ГИС «Работа в России» — федеральная государственная информационная система, в которой работодатель вправе вести кадровый электронный документооборот вместо собственной системы: право выбора между двумя площадками закреплено статьёй 22.1 ТК РФ. Доступ к платформе бесплатный, подсистема «Электронный кадровый документооборот» создаёт, подписывает и хранит документы, связанные с работой, а работник подписывает часть из них простой электронной подписью через подтверждённую учётную запись Госуслуг. Порядок действий определяется видом подписи: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора и заявление об увольнении работник подписывает только УКЭП или УНЭП, а работодатель по этим документам — только УКЭП. Для остальных документов ПЭП допустима, но в ГИС это ПЭП, ключ которой получен через ЕСИА, а в своей системе — ПЭП по соглашению сторон.
Разберём, чем подсистема ГИС отличается от сервиса КЭДО по функциям: где ПЭП перестаёт работать, каких маршрутов согласования и сценариев ознакомления с ЛНА на платформе нет и почему второй интерфейс для работника тормозит внедрение. Покажем, что проверить в лицензиях поставщика до подписания договора. Сравнительные таблицы подписей и функций, порядок подготовки, стоимость и сроки на 2026 год, образцы ЛНА и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
ГИС «Работа в России»: что платформа реально даёт работодателю
Платформа работает по Правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 13.05.2022 № 867, и включает отдельную подсистему «Электронный кадровый документооборот». Доступ к системе свободный и бесплатный, адрес — trudvsem.ru. Чтобы начать, работодателю нужны подтверждённая учётная запись на Госуслугах и регистрация организации на платформе; отдельного договора с оператором и лицензионных платежей нет.
Масштаб использования измеряется публично: электронный кадровый документооборот на платформе ведут более 2000 работодателей, ими создано свыше 1,2 млн документов. Для интеграции собственных кадровых систем предусмотрено подключение по API. Подробности о составе подсистем и нормативной базе публикует Роструд на странице единой цифровой платформы «Работа в России».
Главная экономия на платформе не в лицензии, а в подписях: работодателю не нужно покупать или выпускать сертификаты электронной подписи для сотрудников, потому что работник использует ПЭП, полученную через ЕСИА, либо УНЭП из инфраструктуры электронного правительства. При штате в тысячу человек это заметная строка бюджета. Проверьте по своей организации две вещи: есть ли подтверждённая учётная запись руководителя на Госуслугах и кто в компании будет администратором на платформе.
Подписи ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которую нельзя обойти
63-ФЗ делит электронные подписи на три вида, и в кадровых отношениях они не взаимозаменяемы. ПЭП — это связка логина и пароля либо код из SMS: она подтверждает, что подпись сформировал конкретный человек, но не фиксирует неизменность файла. УНЭП и УКЭП создаются криптографическими средствами, обе показывают, что документ после подписания не менялся. Разница между ними в аккредитации удостоверяющего центра: УКЭП выдаёт аккредитованный УЦ, и такая подпись признаётся равнозначной собственноручной без отдельного соглашения сторон, а для ПЭП и УНЭП соглашение с порядком проверки подписи обязательно.
Из этого правила есть исключение, которое чаще всего и определяет выбор площадки. УНЭП, созданная в инфраструктуре электронного правительства по Правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, применяется в кадровом документообороте в силу прямого указания статьи 22.3 ТК РФ. Отдельное соглашение с работником об использовании такой подписи заключать не требуется. Именно этот механизм стоит за мобильным приложением Госключ.
Полезно знать: если работник подписывает документы УНЭП из инфраструктуры электронного правительства, соглашение об использовании неквалифицированной подписи с ним не подписывают. При УНЭП, выпущенной внутри сервиса, такое соглашение обязательно и должно описывать порядок проверки подписи.
