Обязан ли работодатель оплачивать обучение сотрудника по его просьбе — по общему правилу нет. Статья 196 ТК РФ отдаёт решение о необходимости подготовки и дополнительного профессионального образования самому работодателю, а статья 197 ТК РФ даёт работнику право на обучение, которое реализуется через договор между ним и работодателем. Обязанность платить возникает в двух ситуациях: обучение прямо требуется федеральным законом как условие допуска к работе, либо работник заочно осваивает аккредитованную программу вуза или колледжа и получает образование этого уровня впервые — тогда положены оплачиваемый учебный отпуск и проезд по статьям 173-177 ТК РФ. Исход спора решает одно различие: кто инициатор обучения и попадает ли оно в перечень обязательного.
Разберём, какое обучение оплачивается по закону независимо от желания работодателя, что даёт статья 187 ТК РФ при направлении на курсы, как оформить заявку и какие условия соглашения об отработке позволяют вернуть затраты по статье 249 ТК РФ. Покажем, чем удостоверение о повышении квалификации отличается от сертификата и почему второй не закрывает требование инспекции. Таблица обязательного обучения по видам деятельности, налоговые последствия оплаты, разбор причин отказа, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Право работника и обязанность работодателя: как соотносятся статьи 196 и 197 ТК РФ
Необходимость подготовки кадров и дополнительного профессионального образования для собственных нужд определяет работодатель. Это часть 1 статьи 196 ТК РФ, и она же объясняет, почему заявление сотрудника об оплате курса не создаёт для компании обязанности. Формы обучения, перечень необходимых профессий и специальностей работодатель определяет сам, с учётом мнения представительного органа работников, если он есть.
Статья 197 ТК РФ формулирует зеркальную норму: работники имеют право на подготовку и дополнительное профессиональное образование, включая получение новой профессии, и это право реализуется путём заключения договора между работником и работодателем. Право есть, механизм его реализации — двусторонний договор. Пока договор не подписан, обязательства по оплате нет ни у одной из сторон.
Отсюда практический вывод для работника: просьба об оплате обучения юридически ближе к предложению, чем к требованию. Отказ работодателя не нарушает трудовое законодательство, и жалоба в государственную инспекцию труда по такому поводу результата не даст. Другое дело, когда обучение относится к обязательному или когда работник претендует на гарантии по учебному отпуску: там отказ уже становится нарушением.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Работодатель определяет необходимость обучения для своих нужд, поэтому спор о том, обязан он платить или нет, почти всегда упирается в инициатора. Проверьте два условия до того, как писать заявление: попадает ли ваша должность в перечень обязательного обучения по федеральным законам и учитесь ли вы по аккредитованной программе заочно. Если да, вопрос переходит из плоскости просьбы в плоскость гарантий.»
Проверить это можно самостоятельно: сопоставьте свою трудовую функцию с требованиями отраслевого закона и посмотрите, есть ли обучение в перечне условий допуска к работе.
Когда оплата обучения обязательна независимо от просьбы работника
Часть 4 статьи 196 ТК РФ прямо говорит: в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, работодатель обязан проводить профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование работников, если это условие выполнения ими определённых видов деятельности. Здесь инициатива работника роли не играет, а обучение оплачивает компания.
Ниже собраны основные группы обязательного обучения, которые встречаются в кадровой практике чаще всего.
| Вид обучения | Кого касается | Основание |
|---|---|---|
| Охрана труда, первая помощь, использование СИЗ | Работники по перечням, которые формирует работодатель; периодичность не реже 1 раза в 3 года | Статья 214 ТК РФ, Правила, утверждённые постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 |
| Охрана окружающей среды и экологическая безопасность | Руководители организаций и специалисты, ответственные за принятие решений при деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду | Статья 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ |
| Обращение с отходами I-IV классов опасности | Работники, допущенные к сбору, транспортированию, обработке, утилизации, обезвреживанию и размещению таких отходов | Статья 15 Федерального закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ |
| Обучение, обязательное по квалификационным требованиям | Должности, для которых требования к квалификации установлены нормативными актами, в том числе профессиональными стандартами | Статья 195.3 ТК РФ |
| Независимая оценка квалификации по направлению работодателя | Работники, которых компания направляет в центр оценки квалификаций | Статьи 187 и 196 ТК РФ, Федеральный закон от 03.07.2016 № 238-ФЗ |
Строки таблицы объединяет одно: во всех этих случаях обучение проводится за счёт работодателя, а работник, не прошедший его, отстраняется от работы по статье 76 ТК РФ без сохранения заработка. Для работника это означает, что просить об оплате такого обучения не нужно, достаточно письменно напомнить о сроке.
