Сроки подачи ЕФС 1 по видам кадровых мероприятий памятка кадровику

Сроки подачи ЕФС-1 по видам кадровых мероприятий делятся на две группы. Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, а также заключение и прекращение договора ГПХ сдаются в подразделе 1.1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или заключения (прекращения) договора. Перевод на другую постоянную работу, переименование страхователя, присвоение второй профессии, запрет занимать должность и заявление работника о способе ведения трудовой книжки сдаются до 25-го числа следующего месяца. Срок считается от даты приказа, а не от даты выхода работника или его последнего рабочего дня. У работника по трудовому договору точка отсчёта — приказ, у исполнителя по ГПХ — дата заключения или прекращения договора.

В памятке все мероприятия собраны в одну таблицу. Отдельно разобраны случаи, на которых кадровики чаще всего пропускают срок: приказ в пятницу, аннулированный договор, массовый приём, увольнение по электронному заявлению. Показаны изменения 2026 года по приказу СФР № 1462: какие сведения больше не подаются и какие коды поменялись с 30 мая. Штрафы по 27-ФЗ с расчётом, порядок отмены ошибочной записи, чек-лист контроля и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Сроки подачи ЕФС-1 по видам кадровых мероприятий: сводная таблица

Срок по подразделу 1.1 определяется кодом кадрового мероприятия, а не видом документа, который вы оформили. Один и тот же приказ о переводе с неполного рабочего времени на полное даёт мероприятие ПЕРЕВОД со сроком до 25-го числа, а приказ о приостановлении трудового договора — мероприятие ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ со сроком на следующий рабочий день.

Короткий срок получают только мероприятия, которые начинают или прекращают отношения либо ставят их на паузу. Всё остальное можно накапливать в течение месяца и сдавать одним файлом до 25-го числа. Если в одном месяце у работника были и перевод, и увольнение, увольнение уходит отдельно на следующий рабочий день после приказа, а перевод можно отправить им же или позже, до 25-го.

Перечень мероприятий, сроки и ответы на типовые вопросы по заполнению СФР публикует в базе знаний для страхователей на сайте Социального фонда. Там же разобраны коды протоколов, которые приходят после отправки. Сверьте с этой страницей, какие мероприятия у вас оформлены за текущий месяц и какие из них ещё не отправлены.

Как считать срок «следующего рабочего дня»: частные случаи

Если приказ о приёме подписан в пятницу 25 сентября 2026 года, крайний срок подачи ПРИЕМ — понедельник 28 сентября. Суббота и воскресенье в срок не входят: норма привязана к рабочему дню, следующему за днём издания приказа. По той же логике приказ, изданный в последний рабочий день перед праздниками, сдаётся в первый рабочий день после них.

Чаще всего срок пропускают, когда между приказом и событием есть разрыв. Приказ о приёме издан 20-го, работник выходит 1-го числа следующего месяца: отсчёт идёт от 20-го, и ждать первого рабочего дня сотрудника нельзя. С увольнением то же самое. Приказ, подписанный за три дня до последнего рабочего дня, запускает срок в день подписания, хотя сотрудник ещё работает.

По договорам ГПХ точка отсчёта — дата заключения договора, а не начало работ. Договор подписан 10-го, исполнитель приступает 15-го: сведения о начале договора сдаются не позднее рабочего дня после 10-го. На самозанятых и исполнителей по ГПХ порядок оформления работников по трудовому договору не распространяется. Приказ о приёме им не издаётся, поэтому контрольной датой служит подпись на договоре.

Большинство строк таблицы сводятся к одной проверке: какая дата стоит в приказе или договоре. Её и нужно ставить в календарь контроля, а не дату события.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кейс из практики: федеральному медицинскому центру нужно было срочно оформить специалистов для работы в зоне чрезвычайной ситуации. Около 200 человек приняли за несколько дней, и каждому приёму соответствовала строка ПРИЕМ со сроком на следующий рабочий день после приказа. Решение центр нашёл в кадровом резерве с личными кабинетами: сейчас в нём состоит около 800 медицинских специалистов по всей стране, и к моменту мобилизации большая часть комплекта документов на приём уже готова.

