Приказ на обучение сотрудников: документы и образец 2026

Приказ о направлении на обучение издаётся в свободной форме и опирается на статью 187 ТК РФ: в нём указывают, кого направляют, на какую программу, в какой период, кто оплачивает счёт и что за работником сохраняются место работы и средний заработок. Одним приказом комплект не закрывается: до него нужны положение об обучении как ЛНА и заявка или годовой план, после — протокол проверки знаний и запись в журнале учёта. Главное различие определяет, какой комплект вы собираете. Обязательная подготовка по охране труда, экологической безопасности, пожарной безопасности идёт по постановлению Правительства № 2464 и профильным законам, со своими программами, комиссией и протоколом. Корпоративное обучение навыкам компания оформляет по правилам, которые устанавливает сама в ЛНА.

Разберём состав приказа по реквизитам, покажем, чем удостоверение о повышении квалификации отличается от сертификата и почему сертификат не закрывает обязательное обучение, и что меняется в документах при синхронном и асинхронном формате. Отдельно — ученический договор и соглашение об отработке: какие условия дают шанс взыскать затраты по статье 249 ТК РФ, а какие суд не примет. Во второй половине статьи: сценарная таблица форматов, размеры штрафов по части 3 статьи 5.27.1 КоАП, тарифы на перевод кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы.

Соберите приказ о направлении на курсы повышения квалификации в конструкторе: подставьте реквизиты организации, работника и программы и скачайте готовый файл .docx.

Два контура обучения: где документы диктует закон, а где вы сами

Комплект документов зависит не от формы обучения, а от того, кто установил требование учить. В первом контуре требование установлено нормативным актом: работодатель обязан обучить, а инспектор вправе проверить документы. Во втором контуре требование установил сам работодатель, и состав документов он определяет в положении об обучении. Путаница между контурами — причина большей части замечаний: компания проводит корпоративный тренинг по коммуникациям и считает, что закрыла обучение по охране труда.

Таблица показывает, какое основание порождает какой комплект.

Первые три строки проверяет надзорный орган, и там документ отсутствующий равен обучению непроведённому. Последняя строка проверяется только внутри компании, поэтому её состав вы можете сокращать — но ровно до того момента, пока не понадобится доказать расходы налоговой или обосновать отказ в повышении.

Приказ о направлении на обучение: реквизиты и формулировки

Унифицированной формы для такого приказа нет, поэтому его собирают по правилам делопроизводства из обязательных элементов. Полное наименование организации с ИНН, КПП и ОКПО, номер и заголовок приказа, город и дата, ссылка на основание, распорядительная часть со словом «ПРИКАЗЫВАЮ», подпись руководителя и лист ознакомления с датами.

Распорядительная часть содержит четыре смысловых блока. Первый: кого и куда направить — должность, фамилия и инициалы работника, наименование организатора обучения, тема программы, точный период с датой начала и датой окончания. Второй: поручение бухгалтерии оплатить обучение с указанием реквизитов счёта. Третий: гарантия по статье 187 ТК РФ — сохранение места работы, должности и среднего заработка на период обучения. Четвёртый: кто контролирует исполнение.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Приказ на обучение чаще всего разваливается на периоде и на гарантиях. Пишите даты начала и окончания цифрами, а не «в мае», и отдельным пунктом фиксируйте сохранение места работы и среднего заработка со ссылкой на статью 187 ТК РФ. Без этого пункта вы формально направили человека учиться, но не оформили, чем оплачиваются его дни, и спор о деньгах становится вопросом устных договорённостей.»

Важный нюанс из практики: лист ознакомления в приказе на обучение подписывает не только сам работник. В типовом образце подписи ставят главный бухгалтер, руководитель отдела кадров и работник, каждый со своей датой. Логика простая: приказ содержит поручение бухгалтерии и распоряжение по кадровому оформлению, поэтому исполнители расписываются наравне с работником.

