Отметка об электронной подписи в КЭДО размещается там же, где в аналогичном бумажном документе стояла бы собственноручная подпись: этого требует пункт 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В состав отметки входят фраза «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа проверки электронной подписи, фамилия, имя и отчество владельца сертификата и срок действия сертификата. Сама отметка остаётся визуализацией: юридически факт подписания фиксируют файл электронной подписи и карточка документа в системе. Главное различие в том, какая подпись создана. При присоединённой подписи отметка видна в файле документа, при откреплённой в PDF её нет вовсе, а подпись лежит рядом отдельным файлом с расширением .sig, .p7s или .sgn.
Разберём три места, где в системе КЭДО хранится факт подписания, и какое из них работает как доказательство, а какое нужно только для просмотра и печати. Покажем порядок действий, когда отметки на документе нет, и три причины, по которым она пропадает. Сравним ПЭП, УНЭП и УКЭП по тому, что каждая из них добавляет в отметку и что придётся доказывать отдельно. Требования к составу файлов по приказу Минтруда, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы делопроизводителей — во второй половине статьи.
Загрузите документ и файл подписи в форму ниже: сервис покажет, кто подписал, каким сертификатом и действительна ли подпись на момент проверки.
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Отметка об электронной подписи: состав реквизита и правила размещения
Реквизит 23 в системе организационно-распорядительной документации называется отметкой об электронной подписи. ГОСТ Р 7.0.97-2016 задаёт для неё четыре требования при визуализации электронного документа: место размещения отметки соответствует месту собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе; элементы отметки видимы и читаемы при отображении документа в натуральном размере; элементы отметки не перекрываются и не накладываются друг на друга; отметка не перекрывает текст документа и другие отметки об электронной подписи, если их несколько.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отсюда следует практический ответ на вопрос, где именно ставить штамп. В приказе по личному составу это зона реквизита подписи под текстом, слева от расшифровки. В договоре это блок «Реквизиты и подписи сторон», причём отметка каждой стороны идёт в её колонку. В заявлении работника это нижняя часть листа, где на бумаге стояли бы дата и подпись. Верхний правый угол первой страницы допустим только тогда, когда в бумажном оригинале там же располагался реквизит подписи, например гриф утверждения.
Отметка может дополнительно включать изображение герба, эмблемы организации или товарного знака. Национальный стандарт применяется добровольно, но при проверке кадровых документов делопроизводитель опирается именно на него: другого описания состава реквизита в нормативной базе нет. Проверить своё оформление можно за минуту, приложив распечатку электронного документа к бумажному аналогу того же вида и сверив, совпало ли место.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Спор с делопроизводителем чаще всего идёт не о составе отметки, а о её месте. Правило простое: возьмите бумажный аналог этого же документа, посмотрите, где на нём подпись, и поставьте штамп туда же. Если отметка наезжает на текст или на соседнюю отметку, её придётся переносить, иначе документ не пройдёт нормоконтроль.»
Три места, где в КЭДО хранится факт подписания
Делопроизводитель ищет одну отметку, а в системе электронного документооборота их фактически три, и вес у них разный. Файл подписи хранит криптографические данные, карточка документа хранит историю действий, штамп визуализации показывает подписание человеку. Ниже сведены все три источника.
| Где искать | Что там видно | Что подтверждает при проверке |
|---|---|---|
| Файл электронной подписи рядом с документом (.sig, .p7s, .sgn) или подпись, встроенная в PDF | Сертификат подписанта, алгоритм по ГОСТ, значение подписи, заявленное время, метка времени, сведения о статусе сертификата | Авторство и неизменность документа после подписания. Это и есть юридический носитель подписи |
| Карточка документа в системе КЭДО | Статус документа, тип, маршрут согласования с участниками, срок подписания, дата создания, комментарии подписантов | Порядок прохождения маршрута и то, кто и когда совершил действие |
| Штамп визуализации на копии документа в PDF | Фраза о подписании, ФИО владельца сертификата, номер и срок действия сертификата, дата и время | Ничего не подтверждает сам по себе. Нужен для просмотра, печати и подшивки в дело |
Из этого распределения следует порядок работы с запросом «покажите подпись». Проверяющему передаётся электронный оригинал вместе с файлом подписи, а копия со штампом идёт приложением для чтения. Обратный порядок ломает доказательство: по одной распечатке проверить подпись нельзя.
Факт: распечатка или PDF-файл, в котором просто стоит штамп о том, что документ подписан электронной подписью и таким-то сертификатом, сами по себе юридической значимости не несут. Значимость остаётся у электронного оригинала, сопровождаемого электронной подписью.
