Проведение инструктажа по инструкции по охране труда подтверждается записью в журнале регистрации инструктажей. В записи стоят дата, сведения о работнике и инструктирующем и подписи обоих. Для инструктажа на рабочем месте добавляются вид инструктажа, причина внепланового или целевого инструктажа и локальные акты, по которым его провели. Это требования пунктов 86-87 Правил обучения по охране труда, утверждённых постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Форму журнала и порядок регистрации утверждает работодатель. Инструктаж и проверку знаний после обучения подтверждают разные документы. Инструктаж фиксируется журналом, на который по части 3 статьи 22.1 ТК РФ правила КЭДО не распространяются. Проверку знаний фиксирует протокол, и его пункт 93 Правил разрешает вести в электронном виде.
Материал написан для работодателя, специалиста по охране труда и кадровика, который готовит документы к проверке ГИТ. Покажем, как заполнить запись, чтобы она выдержала сверку с приказом о приёме. Разберём, кто вправе расписываться за инструктирующего после поправок от 31 августа 2026 года и когда целевой инструктаж можно фиксировать в распоряжении вместо наряда-допуска. Во второй половине статьи: сроки хранения журналов и протоколов, пошаговый порядок оформления, образцы журнала и протокола, тарифы КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Что подтверждает проведение инструктажа: запись, две подписи и ссылка на инструкцию
Раздел VIII Правил № 2464 не устанавливает единую форму журнала. Обязательные реквизиты записи в нём перечислены. По пункту 86 запись о вводном инструктаже содержит дату, сведения о работнике и об инструктирующем, подписи того и другого. По пункту 87 запись об инструктаже на рабочем месте дополнительно называет вид инструктажа, причину, если инструктаж внеплановый или целевой, и локальные акты, по которым он проведён. По пункту 88 порядок регистрации и форму документирования утверждает работодатель: журнал, его разделы и графы закрепляются в положении об обучении по охране труда или отдельным приказом.
Формулировка «инструктаж по инструкции» относится к графе с локальными актами. Если в ней стоит только слово «инструкция», запись не показывает, по какому документу проводили инструктаж. Указывайте номер и наименование конкретной инструкции по охране труда: по профессии или должности и по виду работ. Инструкции по видам работ часто пропускают. Для офисного работника это работа с электроприборами, компьютером, копировально-множительной техникой, микроволновой печью и порядок действий в командировке. Жёсткого требования разбивать всё на отдельные документы нет, и практики здесь расходятся: одни компании утверждают одну инструкцию для административно-управленческого персонала, другие пять-шесть. Чем крупнее компания и разнороднее работа, тем больше доводов за отдельные инструкции. Инструкция для работников, которых направляют в командировки, нужна в любом случае.
По пункту 23 Правил инструктаж завершается проверкой знания требований охраны труда. Форма, которую утверждает работодатель, должна позволять показать, что проверка прошла, а не только что работнику прочитали текст. Работник, не прошедший инструктаж, к работе не допускается. Статья 214 ТК РФ прямо обязывает работодателя не допускать работников к исполнению трудовых обязанностей без инструктажа по охране труда, пройденного в установленном порядке. Статья 215 ТК РФ обязывает работника проходить инструктаж, обучение и проверку знаний.
В споре запись в журнале решает дело в обе стороны. Восьмой кассационный суд общей юрисдикции в определении от 30.01.2025 по делу № 88-2577/2025 признал, что журнал регистрации инструктажей достоверно подтверждает, что инструктаж не проводился: соответствующих записей в журнале не было. Показания свидетелей и приказ о назначении ответственного такой пробел не закрывают.
Важный нюанс из практики: в крупной организации работник подрядчика упал с высоты и погиб. Первым документом, который запросили проверка и прокуратура, стал журнал вводного инструктажа для работников сторонних организаций. Для подрядчиков нужен отдельный комплект документов: приказ о назначении ответственного за вводный инструктаж сторонних работников, отдельные программа и инструкция (опасности у них другие, трудовых отношений с ними нет), отдельный журнал регистрации и положение о взаимодействии с подрядными организациями в приложении к договору.
Откройте свой журнал и проверьте три вещи. Стоят ли в каждой записи обе подписи? Указан ли номер инструкции? Раньше ли дата вводного инструктажа, чем дата начала работы по приказу о приёме?