Как оформить направление сотрудника на обучение: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите контур: обязательная подготовка по нормативному акту или корпоративное обучение по ЛНА. От этого зависит, нужен ли протокол проверки знаний и сведения в государственном реестре.
2. Шаг 2. Получите основание: заявку от руководителя подразделения, пункт годового плана обучения или предписание по итогам проверки. Основание указывается в приказе.
3. Шаг 3. Заключите договор с образовательной организацией и проверьте, вправе ли она выдавать нужный вам документ. Учебный центр без лицензии на образовательную деятельность выдаёт только сертификат установленного им самим образца.
4. Шаг 4. Если обучение оплачивает работодатель и вы рассчитываете на отработку, подпишите ученический договор или соглашение об обучении до издания приказа. Задним числом такое соглашение не работает.
5. Шаг 5. Издайте приказ, ознакомьте работника и исполнителей под подпись с датой, передайте копию в бухгалтерию для оплаты счёта.
6. Шаг 6. После обучения получите документ о квалификации, зафиксируйте результат в журнале учёта обучения и приложите копию документа к личному делу.

Когда приказ издавать не нужно

Приказ не требуется, если работник учится вне рабочего времени, за свой счёт и без гарантий от работодателя: здесь нет ни расхода компании, ни освобождения от работы, ни основания для сохранения среднего заработка. Не нужен отдельный приказ и на первичный инструктаж на рабочем месте — его проводит непосредственный руководитель, а фиксация идёт в журнале инструктажа, а не распорядительным документом. Для внутреннего короткого модуля, который сотрудник проходит в системе обучения в рабочее время без отрыва от задач, достаточно записи в журнале учёта и отметки о прохождении.

Что оформляют до приказа: положение, план и заявка

Положение об обучении персонала — базовый ЛНА, который отвечает на вопросы, кто инициирует обучение, кто согласует бюджет, какие форматы применяются, как фиксируется результат и в каких случаях с работником заключают соглашение об отработке. Без него каждый приказ приходится обосновывать заново, а отказ работнику в оплате курса выглядит произвольным.

Дальше идут план и матрица. Годовой план обучения распределяет программы по месяцам и подразделениям, матрица компетенций отдела показывает, какой уровень требуется по должности и где разрыв. Матрица обучения строится иначе: должности по вертикали, обязательные программы по горизонтали, на пересечении — дата последнего обучения и дата следующего. Именно она отвечает на вопрос инспектора, кто из работников на какую дату должен был пройти проверку знаний.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В практике Добыто разрыв чаще всего проходит здесь: положение об обучении утверждено, а заявки и согласования живут в переписке, поэтому к моменту проверки нечем подтвердить, почему обучали одних и не обучали других.

Индивидуальный план развития оформляют для конкретного работника, чаще всего по итогам оценки или при включении в кадровый резерв. Действия внутри ИПР раскладывают по правилу 70-20-10: примерно 70% развития приходится на практику и рабочие задачи, 20% на наставничество и обратную связь, 10% на собственно обучение — курсы, тренинги, чтение. Контрольные точки ставят на первый, третий и шестой месяц. Для должности начальника технологического отдела структура та же: цель по компетенции, действия по трём блокам, срок и способ проверки результата.

Что проверить до издания приказа

1. Утверждено ли положение об обучении и ознакомлены ли с ним работники под подпись.
2. Есть ли программа обучения и вправе ли организатор выдать нужный вам документ о квалификации.
3. Попадает ли должность в перечень тех, кто обязан обучаться по нормативному акту, и на какую дату истекает предыдущий срок.
4. Нужно ли соглашение об отработке и укладывается ли стоимость обучения в утверждённый бюджет.
5. Кто заменяет работника на период обучения с отрывом от работы и как это оформляется.

Шаблоны документов для оформления обучения персонала

Комплект закрывает весь цикл от заявки до протокола; начинать удобнее с положения об обучении, потому что на него ссылаются остальные документы.