Экологическая подготовка выбивается из общего ряда тем, что периодичность в законе не установлена: статья 73 закона № 7-ФЗ говорит о наличии подготовки, а не о её обновлении раз в столько-то лет. Категории тоже определены через функцию, а не через должность: значение имеет не название в штатном расписании, а участие в принятии решений по деятельности с негативным воздействием на окружающую среду. Директор небольшой торговой компании под норму обычно не попадает, а главный инженер производственной площадки попадает всегда.
Факт: годовые расходы компаний на обучение одного сотрудника заметно расходятся по уровням: 22 845 руб. на линейного сотрудника, 44 254 руб. на руководителя отдела и 55 442 руб. на топ-менеджера. Разрыв между верхним и нижним уровнем — 2,4 раза.
Что положено работнику, который учится по своей инициативе
Отсутствие обязанности оплатить курс не отменяет других гарантий. Если сотрудник поступил самостоятельно, работодатель всё равно обязан предоставить оплачиваемый учебный отпуск при совпадении трёх условий: программа имеет государственную аккредитацию, форма обучения заочная или очно-заочная, образование данного уровня работник получает впервые (статьи 173 и 177 ТК РФ).
Продолжительность отпуска для программ бакалавриата, специалитета и магистратуры: 40 календарных дней на первом и втором курсах, 50 календарных дней на каждом из последующих, до 4 месяцев для прохождения государственной итоговой аттестации. Работникам, осваивающим программы среднего профессионального образования, положено 30 календарных дней на первом и втором курсах и 40 на последующих. Для вступительных испытаний предоставляется 15 календарных дней без сохранения заработной платы. Заочникам, получающим высшее образование, работодатель раз в учебном году оплачивает проезд к месту нахождения образовательной организации и обратно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Дальше всё зависит от сценария, в который попадает конкретный работник.
| Сценарий | Кто платит за обучение | Что обязан работодатель |
|---|---|---|
| Обучение обязательно по федеральному закону | Работодатель | Организовать и оплатить, отстранить работника при непрохождении (статья 76 ТК РФ) |
| Работодатель сам направляет на повышение квалификации | Работодатель | Сохранить место работы и средний заработок, оплатить командировочные расходы при обучении в другой местности (статья 187 ТК РФ) |
| Работник заочно учится в вузе или колледже, образование этого уровня получает впервые | Работник | Предоставить оплачиваемый учебный отпуск и оплатить проезд один раз в учебном году (статьи 173-177 ТК РФ) |
| Работник получает второе образование того же уровня | Работник | Ничего, если гарантии не закреплены в трудовом или коллективном договоре (статья 177 ТК РФ) |
| Работник просит оплатить внешний курс или тренинг | По договорённости сторон | Ничего до подписания договора об обучении (статья 197 ТК РФ) |
Из таблицы видно, где проходит граница ответственности: гарантии по учебному отпуску привязаны к форме и уровню образования, а не к тому, кто был инициатором. Работник, который сам поступил на заочное отделение, отпуск получит, а оплату семестра — нет.
Как оформить просьбу об оплате обучения и что подписать сторонам
Устная договорённость о том, что компания оплатит курс, в споре не работает. Расходы подтверждаются документами, а обязанность работника отработать определённый срок возникает только из письменного условия. Порядок оформления одинаков и для инициативы работника, и для направления по решению компании, различается только основание в приказе.
Как добиться оплаты обучения работодателем: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, не относится ли нужная программа к обязательному обучению. Если относится, вместо заявления пишите служебную записку о наступлении срока: платить компания обязана без вашей просьбы.
- Шаг 2. Соберите обоснование в терминах работодателя: какая задача сейчас решается медленно или с ошибками, какой результат изменится после обучения, за какой срок. Ссылка на личное развитие в согласовании почти не работает.
- Шаг 3. Подготовьте заявку на обучение с указанием программы, организатора, формата, объёма часов, стоимости и итогового документа. Заявка без цены и без названия программы возвращается на доработку.
- Шаг 4. Согласуйте условия отработки заранее. Обычно работодатель просит зафиксировать срок, в течение которого работник обязуется не увольняться по собственному желанию, и порядок возврата денег при досрочном уходе.
