Допсоглашение о переводе на другую должность: что включить

Дополнительное соглашение о переводе на другую должность фиксирует новую редакцию тех условий трудового договора, которые меняются: трудовую функцию, оклад, структурное подразделение, режим работы, класс условий труда по результатам СОУТ. Обязательный минимум — реквизиты изменяемого договора, дата начала работы в новой должности, наименование должности строго по штатному расписанию, размер оклада и доплат, срок перевода, если он временный, и оговорка о том, что остальные условия договора действуют без изменений. Соглашение подписывают обе стороны, и только после этого издаётся приказ. Различие, от которого зависит весь порядок действий: при переводе меняется трудовая функция или структурное подразделение, названное в договоре, поэтому нужно письменное согласие работника и допсоглашение; при перемещении меняется только рабочее место внутри тех же условий, и ни согласия, ни соглашения не требуется.

Разберём девять пунктов, отсутствие которых инспектор читает как ненадлежащее оформление трудового договора, и формулировки, из-за которых соглашение приходится переписывать. Покажем, чем совмещение по статье 60.2 ТК РФ отличается от перевода и почему доплата за него оформляется отдельным соглашением. Отдельно разберём временный перевод и момент, когда он становится постоянным без каких-либо документов. Сценарная таблица, требования к виду электронной подписи по статье 22.3 ТК РФ, комплект документов после подписания, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Конструктор ниже собирает дополнительное соглашение в формате .docx: вы подставляете реквизиты трудового договора и новую редакцию пункта, а на выходе получаете файл, готовый к подписанию.

Перевод, перемещение и совмещение: когда допсоглашение обязательно

Статья 72.1 ТК РФ называет переводом постоянное или временное изменение трудовой функции работника либо структурного подразделения, если это подразделение было указано в трудовом договоре, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Любой из этих вариантов требует письменного согласия работника. Согласие выражается подписью под дополнительным соглашением: отдельное заявление закон не требует, хотя на практике его часто берут, когда инициатива исходит от работника.

Перемещение живёт по другим правилам. Та же статья 72.1 разрешает без согласия работника перемещать его на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручать работу на другом механизме или агрегате, если при этом не меняются определённые сторонами условия трудового договора. Ключ к разграничению лежит не в приказе и не в названии документа, а в тексте действующего договора: если конкретный цех, отдел или адрес в нём прописан, его смена перестаёт быть перемещением и становится переводом.

Третья конструкция, которую путают с переводом чаще всего, — совмещение по статье 60.2 ТК РФ. При совмещении работник продолжает выполнять свою работу и дополнительно берёт другую, в течение установленной продолжительности рабочего дня и за доплату по статье 151 ТК РФ. Трудовая функция по основной должности при этом не меняется, поэтому допсоглашение о переводе здесь неприменимо.

Сравните четыре ситуации, прежде чем готовить документ.

Из таблицы следует практический фильтр: документ начинается не с шаблона, а с чтения действующего трудового договора и штатного расписания. Пока неизвестно, какие условия в договоре прописаны дословно, выбрать между перемещением и переводом нельзя.

Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его новой редакции, а к трудовым договорам — дополнительные соглашения.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что обязательно включить в дополнительное соглашение о переводе

Дополнительное соглашение не заменяет трудовой договор и не пересказывает его. Оно меняет конкретные пункты, поэтому каждый изменяемый пункт приводится в новой редакции с указанием номера. Перечень ниже собран из обязательных условий статьи 57 ТК РФ и того набора реквизитов, который инспектор сверяет с приказом и штатным расписанием.

