Ученический договор заключает только работодатель — юридическое лицо, и только на получение образования: с человеком, который ищет работу, или со своим работником (статья 198 ТК РФ). Обязательных условий шесть: наименование сторон, конкретная приобретаемая квалификация, обязанность работодателя обеспечить обучение, обязанность ученика пройти его и отработать установленный срок, срок ученичества и размер оплаты в этот период (статья 199 ТК РФ). Стипендия обязательна и не может быть ниже МРОТ, с 1 января 2026 года это 27 093 рубля. От чего зависит комплект документов: с соискателем договор оформляется отдельно и трудовых отношений не порождает, с работником он идёт дополнительным к трудовому договору, и к нему добавляются приказ, режим ученичества и табельный учёт.
Покажем, какие формулировки о сроке отработки и составе затрат позволяют вернуть деньги по статьям 207 и 249 ТК РФ, а какие суд не примет, и когда требовать возмещения нельзя вовсе. Отдельно разберём подпись: ученический договор входит в короткий перечень документов, которые работодатель подписывает только УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. Сравнительная таблица ученического договора и соглашения об обучении, стипендия с налогами, пять типовых ошибок, тарифы на электронное подписание и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда нужен ученический договор, а когда достаточно соглашения об обучении
Право заключать ученический договор есть только у организации. Индивидуальный предприниматель такой договор оформить не может: статья 198 ТК РФ называет стороной работодателя — юридическое лицо. Предмет договора — получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а не любое обучение вообще. Если сотрудник идёт на двухчасовой вебинар по новой версии программы, ученический договор здесь избыточен.
Кадровики регулярно смешивают три инструмента, хотя они решают разные задачи и дают разный результат при увольнении. Ученический договор регулируется главой 32 ТК РФ и требует стипендии. Соглашение об обучении опирается на статьи 197 и 249 ТК РФ, стипендии не предполагает и заключается только с действующим работником. Приказ о направлении на обучение по статье 187 ТК РФ сам по себе денег не возвращает: он фиксирует гарантии работнику, а не обязательства перед компанией.
| Параметр | Ученический договор (глава 32 ТК РФ) | Соглашение об обучении (ст. 197, 249 ТК РФ) | Приказ о направлении на обучение (ст. 187 ТК РФ) |
|---|---|---|---|
| С кем оформляется | С лицом, ищущим работу, или с работником организации | Только с действующим работником | Только с действующим работником |
| Кто вправе быть работодателем | Только юридическое лицо | Организация и ИП | Организация и ИП |
| Выплаты в период обучения | Стипендия не ниже МРОТ плюс оплата работы на практических занятиях по расценкам | Стипендия не предусмотрена, оплата идёт по трудовому договору | Средний заработок и командировочные расходы при обучении с отрывом от работы |
| Условие об отработке | Обязательное условие договора (ст. 199 ТК РФ) | Включается по соглашению сторон, без него взыскание не работает | Приказом не устанавливается |
| Что можно требовать при уходе | Стипендию и другие расходы на ученичество (ст. 207 ТК РФ) | Затраты пропорционально неотработанному времени (ст. 249 ТК РФ) | Ничего, пока условие об отработке не оформлено отдельно |
| Испытание при приёме на работу | Не устанавливается после успешного ученичества (ст. 207 ТК РФ) | Вопрос не возникает, работник уже принят | Вопрос не возникает, работник уже принят |
Из таблицы следует практическое правило отбора: если человек ещё не в штате, вариант один — ученический договор. Если работник уже оформлен и вы оплачиваете внешний курс, дешевле и проще соглашение об обучении, потому что стипендию платить не придётся.
Шаблоны для оформления ученичества и обучения персонала
Начните с ученического договора: остальные формы дополняют его и закрывают учёт и внутренние правила обучения.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Ученический договор | Скачать |
| Соглашение об обучении с условием отработки | Скачать |
| Положение об обучении персонала | Скачать |
| Заявка на обучение сотрудников | Скачать |
| Журнал учёта обучения персонала | Скачать |
| Матрица компетенций отдела | Скачать |
Обязательные условия: что должно быть в тексте договора
Статья 199 ТК РФ перечисляет шесть условий, без которых договор считается неполным:
- Наименование сторон. Полное наименование организации и данные ученика.
- Конкретная квалификация, приобретаемая учеником. Не «повышение квалификации», а название профессии, специальности или разряда.
- Обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения. Оплата программы, освобождение от работы, доступ к оборудованию и наставнику.
- Обязанность работника пройти обучение и проработать по трудовому договору в течение срока, установленного в договоре. Срок указывается числом месяцев или лет.
- Срок ученичества. Он равен времени, необходимому для получения данной квалификации (статья 200 ТК РФ).
- Размер оплаты в период ученичества. Стипендия и расценки за работу на практических занятиях.
Форма только письменная, договор составляется в двух экземплярах. Условия, которые ухудшают положение ученика по сравнению с ТК РФ, коллективным договором и соглашениями, недействительны и не применяются (статья 206 ТК РФ). Поэтому пункт «в случае увольнения по любому основанию работник возвращает стоимость обучения в двойном размере» не сработает: суд просто исключит его.
Договор действует со дня, указанного в нём, в течение предусмотренного срока и продлевается на время болезни ученика, прохождения им военных сборов и в других случаях, предусмотренных законами (статья 201 ТК РФ). Менять его в период действия можно только по соглашению сторон, односторонний приказ о продлении срока отработки недействителен.
В практике Добыто шаблон ученического договора хранится вместе с приложением-расчётом стоимости обучения на конкретного ученика. Без такого приложения спор о возмещении разваливается на этапе доказывания суммы, даже когда срок отработки прописан корректно.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор о возврате денег почти всегда упирается в две строки договора: конкретная квалификация и срок отработки. Если написано «обучение по программе развития», а срок отработки не назван числом, взыскивать нечего — обязательства как такового нет. Прежде чем подписывать, проверьте, что из текста понятно, чему именно учат, сколько это стоит и сколько месяцев человек работает после».
Как заключить ученический договор: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите потребность и зафиксируйте её: заявка руководителя подразделения плюс матрица компетенций отдела, из которой видно, какого навыка не хватает и у кого.
- Шаг 2. Выберите инструмент. Соискатель — ученический договор. Работник и внешний курс без стипендии — соглашение об обучении. Обязательное обучение по нормативу — приказ и оплата за счёт работодателя.
- Шаг 3. Соберите цифры для договора: стоимость программы, длительность в часах и днях, размер стипендии, расценки за практические работы, срок отработки.
- Шаг 4. Составьте договор в двух экземплярах по статье 199 ТК РФ и, если ученик уже работает в компании, издайте приказ и установите режим ученичества.
- Шаг 5. Подпишите: на бумаге собственноручно или в системе КЭДО, где работодатель ставит УКЭП, а ученик — УКЭП либо УНЭП.
- Шаг 6. Ведите учёт: табелируйте время ученичества, фиксируйте выплату стипендии, сохраняйте документ об итогах обучения и запись в журнале учёта обучения персонала.
Как заключить ученический договор в электронном виде
Ученический договор в перечне документов, которые обязательно остаются на бумаге, отсутствует. На бумаге ведутся только трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальное компания вправе перевести в электронный вид без дублирования, если приняла ЛНА о переходе на КЭДО и уведомила работников.
Требования к подписи здесь строже, чем для заявлений и справок. Часть 1 статьи 22.3 ТК РФ относит ученический договор к документам, которые работодатель подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью. Работник в ответ использует УКЭП либо УНЭП — собственную или полученную через инфраструктуру электронного правительства. ПЭП для ученического договора не подходит ни при каком варианте согласования сторон.
Полезно знать: сотрудники, для которых эта работа первая или которые приняты после 31 декабря 2021 года, отдельное согласие на КЭДО не дают — их достаточно уведомить. У принятых раньше согласие обязательно, а отказ его подписать не является основанием для увольнения или иных санкций.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите ученический договор электронной подписью прямо сейчас
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
В сервисе Добыто ученический договор ведётся как отдельный тип документа со своим шаблоном и маршрутом подписания: руководитель согласовывает, кадровая служба ставит УКЭП, ученик подписывает со смартфона. УНЭП для сотрудника выпускается внутри сервиса, отдельный визит в удостоверяющий центр для этого не нужен.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Ошибка, которую мы видим чаще всего при переводе обучения в электронный вид, — подписание ученического договора той же простой подписью, что и заявления на отпуск. Договор попадает в перечень части 1 статьи 22.3 ТК РФ, и подпись работодателя там только квалифицированная. Проверьте настройки типа документа в своей системе до того, как отправите первый договор на подпись».