- Шаг 5. Подпишите ученический договор или дополнительное соглашение об обучении. Проверьте, что в документе названы конкретная программа и квалификация, сроки, размер оплаты и обязанность отработки.
- Шаг 6. Получите приказ о направлении на обучение. В нём указываются период, организатор, тема программы, поручение бухгалтерии оплатить счёт и сохранение места работы и среднего заработка на период обучения.
- Шаг 7. После окончания передайте в кадровую службу копию удостоверения или диплома. Без этого документа расходы компании повисают без результата, а срок отработки формально начинает течь от неподтверждённой даты.
Важный нюанс из практики: обучение даёт отдачу, когда встроено в рабочий процесс, а не идёт отдельным блоком раз в квартал. Чем ближе программа к текущей задаче сотрудника, тем короче путь от заявки до применения, и тем проще руководителю согласовать заявку.
Образцы документов для оформления обучения сотрудника
Комплект закрывает весь цикл от заявки до приказа, начинать удобнее с заявки на обучение.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявка на обучение сотрудников | Скачать |
| Ученический договор | Скачать |
| Соглашение об обучении с условием отработки | Скачать |
| Приказ о направлении на курсы повышения квалификации | Скачать |
| Положение об обучении персонала | Скачать |
В практике Добыто заявка, приказ о направлении и лист ознакомления с положением об обучении идут одним маршрутом согласования: работник подписывает документы ПЭП, кадровая служба и руководитель — УНЭП, а подписанные файлы остаются в карточке сотрудника.
Ученический договор и соглашение об отработке: чем они отличаются
Ученический договор регулируется статьями 198-208 ТК РФ и заключается как с работником компании, так и с человеком, который только ищет работу. В нём указывают конкретную квалификацию, обязанность работодателя обеспечить обучение, обязанность ученика пройти его и отработать по трудовому договору установленный срок, срок ученичества и размер оплаты. В период ученичества выплачивается стипендия, размер которой не может быть ниже минимального размера оплаты труда. Формулировки спорных условий Роструд разбирает в памятке об ученическом договоре на портале Онлайнинспекция.рф.
Дополнительное соглашение об обучении применяется, когда работник уже занимает должность и получает не новую профессию, а повышение квалификации. Стипендия здесь не выплачивается, а обязанность отработать срок и вернуть затраты при досрочном увольнении опирается на статью 249 ТК РФ: работник возмещает расходы, исчисленные пропорционально фактически не отработанному времени, если увольняется без уважительных причин до истечения согласованного срока.
Формулировка про пропорцию критична. Условие вида «работник возмещает полную стоимость обучения независимо от отработанного времени» суды, как правило, признают ухудшающим положение работника по сравнению с ТК РФ, и взыскание всё равно пересчитывают пропорционально. Средний заработок за период учебного отпуска и суточные к затратам на обучение суды чаще всего не относят, ограничивая сумму стоимостью самой программы.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Главный аргумент против обучения звучит одинаково: обучу, а он уйдёт к конкуренту. Проблема в том, что при отказе от обучения штат остаётся некомпетентным, руководитель начинает делать работу за подчинённых и тратит ресурс на текучку вместо развития. Риск ухода закрывается не отказом от обучения, а договорённостью о сроке совместной работы и привязкой развития к росту внутри компании.»
Проверить свою редакцию соглашения просто: посмотрите, есть ли в нём слово «пропорционально» и определён ли срок отработки в месяцах от конкретной даты. В практике Добыто именно соглашения об обучении и приказы о направлении чаще всего переносят в электронный вид первыми: их дольше всего собирают по подписям вручную.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сколько стоит ошибка: налоги, отстранение и штрафы
Оплата обучения имеет налоговые последствия, и они зависят от того, у кого куплена программа. Суммы платы за обучение по основным и дополнительным профессиональным программам в российских образовательных организациях, имеющих лицензию, не облагаются НДФЛ по пункту 21 статьи 217 НК РФ и не включаются в базу по страховым взносам по подпункту 12 пункта 1 статьи 422 НК РФ. Расходы на такое обучение учитываются в налоге на прибыль по подпункту 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Если курс куплен у исполнителя без лицензии на образовательную деятельность, освобождения работают иначе, и риск доначислений возрастает. Для работника это означает, что просьба оплатить курс у лицензированного центра проходит согласование легче, чем просьба оплатить марафон у частного эксперта: во втором случае финансовой службе придётся отдельно обосновывать учёт затрат.
