Экономия при внедрении КЭДО складывается из четырёх статей: печать и расходники, доставка документов, хранение архива и выпуск электронных подписей. Считать её удобнее в рублях на одного сотрудника в год. Бумажное оформление обходится примерно от 1 000 рублей в год на человека при 3-15 кадровых документах, а подписка по тарифу «Бизнес» стоит 30 000 рублей в год на 50 сотрудников, то есть 600 рублей на человека. Дальше расчёт расходится по тому, где физически находятся люди: у офисной компании экономия набирается на времени кадровой службы и бухгалтерии, у распределённого штата она появляется сразу на доставке, где один курьерский цикл туда и обратно стоит около 4 000 рублей.
Покажем, как собрать расчёт окупаемости на своих данных: какие затраты считаются прямыми, какие косвенными и почему выпуск УКЭП каждому работнику ломает экономику проекта. Разберём, чем ПЭП, УНЭП и УКЭП различаются по стоимости владения и какие документы какой подписью подписывать нельзя. Тарифы и сроки подключения, сценарная таблица по типам компаний, чек-лист подготовки и ответы на частые вопросы бухгалтера — во второй половине статьи.
Из чего складывается экономия при переходе на КЭДО
Прямые расходы бумажного кадрового документооборота считаются по четырём статьям: печать и расходные материалы, транспортировка документов, помещение под архив, выпуск и продление сертификатов электронной подписи. На один кадровый документ приходится печать двух экземпляров, подпись работника, подпись уполномоченного лица и подшивка. Количество таких документов на сотрудника в год — от 3 до 15 в зависимости от отрасли и текучести: приём, ознакомление с локальными нормативными актами, отпуска, командировки, изменение условий труда, премии. В деньгах это от 1 000 рублей в год на одного сотрудника и выше.
Вторая группа расходов не попадает в счета, но занимает рабочее время. Руководитель подразделения согласует заявления, контролирует, ознакомился ли сотрудник с инструкцией, отвечает на вопросы про остаток отпуска. Кадровик собирает комплект ЛНА под должность вручную. Бухгалтерия ждёт подписанный приказ, чтобы начислить отпускные или выдать подотчёт на командировку. Каждая из этих операций конвертируется в часы, а часы — в фонд оплаты труда.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Расчёт экономии почти всегда начинают с бумаги и на ней же заканчивают, хотя основная сумма прячется в непроизводственных задачах руководителей и кадровой службы. Возьмите любой месяц и посчитайте, сколько часов подразделения потратили на согласование заявлений и контроль ознакомлений. Эти часы умножаются на стоимость часа и дают цифру, которая обычно больше расходов на картриджи.»
Хранение архива: расход, который не заканчивается
Кадровые документы нельзя уничтожить после проверки. Приказы по личному составу и трудовые договоры хранятся 50 лет для документов, созданных после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно. Это означает аренду или содержание помещения, стеллажи, опись, а при проверке — поиск конкретного листа в папке многолетней давности. У части компаний архив вынесен в отдельное здание, и на выемку одного документа уходит рабочий день сотрудника.
Электронный архив переносит эту статью в подписку. В тарифе «Бизнес» электронный архив входит в стоимость, отдельной строки за квадратные метры не появляется. Проверить свою текущую сумму просто: возьмите площадь, занятую кадровыми папками, умножьте на ставку аренды за метр и добавьте часы, которые кадровик тратит на поиск и подшивку.
Лайфхак: начните перевод не со всего документооборота, а с одного массового документа — заявления на отпуск. В практике перевода штата более 250 человек такой сценарий дал полный переход за 3-4 недели: сотрудники сами скачали приложение, потому что иначе отпуск не оформлялся.
Как посчитать окупаемость КЭДО: расчёт на 50 сотрудников
Окупаемость считается сопоставлением годовой подписки с годовыми расходами, которые она замещает. Ниже собраны статьи затрат с цифрами, которые можно подставить в свою модель. Строки с нулём в правой колонке означают, что расход исчезает полностью, а не уменьшается.
| Статья затрат | Бумажный процесс | КЭДО |
|---|---|---|
| Подписка на сервис | нет | 30 000 руб. в год за 50 сотрудников по тарифу «Бизнес», то есть 600 руб. на человека |
| Печать и расходники на 3-15 кадровых документов в год | от 1 000 руб. в год на сотрудника | 0 |
| Доставка комплекта удалённому работнику | около 2 000 руб. в одну сторону, 4 000 руб. за цикл с возвратом второго экземпляра | 0 |
| Сертификат УКЭП работнику в удостоверяющем центре | около 3 000 руб. за выпуск, столько же при ежегодном продлении | ПЭП и УНЭП выпускаются в рамках тарифа, УКЭП — через партнёров-удостоверяющих центров |
| Оформление приёма сотрудника | от 2 рабочих дней | подписание документа занимает около 1 минуты |
| Перенос данных в учётную систему | ручной ввод по каждому документу | готовый модуль для 1С:ЗУП, установка и настройка за один день |
Сопоставление двух строк даёт ответ на вопрос об окупаемости. Подписка стоит 600 рублей в год на человека, нижняя граница только бумажных расходов — 1 000 рублей. При такой вводной проект выходит в плюс в первый же год, ещё до учёта времени кадровика и бухгалтерии. Один курьерский цикл для одного удалённого работника — 4 000 рублей, это больше годовой подписки на шестерых.
