Код трудовой функции в ЕФС 1 как определить и где его взять

Код трудовой функции в ЕФС-1 — это код занятия по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (ОКЗ). Его ставят в графу 6 подраздела 1.1 в формате ХХХХ.Х: 4 цифры начальной группы, точка и контрольное число. Бухгалтеру соответствует 2411.6, продавцу продовольственных товаров — 5223.5. Код подбирают по фактической работе, которую выполняет человек, а наименование должности в штатном расписании для этого вторично. Если точного совпадения в ОКЗ нет, Минтруд разрешает взять группу с наиболее близким содержанием трудовых функций. Для работника по трудовому договору в графе 6 стоит только код ОКЗ. К нему можно добавить одну отметку: ДИСТ, НДОМ, НЕПД или НЕПН. Исполнителю по договору ГПХ указывают код ОКЗ вместе с кодом вида договора: ДГПХ, ДАВТ, ДОИП и другие.

В статье — пошаговый порядок подбора кода, таблица кодов для частых должностей и три источника для нетиповых позиций, на которые ссылается Минтруд. Отдельно разбираем, что меняется в штатном расписании и 1С:ЗУП после перехода на ОК 016-2025. Во второй половине — сроки подачи подраздела 1.1 по новой форме, санкции за ошибку, исправление через отмену записи, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Код выполняемой функции в ЕФС-1: формат ХХХХ.Х и для каких мероприятий он обязателен

С 30 декабря 2025 года ЕФС-1 заполняют по новой форме. Её утвердил приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 «Об утверждении единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета…» (ЕФС-1) и порядка её заполнения». Текст приказа СФР № 1462 на официальном портале правовой информации зарегистрирован в Минюсте 18.12.2025 под № 84665. Код выполняемой функции указывают в графе 6 подраздела 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Требование закреплено в пункте 46 порядка заполнения. Подраздел 1.1 с 2023 года заменил отчёт СЗВ-ТД, поэтому код и правила его подбора остались теми же, что были в СЗВ-ТД.

Код обязателен, если в записи одно из 8 мероприятий:

• ПРИЕМ;
• ПЕРЕВОД;
• УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ);
• УВОЛЬНЕНИЕ;
• ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ;
• ВОЗОБНОВЛЕНИЕ;
• НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ;
• ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.

Код ОКЗ устроен иерархически, и каждый следующий знак сужает группу занятий. Первая цифра — основная группа, их в классификаторе 10, и делятся они по уровню квалификации. Две первые цифры — подгруппа, три — малая группа, четыре — начальная группа с самым точным описанием занятий. Пятый знак — контрольное число. Самостоятельно его не рассчитывают: оно приведено в ОКЗ рядом с кодом каждой группы. ОКЗ введён приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст, последняя редакция — от 18.02.2021.

Чем код ОКЗ в ЕФС-1 отличается от кода трудовой функции в профстандарте

Название «код трудовой функции» путает кадровиков: у профессионального стандарта тоже есть коды трудовых функций. В профстандарте они имеют вид А/01.6, где буква обозначает обобщённую трудовую функцию, а цифры — номер функции и уровень квалификации. В ЕФС-1 такой код не подходит. Графа 6 принимает только код начальной группы ОКЗ с контрольным числом. Профстандарт при этом пригодится: в его разделе I «Общие сведения» приведены группы занятий по ОКЗ, к которым относится вид деятельности. Если должность описана профстандартом, начните поиск кода с этого раздела и затем сверьте найденную группу с описанием в самом ОКЗ.

Где взять код трудовой функции для должности: ОКЗ, ОКПДТР и сервисы Минтруда

Код обозначает род занятий, поэтому название группы в ОКЗ часто расходится с должностью по штатному расписанию. HR-специалисту соответствует группа 2423.6 «Специалисты в области подбора и использования персонала». Мерчандайзер попадает в 5223.5 «Продавцы и помощники продавцов магазинов», хотя слова «мерчандайзер» в классификаторе нет. В письмах Минтруда от 19.08.2025 № 14-2/ООГ-3786 и от 12.12.2025 № 14-3/В-1582 порядок поиска описан так: сначала ОКЗ, затем ОКПДТР, затем группа с наиболее близкими трудовыми функциями.

Коды ниже подходят для типовых должностей, если фактические обязанности работника совпадают с описанием группы в ОКЗ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Таблица не заменяет сверку с описанием группы. Коды 1120.9 и 1211.1 входят в одну основную группу 1 «Руководители», но в разные подгруппы: 11 и 12. Слово «директор» или «главный» в наименовании должности код не определяет. Смотрят, чем человек руководит: организацией в целом или отдельной службой.