Виды инструктажей по охране труда и чем подтверждается каждый
Правила № 2464 предусматривают вводный инструктаж и четыре инструктажа на рабочем месте. У каждого свой инструктирующий, свой повод и свои реквизиты записи. В таблице указана редакция Правил с поправками постановления Правительства РФ от 30.06.2026 № 805, которые вступили в силу 31 августа 2026 года.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Вид инструктажа | Кто проводит | Когда | Чем подтверждается |
|---|---|---|---|
| Вводный | Специалист по охране труда или работник, уполномоченный приказом. Если службы охраны труда нет: ИП-работодатель, руководитель организации, другой уполномоченный работник или внешний исполнитель (п. 11) | До допуска к работе | Запись: дата, данные работника и инструктирующего, две подписи (п. 86) |
| Первичный на рабочем месте | Непосредственный руководитель работника (п. 22) | До начала самостоятельной работы (п. 13). Освободить можно только работника, чья работа связана исключительно с опасностью от компьютера и офисной техники | Запись с видом инструктажа и локальными актами, по которым он проведён (п. 87) |
| Повторный | Непосредственный руководитель работника (п. 22) | Не реже 1 раза в 6 месяцев. Впервые приступившим к работам повышенной опасности — не реже 1 раза в 3 месяца в течение первого года (п. 14) | Запись с видом инструктажа и локальными актами (п. 87) |
| Внеплановый | Непосредственный руководитель работника (п. 22) | По основаниям пункта 16 | Запись с видом, причиной и локальными актами (п. 87) |
| Целевой | Непосредственный руководитель работ (п. 22) | В случаях пункта 19 | Запись с видом, причиной и локальными актами (п. 87). На работах повышенной опасности — наряд-допуск или распоряжение, если это предусмотрено правилами по охране труда (п. 89) |
С 31 августа 2026 года сложнее всего вести учёт повторного инструктажа для новичков на работах повышенной опасности. Срок считается от даты первого допуска конкретного работника и действует ровно год, а не по графику подразделения. Перечень работников, освобождённых от первичного инструктажа, который составили в 2022 году по принципу «все, кто сидит в кабинете», под новую редакцию не подходит. Любая дополнительная опасность на рабочем месте, кроме компьютера и офисной техники, исключает работника из освобождённых.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Из всех поправок к Правилам только квартальный повторный инструктаж для новичков на работах повышенной опасности прямо добавляет работы службе охраны труда. Срок у каждого работника свой: он идёт от даты первого допуска и заканчивается через год. В общем бумажном журнале такой срок почти невозможно отследить вручную, поэтому заведите отдельный график по каждому работнику первого года.»
Полезно знать: после аварии или несчастного случая внеплановый инструктаж проходят не только работники пострадавшего участка. По новой редакции пункта 17 в список включают руководителей и работников других подразделений, где возможна такая же авария или несчастный случай.
Целевой инструктаж на работах повышенной опасности: наряд-допуск или распоряжение
До 31 августа 2026 года целевой инструктаж при работах повышенной опасности фиксировали в наряде-допуске. Новая редакция пункта 89 Правил № 2464 разрешает фиксировать его и в распоряжении на производство работ, если соответствующие правила по охране труда предусматривают работу по распоряжению. Если отраслевые правила требуют наряд-допуск, запись о целевом инструктаже остаётся в нём. Наряд-допуск хранится 1 год после закрытия, а если на работах произошли травма, авария или несчастный случай, срок хранения 45 лет. Кроме того, подпункт «б» пункта 19 больше не упоминает объекты повышенной опасности: основание по этому подпункту теперь касается работ на проезжей части автомобильных дорог и на железнодорожных путях.
Противопожарный инструктаж: отдельный журнал по приказу МЧС № 1120
Инструктаж по пожарной безопасности проводится и подтверждается по другому акту. С 1 сентября 2025 года действует порядок, утверждённый приказом МЧС России от 16.12.2024 № 1120. Он заменил приказ № 806. Приказ предусматривает вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой противопожарные инструктажи. Вводный проводит лицо, которое назначил руководитель организации. Повторный проводится не реже 1 раза в год. На объектах, где одновременно находятся 50 и более человек, на объектах повышенной взрывопожароопасности, взрывопожароопасных и пожароопасных объектах, а также для работников охраны повторный инструктаж проводится не реже 1 раза в полгода. После проверки знаний и умений результат регистрируется в журнале. По пунктам 22-23 приказа журнал можно вести в электронном виде с электронными подписями по 63-ФЗ. Какая подпись нужна — ПЭП, УНЭП или УКЭП — приказ не уточняет.