1. Реквизиты изменяемого договора. Номер и дата трудового договора, наименование работодателя, должность и ФИО подписанта со стороны организации, ФИО работника. Соглашение без привязки к конкретному договору юридически повисает.
2. Дата начала работы в новой должности. Не дата подписания соглашения, а дата, с которой работник приступает. Эти даты совпадают редко, и приказ потом готовится именно по второй.
3. Новая трудовая функция. Наименование должности дословно по штатному расписанию, при необходимости код по ОКЗ, ссылка на должностную инструкцию и дата ознакомления с ней. Расхождение хотя бы в одном слове между соглашением, приказом и штатным расписанием даёт замечание при проверке.
4. Структурное подразделение. Включается, если подразделение было названо в исходном договоре либо если работник переходит в обособленное подразделение.
5. Условия оплаты труда. Оклад или тарифная ставка цифрами и прописью, надбавки, доплаты, стимулирующие выплаты, сроки выплаты заработной платы, если они меняются. Формулировка «оплата согласно штатному расписанию» обязательное условие не закрывает.
6. Срок перевода. Для временного перевода — конкретная дата окончания либо событие, например выход основного работника из отпуска по уходу за ребёнком, и условие о возврате на прежнюю работу.
7. Условия труда на рабочем месте. Класс и подкласс по результатам специальной оценки, реквизиты карты СОУТ, гарантии и компенсации за работу во вредных условиях. Если новое рабочее место не оценивалось, соглашение подписывать рано.
8. Режим рабочего времени и времени отдыха. Включается, когда режим новой должности отличается от общих правил внутреннего трудового распорядка: сменность, суммированный учёт, неполное время, разъездной характер работы.
9. Заключительные положения. Оговорка о том, что остальные условия договора действуют в прежней редакции, дата вступления соглашения в силу, количество экземпляров и собственноручная отметка работника о получении своего экземпляра.

Испытательный срок при переводе не устанавливается: статья 70 ТК РФ связывает испытание с заключением трудового договора, а не с изменением его условий. Попытка вписать испытание в допсоглашение о переводе создаёт условие, ухудшающее положение работника, и по статье 9 ТК РФ применению не подлежит.

Как оформить перевод на другую должность: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте штатное расписание: должность, на которую переводится работник, должна быть в нём на дату перевода и быть вакантной. Если должности нет, сначала издаётся приказ об изменении штатного расписания.
2. Шаг 2. Поднимите действующий трудовой договор и все ранее подписанные к нему соглашения. Выпишите номера пунктов, которые меняются, и их текущие формулировки.
3. Шаг 3. Сверьте новое рабочее место со СОУТ. При переводе на место с вредными или опасными условиями заранее проверьте медицинские противопоказания по статье 213 ТК РФ.
4. Шаг 4. Подготовьте дополнительное соглашение в двух экземплярах по девяти пунктам выше. Ознакомьте работника с должностной инструкцией и локальными актами, которые распространяются на новую должность, до подписания.
5. Шаг 5. Подпишите соглашение у обеих сторон и только после этого издайте приказ о переводе, указав в основании реквизиты соглашения.
6. Шаг 6. Ознакомьте работника с приказом под подпись, внесите сведения в личную карточку и в трудовую книжку либо в сведения о трудовой деятельности, если работник от бумажной книжки отказался.
7. Шаг 7. Подайте подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Временный перевод в отчётность не попадает, постоянный — попадает.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Порядок документов при переводе нарушают почти так же часто, как их состав. Приказ, изданный раньше соглашения, означает, что работодатель изменил условия договора в одностороннем порядке, а подпись работника собрал задним числом. Сверьте по своим последним переводам три даты: дату соглашения, дату приказа и дату фактического выхода на новую должность.»

Временный перевод: срок, возврат и момент, когда он становится постоянным

Часть 1 статьи 72.2 ТК РФ разрешает по соглашению сторон переводить работника временно на срок до одного года, а при замещении временно отсутствующего работника — до выхода этого работника на работу. Второй вариант срок в календарных днях не имеет, и в соглашении вместо даты пишется событие: «до выхода на работу основного работника, за которым сохраняется место работы».

Дальше действует правило, которое стоит дороже всего. Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал её предоставления и продолжает работать, условие о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод считается постоянным. Никакого документа для этого не нужно: должность меняется сама, по факту продолжения работы. Кадровая служба узнаёт об этом обычно в момент спора или проверки, когда оклад в расчётном листке уже год как не совпадает с тем, что записано в договоре.

Отдельная конструкция — временный перевод без согласия работника по частям 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ: на срок до одного месяца при катастрофе, производственной аварии, несчастном случае, пожаре, наводнении, эпидемии, а также при простое или замещении отсутствующего работника, если эти обстоятельства вызваны чрезвычайными причинами. Оплата труда при таком переводе не может быть ниже среднего заработка по прежней работе, а перевод на работу более низкой квалификации допускается только с письменного согласия работника.

