карточка Т-2. В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» указывают дату, подразделение, должность, оклад и основание, работник расписывается напротив записи.
6. Штатное расписание. Меняется, если в нём нет вакантной единицы под новую должность или должность создаётся заново. Приказ об изменении штатного расписания издаётся до перевода, иначе работника переводят на несуществующую штатную позицию.
7. Должностная инструкция и ЛНА новой должности. Работодатель обязан знакомить работника под подпись с ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (часть 2 статьи 22 ТК РФ). При переводе это новая должностная инструкция и положения, которые на прежней должности работника не касались.
8. Охрана труда. Правила обучения по охране труда, утверждённые постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, требуют первичного инструктажа на рабочем месте для работников, переведённых из другого подразделения или получивших новую для них работу. Если на новой должности есть вредные или опасные производственные факторы, до допуска решается вопрос о медицинском осмотре.
9. Договор о полной материальной ответственности. Заключается, если новая должность входит в перечни, утверждённые постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.
10. Табель и расчёт заработной платы. Новый оклад, надбавки и режим рабочего времени применяются с даты перевода, указанной в приказе.
11. Сведения для военного комиссариата. Для работников, состоящих на воинском учёте, изменение должности относится к сведениям, о которых работодатель сообщает в военный комиссариат по Положению о воинском учёте.

Если компания работает в КЭДО, большая часть этого перечня подписывается электронно, и документы идут одним маршрутом.

В Добыто допсоглашение и приказ о переводе уходят сотруднику по маршруту согласования: он получает уведомление, подписывает документы электронной подписью с телефона, а подписанный комплект попадает в электронный архив. Кадровик видит, кто из участников маршрута ещё не подписал документ, и не ждёт возврата бумажных экземпляров.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сформируйте приказ о переводе с прежней и новой должностью

Для приказа понадобятся прежняя и новая должность, подразделение, оклад, дата и вид перевода: постоянный или временный.

Как оформить перевод на другую должность: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте трудовой договор и штатное расписание: определите, перевод это или перемещение, и проверьте, есть ли вакантная единица. Если единицы нет, сначала издайте приказ об изменении штатного расписания.
2. Шаг 2. Получите письменное согласие работника: его заявление о переводе или письменное предложение работодателя с отметкой работника о согласии. Для перевода по состоянию здоровья основанием служит медицинское заключение.
3. Шаг 3. Подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору с обеих сторон до даты перевода.
4. Шаг 4. Издайте приказ о переводе на основании допсоглашения и ознакомьте с ним работника под подпись.
5. Шаг 5. Ознакомьте работника с должностной инструкцией и ЛНА новой должности, проведите инструктаж на рабочем месте, при вредных факторах решите вопрос о медицинском осмотре.
6. Шаг 6. Внесите запись в бумажную трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней и запись в раздел III личной карточки Т-2 с подписью работника.
7. Шаг 7. Подайте ЕФС-1 с мероприятием «Перевод» не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода.

Образцы документов для оформления перевода на другую должность

Комплект закрывает три документа, которые меняются при постоянном переводе; начните с допсоглашения, потому что приказ и запись в карточке оформляются на его основании.

Сроки записи в трудовой книжке и подачи ЕФС-1 при переводе

Для приказа о переводе закон не устанавливает отдельного срока ознакомления, а для трудовой книжки и отчётности в Социальный фонд России сроки установлены жёстко. Сводка по документам, у которых срок закреплён нормой:

Срок подачи ЕФС-1 для перевода длиннее, чем для приёма и увольнения, поэтому перевод чаще всего теряется в отчётности: кадровое событие произошло в начале месяца, а сведения уходят через 7-8 недель. Работник проверяет результат сам — в сведениях о трудовой деятельности на Госуслугах новая должность появляется после того, как работодатель подал ЕФС-1.

При интеграции Добыто с 1С:ЗУП документы синхронизируются автоматически. Подписанный в КЭДО приказ о переводе не приходится вручную переносить в учётную систему, из которой затем формируется ЕФС-1.

Во что обходится ошибка в оформлении перевода

Нарушение порядка перевода, например перевод без письменного согласия работника вне случаев статьи 72.2 ТК РФ, квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП: предупреждение или штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Непредставление сведений в Социальный фонд России в установленный срок влечёт штраф по статье 15.33.2 КоАП на должностных лиц от 300 до 500 рублей.

