Неиспользованный отпуск по каждому работнику в КЭДО виден в трёх местах: в карточке сотрудника со счётчиком доступных дней, в календаре отсутствий по всему подразделению и в справке об использовании права на отпуск, которую работник заказывает сам. Сама система эту цифру не считает: она получает её из программы, где ведётся кадровый учёт, и обновляет по расписанию обмена. Поэтому сводить остатки по компании корректно только после обмена и на одну дату среза. Различие, от которого зависит порядок работы: для планирования графика хватает счётчика в карточке, а для резерва отпусков и компенсаций нужен пересчёт по отпускному стажу за каждый рабочий год. У тех, кто был в отпуске по уходу за ребёнком или брал долгие отпуска за свой счёт, эти две цифры расходятся.
Разберём, какие разделы открывать, чтобы получить остаток по одному человеку и по всей компании, и почему счётчик расходится с расчётом бухгалтерии. Покажем ручную проверку по 2,33 дня и правилу округления, состав отпускного стажа по статье 121 ТК РФ и порядок выгрузки остатков к дате среза. Тарифы на 2026 год, шаблоны графика Т-7 и таблица округления дней — во второй половине статьи.
Где в КЭДО открыть остаток отпуска по конкретному работнику
Счётчик доступных дней живёт в карточке сотрудника. В сервисе Добыто это блок «Отсутствия» в профиле: он показывает, сколько дней отпуска и отгулов доступно, какие отсутствия запланированы, а какие уже завершены. Оттуда же согласуется новое отсутствие, без перехода в другой раздел. Бухгалтеру этот блок отвечает на один вопрос: сколько дней у человека на сегодня.
Второй источник — модуль «График отсутствий». Это календарь по подразделению или по всей компании: видно, сколько человек в отпуске, в командировке и на больничном. Типы отсутствий разведены цветом: синий — командировки, оранжевый — отпуск и другие отсутствия, красный — больничный. Есть поиск по сотруднику, выбор периода за день, месяц или год и фильтр по команде и типу отсутствия. Для сверки остатков этот модуль даёт не цифру остатка, а фактуру: сколько дней человек уже отгулял в выбранном периоде.
Третий источник — справка об использовании права на отпуск с детальным подсчётом. Работник заказывает её сам из личного кабинета, вместе со справкой о месте работы и 2-НДФЛ. Запрос попадает ответственному сотруднику отдельной задачей. Справка удобна там, где счётчик вызывает спор: в ней видны начисленные и использованные дни с расшифровкой по периодам.
| Где смотреть | Что даёт | Ограничение |
|---|---|---|
| Карточка сотрудника, блок отсутствий | Остаток дней на текущую дату, запланированные отсутствия | Одна цифра без расшифровки по видам отпуска |
| Календарь отсутствий по подразделению | Фактически использованные дни за выбранный период, пересечения по отделу | Не показывает накопление за прошлые рабочие годы |
| Справка об использовании права на отпуск | Детальный подсчёт: начислено, использовано, остаток | Формируется по запросу, обрабатывается как задача |
| Раздел документов и архив | Приказы и заявления по отпускам с фильтром по сотруднику, типу и дате | Только документы, созданные после подключения сервиса |
Для сверки одного спорного человека берут все четыре источника: счётчик даёт итог, календарь — использованные дни, справка — расчёт, архив — основания. Если четыре источника сходятся, цифру можно переносить в расчёт компенсации.
Почему счётчик в КЭДО расходится с расчётом бухгалтерии
Система КЭДО не ведёт кадровый учёт, она отображает данные учётной программы. Обмен идёт по расписанию: в связке 1С:ЗУП и личного кабинета заявки и документы синхронизируются примерно каждые 10 минут, а при срочной задаче обмен запускают вручную из раздела состояния обмена. Отсюда первая причина расхождения: срез сделан до обмена, а приказ провели после.
Факт: обмен между личным кабинетом и учётной базой идёт по расписанию, около 10 минут, и его можно выполнить вручную. Перед выгрузкой остатков на отчётную дату обмен запускают принудительно, иначе в файл попадут данные без последних приказов.
