Новая ЕФС 1 что поменялось в форме и как перестроить работу кадровика

Новая ЕФС-1 действует с 30 декабря 2025 года: форму и порядок заполнения утвердил приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 вместо приказа № 2281, а с 1 июля 2026 года СФР принимает файлы только в новом формате с тегом «ЕФС9». Из формы убрали тип сведений «Назначение выплат по ОСС» и коды «ДИСТ» и «НДОМ», разрешили указывать «НЕПД» и «НЕПН» одновременно, графы о спецоценке заполняют только при вредном или опасном классе условий труда. Сроки остались прежними: приём, увольнение и договоры ГПХ подаются не позднее следующего рабочего дня, остальные кадровые мероприятия — до 25-го числа следующего месяца. Коммерческой компании изменения 2026 года касаются подраздела 1.1 и техники отправки, а бюджетному учреждению дополнительно нужно перекодировать должности в подразделе 1.3 по 12-значному справочнику.

Покажем, какие шаги кадрового процесса нужно перестроить: где теряется следующий рабочий день после приказа, как подавать сведения по ГПХ и самозанятым, как исправить принятую запись отменяющей строкой. Отдельно разберём релизы 1С:ЗУП, требования к сертификату УКЭП с 1 сентября 2026 года и регистрацию в ЭДО СФР без заявления. Штрафы по 27-ФЗ и 125-ФЗ, пошаговый порядок перестройки, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что изменилось в ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года по сентябрь 2026 года

За 2026 год форму меняли четыре раза: сама форма и порядок заполнения, справочник кодов должностей, XML-формат файла и требования к подписи и подключению к ЭДО. Каждое изменение вступало в силу отдельно, поэтому отчёт, собранный в июне по шаблонам января, в июле СФР уже не принял бы.

Для коммерческой компании по существу заполнения поменялись строки со второй по четвёртую, остальное касается формата файла, подписи и подключения. Бюджетное учреждение дополнительно перекодирует все должности в подразделе 1.3 и проверяет квалификационные категории.

Форму вместе с порядком заполнения СФР опубликовал отдельным файлом: приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 с формой ЕФС-1 и порядком её заполнения. Читать его нужно вместе с изменениями приказа № 389 от 15.04.2026: они переписали правила заполнения графы 6 подраздела 1.3 и справочник кодов должностей в приложении № 15 к приказу № 1463.

Отмена ЕФС-1: что на самом деле отменили

Форма ЕФС-1 не отменена. С 30.12.2025 утратил силу приказ № 2281, по которому её заполняли с 2023 года, и вместе с ним исчезли отдельные элементы: тип сведений «Назначение выплат по ОСС», коды «ДИСТ» и «НДОМ». Сама ЕФС-1 по-прежнему заменяет СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС, а расчёт по страховым взносам (РСВ) подаётся отдельно в ФНС и в состав ЕФС-1 не входит.

Практическое следствие для дистанционных работников: код «ДИСТ» в новом порядке не применяется, поэтому перевод на удалённую работу и обратно больше не отражают в подразделе 1.1. Приём и увольнение дистанционного работника подают в обычном порядке и в обычный срок. Если в шаблонах кадровых приказов или в настройках программы код «ДИСТ» подставляется автоматически, его стоит убрать до следующей отправки.

Из чего состоит ЕФС-1 организации и в какие сроки сдаётся каждый подраздел

ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть работники по трудовым договорам или исполнители по договорам ГПХ, если на выплаты по этим договорам начисляются страховые взносы. Отчёт состоит из титульного листа и двух разделов, и у каждой части свой срок.

