Лист обучения сотрудника: как заполнять, образец 2026

Лист обучения сотрудника — учётная форма, в которой работодатель фиксирует, чему и когда обучали конкретного работника: программу, дату, продолжительность, кто проводил, результат проверки знаний и реквизиты выданного документа. Единой утверждённой формы у него нет: работодатель разрабатывает её сам и закрепляет приложением к положению об обучении персонала. Обязательные реквизиты берутся из того норматива, по которому проводилось обучение. Главное различие, от которого зависит заполнение: обучение по охране труда, пожарной и экологической безопасности требует протокола проверки знаний и записи в государственном реестре, а внутреннее обучение по матрице компетенций и ИПР оформляется в свободной форме и подтверждается только внутренними подписями.

Разберём девять граф, без которых лист обучения не работает как доказательство, и покажем, что писать в графе «документ об обучении», когда работнику выдали сертификат, а не удостоверение. Отдельно — какие виды обучения обязательны по закону и с какой периодичностью их повторять, чтобы лист не устарел. Сценарная таблица по типам обучения, пошаговый порядок заполнения, разбор ошибок с ценой каждой, правила перевода листа в электронный вид и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.

Лист обучения сотрудника: какой документ имеется в виду и почему единой формы нет

Ни Трудовой кодекс, ни отраслевые правила не содержат бланка с названием «лист обучения». Кадровики называют так три разных документа: персональную учётную карточку обучения работника, лист прохождения программы адаптации и лист индивидуального плана развития. Общее у них одно: это персональный документ на одного работника, в отличие от журнала учёта обучения персонала, где записи ведутся по всем сразу, и от протокола проверки знания требований охраны труда, который оформляется на комиссию и группу работников.

Разграничение важно для проверки. Протокол доказывает, что знания проверены комиссией, журнал доказывает системность процесса, а лист обучения показывает историю конкретного человека: что он проходил, когда истекает срок действия обучения и какой документ подтверждает квалификацию. Инспектор ГИТ смотрит протокол и журнал, руководитель подразделения смотрит лист.

Форма листа утверждается локальным нормативным актом. Работодатель определяет необходимость подготовки работников для собственных нужд самостоятельно (статья 196 ТК РФ), а формы и условия обучения закрепляет коллективным договором или локальным актом. Пока лист не приложен к положению об обучении персонала, это внутренняя таблица без статуса кадрового документа.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Лист обучения начинается не с граф, а с положения об обучении персонала. В нём фиксируется, кто утверждает форму листа, кто заполняет, где хранится оригинал и кто отвечает за контроль сроков. Если положения нет, лист остаётся справочной таблицей: в трудовом споре он не подтверждает, что работодатель исполнил обязанность по статье 196 ТК РФ. Начните с проверки: есть ли у вас утверждённое положение и приложена ли к нему форма листа.»

Ниже — разбор того, что критично при заполнении в каждом типовом сценарии, а что вторично.

Из таблицы видно закономерность: в обязательном обучении лист вторичен по отношению к протоколу и журналу, он дублирует и агрегирует данные. Во внутреннем обучении лист первичен — других подтверждающих документов там просто нет.

Когда лист обучения заводить не нужно

Лист становится лишней бумагой в четырёх случаях. Первый: разовый внешний семинар без влияния на допуск к работе и без затрат работодателя — достаточно подшить копию сертификата в личное дело. Второй: обучение уже полностью закрыто журналом и протоколом, а численность подразделения меньше 10 человек, и руководитель держит картину в голове. Третий: работник принят на срок до двух месяцев и не выполняет работ, требующих обязательного обучения. Четвёртый: компания ведёт LMS, где история обучения формируется автоматически, и лист дублировал бы выгрузку из системы.

Отказ от листа не отменяет обязательных документов. Протокол проверки знания требований охраны труда, журналы инструктажей и записи в реестре обученных лиц ведутся независимо от того, есть ли у вас персональный лист.