Перевод по медицинскому заключению по статье 73 ТК РФ работает по своей логике. Если работник нуждается во временном переводе на срок до четырёх месяцев и отказывается либо подходящей работы нет, работодатель отстраняет его от работы с сохранением места работы, но без начисления заработной платы. Если срок перевода превышает четыре месяца или перевод нужен постоянно, отсутствие согласия или подходящей вакансии ведёт к прекращению договора по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Строка про замещение отсутствующего работника закрывает самую частую переработку документа: когда в соглашении вместо события стоит дата, а основной работник продлевает отпуск по уходу за ребёнком, соглашение приходится переподписывать целиком.

Совмещение должностей и доплата: почему это не перевод

Совмещение оформляется, когда работник в течение своего рабочего дня выполняет дополнительную работу по другой профессии или должности. Статья 60.2 ТК РФ требует письменного согласия работника, а содержание, объём и срок дополнительной работы работодатель устанавливает с этого же согласия. Размер доплаты определяется соглашением сторон по статье 151 ТК РФ с учётом содержания и объёма работы: фиксированная сумма, процент от оклада совмещаемой должности или процент от собственного оклада работника. Нижний предел закон не называет, верхний тоже, но доплата в символическом размере при полном объёме второй должности в споре читается не в пользу работодателя.

Рядом с совмещением живут ещё две конструкции из той же статьи: расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ — это дополнительная работа по той же профессии, а исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы — третий вариант. Оформляются все три одинаково: письменное согласие, размер доплаты, срок, приказ. Досрочно отказаться может любая сторона, предупредив другую в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

В детских садах и школах совмещение встречается чаще, чем в большинстве отраслей: воспитатель берёт часы младшего воспитателя, завхоз ведёт делопроизводство. Правило то же, но добавляется требование к квалификации по профессиональному стандарту и по разделу «Квалификационные характеристики» применительно к конкретной должности. Педагогическая нагрузка сверх нормы часов при этом оформляется не совмещением, а изменением объёма учебной нагрузки в порядке, установленном приказом Минобрнауки России от 22.12.2014 № 1601, и требует отдельного дополнительного соглашения к трудовому договору.

Практический разделитель между совмещением и переводом один: освобождается ли работник от основной работы. Освободили — это перевод, и нужно допсоглашение о переводе. Не освободили, работа идёт параллельно в те же часы — это совмещение, и вместо допсоглашения о переводе готовится соглашение о дополнительной работе с указанием доплаты и срока. Совместительство отличается от обоих: оно выполняется в свободное от основной работы время и оформляется отдельным трудовым договором по статье 282 ТК РФ.

Когда дополнительное соглашение о переводе не нужно

Четыре ситуации, в которых документ готовить не надо, и попытка его подписать создаёт лишнее основание для спора.

• Перемещение внутри тех же условий. Смена рабочего места, кабинета, участка или механизма без изменения трудовой функции и условий договора. Достаточно приказа.
• Изменение наименования должности без изменения трудовой функции. Спорная зона: если обязанности остались прежними, а меняется только название, оформление всё равно идёт через допсоглашение, но это не перевод, и запись о переводе в трудовую книжку не вносится.
• Поручение дополнительной работы в свои часы. Совмещение, расширение зон обслуживания, исполнение обязанностей отсутствующего работника. Нужны согласие и соглашение о дополнительной работе, но не о переводе.
• Однодневное направление в другое подразделение для разовой задачи. Если трудовая функция не меняется, а подразделение в договоре не указано, основание оформляется приказом или служебным заданием.

Отдельно стоит статья 74 ТК РФ: изменение определённых сторонами условий по причинам, связанным с организационными или технологическими условиями труда. Там работодатель уведомляет работника не позднее чем за два месяца, а трудовую функцию менять не вправе вовсе. Подменять переводом процедуру по статье 74 нельзя, равно как и наоборот: уведомление за два месяца не заменяет согласия на перевод.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Городской суд признал законным уведомление работника о переводе, направленное по электронной почте, потому что при приёме на работу этот работник подписал соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об электронном документообороте. Довод «переписка ничего не значит» в таком наборе документов не работает. Проверьте, есть ли у вас на руках оба документа по каждому работнику, которому вы отправляете кадровые уведомления в электронном виде.»

Шаблоны документов для оформления перевода и изменения условий договора

Начните с образца дополнительного соглашения: остальные файлы понадобятся на следующих шагах процедуры.

Комплект документов после подписания соглашения

Подписанное соглашение запускает цепочку, в которой каждый следующий документ ссылается на предыдущий. Приказ о переводе издаётся на основании соглашения: унифицированная форма Т-5 с 2013 года необязательна, но её структура удобна тем, что содержит обе строки — прежнее и новое место работы с окладом. Работник знакомится с приказом под подпись.