Записи о противопожарном инструктаже и инструктаже по охране труда в один журнал не объединяйте: их требования установлены разными актами и проверяют их разные ведомства. Сверьте даты повторного противопожарного инструктажа с категорией своего объекта.
Когда инструктаж или отдельная запись о нём не нужны
Журнал не заполняют «на всякий случай» для всех подряд. Лишние записи не вредят, но собственная ошибка в категории работника обходится дороже: если человека ошибочно освободили от инструктажа, у него нет ни одной записи, а в перечне освобождённых он стоит по основанию, которое не выдержит проверку. Правила № 2464 в редакции от 30.06.2026 называют ситуации, когда инструктаж не проводится или его проводит другое лицо.
- Работа только с компьютером и офисной техникой. От первичного инструктажа (пункт 13) и от обучения требованиям охраны труда (пункт 54) освобождают работника, чья работа связана исключительно с опасностью от персонального компьютера и офисной техники. Если на рабочем месте выявлена любая другая опасность, освобождение не действует.
- Перевод, переименование, внутреннее совместительство. По новой редакции пункта 7 при переводе на другую работу, изменении наименования рабочего места или подразделения и оформлении внутреннего совместительства не требуются вводный инструктаж, повторное обучение и проверка знаний. Для этого одновременно должны сохраниться 4 условия: условия труда, источники опасности, уровни профессиональных рисков и характер работы. Два последних условия кадровая служба сама не оценивает, поэтому решение готовят вместе со специалистом по охране труда.
- Работники частного агентства занятости. Работникам, которых агентство направило к лицу, не являющемуся их работодателем, инструктажи проводит принимающая сторона (пункт 9). Запись делается в журнале принимающей стороны.
- Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые. Они не работают по трудовому договору, и обучение по Правилам № 2464 на них не распространяется. Если суд или инспекция переквалифицирует такие отношения в трудовые, у работодателя сразу появляется группа работников без инструктажа и обучения. На объекте заказчика работники подрядчика проходят вводный инструктаж по отдельной программе и расписываются в отдельном журнале.
Освобождение от первичного инструктажа оформляется перечнем, который утверждает работодатель. Если перечень составлен до 31 августа 2026 года, пересоберите его по новому критерию «исключительно» и сохраните документ, на основании которого каждый работник оставлен в списке.
Журнал, протокол и реестр обученных лиц: какой документ что доказывает
При проверке чаще всего путают три документа. Журнал подтверждает инструктаж. Протокол подтверждает проверку знаний после обучения по программам А, Б, В, по первой помощи и по применению СИЗ. Запись в реестре обученных лиц содержит сведения о проверке знаний по программам обучения: работника, программу, дату, результат и протокол. Реестр не заменяет журнал: запись в реестре не доказывает, что работник прошёл инструктаж на рабочем месте. Протокол не заменяет подписи работника в журнале.
| Документ | Что подтверждает | Форма | Срок хранения по Перечню № 236 |
|---|---|---|---|
| Журнал вводного инструктажа | Факт вводного инструктажа | Правила КЭДО (ст. 22.1-22.3 ТК РФ) не применяются, личные подписи ставятся в журнале | 45 лет (ст. 423 «а») |
| Журнал инструктажа на рабочем месте | Первичный, повторный, внеплановый, целевой инструктаж | Правила КЭДО не применяются | 45 лет (ст. 423 «а») |
| Наряд-допуск и журнал учёта нарядов-допусков | Целевой инструктаж на работах повышенной опасности | По правилам для наряда-допуска (п. 89) | 1 год после закрытия; при травмах, авариях, несчастных случаях 45 лет (ст. 415, 416) |
| Протокол проверки знаний | Проверку знаний после обучения по программам | Бумажная или электронная с электронной подписью (п. 93) | 5 лет (ст. 422) |
| Журнал проверки знаний по охране труда | Учёт проверок знаний | Утверждает работодатель | 5 лет (ст. 423 «б») |
| Программы, списки, переписка об обучении | Содержание и организацию обучения | Утверждает работодатель | 5 лет (ст. 421) |
Сроки в таблице различаются в 9 раз. Если журнал инструктажа уничтожить через 5 лет вместе с протоколами, после этого нечем будет подтвердить инструктаж при расследовании несчастного случая или профессионального заболевания.