В сервисе Добыто.КЭДО карточка документа собрана в разделе «Документы»: там видны статус, тип документа, интерактивный маршрут с идентификаторами участников, срок согласования или подписания и дата создания. Вкладки «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив» позволяют не искать документ по всей базе, а сразу открыть нужную группу. Подписанные документы скачиваются на устройство в любой момент, исполненные уходят во вкладку «Архив».
Почему на документе нет отметки: три причины и порядок действий
Отсутствие штампа в PDF не означает, что документ не подписан. Причин ровно три, и каждая проверяется отдельно.
Первая — подпись откреплённая. При отсоединённой подписи содержимое исходного файла не меняется, поэтому при обычном просмотре у человека нет ощущения, что документ подписан. Подпись лежит рядом отдельным файлом, и документ с подписью передаются только парой. Потеряли файл .sig — потеряли подпись.
Вторая — визуализация не настроена. Штамп формируется системой на точной копии документа, а не на оригинале. Если модуль визуализации выключен или шаблон штампа не задан, копия создаётся без отметки.
Третья — смотрят не тот файл. Рабочая версия, черновик из шаблона или пересланный по почте фрагмент выглядят как документ, но подписью не сопровождаются. Проверять нужно тот экземпляр, который лежит в карточке документа в системе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: штамп визуализации добавляется в точную копию документа, а целостность исходного файла остаётся неизменной. Внешний вид и расположение штампа настраиваются на стороне системы, а не рисуются вручную.
Как найти отметку о подписании на кадровом документе: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте карточку документа в системе КЭДО и посмотрите статус и маршрут: подписан документ, находится на согласовании или возвращён на доработку.
- Шаг 2. Скачайте комплект целиком, а не один файл. В выгрузке должны быть основная часть документа и файлы электронных подписей сторон.
- Шаг 3. Посмотрите расширения. Файл .sig, .p7s или .sgn рядом с документом означает откреплённую подпись, отметки в самом PDF при этом не будет.
- Шаг 4. Откройте PDF и проверьте зону реквизита подписи: блок реквизитов сторон, поле под текстом приказа, нижнюю часть заявления.
- Шаг 5. Загрузите документ и файл подписи в сервис проверки. Сверьте ФИО владельца сертификата, издателя, срок действия и статус сертификата на момент подписания.
- Шаг 6. Сохраните протокол проверки в PDF и подшейте его к делу вместе с копией документа. Протокол заменяет пересказ результата проверки словами.
Важный нюанс из практики: заказчики нередко требуют возвращать уже подписанные кадровые документы обратно в учётную систему, чтобы отметка была «видна там же». Это даёт задвоение документов, рост базы и нагрузку на учётную систему, а дальнейшая судьба такого экземпляра неясна: процедуры перештамповки и архивного хранения в учётных системах не реализованы. Открытие подписанного документа из учётной системы по гиперссылке решает ту же задачу без дублирования.
Отметка на бумажной копии: что она доказывает и чего не заменяет
Бумага со штампом знакомит человека с содержанием электронного документа. Доказательством подписания она не служит: проверить электронную подпись можно и без интернета, средствами криптопровайдера, а вот распечатка такой проверки не даёт. Отсюда правило комплектования дела: подшивается копия со штампом плюс протокол проверки подписи, а оригиналом остаётся электронный файл с подписью в архиве системы.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Штамп на распечатке нужен для чтения и подшивки, а не для спора. Когда документ придётся предъявлять, потребуется электронный оригинал с файлом подписи и протокол проверки. Поэтому в номенклатуре сразу закладывайте, что бумажная копия идёт приложением, а не заменой оригинала.»
Вторая сторона вопроса — срок. Сертификат ключа проверки подписи действует ограниченное время, а кадровые документы хранятся десятилетиями. Чтобы подпись проверялась и после истечения срока действия сертификата, в неё добавляют доказательства подлинности: штамп времени, ответ службы актуальных статусов сертификатов и архивную метку, которая заверяет предыдущие две. Для электронного архива это означает периодическую перештамповку, то есть плановое усовершенствование подписи, а не разовую операцию при подписании.
Лайфхак: метка времени в подписанном документе должна быть обязательно — она снимает возможность злоупотреблений с датой подписания. Проверьте в настройках системы, что адрес службы штампов времени задан, до того как запускать массовое подписание.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: что меняется в отметке от вида подписи
Закон об электронной подписи определяет три вида: простая электронная подпись, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Все три подтверждают, что документ подписан конкретным лицом, но объём того, что можно проверить потом, у них разный.