Вторая причина — виды отпусков. Счётчик показывает то, что заведено в системе. Если у работника есть дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, за вредные условия или северный, а этот вид в карточке не настроен, остаток окажется занижен на всю накопленную дополнительную часть. Накопление за прошлые рабочие годы тоже должно переноситься: система обязана видеть остатки предыдущих периодов, а не начинать счёт с даты внедрения.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Система должна понимать, сколько у сотрудника накоплено дней и по каким видам отпуска — основному, северному, за вредность, за ненормированный рабочий день. И она не должна терять дни за прошлые периоды. Если при переносе данных перенесли только остаток по основному отпуску, расхождение с расчётом бухгалтерии вылезет на первом же увольнении. Сверяйте перенесённые остатки по видам отпуска до того, как отдадите цифры в резерв.»
Третья причина — отпуска авансом. Работник вправе взять отпуск до того, как отработал полный рабочий год, и тогда счётчик уходит в минус или показывает ноль при фактически неотработанном стаже. В настройках сервиса обычно есть контроль заявлений: проверка того, что одна часть отпуска не короче 14 календарных дней, и запрет отпуска авансом. Включённый запрет упрощает сверку, но лишает гибкости тех, кому отпуск авансом согласуют по решению руководителя.
Полезно знать: в настройках функциональности включается контроль заявлений сотрудников: проверка наличия части отпуска не менее 14 дней, старт отпуска с рабочего дня и запрет предоставления отпуска авансом. Эти три галочки снимают часть ручной проверки заявлений.
Важный нюанс из практики: расхождение чаще всего дают не ошибки системы, а незакрытые задачи. Заявление сотрудника попало в учётную программу отдельной задачей, кадровый специалист приказ ещё не провёл, а счётчик уже уменьшил доступные дни. На срезе такие работники видны как строки, где остаток в КЭДО меньше расчётного ровно на длину запланированного отпуска.
Как проверить остаток вручную: стаж, 2,33 дня и округление
Ручной расчёт нужен там, где цифру из системы придётся защищать перед аудитором или в споре с работником. Логика простая: количество полных месяцев отпускного стажа умножается на норму дней за месяц, из результата вычитаются использованные дни. При стандартных 28 календарных днях норма составляет 2,33 дня за месяц. При отпуске 31 день (работники до 18 лет) или при дополнительных отпусках норму считают отдельно по каждому виду.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отпускной стаж отсчитывается от даты приёма на работу рабочими годами, а не календарными. Излишки менее половины месяца отбрасываются, половина месяца и более округляется до полного месяца — это правило действует с 1930 года и применяется до сих пор. Состав стажа задан статьёй 121 ТК РФ.
| Входит в отпускной стаж | Не входит в отпускной стаж |
|---|---|
| Время фактической работы | Отпуск по уходу за ребёнком до достижения им установленного возраста |
| Время, когда работник фактически не работал, но место работы за ним сохранялось: ежегодный отпуск, больничный, нерабочие праздничные дни, выходные | Отпуска без сохранения заработной платы в части, превышающей 14 календарных дней за рабочий год |
| Время вынужденного прогула при незаконном увольнении с последующим восстановлением | Время отсутствия на работе без уважительных причин, включая отстранение по статье 76 ТК РФ |
| Время отстранения от работы из-за непрохождения медосмотра не по вине работника | Для дополнительного отпуска за вредность — только фактически отработанное во вредных условиях время |
Отсюда типовое расхождение: сотрудница вернулась из отпуска по уходу за ребёнком, счётчик показывает накопление за весь период отсутствия, а по статье 121 эти месяцы в стаж не идут. Перед резервом такие карточки пересчитывают руками.
Дробный результат округляют только в большую сторону. Арифметическое правило «меньше половины — вниз» здесь не работает: разъяснения Минздравсоцразвития допускают округление исключительно в пользу работника. Округлив 12,44 дня до 12, компания получает недоплату компенсации.
