Приказ об обучении сотрудников: когда нужен и как оформить

Приказ об обучении сотрудников — распорядительный документ, которым работодатель фиксирует, кого, чему, где и за чей счет он учит. Трудовой кодекс не включает его в перечень обязательных кадровых документов, но без приказа не работают три вещи: гарантии по статье 187 ТК РФ, допуск к работе после проверки знаний по охране труда и списание затрат на обучение в расходы. Приказ обязателен там, где обучение связано с допуском, отрывом от работы или деньгами компании; для внутреннего курса силами своих экспертов достаточно положения об обучении и заявки. Обязательное обучение по нормативу требует в приказе программы, состава комиссии и сроков проверки знаний, а корпоративное развитие — ссылки на локальный нормативный акт, бюджет и план.

Разберем оба контура: по каким событиям издается приказ, какие реквизиты проверяет ГИТ и какие формулировки в основании ломают документ. Покажем, кого включать в приказ по охране труда, пожарной безопасности и экологии, как приказ связан с ученическим договором и условием об отработке по статье 249 ТК РФ. Сценарная таблица оснований, годовой календарь обязательных программ, разница между сертификатом и удостоверением, тарифы на перевод приказов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Соберите приказ о направлении на курсы повышения квалификации в готовом .docx: реквизиты, основание по статье 187 ТК РФ и блок ознакомления уже проставлены.

Когда приказ об обучении обязателен, а когда хватает других документов

Приказ решает четыре задачи сразу: дает бухгалтерии основание оплатить обучение и сохранить средний заработок, фиксирует поименный состав направляемых, привязывает обучение к конкретной программе и сроку, а после проверки знаний становится доказательством законного допуска к работе. Если хотя бы одна из этих задач в вашей ситуации есть, приказ нужен. Если ни одной — хватает положения об обучении и заявки от руководителя подразделения.

Ниже — разбор по типовым сценариям: что в приказе критично, а что можно опустить.

Строки с наставничеством и переподготовкой отличаются от остальных тем, что приказ там не самостоятелен: он опирается на подписанный работником документ. Издать приказ о наставничестве раньше, чем получено письменное согласие наставника, нельзя — поручение будет незаконным.

Два контура обучения: норматив и корпоративное развитие

Обязательный контур запускает не решение руководителя, а событие: прием на работу, перевод на другую должность, выдача допуска к оборудованию, изменение технологии, несчастный случай. Здесь состав обучаемых и периодичность заданы нормативом, работодатель их не выбирает. Приказ в этом контуре обслуживает проверку: инспектор смотрит, совпадают ли даты приказа, протокола и записи в журнале с датой приема работника.

Корпоративный контур работает иначе. Потребность в нем определяется матрицей компетенций подразделения, итогами аттестации или оценки, индивидуальным планом развития. Приказ здесь опирается на положение об обучении и годовой план, а не на норматив, и его формулировка мягче: «направить для участия в программе», а не «направить для прохождения обучения и проверки знания требований охраны труда».

Смешивать контуры в одном приказе не стоит. Обязательное обучение проверяется ГИТ, корпоративное — нет, но если они собраны в один документ, при проверке инспектор запросит подтверждающие документы по всем строкам, включая внутренний тренинг по переговорам. Мы разводим их на два разных документа с разной нумерацией.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Обязательный и добровольный контуры обучения живут по разным правилам доказывания. По охране труда работодатель обязан предъявить протокол проверки знаний и запись в реестре, по корпоративной программе достаточно приказа, договора с провайдером и акта. Если оба контура сведены в один приказ, доказывать придется по строгому стандарту весь список. Разведите их по разным приказам еще на этапе планирования года.»

Кого включать в приказ по охране труда, пожарной безопасности и экологии

Правила обучения по охране труда, утвержденные постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, задают жесткие сроки. Вновь принятые работники проходят обучение не позднее 60 календарных дней после заключения трудового договора или перевода на другую работу. Программ три: А — общие вопросы охраны труда, Б — безопасные методы работ по видам работ, В — работы повышенной опасности. Отдельно идут обучение оказанию первой помощи и обучение использованию средств индивидуальной защиты. Базовая периодичность проверки знаний — не реже одного раза в три года.

Если компания обучает работников своими силами, ей нужно попасть в реестр Минтруда: работодателя вносят в реестр индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, самостоятельно обучающих охране труда, в течение пяти рабочих дней после поступления уведомления. Сведения о проверке знаний по программам А, Б, В, по первой помощи и по применению СИЗ передаются в реестр обученных лиц.