Ниже перечень документов, по которым закон закрывает возможность обойтись простой подписью. Он одинаков и для ГИС, и для собственной системы работодателя, различается только набор допустимых УНЭП.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Особенность площадки |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП | В ГИС работник применяет УНЭП из инфраструктуры электронного правительства |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП | В своей системе допустима УНЭП сервиса по соглашению сторон |
| Ученический договор и договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ПЭП не применяется ни на одной площадке |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП | Ознакомление фиксируется подписью работника, а не отметкой о прочтении |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП | Требование действует и при сокращении, и при изменении оплаты |
| Заявление об увольнении и его отзыв | не подписывает | УКЭП или УНЭП | Сам приказ об увольнении остаётся на бумаге |
| Заявления, приказы по отпускам, ЛНА, графики, табели, расчётные листки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | В ГИС — ПЭП через ЕСИА, в своей системе — ПЭП по соглашению сторон |
Из таблицы следует практический вывод для проекта: если в вашей компании массовые документы — это отпуска, командировки и ознакомление с ЛНА, вы почти целиком укладываетесь в последнюю строку и можете строить процесс на ПЭП. Как только в периметр попадает приём на работу или дисциплинарная практика, ПЭП выпадает из схемы, и вопрос выпуска УНЭП становится обязательным.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос про виды подписи звучит первым на каждом проекте: сотрудники боятся запутаться. На практике проще выбрать одну схему и закрепить её в положении о КЭДО — УКЭП со стороны работодателя и УНЭП со стороны работника. Она покрывает все документы без исключений, и вам не приходится объяснять человеку, почему заявление на отпуск он подписывает одним способом, а трудовой договор другим».
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Функциональная граница: что закрывает ГИС, а что остаётся за сервисом КЭДО
Типовой приём сотрудника состоит из заявки на подбор, проверки кандидата, согласия на обработку персональных данных, согласования нанимающим руководителем, сборки комплекта документов, подписания и архивного хранения. Государственная платформа закрывает два последних этапа. Первые пять остаются ручной работой кадровой службы, пока их не автоматизирует отдельная система. Именно здесь проходит граница между площадками, и таблица ниже показывает её по конкретным функциям.
| Функция | Подсистема ЭКДО в ГИС | Сервис КЭДО |
|---|---|---|
| Подписание и хранение кадровых документов | Есть, платформа для этого и создана | Есть, плюс выгрузка архива с файлами подписи |
| Оплата за пользование площадкой | Доступ свободный и бесплатный | Подписка за рабочее место или за сотрудника |
| Маршруты согласования любой сложности | Не решается средствами платформы | Последовательные и параллельные маршруты, роли вместо фамилий, сроки на этапах |
| Автоматическая сборка комплекта ЛНА под должность | Нет | Комплект собирается по подразделению и должности, новая редакция уходит на повторное ознакомление |
| Интеграция с 1С:ЗУП и другими учётными системами | Через подключение к API, разработку заказывает работодатель | Готовый коннектор либо API вендора |
| Мобильное приложение работника | Отдельного приложения у портала нет | Личный кабинет и приложение с пуш-уведомлениями |
| Работа с исполнителями по ГПХ и самозанятыми | Платформа рассчитана на трудовые отношения | Подписание по соглашению об ЭДО в том же контуре |
| Контроль исполнительской дисциплины | Отдельного инструмента нет | Виджеты: кто не принял приглашение, у кого нет подписи, у кого просрочено подписание |
Критерий разделения один: платформа отвечает за юридическую форму документа, сервис — за то, как документ доходит до нужного человека и возвращается обратно. Если у вас 40 сотрудников и три типа документов, первого достаточно. Если у вас распределённая структура, филиалы и десятки ЛНА, ручная маршрутизация съест экономию на лицензии за первый же квартал. В сервисе Добыто маршруты собираются из ролей, а не из фамилий: при смене руководителя подразделения цепочка согласования перестраивается сама.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Ознакомление с локальными нормативными актами — самый недооценённый блок. На бумаге кадровик руками собирает пачку инструкций под должность, а потом ищет подписи для проверки. В сервисе база документов настраивается один раз: система сама формирует комплект под подразделение и должность, а при выходе новой редакции отправляет её на повторное ознакомление всем, на кого акт распространялся. В практике Добыто именно этот блок даёт самый заметный эффект после запуска».