Компании, которые не хотят работать с дробями, закрепляют правило округления в положении об отпусках. Формулировка одна: дни округляются в большую сторону до целого. Обратный порядок в локальном нормативном акте недействителен, поскольку ухудшает положение работника.
Как свести остатки по всей компании к дате среза
Сведение остатков делается одной выгрузкой на конкретную дату. Порядок действий одинаков и для собственного сервиса, и для связки учётной программы с личным кабинетом.
Как свести остатки отпусков по компании: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте дату среза и не меняйте её по ходу работы: для резерва это последний день отчётного периода, для планирования графика — дата начала следующего календарного года.
- Шаг 2. Запустите обмен между КЭДО и учётной программой вручную, не дожидаясь расписания, и убедитесь, что все заявления и приказы по отпускам проведены.
- Шаг 3. Проверьте список сотрудников: в выгрузку должны попасть все, включая совместителей, декретных и тех, у кого личный кабинет не активирован.
- Шаг 4. Выгрузите остатки по видам отпуска отдельно: основной, дополнительные за вредность, за ненормированный рабочий день, северный. Одна колонка «всего дней» для резерва не подходит.
- Шаг 5. Отфильтруйте карточки с отрицательным остатком и с нулём при большом стаже: это отпуска авансом и незакрытые задачи, их разбирают руками.
- Шаг 6. Пересчитайте по статье 121 ТК РФ тех, кто был в отпуске по уходу за ребёнком, брал отпуск за свой счёт длиннее 14 дней или отсутствовал без уважительных причин.
- Шаг 7. Сверьте итог с приказами в архиве по спорным сотрудникам и зафиксируйте расшифровку: она понадобится при инвентаризации резерва и при увольнениях.
После сведения остатки сразу идут в работу: из них собирается график отпусков на следующий год, который утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года.
Соберите график отпусков по форме Т-7 из сведённых остатков
Кейс из практики: в одной компании график отпусков вели на распечатке формата А1, приклеенной к стене, с переносами и зачёркиваниями поверх. Разобраться в нём мог только руководитель кадровой службы со стажем более 30 лет, и на время её больничного согласование отпусков останавливалось полностью. После перевода планирования в электронный вид сведение остатков перестало зависеть от одного человека: срез собирается из системы за несколько минут.
В практике Добыто выгрузку сначала обкатывают на одном подразделении, а не на всей компании: пилотная группа показывает, какие виды отпусков не перенеслись и у кого не активирован личный кабинет. После этого срез по остальным подразделениям делают одним заходом.
Шаблоны для сведения остатков и графика отпусков
Комплект для бухгалтерии: начните с таблицы округления, она закрывает главный спорный момент при расчёте дробных дней.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Таблица округления дней отпуска (.xlsx) | Скачать |
| График отпусков по форме Т-7 (.xlsx) | Скачать |
| Реестр сотрудников для сверки списка (.docx) | Скачать |
| Положение об отпусках с правилом округления (.docx) | Скачать |
| Шаблон расчёта отпускных за неполный период (.xlsx) | Скачать |
Зачем бухгалтеру точная цифра остатка и во что обходится ошибка
Остаток неиспользованного отпуска попадает сразу в три расчёта. Первый — оценочное обязательство по оплате отпусков в бухгалтерском учёте по ПБУ 8/2010: сумма считается от количества накопленных дней и среднего заработка, а организации, ведущие упрощённый учёт, вправе резерв не создавать. Второй — резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в налоговом учёте по статье 324.1 НК РФ с обязательной инвентаризацией на конец года. Третий — компенсация за все неиспользованные отпуска при увольнении по статье 127 ТК РФ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ошибка в остатке обходится дороже пересчёта. Заниженный остаток даёт недоплату компенсации: работодатель доплачивает разницу и проценты по статье 236 ТК РФ, не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день просрочки. Нарушение трудового законодательства образует состав по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Завышенный остаток бьёт с другой стороны: раздутый резерв искажает отчётность и снимается при проверке налоговой базы.
