План обучения нового сотрудника: кто готовит и сроки

План обучения нового сотрудника готовит не один человек: содержание задаёт непосредственный руководитель отдела, форму, сроки и документы — специалист по кадрам или по обучению, обязательную часть — специалист по охране труда и ответственный за экологическую безопасность. Утверждает план тот, кому это полномочие передано локальным нормативным актом: чаще руководитель подразделения, в крупных компаниях — директор по персоналу. Главное различие, которое определяет порядок работы: обязательное обучение по нормативу и корпоративная часть готовятся разными людьми и в разные сроки. Обучение требованиям охраны труда вновь принятому работнику нужно провести не позднее 60 календарных дней после заключения трудового договора, а корпоративная программа сроками закона не связана вовсе.

Разберём распределение ролей построчно, покажем, что собрать до написания плана, и как устроена структура документа: папка сотрудника, папка должности, распределение по модели 70-20-10, синхронные и асинхронные форматы. Отдельно — оформление наставника по статье 351.8 ТК РФ и план для нового начальника отдела. Сценарная таблица по типам должностей, стоимость автоматизации на 2026 год и ответы на частые вопросы, включая разницу между сертификатом и удостоверением, — во второй половине статьи.

Кто отвечает за план обучения новичка: разбор по ролям

Спор о том, кто пишет план, почти всегда возникает из-за смешения двух разных вещей: содержания и оформления. Содержание может дать только тот, кто знает работу изнутри, — руководитель отдела. Оформление, сроки, документы и контроль исполнения — зона кадровой службы. Когда обе стороны ждут инициативы друг от друга, новичок первые две недели разбирается сам.

Из таблицы следует практический ориентир для кадровика: собственный вклад кадровой службы в текст плана — это структура и сроки, а не описание работы отдела. Если специалист по кадрам сам придумывает, чему учить менеджера по закупкам, получается документ, который отдел не исполняет.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Мы строим адаптацию на двух папках: папка сотрудника — общая для всех, кто выходит в компанию, папка должности — своя для каждой позиции. В папке сотрудника лежат продукт компании, её замысел и цели, история побед и организационные политики. В папке должности — смысл названия позиции, её продукт, статистика, руководитель, полномочия и технология работы по шагам с примерами и антипримерами. Базовая адаптация по такой системе занимает 3-5 дней, дальше человек добирает детали в работе.»

Два контура плана: обязательное обучение и корпоративная часть

Обязательный контур привязан к нормативу и не зависит от желания руководителя отдела. Обучение требованиям охраны труда вновь принимаемые работники проходят в сроки, установленные работодателем, но не позднее 60 календарных дней после заключения трудового договора — это пункт 62 Правил обучения по охране труда, утверждённых постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Правила продлены до 1 сентября 2032 года постановлением Правительства РФ от 30.06.2026 № 805. Первичный инструктаж на рабочем месте проводится раньше — до начала самостоятельной работы, и в план он попадает первым пунктом, а не в конце месяца.

С 1 сентября 2026 года практические занятия по формированию навыков безопасной работы, оказанию первой помощи и применению средств индивидуальной защиты нельзя проводить с использованием дистанционных технологий. Для плана новичка это означает конкретное ограничение: асинхронный онлайн-модуль закрывает теорию, но очная часть остаётся обязательной и её нужно ставить в календарь заранее, а не по остаточному принципу.

Экологический блок в план попадает не у всех и определяется не должностью, а характером решений. Статья 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ требует подготовки в области охраны окружающей среды и экологической безопасности от руководителей организаций и специалистов, ответственных за принятие решений при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. Отдельное требование — в статье 15 Федерального закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ: лица, допущенные к сбору, транспортированию, обработке, утилизации, обезвреживанию и размещению отходов I-IV классов опасности, обязаны иметь документы о квалификации. Это не курс по желанию: без документа человека нельзя допустить к работе с отходами.

Проверить, попал ли работник в реестр по итогам обучения требованиям охраны труда, можно самостоятельно через единую справочно-информационную систему по охране труда Минтруда: там же публикуются реестры организаций, которые вправе обучать работников и оказывать услуги в области охраны труда. Сверка по реестру снимает вопрос о том, была ли программа реальной.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Инструктаж по технике безопасности всё-таки нужно проводить очно, и это первое, обо что спотыкаются компании, переносящие адаптацию целиком в онлайн. Электронный документооборот закрывает ознакомление с локальными актами и подписание, но не заменяет практическую часть. В плане новичка эти два блока держите раздельно, иначе при проверке вы не сможете показать, где заканчивается формальное ознакомление и начинается фактическое обучение.»