Кадровик в коммерческой компании отвечает за подраздел 1.1 и, как правило, за подраздел 1.2, раздел 2 обычно ведёт бухгалтерия. Разделы с разными сроками можно отправлять вместе или отдельно, но титульный лист прикладывается к каждой отправке. Если срок выпадает на выходной или праздник, он переносится на следующий рабочий день.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Способ сдачи зависит от численности: компания с 10 работниками включительно может подать сведения на бумаге, с 11 и более — только в электронном виде. Для работодателя, который уже ведёт кадровые документы в электронном виде, бумажный вариант теряет смысл даже при малой численности: дата и номер приказа для подраздела 1.1 берутся из того же электронного документа.

Подраздел 1.1 вместо СЗВ-ТД: какие мероприятия подаются на следующий рабочий день

Срок подраздела 1.1 считается от даты кадрового документа, а не от даты фактического выхода работника. На следующий рабочий день после издания приказа, иного документа или принятия решения подают:

• приём на работу по трудовому договору;
• увольнение;
• приостановление и возобновление трудового договора;
• заключение и прекращение договора ГПХ, на вознаграждение по которому начисляются взносы.

Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа, подают перевод, переименование, установление второй и последующей профессии и запрет занимать должность. В этот же срок отражают поданное работником заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

Каждое мероприятие отражается с датой, наименованием и номером документа. При приёме указывают должность и код выполняемой функции, при увольнении — причину со статьёй и пунктом ТК РФ или другого федерального закона. Все мероприятия по одному работнику должны быть в одном отчёте, а нулевой подраздел 1.1 за месяц без кадровых событий не сдаётся. Если компания меняет наименование или реорганизуется, по пункту 53 порядка подают мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

СЗВ-ТД в ЕФС-1 для договоров ГПХ и самозанятых

Для договора ГПХ в графе «Код выполняемой функции» указывают два значения: цифровой код по ОКЗ и буквенный код вида договора. Буквенных кодов 7: ДГПХ, ДГПХФЛНС, ДАВТ, ДАВТФЛНС, ДОИП, ИЗЛД, ЛДПИ. Срок — не позднее рабочего дня после заключения или прекращения договора, как у приёма и увольнения.

С самозанятыми порядок зависит от чека. Если исполнитель передал заказчику чек, сформированный по статье 14 Федерального закона № 422-ФЗ, подраздел 1.1 на него не подают. Если чека нет, а по договору предусмотрены выплаты, облагаемые взносами, сведения подать нужно. Отсюда простое правило для реестра договоров: рядом с каждым самозанятым хранится отметка о полученном чеке за каждую выплату.

Требования к работникам не переносятся на исполнителей: у договора ГПХ не бывает перевода, приостановления и запрета занимать должность, поэтому в подразделе 1.1 для него есть только два события — заключение и прекращение.

Коды должностей в ЕФС-1: подраздел 1.1 и подраздел 1.3

В подразделе 1.1 должность сопровождается кодом выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ). Для неполного рабочего времени к нему добавляют «НЕПД» (неполный день) и «НЕПН» (неполная неделя). По новому порядку оба кода можно указать одновременно; при отмене неполного режима подают мероприятие «ПЕРЕВОД» без этих кодов.

Подраздел 1.3 сдают только государственные и муниципальные учреждения, и для них с 30 мая 2026 года действует новый справочник кодов должностей. Код состоит из 12 цифр по шаблону «6 цифр — 4 цифры — 2 цифры» вместо прежнего 5-значного буквенно-цифрового. Отчёт за май 2026 года и последующие месяцы с кодом старого образца не пройдёт форматный контроль, поэтому таблицу соответствия старых и новых кодов удобнее собрать один раз на всё штатное расписание, а не подбирать код при каждой отправке.

Как перестроить работу кадровика под новую ЕФС-1

Самое жёсткое ограничение в процессе — один рабочий день между изданием приказа о приёме или увольнении и отправкой подраздела 1.1. Если приказ подписан в пятницу, сведения должны уйти не позднее ближайшего рабочего понедельника. Этот день теряется, когда приказ ждёт подписи руководителя, лежит у работника на ознакомлении или вносится в программу задним числом.