Если должности нет ни в ОКЗ, ни в профстандарте, Минтруд рекомендует три ресурса:

• сервис ФГБУ «ВНИИ труда» для подбора кодов ОКЗ к должностям из штатного расписания;
• сайт Минтруда «Профессиональные стандарты», раздел «Справочно-информационный блок» — «Классификаторы, справочники и перечни». Там лежит Excel-таблица соответствия ОКПДТР ОК 016-94 и ОК 016-2025 с листами «Профессии» и «Должности», где у каждой позиции указан код начальной группы ОКЗ;
• группа ОКЗ с наиболее близким содержанием трудовых функций — если однозначного совпадения нет нигде.

Как определить код трудовой функции для должности: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выпишите обязанности, которые работник выполняет на деле. Возьмите их из трудового договора и должностной инструкции, а не из наименования должности.
2. Шаг 2. Если на должность распространяется профстандарт, откройте его раздел I и посмотрите группы занятий по ОКЗ, к которым отнесён вид деятельности.
3. Шаг 3. Найдите в ОКЗ начальную группу из 4 цифр и сверьте её описание с обязанностями из шага 1. Контрольное число возьмите из соседней колонки классификатора.
4. Шаг 4. Если ни наименования, ни описания должности в ОКЗ нет, найдите её в таблице соответствия ОК 016-94 и ОК 016-2025 на сайте «Профессиональные стандарты» или в сервисе ВНИИ труда. Код начальной группы ОКЗ там указан у каждой позиции.
5. Шаг 5. Если однозначного совпадения нет нигде, выберите группу ОКЗ с наиболее близкими трудовыми функциями. Запишите, почему выбрана именно она.
6. Шаг 6. Запишите код в формате ХХХХ.Х. Если работник на удалённой или надомной работе либо на неполном рабочем времени, добавьте одну отметку по приоритету: НЕПД, затем НЕПН, затем НДОМ, затем ДИСТ.
7. Шаг 7. Закрепите код за должностью или позицией штатного расписания в учётной системе. Тогда он будет автоматически попадать во все записи подраздела 1.1 по этой должности.

Нетиповые случаи: совмещение функций, удалёнка, неполное время и договоры ГПХ

В графе 6 для одного работника в одной записи ставят один код ОКЗ, даже если функций несколько. Выбирают ту работу, которой у человека больше всего. Дополнительная отметка к коду ОКЗ тоже одна. Если работник трудится удалённо на неполной неделе, указывают только НЕПН. В ответах СФР по подразделу 1.1 этот случай разобран отдельно: две отметки одновременно поставить нельзя.

Ниже — ситуации, в которых кадровики чаще всего сомневаются, и решения по разъяснениям Минтруда и СФР.

Для исполнителя по договору ГПХ код ОКЗ подбирают так же, как для штатного работника: по фактическому содержанию работ. Отметки ДИСТ, НДОМ, НЕПД и НЕПН к ГПХ не применяют. Это режимы рабочего времени и формы трудовой деятельности по ТК РФ, а на исполнителя трудовое законодательство не распространяется.

Важный нюанс из практики: многие справочники кодов в открытых источниках написаны до 1 января 2026 года и ссылаются на ОК 016-94 как на действующий классификатор. Код ОКЗ от этого не меняется: сам ОКЗ не заменяли. А вот наименования и коды профессий и должностей по ОКПДТР сверяйте с таблицей соответствия ОК 016-2025, прежде чем переносить их в штатное расписание.

Код ОКЗ в 1С:ЗУП и штатном расписании: что проверить после перехода на ОК 016-2025

В 1С:ЗУП код хранится в справочнике трудовых функций. Путь: «Настройка» — «Классификаторы» — «Трудовые функции», поле «Код по ОКЗ», кнопка «Выбрать». Трудовые функции связаны с должностями и позициями штатного расписания, а оттуда код переходит в сведения о трудовой деятельности. Если поле пустое или в нём устаревший код, ошибка повторится в каждой записи подраздела 1.1 по этой должности. Поэтому коды проверяют сразу в трёх местах: в должностях, в позициях штатного расписания и в уже сформированных сведениях.

Новый классификатор ОК 016-2025 затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и ЛНА. Если меняется наименование или код должности, нужны три действия:

• приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции;
• дополнительные соглашения к трудовым договорам работников на этих должностях;
• обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП.

Для СФР переименование должности без изменения обязанностей тоже отражается в подразделе 1.1. Подают мероприятие ПЕРЕВОД с новым наименованием и реквизитами дополнительного соглашения. Если трудовая функция не изменилась, код ОКЗ в новой записи остаётся прежним.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на ОК 016-2025 кадровики часто воспринимают как смену названий в штатке. Но если меняется наименование или код должности, за этим должны последовать приказ по штатному расписанию или его новая редакция, дополнительные соглашения с работниками и обновление 1С:ЗУП. Начните со сверки штатного расписания с таблицей соответствия ОК 016-94 и ОК 016-2025. Так вы сразу увидите, по каким позициям понадобятся допсоглашения.»

Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день. Документы между учётной системой и КЭДО синхронизируются автоматически. Приказ по штатному расписанию и допсоглашения о новом наименовании должности готовят в 1С, работники подписывают их в сервисе электронной подписью, и подписанный документ возвращается в 1С со статусом.

Образцы кадровых документов, в которых фиксируют должность и трудовую функцию

Начните сверку со штатного расписания: наименование должности в нём должно совпадать с трудовым договором и приказом о приёме, иначе код ОКЗ подобрать корректно не получится.

Сроки подачи подраздела 1.1, санкции за неверный код и исправление через отмену записи

От вида мероприятия зависит, когда сведения с кодом должны уйти в СФР:

• ПРИЕМ, УВОЛЬНЕНИЕ, ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа;
• ПЕРЕВОД и другие кадровые мероприятия — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа;
• НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ — не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора. Если дата окончания известна заранее, обе записи можно подать одновременно.

Подраздел 1.2 со сведениями о стаже за 2026 год сдают не позднее 25 января 2027 года, и кода выполняемой функции в нём нет. Работодатель, у которого больше 10 работающих застрахованных лиц, сдаёт ЕФС-1 только в электронном виде. За бумажный отчёт предусмотрена санкция 1 000 рублей.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ответственность за ошибку зависит от того, о ком подраздел 1.1. По работникам на трудовом договоре должностное лицо отвечает по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей. По договорам ГПХ СФР применяет финансовую санкцию по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»: 500 рублей за каждое застрахованное лицо, сведения о котором не поданы в срок, неполны или недостоверны. Неверный код ОКЗ относится к недостоверным сведениям. Если одна трудовая функция неправильно закреплена за должностью в учётной системе, ошибка попадёт в записи по всем исполнителям, а санкция считается по каждому человеку.

Санкция не применяется в двух случаях. Первый — страхователь сам нашёл ошибку и подал исправленные сведения до того, как её обнаружил СФР. Второй — сведения исправлены в течение 5 рабочих дней после получения уведомления фонда.

Что значит отмена записи в ЕФС-1 и как исправить код

Запрос «отмена ЕФС-1» обычно означает не отмену самого отчёта. ЕФС-1 действует: с 30.12.2025 его сдают по новой форме, а СЗВ-ТД в него включён с 2023 года. Отмена — это механизм исправления внутри подраздела 1.1. Ошибочную запись подают повторно с отметкой «Х» в признаке отмены и одновременно отправляют новую запись с правильным кодом. В ответах СФР на вопросы по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 этот порядок описан вместе с приоритетом отметок НЕПД, НЕПН, НДОМ, ДИСТ и правилами для договоров ГПХ.

При проверке выбранный код подтверждают документы, где описана трудовая функция: трудовой договор, должностная инструкция, приказ о приёме или переводе. Когда эти документы существуют только в электронном виде, заранее решите, как вы подтвердите их подлинность.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он может подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, его реквизитов или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива, проверьте, какие кадровые документы у вас есть только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Как код попадает в ИЛС и электронную трудовую книжку работника

ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица, который раньше вёл ПФР, а теперь ведёт Социальный фонд России. Записи подраздела 1.1 ложатся на ИЛС работника и из них складываются сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ, то есть электронная трудовая книжка. Работник видит эти записи в выписке на gosuslugi.ru: какие мероприятия подал работодатель, с какой датой, по какой должности и на основании какого приказа. Если в выписке ошибка, работник подаёт письменное заявление работодателю, и тот исправляет сведения через отмену записи. Сам работник запись в ИЛС изменить не может.

Если вы работодатель и читаете этот раздел как проверку со стороны работника: расхождения обычно появляются тогда, когда наименование должности в приказе, трудовом договоре и штатном расписании записано по-разному. Выписка работника показывает это расхождение так же, как его увидит инспектор.

Сведения о трудовой деятельности и КЭДО: что подписывается электронно, а что нет

Документ, в котором записана трудовая функция, в КЭДО подписывают так же, как любой другой кадровый документ, а код ОКЗ из него переносят в отчёт. Вид подписи для каждого документа определяют статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. ПЭП, УНЭП и УКЭП между собой не взаимозаменяемы.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ, у них свой перечень документов и свои требования к виду подписи, и простая электронная подпись допустима не для всего. Логика «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и мы так можем» к кадровым документам не применима. Если в компании так рассуждают, значит, перечень документов и виды подписи в ней не разведены. Проверьте, указан ли в вашем положении о КЭДО вид подписи для каждого документа.»