С 31 августа 2026 года протокол проверки знаний обязательно связан с реестром. Регистрационный номер записи в реестре обученных лиц указывают прямо в протоколе. Второй вариант: приложить к протоколу выписку из реестра, подписанную электронной подписью через ФГИС учёта результатов СОУТ (подпункт «з» пункта 92). Если в вашей форме протокола нет поля для номера, форму нужно переделать. Сведения в реестре обновляются при их изменении в течение 10 рабочих дней. Учебный центр по новому абзацу пункта 94 обязан по запросу работодателя выдать протокол или выписку из протокола по его работникам. Раньше центры нередко выдавали только удостоверения.
По пункту 93 протокол проверки знаний можно оформить в электронном виде с электронной подписью «или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника». К регистрации инструктажа этот пункт не относится. Если в одном локальном акте электронный протокол и бумажный журнал описаны одной фразой «документы об обучении ведутся в электронном виде», инспектор вправе прочитать её шире, чем разрешает закон.
Образцы журнала, протокола и документов об обучении
Сначала откройте журнал инструктажа: по нему сверьте графы с перечнем реквизитов пунктов 86-87 Правил № 2464, затем проверьте протокол на наличие поля для регистрационного номера в реестре.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
| Протокол проверки знаний работников | Скачать |
| Положение об обучении персонала | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Можно ли подтвердить инструктаж электронной подписью
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ прямо указывает, что положения статей 22.1-22.3 о кадровом электронном документообороте не применяются к документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе к документам, которые работник подписывает лично. Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ вступил в силу 1 сентября 2026 года и это исключение не отменил. Статья 214.2 ТК РФ разрешает работодателю вести электронный документооборот в области охраны труда, «за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом». Отдельного приказа Минтруда о порядке электронного документооборота именно в охране труда на дату публикации нет. Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н устанавливает форматы электронных кадровых документов и исключение для инструктажей не снимает.
Нормы сформулированы так, что специалисты читают их по-разному: одни видят в статье 214.2 разрешение вести электронный журнал вне КЭДО, другие считают, что исключение из статьи 22.1 распространяется и на такой журнал. Поскольку отказ суда принять электронную запись приведёт к тому, что инструктаж будет считаться непроведённым, на практике запись об инструктаже по охране труда подтверждают личными подписями работника и инструктирующего в бумажном журнале. Какие документы входят в трудовой электронный документооборот и в каких форматах их оформляют, разъясняет раздел Минтруда об электронном кадровом документообороте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Исключение касается только документов об инструктаже. Другие документы вокруг него оформляются в электронном виде: приказ о приёме, ознакомление с локальными нормативными актами, приказ о назначении лиц, проводящих инструктажи, протокол проверки знаний по пункту 93 Правил. При настройке КЭДО в Добыто мы не включаем журналы инструктажа в маршруты подписания, а приказы и ознакомления по тому же работнику переводим в электронный вид. Противопожарный инструктаж регулируется отдельно: приказ МЧС № 1120 разрешает вести журнал в электронном виде с электронными подписями по 63-ФЗ.
Факт: протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, удостоверения оформляются на бумаге. Форма хранения документа определяется формой, в которой его создали: протокол, подписанный электронной подписью, хранится электронно, а скан не заменяет протокол, подписанный на бумаге.
Кто вправе проводить инструктаж, чтобы запись имела силу
Подпись инструктирующего в журнале имеет силу, только если этот человек сам прошёл нужное обучение. По новому подпункту «з» пункта 53 Правил № 2464 лица, которые проводят инструктажи и обучение требованиям охраны труда, обучаются по программе Б и по той программе В, по которой они проводят инструктаж. Члены комиссии по проверке знаний проходят программы А, Б и соответствующую программу В (подпункт «е» пункта 53). Пункт 74 утратил силу, и отсылки к нему из положений о комиссиях нужно убрать. Программы А и Б проходят также лица, на которых возложены функции специалиста по охране труда. Этот работник может не быть штатным специалистом.