Что проверить до перестройки процесса

Перед тем как менять регламент, проверьте по списку:

1. Релиз 1С:ЗУП не ниже 3.1.34.295 или 3.1.38.18: с 1 июля 2026 года СФР принимает файлы только с тегом «ЕФС9».
2. Сертификат УКЭП, которым подписывается отчёт, содержит параметры «Согласование ключей», «Шифрование данных» и «Шифрование ключа».
3. В шаблонах приёма и в настройках программы нет кодов «ДИСТ» и «НДОМ», а для неполного дня при неполной неделе ставятся «НЕПД» и «НЕПН».
4. Реестр договоров ГПХ показывает, где исполнитель самозанятый и получен ли от него чек.
5. Должности с вредным или опасным классом по итогам СОУТ отмечены: только по ним заполняются графы о спецоценке.
6. Бюджетное учреждение собрало таблицу соответствия старых кодов должностей 12-значным.
7. Приказом назначен ответственный за электронные трудовые книжки и сведения в СФР, и назначен замещающий на время отпуска.

Как выстроить сдачу подраздела 1.1 ЕФС-1: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте в регламенте, что датой отсчёта считается дата приказа, иного документа или решения о приёме, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, а для ГПХ — дата заключения или прекращения договора.
2. Шаг 2. Разделите мероприятия на две очереди: срочные (приём, увольнение, приостановление, возобновление, ГПХ) уходят на следующий рабочий день, остальные (перевод, переименование, вторая профессия, запрет занимать должность, заявление о выборе трудовой книжки) собираются в один отчёт до 25-го числа.
3. Шаг 3. Сократите путь приказа до подписи: приказ о приёме и увольнении подписывается руководителем в день издания, а ознакомление работника не задерживает отправку, потому что срок считается от даты приказа.
4. Шаг 4. Перед формированием подраздела сверьте реквизиты: дата, номер и наименование документа, должность и код ОКЗ при приёме, статья и пункт ТК РФ при увольнении, буквенный код вида договора для ГПХ.
5. Шаг 5. Сформируйте подраздел 1.1 с титульным листом, подпишите сертификатом УКЭП с обязательными параметрами и отправьте через оператора ЭДО.
6. Шаг 6. Проверьте протокол СФР в течение 1-2 дней: при статусе «Документ принят частично» исправляйте только сведения по работникам из протокола, при уведомлении об ошибке на исправление есть 5 рабочих дней.
7. Шаг 7. Раз в месяц до 25-го числа сверьте журнал кадровых приказов с отправленными отчётами, чтобы не пропустить переводы и заявления о трудовой книжке.

Шаг 3 чаще всего решается переводом кадровых приказов в электронный вид. В Добыто приказ о приёме уходит на подпись по маршруту согласования, руководитель подписывает его с телефона, и подписанный документ со статусом возвращается в систему учёта: кадровик видит дату издания в тот же день и успевает сформировать подраздел 1.1 в пределах срока.

Что критично для разных работодателей

Состав работ по перестройке зависит от того, кто работает в компании и в какой сфере она работает.

Если компания попадает в несколько сценариев, критичные пункты суммируются: учреждение с исполнителями по ГПХ перекодирует должности и одновременно ведёт реестр договоров с кодами вида договора.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы кадровых приказов, от которых считается срок ЕФС-1

Первым откройте приказ о приёме по форме Т-1: его дата и номер переносятся в подраздел 1.1 и запускают срок следующего рабочего дня.

ЕФС-1 в 1С:ЗУП: где сформировать отчёт и какие релизы нужны

Обновление подразделов 1.1 и 1.2 по приказу № 1462 появилось в 1С:ЗУП 3.1 начиная с версий 3.1.34.177 и 3.1.36.45. Для отправки в формате, который СФР принимает с 1 июля 2026 года, нужны релизы 3.1.34.295 или 3.1.38.18. Состав сведений и порядок заполнения при этом не поменялись, изменился XML-формат файла.