Важный нюанс из практики: в споре об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) отменил решения, вынесенные в пользу работодателя. При новом рассмотрении районный суд решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 встал на сторону работника. Положение о КЭДО и перечень документов у работодателя были. Решающими оказались три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой, за него подписывал другой человек. А запись УВОЛЬНЕНИЕ по такому заявлению уходит в СФР уже на следующий рабочий день после приказа.

В практике Добыто выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней разносим по времени. Перед подключением всей компании мы закладываем пилотную группу, чтобы проверить, что работники действительно умеют пользоваться системой.

Стоимость КЭДО для кадровых документов, из которых берётся код трудовой функции

Цена зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП, где хранятся должности с кодами ОКЗ.

Цены указаны на сентябрь 2026 года. Итоговая сумма складывается из численности, тарифа и минимальной оплаты на тарифе «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого тарифа — на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Код для графы 6 подраздела 1.1 берут только из ОКЗ ОК 010-2014 и пишут в формате ХХХХ.Х. Подбирают его по фактической работе человека: наименование должности, кодовая система профстандарта и новый ОК 016-2025 помогают найти группу, но сами кода для ЕФС-1 не дают. Нетиповые случаи решаются по разъяснениям Минтруда и СФР: ближайшая по функциям группа, одна дополнительная отметка по приоритету, для ГПХ — код ОКЗ вместе с кодом вида договора. Ошибку, найденную до СФР, исправляют без санкций: отменяют запись и подают новую.

Код в отчёте верен настолько, насколько согласованы штатное расписание, трудовой договор и приказ. Добыто ведёт эти документы в КЭДО вместе с 1С:ЗУП, поэтому переименование должностей по ОК 016-2025 и допсоглашения с работниками проходят в одной системе.

Частые вопросы о коде выполняемой функции в ЕФС-1

Нужно ли прописывать код ОКЗ в трудовом договоре или штатном расписании?

Нет. Статья 57 ТК РФ требует указать в трудовом договоре трудовую функцию: работу по должности согласно штатному расписанию, профессии или специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работы. Кода ОКЗ среди этих условий нет, и в унифицированной форме Т-3 для него нет графы. Код нужен для подраздела 1.1 ЕФС-1, поэтому его закрепляют за должностью в учётной системе, например в поле «Код по ОКЗ» трудовой функции в 1С:ЗУП.

Какой код ставить внешнему совместителю?

Код по той работе, которую совместитель выполняет у вас, по тем же правилам, что и для основного работника. Код по основному месту работы на него не влияет: каждый работодатель подаёт подраздел 1.1 о своих мероприятиях. Приём совместителя отражают мероприятием ПРИЕМ не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Если совместитель работает неполный день, к коду ОКЗ добавляют НЕПД.

Нужно ли сдавать ЕФС-1 на всех работников из-за перехода на ОК 016-2025?

Нет, если у должности не поменялись ни наименование, ни трудовая функция. Подраздел 1.1 подают только при кадровом мероприятии, а ОКЗ ОК 010-2014, из которого берётся код, с 01.01.2026 не заменяли. Если наименование должности меняется, на каждого работника на этой должности подают ПЕРЕВОД с реквизитами дополнительного соглашения не позднее 25-го числа следующего месяца.

Какой код указывать при переводе на другую должность?

Код ОКЗ новой должности по фактическим обязанностям после перевода. Если меняется только подразделение, а трудовая функция остаётся прежней, код в записи ПЕРЕВОД тот же. Если после перевода работник переходит на неполное время или на удалённую работу, в той же графе добавляют одну отметку по приоритету: НЕПД, НЕПН, НДОМ, ДИСТ. Срок подачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Работника приняли на удалённую работу, а в записи ПРИЕМ нет отметки ДИСТ. Что делать?

Подать исправление: ошибочную запись ПРИЕМ повторить с отметкой «Х» в признаке отмены и одновременно направить новую запись ПРИЕМ с кодом ОКЗ и отметкой ДИСТ. Если ошибку нашли до СФР, санкции нет. Если пришло уведомление фонда, исправленные сведения нужно направить в течение 5 рабочих дней с его получения.

Указывают ли код при мероприятии ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ?

Графа 6 обязательна только для 8 мероприятий из пункта 46 порядка заполнения: ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ), УВОЛЬНЕНИЕ, ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ, НАЧАЛО и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ. ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ в этот перечень не входит. Его подают на всех работников, например когда меняется тип государственного или муниципального учреждения. Переименование одной должности оформляют не так: это ПЕРЕВОД, и код в нём обязателен.