Изменения в ЕФС 1 что учесть кадровой службе при подготовке отчета

Изменения в ЕФС-1 действуют с 30 декабря 2025 года по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462. Форму не отменили, но поменяли её содержание: из подраздела 1.1 убрали коды ДИСТ и НДОМ, для иностранцев, застрахованных по международным договорам, ввели статус МДИГ, а тип сведений «Назначение выплат по ОСС» исключили. Неполное рабочее время теперь отражают мероприятием ПЕРЕВОД. С 1 сентября 2026 года по договорам ГПХ указывают, есть ли в договоре условие об уплате взносов на травматизм. Тогда же СФР перестал принимать отчётность, подписанную КЭП без обязательных атрибутов сертификата. Срок зависит от вида кадрового события: приём, увольнение, начало и окончание договора ГПХ подают не позднее следующего рабочего дня, а постоянный перевод — до 25-го числа следующего месяца.

Материал поможет сверить шаблоны и справочники с новой формой: какие коды убрать из учётной системы, как отразить отмену неполного дня, какой код поставить по договору ГПХ и где взять код выполняемой функции по ОКЗ. Отдельно разобраны настройка 1С:ЗУП и связь ЕФС-1 с КЭДО и электронной трудовой книжкой. Во второй половине статьи — таблица сроков на 2026 год, штрафы, пошаговая подготовка отчёта и ответы на частые вопросы.

Что изменилось в ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года

СФР утвердил новую форму и порядок её заполнения приказом № 1462, а электронный формат — приказом № 1463. Оба приказа датированы 17.11.2025. Приказ № 1462 зарегистрирован в Минюсте 18.12.2025 под № 84665 и опубликован 19.12.2025. Новый бланк применяют к отчётности за декабрь, IV квартал и весь 2025 год. На практике в январе 2026 года СФР ещё принимал отчёты по прежней форме, но с 2026 года старый бланк не используется.

Запрос «отмена ЕФС-1» чаще всего возникает из-за новостей об исключённых кодах. Сам отчёт никто не отменял. ЕФС-1 по-прежнему объединяет четыре бывшие формы: СЗВ-ТД (сейчас это подраздел 1.1), СЗВ-СТАЖ (подраздел 1.2), 4-ФСС и ДСВ-3. Изменения касаются отдельных кодов, граф и типов сведений, поэтому кадровой службе нужно в первую очередь перенастроить справочники и шаблоны приказов.

Больше всего строк в этой таблице касается подраздела 1.2. Но основную нагрузку кадровику по-прежнему даёт подраздел 1.1: его подают по каждому событию в течение года, а подраздел 1.2 сдают раз в год.

Дистанционные работники и неполное рабочее время

До 30 декабря 2025 года в подразделе 1.1 рядом с должностью ставили код ДИСТ или НДОМ, а перевод на дистанционную работу отражали как кадровое мероприятие. Теперь коды ДИСТ и НДОМ удалены из формы. Сведения о переводе на удалённую работу подавать не нужно, приём и увольнение дистанционного работника отражают так же, как в отношении офисного. Если шаблон отчёта в учётной системе продолжает подставлять ДИСТ, файл нужно исправить до отправки.

С неполным рабочим временем ситуация обратная. Раньше порядок отражения его отмены не был установлен, и кадровики по-разному решали, подавать ли что-то при возврате к полному дню. Сейчас мероприятие ПЕРЕВОД подают в обоих случаях: и при установлении режима, и при его отмене. Для неполного рабочего дня используют код НЕПД, для неполной рабочей недели — НЕПН. Проверьте, фиксирует ли ваша учётная система дополнительное соглашение о смене режима как кадровое событие для ЕФС-1.

Иностранцы, декретные отпуска и условия труда

Статус МДИГ ставят иностранцам и лицам без гражданства, которые подлежат страхованию по международным договорам. Если в компании работают граждане государств, с которыми у России есть такие договоры, статус нужно отметить в карточке работника до формирования отчёта. Иначе он не попадёт в файл автоматически.

Из подраздела 1.2 исключили тип сведений «Назначение выплат по ОСС». Раньше его подавали, когда работница уходила в отпуск по беременности и родам или в отпуск по уходу за ребёнком. Сейчас отдельный отчёт по этому событию не сдают, а периоды отпуска по уходу за ребёнком по-прежнему отражают в годовых сведениях о стаже кодами ДЕТИ (до 1,5 лет) и ДЛДЕТИ (от 1,5 до 3 лет).