Штраф — меньшая часть последствий. Незаконно переведённый работник через ГИТ или суд добивается возврата на прежнюю должность, и тогда допсоглашение, приказ, запись в трудовой книжке и ЕФС-1 переоформляются второй раз, а разницу в оплате работодатель доплачивает. Для временного перевода есть отдельный риск: если по окончании срока работнику не предоставили прежнюю работу, а он продолжил работать, условие о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод становится постоянным со всеми последствиями для трудовой книжки и отчётности.

Временный перевод: какие документы меняются, а какие нет

По соглашению сторон работника временно переводят на срок до 1 года, а для замещения отсутствующего работника, за которым закон сохраняет место работы, — до его выхода (часть 1 статьи 72.2 ТК РФ). В допсоглашении указывают либо дату окончания, либо событие: «до выхода на работу основного работника». Без одного из этих условий соглашение читается как постоянный перевод.

Запись в трудовую книжку о временном переводе не вносится, ЕФС-1 по нему не подаётся: обе нормы говорят только о переводе на другую постоянную работу. Меняются допсоглашение, приказ с указанием срока, табель и расчёт оплаты. По окончании срока работник возвращается на прежнюю должность, и приказ о выходе на прежнюю работу фиксирует в учёте дату окончания перевода. Кадровику достаточно поставить контрольную дату: если она пропущена и работник продолжает работать на временной должности, перевод становится постоянным, и тогда понадобятся запись в трудовой книжке и ЕФС-1.

Без согласия работника временный перевод допустим только в случаях частей 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ: катастрофа, производственная авария, пожар, эпидемия и другие исключительные обстоятельства, а также простой, угроза уничтожения имущества или замещение отсутствующего работника, если они вызваны такими обстоятельствами. Срок — до 1 месяца, оплата по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. На работу более низкой квалификации и в этих случаях переводят только с письменного согласия. Сам по себе производственный аврал или отпуск коллеги основанием для перевода без согласия не является.

Совмещение должностей и доплата за совмещение

Совмещение не меняет трудовую функцию работника, поэтому переводом не считается. По статье 60.2 ТК РФ работнику с его письменного согласия поручают дополнительную работу в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с основной. Закон выделяет варианты:

• совмещение профессий (должностей) — дополнительная работа по другой профессии или должности;
• расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ — дополнительная работа по такой же профессии или должности;
• исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы.

Срок, содержание и объём дополнительной работы устанавливает работодатель с письменного согласия работника. Размер доплаты за совмещение стороны определяют соглашением с учётом содержания и (или) объёма дополнительной работы (статья 151 ТК РФ). Минимального размера закон не устанавливает: доплату фиксируют суммой или процентом от оклада совмещаемой должности, и эта цифра должна быть в допсоглашении и приказе. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Для совмещения оформляются допсоглашение или письменное согласие с условиями и приказ. Трудовая книжка, ЕФС-1, личная карточка Т-2 и штатная должность работника не меняются. В этом отличие от внутреннего совместительства по статье 60.1 ТК РФ: совместительство выполняется в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору, со своим табелем и со сведениями о приёме в ЕФС-1.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Совмещение должностей в ДОУ

В детских садах совмещение чаще всего возникает при отсутствии воспитателя: коллега в течение своей смены ведёт вторую группу. Это исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или расширение зоны обслуживания по статье 60.2 ТК РФ, и оформляется оно допсоглашением с доплатой и приказом. Если же воспитатель работает за отсутствующего коллегу сверх нормы часов, установленной для его должности, это уже не совмещение: такая работа оформляется как совместительство или сверхурочная работа по своим правилам. Проверить, какой вариант у вас, можно по табелю: совмещение не увеличивает отработанные часы.

Перевод по медицинскому заключению, в другую местность и к другому работодателю

Работника, которому по медицинскому заключению нужен перевод, с его письменного согласия переводят на другую имеющуюся работу, не противопоказанную по здоровью (статья 73 ТК РФ). Если работник отказывается или подходящей работы нет, последствия зависят от срока, указанного в заключении:

• временный перевод на срок до 4 месяцев — работника отстраняют от работы с сохранением места работы, заработная плата на этот период по общему правилу не начисляется;
• временный перевод на срок более 4 месяцев или постоянный перевод — трудовой договор прекращается по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ.