Что собрать до того, как писать план

План, написанный с чистого листа в день выхода сотрудника, получается перечнем благих намерений. До того как садиться за документ, соберите шесть вещей.

1. Профиль должности. Не название и не список обязанностей из должностной инструкции, а продукт позиции: что конкретно человек производит на этом месте и по каким показателям это измеряется.
2. Матрица компетенций отдела. Таблица, где по строкам сотрудники, по столбцам — компетенции и уровни владения. Она сразу показывает, какие навыки в отделе держатся на одном человеке и куда новичка нужно вводить в первую очередь.
3. Перечень обязательных программ для этой должности. Инструктажи, обучение требованиям охраны труда, первая помощь, применение СИЗ, экологическая подготовка, отраслевые допуски. Формируется вместе со специалистом по охране труда.
4. Комплект ЛНА для ознакомления. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение об обучении, документы по персональным данным. По статье 68 ТК РФ работника знакомят с ними под подпись до подписания трудового договора.
5. Кандидатура наставника и его согласие. Без письменного согласия работника поручить наставничество нельзя, и этот пункт срывает планы чаще остальных.
6. Доступы и рабочее место. Учётные записи, права в системах, оборудование. Обучение работе в программе бессмысленно, если доступ выдадут на второй неделе.

Кейс из практики: в B2B-продажах компания перешла от подбора «по ощущению» к отбору по профилю компетенций и построила ввод новичка вокруг того же профиля. Срок выхода новых сотрудников на план сократился на 24%. Работает здесь не сам факт наличия документа, а то, что план обучения и критерии отбора описаны одними и теми же категориями.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Типичная ошибка руководителя — потратить до 90% времени обучения на пересказ регламентов своими словами. Взрослый человек плохо усваивает материал в формате лекции и быстро его забывает. Дайте материал, обозначьте срок, проверьте через 3 дня — и вы снимете нагрузку с себя и включите ответственность сотрудника. Второе, что стоит учитывать: у взрослого уже есть опыт, и новое знание нужно привязывать к тому, что он умеет, а не начинать с чистого листа.»

Шаблоны для плана обучения и адаптации новичка

Комплект собран под задачу ввода сотрудника в отдел, начинать удобнее с примера плана обучения — он показывает, какой уровень детализации достаточен.

Из чего состоит план обучения: структура документа

Рабочая структура плана держится на трёх опорах: общая часть про компанию, часть про должность и для руководителей — часть про управление. Общая часть одинакова для всех, кто выходит в компанию, и готовится один раз кадровой службой. Часть про должность пишет руководитель отдела, и переписывать её при каждом найме не нужно — она обновляется, когда меняется технология работы.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Внутри каждого блока действия распределяют по модели 70-20-10: около 70% развития даёт практика на реальных задачах, около 20% — работа с наставником и обратная связь, около 10% — формальное обучение, курсы и чтение. Пропорция объясняет, почему план из одних курсов не работает: он закрывает десятую часть задачи. В плане новичка это выглядит так: боевые задачи с первой недели под присмотром, регулярные разборы с наставником, курс или инструктаж — как подготовка к конкретной задаче, а не как отдельное мероприятие.

Форматы внутри плана делятся на синхронные и асинхронные. Синхронное обучение идёт в реальном времени и требует одновременного присутствия обучающего и сотрудника: очный инструктаж, вебинар с ответами на вопросы, разбор задачи с наставником, тренинг. Асинхронное сотрудник проходит сам в удобное время: записанный курс, регламент, база знаний, тест. Практическое следствие для плана: асинхронный формат экономит время руководителя, но не даёт обратной связи, поэтому после каждого асинхронного блока нужна синхронная точка проверки. Обязательные практические занятия по первой помощи и применению СИЗ в асинхронный формат перенести нельзя вовсе.