Четыре места, где сценарий через ГИС ломается на практике
Требование «подписывать кадровые документы простой электронной подписью на портале» регулярно попадает в технические задания и так же регулярно оттуда исключается после разбора. Ниже четыре причины, по которым это происходит.
Второй интерфейс для работника. Личный кабинет сотрудника живёт в системе КЭДО, а подписание уходит на портал. Человеку нужно отдельно авторизоваться, вспомнить пароль и разобраться в незнакомом интерфейсе, причём у портала нет собственного мобильного приложения. Для рядового сотрудника это лишний шаг, а для проекта — главный источник отказов на этапе раскатки.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ещё одна точка интеграции. Портал в цепочке подписания — внешний сервис, на который вы не влияете. Перебой на его стороне останавливает подписание кадровых документов во всей компании. При этом обязанности вести КЭДО именно на государственной платформе законом не установлено: статья 22.1 ТК РФ оставляет выбор за работодателем.
Юридическая значимость ПЭП на длительном сроке. Кадровые документы хранятся десятилетиями: трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 лет. Требования к системам хранения электронных документов заданы приказом Росархива от 15.06.2020, а стратегия долговременной сохранности описана в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, аутентичность, конвертация, миграция. ПЭП не фиксирует неизменность файла, и через десять лет подтвердить содержание документа сложнее, чем при усиленной подписи с меткой времени.
Массовое ознакомление. Когда ЛНА уходит на ознакомление всему штату, в систему одновременно заходят тысячи человек. Промышленные системы КЭДО проходят нагрузочные испытания на десятки тысяч одновременных пользователей именно из-за этого сценария, и это требование стоит выносить в техническое задание отдельной строкой.
Внимание: при самостоятельном подключении интеграции с Госключом обезличенный сертификат выпускает только генеральный директор, срок действия — 1 год, перевыпуск ежегодно и лично. Заложите эту процедуру в регламент заранее, иначе подписание встанет в дату истечения сертификата.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Работодатели считают экономию на сертификатах и не считают стоимость отказов. Если работник не может подписать документ с телефона за минуту, он идёт в отдел кадров и просит бумагу, и вы получаете два параллельных документооборота вместо одного. Прежде чем выбирать площадку, пройдите клиентский путь сами: с телефона, без подсказок, как рядовой сотрудник».
Когда ГИС достаточно и сервис КЭДО покупать рано
Платформа закрывает задачу целиком в нескольких понятных сценариях. Первый: штат до нескольких десятков человек в одном офисе, документы типовые, объём — несколько штук на сотрудника в год. Второй: компания только пробует электронный формат и хочет проверить реакцию людей до бюджетирования проекта. Третий: у организации нет интеграционных задач, кадровый учёт ведётся в одной системе и выгрузка вручную никого не напрягает.
Отдельный случай — организации, которым по нормативным документам требуются сертифицированные средства защиты и аттестованные информационные системы. Здесь выбор определяется не удобством, а требованиями регулятора: перед покупкой любой системы имеет смысл привлечь лицензиата ФСТЭК, чтобы понять, нужна ли аттестация вообще или достаточно самостоятельного акта оценки соответствия по 152-ФЗ.
Сигнал, что платформы перестало хватать, звучит одинаково: кадровик снова собирает комплекты руками, руководители согласуют отсутствия в мессенджере, а сотрудники спрашивают, куда идти подписывать. Проверьте по своей компании, сколько согласующих проходит типовой документ и сколько ЛНА меняется за год. Двух цифр обычно хватает для решения.
Подготовка до выбора площадки: что проверить и в каком порядке
Ошибки внедрения дороже ошибок выбора, поэтому часть работы делается до того, как вы вообще сравниваете площадки. Перед стартом проверьте пять пунктов:
- Какие документы вы хотите перевести в электронный вид и попадают ли они в перечень, где ПЭП не применяется.
- Кого именно переводите: у дистанционных работников порядок обмена документами регулируется главой о дистанционной работе, письменное согласие на КЭДО с ними не собирают, условия закрепляются локальным актом и трудовым договором.