Каждый подраздел в программе формируется отдельным документом, титульный лист заполняется автоматически. Подраздел 1.1 готовят документом «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1», он доступен в трёх местах:

• Кадры — Электронные трудовые книжки;
• Отчётность, справки — Электронные трудовые книжки;
• Отчётность, справки — 1С-Отчётность — Отчёты — Создать, папка «Отчётность по физлицам».

Подразделы 1.2 и 2 раздела 1 формируются документом «Сведения о страховом стаже, ЕФС-1 подраздел 1.2» в разделах «Кадры — Документы персучёта», «Отчётность, справки — Документы персучёта», «Отчётность, справки — СФР. Пачки, реестры, описи» и через 1С-Отчётность. Тип сведений «Назначение выплат по ОСС» из списка удалён, а в классификатор «Доп. сведения для исчисления стажа» добавлен код «ЧАЭСКОМ» для ручного отражения периода в таблице стажа.

1С:ЗУП собирает подраздел 1.1 из кадровых документов программы, поэтому дата и номер приказа в отчёте совпадут с оригиналом, только если приказ попал в ЗУП в день подписания. В Добыто для этого есть модуль интеграции с 1С:ЗУП: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически, а подписанный приказ возвращается в 1С со статусом подписания.

Ошибки в ЕФС-1: как исправить сведения и во что обходится просрочка

Исход отправки видно по протоколу СФР. Статус «Документ не принят» означает ошибки с кодом 50: отчёт не обработан целиком, и исправленную ЕФС-1 подают на всех лиц из первоначального отчёта. Статус «Документ принят частично» означает ошибки с кодом 30 по отдельным работникам: повторно подают сведения только на тех, кто указан в протоколе.

Принятую запись в подразделе 1.1 не перезаписывают новой. Сначала подают отменяющую строку с теми же данными, что в первоначальных сведениях, и знаком «Х» в графе «Признак отмены», затем в следующей строке указывают верные данные. Если сведения по работнику нужно отменить полностью, подают подраздел 1.1 с титульным листом, оформленный по первоначальным сведениям, со знаком «Х». Когда ошибку находит СФР, он направляет уведомление с кодом ошибки, и на исправление даётся 5 рабочих дней.

Для отменяющей строки нужны точные реквизиты исходного приказа: дата, номер, наименование документа. В Добыто подписанные кадровые приказы хранятся в электронном архиве, поэтому реквизиты для отмены и повторной подачи берутся из оригинала, а не из журнала, заполненного вручную.

Штрафы за ЕФС-1 по 27-ФЗ, 125-ФЗ и КоАП РФ

• 500 рублей за каждое застрахованное лицо — за непредставление, неполные или недостоверные сведения по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ.
• От 300 до 500 рублей — административный штраф должностному лицу по статье 15.33.2 КоАП РФ.
• 5% взносов за последние три месяца отчётного периода за каждый полный или неполный месяц просрочки раздела 2, но не более 30% суммы и не менее 1 000 рублей, по статье 26.30 Федерального закона № 125-ФЗ.

Санкция по 27-ФЗ умножается на численность. Если в один день приняли 20 человек и подраздел 1.1 ушёл с опозданием, расчёт выглядит так: 20 × 500 = 10 000 рублей для организации, плюс штраф ответственному должностному лицу.

С 1 сентября 2026 года к этим рискам добавился технический. Отчётность, подписанную квалифицированным сертификатом без параметров keyAgreement, Data encipherment и Key encipherment, СФР не принимает. Состав обязательных параметров опубликован на странице СФР об электронном документообороте страхователей с Социальным фондом: сверьте с ним сертификат до ближайшей срочной отправки подраздела 1.1.