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Изменения с 1 сентября 2026 года: договоры ГПХ и подпись для СФР

Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ дополнил закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персонифицированном учёте новой обязанностью. С 1 сентября 2026 года при подаче подраздела 1.1 по договору ГПХ заказчик сообщает, есть ли в договоре условие об уплате взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Условие показывают выбором кода договора:

• ДГПХ — договор гражданско-правового характера без условия о взносах на травматизм;
• ДГПХФЛНС — договор гражданско-правового характера с таким условием;
• ДАВТ — договор авторского заказа без условия о взносах на травматизм;
• ДАВТФЛНС — договор авторского заказа с таким условием.

Код выбирают по тексту договора, а не по тому, начисляет ли бухгалтерия взносы на травматизм. Если условия о взносах в договоре нет, ставят ДГПХ или ДАВТ. Если есть, ставят ДГПХФЛНС или ДАВТФЛНС, и тогда эти взносы должны появиться в разделе 2. Мероприятия НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ по-прежнему подают не позднее следующего рабочего дня после заключения или прекращения договора. Требования к исполнителю по ГПХ не совпадают с требованиями к работнику по трудовому договору: у исполнителя нет приёма, перевода и увольнения, поэтому в отчёт по нему попадают только начало и окончание договора.

Вторая сентябрьская новация касается подписи. С 1 сентября 2026 года СФР принимает отчётность только с квалифицированным сертификатом, в котором заданы три атрибута: «Согласование ключей» (keyAgreement), «Шифрование данных» (Data encipherment) и «Шифрование ключа» (Key encipherment), каждый со значением 1. Перечень атрибутов и порядок перевыпуска сертификата опубликованы на странице СФР об электронном документообороте для страхователей. Там же сказано, что с 1 июля 2026 года фонд принимает ЕФС-1 в новом формате и xsd-схема уже опубликована. Если отчёт подписывает не руководитель, а специалист по кадрам или бухгалтер, нужна машиночитаемая доверенность (МЧД).

Проверить сертификат можно самостоятельно: в свойствах сертификата откройте раздел «Использование ключей». Если одного из трёх атрибутов нет, сертификат перевыпускают в удостоверяющем центре до ближайшей подачи, иначе файл ЕФС-1 по приёму или увольнению не примут в срок.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Подпись, которой компания сдаёт отчётность, и подписи в кадровом документообороте работают по разным правилам. Для кадровых документов действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи, и простая электронная подпись допустима не для всего. Когда я слышу: раз договоры подписывают кодом из SMS, значит, и кадровые документы можно так же, это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены. Откройте свой ЛНА о КЭДО и проверьте, какой вид подписи закреплён за каждым документом.»

Подраздел 1.1 вместо СЗВ-ТД: сроки по кадровым мероприятиям

С 1 января 2023 года отдельного отчёта СЗВ-ТД нет: сведения о трудовой деятельности подают в подразделе 1.1 ЕФС-1. Срок считается от даты события, указанной в приказе или договоре, а не от даты, когда документ дошёл до кадровой службы. Для приёма и увольнения на подготовку файла остаётся один рабочий день, поэтому сведения из приказа должны сразу попадать в учётную систему.

Приём и увольнение нельзя копить до конца месяца, а переводы можно собирать в один файл за месяц. Если в одном месяце у работника был перевод, а затем увольнение, увольнение подают на следующий рабочий день, а перевод можно включить в тот же файл, не дожидаясь 25-го числа.

Коды должностей в ЕФС-1: код выполняемой функции по ОКЗ

Код выполняемой функции заполняют при мероприятиях ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ), УВОЛЬНЕНИЕ, ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ, НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ. Его берут из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014, утверждённого приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст. Формат — «ХХХХ.Х»: четыре знака кода занятия и контрольное число после точки. Например, бухгалтеру соответствует код 2411.6.

Название должности по штатному расписанию часто не совпадает с формулировками ОКЗ. В таком случае выбирают код по описанию трудовой функции в должностной инструкции или по соответствию из ОКПДТР, а если точного совпадения нет, берут наиболее близкий по значению код. С 1 января 2026 года действует новый ОКПДТР ОК 016-2025, поэтому соответствия, которые кадровая служба сопоставляла по старому классификатору, стоит сверить заново. Код закрепляют за должностью в штатном расписании учётной системы: тогда при приёме и переводе он подставляется автоматически, и у двух работников на одной должности не окажется разных кодов.