Девять граф листа обучения, без которых он не доказывает ничего

Набор реквизитов собирается из двух источников: обязательные поля диктует норматив по конкретному виду обучения, дополнительные добавляет работодатель под свои задачи. Минимальный рабочий состав выглядит так.

1. Сведения о работнике. Фамилия, имя, отчество, должность и структурное подразделение по штатному расписанию, СНИЛС. СНИЛС нужен, чтобы сверять записи с реестром обученных лиц.
2. Основание обучения. Норма закона, пункт ЛНА, приказ о направлении на обучение или пункт ИПР. Без основания непонятно, обязательное это обучение или добровольное.
3. Наименование программы и её объём в часах. Название пишется дословно так, как оно указано в программе или в договоре с образовательной организацией.
4. Форма обучения. Внутреннее или внешнее, очное, дистанционное или смешанное, синхронное или асинхронное.
5. Кто обучал. Наименование образовательной организации и номер лицензии либо ФИО и должность внутреннего преподавателя или наставника.
6. Даты начала и окончания. Для обязательного обучения к ним добавляется дата проверки знания и дата, до которой обучение действует.
7. Результат. Оценка проверки знания («удовлетворительно» или «неудовлетворительно») либо балл по внутренней шкале, либо отметка о зачёте.
8. Документ об обучении. Вид документа, серия, номер, дата выдачи, регистрационный номер записи в реестре, если он предусмотрен.
9. Подписи. Работник, лицо, проводившее обучение или проверку, и руководитель подразделения либо специалист по кадрам.

Ответственность за заполнение обычно распределяется между специалистом по кадрам и руководителем подразделения: кадровик отвечает за реквизиты и сроки, руководитель — за оценку результата и за то, что обучение действительно закрыло нужную задачу.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Графу «наименование программы» во внутреннем обучении заполняют коммерческим названием курса, и через полгода никто не понимает, чему человека учили. Пишите не курс, а компетенцию и наблюдаемое поведение: не «тренинг по лидерству», а «принятие решения в ситуации неопределённости, постановка задач команде». Компетенция — это качество, которое видно в поведении; если вы не можете описать, что именно работник начнёт делать после обучения, графа заполнена впустую.»

Что проверить до того, как заводить лист обучения

Пять позиций, которые закрываются до первой записи, иначе лист придётся переделывать:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• утверждено ли положение об обучении персонала и приложена ли к нему форма листа;
• составлен ли перечень работников, подлежащих обязательному обучению, с разбивкой по программам А, Б и В;
• создана ли комиссия по проверке знания требований охраны труда и издан ли приказ о её составе;
• зарегистрирована ли организация в реестре индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, обучающих своих работников вопросам охраны труда, если обучение проводится внутри компании;
• определено ли, где хранится оригинал листа и кто ведёт контроль сроков переобучения.

Как заполнить лист обучения сотрудника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите основание. Обязательное обучение по нормативу, обучение по решению работодателя или развитие по ИПР — от этого зависит, какие графы нельзя оставить пустыми.
2. Шаг 2. Заполните шапку: ФИО, должность и подразделение по штатному расписанию, СНИЛС, табельный номер, период, за который ведётся лист.
3. Шаг 3. Внесите программу дословно из договора или из утверждённой внутренней программы, укажите объём в часах. Для обучения по охране труда объём каждой из программ А, Б и В составляет не менее 16 часов, для отдельной программы по первой помощи — не менее 8 часов.
4. Шаг 4. Укажите форму и того, кто обучал. Для внешнего обучения добавьте номер лицензии образовательной организации, для внутреннего — должность и ФИО преподавателя или наставника.
5. Шаг 5. Проставьте даты начала, окончания, проверки знания и дату следующего обучения. Дату следующего обучения считайте от даты проверки знания, а не от даты окончания курса.
6. Шаг 6. Заполните результат. Для обязательного обучения — формулировка из протокола, для внутреннего — измеримый показатель: сдан тест, выполнена практическая работа, закрыта задача под наблюдением наставника.
7. Шаг 7. Внесите реквизиты документа об обучении и регистрационный номер записи в реестре, приложите копию, соберите подписи работника и проводившего обучение.