Как составить план обучения нового сотрудника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Возьмите профиль должности и матрицу компетенций отдела, отметьте разрыв между тем, что человек умеет на входе, и тем, что требуется на позиции.
2. Шаг 2. Со специалистом по охране труда зафиксируйте обязательные программы и предельные сроки по каждой: первичный инструктаж — до начала самостоятельной работы, обучение требованиям охраны труда — не позднее 60 календарных дней после заключения трудового договора.
3. Шаг 3. Соберите общую часть: продукт и цели компании, организационные политики, комплект ЛНА для ознакомления под подпись.
4. Шаг 4. Опишите часть про должность: продукт позиции, показатели, полномочия, технология работы по шагам с примерами и антипримерами.
5. Шаг 5. Распределите пункты по модели 70-20-10 и разметьте форматы: что человек проходит сам асинхронно, что разбирает с наставником, что делает на реальных задачах.
6. Шаг 6. Назначьте наставника: получите письменное согласие работника, зафиксируйте содержание, сроки и форму наставничества в трудовом договоре или дополнительном соглашении, издайте приказ.
7. Шаг 7. Поставьте контрольные точки и критерии: что сотрудник должен уметь через 1 месяц, через 3 месяца и к моменту окончания испытательного срока, кто и по каким признакам это проверяет.

Что критично в плане в зависимости от ситуации

Универсальный шаблон приходится перенастраивать под тип должности. Ниже — сценарии, которые чаще всего встречаются кадровику при вводе новичка в отдел.

Строка про дистанционного работника — самая уязвимая: компании переводят в онлайн весь план целиком и забывают, что часть обязательных занятий дистанционно проводить запрещено. В сервисе Добыто ознакомление с ЛНА и подписание документов плана идут по маршруту в электронном виде, а очные занятия остаются отдельным пунктом графика.

Наставник в плане: кто назначает и как оформить

С 1 марта 2025 года наставничество прямо описано в статье 351.8 ТК РФ, введённой Федеральным законом от 09.11.2024 № 381-ФЗ. Это работа по оказанию другому работнику помощи в овладении навыками работы на производстве или рабочем месте, которую сотрудник выполняет по поручению работодателя и на основании своего письменного согласия. Содержание, сроки и форма наставничества указываются в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Досрочно прекратить наставничество вправе обе стороны, при этом работодатель уведомляет работника не позднее чем за три рабочих дня.

Отсюда следует практический порядок для кадровика: сначала согласие и дополнительное соглашение с условием о доплате, потом приказ, и только потом фамилия наставника появляется в плане обучения новичка. Обратный порядок даёт документ, который наставник не обязан исполнять.

Формат наставничества внутри плана раскладывается на три ступени: новичок наблюдает за работой наставника, затем работает сам под присмотром, затем присмотр снимается по мере роста самостоятельности. Эти ступени полезно прописать явно, с указанием, на какой неделе плана происходит переход. Иначе наставник либо отпускает человека слишком рано, либо контролирует его третий месяц подряд.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Руководитель не обучает каждого новичка лично — он делегирует наставничество своим успешным сотрудникам и выстраивает цепочку: опытные передают знания следующим, те со временем сами становятся наставниками. Так знание расходится по компании без постоянного участия руководителя. Но мотивация наставников — отдельная задача, а не побочный эффект: статус, признание и, если это заложено в системе оплаты, доплата.»

Показатель, который иногда называют индексом потребности в наставничестве, нормативно не закреплён и единой методики расчёта не имеет. Практическую оценку даёт та же матрица компетенций: считайте долю позиций в отделе, где нужный навык держится на одном человеке, и долю сотрудников со стажем в должности меньше трёх месяцев. Если обе доли высокие, наставничество нужно оформлять как систему с закреплёнными парами, а не назначать наставника от случая к случаю.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

План для нового начальника отдела: чем он отличается

Для руководителя к двум базовым блокам добавляется третий — управленческий. В него входят показатели подразделения, границы полномочий, порядок принятия решений и работа с командой. Пошаговое описание рядовых операций отдела в план руководителя не переносят: ему нужно понимать технологию, а не выполнять её.

Индивидуальный план развития на должность начальника отдела строится от профиля, в который входят способности, навыки, ценности и карта мотиваторов. Разделять способность и навык здесь принципиально по практическим последствиям: способность без наработанного навыка развивается обучением, навык без глубокой способности упирается в потолок, который обучением не поднимается. Компетенция при этом описывается через наблюдаемое поведение: не «лидерство», а «берёт на себя принятие решения в ситуации неопределённости, обозначает задачи команде, несёт ответственность за результат». Формулировка через поведение позволяет проверить выполнение плана, а не обсуждать впечатления.

Метод 360 для нового руководителя на входе не применяют: он рассчитан на действующих сотрудников, которых есть кому оценивать изнутри. Первую круговую оценку логично ставить в план на срок после трёх месяцев работы, когда команда уже видела человека в деле. За оценку при этом отвечают совместно кадровая служба и вышестоящий руководитель, а не кто-то один.