ИЛС в СФР: что это и как в него попадают сведения ЕФС-1

ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица, его номером служит СНИЛС. До объединения фондов в 2023 году счёт вёл ПФР, теперь его ведёт Социальный фонд России. На ИЛС отражаются стаж, пенсионные коэффициенты и страховые взносы, а источником этих сведений служит в том числе ЕФС-1: подраздел 1.1 формирует электронную трудовую книжку, подраздел 1.2 — страховой стаж за год.

Работник видит на ИЛС только то, что работодатель подал и СФР принял. Если период работы или кадровое мероприятие не отражены, проверить это можно по выписке: порядок заказа описан на странице СФР о получении сведений о пенсионных правах. При расхождении работник обращается к работодателю, а тот исправляет сведения отменяющей строкой и повторной подачей.

Стоимость КЭДО для кадровой службы, которая сдаёт ЕФС-1

Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив. Цены действительны на дату публикации.

Для компании, которая сдаёт ЕФС-1 из 1С:ЗУП, практический выбор обычно между «Стартом» и «Бизнесом»: интеграция с 1С и электронный архив приказов есть только во втором. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду; условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

ЕФС-1 никто не отменял: в 2026 году поменялись порядок заполнения, справочник кодов для бюджетной сферы, формат файла и требования к подписи. Содержательно для большинства работодателей это отказ от кодов «ДИСТ» и «НДОМ», от подачи подраздела 1.2 ради пособий по ОСС и заполнение граф о спецоценке только при вредном или опасном классе. Сроки прежние, поэтому перестройка сводится к тому, чтобы приказ о приёме или увольнении был подписан и попал в учётную программу в день издания, а программа и сертификат соответствовали требованиям СФР.

Добыто закрывает первую часть этой задачи: кадровые приказы подписываются электронной подписью по маршруту, хранятся в архиве и возвращаются в 1С:ЗУП со статусом, так что у кадровика остаётся полный рабочий день на отправку сведений.

Частые вопросы о новой ЕФС-1

В какой срок сдавать ЕФС-1 при реорганизации компании?

По пункту 11 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ реорганизуемое юрлицо представляет сведения в течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта, но не позднее дня подачи в регистрирующий орган документов для регистрации нового юрлица. Смену наименования, в том числе при реорганизации, отражают в подразделе 1.1 мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

Нужно ли сдавать раздел 2 ЕФС-1, если несчастных случаев и начислений по ним не было?

Да, нулевой раздел 2 сдаётся обязательно. В него входят титульный лист, подраздел 2.1 и подраздел 2.3. Срок — до 25-го числа месяца, следующего за кварталом, полугодием, 9 месяцами и годом.

Как исправить ошибку в разделе 2, если её нашёл сам работодатель?

Подаётся корректирующая форма раздела 2. В её состав обязательно входят титульный лист, подраздел 2.1 и подраздел 2.3. Подраздел 1.1 при этом не затрагивается: его исправляют отдельно, через отменяющую строку со знаком «Х».

Что делать, если в протоколе СФР статус «Предупреждение. Сведения приняты»?

Такой статус соответствует коду 20: ситуация возможна, но требует проверки. Сверьте сведения с кадровым документом. Если они заполнены верно, повторно отправлять отчёт не нужно; если найдена ошибка, исправьте её отменяющей строкой и подайте верные данные.

Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге, если в компании 12 работников?

Нет. На бумаге сведения вправе подавать работодатели с численностью до 10 человек включительно, с 11 работников отчёт сдаётся только в электронном виде. За нарушение электронного способа сдачи по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ предусмотрена санкция 1 000 рублей.

Сдаёт ли ЕФС-1 индивидуальный предприниматель без работников?

Обязанность у ИП возникает, когда он принимает работников по трудовому договору или заключает договоры ГПХ, на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы. ИП без работников и без таких договоров ЕФС-1 не сдаёт. Если исполнитель — самозанятый и передал чек по статье 14 Федерального закона № 422-ФЗ, подраздел 1.1 на него тоже не подаётся.