В Добыто КЭДО лист обучения заводится отдельным типом документа: тип задаёт набор полей, а маршрут — последовательность подписантов от наставника до руководителя подразделения. Поля подтягиваются из карточки сотрудника, поэтому ФИО, должность и подразделение не набираются руками.

Обязательное обучение: что попадает в лист по закону и как часто повторять

Периодичность обучения задаёт норматив, а не внутренний регламент. Правила обучения по охране труда, утверждённые постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, действуют до 1 сентября 2032 года: срок продлён постановлением Правительства РФ от 30.06.2026 № 805, которое вступило в силу 31 августа 2026 года. Оно же уточнило порядок оформления: регистрационный номер записи должен быть указан непосредственно в протоколе либо в выписке из реестра, а для случаев по пункту 60 Правил периодичность изменена с ежегодной на один раз в три года.

Категория «руководители и специалисты, обязанные иметь экологическую подготовку» определяется не должностью в штатном расписании, а полномочиями по принятию решений. Под неё попадают руководитель организации, главный инженер, начальник производства, эколог, а также руководители подразделений, которые утверждают технологические режимы и распоряжаются отходами. В листе обучения по этой строке фиксируется именно основание отнесения: приказ или доверенность, которыми работнику переданы такие полномочия.

Дату проверки знания требований охраны труда всегда сверяйте с записью в реестре обученных по охране труда лиц на портале Минтруда: поиск идёт по СНИЛС, ФИО, ИНН работодателя или обучающей организации, а в карточке видны программа, дата и результат проверки. Расхождение даты в листе и в реестре снимается только исправлением протокола, поэтому проще сверять сразу.

Соберите матрицу обязательного обучения по должностям

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Матрица закрывает главную проблему листов обучения: их заводят на тех, кто уже пришёл на обучение, а не на тех, кому оно положено. Постройте таблицу, где по вертикали должности, по горизонтали обязательные программы, и на пересечении — периодичность. После этого лист обучения заводится по строке матрицы, а не по факту, что кто-то попросился на курс. В практике Добыто на такой матрице обычно всплывают 2-3 должности, по которым обучение вообще не планировали.»

Сертификат, удостоверение, диплом: что вписывать в графу «документ об обучении»

Три вида документов различаются по юридической силе, и подмена одного другим делает графу бесполезной. Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке — документы о квалификации по статье 60 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Их выдают организации, ведущие образовательную деятельность по лицензии, по программам дополнительного профессионального образования, а сведения вносятся в федеральную информационную систему ФИС ФРДО. Удостоверение о повышении квалификации выдаётся по программе объёмом от 16 академических часов.

Сертификат участника — документ, который подтверждает факт присутствия на семинаре, вебинаре или тренинге. Он не является документом о квалификации, не имеет установленного образца и не вносится в ФИС ФРДО. Для внутреннего обучения этого достаточно, для допуска к работе — нет.

Практический вывод для графы: вписывайте вид документа буквально, без обобщения до слова «сертификат». Если работник принёс сертификат участника вместо удостоверения по программе, которая требуется для допуска, графа заполняется, но строка допуска остаётся закрытой, а работник направляется на программу ДПО. Проверить подлинность удостоверения можно по ФИС ФРДО, сертификат проверить негде — это ещё одно практическое различие.

Отдельная строка — протокол проверки знания требований охраны труда. Он не является документом об образовании и в ФИС ФРДО не попадает, его подтверждением служит регистрационный номер записи в реестре обученных лиц. Поэтому в листе для обучения по охране труда графа заполняется парой «протокол № и дата» плюс «регистрационный номер записи в реестре».