Кто инструктирует руководителя организации, теперь определено нормой. Пункт 22 разрешает проводить инструктаж на рабочем месте для руководителя организации или филиала специалисту по охране труда или другому работнику, на которого эта обязанность возложена приказом работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Право проводить инструктаж даёт не приказ о назначении, а набор пройденных программ. Если у руководителя участка нет программы Б и соответствующей программы В, при расследовании несчастного случая весь проведённый им инструктаж оспаривается. Прежде чем проверять подписи работников в журнале, проверьте документы об обучении у каждого, кто расписывается в графе инструктирующего.»
Как оформить инструктаж, чтобы его можно было доказать: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите в положении об обучении по охране труда или отдельным приказом порядок регистрации инструктажей и форму журнала с реквизитами пунктов 86-87 Правил № 2464. Укажите в положении действующий срок Правил: 1 сентября 2032 года. Прежняя дата 1 сентября 2026 года с 31 августа уже неактуальна.
- Шаг 2. Приказом назначьте лиц, проводящих вводный инструктаж и инструктажи на рабочем месте. Приложите документы о прохождении каждым из них программы Б и соответствующей программы В.
- Шаг 3. Утвердите программы инструктажей и инструкции по охране труда по профессиям, должностям и видам работ. Перечень освобождённых от первичного инструктажа составьте по критерию «исключительно компьютер и офисная техника».
- Шаг 4. Проведите вводный инструктаж до допуска к работе. Дата в журнале не может быть позже даты начала работы по приказу о приёме.
- Шаг 5. Проведите первичный инструктаж на рабочем месте по конкретной инструкции и завершите его проверкой знания требований охраны труда (пункт 23). Если работнику нужна стажировка, её минимальная продолжительность 2 смены.
- Шаг 6. Внесите запись в журнал: дата, ФИО и должность работника и инструктирующего, вид инструктажа, причина для внепланового или целевого, номер и название инструкции. Подписи ставят оба. Пустые графы и подписи «за работника» не допускаются.
- Шаг 7. Поставьте на учёт дату следующего повторного инструктажа по каждому работнику: 6 месяцев по общему правилу, 3 месяца для работников первого года на работах повышенной опасности. Считайте сроки от даты инструктажа конкретного работника, а не от даты приказа на подразделение.
Шаги 1-3 выполняются один раз и пересматриваются при изменении Правил. Шаги 4-7 повторяются по каждому новому работнику.
Что проверяет ГИТ по инструктажам и во что обходится ошибка
Мораторий на плановые проверки по постановлению Правительства РФ от 10.03.2022 № 336 продолжает действовать. Государственная инспекция труда приходит по индикаторам риска, обращениям работников и в рамках профилактических визитов по 248-ФЗ. Для охраны труда основной индикатор — рост числа несчастных случаев с лёгкими последствиями за квартал по сравнению с тем же кварталом прошлого года. Для компании численностью до 50 человек индикатор срабатывает при росте на 2 и более случая. Отказ от обязательного профилактического визита сам становится основанием для внеплановой проверки.
Что об этом думает ГИТ: инспектор работает по проверочным листам Роструда и не вправе выходить за их рамки. По обучению он запрашивает шесть блоков документов: локальные акты о порядке обучения и назначении ответственных, программы, журналы и протоколы, сведения в реестре обученных лиц, документы об обучении тех, кто проводит инструктажи, и документы о внешнем обучении. В журналах проверяют полноту реквизитов и даты.
Нарушение почти никогда не выглядит как отсутствие обучения. Чаще не сходятся документы: дата инструктажа позже даты начала работы по приказу о приёме; комиссия, члены которой сами не обучены, из-за чего все её протоколы не подтверждают проверку знаний; повторный инструктаж проведён приказом по подразделению, а работники, которые были в отпуске или на больничном, его не прошли. Отдельная группа нарушений после 31 августа 2026 года — программы и перечни, составленные по старой редакции Правил.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Инспектор не спрашивает, проводился ли инструктаж. Он кладёт рядом приказ о приёме и журнал и сравнивает даты, и расхождение видно за минуту по каждому работнику. Если повторный инструктаж назначен приказом на весь отдел, выберите в журнале работников, которые в тот день были в отпуске или на больничном: график есть, а записи о них нет.»