Второй слой затрат — трудовой. Допуск работника к работе без обязательного обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ: штраф на должностных лиц от 15 000 до 25 000 руб., на юридических лиц от 110 000 до 130 000 руб. Отстранение по статье 76 ТК РФ идёт без сохранения заработка: работник остаётся в штате, но не работает и не получает деньги, пока обучение не пройдено.
Внимание: замена уволившегося сотрудника обходится компании в 6-9 месячных окладов. При окладе 60 000 руб. это 360 000-540 000 руб. против 22 845 руб. годовых расходов на обучение, то есть разница в 16-24 раза.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что учёт обучения у вас держится на таблицах и бумажных подписях, отдельный кадровый архив для этого не нужен: в сервисе Добыто приказы, соглашения и листы ознакомления хранятся в электронном виде вместе с датами подписания, а выгрузка собирается по конкретному сотруднику.
Чем удостоверение о повышении квалификации отличается от сертификата
Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке выдаются по итогам освоения дополнительной профессиональной программы и прохождения итоговой аттестации в организации, которая ведёт образовательную деятельность по лицензии. Это документы о квалификации, они предусмотрены статьёй 76 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».
Сертификат такого статуса не имеет. Его выдаёт организатор мероприятия по своему усмотрению: тренинга, вебинара, интенсива, внутреннего курса. Сертификат подтверждает участие и не подтверждает квалификацию, поэтому требования нормативных актов он не закрывает. Инспектор, проверяющий обучение по охране труда или подготовку в области экологической безопасности, сертификат к зачёту не примет.
Практический вывод для работника: если цель обучения — формальный допуск к работе или соответствие квалификационным требованиям, в заявке нужно указывать программу дополнительного профессионального образования и итоговый документ. Если цель — навык, форма документа значения не имеет, и здесь дешёвый асинхронный курс с сертификатом иногда полезнее дорогой программы с удостоверением.
Полезно знать: вероятность того, что работодатель в принципе покупает обучение, сильно зависит от размера компании: в организациях свыше 5000 сотрудников в обучение инвестируют 100%, в компаниях от 50 до 5000 человек — 79-93%, а среди работодателей до 50 сотрудников — только 47%.
Почему заявки на обучение отклоняют и как повысить шанс одобрения
Отказ редко связан с деньгами напрямую. Чаще руководитель не видит связи между программой и задачей подразделения, а бюджет распределён по приоритетным группам заранее: руководители отделов — 75% компаний, менеджеры по продажам — 54%, топ-менеджмент — 51%, кадровый резерв — 51%, ИТ-специалисты — 40%. Заявка от сотрудника, который попадает в одну из этих групп, проходит согласование быстрее просто потому, что деньги на категорию уже заложены.
Сильная заявка опирается на два инструмента, которые кадровая служба понимает без перевода. Первый — матрица компетенций подразделения: она показывает, каких навыков не хватает и где разрыв мешает результату. Второй — индивидуальный план развития, где обучение расписано по модели 70-20-10: практика на рабочем месте, наставничество и обратная связь, формальное обучение, с контрольными точками через 1, 3 и 6 месяцев.
Второй способ повысить шансы — снизить цену вопроса за счёт формата. Синхронное обучение идёт в реальном времени с преподавателем: очный тренинг, вебинар, разбор кейсов группой. Асинхронное сотрудник проходит в своём темпе по записи и материалам в системе дистанционного обучения. Гибрид, где эти форматы совмещены, стал стандартом рынка: медианная доля гибридных программ по трём независимым опросам составляет 82%, чистый офлайн остался у 4% компаний, а внутри гибрида баланс держится на уровне 63% дистанционно и 37% очно.
Лайфхак: если бюджета на внешний курс нет, предложите работодателю внутренний вариант: заложить на обучение от 5 часов в неделю в регламенте, опросить самых продуктивных сотрудников о том, чего не хватает остальным, и собрать программу из уже имеющихся материалов.
Когда оплачивать обучение действительно не нужно
Есть ситуации, в которых отказ работодателя обоснован, и настаивать бессмысленно. Первая: программа не связана с трудовой функцией и нужна работнику для смены профессии. Вторая: сотрудник на испытательном сроке, а программа длится дольше испытания. Третья: результаты обучения некому применить, потому что в компании нет процесса, куда полученный навык встраивается. Четвёртая: обучение дублирует то, чему сотрудника уже научили внутри, и разница только в бренде провайдера.