Как посчитать окупаемость КЭДО: пошаговый расчёт
- Шаг 1. Возьмите среднесписочную численность и разделите её на три группы: офисные работники, дистанционные работники, исполнители по договорам ГПХ и самозанятые. Требования и экономика по этим группам разные.
- Шаг 2. Посчитайте количество кадровых документов на одного сотрудника за прошлый год по данным учётной системы. Ориентир — от 3 до 15 документов, но у компаний с высокой текучестью цифра выше за счёт приёмов и увольнений.
- Шаг 3. Сложите прямые расходы за год: бумага и картриджи, курьерские и почтовые отправления, аренда или содержание архивного помещения, выпуск и продление сертификатов электронной подписи.
- Шаг 4. Оцените трудозатраты: часы кадровой службы на печать, подшивку и поиск, часы руководителей на согласование, часы бухгалтерии на ожидание подписанных приказов. Умножьте на стоимость часа с учётом страховых взносов.
- Шаг 5. Посчитайте годовую стоимость подписки по своей численности и добавьте разовые расходы на запуск: установка модуля интеграции, обучение, выпуск УКЭП для подписантов со стороны работодателя.
- Шаг 6. Разделите сумму разовых расходов на месячную экономию из шагов 3 и 4. Полученное число месяцев и есть срок окупаемости вложений.
В практике Добыто расчёт чаще всего разваливается на шаге 2: количество документов берут по памяти кадровика вместо выгрузки из 1С. Разница между оценкой и выгрузкой доходит до двух раз, и вместе с ней уезжает срок окупаемости.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: где подпись стоит денег, а где нет
Стоимость владения подписью — вторая по величине статья после времени, и именно на ней чаще всего ошибаются при планировании бюджета. Три вида электронной подписи различаются способом формирования и юридическим статусом, а не «тарифом» или «типом подписки». ПЭП подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды и пароли. УНЭП создаётся криптографическим преобразованием и фиксирует, что документ после подписания не менялся. УКЭП дополнительно подтверждается квалифицированным сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Как формируется | коды, пароли, одноразовые SMS | криптографическое преобразование, подтверждает неизменность документа | то же плюс квалифицированный сертификат аккредитованного УЦ |
| Нужно ли соглашение сторон | да, с указанием порядка проверки подписи | да, если признание не следует из федерального закона | нет, признаётся по умолчанию |
| Где получают | в системе КЭДО | в системе КЭДО или в мобильном приложении, дистанционно | очно в удостоверяющем центре, для юрлица — в УЦ ФНС |
| Стоимость для компании | входит в тариф | входит в тариф | около 3 000 руб. за выпуск и столько же за ежегодное продление |
| Ограничение | не подходит для документов, где ТК РФ требует усиленной подписи | со стороны работодателя не заменяет УКЭП там, где она прямо предписана | выдаётся очно, работник за границей получить её не сможет |
Из таблицы следует вывод для бюджета: массовая выдача УКЭП работникам не нужна и стоит дороже всей подписки. Для 50 человек ежегодные 3 000 рублей на сертификат превращаются в 150 000 рублей в год, тогда как ПЭП и УНЭП работникам в тарифах Добыто выпускаются без отдельной оплаты. УКЭП остаётся у подписантов со стороны работодателя.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Квалифицированную подпись выдают только очно, каждый год её нужно продлевать примерно за ту же сумму, что и первый выпуск. Если работник уехал за пределы России, получить УКЭП он физически не сможет: удостоверяющие центры находятся внутри страны. Большую часть кадровых документов такому сотруднику подписывают неквалифицированной подписью, и она выпускается дистанционно.»
Внимание: при использовании ПЭП и УНЭП соглашение сторон обязательно, и в нём должен быть прописан порядок проверки подписи. Для УКЭП такое соглашение формально не требуется: она признаётся по умолчанию.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Где бюджет утекает: четыре ошибки в расчёте окупаемости
Ошибка первая — считать экономию только по бумаге. Печать и картриджи дают заметную, но не основную часть суммы. Компания, которая посчитала только расходники, получает срок окупаемости в два-три раза длиннее реального и отказывается от проекта на этапе защиты бюджета.