Допуск к работе без инструктажа наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ: штраф от 15 000 до 25 000 рублей для должностного лица и ИП, от 110 000 до 130 000 рублей для юридического лица. Штраф назначается за каждого работника, допущенного без обучения и проверки знаний. Если без записи в журнале работали 15 человек, по верхней границе юрлицо заплатит до 1 950 000 рублей. За повторное нарушение по части 5 той же статьи юрлицу грозит штраф от 100 000 до 200 000 рублей или приостановление деятельности до 90 суток, должностному лицу штраф от 30 000 до 40 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет.
Лайфхак: скачайте проверочные листы Роструда и проверьте себя по ним до визита инспектора, он пойдёт по тому же списку. Первым делом сверьте даты в журналах инструктажей с датами начала работы по приказам о приёме за последний год.
В практике Добыто при переходе на КЭДО первыми в систему переносят сроки повторного обучения и инструктажей по каждому работнику: при ручном учёте их чаще всего теряют. Журнал инструктажа при этом остаётся бумажным.
Сколько хранить журнал инструктажа и в какой форме
По статье 423 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет. Протоколы результатов обучения, журналы проверки знаний, программы и списки хранятся 5 лет. Статья 425 Перечня прямо включает выписки из журналов инструктажа в состав документов о несчастном случае, поэтому журнал запрашивают, когда проводят расследование. Если для вашей отрасли есть ведомственный перечень, например в здравоохранении или образовании, он применяется к отраслевым документам в первую очередь, а общий Перечень используют во вторую. Хранение организуется по Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Внимание: заполненный журнал инструктажа сдают в архив, а не уничтожают через 5 лет вместе с протоколами. Срок его хранения 45 лет. Журнал учёта нарядов-допусков хранится 1 год после закрытия, но если на работах произошли травма, авария или несчастный случай, срок тоже 45 лет.
Документы по охране труда удобно разделять по порогу в 10 лет. Протоколы, приказы и инструкции остаются в текущей работе, журналы инструктажей и карты СОУТ уходят на длительное хранение. Внутри каждой группы документы сортируют по видам, а внутри вида по годам. Решение фиксируется в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Протокол проверки знаний подтверждает одно событие, а через 3 года его заменит новая проверка. Журнал показывает, что с человеком регулярно работали по безопасности всё время, пока он у вас работал. Он понадобится, если через 20 лет бывший работник свяжет заболевание с условиями труда. Опись журналов на длительное хранение составляйте по работникам, а не по годам: при расследовании ищут конкретного человека, а не журнал за определённый год.»
Форма хранения определяется при создании документа. Если протокол подписан электронной подписью, его хранят электронно. Если протокол подписан на бумаге, скан его не заменяет. Для журналов инструктажа такое решение действует 45 лет, поэтому принимайте его один раз и закрепляйте в положении об обучении. Проверьте, что в вашей номенклатуре дел журналы инструктажа не попали в группу со сроком хранения 5 лет.
Стоимость КЭДО Добыто для документов по охране труда и кадрам
Стоимость зависит от численности сотрудников, видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП. Журналы инструктажа по охране труда остаются бумажными по части 3 статьи 22.1 ТК РФ. В тарифе они не учитываются, обучение по охране труда в тариф тоже не входит.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входят в тариф |
| Модуль для 1С:ЗУП | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Для приказов о назначении ответственных за инструктажи, ознакомления с инструкциями как с ЛНА и электронных протоколов проверки знаний достаточно ПЭП и УНЭП. Если работодатель подписывает документы УКЭП, а компании нужны интеграция с 1С и электронный архив, подходит «Бизнес». Тариф можно повысить или понизить в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия для вашей численности приведены на странице тарифов КЭДО Добыто.