Кейс из практики: компания провела ассессмент 500 руководителей по цене около 30 000 руб. за человека, потратив более 15 млн руб., и не использовала результаты оценки в дальнейшем. Деньги ушли на процедуру, которая ничего не изменила в решениях по людям. С обучением работает та же логика: программа без последующего применения результатов превращается в расход без отдачи.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перед тем как согласовать оплату, мы всегда спрашиваем, что изменится в работе через месяц после курса и кто это заметит. Если ответа нет, обучение откладывается: без применения результата это просто расход. Сформулируйте ответ на этот вопрос заранее, и разговор с руководителем пойдёт по-другому.»
Важный нюанс из практики: при отказе в оплате внешнего курса рабочей альтернативой остаётся наставничество. Новичок, оставленный без наставника, осваивается кратно дольше и разбирается методом проб и ошибок, а наставничество выстраивается по цепочке: сначала сотрудник наблюдает за работой наставника, затем работает сам под присмотром, и присмотр снимается по мере роста самостоятельности.
Стоимость перевода документов по обучению в электронный вид: тарифы Добыто КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 руб. за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 руб. за сотрудника в месяц, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 руб. в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | рассчитывается индивидуально |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности штата и выбранного набора функций, а электронные подписи для сотрудников уже включены в тариф и отдельно не покупаются. Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Оплата обучения по просьбе работника остаётся предметом договорённости: закон отдаёт решение работодателю и требует оформить его договором. Обязанность появляется там, где обучение названо условием допуска к работе федеральным законом, и там, где работник заочно получает первое образование соответствующего уровня и претендует на учебный отпуск с сохранением среднего заработка. Возврат затрат при досрочном увольнении работает только через письменное условие об отработке и считается пропорционально неотработанному времени.
Дальше начинается кадровая рутина: заявка, приказ, соглашение, ознакомление с положением об обучении и хранение подтверждающих документов. Мы в Добыто переводим этот цикл в электронный вид, чтобы приказы и соглашения подписывались из личного кабинета, а даты обучения и сроки отработки не терялись между таблицами и бумажными папками.
Частые вопросы об оплате обучения работодателем
Положен ли учебный отпуск совместителю
Нет. По статье 287 ТК РФ гарантии и компенсации лицам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются только по основному месту работы. На работе по совместительству учебный отпуск не предоставляется, но стороны могут договориться об отпуске без сохранения заработной платы, чтобы периоды учёбы совпали.
Можно ли взыскать стоимость обучения, если работника сократили
Нет. Статья 249 ТК РФ допускает возмещение затрат, только когда работник увольняется без уважительных причин до истечения срока, установленного договором. Сокращение численности или штата, ликвидация организации, перевод по медицинскому заключению и другие увольнения по инициативе работодателя под это условие не подпадают.
Как оплачивается обучение, которое проходит в выходной день
Если работник направлен на обучение по инициативе работодателя и занятия выпали на выходной, время учёбы, как правило, оплачивается по правилам работы в выходной день (статья 153 ТК РФ) либо компенсируется другим днём отдыха. Когда сотрудник учится по собственной инициативе в нерабочее время, оплата не производится.
Что делать, если работодатель отказал в учебном отпуске
Соберите подтверждение права на гарантию: справку-вызов образовательной организации, сведения о государственной аккредитации программы и подтверждение того, что образование этого уровня вы получаете впервые. С этим комплектом обращайтесь в государственную инспекцию труда. По спорам о выплатах и предоставлении отпуска действует срок обращения в суд, установленный статьёй 392 ТК РФ.
Можно ли записать в трудовой договор запрет увольняться после обучения
Нет. Право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию ограничить нельзя, такое условие не применяется. Законная конструкция другая: работник обязуется отработать согласованный срок, а при досрочном увольнении без уважительных причин возмещает затраты пропорционально неотработанному времени.
Засчитывается ли внутреннее обучение компании как подтверждение квалификации
Внутреннее обучение без лицензии на образовательную деятельность оформляется как ученичество или как внутренний инструктаж, а по его итогам выдаётся документ организации, а не удостоверение о повышении квалификации. Для подтверждения обязательного обучения по охране труда или подготовки в области экологической безопасности такой документ не подойдёт: нужна программа образовательной организации с лицензией.