Внимание: отпускные выдают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска, а уведомить работника о начале отпуска нужно не позднее чем за две недели. Если срок выплаты нарушен, работник вправе требовать переноса отпуска, и накопленный остаток вырастет ещё на длину этого отпуска.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отпуска, не отгулянные два года подряд, дают состав нарушения по статье 124 ТК РФ и наращивают обязательство, которое компания рано или поздно оплатит деньгами. Мы советуем раз в квартал выгружать список тех, у кого накоплено больше 56 дней, и разбирать причины поимённо. Дешевле отправить человека в отпуск, чем закрывать накопленный остаток компенсацией при увольнении.»
Работник вправе сам проверить свой остаток и запросить документы, связанные с работой. Порядок предоставления ежегодного основного и дополнительных отпусков с продолжительностью по категориям работников опубликован на сайте Минтруда России в разделе о трудовых отношениях: там же указаны нормы дополнительных отпусков для Крайнего Севера и приравненных местностей, которые чаще всего теряются при переносе остатков в новую систему.
Какой подписью заверяют документы по отпускам в КЭДО
Виды электронной подписи различаются по 63-ФЗ и не заменяют друг друга. ПЭП, простая электронная подпись, подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды и пароли. УНЭП, усиленная неквалифицированная, создаётся криптографическими средствами, фиксирует изменения документа после подписания и в кадровом документообороте выпускается работнику в информационной системе работодателя. УКЭП, усиленная квалифицированная, дополнительно подтверждается квалифицированным сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра.
| Документ по отпуску | Подпись работника | Подпись работодателя |
|---|---|---|
| Заявление на отпуск, на отпуск за свой счёт, на перенос | ПЭП, УНЭП или УКЭП | УНЭП или УКЭП |
| Приказ о предоставлении отпуска, график отпусков, уведомление о начале отпуска | ПЭП, УНЭП или УКЭП при ознакомлении | УНЭП или УКЭП |
| Трудовой договор и дополнительное соглашение, где закреплён дополнительный отпуск | УНЭП или УКЭП | Только УКЭП |
| Приказ об увольнении с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск | Электронная подпись не применяется | Оформляется на бумаге |
Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда и трудовая книжка остаются вне электронного документооборота. Приказ об увольнении — тот самый документ, которым закрывается компенсация за накопленные дни, поэтому бумажный экземпляр в архиве нужен даже при полностью электронном кадровом учёте.
Лайфхак: штамп электронной подписи на PDF не доказывает подписание: картинку штампа можно скопировать редактором и поставить на любой файл. Юридически значима проверка самой подписи программными средствами и приложенные файлы подписи, а не визуализация.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда ГИТ запрашивает документы по отпускам, недостаточно выгрузить PDF со штампом подписи. Готовьте комплект: приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника на подписание документов УНЭП и архив, где к файлу приложены файлы подписи. Проверьте выгрузку заранее на одном приказе об отпуске, а не в момент запроса.»
Когда КЭДО не сведёт остатки отпусков за вас
Сервис не заменяет расчёт там, где нет исходных данных. Если кадровый учёт ведётся в таблицах и мастер-системы нет, счётчик в личном кабинете покажет ту цифру, которую в него внесли руками, со всеми ошибками исходной таблицы. Автоматического пересчёта по статье 121 ТК РФ в этом случае не будет.
Данные за годы до внедрения тоже не появятся сами. При переносе загружают входящие остатки на дату старта, и качество этих остатков определяет всё дальнейшее. Если входящие остатки не выверены, ошибка будет тянуться годами, а система будет её аккуратно воспроизводить. Мы закладываем выверку входящих остатков отдельным этапом до старта: по каждому виду отпуска сверяются накопленные и использованные дни, и только после этого сальдо загружается в сервис.
Отдельная ситуация — сотрудники, которые не пользуются личным кабинетом. Для них кадровые документы продолжают вести на бумаге, а остаток бухгалтерия считает вручную и вносит в общий срез отдельной строкой. При численности до 15-20 человек с ровной структурой отпусков автоматизация ради одной задачи сведения остатков себя не оправдывает: расчёт в таблице занимает меньше времени, чем настройка видов отпусков.