Ошибка вторая — выдать УКЭП всем. Мотив понятен: квалифицированная подпись не требует соглашения и снимает вопросы юриста. Цена решения — 3 000 рублей на человека ежегодно плюс организация очной идентификации, а для работников за границей задача не решается вовсе.
Ошибка третья — не заложить время на согласия. Работники, не имеющие статуса дистанционных, дают письменное согласие на взаимодействие через КЭДО, и сбор этих согласий идёт дольше, чем техническая настройка. С дистанционными работниками порядок обмена регулируется главой о дистанционной работе и локальным нормативным актом, отдельное письменное согласие не требуется. Тем, кто отказался, кадровое делопроизводство ведётся на бумаге в обычном порядке: это прямо следует из статьи 22.2 ТК РФ, и на практике эту норму подробно разбирают в разъяснениях Роструда об электронном кадровом документообороте.
Ошибка четвёртая — планировать интеграцию по остаточному принципу. Для типовых учётных систем есть готовый коннектор, он ставится быстро: в Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически. Для самописной системы подключение идёт через API, и срок здесь зависит от вашей команды разработки.
Факт: установка готового коннектора к учётной системе занимает около часа и не требует привлечения вашей команды разработки. Интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации разработчиков на стороне клиента.
Сколько стоит ошибка в оформлении перехода
Цена ошибки не сводится к переоформлению документа. Если работодатель ведёт КЭДО без локального нормативного акта, без согласий работников или подписывает документ подписью, которая для него не допускается, документ не выполняет свою функцию в споре и при проверке. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — это штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении санкция выше. К этому добавляется восстановление документооборота за проверяемый период вручную, то есть те же часы кадровой службы, которые проект должен был высвободить.
Когда КЭДО не окупится в первый год
Компания до 10-15 человек в одном офисе, где кадровые документы оформляются несколько раз в год, экономии почти не увидит: подписка окупится, но эффект будет измеряться тысячами рублей, а не десятками тысяч. Организация, где основной документооборот — инструктажи по охране труда и акты о несчастных случаях, тоже получит ограниченный результат: эти документы остаются на бумаге. Если у вас есть подразделение с ручным учётом на бумаге, но без учётной системы вообще, сначала окупается автоматизация учёта, а КЭДО подключается вторым шагом.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и ведём клиента через первые полсотни подписаний. Это снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и показывает реальную скорость сбора согласий на вашей численности, а не расчётную. По итогам пилота срок окупаемости пересчитывается на фактических данных.»
Что подготовить до старта, чтобы срок окупаемости не поехал
Подготовка влияет на расчёт сильнее, чем выбор вендора. До запуска стоит проверить пять позиций.
- Утверждён ли локальный нормативный акт о введении электронного документооборота и есть ли приказ о его введении.
- Определён ли перечень документов, которые переводятся в электронный вид, и виды подписи для каждого из них с обеих сторон.
- Собраны ли письменные согласия работников, не имеющих статуса дистанционных, и посчитано ли, сколько человек предположительно откажется.
- Кто со стороны работодателя подписывает документы и есть ли у этих лиц действующая УКЭП с запасом по сроку.
- Как организована выгрузка документов и подписей для проверки: юридически значимый архив должен выгружаться вместе с файлами подписей.
Пятый пункт бухгалтерия обычно вспоминает последним, а он определяет, сколько времени займёт ответ на запрос инспекции. Если выгрузка не проверена на пилоте, при первом же запросе документы придётся собирать вручную.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Отдельная статья расходов, о которой забывают, — курьерская доставка документов работнику в другом городе или стране. Один конверт в одну сторону обходится примерно в 2 000 рублей, а второй экземпляр нужно получить обратно, и это ещё столько же. Посчитайте количество таких отправлений за прошлый год: обычно эта строка одна закрывает половину годовой подписки.»
Шаблоны документов для перехода на КЭДО и расчёта бюджета
Комплект закрывает юридическую обвязку перехода и планирование сроков; начинать удобнее с дорожной карты, она задаёт последовательность остальных документов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дорожная карта внедрения КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
Где экономия появляется быстрее: сценарии по типу компании
Скорость возврата вложений зависит от структуры штата сильнее, чем от численности. Таблица показывает, какая статья затрат закрывается первой и что в конкретном сценарии почти не даёт эффекта.