Увольнение: бумажный приказ и электронные сведения

Сведения об увольнении уходят в СФР в электронном виде на следующий рабочий день, а сам приказ об увольнении в КЭДО не оформляют: статья 22.1 ТК РФ оставляет его на бумаге. На этом стыке кадровики чаще всего теряют время. Приказ не подписан вовремя, поэтому дату события вносят с задержкой, и срок подачи подраздела 1.1 оказывается пропущен.

Заявление об увольнении, в отличие от приказа, можно получить через КЭДО. Если оно поступило в электронном виде, от этой даты кадровая служба и планирует сроки: расчёт, приказ на бумаге, затем сведения в СФР. В Добыто электронные подписи для сотрудников входят в тариф, поэтому для приёма заявлений через КЭДО отдельно закупать подписи работникам не нужно.

Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО, и спор прошёл четыре этапа. Районный суд отказал работнику: у работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания. Кассация решение отменила, потому что в деле не оказалось сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления, сам он не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек, а система работодателя всё это зафиксировала.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Работодатели проигрывают не из-за электронной формы и не из-за вида подписи. Их подводят дефекты процедуры: момент выдачи подписи, отсутствие идентификации, неоформленный порядок действий. Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для выигрыша в споре недостаточно. Проверьте три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи и есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»

Подраздел 1.2 и раздел 2: что кадровик готовит к годовой и квартальной сдаче

Годовые сведения о страховом стаже за прошлый год сдают не позднее 25 января. За 2025 год срок перенёсся на 26 января 2026 года, за 2026 год отчёт нужно сдать до 25 января 2027 года. Досрочная подача нужна в двух случаях: при выходе работника на пенсию — в течение 3 дней, при ликвидации организации — в течение месяца с утверждения ликвидационного баланса.

Раздел 2 со сведениями о взносах на травматизм сдают ежеквартально. Его обычно заполняет бухгалтерия, но численность и данные о СОУТ для него даёт кадровая служба.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

На дату публикации ближайший срок — 26 октября 2026 года, за 9 месяцев. Это первый раздел 2, в который попадут взносы по договорам ГПХ с кодами ДГПХФЛНС и ДАВТФЛНС, заключённым после 1 сентября.

Перед формированием подраздела 1.2 кадровая служба сверяет с учётной системой:

• периоды с особыми кодами: ДЕТИ, ДЛДЕТИ, НЕОПЛ (отпуск без сохранения зарплаты), КВАЛИФОБ (повышение квалификации с отрывом от работы), ВАХТА, ВОЕНСЛ (военная служба по мобилизации);
• северную занятость: при неполном дне в районах Крайнего Севера теперь указывают долю ставки;
• рабочие места с вредным или опасным классом: номер рабочего места и класс условий труда берут из карты СОУТ, для остальных мест эти графы оставляют пустыми;
• командировки за пределы зоны радиоактивного загрязнения, которые отражают кодом ЧАЭСКОМ.

ЕФС-1 в 1С:ЗУП: как перейти на форму по приказу № 1462

Новую форму 1С:ЗУП поддерживает начиная с релизов 3.1.34.253 и 3.1.37.54. В них при создании отчёта выбирают редакцию: по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462 программа заполнит новую форму и сформирует файл в новом формате, а по приказу № 2281 выгрузит прежнюю. В этих релизах для выгрузки подразделов 1.1, 1.2 и раздела 3 больше не нужно отдельно загружать актуальную версию классификатора, а раздел 2 можно заполнить и выгрузить по новой форме.

Если запрос звучит как «1С отчёт 1 ЕФС», обычно речь идёт о документе «Сведения о трудовой деятельности» в разделе отчётности 1С:ЗУП. Его данные программа берёт из кадровых документов: приёма, перевода, увольнения, договора ГПХ. Ошибка в карточке должности или в виде договора попадёт в отчёт автоматически, поэтому исправлять её нужно в справочниках, а не в готовом файле.

Сроки по подразделу 1.1 нарушают не из-за самой выгрузки, а из-за паузы между подписанием приказа и его проведением в учётной системе. В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически: приказ о приёме, подписанный в КЭДО, возвращается в ЗУП со статусом, и мероприятие ПРИЕМ можно выгрузить в тот же день.