Выводы
Инструктаж по охране труда подтверждает запись в журнале: реквизиты по пунктам 86-87 Правил № 2464, номер конкретной инструкции и подписи работника и инструктирующего. Инструктирующий должен иметь пройденные программы Б и соответствующую В. Проверку знаний после обучения подтверждает протокол, который можно вести электронно и который связан с реестром обученных лиц. Журнал инструктажа оформляется с личными подписями, и хранить его нужно 45 лет. Инспекция проверяет прежде всего совпадение дат: инструктаж должен быть проведён раньше, чем работник приступил к работе, а повторный инструктаж должен пройти каждый работник.
Добыто переводит в электронный вид кадровые документы, которые окружают инструктаж: приказы, ознакомления с ЛНА, протоколы. Сроки повторных инструктажей по каждому работнику ведутся в той же системе, поэтому бумажный журнал сверяется с приказом о приёме без ручной выборки.
Частые вопросы
Сколько хранить журнал учёта и выдачи инструкций по охране труда, если его нет в Перечне № 236?
Если вида документа нет в Перечне, это не освобождает от хранения: срок определяют по аналогии с ближайшим по содержанию документом. Для журналов учёта и выдачи инструкций ориентируются на срок хранения самих инструкций по охране труда или журналов инструктажа (45 лет). Решение принимает экспертная комиссия, обоснование фиксируется в номенклатуре дел. При проверке вы покажете документированное решение комиссии.
Что делать, если учебный центр выдал только удостоверение без протокола?
С 31 августа 2026 года пункт 94 Правил № 2464 обязывает организацию или ИП, оказывающих услуги по обучению, по запросу работодателя выдать протокол или выписку из протокола проверки знаний по его работникам. Направьте письменный запрос. В протоколе должен быть регистрационный номер записи в реестре обученных лиц, или к протоколу должна быть приложена выписка из реестра с электронной подписью. Право работника получить протокол или выписку на бумаге сохранилось.
Можно ли пройти обучение первой помощи полностью дистанционно?
Нет. С 31 августа 2026 года по пункту 66 Правил дистанционные технологии не применяются к практическим занятиям по первой помощи и по использованию СИЗ, а также к занятиям на учебно-тренировочных полигонах и тренажёрах. Практику по первой помощи проводят с тренажёрами и медицинскими изделиями (пункт 36). Курс только с дистанционным тестом эту обязанность не выполняет. Программу по первой помощи нужно переписать по новой структуре приложения № 2: 4 темы, во всех, кроме первой, есть теоретическое и практическое занятие.
Нужно ли ежегодно обучать по программе В работников на работах повышенной опасности?
Нет. Новая редакция пункта 60 Правил установила периодичность не реже 1 раза в 3 года вместо ежегодной. Обучение требованиям правил по охране труда отнесено к программе В. Если в договоре с учебным центром на 2026-2027 годы заложено ежегодное обучение по программе В по работам повышенной опасности, это обучение сверх требований нормы. При этом повторный инструктаж для новичков на таких работах в первый год проводится чаще, 1 раз в 3 месяца.
Сколько смен длится стажировка и увеличили ли её до 5 смен?
Минимальная продолжительность стажировки 2 смены (пункты 25 и 27 Правил № 2464). В проекте поправок предлагалось увеличить её до 5 смен для тех, кто впервые начинает работать, но в итоговую редакцию постановления № 805 это не вошло. Весной 2026 года часть обзоров сообщила об этом как о принятом решении, поэтому проверьте, не записаны ли 5 смен в ваших локальных актах.
Как учитывать в табеле время обучения по охране труда с отрывом от работы?
В пункте 65 Правил уточнено, что отрыв от работы распространяется на время обучения требованиям охраны труда и на время проверки знаний. Время обучения и время проверки учитываются вместе, а не только продолжительность курса. Предложение обязать работодателей закреплять порядок учёта этого времени в ЛНА в итоговую редакцию не вошло, но единый порядок в положении об обучении упрощает сверку табеля с протоколом.
Когда проводить внеплановое обучение по применению СИЗ?
Если программу обучения по использованию средств индивидуальной защиты актуализировали, внеплановое обучение организуется в течение 60 календарных дней со дня актуализации (пункт 41 Правил). Информацию о новых требованиях допускается доводить до работников на внеплановом инструктаже. Тогда запись вносится в журнал с указанием вида инструктажа, причины и локального акта. Ответственное лицо показывает, как правильно пользоваться СИЗ, и проводит тренировку работников (пункт 39).