Ошибки, которые обходятся дороже всего

Первая по цене ошибка — допустить новичка к работе, пропустив обязательный контур. Работника, не прошедшего обучение и проверку знания требований охраны труда, работодатель обязан отстранить от работы по статье 76 ТК РФ. Допуск к исполнению трудовых обязанностей без обучения и проверки знаний по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ влечёт для юридического лица штраф от 110 000 до 130 000 рублей. Несоблюдение экологических требований при эксплуатации предприятий и объектов по статье 8.1 КоАП РФ — от 20 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо.

Вторая ошибка — принять сертификат за документ о квалификации. Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке предусмотрены статьёй 60 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ и выдаются организацией с образовательной лицензией по итогам программы дополнительного профессионального образования с аттестацией. Сертификат относится к документам об обучении: он подтверждает участие в мероприятии и квалификацию не удостоверяет. Там, где норматив требует документ о квалификации — экологическая подготовка, допуск к обращению с отходами I-IV классов опасности, — сертификат от вебинара закрывает пункт плана только на бумаге.

Третья ошибка — считать обучение расходом, который можно не нести. Годовое обучение линейного сотрудника обходится примерно в 22 845 рублей, а замена уволившегося — в 6-9 месячных окладов: при окладе 60 000 рублей это от 360 000 до 540 000 рублей. Разница в 16-24 раза, и обучение окупается, если предотвращает хотя бы одно увольнение на 16 обученных.

Когда отдельный план обучения новичку не нужен

Развёрнутый план избыточен, если должность состоит из одной-двух повторяющихся операций, сотрудник выходит на срок до месяца, а обязательного контура по его работе нет. В этом случае достаточно ознакомления с ЛНА, короткой инструкции и закрепления за наставником без отдельного документа.

Ещё чаще избыточным оказывается замах на корпоративный университет. Это отдельная организационная единица с бюджетом и штатом: у российских корпоративных университетов расходы на обучение составляют порядка 1,3% фонда оплаты труда при среднем годовом бюджете в сотни миллионов рублей. Задача ввода одного новичка такой структурой не решается, и начинать построение системы обучения с университета — это строить крышу до фундамента. Обязательный контур при этом не отменяется ни в одном из сценариев: инструктажи и обучение требованиям охраны труда проводятся независимо от того, есть ли у компании система адаптации.

Как проверить, что план сработал

Обратную связь после обучения собирают 71% компаний, эффект через KPI измеряют 43%, модель Киркпатрика применяют 12%. Для плана новичка достаточно первых двух уровней, но применённых честно: анкета обратной связи после каждого крупного блока и один-два показателя, привязанных к продукту должности.

Рабочая схема контроля выглядит так. На первом месяце проверяется знание регламентов и умение выполнить типовую операцию под присмотром, инструмент — тест и наблюдение наставника. На третьем месяце оценивается самостоятельное выполнение и выход на нижнюю границу показателей должности. К окончанию испытательного срока сверяются критерии, зафиксированные в плане на шаге 7, и по ним принимается кадровое решение. Если критериев в плане не было, спор о том, справился человек или нет, превращается в обмен мнениями.

Фиксация прохождения — отдельная задача, которая обычно и разваливается. Отметки о выполнении пунктов плана, подписи наставника и работника, результаты тестов должны храниться так, чтобы их можно было поднять через год. В практике Добыто план обучения и лист ознакомления с ЛНА ведутся как документы с маршрутом: они уходят на подпись участникам, статус каждого виден в общем окне, а исполненные документы остаются в электронном архиве. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию — на ней снимается основная часть ошибок в маршрутах и шаблонах.

Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Шаблон и маршрут — две вещи, которые превращают адаптацию из ручной работы в процесс. Шаблон плана заполняется данными сотрудника автоматически, маршрут задаёт последовательность подписантов: работник, наставник, руководитель отдела. Заведите отдельный тип документа под план обучения — тогда все планы будут находиться одним фильтром, а не поиском по названиям файлов.»

Стоимость перевода кадровых документов по обучению в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: числа доступных видов электронной подписи, возможности загружать собственные шаблоны, наличия интеграции с 1С и электронного архива. Цены и условия приведены на дату публикации.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: в тарифе «Бизнес» есть минимальный платёж, поэтому компании до 50 человек считают экономику иначе, чем компании на 500 сотрудников. Разбор состава тарифов и условий перехода между ними приведён на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: там же указано, что переход на другой тариф возможен в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.