По пожарной безопасности отдельный приказ на каждый инструктаж не издается. Приказом руководитель назначает ответственного за пожарную безопасность и утверждает программы инструктажей, а сами инструктажи фиксируются в журнале. Повторный противопожарный инструктаж по приказу МЧС России от 18.11.2021 № 806 проводится не реже одного раза в год, а на объектах защиты с массовым пребыванием людей — не реже одного раза в полгода.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Экологическое направление регулирует статья 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды». Подготовку в области охраны окружающей среды и экологической безопасности должны иметь руководители организаций и специалисты, ответственные за принятие решений при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. Формулировка отсылает к полномочиям, а не к названию должности, поэтому перечень собирается по приказам о распределении обязанностей и доверенностям. Отдельное требование дает Федеральный закон от 24.06.1998 № 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления»: лица, допущенные к обращению с отходами I-IV классов опасности, обязаны иметь документы о квалификации.

Строка про экологию отличается от остальных отсутствием жесткой периодичности в законе: закон требует наличия подготовки, а не повторения раз в столько-то лет. Сроки повторного обучения работодатель закрепляет сам в положении об обучении, и именно на этот пункт ЛНА ссылается приказ. Спорные ситуации по составу обучаемых можно вынести дежурному инспектору на портале Роструда «Онлайнинспекция.рф», где ответы даются со ссылкой на конкретные нормы.

Важный нюанс из практики: в приказе по охране труда чаще всего расходятся не фамилии, а даты. Приказ издан на пятидесятый день после приема, а протокол проверки знаний оформлен на семьдесят второй — формально шестидесятидневный срок нарушен, хотя обучение шло. Проверяйте дату протокола, а не дату начала курса.

Что должно быть в приказе: реквизиты и формулировки

Приказ об обучении оформляется в свободной форме: унифицированного бланка для него нет, в отличие от приказа о приеме по форме Т-1 или приказа об отпуске по форме Т-6. Свобода формы означает, что ответственность за полноту реквизитов лежит на кадровике.

1. Шапка. Полное наименование организации и идентификационные коды: ИНН, КПП, ОКПО.
2. Номер и дата. Номер по журналу регистрации приказов по личному составу или по основной деятельности — в зависимости от того, как это разведено в вашей номенклатуре дел.
3. Место составления. Город.
4. Заголовок к тексту. «О направлении работника на курсы повышения квалификации», а не «Об обучении»: заголовок должен отвечать на вопрос, о чем приказ.
5. Основание. Норма и документ: «На основании статьи 187 Трудового кодекса РФ», для обязательного обучения — ссылка на Правила № 2464 и пункт положения об обучении. Здесь же указывается заявка руководителя подразделения или итоги аттестации.
6. Распорядительная часть. Кого направить (должность, фамилия и инициалы), в какой период, к какому организатору, по какой теме или программе.
7. Поручение бухгалтерии. Оплатить обучение по конкретному счету с датой и номером.
8. Гарантии. Сохранить за работником место работы и средний заработок на период обучения.
9. Контроль. Кто отвечает за исполнение приказа.
10. Подписи и лист ознакомления. Подпись руководителя, ознакомление главного бухгалтера, руководителя отдела кадров и самого работника с проставленными датами.

Слабое место — пункт 5. Формулировка «в связи с производственной необходимостью» не является основанием: она не отсылает ни к норме, ни к документу. Если приказ дойдет до суда по спору о взыскании затрат на обучение, такая преамбула не подтвердит ни обязательность обучения, ни его связь с должностью работника.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Приказ об обучении читают трижды: бухгалтерия при оплате, инспектор при проверке и суд при споре о возврате затрат. Бухгалтерии нужен счет и сумма, инспектору — программа и сроки, суду — основание и связь обучения с трудовой функцией. Соберите приказ так, чтобы каждый из трех нашел свое, и переделывать документ задним числом не придется.»

Как оформить приказ об обучении: подготовка и порядок действий

Ошибки в приказе почти всегда родом из этапа до его издания: непонятно, кто именно попадает в список, нет утвержденного бюджета, не подписано соглашение об отработке.

Что проверить до издания приказа

1. Есть ли утвержденное положение об обучении персонала и указан ли в нем порядок направления на обучение.
2. Из какого документа взят список работников: перечень по Правилам № 2464, матрица компетенций подразделения, итоги аттестации или заявка руководителя.
3. Обязательное это обучение или инициатива работодателя: от ответа зависит, можно ли включать условие об отработке.
4. Есть ли у образовательной организации лицензия и какой документ она выдаст по итогам.
5. Заложены ли расходы в бюджет обучения на год и кто согласует превышение.
6. Кто и в какой срок передаст сведения в реестр обученных лиц, если речь про охрану труда.