Запись о переводе на другую постоянную работу вносится в трудовую книжку, если работник её сохранил, и в сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Временный перевод в трудовую книжку не заносится. Личная карточка дополняется строкой в разделе о переводах, и работник расписывается в ней напротив новой записи, если компания ведёт карточки в бумажном виде.

Отчётность закрывает цепочку: подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 подаётся в Социальный фонд России не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о постоянном переводе. Код трудовой функции в отчёте берётся по классификатору занятий, с которым связан новый классификатор профессий ОК 016-2025. Порядок заполнения формы и контрольные соотношения публикуются на официальном сайте Социального фонда России, там же размещены актуальные форматы электронной подачи.

Допсоглашение о переводе в электронном виде: какая подпись обязательна

Дополнительное соглашение к трудовому договору статья 22.3 ТК РФ относит к документам повышенных требований. Работодатель подписывает его только усиленной квалифицированной электронной подписью: неквалифицированная здесь не годится. Работник вправе подписать усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной подписью, созданной в соответствии с требованиями к УНЭП и выданной с использованием инфраструктуры Госуслуг. Простая электронная подпись для допсоглашения не подходит ни с одной из сторон. Та же норма отдельно называет согласие на перевод и ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора: оба документа работник подписывает УКЭП или УНЭП.

Отсюда вытекает и требование к подписи работника, у которого её ещё нет. Бесплатную УНЭП можно выпустить в приложении Госключ на портале Госуслуг при подтверждённой учётной записи, квалифицированную — при наличии биометрического загранпаспорта. Для перевода дистанционного работника, который физически не может прийти в отдел кадров, этот путь закрывает вопрос выдачи ключей целиком.

Что суд проверяет в электронном допсоглашении

Электронный документ признаётся письменным доказательством, и спор проигрывают не из-за формата. Проигрывают из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия описанного порядка идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. По разобранным спорам складывается перечень того, что суд проверяет в кадровом электронном документообороте: положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, соглашение с работником об использовании УНЭП и ознакомление с положением, порядок и дата выдачи подписи, идентификация работника при подписании, кто контролировал систему и что она фиксирует, фактическая способность работника пользоваться системой.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания значимого кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»

Кейс из практики: федеральный медицинский центр формировал по всей стране резерв специалистов, готовых выехать при чрезвычайной ситуации. До перехода на кадровый электронный документооборот оформление 200 человек в срочном порядке занимало несколько дней ручной работы с бумагой. После перевода приёма и кадровых документов в электронный вид резерв из примерно 800 специалистов работает через личные кабинеты, и большая часть комплекта документов готовится до наступления ситуации, а не в момент мобилизации.

В практике Добыто маршрут перевода собирается один раз и дальше работает без ручной сборки: система подтягивает к соглашению должностную инструкцию и локальные акты, которые распространяются на новую должность, и отправляет их работнику вместе с документом. Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что перевести кадровые документы в электронный вид сложно технически, модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день.

Ошибки при оформлении перевода и цена каждой

Ненадлежащее оформление трудового договора и дополнительного соглашения к нему квалифицируется по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей, на индивидуального предпринимателя от 5 000 до 10 000 рублей, на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей. Прочие нарушения трудового законодательства при переводе идут по части 1 той же статьи: предупреждение или штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Штраф считается по каждому работнику, поэтому шаблонная ошибка в соглашении на отдел из 20 человек превращается в 20 эпизодов.

Четыре ошибки дают основную долю замечаний. Первая: приказ издан раньше соглашения, и подпись работника собрана позже даты перевода. Вторая: должность в соглашении названа не так, как в штатном расписании, — «старший менеджер отдела продаж» против «менеджер по продажам 1 категории». Третья: оклад указан только в штатном расписании, а в соглашении стоит отсылка. Четвёртая: временный перевод не закрыт ни возвратом, ни новым соглашением, и работник больше года работает на должности, которой в его договоре нет.