- Кто из работников принят до 31.12.2021: с ними согласие на переход собирается письменно, отказ не даёт оснований для увольнения или иных мер.
- Работаете ли вы с исполнителями по ГПХ и самозанятыми: с ними подписывается отдельное соглашение об электронном документообороте.
- Какая учётная система стоит и в какой конфигурации: наличие готового коннектора именно под вашу конфигурацию и релиз проверяется до подписания договора, а не после.
Лайфхак: готовый коннектор к 1С устанавливается расширением примерно за час и не требует вашей команды разработки. Интеграция по API занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от квалификации ваших разработчиков. Способ интеграции определяет срок проекта сильнее, чем выбор самой площадки.
Как выбрать площадку для КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте реестр документов, которые переводите в электронный вид, и отметьте те, что требуют УКЭП работодателя и УНЭП работника.
- Шаг 2. Определите вид подписи для работника и зафиксируйте его в положении о ведении КЭДО. Одна схема на всю компанию снимает основную часть вопросов от сотрудников.
- Шаг 3. Проверьте у поставщика лицензии ФСТЭК и ФСБ, а также сертификат на используемую версию продукта. Отсутствие лицензии у разработчика создаёт риск запрета на использование продукта.
- Шаг 4. Сверьте интеграцию: конфигурация и релиз вашей учётной системы, наличие готового коннектора, документация API при самописной системе.
- Шаг 5. Издайте приказ о введении КЭДО, утвердите положение, уведомите работников и соберите письменные согласия у тех, кому они нужны.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу на одном подразделении, пройдите полный цикл подписания и только после этого разворачивайте систему на весь штат.
В практике Добыто пилотная группа перед раскаткой на всю компанию снимает основную часть ошибок настройки: маршруты, права ролей и тексты уведомлений правятся на 20-30 сотрудниках, а не на пяти тысячах.
Шаблоны ЛНА и согласий для перехода на электронный документооборот
Комплект закрывает юридическую часть перехода независимо от выбранной площадки; начните с положения о ведении КЭДО, остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Разделяйте два потока работников с самого начала. Дистанционные переводятся без сбора письменных согласий: у них порядок обмена электронными документами регулируется главой о дистанционной работе. С остальными Роструд пока придерживается позиции о письменном согласии, и в спорной ситуации именно эта бумага будет вашим доказательством. Пересчитайте штат по этим двум категориям до старта проекта — от результата зависит объём подготовительной работы».
Цена ошибки при выборе подписи и площадки
Неверный вид подписи даёт два последствия одновременно. Трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью вместо УНЭП, не соответствует требованиям статьи 22.3 ТК РФ: это нарушение трудового законодательства, за которое по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ юридическому лицу грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей, а в суде такой документ теряет доказательственную силу. Пересобрать пакет по всему штату задним числом невозможно: подписать документ прошедшей датой система не даст.
Вторая статья потерь — расходы на подписи. По статье 22.2 ТК РФ расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель. При тысяче сотрудников переход на подпись из инфраструктуры электронного правительства вместо платных сертификатов даёт экономию порядка 0,5 млн рублей в год: это цифра из реального проекта на 1100 человек, где документооборот по одному кадровому процессу сократился до 15-30 минут против нескольких недель на бумаге.
Факт: из четырёх допустимых вариантов подписи работника — ПЭП, УНЭП по соглашению сторон, УНЭП из инфраструктуры электронного правительства и УКЭП — около 70% компаний выбирают Госключ. Причина простая: подпись бесплатна и для работника, и для работодателя, а удостоверяющий центр организовывать не нужно.
Третья статья — двойной документооборот. Если часть сотрудников подписывает электронно, а часть возвращается к бумаге, кадровая служба ведёт два архива и два реестра. Считать эффект от перехода в такой конфигурации бессмысленно. Проверьте себя простым способом: посчитайте, сколько сотрудников за первый месяц после запуска ни разу не вошли в систему, и сравните с числом выданных подписей. В Добыто такой срез собирается из виджета контроля: он показывает, кто не принял приглашение, у кого нет подписи и у кого просрочено подписание.