Как издать приказ об обучении: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Получите заявку на обучение от руководителя подразделения или сформируйте список по нормативу и матрице компетенций.
2. Шаг 2. Определите контур: обязательное обучение по нормативу или корпоративная программа. От этого зависят формулировка основания и состав приложений.
3. Шаг 3. Согласуйте с образовательной организацией программу, объем в часах, даты и стоимость. Запросите договор и счет до издания приказа.
4. Шаг 4. Для программ за счет работодателя подпишите с работником ученический договор или соглашение об обучении с условием об отработке. Приказ издается после подписания, а не вместо него.
5. Шаг 5. Составьте приказ по десяти реквизитам из раздела выше, зарегистрируйте его в журнале и присвойте номер.
6. Шаг 6. Ознакомьте под подпись работника, руководителя подразделения, бухгалтерию и ответственного за контроль. Дата ознакомления работника должна предшествовать дате начала обучения.
7. Шаг 7. После завершения обучения соберите документ о квалификации или протокол проверки знаний, внесите запись в журнал учета обучения и передайте сведения в реестр, если обучение было обязательным.

Шаблоны для приказа и сопровождающих документов

Комплект собран по порядку цикла, начинать стоит с положения об обучении: приказ ссылается именно на его пункты.

Деньги: гарантии работнику, расходы компании и возврат затрат

Статья 187 ТК РФ обязывает при направлении на обучение с отрывом от работы сохранить за работником место работы и средний заработок, а при обучении в другой местности — оплатить командировочные расходы по правилам служебных командировок. Эта норма и есть причина, по которой приказ нельзя заменить устным распоряжением: без распорядительного документа бухгалтерия не имеет основания начислить средний заработок вместо оклада.

Статья 196 ТК РФ оставляет необходимость обучения на усмотрение работодателя, но в случаях, установленных законами и иными нормативными актами, обучение становится обязанностью. Статья 197 ТК РФ дает работнику право на подготовку, реализуемое через договор с работодателем. Это разные конструкции, и приказ, изданный по инициативе работника, ссылается на статью 197, а не на 196.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Возврат затрат работает по статье 249 ТК РФ: если работник увольняется без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении за счет работодателя, он возмещает затраты пропорционально фактически не отработанному времени. Ключевое слово — «обусловленного»: без письменного условия об отработке взыскать нечего. Ученический договор по статьям 198-208 ТК РФ дает ту же логику через статью 207: при неисполнении обязанностей по договору ученик возвращает полученную стипендию и другие расходы.

Сколько стоит ошибка в приказе

Допуск работника к работе без обучения и проверки знания требований охраны труда — это часть 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ: штраф на юридическое лицо от 110 000 до 130 000 рублей. Штраф считается по каждому работнику, поэтому цена ошибки в списке приказа умножается на число пропущенных фамилий. Параллельно действует статья 76 ТК РФ: работника, не прошедшего обучение и проверку знаний, работодатель обязан отстранить от работы, и время отстранения не оплачивается.

Вторая по частоте потеря — несостоявшееся взыскание. Приказ на переподготовку издан, счет оплачен, работник уволился через месяц, а условия об отработке нет ни в трудовом договоре, ни в отдельном соглашении. Взыскать стоимость программы в этой ситуации не получится: приказ сам по себе обязательства работника не создает, он адресован бухгалтерии и кадровой службе.

Важный нюанс из практики: годовое обучение линейного сотрудника обходится в 22 845 рублей, а замена уволившегося — в 6-9 месячных окладов, то есть при окладе 60 000 рублей это 360 000-540 000 рублей. Обучение окупается, если предотвращает хотя бы одно увольнение на 16 обученных, и этот расчет работает как аргумент при защите бюджета лучше, чем ссылка на пользу развития.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Страх «обучу, а он уйдет» стоит компании дороже самого обучения. Если персонал не учить, руководитель начинает делать работу за подчиненных, его ресурс уходит на текучку, и подразделение перестает расти. Риск ухода закрывается не отказом от обучения, а соглашением о сроке отработки и связкой развития с карьерным движением внутри компании. Проверьте, есть ли у вас хотя бы один из этих двух механизмов.»

Сертификат, удостоверение и диплом: чем подтверждается исполнение приказа

Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке — документы о квалификации, предусмотренные Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Их выдает только организация с лицензией на образовательную деятельность по итогам программы дополнительного профессионального образования. По Порядку организации образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам, утвержденному приказом Минобрнауки России от 01.07.2013 № 499, программа повышения квалификации не может быть короче 16 часов, программа профессиональной переподготовки — короче 250 часов. Сведения о выданных документах вносятся в федеральный реестр ФИС ФРДО, где их можно проверить.