Выводы

Ответственность за план обучения новичка распределена, а не лежит на одном человеке: руководитель отдела отвечает за содержание, кадровая служба — за форму, сроки и документы, специалист по охране труда и ответственный за экологическую безопасность — за обязательные программы, наставник — за передачу работы на месте. Обязательный контур привязан к жёстким срокам норматива, корпоративная часть выстраивается вокруг продукта должности и модели 70-20-10. Наставника оформляют по статье 351.8 ТК РФ до того, как его фамилия появится в плане, а результат проверяют по критериям, зафиксированным заранее.

Практическая часть чаще всего спотыкается не на содержании, а на учёте: планы теряются, подписи собираются вручную, к моменту проверки поднять историю по конкретному сотруднику не получается. В Добыто эту часть закрывает кадровый электронный документооборот — шаблоны планов, маршруты подписания и электронный архив, из которого документы по обучению поднимаются за пару минут.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель составлять план обучения нового сотрудника по Трудовому кодексу?

Отдельной нормы, которая требовала бы именно план обучения новичка, в ТК РФ нет. Необходимость подготовки работников для собственных нужд работодатель определяет сам, формы фиксируются коллективным договором, соглашениями или трудовым договором. Обязательным становится другое: инструктажи, обучение требованиям охраны труда и проверка знаний по постановлению № 2464, а также отраслевые требования вроде подготовки по охране окружающей среды. План удобен тем, что собирает обязательное и корпоративное в один документ со сроками и ответственными.

Можно ли включить обучение в испытательный срок и уволить, если сотрудник не сдал тест?

Результат теста сам по себе основанием не является. Работает связка: критерии прохождения испытания зафиксированы в трудовом договоре и плане, сотрудник ознакомлен с ними под подпись, факты невыполнения задокументированы. Отдельная ситуация — работник, не прошедший обучение и проверку знания требований охраны труда: его работодатель обязан отстранить от работы по статье 76 ТК РФ, и это не увольнение, а отстранение до устранения причины.

Кто платит за обязательное обучение и можно ли удержать деньги при увольнении?

Обязательное обучение по охране труда, первой помощи и применению СИЗ работодатель организует и оплачивает сам, удерживать эти расходы при увольнении нельзя. Возмещение затрат по статье 249 ТК РФ применимо к обучению за счёт работодателя, проведённому по соглашению с условием об отработке: при увольнении без уважительных причин до истечения срока работник возмещает затраты пропорционально неотработанному времени.

Обязательно ли учить нового сотрудника с отрывом от работы и как это оплачивается?

Форму выбирает работодатель. Если работник направляется на обучение с отрывом от работы, за ним по статье 187 ТК РФ сохраняются место работы и средняя заработная плата, а командировочные расходы возмещаются по правилам служебных командировок. Обучение внутри отдела без отрыва от работы такой гарантии не требует, но время на него всё равно нужно заложить в графике, иначе оно проигрывает текущим задачам.

Какие категории руководителей и специалистов должны иметь экологическую подготовку?

По статье 73 закона № 7-ФЗ подготовка в области охраны окружающей среды и экологической безопасности требуется руководителям организаций и специалистам, ответственным за принятие решений при осуществлении деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. Перечень таких должностей работодатель определяет сам исходя из характера деятельности и закрепляет приказом. Отдельно стоит допуск к обращению с отходами I-IV классов опасности: по статье 15 закона № 89-ФЗ здесь нужен документ о квалификации.

Чем отличается сертификат от удостоверения по итогам обучения?

Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке — документы о квалификации по статье 60 закона № 273-ФЗ: их выдаёт организация с образовательной лицензией по итогам программы дополнительного профессионального образования с аттестацией. Сертификат относится к документам об обучении и подтверждает участие, а не квалификацию. Для внутреннего корпоративного курса сертификата достаточно, для обязательных программ по нормативу — нет.

Кто готовит план, если в компании нет ни специалиста по обучению, ни службы персонала?

Обязательный контур закрывает специалист по охране труда или работник, на которого эти функции возложены приказом, вплоть до руководителя организации при численности до 50 человек. Содержательную часть в этом случае пишет руководитель отдела, а форму и учёт берёт на себя тот, кто ведёт кадровое делопроизводство. Опора здесь — готовый шаблон плана и положение об обучении: они снимают необходимость проектировать документ с нуля.