Стоимость подключения КЭДО и что входит в тарифы
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с учётной программой, кастомных шаблонов, электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | на всех тарифах |
| Получение УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес». Действующие условия и состав каждого тарифа собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указан порядок перехода между тарифами с пропорциональным пересчётом.
Для задачи сведения остатков решающей оказывается интеграция с учётной программой: без неё остатки придётся вносить вручную, и точность среза будет зависеть от аккуратности переноса.
Выводы
Остаток неиспользованного отпуска в КЭДО собирается из четырёх источников: счётчика в карточке, календаря отсутствий, справки с детальным подсчётом и архива приказов. Система показывает данные учётной программы, поэтому перед срезом запускают обмен, а карточки декретных, отпусков за свой счёт длиннее 14 дней и отпусков авансом пересчитывают вручную по статье 121 ТК РФ. Дробные дни округляются только в большую сторону, а цифра остатка одновременно идёт в резерв по ПБУ 8/2010, в налоговый резерв по статье 324.1 НК РФ и в расчёт компенсации при увольнении.
Мы в Добыто выстраиваем эту цепочку так, чтобы бухгалтерия получала срез по видам отпусков, а не одну колонку с итогом: остатки, календарь отсутствий и подписанные приказы лежат в одном месте и сверяются между собой.
Частые вопросы про остатки неиспользованного отпуска
Сгорают ли неиспользованные отпуска через 18 месяцев?
Нет. Правило о 18 месяцах из Конвенции МОТ № 132 касается порядка предоставления отпуска, а не прекращения права на него. Конституционный Суд РФ в постановлении от 25.10.2018 № 38-П подтвердил: при увольнении компенсация выплачивается за все неиспользованные отпуска независимо от их давности. В резерв и в расчёт компенсации включаются накопленные дни за все годы работы.
Как считать остаток у сотрудницы, вернувшейся из отпуска по уходу за ребёнком?
Отпуск по уходу за ребёнком в отпускной стаж не входит, а отпуск по беременности и родам входит. Накопление останавливается на дате начала отпуска по уходу и возобновляется с даты выхода на работу, даже если сотрудница работала неполный день. Счётчик в системе такую остановку не всегда учитывает, поэтому по каждой такой карточке стаж пересчитывают по датам приказов.
Можно ли закрыть накопленные дни деньгами без увольнения?
Только ту часть, которая превышает 28 календарных дней за каждый рабочий год, и по письменному заявлению работника (статья 126 ТК РФ). Заменить компенсацией сами 28 дней нельзя. Для беременных, работников младше 18 лет и занятых на работах с вредными и опасными условиями замена дополнительного отпуска деньгами не допускается.
Что делать, если остаток в системе отрицательный?
Отрицательный остаток означает отпуск, предоставленный авансом за неотработанный рабочий год. В резерв такие дни не включаются, обязательства перед работником по ним нет. При увольнении излишне выплаченные отпускные удерживают из окончательного расчёта с учётом ограничения по сумме удержания, а при нехватке суммы вопрос решается соглашением с работником.
Обязан ли работодатель выдать работнику справку об остатке отпуска?
По письменному заявлению работника документы, связанные с работой, выдают в течение трёх рабочих дней (статья 62 ТК РФ). Справка об использовании права на отпуск в этот перечень попадает как документ, связанный с работой. В электронном документообороте она формируется по запросу из личного кабинета и подписывается со стороны работодателя.
Как сверить остатки за годы до подключения электронного документооборота?
Данные до даты старта в систему не подтягиваются. Входящий остаток на дату перехода собирают из приказов о предоставлении отпусков за прошлые периоды и из графиков отпусков, а спорные позиции закрывают расчётом по датам приёма и увольнения из трудовых договоров. Этот выверенный остаток загружают как начальное сальдо, после чего система считает накопление дальше самостоятельно.