Шаблоны документов для системы обучения персонала

Комплект закрывает цепочку от планирования до фиксации результата; начинать удобнее с положения об обучении, поскольку остальные формы к нему прикладываются.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Внутренний лист обучения: матрица компетенций, правило 70-20-10 и формат занятий

Во внутреннем обучении лист заполняется от компетенции, а не от курса. Матрица компетенций отдела строится так: по вертикали сотрудники, по горизонтали компетенции с поведенческими индикаторами, в ячейках — текущий уровень по шкале. Разрыв между текущим и целевым уровнем становится строкой листа обучения. Аналитический подход (разобрать работу на составляющие и определить, какие качества нужны для успеха на позиции) даёт воспроизводимый результат, в отличие от прецедентного подхода «ищем такого, как наш лучший сотрудник».

Уровни распределены неравномерно: около 40% людей находятся на среднем уровне по компетенции и около 10% — на высоком. Поэтому целевой уровень в листе ставят выше среднего, иначе обучение фиксирует то, что и так есть.

Правило 70-20-10 распределяет действия по развитию: 70% приходится на обучение через реальные рабочие задачи, 20% — на обучение у других людей (наставник, обратная связь, разбор в группе), 10% — на формальное обучение курсами и тренингами. Практический смысл для листа простой: если все строки листа — это курсы, заполнены только 10% плана развития. Строки по блоку 70 формулируются как задача с расширенной ответственностью, по блоку 20 — как наставничество с указанием наставника и периодичности встреч.

Механика опирается на цикл Колба: опыт, рефлексия, выведение принципа, применение на практике. Обучение, которое проскакивает рефлексию и сразу выдаёт теорию, работает хуже, поэтому в листе имеет смысл держать отдельную графу для отметки о разборе результата с руководителем.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Наставничество в листе обучения нужно расписывать по трём этапам: новичок сначала наблюдает за работой наставника, затем работает сам под присмотром, затем присмотр снимается по мере роста самостоятельности. Каждый этап — отдельная строка со своим сроком и отметкой. И наставника берите из числа успешных действующих сотрудников, а не из тех, у кого свободнее график: объясняя, они систематизируют собственные знания, а статус наставника работает как признание.»

С 1 марта 2025 года наставничество прямо урегулировано статьёй 351.8 ТК РФ: содержание, сроки, форма, размер и условия выплат за наставничество указываются в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Строка «наставник» в листе обучения должна опираться на приказ о назначении наставника и допсоглашение, иначе доплата не имеет основания.

Синхронное и асинхронное обучение: что писать в графе «формат»

Синхронное обучение идёт в реальном времени: очный тренинг, вебинар, разбор кейса в микрогруппе, встреча с наставником. Есть фиксированные дата и время, есть преподаватель, есть возможность задать вопрос сразу. Асинхронное обучение сотрудник проходит в своём темпе: записанный видеокурс, электронный курс в LMS, статья или инструкция с последующим тестом, дата дедлайна вместо даты занятия.

Различие влияет на две графы листа. В графе «даты» для синхронного формата ставится дата занятия, для асинхронного — период доступа и дедлайн прохождения. В графе «результат» синхронный формат подтверждается отметкой преподавателя или протоколом, асинхронный — результатом теста и процентом прохождения курса. Практическое ограничение: для практических занятий по использованию СИЗ дистанционные технологии не применяются, поэтому такое обучение всегда пишется как синхронное очное.

Смешанный формат — основной на рынке: его используют 71% компаний, только очно учат 16%, только онлайн — 13%. В листе смешанный формат разбивается на две строки, а не пишется одной, иначе непонятно, какая часть подтверждена очной отметкой.

В практике Добыто внутренний лист обучения чаще всего ломается на графе «формат»: асинхронный курс отмечают как пройденный по факту открытия материала, без теста, и через полгода к строке нельзя вернуться. Мы закладываем обязательный тест или практическое задание на каждую асинхронную строку.

Ошибки при заполнении листа обучения и во что они обходятся

Шесть ошибок повторяются чаще остальных.