Увольнение по электронному заявлению: срок короткий, проверка обязательна

Сведения об увольнении сдаются на следующий рабочий день после приказа, поэтому времени разбираться, кто на самом деле подписал заявление, после приказа уже нет. Эту проверку нужно пройти до его издания. В споре, который прошёл четыре инстанции, работодатель внедрил КЭДО по правилам: утвердил Положение, перечень документов и категорий работников, получил согласие работника. Кассация всё равно отменила решения в его пользу. Суд указал, что в деле нет сведений о порядке идентификации и что работодатель должен был выяснить причины увольнения, когда получил электронное заявление от имени работника. При новом рассмотрении работник выиграл.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Для спора мало установить, что заявление сформировано в системе от имени работника. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в локальном акте этот порядок не описан, спор можно проиграть и при технически исправной подписи. Проверьте, есть ли у вас регламент действий на случай, когда поступает заявление об увольнении.»

В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Проверить это можно по журналу системы: дата выпуска подписи не должна совпадать с датой заявления об увольнении.

Что изменилось в ЕФС-1 в 2026 году: новая форма, коды и отменённые сведения

С 30 декабря 2025 года действует новая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения, утверждённые приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Электронные форматы утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1463, и новый формат СФР принимает с 6 апреля 2026 года. Сведения о стаже и о взносах на травматизм за 2025 год уже сдавались по новой форме. Отмены самой ЕФС-1 не было: с 2023 года она заменила СЗВ-ТД, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС, и прежняя СЗВ-ТД теперь живёт как подраздел 1.1.

Для кадровика в новом порядке важны шесть изменений:

• Дистанционные работники. Код ДИСТ из порядка исключён. Перевод на дистанционную работу и прекращение такого режима больше не отражаются. Приём и увольнение дистанционного работника сдаются в обычном порядке, без кода ДИСТ.
• Надомники. Код НДОМ из порядка также исчез.
• Неполное время. Коды НЕПД и НЕПН теперь можно указать одновременно, если работник принят на неполный день и неполную неделю. Отмена неполного времени оформляется мероприятием ПЕРЕВОД без этих кодов.
• Иностранцы, не застрахованные по ОПС. В поле «Статус застрахованного лица» появился код МДИГ для иностранных граждан, которые подлежат страхованию по международным договорам. На них сведения, например о приёме, тоже подаются.
• Декрет и отпуск по уходу за ребёнком. Тип сведений «Назначение выплат по ОСС» в подразделе 1.2 убран. Отдельно сдавать стаж на работницу, которая уходит в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком, больше не нужно.
• Коды должностей в подразделе 1.3. С 30 мая 2026 года, по приказу СФР от 15.04.2026 № 389, вместо пятизначных буквенно-цифровых кодов применяются 12-значные числовые коды формата xxxxxx-xxxx-xx. Они приведены в соответствие с классификатором ОК 016-2025, который действует с 01.01.2026.

Коды должностей в ЕФС-1 путают, потому что их два вида. В графе 6 подраздела 1.1 код трудовой функции указывается по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) в формате XXXX.X: четыре знака группы занятий и контрольное число. Новые 12-значные коды нужны только в подразделе 1.3, который сдают государственные и муниципальные учреждения. Коммерческую организацию изменение 30 мая не затрагивает.

Сроки ЕФС-1 по подразделам 1.2, 1.3 и разделу 2 на остаток 2026 года

Квартальные и годовые части ЕФС-1 от кадровых приказов не зависят и сдаются к 25-му числу. Если 25-е выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

• Раздел 2, взносы на травматизм (бывшая 4-ФСС): ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца после квартала. За 9 месяцев 2026 года — не позднее 26 октября 2026 года, потому что 25 октября приходится на воскресенье. За 2026 год — не позднее 25 января 2027 года.
• Подраздел 1.2, сведения о страховом стаже (бывшая СЗВ-СТАЖ): ежегодно, не позднее 25 января следующего года. За 2026 год — до 25 января 2027 года. По запросу органа СФР сведения сдаются в течение 3 календарных дней.
• Подраздел 1.3, заработная плата работников госучреждений: ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим.