Стипендия, оплата практики и налоги
Размер стипендии определяет договор, он зависит от получаемой квалификации и не может быть ниже МРОТ (статья 204 ТК РФ). С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля, значит стипендия за полный месяц ученичества не может быть меньше этой суммы. Работа, которую ученик выполняет на практических занятиях, оплачивается отдельно по установленным расценкам.
Налоговый режим стипендии отличается от зарплаты. НДФЛ со стипендии удерживается, а страховые взносы не начисляются: предмет ученического договора — не выполнение трудовой функции и не выполнение работ или оказание услуг, поэтому выплата не попадает в объект обложения по статье 420 НК РФ. Саму стипендию компания вправе учесть в расходах.
Факт: годовые расходы российских компаний на обучение распределяются неравномерно: 55 442 рубля на топ-менеджера, 44 254 рубля на руководителя отдела и 22 845 рублей на линейного сотрудника. Разрыв между верхним и нижним уровнем — 2,4 раза.
На учеников распространяется трудовое законодательство, включая законодательство об охране труда (статья 205 ТК РФ). Это касается и соискателя, который в штат ещё не принят: инструктаж, средства защиты и режим отдыха для него обязательны так же, как для работника.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Время ученичества, формы обучения и режим ученика
Формы ученичества статья 202 ТК РФ оставляет открытыми: индивидуальное, бригадное, курсовое обучение и иные формы. Под «иные формы» подпадает и корпоративный онлайн-курс, и наставничество на рабочем месте. Гибридный формат сейчас основной: по медиане трёх независимых опросов рынка на него приходится 82% программ, чистый офлайн занял нишу примерно в 4%.
Синхронный формат — вебинар, очное занятие, разбор в группе, когда ученик и преподаватель работают одновременно. Асинхронный — записанные модули, тесты и задания, которые человек проходит в своём темпе. Для договора разница практическая: при асинхронном обучении время ученичества нельзя привязать к расписанию преподавателя, поэтому в тексте фиксируют срок ученичества, объём программы в часах и способ подтверждения прохождения. Иначе непонятно, когда ученичество закончилось и с какого дня считать срок отработки.
Время ученичества в течение недели не должно превышать норму рабочего времени для работников соответствующего возраста, профессии и должности. Работник, проходящий ученичество, может полностью освобождаться от работы по трудовому договору либо выполнять её на условиях неполного рабочего времени. В период действия ученического договора его нельзя привлекать к сверхурочной работе и направлять в командировки, не связанные с ученичеством (статья 203 ТК РФ).
В Добыто мы выделяем приказ об установлении режима ученичества в отдельный тип документа со своим маршрутом согласования, включая руководителя подразделения и табельщика. Иначе кадровая служба узнаёт об изменении графика уже из закрытого табеля, а исправлять его приходится задним числом.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Индивидуальная форма ученичества на практике почти всегда означает наставничество, и работает она по трём шагам: сначала новичок наблюдает за работой наставника, потом делает сам под присмотром, затем присмотр снимается. Наставника берите из числа успешных действующих сотрудников, а не со стороны, и заранее решите вопрос его мотивации — доплата или статус. Если этого нет в приказе, наставничество держится на энтузиазме и рассыпается на второй месяц».
Лайфхак: прежде чем запускать программу ученичества на всю компанию, заложите в регламент от 5 часов в неделю на обучение и ведите запуск вручную первые 1,5-2 недели. Без выделенного времени обучение проигрывает текущим задачам, а без курирования на старте программа не выходит на самостоятельный режим.
Возмещение расходов на обучение: когда деньги вернутся, а когда нет
Работают две разные нормы. Если ученик по окончании ученичества без уважительных причин не выполняет обязательства по договору, в том числе не приступает к работе, он по требованию работодателя возвращает полученную стипендию и возмещает другие расходы, понесённые в связи с ученичеством (статья 207 ТК РФ). Если работник отучился и уволился без уважительных причин до окончания срока отработки, он возмещает затраты пропорционально фактически не отработанному времени (статья 249 ТК РФ).
Перечня уважительных причин в ТК РФ нет, его формирует практика: сокращение, перевод супруга, состояние здоровья, уход за ребёнком или нетрудоспособным членом семьи. Спорные ситуации разбирает и Роструд: типовые ответы инспекторов по обучению и удержаниям публикует сервис Роструда «Онлайнинспекция.рф», там же можно задать вопрос по конкретной формулировке договора.