Ученический договор и соглашение об отработке: когда затраты можно вернуть

Статья 197 ТК РФ даёт работнику право на подготовку и дополнительное профессиональное образование, а реализуется это право договором между работником и работодателем. Ученический договор по статьям 198-208 ТК РФ заключают и с работником компании, и с лицом, ищущим работу. Он содержит конкретную квалификацию, обязанность работодателя обеспечить обучение, обязанность ученика проработать по договору установленный срок, срок ученичества, размер стипендии и оплату.

Соглашение об обучении — более лёгкая конструкция для случая, когда работник уже в штате и направляется на конкретный курс. Взыскание строится на статье 249 ТК РФ: при увольнении без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении за счёт средств работодателя, работник возмещает затраты пропорционально фактически не отработанному времени. Слово «пропорционально» здесь ключевое: условие о возврате полной суммы независимо от отработанного периода ухудшает положение работника и не применяется.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Взыскать затраты получается там, где есть три вещи: подписанное до обучения соглашение с конкретным сроком отработки, платёжные документы на конкретную сумму и документ об обучении на имя работника. Если срок отработки в соглашении не назван или расчёт сделан не пропорционально отработанному времени, суд отказывает целиком, а не уменьшает сумму.»

Отдельный вопрос — стоит ли вообще вкладываться в обучение при риске ухода сотрудника. Экономия здесь обманчива: замена уволившегося обходится в 6-9 месячных окладов, то есть при окладе 60 000 рублей это 360 000-540 000 рублей, тогда как годовое обучение линейного сотрудника стоит порядка 22 845 рублей. Обучение окупается, если предотвращает хотя бы одно увольнение на 16 обученных. Риск ухода закрывается не отказом от обучения, а сроком отработки в соглашении и привязкой развития к карьерному росту внутри компании.

Документы по итогам обучения: удостоверение, диплом, сертификат, протокол

Разница между сертификатом и удостоверением не в дизайне бланка, а в том, кто и на каком основании его выдал. Документы об образовании и о квалификации регулирует статья 60 Федерального закона № 273-ФЗ, а виды документов по программам дополнительного профессионального образования конкретизирует приказ Минобрнауки России № 499 от 01.07.2013. Сертификат в этот перечень не входит: это документ об обучении, форму которого организация устанавливает самостоятельно.

Практический вывод для кадровика: если внешний провайдер обещает «сертификат по охране труда», требование постановления № 2464 этим не закрывается — нужны протокол проверки знаний и сведения в реестре обученных лиц. Подлинность удостоверения и диплома проверяется бесплатно через федеральный реестр сведений о документах об образовании Рособрнадзора, где размещён сервис поиска и указаны сроки внесения данных образовательными организациями.

Сведения об обучении по охране труда работодатель проверяет в другом месте: в реестре обученных лиц по охране труда Минтруда России. Туда данные подаёт обучающая организация или сам работодатель, зарегистрированный в системе.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Синхронное и асинхронное обучение: что меняется в документах

Синхронное обучение идёт в реальном времени: очный тренинг, вебинар, разбор кейсов в группе с преподавателем. Асинхронное сотрудник проходит в удобное время: записанный курс, электронный модуль, текстовые материалы с тестом в конце. Смешанный формат преобладает — 71% компаний совмещают онлайн и очное обучение, только очно работают 16%, только онлайн 13%.

Для кадрового оформления различие важно по трём точкам: чем подтверждается присутствие, как считается время обучения и допустим ли формат по нормативному акту. С 31 августа 2026 года действует редакция Правил обучения по охране труда, обновлённая постановлением Правительства № 805 от 30.06.2026: пункт 66 прямо запрещает проводить практические занятия дистанционно, а срок действия самих Правил продлён до 1 сентября 2032 года.

Отсюда практическое правило комплектования: чем больше в программе практики и чем ближе она к обязательной подготовке, тем меньше свободы в выборе формата и тем строже требования к бумажной части.