Сертификат в этом ряду стоит отдельно. Это документ об участии в мероприятии или прохождении курса, законом он не регламентирован, единых требований к его форме нет, в ФИС ФРДО он не попадает. Сертификат подтверждает факт обучения перед руководителем, но не подтверждает квалификацию перед проверяющим органом. Если приказ издан по обязательному направлению, а на выходе получен сертификат, обучение считается непройденным.

По охране труда логика еще жестче: подтверждением служит не документ об образовании, а протокол проверки знания требований охраны труда и запись в реестре обученных лиц. Удостоверение установленного образца от учебного центра само по себе допуск не подтверждает, если записи в реестре нет.

Когда приказ об обучении не нужен

Есть четыре ситуации, в которых издание приказа только добавляет документооборота.

• Обучение без отрыва от работы силами внутренних экспертов. Порядок описан в положении об обучении, состав участников закрыт заявкой, средний заработок сохранять не нужно, потому что работник не отрывается от работы. Достаточно заявки и журнала учета.
• Самостоятельное обучение работника за свой счет. Работодатель не оплачивает и не освобождает от работы, поэтому распоряжаться нечем. Если работник просит учебный отпуск по статье 173 ТК РФ, оформляется приказ о предоставлении отпуска, а не приказ об обучении.
• Повторный противопожарный инструктаж и первичный инструктаж на рабочем месте. Приказом утверждаются программы и назначаются ответственные однократно, а каждое проведение фиксируется журналом.
• Короткие внутренние встречи по продукту и регламентам. Разбор изменений в регламенте на планерке не создает ни расходов, ни допуска, ни гарантий, поэтому распорядительный документ ему не нужен.

Общий критерий простой: если по итогам обучения не появляется ни расхода, ни допуска, ни гарантии по ТК РФ, приказ можно не издавать. Как только появляется хотя бы одно из трех, документ становится нужен.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Базовая адаптация новичка по системе папки сотрудника и папки должности занимает 3-5 дней, дальше человек добирает детали в работе. Приказ на этот блок не нужен — нужен план адаптации и назначенный наставник. А вот приказ о наставничестве обязателен, и издавать его до получения письменного согласия наставника нельзя: статья 351.8 ТК РФ требует согласия, а размер и условия выплат за наставничество фиксируются трудовым договором или дополнительным соглашением.»

Приказ об обучении в электронном виде: подпись, ознакомление, хранение

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают создавать и подписывать кадровые документы без дублирования на бумаге. Приказ об обучении и лист ознакомления к нему в этот периметр попадают. Исключения перечислены в статье 22.1 ТК РФ и на приказ об обучении не распространяются, но журналы инструктажей по охране труда переводить в электронный вид нельзя — это отдельная сущность, и в КЭДО она не уходит.

Вид подписи различается по ролям. Работодатель подписывает приказ усиленной квалифицированной подписью или усиленной неквалифицированной подписью в зависимости от документа и настроек системы. Работник для ознакомления с приказом и локальными нормативными актами может использовать простую электронную подпись, если это предусмотрено соглашением сторон и порядком, закрепленным в ЛНА. Для трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора требования строже, поэтому ученический договор к приказу об обучении подписывается не той же подписью, что сам приказ.

В практике Добыто кадровики чаще всего спотыкаются не на подписи, а на согласии: работник не дал согласие на взаимодействие в электронном виде, приказ ушел в систему, а ознакомления юридически не произошло. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, чтобы такие настройки вылезли на 20 сотрудниках, а не на всей численности.

Групповой приказ на обучение по охране труда удобен именно в электронном виде: в сервисе Добыто один документ уходит на ознакомление всему списку сразу, а статус по каждому работнику виден в маршруте. Выгрузка приказа с отметками об ознакомлении и штампом времени формируется из архива, и по запросу ГИТ ее не приходится собирать вручную по подразделениям.

Стоимость перевода кадровых приказов в электронный вид: тарифы Добыто

Стоимость зависит от численности штата и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов документов, электронного архива и требований к SLA.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и требований к инфраструктуре: выделенный сервер и SLA доступны только в «Корпорации», а интеграция с 1С и электронный архив начинаются с «Бизнеса». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчетом разницы за оставшийся период.