| Сценарий | Что закрывается первым | Что даёт мало |
|---|---|---|
| Один офис, до 25 человек | часы кадровика на печать и подшивку; тариф «Старт» — от 30 руб. в месяц на сотрудника | доставка: работники подписывают документы на месте |
| Распределённый штат, дистанционные работники | курьерские отправления — около 4 000 руб. за цикл на одного работника | архивное помещение, если его и так нет |
| Высокая текучесть, массовый подбор | срок оформления приёма: с 2 рабочих дней до подписания за минуту | маршруты согласования: документов на согласование мало |
| Несколько юрлиц и филиалов | поиск документа при проверке и выгрузка архива | экономия на бумаге, если печать уже централизована |
| Производство с инструктажами по охране труда | ознакомление с ЛНА и приказы по личному составу | инструктажи и акты о несчастных случаях: остаются на бумаге |
Сценарий проверяется по одному признаку: есть ли у вас затраты, которые исчезают полностью, а не уменьшаются. Курьерские отправления и печать исчезают, а часы руководителей сокращаются, но не обнуляются.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны, электронный архив и уровень поддержки различаются по тарифам.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП через готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Итоговая сумма определяется численностью, выбранным тарифом и тем, нужна ли интеграция с учётной системой и выделенная инфраструктура. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, что при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Для бюджета на год удобнее считать от годовой минимальной оплаты: 30 000 рублей за 50 сотрудников дают 600 рублей на человека в год, и эта цифра сопоставляется с расходами из расчёта выше.
Выводы
Экономия при переходе на КЭДО собирается из исчезающих статей — печати, доставки, архивного помещения и ежегодных сертификатов подписи — и из высвобожденных часов кадровой службы, руководителей и бухгалтерии. При годовой подписке в 600 рублей на сотрудника и бумажных расходах от 1 000 рублей проект возвращает вложения в первый год, а у распределённого штата быстрее: один курьерский цикл стоит около 4 000 рублей. Массовая выдача УКЭП работникам этот расчёт разрушает, потому что добавляет 3 000 рублей ежегодно на каждого. На срок окупаемости влияет готовность юридической обвязки и скорость сбора согласий, а тариф даёт меньший разброс.
Мы в Добыто ведём такие расчёты вместе с кадровой службой и бухгалтерией клиента: считаем документы выгрузкой из учётной системы, запускаем пилотную группу и пересчитываем модель на фактических данных после первых подписаний.
Частые вопросы
Что такое «тип подписки УКЭП» и есть ли у подписи единица измерения
Таких понятий в законодательстве нет. У электронной подписи есть вид — простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная, и есть сертификат ключа проверки со сроком действия, обычно год. Тарифицируется сертификат в удостоверяющем центре либо рабочее место в системе КЭДО. В смете это выглядит как строка «сертификат на 12 месяцев» или «подписка на сотрудника в месяц».
Как отражать расходы на КЭДО и можно ли переложить их на работника
Расходы на получение и использование электронной подписи работника и на ведение электронного документооборота несёт работодатель, это прямая норма статьи 22.2 ТК РФ. Удержать эту сумму из зарплаты или предложить работнику купить подпись за свой счёт нельзя. В учёте подписка проходит как периодические платежи по договору с оператором сервиса, сертификаты УКЭП — как отдельные расходы на выпуск и продление.
Что делать с работниками, которые отказались от КЭДО, и как это влияет на расчёт
По этим работникам кадровое делопроизводство ведётся на бумаге в обычном порядке. На экономику проекта это влияет пропорционально: если отказались 20% штата, бумажные расходы сокращаются не полностью, а примерно на ту же долю. Отказ не бессрочный: работник вправе дать согласие позже, и тогда он переводится в электронный контур без переоформления ранее подписанных бумажных документов.
Считается ли экономией отказ от очной идентификации при выпуске подписи
Да, и это часто недооценённая строка. Очный выпуск сертификата означает поездку работника в удостоверяющий центр, ожидание в очереди и потерю рабочего времени, а по итогам ещё и ежегодное повторение процедуры примерно за ту же сумму. Неквалифицированная подпись выпускается дистанционно, для этого нужны смартфон и паспортные данные, и процедура занимает минуты.
Как считать экономию по исполнителям по договорам ГПХ и самозанятым
Отдельно от штата: к ним не применяются статьи 22.1-22.3 ТК РФ, взаимодействие оформляется соглашением об электронном документообороте. В расчёт берётся количество договоров и актов за период, а не число кадровых документов. Если исполнителей много и договор заключается под каждую задачу, экономия на доставке и сроках заключения выходит больше, чем по штатным сотрудникам.
Какие документы останутся на бумаге и как это учесть в бюджете
В бумажном виде остаются акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, и бумажная трудовая книжка, если работник её сохранил. Для производственных компаний это означает, что часть расходов на печать и хранение сохранится, и в расчёте окупаемости такие документы нужно исключить из объёма переводимых.
Через какое время после запуска можно проверять расчёт на фактических данных
После того как пройдены первые массовые подписания по одному типу документов. Практика показывает, что перевод штата в несколько сотен человек на один массовый документ занимает 3-4 недели, и этого периода достаточно, чтобы увидеть реальную долю отказов, скорость подписания и количество обращений в поддержку. Эти три показателя и корректируют первоначальную модель.