Стоимость подключения КЭДО в Добыто: тарифы и сроки
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и способа интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | рассчитывается индивидуально |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и SLA считаются отдельно. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа полностью соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Государственная платформа и коммерческий сервис решают разные части задачи. ГИС даёт бесплатную юридически значимую площадку для подписания и хранения, снимая с работодателя расходы на сертификаты подписи работников. Сервис КЭДО отвечает за то, что происходит вокруг подписи: маршруты согласования, автоматическую сборку комплектов под должность, интеграцию с учётной системой, контроль дисциплины и единый интерфейс для сотрудника. Правовой минимум по видам подписи одинаков для обеих площадок, и ПЭП не спасает там, где закон требует усиленную подпись.
Мы в Добыто подключаем компании на КЭДО с полным набором подписей, готовым модулем для 1С:ЗУП и электронным архивом, а перед раскаткой на весь штат закладываем пилотную группу. Такой порядок позволяет отдельно проверить юридическую часть перехода и отдельно — клиентский путь сотрудника, до того как обе ошибки станут массовыми.
Частые вопросы
Что означают формулировки «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП»?
Таких понятий в 63-ФЗ нет. У квалифицированной подписи есть сертификат ключа проверки с конкретным сроком действия, обычно 12 месяцев, и владелец — физическое лицо или организация. «Подпиской» иногда называют тариф сервиса, в котором подпись выпускается, а «единицей измерения» — количество сертификатов или активных кабинетов. При сравнении предложений уточняйте два параметра: срок действия сертификата и то, за что вы платите — за пользователя, за рабочее место или за сертификат.
Можно ли одновременно вести КЭДО на платформе и в собственной системе?
Статья 22.1 ТК РФ разрешает работодателю использовать обе площадки, но параллельное ведение по одним и тем же документам создаёт риск расхождений в архиве и в датах подписания. Практичный вариант — развести их по видам документов или по категориям работников и жёстко зафиксировать разделение в положении о ведении КЭДО: где какой документ подписывается и какой подписью.
Что делать с документами, подписанными на платформе, при переходе в свою систему?
Документы выгружаются вместе с файлами подписи и хранятся в электронном архиве нового оператора. Сроки хранения не меняются: трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 лет, графики отпусков и табели — 5 лет. Требования к системе хранения заданы приказом Росархива от 15.06.2020, поэтому при переносе проверьте, что архив обеспечивает читаемость, аутентичность и возможность миграции формата.
Можно ли подписывать документы с самозанятыми и исполнителями по ГПХ?
Правила КЭДО из статей 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются: это не трудовые отношения. С исполнителями заключается отдельное соглашение об электронном документообороте, и если используется ПЭП или УНЭП, соглашение обязано описывать порядок проверки подписи. При УКЭП соглашение формально не требуется, подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию.
Что проверить в лицензиях и сертификатах поставщика системы?
Три документа с разным смыслом. Лицензия ФСТЭК или ФСБ разрешает разработчику вести деятельность в области защиты информации, и её отсутствие означает риск запрета на использование продукта. Сертификат подтверждает соответствие требованиям и выдаётся на конкретную версию продукта, поэтому уточняйте, на какую именно. Аттестат относится не к продукту, а к вашей информационной системе: по 152-ФЗ оценка соответствия обязательна, но её можно провести самостоятельно актом либо привлечь лицензиата ФСТЭК.
Что делать, если работник отказался переходить на электронный документооборот?
Отказ не даёт оснований для увольнения или иных мер: с таким сотрудником документы продолжают оформлять на бумаге. Согласие требуется от тех, кто принят до 31.12.2021; лица, у которых на 31.12.2021 отсутствовал трудовой стаж, переводятся без сбора согласия при условии уведомления. Отказ фиксируется письменным заявлением и хранится в личном деле — на случай проверки, почему по этому работнику нет электронных документов.