Выводы

Приказ об обучении нужен не всегда, а тогда, когда обучение порождает расход, допуск или гарантию по Трудовому кодексу. Обязательный контур живет по нормативным срокам: 60 календарных дней после приема по Правилам № 2464, повторный противопожарный инструктаж раз в год, подготовка по экологической безопасности для тех, кто принимает решения по статье 73 7-ФЗ. Корпоративный контур опирается на положение об обучении, матрицу компетенций и годовой план, и смешивать его с обязательным в одном документе не стоит. Взыскать затраты на обучение можно только при письменном условии об отработке, а подтверждением исполнения приказа служит удостоверение, диплом или протокол проверки знаний, но не сертификат.

Приказ, лист ознакомления и сопутствующие соглашения ведутся в электронном виде на основании статей 22.1-22.3 ТК РФ. Добыто закрывает эту часть работы кадровой службы: групповое ознакомление с приказом, маршруты согласования, выпуск подписей сотрудникам и выгрузка комплекта с отметками для проверки.

Частые вопросы

Можно ли оформить один приказ на группу работников?

Да, законодательство не требует отдельного приказа на каждого. Групповой приказ удобен для обучения по охране труда: в распорядительной части идет таблица с должностями, фамилиями, программами и сроками, а лист ознакомления оформляется общим с датой напротив каждой подписи. Ограничение одно: если у работников разные основания и разные источники финансирования, лучше разделить приказы, иначе при проверке придется подтверждать весь список по строгому стандарту.

Чем сертификат отличается от удостоверения о повышении квалификации?

Удостоверение выдается по программе дополнительного профессионального образования объемом не менее 16 часов организацией с образовательной лицензией, сведения о нем вносятся в федеральный реестр ФИС ФРДО. Диплом о профессиональной переподготовке выдается по программе не менее 250 часов. Сертификат законом не регламентирован, единой формы не имеет и в реестр не попадает: он подтверждает участие в курсе, но не квалификацию. Для обязательных направлений сертификат исполнением приказа не считается.

Меняется ли приказ, если обучение синхронное или асинхронное?

Синхронный формат означает занятия в реальном времени с преподавателем и группой, асинхронный — самостоятельное прохождение записанных материалов в удобное время. На реквизиты приказа это не влияет, но влияет на два пункта: период обучения при асинхронном формате указывается диапазоном с крайней датой завершения, а гарантия сохранения среднего заработка по статье 187 ТК РФ применяется только при отрыве от работы. Асинхронный курс, который сотрудник проходит в рабочее время без освобождения от обязанностей, отрывом от работы не считается.

Как правило 70-20-10 отражается в приказе и плане обучения?

Модель 70-20-10 распределяет развитие сотрудника между обучением на практике, обучением через наставничество и обратную связь и формальным обучением на курсах. В приказ попадает только последняя доля: курсы, семинары, программы ДПО. Остальные две части оформляются другими документами — индивидуальным планом развития и приказом о назначении наставника с допсоглашением о выплатах. Если весь план развития пытаются провести одним приказом об обучении, документ перестает соответствовать своему предмету.

Что делать, если работник отказывается идти на обучение?

Различайте контуры. Обязательное обучение по охране труда, пожарной безопасности и другим нормативным направлениям входит в обязанности работника по статье 214 ТК РФ, и отказ от него дает основание для отстранения от работы по статье 76 ТК РФ и для дисциплинарного взыскания. Корпоративное обучение по инициативе работодателя обязанностью не является, если оно не привязано к квалификационным требованиям должности: принудить к нему нельзя, а несогласие не может быть поводом для взыскания.

Нужен ли приказ, если сотрудник учится за свой счет?

Приказ об обучении в этом случае не издается: работодатель не несет расходов и не предоставляет гарантий по статье 187 ТК РФ. Если работник получает образование соответствующего уровня впервые и приносит справку-вызов, оформляется приказ о предоставлении учебного отпуска по статьям 173-177 ТК РФ. Полученный документ о квалификации имеет смысл приложить к личному делу и отразить в матрице компетенций подразделения: это влияет на планирование обучения следующего года.

Нужен ли приказ о наставничестве и как понять, сколько наставников нужно?

Приказ нужен, и он издается только после письменного согласия наставника: статья 351.8 ТК РФ действует с 1 марта 2025 года и требует фиксировать содержание, срок наставничества, а также размер и условия выплат в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Нормативного показателя потребности в наставниках не существует, компании считают его сами: обычно от количества новичков на период адаптации, от числа позиций, где работа передается только на практике, и от нагрузки одного наставника, которую компания готова допустить. Лучший наставник — действующий результативный сотрудник подразделения, а не приглашенный тренер.