Ежемесячные мероприятия подраздела 1.1 со сроком до 25-го удобно выгружать одним пакетом с этими разделами. Заведите в календаре одну контрольную дату, 20-е число, и проверяйте в неё весь месячный блок.

Когда подраздел 1.1 подавать не нужно

Не каждый кадровый приказ даёт мероприятие в ЕФС-1. Сведения не сдаются в трёх ситуациях.

• Перевод на дистанционную работу, возврат в офис и прекращение режима удалённой работы: с 2026 года эти события не отражаются.
• Временный перевод: в ЕФС-1 попадает только перевод на другую постоянную работу.
• Уход работницы в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком: подраздел 1.2 с типом «Назначение выплат по ОСС» больше не существует.

Сведения, поданные без основания, потом приходится отменять строкой с признаком отмены. Если сомневаетесь, откройте порядок заполнения по приказу № 1462 и сверьте код мероприятия с перечнем.

Как исправить или отменить сведения ЕФС-1

Ошибочная строка в подразделе 1.1 не удаляется. Её отменяют: повторяют строку с той же датой и ставят знак «X» в поле «Признак отмены». Если событие было, но с ошибкой в реквизитах, в тот же отчёт добавляется новая строка с верными данными. Если события не было вообще, например работник не вышел и договор аннулирован, остаётся только отменяющая строка. Подавать УВОЛЬНЕНИЕ в этой ситуации нельзя: получится запись о трудовых отношениях, которых не было. Для подраздела 1.2 и раздела 2 предусмотрены типы сведений «Корректирующая» и «Отменяющая».

Решение, исправлять ли всё или только часть, подсказывает протокол СФР. Код 50 «Документ не принят» означает, что форму нужно отправить заново по всем лицам. Код 30 «Документ принят частично» требует исправить сведения только по сотрудникам, указанным в протоколе. Код 20 «Предупреждение. Сведения приняты» повторной отправки не требует.

Как отменить ошибочную запись в ЕФС-1: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Найдите в отправленных сведениях строку с ошибкой и выпишите дату, код мероприятия и реквизиты приказа в том виде, в каком они ушли в СФР.
2. Шаг 2. Сформируйте подраздел 1.1 на этого работника и повторите строку с той же датой и тем же мероприятием. В поле «Признак отмены» поставьте «X».
3. Шаг 3. Если мероприятие состоялось, добавьте в тот же отчёт новую строку с правильной датой, кодом ОКЗ или номером приказа.
4. Шаг 4. Подпишите сведения УКЭП и отправьте. Если в отчётном периоде работает более 10 застрахованных лиц, ЕФС-1 сдаётся только в электронной форме.
5. Шаг 5. Дождитесь протокола. При коде 20 работа закончена, при коде 30 исправьте сотрудников из протокола, при коде 50 отправьте форму повторно по всем лицам.
6. Шаг 6. Если исправление вызвано уведомлением СФР об ошибке, отправьте его в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления.

Штрафы за ЕФС-1 и цена пропущенного срока

Одна просрочка может дать две санкции сразу: финансовую для организации по 27-ФЗ или 125-ФЗ и административную для должностного лица по КоАП.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Санкция по 27-ФЗ считается по людям, поэтому растёт вместе с численностью. Опоздание со сведениями о стаже на 40 работников — это 20 000 рублей. Если оплатить требование в течение первых 10 дней со дня получения, платится половина, 10 000 рублей. Квалификация по статье 5.27 КоАП применяется не автоматически и зависит от обстоятельств нарушения. Проверить начисленную санкцию и порядок её обжалования можно по разделу о финансовых санкциях по ЕФС-1 на сайте СФР: требование направляется в течение 10 дней со дня вступления решения в силу, исполнить его нужно в течение 20 календарных дней.

От санкции по 27-ФЗ освобождают два случая: организация сама нашла ошибку и сдала исправленные сведения до того, как её обнаружил СФР, или исправила сведения в течение 5 рабочих дней после уведомления фонда. По разделу 2 условия строже: до подачи корректировки нужно доплатить недостающие взносы.

Образцы кадровых документов, от которых считается срок ЕФС-1

Первым откройте приказ о приёме по форме Т-1: дата в нём запускает срок подачи ПРИЕМ.