При переводе по состоянию здоровья на нижеоплачиваемую работу за работником сохраняется средний заработок по прежней работе в течение 1 месяца со дня перевода, а при трудовом увечье или профессиональном заболевании — до установления стойкой утраты профессиональной трудоспособности либо до выздоровления (статья 182 ТК РФ). Беременную работницу по медицинскому заключению и её заявлению переводят на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе (статья 254 ТК РФ). В приказе о таком переводе указывают основание — медицинское заключение и заявление, иначе бухгалтерия начислит оплату по новому окладу.

Перевод в другую местность вместе с работодателем оформляется как обычный постоянный перевод, но к допсоглашению добавляется расчёт компенсаций по статье 169 ТК РФ: расходы на переезд работника и членов его семьи, провоз имущества, обустройство на новом месте. При отказе работника от переезда договор прекращается по пункту 9 части 1 статьи 77 ТК РФ с выходным пособием в размере двухнедельного среднего заработка.

Перевод к другому работодателю в кадровых документах выглядит как увольнение и приём. Прежний работодатель увольняет по пункту 5 части 1 статьи 77 ТК РФ, новый заключает трудовой договор без испытания (часть 4 статьи 70 ТК РФ) и не вправе отказать в приёме в течение 1 месяца со дня увольнения (часть 4 статьи 64 ТК РФ). Сведения в ЕФС-1 подают оба работодателя, каждый по своему событию.

Как оформить перевод в КЭДО и какой электронной подписью подписывать

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, разрешают вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Допсоглашение, приказ о переводе, заявление работника, уведомления и ознакомление с ЛНА новой должности переводятся в КЭДО. Трудовая книжка и журналы инструктажей по охране труда остаются на бумаге.

Работодатель подписывает электронные кадровые документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Работник подписывает той подписью, которую допускает статья 22.2 ТК РФ для выбранной системы КЭДО и которая закреплена в ЛНА об электронном документообороте. ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы: если в ЛНА для допсоглашений указана УНЭП, допсоглашение, подписанное работником ПЭП, не соответствует установленному порядку.

На всех тарифах Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно, а УКЭП работник может получить через партнёров сервиса — удостоверяющие центры. Перед первым электронным переводом проверьте три вещи: работник дал согласие на КЭДО, если оно для него требуется, вид его подписи совпадает с указанным в ЛНА, а допсоглашение и приказ включены в перечень электронных документов.

Типичные ошибки при оформлении перевода работника

Большинство ошибок при переводе связаны с тем, что его оформляют по аналогии с приёмом на работу или с изменением условий договора по инициативе работодателя. Ошибки, которые чаще всего всплывают при проверке ГИТ или в споре с работником:

1. Испытательный срок в допсоглашении о переводе. Статья 70 ТК РФ связывает испытание с заключением трудового договора. При переводе у того же работодателя договор не заключается, и условие об испытании в допсоглашении не работает: уволить по статье 71 как не прошедшего испытание переведённого работника нельзя.
2. Смена трудовой функции через статью 74 ТК РФ. Уведомление за 2 месяца позволяет изменить по инициативе работодателя условия договора при организационных или технологических изменениях, но статья 74 прямо запрещает менять так трудовую функцию. Новая должность без согласия работника по этой статье не оформляется.
3. Запись о временном переводе или о совмещении в трудовой книжке и ЕФС-1. Лишние сведения потом приходится отменять: в трудовой книжке — записью о признании предыдущей записи недействительной, в ЕФС-1 — отменяющими сведениями.
4. Допсоглашение задним числом. Работник несколько недель работает на новой должности, а документы оформляют после. До подписания допсоглашения перевода юридически нет, и работник вправе требовать оплату по прежним условиям или отказаться от новой работы.
5. Нет ознакомления с новой должностной инструкцией. Если работник не расписался в инструкции новой должности, дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей из неё ГИТ и суд оценивают против работодателя.