Наставничество: приказ по статье 351.8 ТК РФ и доплата

Наставничество с 2025 года прямо урегулировано статьёй 351.8 ТК РФ: содержание, сроки и форма выполнения работы наставника, а также размер и условия доплаты фиксируются в трудовом договоре или дополнительном соглашении с письменного согласия работника. Приказ о назначении наставника закрепляет само поручение и связку «наставник — подопечный — срок», но не заменяет соглашение о доплате.

Важный нюанс из практики: наставничество работает как последовательность из трёх этапов — новичок сначала наблюдает за работой наставника, затем работает сам под присмотром, и только потом присмотр снимается. Если в приказе назван срок, а этапы не описаны в плане, наставник и подопечный по-разному понимают момент окончания сопровождения.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Наставника лучше искать среди действующих успешных сотрудников, а не звать внешнего тренера: новичку нужен человек, который делает эту работу вживую и у которого можно сразу переспросить. Но статус наставника надо подкреплять — признанием, доплатой, включением в оценку. Иначе через два-три месяца наставничество тихо превращается в дополнительную нагрузку, от которой отказываются.»

Перевод документов по обучению в электронный вид

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ позволяют перевести в электронный вид большую часть кадровых документов: приказы, заявления, ЛНА, уведомления, согласия, дополнительные соглашения. Для документов по обучению это означает, что приказ о направлении, заявка, соглашение об обучении, лист ознакомления с положением и протокол внутренней проверки знаний могут существовать без бумаги, с подписанием электронной подписью.

Исключений четыре, и одно из них напрямую касается обучения: журнал инструктажа по охране труда остаётся бумажным. Рядом в перечне исключений — приказ об увольнении, акт о несчастном случае и бумажная трудовая книжка. Смешанный режим здесь норма, а не признак неудачного внедрения: приказы и ознакомления уходят в электронный контур, журналы инструктажей остаются на бумаге.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед переводом документов по обучению в электронный вид разложите комплект на две стопки: что можно подписывать электронной подписью и что закон оставил на бумаге. Журнал инструктажа по охране труда уходит во вторую стопку, и это не повод откладывать переход — остальные документы по обучению переводятся полностью. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней видно, где маршрут согласования собран неверно.»

Сроки хранения от формы не зависят. Локальные нормативные акты, включая положение об обучении, хранятся постоянно, приказы по личному составу — 50 лет, графики и табели — 5 лет. Электронный архив обязан обеспечивать читаемость и проверяемость подписи весь этот срок, поэтому вопрос выгрузки комплекта по конкретному работнику стоит проверять до подключения, а не в момент проверки.

Цена ошибки в документах по обучению

Стоимость ошибки считается не по цене переоформления бумаги. Допуск работника к работе без обучения и проверки знаний требований охраны труда наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП: должностное лицо и индивидуальный предприниматель — от 15 000 до 25 000 рублей, юридическое лицо — от 110 000 до 130 000 рублей. Штраф считается по каждому необученному работнику, поэтому десять человек в цехе превращаются в сумму до 1 300 000 рублей для организации.

Вторая часть цены — отстранение. Статья 76 ТК РФ обязывает работодателя отстранить от работы работника, не прошедшего обучение и проверку знаний в установленном порядке, и заработная плата за период отстранения по общему правилу не начисляется. Для производственного участка это остановка смены, а для компании — выбор между простоем и риском штрафа за допуск.

Третья часть — невозвратные расходы на обучение. Если соглашение об отработке не подписано или срок в нём не назван, оплата курса остаётся за работодателем целиком, даже когда работник уволился через месяц после получения диплома. По статье 249 ТК РФ взыскивается только то, что подкреплено договором, платёжными документами и пропорциональным расчётом.

Стоимость перевода документов по обучению в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора подписей и от того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес», выделенный сервер и SLA — только в «Корпорации». Актуальный состав каждого пакета и условия перехода между тарифами приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с минимального пакета и расширять его по мере перевода документов — рабочая схема.