• Дата следующего обучения считается от даты окончания курса. Считать нужно от даты проверки знания: между окончанием обучения и заседанием комиссии проходит время, и в разрыв попадает просроченный допуск.
• Не заполнена графа результата. Лист без результата подтверждает присутствие, а не обучение. В трудовом споре и при проверке это разные вещи.
• Обучение записано без основания. Непонятно, обязательное оно или инициативное, и невозможно доказать, что работодатель исполнил требование норматива.
• Программа Б взята типовая. Программа безопасных методов и приёмов выполнения работ формируется под конкретное рабочее место и идентифицированные на нём источники опасности. Типовая программа без привязки к карте оценки рисков не закрывает требование.
• Регистрационный номер записи в реестре не внесён. После 31 августа 2026 года номер должен быть указан непосредственно в протоколе либо в выписке из реестра, и в листе он дублируется.
• Лист уничтожен раньше срока. Документы по охране труда относятся к разделу 7.3 Перечня, и журналы инструктажей с протоколами проверки знания хранятся 45 лет. Сроки по остальным кадровым документам смотрите в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Самая дорогая ошибка — обучение, результаты которого никуда не идут. В одном разборе компания провела оценку 500 руководителей примерно по 30 000 рублей за человека, это более 15 миллионов рублей, и результатами дальше не воспользовалась. То же происходит с листами обучения: их заполняют и подшивают, но не сверяют со сроками и не связывают с допусками. Заведите одну сводную таблицу сроков переобучения и проверяйте её раз в месяц.»

Сколько стоит допустить работника без обучения

Допуск работника к исполнению трудовых обязанностей без прохождения обучения и проверки знания требований охраны труда — самостоятельный состав по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ: от 15 000 до 25 000 рублей на должностное лицо и индивидуального предпринимателя и от 110 000 до 130 000 рублей на юридическое лицо. Штраф считается за каждого работника, поэтому подразделение из 10 человек с просроченным обучением превращает нарушение в сумму от 1,1 миллиона рублей. Второй слой затрат — остановка работ на период обучения и повторная организация комиссии.

Лист обучения в электронном виде: что можно перевести в КЭДО, а что нельзя

Кадровый электронный документооборот ведётся по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Электронно можно вести приказ о направлении на обучение, заявку на обучение, ученический договор, соглашение об обучении с условием отработки, дополнительное соглашение о наставничестве, ИПР и сам лист обучения по внутренним программам.

Ограничение прямое и не обходится настройками. Положения статей 22.1-22.3 не применяются к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказу об увольнении и документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемым работником. Журналы инструктажей и листы инструктажа остаются на бумаге с собственноручной подписью, даже если вся остальная кадровая документация переведена в электронный вид.

Практический вывод для кадровика: лист обучения по обязательным программам делится на две части. Записи об инструктажах ведутся бумажно, записи об обучении требованиям охраны труда, первой помощи и применению СИЗ вместе с реквизитами протокола можно вести электронно. Разделять их лучше на уровне формы, а не на уровне подписи, иначе один документ окажется наполовину недействительным.

После подписания документ уходит во вкладку «Архив», откуда его можно открыть или скачать вместе с подписью. Доступ к архиву настраивается по ролям, поэтому руководитель подразделения видит листы обучения своих сотрудников, а специалист по кадрам — всех.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Маршрут для листа обучения задавайте один раз шаблоном: наставник или преподаватель, руководитель подразделения, специалист по кадрам, работник. Тогда документ не зависает на согласовании и не теряет подписанта при отпуске. Проверьте на своей системе простую вещь: можно ли выгрузить лист вместе с подписью в отдельный файл, потому что при проверке потребуется именно такая выгрузка, а не скриншот карточки.»

Стоимость перевода листов обучения в КЭДО: тарифы Добыто на 2026 год

Стоимость складывается из численности сотрудников и набора функций: видов электронной подписи, шаблонов, интеграции с 1С и электронного архива. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужны ли кастомные шаблоны под ваши формы листов обучения и интеграция с 1С. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними указаны на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

УКЭП доступна на тарифе «Бизнес» и выпускается через партнёров-удостоверяющие центры. Для листов обучения по внутренним программам достаточно ПЭП и УНЭП, которые входят во все тарифы.