Как подготовить ЕФС-1 по новой форме: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Обновите 1С:ЗУП или другую учётную систему до релиза, который поддерживает приказ СФР № 1462 (для ЗУП — не ниже 3.1.34.253 или 3.1.37.54), и выберите в отчёте новую редакцию.
2. Шаг 2. Уберите из шаблонов кадровых документов коды ДИСТ и НДОМ. Проверьте, что перевод на дистанционную работу не создаёт отдельное мероприятие для подраздела 1.1.
3. Шаг 3. Закрепите за каждой должностью в штатном расписании код выполняемой функции по ОКЗ в формате «ХХХХ.Х» и сверьте соответствия с ОКПДТР ОК 016-2025.
4. Шаг 4. Отметьте статус МДИГ у иностранцев, застрахованных по международным договорам.
5. Шаг 5. Проверьте договоры ГПХ, заключённые с 1 сентября 2026 года: есть ли в тексте условие о взносах на травматизм, и поставьте код ДГПХ, ДГПХФЛНС, ДАВТ или ДАВТФЛНС.
6. Шаг 6. Найдите дополнительные соглашения о введении и отмене неполного рабочего времени за месяц и оформите по ним мероприятие ПЕРЕВОД.
7. Шаг 7. Проверьте сертификат КЭП, которым подписывается отчёт: три атрибута в разделе «Использование ключей» и МЧД, если подписывает не руководитель.
8. Шаг 8. Отправьте файл и дождитесь протокола СФР. При уведомлении об ошибке исправьте сведения в течение 5 рабочих дней.

Штрафы за ЕФС-1 и как исправить ошибку без санкций

Штрафы за ЕФС-1 установлены статьёй 17 закона № 27-ФЗ и считаются по числу застрахованных лиц. За каждого работника, по которому сведения поданы с опозданием, не поданы или поданы с недостоверными данными, назначают 500 рублей. За нарушение электронной формы подачи штраф составляет 1000 рублей, при этом электронная подача обязательна при численности 10 и более человек. Должностное лицо по КоАП получает предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей. Санкцию к страхователю можно применить в течение 3 лет, к должностному лицу — в течение 1 года.

Сумма растёт быстрее, чем кажется. В компании, которая в одном месяце приняла 12 человек на сезонные работы и опоздала с файлом на день, штраф составит 12 × 500 = 6000 рублей. Если в этом файле у всех стоит ошибочный код ДИСТ, к нему добавятся уточняющие сведения и повторная проверка всех 12 записей. За раздел 2 санкция считается иначе: 5% от суммы взносов, но не более 30% и не менее 1000 рублей.

Штраф за недостоверные сведения не применяют, если ошибку исправили в течение 5 рабочих дней после получения уведомления СФР. Сведения, которые кадровая служба исправила сама до того, как ошибку нашёл фонд, тоже не наказываются. Поэтому протокол приёма стоит проверять в день отправки, а не при следующей подаче.

ЕФС-1, электронная трудовая книжка и КЭДО: где проходит граница

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в СФР через подраздел 1.1 и которые попадают на индивидуальный лицевой счёт работника (ИЛС). СНИЛС — номер этого счёта. Кроме трудовой деятельности на ИЛС отражаются стаж, взносы на пенсионное страхование и пенсионные коэффициенты. Работник видит свои сведения в выписке, которую можно заказать в личном кабинете на сайте СФР или на Госуслугах. Состав выписки описан на странице СФР о выписке из индивидуального лицевого счёта. Если в выписке нет приёма или увольнения, работник обращается к работодателю, а кадровая служба проверяет протокол по соответствующему файлу ЕФС-1.

КЭДО и ЕФС-1 работают в разных контурах. Приказ о приёме, заявление о выборе формы трудовой книжки или дополнительное соглашение о неполном рабочем времени можно подписать в КЭДО. Сведения о трудовой деятельности по этим событиям работодатель подаёт в СФР отдельно, своей КЭП. КЭДО ускоряет получение подписанного основания, а за отправку отчёта отвечает кадровая служба.

В практике Добыто мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней, а перед подключением всей компании запускаем пилотную группу. Так проверяется, что работник действительно умеет пользоваться системой. Этого требуют суды, когда оценивают электронное заявление, на основании которого потом подают сведения об увольнении.

