Регистрация в системе персонифицированного учёта — это два разных действия работодателя, которые постоянно смешивают. Если у нового работника нет открытого индивидуального лицевого счёта, вы подаёте в Социальный фонд России анкету по форме АДВ-1 и получаете на него уведомление о регистрации. Если счёт уже открыт, анкета не нужна, но в обоих случаях на работника подаётся подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием ПРИЕМ — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Различие, от которого зависит порядок действий: АДВ-1 подаётся один раз в жизни человека и только при первом трудоустройстве без СНИЛС, а ЕФС-1 — на каждого принятого, включая исполнителей по договорам гражданско-правового характера.
Разберём оба сценария по шагам: какие сведения уходят в фонд, сколько времени фонд открывает лицевой счёт и что делать, если приказ издан задним числом. Покажем, из-за каких реквизитов подраздел 1.1 возвращается с ошибкой и почему в 2026 году коды должностей пришлось пересматривать всем работодателям. Отдельно ответим на вопрос про отмену ЕФС-1: форма не отменена, но с 30 декабря 2025 года действует новая. Штрафы, порядок исправления уже принятого отчёта, стоимость подключения КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что работодатель оформляет на нового работника в персонифицированном учёте
Персонифицированный учёт ведёт Социальный фонд России по Федеральному закону от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте. На каждого застрахованного фонд открывает индивидуальный лицевой счёт, куда попадают периоды работы, стаж, начисленные взносы и пенсионные коэффициенты. Работодатель в этой конструкции — страхователь: сведения в счёт работника попадают только через него.
При приёме от работодателя требуется три действия. Первое: запросить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта. Статья 65 ТК РФ прямо допускает его в форме электронного документа, поэтому распечатка из личного кабинета или файл в формате PDF — такой же надлежащий документ, как старое зелёное свидетельство. Второе: если лицевой счёт не открыт, подать в территориальный орган фонда сведения для регистрации. Третье: после издания приказа о приёме отправить подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
Сценарии различаются составом форм и сроками. Таблица ниже собрана по действующим правилам на дату публикации.
| Ситуация | Что подаёт работодатель | Срок |
|---|---|---|
| Первое трудоустройство, лицевой счёт не открыт | Анкета АДВ-1, затем подраздел 1.1 ЕФС-1 с кодом ПРИЕМ | Анкета — до подачи ЕФС-1, потому что в подразделе 1 указывается СНИЛС |
| Работник с открытым лицевым счётом | Только подраздел 1.1 ЕФС-1, код ПРИЕМ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Договор гражданско-правового характера | Подраздел 1.1, код НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ | Не позднее следующего рабочего дня после заключения договора |
| Постоянный перевод внутри компании | Подраздел 1.1, код ПЕРЕВОД | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода |
| Перевод на дистанционную или надомную работу | Сведения не подаются: коды ДИСТ и НДОМ отменены | — |
| Смена фамилии или других анкетных данных | Заявление АДВ-2 | По мере изменения данных |
| Увольнение | Подраздел 1.1 с кодом УВОЛЬНЕНИЕ, работнику на руки — форма СТД-Р | Отчёт — следующий рабочий день, СТД-Р — в день прекращения договора |
Из таблицы видно главное расхождение в сроках: приём, увольнение и договоры ГПХ идут в режиме одного рабочего дня, а перевод — в режиме ежемесячной отчётности. Кадровик, который ведёт все мероприятия по одному календарю, либо опаздывает с приёмом, либо каждый месяц отправляет лишние файлы.
Что проверить до первого рабочего дня нового сотрудника
Пять пунктов, которые закрывают большую часть проблем с персучётом ещё до того, как они появились:
- Документ о регистрации в системе персучёта. Проверьте, что СНИЛС в нём совпадает с паспортными данными по фамилии, имени, отчеству и дате рождения. Расхождение хотя бы в одном символе даёт отказ фонда.
- Наличие лицевого счёта у впервые трудоустроенных. Молодой специалист, выпускник и иностранец без предыдущей работы в России — три категории, по которым анкета АДВ-1 требуется чаще всего.
- Наименование должности в штатном расписании. Оно переносится в трудовой договор, приказ и подраздел 1.1 без вариаций: «менеджер по продажам» и «менеджер отдела продаж» — разные записи для фонда.