Порядок взыскания повторяет схему статьи 248 ТК РФ. Если сумма не превышает среднего месячного заработка, работодатель издаёт приказ об удержании не позднее месяца со дня, когда размер определён окончательно. Если сумма больше или месяц пропущен, остаются два пути: письменное соглашение о добровольном возмещении с графиком платежей либо иск в суд. При каждой выплате общий размер удержаний ограничен правилами статьи 138 ТК РФ, единовременно вычесть всю стоимость курса из последней зарплаты нельзя.
Кейс из практики: производственная компания на 850 сотрудников обучала операторов станков с ЧПУ по ученическим договорам, но условие об отработке формулировала как «отработать разумный срок». За год уволились 6 человек из 14 обученных, вернуть не удалось ничего. После переоформления шаблона с конкретным сроком 24 месяца и с приложением-расчётом стоимости обучения на каждого ученика компания за следующий год возместила затраты по 4 из 5 уходов, три — добровольным соглашением, один — через суд.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Главный страх работодателя звучит одинаково: обучу, а он уйдёт к конкуренту. Отказ от обучения этот риск не снимает, он просто переносит нагрузку на руководителя, который начинает работать за подчинённых. Риск ухода закрывается договорённостью о сроке совместной работы и привязкой развития к карьерному росту внутри компании, а не сокращением бюджета на обучение».
Во что обходится ошибка в оформлении
Цена одного неоформленного условия равна полной стоимости программы. При обучении линейного сотрудника это в среднем 22 845 рублей в год, при подготовке оператора сложного оборудования сумма выше в разы. К ней добавляется стоимость замены ушедшего человека: подбор, адаптация и просадка производительности обходятся в 6-9 месячных окладов.
Когда ученический договор не подходит
Обязательное обучение оформлять ученическим договором бессмысленно. Если норматив требует подготовки, работодатель обязан её оплатить и взыскать затраты не сможет. Так работает обучение по охране труда и подготовка в области охраны окружающей среды: руководители организаций и специалисты, ответственные за принятие решений при осуществлении деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду, должны иметь такую подготовку по статье 73 Федерального закона № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды». Условие об отработке в договоре на такую программу недействительно по статье 206 ТК РФ.
| Ситуация | Чем оформлять | Что критично |
|---|---|---|
| Соискатель без нужной квалификации, обучение 3-6 месяцев | Ученический договор | Стипендия не ниже МРОТ, конкретная квалификация, срок отработки |
| Работник идёт на внешний курс за счёт компании | Соглашение об обучении плюс приказ о направлении | Состав затрат с документами об оплате и срок отработки |
| Обучение по охране труда, экологической безопасности, промышленной безопасности | Приказ о направлении, программа, протокол проверки знаний | Оплата за счёт работодателя, взыскание затрат невозможно |
| Вебинар или короткий онлайн-модуль на несколько часов | Заявка на обучение и приказ | Учёт в журнале обучения, отдельный договор избыточен |
| Работодатель — индивидуальный предприниматель | Соглашение об обучении с работником | Ученический договор недоступен по статье 198 ТК РФ |
| Самозанятый или исполнитель по договору ГПХ | Условия обучения в гражданско-правовом договоре | Нормы главы 32 ТК РФ на них не распространяются |
Отдельный случай — развитие внутри должности. Значительная часть роста сотрудника идёт через рабочие задачи и обратную связь, а не через программы с документом об окончании, и оформлять её договором нечем: индивидуальный план развития по модели 70-20-10 договорных обязательств не создаёт.
Пять ошибок, из-за которых ученический договор не работает
- Срок отработки не указан числом. Формулировки «отработать разумный срок» или «отработать после обучения» суд не принимает. Цена ошибки — полная стоимость программы.
- Стипендия ниже МРОТ или не выплачивается вовсе. Условие недействительно по статье 206 ТК РФ, ученик вправе взыскать разницу, а ГИТ квалифицирует это как нарушение по части 1 статьи 5.27 КоАП: до 50 000 рублей на юридическое лицо.
- Ученическим договором прикрывают фактическую работу. Если ученик выполняет обычные обязанности по должности, отношения переквалифицируют в трудовые. Часть 4 статьи 5.27 КоАП даёт штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей плюс доначисление взносов.