Важный нюанс из практики: распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка имела значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд вправе потребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, его реквизитов или подписи. Если вы планируете отказаться от бумажного архива, заранее посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Образцы приказа о приёме и документов о переходе на КЭДО

Комплект начинается с приказа о приёме по форме Т-1: это основание для мероприятия ПРИЕМ в подразделе 1.1. Остальные документы понадобятся, если основания для ЕФС-1 вы подписываете в КЭДО.

Стоимость КЭДО Добыто для кадровой службы: тарифы 2026 года

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора подписей и интеграций. Условия и состав тарифов на дату публикации приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. УКЭП для сотрудников выпускают через партнёров — удостоверяющие центры, её стоимость рассчитывается отдельно. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Новая ЕФС-1 не отменяет привычный порядок, но требует перенастроить справочники. Коды ДИСТ и НДОМ больше не используются, неполное время в обе стороны отражается переводом, у иностранцев по международным договорам появился свой статус, а по договорам ГПХ с сентября 2026 года код зависит от условия о взносах на травматизм. Большинство штрафов возникает из-за опоздания на один рабочий день при приёме и увольнении и из-за сертификата КЭП без нужных атрибутов, поэтому эти два места стоит проверять перед каждой отправкой.

Добыто закрывает ту часть процесса, где кадровая служба теряет время: подписание приказов, заявлений и соглашений, которые служат основанием для ЕФС-1, и их возврат в 1С:ЗУП со статусом. Отчёт в СФР при этом остаётся за работодателем, но формируется из уже подписанных документов без ручного переноса дат.

Частые вопросы об ЕФС-1

Нужно ли сдавать подраздел 1.1, если в месяце не было кадровых событий?

Нет. Подраздел 1.1 подают только при наличии мероприятия: приёма, перевода, увольнения, приостановления или возобновления договора, начала или окончания договора ГПХ, подачи заявления о выборе формы трудовой книжки. Нулевой отчёт по подразделу 1.1 не предусмотрен. Годовой подраздел 1.2 сдают по всем застрахованным лицам, включая исполнителей по ГПХ, не позднее 25 января следующего года.

Какой код вида договора ставить для срочного договора и совместителя?

Для бессрочного трудового договора ставят 0, для срочного до 6 месяцев — 0.1, для срочного более 6 месяцев — 0.2. Для совместителей применяют коды 1, 1.1 (совместительство до 6 месяцев) и 1.2 (совместительство более 6 месяцев). Код выбирают по условиям трудового договора на дату события, поэтому вид договора в карточке работника в 1С:ЗУП должен совпадать с текстом договора.

Что такое ИЛС ПФР и как работнику проверить, что работодатель подал сведения?

ИЛС — индивидуальный лицевой счёт в Социальном фонде России (до 2023 года — в ПФР). На нём хранятся периоды работы, стаж, взносы на пенсионное страхование и пенсионные коэффициенты, а СНИЛС — его номер. Работник заказывает выписку из ИЛС или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-СФР на Госуслугах или в личном кабинете СФР. Сведения о приёме и увольнении должны появиться после того, как фонд обработает файл, поданный не позднее следующего рабочего дня после события.

Как работнику получить сведения о трудовой деятельности у работодателя?

Работодатель выдаёт сведения по форме СТД-Р по письменному или электронному заявлению работника: не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении — в день увольнения. Форма содержит сведения только за период работы у этого работодателя. Полную историю по всем работодателям показывает СТД-СФР из личного кабинета на Госуслугах.

Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге?

На бумаге сдают только страхователи, у которых численность застрахованных лиц меньше 10 человек. При 10 и более человек отчёт подают только в электронном виде с КЭП. За нарушение этого порядка назначают штраф 1000 рублей по статье 17 закона № 27-ФЗ. С 1 сентября 2026 года КЭП должна содержать атрибуты keyAgreement, Data encipherment и Key encipherment.

Что делать, если в уже сданном файле стоит отменённый код ДИСТ?

Если СФР принял файл, подайте исправленные сведения по этому мероприятию. Если фонд прислал уведомление об ошибке, на исправление есть 5 рабочих дней с момента его получения, и тогда штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо не применяется. Одновременно уберите код из шаблона в учётной системе, иначе он попадёт в следующие файлы.