- Код по общероссийскому классификатору занятий для этой должности. Он заполняется в графе 6 подраздела 1.1 и должен соответствовать наименованию.
- Способ отправки. При численности 11 и более застрахованных лиц сведения принимаются только в электронной форме с усиленной квалифицированной подписью.
Регистрация работника без СНИЛС: анкета АДВ-1 и открытие лицевого счёта
Анкета зарегистрированного лица по форме АДВ-1 — это документ, которым работодатель просит фонд открыть лицевой счёт на человека. С 30 декабря 2025 года действует новая редакция формы, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1461. Тем же приказом обновлены АДВ-2 (заявление об изменении анкетных данных), АДВ-3 (заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию), АДИ-8 (решение об отказе в регистрации) и СЗВ-К (сведения о трудовом стаже за период до регистрации).
Срок рассмотрения анкеты работодателю стоит пересчитать: с 1 июля 2026 года решение об открытии индивидуального лицевого счёта или об отказе в регистрации принимается в течение 4 рабочих дней вместо прежних 5. Сокращение внесено приказом Минтруда от 23.04.2026 № 184н в инструкцию о порядке ведения персонифицированного учёта. В тот же срок фонд уточняет и дополняет сведения лицевого счёта, когда получает от работодателя данные для назначения пособий.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий рабочих и должностей служащих ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он связан с общероссийским классификатором занятий, а код по нему используется для трудовой функции в ЕФС-1, поэтому обновлять пришлось штатное расписание, должностные инструкции и кадровые программы, включая 1С:ЗУП.
Уведомление о регистрации фонд оформляет на бумаге или в электронном виде по выбору заявителя. Если документы передавал работодатель, готовое уведомление возвращается работодателю — его и вручают работнику. Отдельно получать документ через МФЦ или портал госуслуг человеку в этом случае не нужно.
В практике Добыто анкета АДВ-1 требуется реже, чем подраздел 1.1: она подаётся только на тех, у кого лицевой счёт ещё не открыт, то есть на впервые трудоустраивающихся. Утерянный документ о регистрации основанием для повторной анкеты не служит: счёт уже существует, и работник запрашивает дубликат уведомления заявлением по форме АДВ-3.
Как зарегистрировать нового работника в системе персучёта: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Запросите у кандидата документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта. Электронная форма документа по статье 65 ТК РФ равнозначна бумажной.
- Шаг 2. Если документа нет и человек трудоустраивается впервые, заполните анкету АДВ-1 в редакции приказа СФР от 17.11.2025 № 1461 по паспорту работника.
- Шаг 3. Отправьте анкету в территориальный орган фонда. При численности 11 и более застрахованных лиц — только в электронной форме, подписав усиленной квалифицированной подписью.
- Шаг 4. Дождитесь решения фонда: с 1 июля 2026 года на открытие лицевого счёта или отказ отводится 4 рабочих дня. Полученное уведомление о регистрации передайте работнику.
- Шаг 5. Издайте приказ о приёме на работу и от даты приказа отсчитайте срок для ЕФС-1.
- Шаг 6. Сформируйте и отправьте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кодом ПРИЕМ не позднее следующего рабочего дня.
- Шаг 7. Проверьте протокол приёма отчёта. Отправленный файл и принятый фондом файл — не одно и то же: пока нет положительного протокола, обязанность не исполнена.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов при приёме закрытый, и расширить его могут только закон, указ Президента и постановление Правительства — не приказ министерства, не письмо ведомства и тем более не внутренний регламент компании. Поэтому справку о доходах с прошлого места или характеристику кандидат вправе не приносить, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя. Перед тем как запрашивать у человека очередной документ, проверьте, каким из трёх источников он предусмотрен.»
ЕФС-1 подраздел 1.1 при приёме: состав, срок и коды
При приёме заполняется титульная часть формы, подраздел 1 со сведениями о зарегистрированном лице (фамилия, имя, отчество, дата рождения, СНИЛС, ИНН, гражданство) и подраздел 1.1 со сведениями о трудовой деятельности. Остальные подразделы к событию приёма отношения не имеют: подраздел 1.2 со страховым стажем сдаётся до 25 января за прошедший год, подраздел 1.3 касается заработной платы работников государственных и муниципальных учреждений, раздел 2 со взносами на травматизм — ежеквартальный.