ПЭП формируется кодом или паролем. Проверить целостность документа и его неизменность после подписания через ПЭП нельзя: никаких криптографических преобразований с текстом не выполняется. Сертификата у ПЭП нет, поэтому в отметке физически не появятся номер и срок действия сертификата, а её применение требует отдельного соглашения сторон. УНЭП и УКЭП строятся на сертификате ключа проверки, поэтому дают и авторство, и неизменность, и полный состав реквизита. Для УКЭП соглашение сторон не требуется, для УНЭП и ПЭП оно нужно.
| Вид подписи | Что попадает в отметку | Соглашение сторон | Типовое применение в КЭДО |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Сведения о подписанте и факте подписания. Номера и срока действия сертификата нет | Требуется | Ознакомления и заявления с невысокими рисками |
| УНЭП | Полный состав реквизита: ФИО владельца, номер и срок действия сертификата | Требуется, если подпись выпущена в системе работодателя | Подпись работника, в том числе на трудовом договоре по части 5 статьи 22.3 ТК РФ |
| УКЭП | Полный состав реквизита, сертификат выпущен аккредитованным удостоверяющим центром | Не требуется | Подпись работодателя на трудовых договорах, договорах о материальной ответственности, ученических договорах, приказах о дисциплинарных взысканиях |
Практический вывод для оформления: если работник подписывает ПЭП, отметка в документе будет короче, и восполнять её нечем. Доказательственную нагрузку в этом случае несут регламент использования подписи и журнал системы, а не штамп на листе.
Отдельно про распространённую путаницу в запросах. У электронной подписи нет единицы измерения и нет типов подписки: УКЭП, УНЭП и ПЭП — это виды подписи по закону, а не тарифные планы сервиса. Тариф считается по количеству сотрудников и набору функций, а какие виды подписи в него входят, указано в описании тарифа отдельной строкой.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Простая подпись выглядит дешёвым решением ровно до момента, когда документ нужно предъявить через несколько лет. Обеспечить юридическую значимость документа, подписанного ПЭП, на длительном сроке заметно сложнее, чем усиленной подписью с сертификатом. Для документов с долгим сроком хранения выбирайте УНЭП или УКЭП, а ПЭП оставляйте для ознакомлений.»
Если вы читаете этот раздел со стороны работодателя, подписи для сотрудников выпускать отдельно не нужно: ПЭП и УНЭП создаются внутри сервиса, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры.
Что закрепить в документах, чтобы отметка не вызывала вопросов при проверке
Состав кадрового электронного документа задан приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, который действует с 1 марта 2023 года. Документ состоит из основной части в формате PDF/A-1A, файла описания в XML, файлов электронных подписей сторон и, при необходимости, метаданных. Разъяснения и текст приложения к приказу опубликованы в разделе Минтруда, посвящённом единым требованиям к составу и форматам кадровых электронных документов. Из этой структуры следует важная для делопроизводителя деталь: подпись в комплекте лежит отдельными файлами, и отметка в основной части появляется только как результат визуализации.
Перед запуском массового подписания стоит проверить пять позиций:
- утверждено ли Положение о ведении КЭДО и приказ о введении электронного документооборота;
- назначен ли ответственный за КЭДО и оформлено ли делегирование права подписи;
- ведётся ли реестр сертификатов сотрудников с датами окончания действия;
- задан ли в системе шаблон штампа и адрес службы штампов времени;
- описан ли в регламенте порядок выгрузки комплекта «документ плюс файл подписи» по запросу проверяющего.
Шаблоны для работы с отметкой о подписании и проверкой подписи
Комплект закрывает три задачи делопроизводителя: подтвердить проверку подписи, зафиксировать порядок обмена и вести учёт сертификатов. Начинать удобнее с протокола проверки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
| Акт о невозможности переподписания | Скачать |
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Внимание: простая электронная подпись не позволяет проверить целостность документа и его неизменность после подписания. Если по такому документу возможен спор, отметка на листе положение не спасёт: нужна усиленная подпись.
Когда штамп визуализации не нужен
Отметка решает задачу наглядности, а не законности. Есть сценарии, в которых её формирование только добавляет работы.
Обмен полностью внутри одной системы. Если и работодатель, и работник видят статус и маршрут в карточке документа, а выгрузка идёт комплектом с файлом подписи, копия со штампом никому не нужна до момента печати.
Передача в информационную систему, которая принимает пару «документ плюс файл подписи». Такие системы проверяют подпись сами, а лишний штамп на копии в обмен не участвует.