- Затраты не подтверждены документами. Без договора с образовательной организацией, счёта, акта и платёжного поручения взыскивать нечего, даже если срок отработки прописан корректно.
- Договор подписан ненадлежащей электронной подписью. Простая подпись работодателя на ученическом договоре противоречит части 1 статьи 22.3 ТК РФ, и документ теряет доказательственную силу в споре о возмещении.
Внимание: перевести в электронный вид можно и ученический договор, и приказы, и согласия, но четыре вида документов остаются на бумаге всегда: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и подтверждения прохождения инструктажей по охране труда.
Стоимость перевода ученических договоров в электронный вид
Цена зависит от численности штата и набора функций: подписи для сотрудников входят в тариф, отдельно оплачивается только УКЭП через удостоверяющий центр.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | на всех тарифах |
| УКЭП для подписания ученического договора работодателем | по запросу | через партнёров-удостоверяющих центров |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес». Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом.
Выводы
Ученический договор работает как инструмент возврата вложений только при трёх выполненных условиях: он заключён организацией, содержит конкретную квалификацию и срок отработки числом, а стипендия за месяц ученичества не опускается ниже МРОТ. Для действующего работника, которого отправляют на внешний курс, проще соглашение об обучении по статье 249 ТК РФ. На обязательное обучение по нормативам ни одна из этих конструкций не распространяется: такие программы работодатель оплачивает и затраты не возвращает.
Электронное оформление снимает часть рутины: договор, приказ и лист ознакомления собираются по шаблону и проходят маршрут подписания без бумаги. В Добыто мы настраиваем такие маршруты под кадровую службу и следим, чтобы для документов из перечня статьи 22.3 ТК РФ система требовала именно квалифицированную подпись работодателя, а не простую.
Частые вопросы
Чем отличается сертификат от удостоверения по итогам обучения
Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке — документы о квалификации, их выдают только организации, имеющие лицензию на образовательную деятельность, по программам дополнительного профессионального образования. Сертификат такого статуса не имеет: его форму и содержание определяет тот, кто проводил обучение, и юридической силы документа о квалификации он не даёт. Для ученического договора это существенно, если в тексте указана конкретная квалификация: подтвердить её сертификатом внутреннего учебного центра не получится.
Нужна ли лицензия, чтобы обучать по ученическому договору силами компании
Внутреннее обучение без выдачи документов о квалификации лицензии не требует: наставничество, стажировка на рабочем месте и корпоративные курсы проводятся своими силами. Лицензия нужна, когда компания реализует образовательные программы и выдаёт документы установленного образца, то есть строит полноценный корпоративный университет со статусом образовательной организации. Промежуточный вариант — обучать самим, а итоговую квалификацию подтверждать через лицензированного партнёра.
Можно ли заключить ученический договор на асинхронный онлайн-курс
Да, статья 202 ТК РФ допускает иные формы ученичества помимо индивидуального, бригадного и курсового обучения. При асинхронном формате в договоре указывают срок ученичества, объём программы в часах и способ фиксации прохождения: отчёт платформы, тест, зачёт. Без этого невозможно определить дату окончания ученичества, с которой начинается срок отработки.
Можно ли оформить ученический договор с самозанятым или исполнителем по ГПХ
Нет. Глава 32 ТК РФ распространяется на лиц, ищущих работу, и работников организации, то есть предполагает трудовые отношения в перспективе или в настоящем. С самозанятым и исполнителем по гражданско-правовому договору условия обучения и компенсации оформляются в самом гражданско-правовом договоре по нормам ГК РФ, гарантии статей 203-205 ТК РФ на них не распространяются.
Что происходит с договором, если ученик заболел
Действие ученического договора продлевается на время болезни ученика, прохождения им военных сборов и в других случаях, предусмотренных законами и иными нормативными правовыми актами (статья 201 ТК РФ). Продление оформляется дополнительным соглашением: срок сдвигается автоматически по норме, но дату окончания ученичества и начала отработки лучше зафиксировать письменно, чтобы не спорить о ней позже.
Подаются ли сведения в СФР на ученика, который ещё не принят в штат
Ученический договор с лицом, ищущим работу, трудовых отношений не порождает: приказ о приёме не издаётся, запись в трудовую книжку не вносится, сведения о трудовой деятельности по такому договору не подаются. Отчётность появляется с даты заключения трудового договора, который стороны подписывают после успешного завершения ученичества, причём испытание при таком приёме не устанавливается.