ЕФС-1, электронная трудовая книжка и ИЛС: что видит работник

ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица, который открыт по СНИЛС. Раньше его вёл ПФР, с 2023 года — Социальный фонд России. Строки подраздела 1.1 ложатся на этот счёт и образуют электронную трудовую книжку. Работник видит их в выписке СТД-СФР на Госуслугах. От работодателя он получает форму СТД-Р: при увольнении — в день прекращения трудового договора, в период работы — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (статья 66.1 ТК РФ).

Пропуск срока работник видит сразу. Если приём не передан, в выписке СТД-СФР нет текущего места работы. Если не передано увольнение, прежний работодатель продолжает числиться действующим. В обоих случаях работник приходит за СТД-Р, и расхождение выясняется уже после срока. Сверяйте выписку с кадровыми приказами при каждом запросе СТД-Р: это самый быстрый способ найти неотправленное мероприятие.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он может подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Если вы отказываетесь от бумажного архива, заранее определите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

ЕФС-1 в 1С:ЗУП и КЭДО: где кадровая служба теряет день

Срок ЕФС-1 считается по дате приказа, поэтому опасен разрыв между этой датой и фактическим подписанием. Если оформлять трудовые отношения на бумаге, это займёт от двух дней и больше. Допустим, приказ датирован днём выхода, а подписи собраны через два дня. Тогда срок подачи ПРИЕМ по дате приказа к моменту подписания уже истёк. В КЭДО приказ, трудовой договор и согласия подписываются в один день, и дата в приказе совпадает с реальной.

ЕФС-1 не входит в КЭДО и отправляется в СФР отдельно, в электронной форме с УКЭП страхователя. В связке 1С и сервиса КЭДО документы от имени организации подписываются в базе 1С усиленной квалифицированной подписью руководителя или уполномоченного сотрудника по машиночитаемой доверенности. Работник подписывает свою часть УНЭП в личном кабинете. ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы: подписью работника из КЭДО нельзя подписать отчёт в фонд.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи. Простая электронная подпись допустима не для всего. Логика «кредиторы подписывают договоры кодом из SMS, значит, и мы можем так оформлять кадровые документы» неверна. Разведите в своём Положении о КЭДО перечень документов и вид подписи для каждого из них.»

В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Кейс из практики: крупный телеком-оператор переводил на электронный формат приём и кадровые документы с 2022 года, с подписями через Госключ. По итогам I квартала 2026 года 64% кандидатов трудоустроены с электронной подписью, 72% сотрудников перешли на КЭДО, а за всё время работы системы с кандидатами и сотрудниками подписан 301 244 документа.

Памятка кадровику: чек-лист контроля сроков ЕФС-1

Для контроля хватает двух точек: день издания приказа и 20-е число каждого месяца. Всё остальное — проверка реквизитов.

• В день подписания приказа о приёме, увольнении, приостановлении или возобновлении трудового договора ставьте задачу на отправку ЕФС-1 на следующий рабочий день.
• По договорам ГПХ контрольная дата — день подписания или прекращения договора, а не начало и конец работ.
• Дата приказа в учётной системе совпадает с датой на подписанном документе.
• Код трудовой функции указан по ОКЗ в формате XXXX.X, коды НЕПД и НЕПН проставлены при неполном времени и сняты при переходе на полное.
• Переводы на дистанционную работу в сведения не включены.
• 20-го числа проверьте месячный блок: ПЕРЕВОД, ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ, УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ), ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ и заявления работников о способе ведения трудовой книжки.
• После отправки разберите протокол: код 20, 30 или 50.
• Уведомление СФР об ошибке отработано в течение 5 рабочих дней.
• Сертификат УКЭП для отправки действует. При численности более 10 человек бумажный вариант не допускается.

Кейс из практики: в ИТ-компании на 300 сотрудников в 12 городах за год численность выросла на 30%, а кадровик остался один. Многие работали по гибкому графику и из других городов, поэтому собрать подписи под кадровыми документами становилось всё сложнее. Компания перевела на КЭДО документы при приёме, дополнительные соглашения, приказы о переводе и отпускные документы. По оценке операционного директора, через 3 месяца после запуска работать стало заметно легче.

Мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием КЭДО на всю компанию. На ней видно, подписывают ли работники документы сами и умеют ли пользоваться системой, до того как через сервис пойдёт весь поток приёмов и увольнений.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическую способность работать в системе. Если за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию. Начните с одного подразделения и проверьте, что каждый работник подписывает сам.»

Стоимость КЭДО Добыто для кадровых документов, от которых зависят сроки ЕФС-1

Итоговая стоимость зависит от тарифа, численности сотрудников и того, нужна ли интеграция с 1С и УКЭП для подписантов.

Пять минут — это подключение аккаунта, а не весь переход: приказ о введении КЭДО, Положение и сбор согласий работников занимают отдельное время. Условия и состав каждого тарифа, включая переход между тарифами с пересчётом разницы, указаны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Мероприятия, которые начинают, прекращают или приостанавливают отношения с работником или исполнителем, уходят в СФР на следующий рабочий день после приказа или подписания договора. Остальные изменения копятся до 25-го числа. Чаще всего срок пропускают из-за разрыва между датой приказа и реальной подписью. С 2026 года часть сведений по дистанционным работникам и декретным отпускам подавать больше не нужно, а ошибочная строка отменяется признаком «X», без увольнения задним числом.

Короткий срок ЕФС-1 проще соблюдать, когда приказ подписывается в день, которым датирован. Добыто подключается к 1С:ЗУП, переводит на электронную подпись документы при приёме, переводе и изменении условий трудового договора. Это те документы, по датам которых кадровик считает срок отчёта.

Частые вопросы о сроках и заполнении ЕФС-1

Нужно ли сдавать подраздел 1.1, если в месяце не было кадровых мероприятий?

Нет. Подраздел 1.1 сдаётся только тогда, когда есть мероприятие: приём, перевод, увольнение, приостановление, начало или окончание договора ГПХ и другие из перечня. Нулевой отчёт по подразделу 1.1 не предусмотрен. Раздел 2 о взносах на травматизм сдаётся ежеквартально до 25-го числа месяца после квартала независимо от кадровых событий, если в организации есть застрахованные лица.

Как подать сведения, если приём и увольнение оформлены в один день?

Обе строки, ПРИЕМ и УВОЛЬНЕНИЕ, можно отправить в одном подразделе 1.1 на работника не позднее следующего рабочего дня после даты приказов. Отдельные файлы не нужны, но в каждой строке должны стоять свои реквизиты приказа. Если приказ об увольнении издан позже приказа о приёме, срок считается по каждому приказу отдельно.

Подаются ли сведения о трудовой деятельности на совместителей?

Да. Приём и увольнение внешнего или внутреннего совместителя сдаются по тем же правилам, что и по основному месту работы: не позднее следующего рабочего дня после приказа. Перевод совместителя на другую постоянную работу у того же работодателя сдаётся до 25-го числа следующего месяца.

Какой подписью подписывается ЕФС-1 для отправки в СФР?

Усиленной квалифицированной электронной подписью страхователя. УНЭП, которую работник использует в КЭДО, и ПЭП для отчётности в фонд не подходят. При численности более 10 застрахованных лиц форма сдаётся только в электронном виде, за бумажный вариант предусмотрена санкция 1000 рублей.

Что делать работнику, если в электронной трудовой книжке нет записи о приёме?

Запросить у работодателя форму СТД-Р: в период работы её выдают не позднее 3 рабочих дней со дня заявления. Если в СТД-Р запись есть, а в выписке СТД-СФР на Госуслугах её нет, сведения в фонд не переданы или не приняты. Работодатель должен отправить их и проверить протокол СФР: при коде 50 форма не принята целиком.

Какие сведения подать, если исполнителя по ГПХ приняли в штат?

Два мероприятия со своими сроками. Окончание договора ГПХ сдаётся не позднее рабочего дня после его прекращения, ПРИЕМ — не позднее рабочего дня после приказа о приёме. Если обе даты совпадают, обе строки уходят в одном отчёте. Трудовой договор и договор ГПХ в сведениях не смешиваются: у каждой строки свой код и свои реквизиты документа.