Срок по приёму отсчитывается от даты издания приказа, а не от даты выхода человека на работу и не от даты подписания трудового договора. Если приказ издан в пятницу, отчёт уходит не позднее понедельника. Разрыв между этими датами — самая частая причина формального опоздания: договор подписан 10-го, человек вышел 12-го, приказ датирован 9-м, а отчёт отправлен 13-го.
Важный нюанс из практики: в графе 4 подраздела 1.1 наименование должности переносится строго так, как оно записано в штатном расписании и приказе. В графе 6 указывается код выполняемой функции по общероссийскому классификатору занятий, и он не должен противоречить наименованию должности. Несоответствие кода обновлённому классификатору стало основной причиной ошибок начала 2026 года.
Соберите приказ о приёме, от даты которого пойдёт отсчёт срока
Скорость оформления приёма зависит не от кадровика, а от уровня автоматизации: при ручном учёте один сотрудник забирает у специалиста заметно больше времени, чем при подписании документов электронной подписью.
В практике Добыто сроки по подразделу 1.1 чаще срывают компании с распределёнными подразделениями: приказ подписывает руководитель филиала, скан доходит до кадровой службы через день-два, и рабочий день уже потерян. Электронное подписание приказа снимает именно этот разрыв, а не саму обязанность отчитываться.
Новая форма ЕФС-1 в 2026 году: что изменилось и правда ли её отменяют
Форму ЕФС-1 не отменяли. С 30 декабря 2025 года действует новая редакция, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (зарегистрирован Минюстом 18.12.2025 под № 84665) взамен прежнего приказа от 17.11.2023 № 2281. Отменены отдельные коды и отдельные основания подачи, и именно это в обсуждениях превращается в «отмену ЕФС-1».
| Что изменилось | Как было | Как стало в 2026 году |
|---|---|---|
| Дистанционная и надомная работа | Коды ДИСТ и НДОМ в графе 6 | Коды отменены, при переводе на удалённую работу отчёт не подаётся |
| Иностранные работники | Прежний набор кодов категорий | Добавлен код МДИГ для застрахованных по международным договорам |
| Подраздел 1.2 | Тип сведений «Назначение выплат по ОСС» | Тип исключён: отдельные сведения при уходе в отпуск по беременности и родам не подаются |
| Код ОКВЭД страхователя | По данным на дату государственной регистрации | По сведениям реестра на дату сдачи отчёта |
| Командировки за пределы радиоактивных зон | Отдельного кода не было | Добавлен код ЧАЭСКОМ |
| Коды должностей | Классификатор ОК 016-94 | ОК 016-2025, изменение кода по классификатору занятий отражается в сведениях |
Подраздел 1.1 — это бывшая форма СЗВ-ТД. Отдельной формы с таким названием не существует с 2023 года: сведения о трудовой деятельности вошли в состав единой формы. Материалы 2024 года, где упоминается СЗВ-ТД, по названиям форм и срокам уже неприменимы, хотя логика и перечни в них часто остаются верными.
Полезно знать: если в источнике устарела одна деталь, проверять нужно весь материал. Названия форм, сроки и реквизиты нормативных актов мы не берём из обучающих роликов и статей прошлых лет — только логику процедуры и перечни документов, которые меняются реже.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сроки и названия форм меняются чаще, чем внутренние регламенты компаний, и это создаёт разрыв: инструкция для кадровика написана под СЗВ-ТД, а отчитываться нужно подразделом 1.1. Мы сверяем действующие редакции при каждом пакете поправок, потому что одна устаревшая строка в регламенте даёт систематическое нарушение по всем приёмам. Откройте свой внутренний порядок оформления приёма и проверьте, какие формы в нём названы.»
ЕФС-1 в 1С:ЗУП и коды должностей: где ломается отчёт
В 1С:ЗУП подраздел 1.1 формируется не вручную, а из кадрового документа: программа берёт мероприятие, дату и реквизиты приказа, должность и код по классификатору занятий из позиции штатного расписания. Отсюда и характер ошибок — они появляются не в отчёте, а раньше, в кадровом документе и в справочниках.