Цена ошибки редко ограничивается штрафом. Восстановление работника на прежней должности через суд означает оплату времени вынужденного прогула по среднему заработку, компенсацию морального вреда и пересчёт всех начислений за спорный период. Если перевод затронул вредные условия труда, к этому добавляется пересчёт дополнительного отпуска, доплат и страховых взносов по дополнительному тарифу, а СОУТ на новом рабочем месте придётся проводить внепланово.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»

Стоимость подключения КЭДО и сроки перевода документов в электронный вид

Стоимость считается от численности сотрудников и набора функций: виды подписей, интеграция с учётной системой, электронный архив. Цены ниже приведены по действующим тарифам сервиса Добыто.

Итоговая сумма зависит от численности и выбранного тарифа: на тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата 50 сотрудников, поэтому для компании на 20 человек арифметика будет другой. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними указаны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, отдельно их покупать не нужно.

Выводы

Дополнительное соглашение о переводе работает как новая редакция изменяемых пунктов договора, а не как самостоятельный документ: в нём нужны реквизиты исходного договора, дата выхода на новую должность, должность по штатному расписанию, оплата, срок для временного перевода, условия труда по СОУТ и оговорка о неизменности прочих условий. Перед подготовкой документа определяется тип ситуации: перевод, перемещение, совмещение или изменение условий по статье 74 ТК РФ, поскольку от этого зависит, нужно ли согласие работника вообще. Порядок действий жёсткий: сначала соглашение, потом приказ, затем трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, личная карточка и ЕФС-1. В электронном виде допсоглашение подписывается работодателем только УКЭП, работником — УКЭП или УНЭП.

Мы в Добыто собираем маршрут перевода так, чтобы соглашение, приказ и ознакомление с документами по новой должности шли одним пакетом, а даты выдачи подписи и подписания не пересекались. Для компаний с распределёнными подразделениями это снимает основную часть спорных ситуаций, которые потом всплывают при проверке.

Частые вопросы о переводе и дополнительном соглашении

Можно ли перевести работника на нижеоплачиваемую должность по его заявлению

Да, если стороны договорились. Статья 72 ТК РФ допускает изменение любых определённых сторонами условий по письменному соглашению, включая снижение оклада, при условии что итоговая зарплата за полную норму времени не ниже МРОТ: с 1 января 2026 года федеральное значение составляет 27 093 рубля, региональное по статье 133.1 ТК РФ обычно выше. Заявление работника желательно приложить к соглашению: оно подтверждает добровольность при последующем споре.

Что делать, если работник отказался подписать допсоглашение после устного согласия

Перевод не состоится. Статья 72.1 ТК РФ требует письменного согласия, устная договорённость юридической силы не имеет, и отказ от подписания не является дисциплинарным проступком. Если должность работника при этом сокращается, запускается процедура по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ с предложением вакансий и уведомлением за два месяца, а не перевод.

Нужно ли допсоглашение при переводе внутри одного отдела на другую должность

Нужно. Меняется трудовая функция, а это перевод независимо от того, остался ли работник в том же кабинете и у того же руководителя. Подразделение в соглашении при этом можно не переписывать, если оно не меняется и было указано в договоре корректно.

Можно ли оформить одно соглашение сразу на перевод и на совмещение

Технически допустимо, но разумнее разделить. Совмещение по статье 60.2 ТК РФ прекращается досрочно по предупреждению любой стороны за три рабочих дня, а перевод так не отменяется. В одном документе досрочное прекращение доплаты придётся оформлять новым соглашением, и связь двух условий в тексте создаст лишний предмет для спора.

Как оформить возврат работника с временного перевода

Если в соглашении стоит дата окончания или событие, возврат происходит автоматически, отдельного документа не требуется, издаётся приказ о том, что работник приступил к прежней работе. Если срок истёк, а работник продолжает работать на новой должности и не требует прежней, перевод по части 1 статьи 72.2 ТК РФ считается постоянным, и вернуть работника обратно можно уже только новым соглашением.

Нужна ли новая должностная инструкция при переводе

Должностная инструкция по новой должности должна существовать до даты перевода, и работник знакомится с ней до подписания соглашения. Если инструкция является приложением к трудовому договору, её новая редакция утверждается тем же дополнительным соглашением, и это отдельно оговаривается в тексте.

Отражается ли временный перевод в ЕФС-1 и трудовой книжке

Нет. В трудовую книжку и в сведения о трудовой деятельности вносятся только переводы на другую постоянную работу. Подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 подаётся при постоянном переводе не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Если временный перевод стал постоянным по части 1 статьи 72.2 ТК РФ, отчётность подаётся по дате документа, которым этот факт зафиксирован.