Хранение в электронном архиве в подписанном контейнере. Здесь работает усовершенствование подписи и перештамповка, а визуализация формируется по запросу, когда документ поднимают из архива.
Обратная ситуация: штамп нужен всегда, когда документ печатают, подшивают в гибридное дело или отправляют получателю, который не работает со средствами проверки подписи. Практика формирования точных копий со штампом появилась именно из-за гибридных архивов, где часть документов лежит на бумаге, а часть в электронном виде.
Важный нюанс из практики: в проектах внедрения мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и настройка шаблона штампа проверяется именно на ней. Ошибка в шаблоне на этапе пилота стоит одной правки настроек, а после массового подписания приводит к переформированию копий по всему массиву документов.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Электронный архив (входит в тариф «Бизнес») | включено в тариф | настраивается при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | включено в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | при подключении сотрудника |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого пакета собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
УКЭП в тариф не входит и оформляется через партнёров-удостоверяющие центры. Переход между тарифами доступен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Отметка об электронной подписи ставится на месте собственноручной подписи бумажного аналога, содержит фразу о подписании, номер и срок действия сертификата и ФИО владельца, и при этом остаётся визуализацией. Юридический вес несут файл подписи и запись в карточке документа, а распечатка со штампом нужна для чтения, печати и подшивки. Отсутствие штампа в PDF почти всегда объясняется откреплённой подписью, отключённой визуализацией или тем, что открыт не тот экземпляр файла. Вид подписи определяет и состав отметки: у ПЭП сертификата нет, поэтому часть реквизита в ней не появится.
В практике Добыто мы настраиваем шаблон штампа, маршруты подписания и выгрузку комплекта с файлами подписей на этапе пилотной группы, до раскатки на всю компанию. Это снимает основную часть вопросов делопроизводителя к оформлению и делает поиск отметки о подписании рутинной операцией на несколько секунд.
Частые вопросы
Можно ли нарисовать отметку об электронной подписи вручную в Word или PDF-редакторе?
Технически можно, юридически бессмысленно. Инструменты вроде «Заполнить и подписать» добавляют графический объект, не связанный с сертификатом и криптографией: такой рисунок не подтверждает ни авторство, ни неизменность документа. Отметка должна формироваться системой из данных сертификата, которым документ реально подписан, иначе при проверке она не сойдётся с файлом подписи.
Обязательно ли ставить отметку на каждой странице документа?
Требования об отметке на каждой странице в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет. Отметка размещается там, где в бумажном аналоге стоит реквизит подписи. Постраничные штампы применяют по внутреннему решению организации, и тогда важно проследить, чтобы элементы отметки не перекрывали текст и не накладывались друг на друга.
Что делать, если отметок на документе две, а подписант один?
Сверьте ФИО владельца сертификата и номера сертификатов в обеих отметках. Совпадение номеров означает повторную визуализацию одного и того же подписания, например при двукратном формировании копии. Расхождение номеров означает две разные подписи: тогда в комплекте должно быть два файла подписи, и оба проверяются отдельно.
Как выглядит отметка, если работник подписал документ через Госключ?
Подпись возвращается в систему отдельным файлом, поэтому в исходном PDF отметки может не быть. Факт подписания фиксируется в карточке документа: статус, дата и время. Копия со штампом формируется системой уже после получения подписи, и в ней указываются данные сертификата, выданного через инфраструктуру электронного правительства.
Что делать, если срок действия сертификата истёк, а документ надо проверить?
Состав отметки не меняется: в ней остаётся срок действия сертификата, который был актуален на момент подписания. Проверяемость обеспечивают дополнительные доказательства внутри подписи: штамп времени, ответ службы актуальных статусов сертификатов и архивная метка. Если их нет, подпись усовершенствуют или составляют акт о невозможности переподписания.
Нужна ли отметка на документе, который работник подписал простой электронной подписью?
Отметка формируется, но содержит меньше данных: номера и срока действия сертификата у ПЭП нет. Поэтому доказательственную роль берут на себя соглашение об использовании простой электронной подписи и журнал системы, где зафиксированы идентификация пользователя, дата и время действия. Для документов с долгим сроком хранения этот вариант применять не стоит.
Куда подшивать протокол проверки подписи в номенклатуре дел?
Протокол проверки прикладывается к тому же делу, где хранится копия документа со штампом, и служит подтверждением, что подпись проверялась и была действительна. В электронном архиве оригинал документа с файлом подписи хранится отдельно, а протокол выполняет роль читаемого свидетельства проверки для тех, кто работает с бумажным экземпляром.