Три места, которые стоит проверять перед отправкой. Дата приказа в документе приёма: если кадровик правил документ задним числом, срок пересчитывается от новой даты. Наименование должности: при переименовании позиции штатного расписания без приказа программа подставит новое наименование к старому мероприятию. Код по классификатору занятий: после перехода на ОК 016-2025 у части должностей коды изменились, и программа продолжит подставлять прежнее значение, пока справочник не обновлён.
Мы подключаем к 1С:ЗУП модуль обмена, через который приказ уходит на подписание и возвращается со статусом в ту же базу. Кадровик видит дату подписания рядом с датой приказа и не считает срок по почте и мессенджерам.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кадровые документы для оформления приёма и сведений в фонд
Комплект закрывает подготовку к отчёту: начинайте со штатного расписания, потому что из него берутся наименование должности и код, которые потом попадут в подраздел 1.1.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности работнику | Скачать |
| Личная карточка работника | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Индивидуальный лицевой счёт: что видит работник и зачем ему это сверять
ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица. В нём отражаются периоды работы, страховой стаж, количество индивидуальных пенсионных коэффициентов и суммы пенсионных накоплений у тех, кто их формирует. Именно туда попадают сведения, которые работодатель отправил подразделом 1.1: запись о приёме появляется в счёте после того, как фонд принял отчёт.
Работник проверяет содержимое счёта сам: выписка из лицевого счёта в СФР заказывается на портале госуслуг при подтверждённой учётной записи и приходит в личный кабинет без визита в отделение. Второй источник той же информации — личный кабинет на сайте фонда.
Работодатель выдаёт работнику не выписку, а форму СТД-Р: сведения о трудовой деятельности за период работы у этого работодателя. По статье 66.1 ТК РФ в период работы форма выдаётся не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении — в день прекращения трудового договора. Способ выдачи определяет работник в заявлении: на бумаге или в форме электронного документа.
Кейс из практики: в споре об увольнении через систему кадрового электронного документооборота дело прошло четыре инстанции. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: положение о КЭДО, перечень документов и порядок создания личного кабинета у него были оформлены. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации работника, и при новом рассмотрении работник выиграл. Против работодателя сработали три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, фактически подписывал за него другой человек, и всё это зафиксировала его же информационная система.
Ошибки, штрафы и цена одного дня опоздания
Опоздание с подразделом 1.1 стоит 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому сведения поданы с нарушением срока, — часть 3 статьи 17 Федерального закона № 27-ФЗ. Штраф считается по людям, а не по отчёту: забытый массовый приём на 40 человек превращается в 20 000 рублей. Должностное лицо отвечает отдельно по статье 15.33.2 КоАП РФ — от 300 до 500 рублей. Нарушение электронного способа подачи при численности свыше 10 застрахованных лиц добавляет 1000 рублей.
Уточнённый отчёт по подразделу 1.1 не предусмотрен. Ошибка исправляется в два действия: сначала подаётся строка, полностью повторяющая ранее отправленные сведения, со знаком «X» в графе 11 «Признак отмены записи», затем в следующей строке заполняются исправленные сведения. Неверный код по классификатору занятий, опечатка в должности и ошибочная дата приказа правятся одинаково.
Внимание: перечень документов при приёме по статье 65 ТК РФ закрытый. ИНН в него не входит: налоговая не вправе отказать в приёме отчётности из-за отсутствия ИНН в сведениях о получателях доходов, поэтому требовать его от кандидата нельзя — работник приносит номер по своей инициативе.
Когда сведения в фонд подавать не нужно
Четыре ситуации, в которых отчёт по подразделу 1.1 не формируется:
- Перевод на дистанционную или надомную работу. С 2026 года коды ДИСТ и НДОМ отменены, отдельное мероприятие не подаётся.
- Временный перевод внутри компании. В подразделе 1.1 отражаются постоянные переводы.
- Изменение оклада без изменения трудовой функции. Сведения о заработной плате в этом подразделе не отражаются.
- Работник уже зарегистрирован в системе персучёта. Анкета АДВ-1 подаётся один раз: повторная регистрация человека, у которого есть СНИЛС, не проводится.