Что проверить работнику после перевода

Работнику достаточно трёх проверок. Допсоглашение с новой должностью и окладом подписано до того, как он приступил к работе. В расчётном листке за месяц перевода оклад изменён с даты, указанной в приказе. После 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода, новая должность видна в сведениях о трудовой деятельности на Госуслугах; если записи нет, работник вправе запросить у работодателя сведения по форме СТД-Р.

Стоимость КЭДО для оформления переводов и кадровых документов в 2026 году

Стоимость электронного оформления переводов зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С. Тарифы Добыто на дату публикации, сентябрь 2026 года:

Для компании, где переводы и совмещения оформляются регулярно, итог определяется численностью штата и тем, нужна ли сотрудникам УКЭП по ЛНА. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду; актуальные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Комплект документов при переводе определяется видом изменения. Постоянная смена трудовой функции требует письменного согласия, допсоглашения, приказа, записи в бумажной трудовой книжке в течение 5 рабочих дней, сведений ЕФС-1 до 25-го числа следующего месяца, а также обновления Т-2, должностной инструкции и инструктажа. Временный перевод, перемещение и совмещение обходятся без записи в трудовой книжке и без ЕФС-1, но при совмещении в документах обязательно фиксируется размер доплаты, а у временного перевода — срок, по истечении которого работник возвращается на прежнюю должность.

В Добыто допсоглашения, приказы о переводе и совмещении и ознакомление с ЛНА новой должности подписываются электронно одним маршрутом, а подписанные документы сохраняются в электронном архиве вместе с остальным кадровым делом работника.

Частые вопросы о переводе на другую должность

Нужна ли запись в трудовой книжке при переименовании должности?

Если меняется только название должности, а трудовая функция остаётся прежней, это не перевод. Работодатель изменяет штатное расписание приказом и заключает с работником допсоглашение: по соглашению сторон по статье 72 ТК РФ или с уведомлением не позднее чем за 2 месяца по статье 74 ТК РФ, если причина организационная. В трудовую книжку вносят запись о переименовании со ссылкой на приказ. Если под видом переименования меняются обязанности, это перевод, и нужно письменное согласие работника.

Как оформить перевод на вакансию, предложенную при сокращении?

Работодатель обязан предложить работнику имеющиеся вакансии, которые он может занимать с учётом квалификации и состояния здоровья (часть 3 статьи 81 ТК РФ). Согласие работник выражает письменно, после чего перевод оформляется как обычный постоянный: допсоглашение, приказ, запись в трудовой книжке не позднее 5 рабочих дней, ЕФС-1 до 25-го числа следующего месяца. Уведомление о сокращении в отношении этого работника после перевода не реализуется.

Чем исполнение обязанностей отсутствующего руководителя отличается от временного перевода?

Критерий — освобождается ли работник от своей основной работы. Если работник выполняет обязанности отсутствующего руководителя наряду со своими, это совмещение по статье 60.2 ТК РФ с доплатой по статье 151 ТК РФ. Если на период отсутствия он полностью переходит на должность руководителя, это временный перевод по статье 72.2 ТК РФ: допсоглашение со сроком «до выхода основного работника» и оплата по новой должности.

Где работник с электронной трудовой книжкой увидит запись о переводе?

Сведения о переводе появляются в разделе сведений о трудовой деятельности на Госуслугах после того, как работодатель подал ЕФС-1, то есть не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода. У работодателя можно запросить сведения по форме СТД-Р: в период работы их выдают не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (статья 66.1 ТК РФ).

Меняется ли право на ежегодный отпуск после перевода?

Стаж для отпуска при переводе у того же работодателя не прерывается, рабочий год и график отпусков сохраняются. Меняется только дополнительный отпуск, если он связан с должностью: на ненормированный рабочий день он составляет не менее 3 календарных дней (статья 119 ТК РФ), за вредные условия труда — не менее 7 календарных дней (статья 117 ТК РФ). Дни такого отпуска считают отдельно за время работы на прежней и на новой должности.

Можно ли оформить перевод, пока работник в отпуске или на больничном?

Прямого запрета в ТК РФ нет, но перевод требует подписанного работником допсоглашения. Документы подписывают заранее или дистанционно в КЭДО, а датой перевода в допсоглашении и приказе ставят первый рабочий день после выхода. Пока работник отсутствует, новая должность фактически не исполняется, поэтому оплата по новому окладу начинается с даты, указанной в приказе.