Выводы

Лист обучения сотрудника держится на трёх опорах: утверждённая локальным актом форма, основание обучения в каждой строке и заполненная графа результата с реквизитами подтверждающего документа. Для обязательного обучения периодичность и содержание диктует норматив, а дата следующего обучения считается от даты проверки знания и сверяется с реестром обученных лиц. Для внутреннего обучения лист собирается от матрицы компетенций и распределяется по правилу 70-20-10, а не заполняется списком пройденных курсов. Инструктажи по охране труда остаются на бумаге, всё остальное переводится в электронный вид.

Мы в Добыто настраиваем листы обучения как отдельный тип документа с фиксированным маршрутом подписания и хранением в электронном архиве, чтобы кадровая служба видела сроки переобучения по всей компании в одном окне, а не собирала их по подразделениям вручную.

Частые вопросы

Нужен ли лист обучения дистанционному работнику и внешнему совместителю

Обязательное обучение по охране труда не зависит от места работы: дистанционный работник проходит его на общих основаниях, если выполняет работы из перечня, но объём для него обычно ограничен программой А и первой помощью, поскольку рабочее место работодателем не организовано. Внешний совместитель проходит обучение у каждого работодателя отдельно: записи прежнего работодателя не переносятся автоматически. Лист обучения заводится на обоих, отличие только в наборе программ, который определяется по перечню профессий и должностей.

Что делать, если работник отказывается подписывать лист обучения

Составляется акт об отказе от подписи в присутствии двух свидетелей, в акте фиксируются дата, время, содержание документа и причина отказа со слов работника. Акт прикладывается к листу, и лист сохраняет силу. Отказ подписать лист не отменяет результата обучения, если есть протокол проверки знания. Если же работник отказывается проходить само обязательное обучение, работодатель обязан отстранить его от работы по статье 76 ТК РФ до устранения обстоятельств.

Сколько хранится лист обучения и приложенные к нему документы

Документы по охране труда относятся к разделу 7.3 Перечня типовых управленческих архивных документов: журналы инструктажей и протоколы проверки знания хранятся 45 лет. Лист обучения по внутренним программам, ИПР и материалы адаптации хранятся по сроку, который вы закрепите в номенклатуре дел и положении об обучении. Копии удостоверений и дипломов, приложенные к листу, подшиваются к личному делу работника и следуют за сроком хранения дела.

Засчитывается ли обучение, пройденное у прежнего работодателя

Запись в реестре обученных лиц закреплена за работником, и её можно найти по СНИЛС. Но программа Б формируется под конкретное рабочее место и идентифицированные на нём источники опасности, поэтому совпадение с новым рабочим местом встречается редко, и обучение проводится заново. Вводный инструктаж, первичный инструктаж на рабочем месте и стажировка проводятся у нового работодателя всегда, независимо от прошлого опыта работника.

Можно ли обойтись журналом учёта обучения вместо персональных листов

Для выполнения нормативных требований журнала и протоколов достаточно: персональный лист законом не предусмотрен. Проблема возникает при численности от 50 человек и нескольких видах обучения с разной периодичностью: по журналу невозможно быстро увидеть, у кого что истекает. Практический критерий такой: если у сотрудника больше двух видов обязательного обучения с разными сроками, персональный лист экономит время на контроле, если один вид — хватит журнала.

Как отразить в листе обучение по обращению с отходами I-IV классов опасности

Лица, допущенные к обращению с отходами I-IV классов опасности, обязаны иметь документ о квалификации по статье 15 Федерального закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ. В графе «документ об обучении» указывается свидетельство о профессии рабочего или должности служащего либо диплом о профессиональной переподготовке, а не сертификат участника семинара. Отдельной строкой вносится основание допуска: приказ, которым работник назначен ответственным за обращение с отходами, и его должностные полномочия.