Выводы

Комплект документов по обучению определяется не форматом занятий, а источником требования. Там, где учить обязывает нормативный акт, состав документов задан жёстко: перечень должностей, программа, приказ, протокол проверки знаний и сведения в государственном реестре. Там, где обучение инициирует сама компания, состав определяет положение об обучении, а приказ на направление собирается по правилам делопроизводства с обязательной ссылкой на статью 187 ТК РФ и гарантиями работнику. Отдельно проверяются два узла: подписано ли соглашение об отработке до начала обучения и выдаёт ли организатор документ, который закрывает требование, а не просто подтверждает участие.

Бумажная часть этой работы почти вся переводится в электронный вид: приказы, заявки, соглашения и листы ознакомления подписываются электронной подписью, а на бумаге по закону остаются только журналы инструктажей и ещё три вида документов. В Добыто мы собираем такие маршруты под конкретную структуру компании и заранее разводим документы на электронный и бумажный контуры, чтобы к моменту проверки комплект по каждому работнику выгружался целиком.

Частые вопросы

Нужно ли обучать по охране труда исполнителей по договору ГПХ и самозанятых?

Требования Правил, утверждённых постановлением № 2464, распространяются на работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем. Исполнитель по гражданско-правовому договору и самозанятый работниками не являются, поэтому приказ о направлении на обучение и протокол проверки знаний на них не оформляются. Порядок допуска таких лиц на объект регулируется условиями договора и правилами заказчика, а не кадровыми документами. Если фактические отношения имеют признаки трудовых, при переквалификации договора претензии по необученным работникам предъявят уже к работодателю.

В какой срок нужно обучить нового сотрудника?

Обучение по оказанию первой помощи пострадавшим для вновь принятых работников проводится в срок, установленный работодателем, но не позднее 60 календарных дней после заключения трудового договора; при переводе на другую должность отсчёт идёт от даты перевода. Повторяется такое обучение не реже одного раза в 3 года. Инструктажи проводятся до начала самостоятельной работы. Конкретные даты по каждой должности удобнее вести в матрице обучения, где на пересечении должности и программы стоит дата последнего и следующего обучения.

Что делать, если работник отказывается проходить обязательное обучение?

Работодатель обязан отстранить от работы работника, не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний требований охраны труда, на основании статьи 76 ТК РФ. Отстранение оформляется приказом с указанием причины и периода, заработная плата за это время по общему правилу не начисляется. До приказа фиксируется сам факт отказа: акт с подписями двух-трёх работников либо письменное объяснение сотрудника. Допустить необученного работника к работе дешевле не получится — это состав по части 3 статьи 5.27.1 КоАП.

Можно ли взыскать затраты на обучение, если работник уволился по сокращению?

Статья 249 ТК РФ говорит о возмещении затрат при увольнении без уважительных причин. Сокращение численности или штата — инициатива работодателя, поэтому расходы на обучение в этом случае не взыскиваются. То же касается увольнения из-за нарушений со стороны работодателя, например задержки заработной платы. Перечень уважительных причин закон не закрывает, поэтому его имеет смысл прописать в соглашении об обучении: чем конкретнее список, тем меньше поле для спора.

Обязательно ли утверждать перечень должностей для экологической подготовки?

Статья 73 Федерального закона № 7-ФЗ требует подготовки от руководителей организаций и специалистов, ответственных за принятие решений при осуществлении деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. Кто именно относится к таким специалистам в конкретной компании, закон не перечисляет, поэтому работодатель определяет круг должностей сам и закрепляет его приказом. Без такого приказа спор с проверяющим сводится к оценочному суждению о том, кто у вас принимает экологически значимые решения.

Нужно ли переиздавать приказ, если даты обучения сдвинулись?

Если период обучения указан в приказе конкретными датами, а провайдер перенёс поток, издаётся приказ о внесении изменений с новым периодом либо приказ отменяется и издаётся новый. Оставлять расхождение между приказом и фактическими датами нельзя: на этих датах строятся расчёт среднего заработка по статье 187 ТК РФ и табелирование дней. При переносе также проверьте, не выходит ли новая дата за нормативный срок обучения по должности.