Важный нюанс из практики: перевод кадровых процессов в электронный вид не отменяет бумажные исключения. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге — это статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью безбумажного увольнения не получается: заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление уходят на бумагу, при этом срок по подразделу 1.1 считается именно от даты бумажного приказа.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по журналу своей системы, что эти даты у вас не совпадают.»
Официальные требования к составу и способам подачи сведений публикует сам фонд: в разделе для страхователей собрана база знаний по предоставлению ЕФС-1 со сроками по каждому подразделу, категориями страхователей и разбором протоколов с ошибками.
Стоимость подключения КЭДО для оформления приёма: тарифы и сроки
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и вид электронной подписи различаются по тарифам. Цены приведены по действующей тарифной сетке сервиса на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Интеграция с 1С:ЗУП, модуль обмена документами | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | выпускаются бесплатно на всех тарифах | по мере оформления |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а переход между тарифами пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Полный состав каждого пакета и условия минимальной оплаты указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Оформление нового работника в персонифицированном учёте распадается на два независимых блока. Анкета АДВ-1 нужна редко — только когда лицевой счёт не открыт, и фонд рассматривает её 4 рабочих дня с 1 июля 2026 года. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся всегда, срок считается от даты приказа, а не от выхода человека на работу, и опоздание стоит 500 рублей за каждого. Ошибки в уже принятых сведениях правятся не уточнённым отчётом, а отменяющей записью со знаком в графе 11 и повторной подачей.
Большая часть срывов срока связана не с отчётностью, а со скоростью движения приказа внутри компании. Мы в Добыто закрываем именно этот разрыв: приказ подписывается электронной подписью и возвращается в 1С:ЗУП со статусом и датой, поэтому кадровая служба видит точку отсчёта срока в той же базе, из которой формируется отчёт.
Частые вопросы
Работник принят и уволен в один день. Сколько сведений подавать?
Два кадровых мероприятия: ПРИЕМ и УВОЛЬНЕНИЕ. Срок по каждому считается отдельно и от своего приказа, но поскольку оба приказа изданы в один день, обе записи попадают в один отчёт со сроком не позднее следующего рабочего дня. Пропуск записи о приёме при поданном увольнении — самостоятельное нарушение со штрафом 500 рублей.
Фонд вернул отчёт: данные работника не совпали с лицевым счётом. Что делать?
Расхождение обычно означает, что анкетные данные в счёте устарели — чаще всего после смены фамилии. Работник подаёт заявление об изменении анкетных данных по форме АДВ-2 в редакции приказа СФР от 17.11.2025 № 1461, после чего сведения о приёме отправляются повторно. До исправления счёта отчёт принят не будет, а срок продолжает идти.
Подаются ли сведения на внешнего совместителя?
Да, подраздел 1.1 подаётся по каждому трудовому договору, включая совместительство, в тот же срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. В сведениях отражается, что работа выполняется по совместительству, а основное место работы отчитывается своим работодателем самостоятельно.
Нужно ли подавать сведения на иностранного работника?
Сведения подаются, если иностранный гражданин относится к застрахованным лицам. С 2026 года в форме появился код МДИГ для иностранцев, застрахованных по международным договорам, а прежний набор кодов категорий обновлён. Категория указывается в подразделе 1 вместе с гражданством, и ошибка в ней приводит к отказу в приёме отчёта так же, как ошибка в СНИЛС.
Отчёт уже принят, но код должности оказался неверным. Придётся платить штраф?
Ответственность по части 3 статьи 17 закона № 27-ФЗ наступает за нарушение срока и за неполные или недостоверные сведения. Исправление делается отменяющей записью со знаком «X» в графе 11 и повторной подачей корректных данных. После перехода на классификатор ОК 016-2025 такие исправления массовые, поэтому справочник должностей разумнее сверить целиком, а не по одному сотруднику.
Выдаётся ли работнику СТД-Р при приёме на работу?
При приёме — нет. Форма СТД-Р отражает период работы у конкретного работодателя, поэтому выдаётся при увольнении в день прекращения трудового договора либо в период работы по письменному заявлению работника, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Способ получения работник выбирает сам: бумажный документ или электронный.
